GESTION DOCUMENTAL II G4

TAREA CICLOVITAL DE LOS DOCUMENTOS Y PROGRAMAS DE GESTION

DOCUMENTAL

PRESENTADO A

LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ

POR

XIOMAR VALENCIA MOLINA

SOCORRO CASTILLO ORTIZ

LUIS ALBERTO TORRES MORALES

UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO

FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES

PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA

ARMENIA

2014

TAREA

1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?

2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una

organización?

3. Explique en forma escrita y mediante imágenes o fotografías, cada uno de

los procesos de la Gestión Documental con su definición, normatividad y

actividades.

4. compare con el Decreto 2609 de 2012 y establezca que dice el mencionado

decreto sobre los procesos de la gestión Documental y realice las

respectivas observaciones al respecto.

5. Realice un resumen general de lo tratado en el Decreto 2609 de 2012.

6. Elabore un resumen sobre la circular 002 de marzo 06 de 2012.

7. identifique como clasifican los archivos teniendo en cuenta el ciclo vital de

los documentos y los procesos de la Gestión Documental que se

desarrollan en cada fase (Archivo de Gestión, Central e Histórico)

8. Cada integrante del equipo debe tomar como ejemplo un documento y

explicar el paso a paso detallado de éste por sus diferentes etapas desde

su producción.

9. Identifique los valores que tienen los documentos en cada una de estas

fases o etapas.

10. Destaque los aspectos más importantes a tener en cuenta en los Acuerdos

03, 04, 05 de marzo 15 de 2013.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo identificar y explicar los distintos aspectos

que presenta la Gestión Documental, teniendo en cuenta desde su normatividad

hasta el paso del ciclo vital de los documentos. En este trabajo se tendrá en

cuenta los propuesto por el AGN –Archivo General de la Nación- y se apoyara de

imágenes, fotografías y de cualquier herramienta didáctica que haga más fácil la

comprensión del presente tema.

OBJETIVOS

- Identificar y explicar cada uno de los procesos de la Gestión Documental.

- Explicar las normatividades del AGN propuestas en el trabajo, a que se

refieren sobre la Gestión Documental y cuáles son las pautas que estas

determinan.

- Identificar y ejemplificar los pasos por los que pasa un documento desde su

etapa de producción hasta el final.

1. ¿Qué es el ciclo vital de los documentos y cuáles son sus fases y etapas?

Son las distintas etapas por las que el documento va pasando desde su creación,

selección hasta su eliminación o su conservación permanente. Esto se lleva en

base de criterios establecidos por cada entidad o valores adquirido en el

transcurso del tiempo, teniendo en cuenta los valores primarios y secundarios de

cada documento.

EL CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

LEY 394 de 2000 CONFORMACIÓN DE LOS ARCHIVOS

ARCHIVO DE

GESTION

ARCHIVO

CENTRAL

ARCHIVO

HITÓRICO

O

SE CLASIFICAN EN:

Nacimiento y

elaboración de

documentos, activos

Utilización y

mantenimiento

intermedios

intermedios

Conservación y

eliminación

inactivos

Valores Primarios Valores secundarios

Administrativo

Legal

Fiscal

Contable

Técnico

Histórico

Cultural

Investigativo

Científico

Etapas

Creación o recibo,

Distribución,

Archivo,

protección,

Localización uso,

Transferencia,

Disposición final

Fases

ARCHIVO DE GESTION

Es un archivo de oficina donde se reúnen todos los documentos en trámite, para

buscar soluciones, la cual es sometida a utilización y consulta administrativa por la

misma oficina u otras que lo solicitan.

Su función es facilitar el control y seguimiento de la documentación, la toma de

decisiones, normatividad archivística y consulta para la toma de decisiones

ARCHIVO CENTRAL

Documentos se agrupan y que son transferidos por los distinto unidades

administrativa de archivos documentales de gestión de identidades, Esta sigue

vigente, una vez terminado, son consultadas por la misma oficina o particulares.

Su función es facilitar el cumplimiento de los principios de eficacia y eficiencia,

legalidad y transparencia de la administración

ARCHIVO HISTORICO es a aquel donde se transfiere la documentación del

archivo central o del archivo de gestión por la decisión del comité de archivo, debe

conservarse permanentemente dado el valor que se adquiere para la

investigación, la ciencia y la cultura.

Su función permite la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad,

proporciona un servicio eficaz y eficiente y es testimonio de la memoria colectiva

de una nación.

Primera fase: nacimiento y elaboración de documentos en los archivos de gestión

Segunda fase: Utilización y mantenimiento

Esta comprende el control, utilización y almacenamiento de los archivos centrales

VALORES PRIMARIO

Son documento que sirven en el momento en una institución y cuando se

encuentran en la dependencia originadora .Se subdivide en valor administrativo,

fiscal, jurídico, probatorio e informativos.

Entre los valores se distinguen:

Valor administrativo: Es una serie documental que están en plena vigencia

administrativa y responde a una necesidad

Legales los documentos se utilizan para probar y salvaguardar los derechos de

los gobiernos de las instituciones y de los individuos en general

Valor fiscal: el valor que presenta los documentos que tratan de entradas y

salidas y controles de los dineros que se manejan en una institución

Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de

cuentas y de registros de los ingresos egresos y los movimientos económicos de

una entidad pública o privada

Valores técnicos: atributos de los documentos producidos por una institución en

virtud de su aspecto misional

VALORES SECUNDARIOS

Se refiere al documento que una vez cumplido su periodo vital adquiere el valor

acrecentado por el tiempo, sirve como fuente para la investigación histórica y la

acción de la cultura

Valor histórico: Admite conocer la situación social, económica, política y cultural

de una época o de una región

Valor cultural: Cualidad del documento que por su contenido, testimonia, entre

otras cosas , hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores modo de

vida o desarrollo económico, social político, religioso, estético propio de una

comunidad y útil para el conocimiento.

Valor científico: Son documentos textuales, manuscrito o impresos, gráficos,

audiovisuales y legibles por máquinas, sirven como testimonio y reflejan el

desarrollo de una cultura

Valor investigativa: Valoraciones que como resultado de la práctica hace la

sociedad sobre teoría y la aplicación de los resultado científicos

2. ¿Qué es una Unidad de correspondencia y cuál es su importancia en una

Organización?

Una unidad de correspondencia es la que gestiona de manera centralizada y

normalizada los servicios de acorde con la misión visión de programas

establecidos por el Archivo General de la Nación. Por la cual dirige y controla la

gestión del área.

Su importancia es que contribuye al desarrollo del programa de gestión

documental integrándose a los procesos que se llevan en los archivos de gestión

central e histórica.

Es necesario cumplir con algunas funciones como conocer algunas servicios que

prestan f uncionarios encargados de dar trámite a los diferentes asuntos

realizando la correcta distribución, poseer un sistema eficiente de radicación

control y seguimiento de las comunicaciones. El texto de las comunicaciones

escritas que se expiden debe ser revisado para que no tengan errores

gramaticales, ortográficos, sin borrones ni tachones.

También requiere de un personal debidamente capacitado para gestionar los

procesos, requiriendo de los medios necesarios, que permitan, recibir, enviar,

controlar y tramitar los documentos en forma eficiente tanto interna como externa,

Lo principal es tener excelentes relaciones humanas irradiando una expresión de

amabilidad.

3.

PRODUCIÓN DEL DOCUMENTO

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO

DISTRIBUCION DEL DOCUMENTO

Normativo

Ley 43 de 1993 sobre la

tinta indeleble para

documentos oficiales

Ley527 de 1999

Acuerdo AGN 060 de

2001.-

Decreto 2150 de 1995

Actividades

Comprende la creación y diseño

del documento, debe tener en

cuenta el formato, las firmas

autorizadas y el número de copias

que se van a producir

Normatividad

Artículo 15 Párrafo 3

La correspondencia es privada e

inviolable

Acuerdo AGN 060 2001.

Artículo 3,5,8,10,11,12.

Decreto 2150 de 1995

Articulo 1,11,32

autenticidad, uso de sello

Actividades

Los documentos se verifican que

estén completos y sean

competencia de la entidad, para

efectos de su radicación, para

poder dar inicio a los trámites

Normatividad

Decreto 229 de 1995 servicios

postales y soluciones

reglamentarias

Decreto 2150 de 1995 Articulo

25 manejo para él envió de

correspondencia

Acuerdo 060 2001 : Articulo

centralización de los servicios

Actividad

Registros de control de cada

oficina, mediante formatos y su

distribución

Identificación de la sección

TRAMITE DEL DOCUMENTOS

ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTO

Actividad

Identificar el trámite del

documento

Diligenciar el formato de control,

Periodo de vigencia

Derecho de turno, respuesta

Normatividad

Acuerdo AGN 042 de 2002

Acuerdo 015 de 2003

Circular AGN 07 de 2002

Acuerdo AGN 16 2002

Acuerdo AGN 037 2002

Decreto1382de1995

Actividad

Proceso de análisis de los

documentos

Permiten su identificación,

localización y recuperación

Cámara de comercio

Contratación del servicio de

archivo

Obligatorio T.R.D

Normatividad

Decreto 4124 de 2004

NTC 4095

AGN 042 de2002

Actividad

Reglamento del sistema Nacional

de Archivos

Normas Generales para la

descripción Archivística

Organización de series y

subseries

Normatividad

Ley 58 de 1992 reglamentación

trámite de peticiones

Constitución política

Articulo2395

Acuerdo AGN 060-2001,3,6,8

Decreto 1222 de 1999 Articulo

33

DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

CONSULTA DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Normatividad

Articulo 20 constitución política

se garantiza a todas las

personas de expresar y difundir

Articulo 27 Libertad de

enseñanza, aprendizaje

investigación

Normatividad

Guías, inventarios, catálogos

permiten localizar controlar los

fondos documentales

Normatividad

Ley 57 de 1985 Ar.1,12,al27

Decreto 01 de 1984

Acuerdo AGN 56 2000

Normatividad

Acceso a los documentos públicos

Derecho de petición de información

Requisito de consulta

Normatividad

Código de comercio Artículo 48

y 60

Acuerdo AGN 007 de 1994

Ley 47 de 1920

Ley 14 de 1936 protección del

patrimonio cultural

Actividad

Prevención y atención de

desastres

Mantenimiento de instalaciones

Monitoreo de condiciones

ambientales, plaga, limpieza de

áreas

Defensa y conservación de los

bienes

DISPOSICIÓN FINAL

4.

El Decreto 2609 de 2012 realiza una nueva estructura sobre el tema de Gestión

Documental, teniendo en cuenta tanto los procesos archivísticos, como los

procesos archivísticos electrónicos, ya que a estos últimos se les realiza el mismo

tratamiento y procedimiento que a otros documentos en distinto formato

Dicha normatividad, se enfoca a que las entidades públicas realicen una adecuada

labor de gestión documental, normalizando procesos técnicos con los que

cumplirán el objetivo del PGD.

Con la determinación del Decreto 2609 de 2012, se suprimen algunos términos y

de igual manera se anexan nuevos conceptos y se amplía es espectro de la

Gestión Documental, como se puede ver en estos cuadros comparativos.

Actividad

Autorización del procedimiento

de microfilmación

Estatuto notarial

Micrografía de series.

Procedimiento de operación

Inventario de documento a

eliminar

Normatividad

Decreto 2527 de 1950

Decreto 960 1970

TNC 5238

Circular AGN 01 2004

DECRETO 2609 DE 2012 –COMPARACIÓN

ORGANIZACIÓN ANTES ORGANIZACIÓN DESPUÉS

5.

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN, se permite

publicar y poner a disposición de las diferentes entidades del Estado y de

ciudadanía el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, “Por el cual se

reglamenta el Titulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y

59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de

Gestión Documental para todas las entidades del Estado”.

1. PRODUCCION: Generación de documentos en una unidad

adminis trativa en cumpl imiento de sus funciones .

2. RECEPCION: conjuntos de operaciones de veri ficación y

control que una institución debe realizar para la admisión de

documentos remitidos por una persona natura l o jurídica .

3. DISTRIBUCION: Actividad de gestión documental cuya

finalidad es garantizar que los documentos lleguen a su lugar

de destino.

4. TRÁMITE: Es el curso que presenta un documento desde su

producción o recepción, hasta el cumplimiento de su función

adminis trativa .

5. ORGANIZACIÓN: Consiste en desarrol lar un conjunto de

acciones con las que se pretende clas i ficar y ordenar

documentos dentro de una entidad.

6. CONSULTA: Es un derecho con el cual los usuarios de una

entidad y de los ciudadanos a consultar información

contenida en documentos y archivos y obtener copias de los

mismos.

7. CONSERVACION: Método con el cual se pretende conservar

la durabi l idad de los documentos fís icos , que incluyen

controles efectivos de manera preventiva o di recta.

8. DISPOSICIÓN FINAL: Es la selección de documentos en

cualquiera de sus tres etapas con miras a su conservación y

preservación temporal, permanente o para su el iminación.

1. PLANEACIÓN: Conjunto de actividades que enmarcan la planeación,

generación y va loración de documentos en una entidad, teniendo en

cuenta el contexto administrativo, legal, funcional técnico. Teniendo en

cuenta la creación de documentos , formas y formularios .

2. PRODUCCIÓN: Actividades destinadas a l estudio de los documentos

de acuerdo a la forma de producción o ingreso, formato y estructura,

fina l idad y de los resultados esperados .

3. GESTION Y TRÁMITE: Se refiere a las actuaciones necesarias para el

regis tro o vinculación a un trámite, as í mismo a la descripción,

disponibilidad, recuperación y acceso para la consulta de documentos .

4. ORGANIZACIÓN: Son las operaciones técnicas que se rea l i zan para

declarar un documento en un programa de gestión documental ,

clas i ficándolo y ubicándolo adecuadamente.

5. TRANSFERENCIA: Son las medidas adoptadas por las empresas para

el traspaso de documentos en sus tres etapas o fases de archivo, en el

cual se tienen en cuenta diferentes aspectos como los formatos , la

forma de migración, la convers ión, etc.

6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS: Selección de documentos en

cualquiera de las tres etapas de archivo, para su preservación,

conservación temporal o permanente, o para su el iminación.

7. PRESEVACIÓN A LARGO PLAZO: Son los estándares apl icados a los

documentos para garantizar su preservación en el tiempo, sin tener en

cuenta su medio, forma u a lmacenamiento.

8. VALORACIÓN: Es un proceso permanente y continuo y con él se

busca determinar los va lores primarios y secundarios de los

documentos con el fin de establecer cuál será su permanencia en las

tres etapas de archivo por las que pasan.

Este Decreto es un avance para el país en lo referente a la gestión documental, y

permitirá a las entidades públicas que hacen parte del Sistema Nacional de

Archivos contar con un instrumento normativo moderno, acorde con las

necesidades del país, a partir de los cambios en aspectos normativos,

tecnológicos y de política pública, que han impactado los procesos de gestión

documental del estado.

El Decreto y las normas que posteriormente expida el AGN en esta materia

contribuirán a la eficiencia y la transparencia de la administración pública,

incorporando en su desarrollo los beneficios de los avances tecnológicos y la

aplicación de las TIC en este campo de la función archivística.

Esta norma enfatiza en la responsabilidad de las entidades públicas, en la

adecuada gestión de los documentos públicos, físicos y electrónicos y en la

obligación de elaborar el Programa de Gestión Documental y la normalización de

los Procesos Técnicos para cumplir los objetivos del PGD y brinda los

lineamientos para la Gestión Documental Electrónica en las Entidades el Estado.

El Decreto 2609 de 2012 en relación con la Gestión Documental trata este tema a

los largo de sus 5 capítulos y 38 artículos, en este caso se mostrara a manera de

ejemplo dos decretos por cada capítulos en los que están depositados aspectos

sobre la Gestión de Documentos.

Como es el caso del Capítulo I, Artículo I: Gestión de Documentos, en que se

establece que lo propuesto en este decreto se debe aplicar a todas la entidades

territoriales creadas por la Ley en los niveles: nacional, departamental, municipal y

distrital; y a las entidades privadas que cumplen funciones públicas y a todos los

organismos regulados por la Ley 594 de 2000.

- En su artículo 3 determina la Responsabilidad de la gestión de documentos,

ya que es responsabilidad de los servidores y empleados públicos al igual

que los contratistas de las entidades públicas aplicar las normas

establecidas por el AGN y por otras entidades públicas.

- Que se deben determinar unos principios del proceso de gestión

documental con los cuales se regirá la administración pública, entre ellos se

encuentra: planeación, eficiencia, economía, control y seguimiento,

oportunidad, transparencia, disponibilidad, agrupación, vínculos

archivísticos, protección del medio ambiente, autoevaluación, coordinación

y acceso, cultura archivística, modernización, interoperabilidad, orientación

al ciudadano, neutralidad tecnológica, protección de la información y los

datos. Esto lo dispone el Artículo 5.

Capitulo 2 se habla sobre el programa de Gestión Documental.

- Artículo 10: Trata sobre la obligatoriedad del programa de gestión

documental, en el cual se dice que toda del estado debe presentar este tipo

de programa a corto, mediano y largo plazo como parte del PEI y del Plan

de Acción Anual.

- Artículo 11: En este capítulo, se habla sobre la aprobación de un PGD, la

cual debe ser dictada por el Comité de Desarrollo Administrativo el cual se

conforma en cada una de las entidades del orden nacional o comité interno

de archivo en las entidades territoriales. Estas entidades pueden presentar

observaciones cuando los programas de Gestión de Documentos no

cumplas con lo establecido en este Decreto o con lo que determina el AGN.

Capitulo 3 Sobre el Sistema de Gestión Documental.

- Artículo 17: en el que los sistemas de gestión de documentos responden a

determinadas características para el buen funcionamiento del documento,

la entidad, las dependencias y los funcionarios. Estos son: Conformidad,

interoperabilidad, seguridad, metadescripción, adición de contenidos,

diseño y funcionamiento, gestión distribuida, disponibilidad y acceso,

neutralidad tecnológica.

- Artículo 20: Sobre la integridad de la información de los sistemas de

gestión de documentos. Con el cual se establece que los documentos

presente una misma estructura entre sí para su fácil accesibilidad,

agrupación y evidencia de las actuaciones de la entidad.

Capitulo 4 Sobre la Gestión de Documentos Electrónicos.

- Artículo 22: Trata sobre los aspectos que se deben tener en cuenta para la

adecuada gestión de los documentos de archivo: Es responsabilidad de las

entidades públicas cumplir con los elementos esenciales tales como:

autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y

conservación, que garanticen que los documentos electrónicos mantienen

su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, incluyendo los expedientes

mixtos (híbridos), digitales y electrónicos.

- Artículo 23: Características del documento electrónico de archivo.

Los documentos electrónicos dependen de su estructura lógica más que de

la física. Los documentos generados y gestionados a través de sistemas

electrónicos deben tener las siguientes características: Contenido estable,

forma documental fija, vínculo archivístico, equivalente funcional.

Capitulo 5 Articulación con otros Organismos y Entidades del Estado.

- Artículo 35: Trata sobre responsabilidad de las Superintendencias y los

Ministerios en sus respectivos sectores, establecer normas para la

formulación, implementación y evaluación del Programa de Gestión

Documental de las entidades privadas bajo su inspección y vigilancia, de

conformidad con lo establecido en el presente decreto, la Ley General de

Archivos y demás normas reglamentarias.

- Artículo 37: Inspección y vigilancia. El Archivo General de la Nación

Jorge Palacios Preciado, cuando así lo considere, realizará inspección

sobre la implementación y funcionamiento de los programas de gestión

documental de las diferentes entidades públicas, privadas que cumplen

funciones públicas y en los archivos que tengan documentos declarados

Bienes de Interés Cultural -BIC-, o sean de interés público.

6.

Teniendo en cuenta lo que determina la Ley 594 de 2000 o Ley General de

Archivos, la Circular 002 de 06 de marzo trata sobre los aspectos tecnológicos que

se añaden a la Gestión Documental, con precisión en lo referente con el sistema

Orfeo o de otros Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDEA).

Establece 5 puntos con recomendaciones para las entidades interesadas en

implementar sistemas de gestión documental incluyendo el Orfeo, asegurando que

dichos sistemas cumplan con lo que dicta el AGN, como ejemplo, lo que dicta la

circular 004 de COINFO de 2010, esto es, que se asegure la gestión de

documentos en el ciclo vital por el que debe pasar, que existan estándares de

seguridad, preservación e interoperabilidad de los sistemas existentes o de los

que vayan emergiendo.

7. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos y los procesos de la

Gestión Documental los archivos se clasifican en:

-Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa (activo) por las oficinas productoras u

otras que las soliciten. En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del

Programa de Gestión Documental:

-Archivo Central: donde se agrupan documentos transferidos por las diferentes

oficinas productoras (archivos de gestión) de la correspondiente institución, en

esta fase la consulta no es muy frecuente (semiactivo) pero sigue teniendo

vigencia y son objeto de consulta por las oficinas y particulares en general. En

esta fase se desarrollan los siguientes procesos en el Programa de gestión

Documental:

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final

-Archivo Histórico: se transfieren desde el archivo control los documentos de

archivo de conservación permanente, para la investigación, cultura (evidencial,

testimonial, informativo; su consulta es inactiva, tiene valoración secundaria.

Organización

Consulta

Conservación

Disposición Final

8. Ejemplo de documento de Socorro Castillo Ortiz

Documento contable Orden de compra

Primer Paso

La reproducción del documento

El documento que se creo fue una orden de compra, formato que tiene, su fecha,

precio el nombre de la persona que lo compro y detalladamente los artículos, con

quien lo elaboró y la autorización de quien lo recibió, todo debe estar bien

diligenciado para darle tramite, es realizado por la secretaria de la compañía.

Segundo paso

Recepción del documento

Se recibió por la recepcionista y verifico que estuviera completo, coloca su sello y

firma de recibido con su fecha actual, traído por un mensajero. Según en el

acuerdo 060 de 2001 para dar inicio a los trámites correspondiente

Tercer paso

Distribución de documentos

Documento interno se identifica la dependencia y se en ruta para sus competentes

entregando el registro de control en este caso a contabilidad,

Cuarto paso

Tramite de documento

Se reglamenta con la ley 58 de 1982 y con el Código contencioso administrativo

Decreto o1 de 1984 aquí es donde se va a identificar el documento con su código

respectivo, esta orden de compra es enviada por correo electrónico, se establece

tiempo máximo para el tramite oportuno de la comunicación

Sexto paso

Organización de los documentos

Ya establecida la serie se ubica físicamente el documento en el orden que se

acordó Acuerdo AGN 037 y 039 2002., permite su localización y recuperación de

la gestión consulta investigativa ya que esta permite una rápida identificación

Séptimo paso

Descripción del Documento

Es un documento Contable de orden de compra que fue elaborado y enviado para

su respectiva compra y fue devuelto a la entidad donde se le ha signo una serie y

fue organizado para su consulta.

Octavo paso

Consulta del documento

Se consulta el documento por que el pedido ya llega a la empresa y debe ser

revisado para verificar si llego completo el pedido. La condición para el acceso

está en el Decreto 01 de 1984 y la disponibilidad de la información Acuerdo AGN

47 de 2000

Noveno paso

Conservación del documento

Las medidas preventivas para garantizar la integridad física del documento

Acuerdo AGN 007 1994 para las condiciones ambientales y código del comercio

Artículo 48 y 60 para la prevención de desastres

Decimo paso

Disposición final

Cuando el documento ha perdido su valor administrativo, primario y secundario sin

perjuicio de conservación se incinera según lo dispuesto en la Tabla de retención

Documental o Tabla de valoración Documental

-Ejemplo de documento de Luis Alberto Torres Morales:

El documento que se creo fue una circular, es un documento de carácter

administrativo, formato que tiene, su fecha, el nombre de la persona que lo emite,

su destinatario y quien lo elaboró y la autorización de quien lo recibió, todo debe

estar bien diligenciado para darle tramite, es realizado por la secretaria de la

compañía.

9. Los valores que tienen los documentos en cada una de estas etapas o fases

son:

PRIMERA ETAPA SEGUNDA ETAPA TERCERA ETAPA

Creación de

documento y trámite.

Vigencia y plazo

precaucional.

Conservación

permanente

Archivo de Gestión Archivo Central

Archivo Histórico

Documentos activos

con consulta frecuente

Documentos

semiactivos y con consulta esporádica

Consulta especifica de

historiadores e

investigadores

Por medio de las tablas de retención se establecen los tiempos de los

documentos en cada etapa.

1 a 5 años 6 a 20 años Permanente por periodos

largos de tiempo (siglos)

Valor Primario Valor Secundario Valor Secundario

10. Los aspectos más importantes de los acuerdos 03,04 y 05 de 15 de marzo de

2014:

El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado informa que se

expidieron los siguientes Acuerdos:

Acuerdo 03 del 15 de marzo de 2013

“Por medio del cual se reglamenta parcialmente el Decreto 2578 de 2012, se

adopta y reglamenta el Comité Evaluador de Documentos del Archivo General de

la Nación y se dictan otras disposiciones”.

Acuerdo 04 del 15 de marzo de 2013

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se

modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación,

aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas

de Valoración Documental”.

Acuerdo 05 del 15 de marzo de 2013

“Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y

descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen

funciones públicas y se dictan otras disposiciones”.

CONCLUSIONES

-Los documentos tienen un ciclo de vida pasando por diferentes etapas desde su

nacimiento o producción hasta su eliminación o conservación total como

patrimonio cultural.

-Acorde con el ciclo de vida de los documentos, la normatividad vigente, y los

demás requerimientos de la empresa se pueden diseñar y elaborar los Programas

de Gestión documental que resuelvan las necesidades de las diferentes entidades.

- La gestión documental el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para

administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, permitir la

recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los

documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la

conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de

racionalización y economía.

BIBLIOGRAFIA Y CYBERGRAFIA

Normatividad

- http://www.archivogeneral.gov.co/

- http://www.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-documentos

Imagenes

- www.google.com.co

Ciclo vital del documento

- http://organizacionarchivosena.wikispaces.com/+Ciclo+Vital+De+Los+Docu

mentos

- Definiciones de la documentación

- http://www.procuraduria.gov.co/portal/media/file/modulo_calidad/mapa_proc

eso//282_INS-GD-AS-

008_Instructivo_aplicaci%C3%B3n_de_TRD_y_TVD_transferencias_y_eLI

%20(MA).pdf

- http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=8258