1

LAPORAN AKHIR P2M DANA DIPA UNDIKSHA 2014

SPK.PKM. NO.148/UN48.15/LPM/2014

PELATIHAN TATA KELOLA MANAJEMEN PADA KOPMA

CITRA DANA

PENANGGUNJAWAB KEGIATAN

I WAYAN SUWENDRA,SE.,M.SI (KETUA ) NIDN:0014057003

DRS. I KETUT KIRYA,M.M (ANGGOTA) NIDN:0031125010

NI NYOMAN YULIANTHINI,SE.,M.M (ANGGOTA) NIDN: 0029078205

DESAK NYOMAN SRI WERASTUTI,SE.,M.SI.,AK (ANGGOTA) NIDN.0006127903

NI LUH HENNY ANDAYANI,S.ST.PAR.,M.PAR (ANGGOTA) NIDN: 0014048306

UNIVERSITAS PENDIDIKAN GANESHA

SINGARAJA

TAHUN 2014

2

3

Kata Pengantar

Program pengabdian kepada masyarakat (P2M) ini dilakukan dalam rangka untuk

memberikan pelatihan tentang tata kelola koperasi yang baik. Pelatihan ini mengacu pada

analisis situasi yang terjadi pada kopma “Citra Dana”Undiksha di Singaraja

Pada kesempatan ini, pelaksana P2M menyampaikan rasa terimakasih yang sedalam-

dalamnya kepada semua pihak yang telah membantu dan memberikan : Dana Pengabdian,

informasi dan data yang sangat berharga. Untuk itu pada kesempatan ini kami dari Tim P2M

mengucapkan banyak terimaksaih atas peran serta dukungannya kepada :

1. Ketua Lembaga pengabdian kepada Masyarakat (LPM) Undiksha

2. Dekan Fakultas Ekonomi dan Bisnis

3. Pengurus dan anggota koperasi Mahasiswa (Kopma) Citra Dana

4. Rekan-rekan Tim pengabdian Masyarakat.

Besar harapan kami tim pengabdian kepada masyarakat, bahwa dengan hasil P2M

dapat bermanfaat bagi pengembangan koperasi kedepan, khusunya pada tata kelola koperasi

Mahasiswa Citra Dana Undiksha

Singaraja, September 2014

Tim P2M

4

DAFTAR ISI

Hal

Lembaran Pengesahan …………………………………… i

Kata Pengantar …………………………………... ii

Daftar Isi …………………………………... iii

Daftar Tabel …………………………………… iv

Daftar Gambar …………………………………… v

Bab I. Pendahuluan …………………………………… 1

a. Analisis Situasi …………………………………… 1

b. Indentifikasi dan Rumusan Masalah …………………………………… 2

c. Tujuan Kegiatan …………………………………… 3

d. Manfaat Kegiatan …………………………………… 3

Bab II. Metode Pelaksanaan …………………………………… 4

Bab III. Hasil dan Pembahasan …………………………………… 5

Bab IV. Penutup …………………………………… 10

a. Simpulan …………………………………… 10

b. Saran …………………………………… 10

Daftar Pustaka …………………………………… 11

Lampiran …………………………………… 12

5

DAFTAR TABEL

Hal

Tabel 3.1 …………………………………… 8

Tabel 3.2 …………………………………... 8

6

BAB I

PENDAHULUAN

a. Analisis Situasi

Koperasi Mahasiswa (KOPMA) Citra Dana merupakan badan usaha yang berada di

kampus tengah Universitas Pendidikan Ganesha jalan Udayana No. 11 Singaraja, sesuai

dengan Anggaran Dasar (AD) fungsi dan peran Kopma Citra Dana adalah sebagai

organisasi ekonomi dan organisasi pendidikan yang membangun dan mengembangkan

potensi dan kemampuan ekonomi anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya

untuk meningkatakan kesejahteraan ekonomi dan sosialnya, untuk mencapai maksud

tersebut Kopma Citra Dana menyelenggarakan usaha Perdagangan dan jasa. Dibidang

perdagangan meliputi; Penyediaan Alat Tulis, makanan ringan dan secara isidental juga

menyediakan kebutuhan mahasiswa baru dalam kegiatan OKK. Sedangkan dibidang jasa,

pelayanan foto copy, print out,pulsa

Keanggotaan Kopma Citra Dana sampai saat ini berjumlah sebanyak 11.350 yang

terdiri dari anggota biasa dan anggota aktif, anggota biasa adalah mahasiswa UNDIKSHA

yang sudah membayar simpanan pokok serta mempunyai kartu simpanan pokok anggota.

Sedangkan anggota aktif adalah anggota biasa yang sudah mengikuti pendidikan dan

pelatihan (Diklat), dari jumlah tersebut yang menjadi anggota aktif sebanyak 250 orang

yang dalam perkembangannya selalu mengalami penyusutan. Besarnya kontribusi

(simpanan pokok) yang dibayar oleh anggota adalah sebesar Rp. 15.000 dan meningkat

pada tahun 2013 sebesar Rp. 20.000, sedangkan kontribusi simpanan wajib maupun

simpanan sukarela tidak ada.

Berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan langsung dengan pengurusnya, dari

kegiatan usaha yang dijalankan omzet perharinya berkisar antara Rp.70.000 s.d

Rp.150.000 dengan waktu operasi pukul 07.30 s.d 17.00 wita, dengan jumlah anggota

yang begitu besar rata-rata penjualan tersebut masih terlalu kecil.

Perangkat organisasi Kopma Citra Dana terdiri dari rapat anggota, pengurus dan

pengawas, rapat anggota merupakan kekuasaan tertinggi di koperasi yang diselenggarakan

paling sedikit sekali dalam setahun, yang terdiri dari Rapat Anggota Tahunan (RAT),

Rapat anggota Khusus (RAK) dan Rapat Anggota Luar Biasa (RALB) namun dua bentuk

rapat terakhir selama ini belum pernah dilakukan, dan pada saat usulan proposal ini dibuat

beberapa minggunya lagi akan diadakan RAT. Selanjutnya pengurus terdiri dari 20 orang

7

yang terdiri dari Ketua umum, ketua bidang, bendahara umum, bendahara usaha dan

sekretaris, sedangkan pengawas terdiri dari 3 orang.

Karenanya, koperasi harus diberdayakan. Sejalan dengan itu, kedepan berbagai upaya

terus dilakukan untuk memberdayakan koperasi. Upaya pemberdayaan koperasi ditujukan

untuk mewujudkan lingkungan usaha yang mampu menstimulasi, mendinamisasi dan

memfasilitasi koperasi yang berkualitas dan menciptakan iklim usaha yang kondusif pada

berbagai tingkatan pemerintah agar koperasi memiliki daya saing yang tinggi baik didalam

maupun di luar negeri.

Khususnya terkait dengan salah satu program revitalisasi koperasi,yaitu peningkatan

akses koperasi terhadap sumberdaya produktif terutama sumber pembiayaan, beberapa

pihak terkait seperti pihak perbankan atau lainnya berharap dapat ikut memanfaatkan hasil

pemeringkatan/pengklasifikasian keperasi. Untuk itu diperlukan upaya

penyesuaian/penyempurnaan dan pengintegrasian terhadap metode dan instrument

klasifikasi yang selama ini telah digunakan agar mampu mengakomodasikan berbagai

kepentingan. Khususnya kepentingan pemeringkatan bagi koperasi yang bersangkutan.

b. Identifikasi Dan Perumusan Masalah

Mitra dalam kegiatan P2M ini adalah Kopma Citra Dana dengan jumlah anggota 11.350

anggota, 20 orang pengurus , 3 orang pengawas, berdasarkan observasi dan interview sebagai

langkah awal P2M ini ditemukan bahwa mitra ini menghadapi beberapa permasalahan yang

dapat dirinici sebagai berikut :

1. Anggota Kopma Citra Dana tingkat partisipasinya baik sebagai pemilik (owner) maupun

sebagai pelanggan (coustamer) masih rendah terbukti dengan anggota hanya membayar

simpan pokok saja sedangan simpanan wajib dan simpanan sukarela tidak pernah

dilakukan, demikian juga dengan peran anggota sebagai pelanggan, ini terbukti dengan

omzet penjualan dalam sehari masih rendah dibandingkan dengan jumlah anggota yang

begitu besar.

2. Promosi terhadap usaha yang dimiliki oleh Kopma Citra Dana belum dilakukan secara

optimal seperti penyebaran brosur, pamplet dan lain-lain belum dilakukan, seperti ajakan

untuk berbelanja dikoperasi dengan kata-kata “Dari Oleh dan Untuk Anggota”.

3. Pencatatan transaksi penjualan belum memiliki standar prosedur operasioanl (SOP)

sehingga sering terjadi ketidak balance antara penjualan dengan persediaan barangnya.

8

4. Transaksi penjualan masih dilakukan secara manual tidak dilakukan dengan sistem

computerisasi sehingga tidak terdeteksi anggota yang aktif dan tidak aktif dalam

melakukan transaksi

c. Tujuan Kegiatan

Kegiatan program pengabdian masyarakat dalam bentuk pelatihan Tata kelola

manajemen Koperasi sehingga mereka paham bagaimana menumbuh kembangkan

koperasinya

Kegiatan ini memiliki tujuan yakni;

1. Dipahaminya pengelolaa koperasi yang sesuai dengan prinsip identitas (kriteria identitas )

yaitu anggota sebagai pemilik dan anggota sebagai pelanggan

2. Tersusunnya promosi (propaganda) yang baik dengan kalimat ajakan untuk

memanfaatkan usaha koperasi

3. Tercatatnya setiap transaksi dengan baik sesuai dengan standar Akuntansi

4. Tercatatnya transaksi dengan sistem komputerisasi

d. Manfaat Kegiatan

Program pengabdian kepada masyarakat ini berupa pelatihan tata kelola manajemen pada

Kopma Citra Dana yang memberikan manfaat bagi anggota dan pengelolanya. Dengan tata

kelola manajemen yang baik dan partisipasi yang meningkat dapat meningkatkan keberhasiln

koperasi. Adapun manfaat dari kegiatan ini adalah

1. Meningkatnya pemahaman anggota Kopma Citra Dana baik sebagai pemiliki maupun

sebagai pelanggan

2. Terlaksananya promosi dengan baik yang bermuara kepada kemauan anggota untuk

berpartisipasi kepada koperasinya

3. Terjadinya tertib administrasi dengan pencatatan akuntansi yang baik

4. Terlaksananya sistem penjualan secara komputerisasi

9

BAB II

METODE PELAKSANAAN

Berdasarkan rumusan masalah yang diangkat dalam pelaksanaan pengabdian

masyarakat kali ini metode yang dipilih dalam pelaksanaanya adalah program pelatihan tata

kelola manajemen pada Kopma Citra Dana. Kurangnya pemahaman pengeloalaan koperasi

dan partisipasi anggota menjadi alasan kuat pelaksanaan pengabdian kali ini. Pengabdian kali

ini memiliki fungsi yang sangat penting khususnya dalam pengelolaan Koperasi sehingga

Kopma dapat berkelanjutan. Adapun tahapan – tahapan dalam pengabdian masyarakat kali ini

dimulai dengan kegiatan 1) kegiatan observasi mengenai masalah yang dihadapi oleh mitra.

2). pendataan terhadap peserta pelatihan sebanyak 57 orang yang terdiri dari pengurus

sebanyak 20 orang, pengawas sebanyak 3 orang, dan anggota sebanyak 34 orang yang berasal

dari masing – masing Himpunan Mahasiswa Jurusan. 3). pelaksanaan Kegiatan pengabdian

kepada Masyarakat. Alur kegiatan disajikan pada gambar berikut:

Gambar 2.1 Alur Kegiatan

Kurangnya Partisipasi Anggota

Lakukan Observasi dan

Wawancara dengan

Pengurus Kopma Citra

Dana

Kurangya Promosi (Propaganda)

Tidak Dilakukan Prosedur Akuntasi

Transaksi Dilakukan Secara Manual

Pengawas Pendataan Peserta

Pelatihan

Pengurus

Anggota

Pelaksanaan Pengabdian

pada Masyarakat

10

BAB III

HASIL DAN PEMBAHASAN

a. Hasil

Pelaksanaan P2M yang diselenggarakan pada tanggal 27 Agustus 2014, pada

pengurus dan anggota aktif koperasi mahasiswa “Citra Dana” para peserta diberikan

pelatihan tentang tata kelola manajemen dan pembukuan koperasi, sebagaimana yang telah

diungkapkan dalam metode pelaksanaan dalam kegiatan P2M ini. Materi yang diberikan

pada sesi pertama adalah tentang tata kelola manajemen koperasi yang baik atau yang dikenal

dengan istilah Good Governance Cooperative yang merupakan penerapan dari Good

Corporate Governance (GCG)

Rasionalisasi pemberian materi ini pertama, karena mereka (Pengurus, Badan

Pengawas dan Anggota) Kopma ini supaya menyadari bahwa keberhasilan pengelolaan

koperasi tidak terlepas dari kondisi koperasi sebagai sebuah organisasi yang sehat,transparan,

akuntable, mandiri, responsible, dan wajar dengan tetap mengacu pada prinsip-prinsip

koperasi. Disamping itu mereka harus menyadari bawah anggota koperasi memiliki peran

yang ganda yaitu sebagai pemilik dan sebagai pelanggan.

Keadaan yang ideal tersebut mereka mulai dari mana?. Inilah pertanya yang mereka

harus mampu menjawab dan mengimplementasikannya dalam pengembangan Kopma

kedepan sebagimana diamanatkannya dalam AD/ART Kopma “Citra Dana”.

Perlu adanya komitmen untuk perubahan (change) baik dari sisi mindset orang,

organisasi serta praktek penyelenggaraan organisasi, selanjutanya mereka harus menyadari

bahwa pengelolaan koperasi itu atas dasar sistem bukan orang. Terbangunnya system dengan

baik itu diawali oleh kesiapan, kelengkapan aturan, mekanisme di internal organisasi. Aturan

tersebut berupa AD/ART, yang sejalan dengan perubahan-perubahan kondisi. Disamping itu

pula tersedianya aturan diluar itu diantaranya Standar Operasional prosedur dalam pembelian,

penjualan, dan lain sebagainya. Itulah yang dimaksud dengan system bukan orang.

Disamping itu pula Mampu mereka menangkap peluang-peluang pasar yang

ada,sehingga potensi yang besar tersebut bisa termanfaatkan, hal ini disebabkan karena ada

orientasi yang diinginkan, yaitu Profit oriented dan benefit oriented berjalan sejalan.

Selanjutna materi kedua adalah pembukuan koperasi, sebagai wujud keberhasilan

GGC ini adalah penerapan pembukuan yang baik dan benar, sehingga pengetahuan akuntasi

sangat penting. Karena dengan pengetahuan akuntansi yang dimiliki dapat mengetahui

apakah koperasi memperoleh keuntungan atau malah mengalami kerugian.

11

Kegiatan Akuntasi (pencatatan) yang dimulai dari pencatatan-pencatatan transaksi,

dari pencatatan transaksi tersebut akah mengasilkan Laporan keuangan yang berupa Neraca,

Laporan Laba/Rugi Laporan arus kas.

Selanjutnya bagimana praktek-praktek akuntansi dibuatkan sebuah skenario pelatihan

yang dibuat dalam bentuk simulasi-simulasi pencatatan trasaksi, pembuatan neraca,

pembuatan laporan Laba Rugi dan perubahan arus kas.

Diakhir pelatihan ini diadakan diskusi. Dari diskusi tersebut timbul beberapa

pertanyaan dari para peserta diantaranya :

1. Gede Bayu “Pertanyaannya apakah tata kelola koperasi yang baik terfocus pada modal

usaha saja. Narasumber menjawab, tata kelola yang baik tidak saja dipandang dari satu

sisi saja, seperti yang ungkapkan diatas tetapi harus secara menyeluruh. Mulai dari :

a. Kelembagaan koperasi adalah penting karena menentukan tujuan kegiatan, status,

hukum, manajemen, dan sumber daya manusia di dalam koperasi. Oleh karna itu,

ketika hendak mendirikan koperasi (dalam hal ini koperasi sekolah) kita harus

melihat arah dan tujuan koperasi ekonomi para pendiri.

b. Pengorganisasian menghasilkan suatu susunan tugas atau tanggung jawab yang

terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan melalui hubungan antar bagian

dalam koperasi. Melalui pengorganisasian terjadilah kerja antar orang, antar

kelompok, dan antar bagian. Struktur organisasi koperasi dapat ditinjau dari segi

intern organisasi koperasi dan segi ekstern organisasi koperasi.

c. Struktur intern organisasi koperasi melibatkan unsur-unsur didalam organisasi itu

sendiri. Struktur organisasi intern mengatur pembagian tugas dan wewenang orang-

orang yang bekerja didalam koperasi dan mendeskripsikan jenis hubungan dan

tanggungjawab setiap setiap jabatan. Unsur-unsur dalam organisasi intern koperasi

antara lain sebagai berikut :

Alat kelengkapan organisasi meliputi rapat anggota, pengurus dan badan

Pengawas

Pelaksana, meliputi manajer dan karyawan koperasi

Pengelolaan organisasi koperasi, agar koperasi bisa berjalan dengan baik,

koperasi perlu dijalankan secara professional dan melibatkan unsur-unsur antara

lain rapat anggota, pengurus, anggota, dan badan pengawas. Ketiga unsur itu

berkerja sama untuk mencapai tujuan koperasi.

12

2. Apakah Penggunaan Kartu Anggota aktif bisa berfungsi seperti kartu ACC (Hardys),

jawaban narasumber “Bisa” justru kartu itu harus diberdayakan atau difungsikan, sebagai

contoh kartu tersebut dipakai bukti untuk melakukan transaksi sehingga siapa anggota

koperasi yang paling banyak bertransaksi mereka yang paling banyak mendapatkan point

pada akhir tahun dalam pembagian Sisa Hasil Usaha (SHU), anggota ini lah

mendapatkannya paling banyak. Bagimana pencatatan persediaan yang baik untuk

Kopma citra dana, jawaban narasumber dibantu dengan kartu persediaan, kartu pembelian,

kartu penjualan dan lain lain pelaporan mengenai persediaan sangat penting bagi koperasi

dalam mengambil suatu keputusan dan persediaan merupakan salah satu dari beberapa

unsur yang paling aktif dalam operasi koperasi yang secara terus menerus diperoleh,

diproduksi, dan dijual. Oleh karena itu, sistem akuntansi itu sendiri harus dilaksanakan

sebaik mungkin sehingga tidak mengalami hal-hal yang mengganggu jalannya operasi

koperasi .Pelaporan persediaan dianggap vital untuk memberikan informasi yang berguna

bagi koperasi . Apabila terjadi kesalahan dalam pencatatan persediaan, maka akan

mengakibatkan kesalahan dalam menentukan besarnya SHU. Dari penjelasan diatas,

maka dapat diketahui bahwa mengelola persediaan barang sangat penting artinya bagi

koperasi . Oleh karena itu, persediaan harus di-manage secara benar yang diterapkan

dalam suatu perusahaan agar membawa faedah yang baik dalam pencapaian laba yang

diinginkan.

3. Apakah pencatatan persediaan barang dagangan dicampur atau dipisahkan? Mengelola kartu

persediaan Persediaan barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dengan tujuan dijual

kembali tanpa merubah bentuk.

1. Dokumen transaksi dan buku yang diperlukan

a) Dokumen transaksi yang diperlukan dalam pengelolaan kartu persediaan : 1) Surat permintaan pembeliaan

2) Surat order pembelian

3) Laporan penerimaan barang 4) Faktur pembelian

5) Surat order pengiriman barang

6) Faktur penjualan

7) Memo kredit b) Buku yang digunakan dalam proses pengelolaan kartu persediaan :

a. Buku jurnal pembelian

b. Buku jurnal penjualan c. Buku jurnal pengeluaran kas

d. Buku jurnal penerimaan kas

e. Buku jurnal umum

f. Kartu persediaan 2. Data transaksi persediaan barang dagang :

a. Pembelian barang dagang

b. Penjualan barang dagang

13

c. Retur penjualan dan pemotongan harga

d. Retur pembeliandan pemotongan harga e. Beban angkut pembelian

f. Beban angkut penjualan

3. Pengelolaan kartu persediaan barang dagang :

Tabel 3.1 Kartu persediaan system periodic

KARTU PERSEDIAAN

PT. …

Nama barang :

No. kode :

Satuan :

Tanggal

Diterima

Nomor

Bukti

Dibeli

Dari

Jumlah

Satuan

Harga

Satuan

Jumlah

Harga

Jumlah Harga

Persediaan Barang

Total

Tabel 3.2 Kartu persediaan barang system perpetual

Kartu persediaan

Nama barang : Metode :

Kode barang :

Satuan :

Tgl No

Bukti

Pembelian Penjualan Persediaan akhir

unit Harga Satuan

Jumlah (Rp)

unit Harga satuan

Jumlah (Rp)

Unit Harga satuan

Jumlah (Rp)

4. Laporan keuangan koperasi apa perlu di lakukan ekternal audit, jawabannya perlu. Hal

ini disebabkan laporan auditor harus menyatakan apakah laporan keuangan telah disajikan

sesuai dengan prinsip akuntansi yan berlaku umum. Laporan auditor harus menunjukkan

keadaan di mana prinsip akuntansi tidak diterapkan secara konsisten dalam penyusunan

laporan keuangan periode berjalan dibandingkan dengan prinsip akuntansi yang diterapkan

pada periode sebelumnya. Pengungkapan informative dalam laporan keuangan harus

dipandang memadai,kecuali dinyatakan lain dalam laporan auditor. Laporan audior harus

memuat suatu pernyataan pendapat mengenai laporan keuangan secara menyeluruh,atau

suatu asersi bahwa penyataan demikian tidak dapat diberikan. Sehingga laporan keuangan

koperasi perlu diaudit untuk melihat apakah penyajian laporan keuangan sudah sesuai

dengan fakta atau tidak.

14

b. Pembahasan

Penyelenggaran P2M yang diselenggarakan pada tanggal 27 Agustus 2014, pada

pengurus dan anggota aktif koperasi mahasiswa “Citra Dana” para peserta diberikan

pelatihan tentang tata kelola manajemen dan pembukuan koperasi, sebagaimana yang telah

diungkapkan dalam metode pelaksanaan dalam kegiatan P2M ini. Materi yang diberikan

pada sesi pertama adalah tentang tata kelola manajemen koperasi yang baik atau yang dikenal

dengan istilah Good Governance Cooperative yang merupakan penerapan dari Good

Corporate Governance (GCG)

Dari pelatihan tersebut menimbulkan adanya rasa keingin tahuan terhadap tata kelola

koperasi yang baik dan benar, hal ini ditunjukkan oleh antusiasme peserta untuk bertanya

sejalan pula dengan analisis situasi yang pertama kali dilakukan pada saat penyusunan

proposal ini.

Tata kelola yang baik tidak saja pada pengelolaan modal semata namun dilakukan

secara menyeluruh mulai dari Kelembagaan koperasi, Pengorganisasian menghasilkan suatu

susunan tugas atau tanggung jawab yang terdiri dari bagian – bagian yang terintegasikan

melalui hubungan antar bagian dalam koperasi. Dan Struktur intern organisasi koperasi

melibatkan unsur-unsur didalam organisasi itu sendiri.

15

BAB IV

PENUTUP

a. Simpulan

1. Tata kelola manajemen koperasi harus dimulai dari adanya sebuah komitmen untuk

berubah.

2. Penerapan akuntansi yang baik dan benar akan berdampak pada pelaporan keuangan

yang benar pula.

b. Saran

1. Kegiatan pelatihan seperti ini dilaksanakan secara berkala untuk memberikan

pengetahuan dan ketrampilan kepada para pengelola koperasinya

2. Secepat mungkin untuk menerapkan pencatatan transaski yang benar, untuk menghindari

terjadinya penyelewengan.

16

Daftar Pustaka

Hendra, Manajemen Koperasi,2010, Erlangga.Jakarta

Neddy Rafinaldy Halim,2014,Kapan Lagi.com

Muhamad Wahyudi Sarkasyi,2008,Good Corporate Governence,Alpabet Bandung

Suwendra,I Wayan, 2012 Manajemen Koperasi. Singaraja

Badan Pusat Statistik Bali, 2012, Bali dalam angka 2012, Denpasar

UU N0 12 Tahun 1992 Pokok-pokok perkoperasian

17

Lampira Kegiatan

Foto-Foto kegiatan

18

FOTO-FOTO KEGIATAN

19

LOKASI

Kopma citra

Dana

Undiskha