www.pwc.se

Josefin Loqvist

Joanna Hägg

Mars 2013

Övergripandegranskning avintern kontrollför år 2012

Ekerö kommun

Övergripande granskning av intern kontroll för år 2012

mars 2013

Ekerö kommun

PwC

Innehållsförteckning

1 Sammanfattning ...................................................................................................3

2 Inledning...............................................................................................................5

2.1 Uppdrag..........................................................................................................5

2.2 Bakgrund ........................................................................................................5

2.3 Revisionsfråga ................................................................................................5

2.4 Avgränsning ...................................................................................................6

2.5 Metod .............................................................................................................6

3 Sammanfattande kommentarer och bedömningar ..............................................7

3.1 Styrning och uppföljning................................................................................7

3.2 System för intern kontroll ..............................................................................7

3.2.1 Intern kontroll 2012 ............................................................................... 8

3.3 Nämndernas resultat.................................................................................... 15

3.3.1 Ekonomiskt resultat .............................................................................. 15

3.3.2 Måluppfyllelse ....................................................................................... 15

3.4 Rättvisande räkenskaper.............................................................................. 16

4 Bilaga - Iakttagelser per styrelse/nämnd............................................................18

1 Sammanfattning

Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om den interna kontrollen hos

Kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig.

Revisorerna har under en följd av år genomfört årliga intern kontrollprojekt. Projektets

inriktning har förändrats över tiden i takt med att nämndernas arbete med intern

styrning och kontroll har utvecklats. De senaste åren har projektet inriktats mot att

granska och bedöma nämndernas arbete utifrån ett bredare perspektiv. Granskningen av

den interna kontrollen sker utifrån ett perspektiv där såväl styrning och uppföljning av

verksamhet och ekonomi, system för intern kontroll samt nämndernas ekonomiska och

verksamhetsmässiga resultat innefattas.

Den sammanfattande bedömningen är att Kommunstyrelsens och nämndernas interna

kontroll i huvudsak är tillräcklig.

Bedömningen är en sammanvägning av de områden som granskningen omfattar. Nedan

redovisas våra sammanfattande iakttagelser och bedömningar avseende respektive

område.

Styrning och uppföljning

Vi bedömer att det finns system för styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet och

kvalitet inom samtliga nämnder. Samtliga nämnder arbetar strukturerat med uppföljning

på olika sätt, d.v.s. nämnderna har en kontinuerlig och systematisk uppföljning.

Samtliga nämnder har verksamhetsplaner och har, utifrån kommunfullmäktiges

övergripande mål, fastställt egna mål. Flertalet av nämnderna har även indikatorer som

ligger till grund för bedömning av måluppfyllelsen. Hur uppföljning ska ske framgår (i

varierande omfattning) av samtliga verksamhetsplaner.

System för intern kontroll

Kommunen saknar alltjämt ett samlat system för arbetet med intern kontroll och det

saknas övergripande riktlinjer för hur kommunen ska arbeta med den interna kontrollen.

Detta trots att kommunledningen under 2011 och 2012 initierade ett arbete med

organisering avseende internkontrollarbetet samt diskussioner om införande av

övergripande riktlinjer. Merparten av nämnderna saknar fortfarande ett systematiskt

arbete med väsentlighets- och riskanalyser samt internkontrollplaner.

Precis som tidigare kan vi konstatera att samtliga nämnder bedriver någon form av

internkontrollarbete men inte på ett kommunövergripande gemensamt och strukturerat

sätt. Exempelvis följer nämnderna upp och gör vissa kontroller av olika rutiner och

system men inte på ett systematiskt sätt.

4

Intern kontroll 2012 – verksamhetsuppföljning

Sammantaget bedömer vi att det i huvudsak sker en kontinuerlig och systematisk

uppföljning av de interna och externa utförarna. Det sker dock inte alltid en kontinuerlig

och systematiskt återkoppling till nämnden. Vår uppfattning är att det inom vissa

nämnder skulle kunna tydliggöras hur uppföljning och återrapportering ska ske, d.v.s. en

tydligare uppföljningsplan som omfattar hela nämndens verksamhetsansvar.

När det gäller kundfakturering så rekommenderar vi att arbetsbeskrivningar och rutiner

för backup vid semester, sjukdom eller annan frånvaro bör uppdateras och i något fall

utvecklas. Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning.

Vi bedömer att det finns dokumentation av rutinerna för redovisning av moms. Vi anser

att kommunen årligen behöver följa upp att den interna kontrollen avseende

momsredovisningen är tillräcklig.

När det gäller förtroendekänsliga poster är vår bedömning att flera av nämnderna

behöver följa upp att de formella kraven på underlagen efterlevs och säkerställa att rätt

kontering sker enligt aktuell lagstiftning och god redovisningssed för dessa konton.

Nämndernas resultat

Fyra av nämnderna redovisar negativa avvikelser jämfört med budget och uppnår därmed

inte ett ekonomiskt resultat som överensstämmer med KF:s mål. Det är främst

Socialnämnden som inte klarar det ekonomiska målet.

Samtliga nämnder har i sina verksamhetsberättelser följt upp de av fullmäktige fastställda

verksamhetsmålen. Uppföljningen sker i form av beskrivning av olika aktiviteter som

nämnderna arbetar med för att nå målen. Nämnderna har också fastställt egna mål som

följs upp i verksamhetsberättelserna. Vi kan dock inte se att Byggnadsnämnden redovisar

uppföljning och bedömning av de egna målen på ett tydligt sätt. Måluppfyllelsen hos

nämnderna varierar men merparten av målen bedöms av nämnderna vara ”inte helt

uppnått, är på väg”. Kommunstyrelsen har beskrivit hur man arbetat för att bidra till hur

fullmäktiges övergripande mål ska nås.

Rättvisande räkenskaper

Utifrån genomförd granskning bedömer vi att Kommunstyrelsens och nämndernas

delårsrapporter och årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande.

5

2 Inledning

2.1 Uppdrag

De förtroendevalda revisorerna i kommunen har gett PwC uppdraget att granska den

interna kontrollen inom Kommunstyrelsen och nämnderna.

Granskningen sker inom ramen för det årliga projektet kring intern kontroll inom

Kommunstyrelsen och nämnderna, i enlighet med kommunallagens intentioner kring god

ekonomisk hushållning. Resultatet av granskningen kan även komma att ligga till grund

för beslut om fördjupade granskningsprojekt framdeles inom avgränsade områden.

Under 2012 har verksamhetsuppföljningen varit i särskilt fokus. Framförallt har

uppföljning av de externa och interna utförarna granskats hos de nämnder där detta har

relevans. Även Produktionsområde Omsorg och Produktionsområde Förskola och skola

inom Kommunstyrelsen har 2012 ingått i granskningen.

2.2 Bakgrund

Av kommunallagens 9 kap 9 § framgår bland annat att revisorerna skall pröva om den

interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta

arbete framgår av kommunallagen 6 kap 7 § i vilken det stadgas att nämnderna skall se

till att den interna kontrollen är tillräcklig.

Intern kontroll är ett verktyg med väsentlig betydelse för såväl den politiska ledningen

som förvaltningen. Kontrollsystemen bidrar till att säkra att beslut vilar på korrekta

underlag. De bidrar också till skyddet mot förlust eller förstörelse av kommunens till-

gångar. Därigenom kan konstateras att intern kontroll både säkrar en effektiv förvaltning

och minimerar risken för allvarliga fel.

2.3 Revisionsfråga

Granskningen syftar till att översiktligt bedöma om den interna kontrollen hos

Kommunstyrelsen och nämnderna är tillräcklig.

Följande fyra områden har omfattats av granskningen:

Styrning och uppföljning

System för intern kontroll

Nämndernas resultat

Rättvisande räkenskaper

6

Kontrollmål redovisas under respektive område i avsnitt 4.

2.4 Avgränsning

Granskningen omfattar samtliga nämnder och styrelser, det vill säga Kommunstyrelsen,

Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Miljönämnden, Kultur- och

fritidsnämnden, Tekniska nämnden och Byggnadsnämnden. Vad gäller

Kommunstyrelsen ligger fokus på Kommunstyrelsen som helhet samt

Produktionsområde Skola/förskola och Produktion Omsorg.

2.5 Metod

Granskningen har främst skett genom studier av budget och verksamhetsplaner,

delårsbokslut och årsredovisning, nämndprotokoll och andra formella styrande

dokument för 2012.

Intervjuer och avstämningar har genomförts med respektive nämndsansvarig,

produktionschef för skola/förskola, produktionschef för omsorg samt ekonomichef.

7

3 Sammanfattande kommentarer ochbedömningar

Nedan redovisas vår sammanfattande bedömning utifrån granskningen avseende

styrning och uppföljning, system för intern kontroll, nämndernas resultat samt

rättvisande räkenskaper. Iakttagelser för respektive nämnd redovisas under respektive

område i avsnitt 4.

3.1 Styrning och uppföljning

Vi bedömer att det finns system för styrning och uppföljning av ekonomi, verksamhet och

kvalitet inom samtliga nämnder. Samtliga nämnder arbetar strukturerat med uppföljning

på olika sätt, dvs nämnderna har en kontinuerlig och systematisk uppföljning.

Samtliga nämnder har verksamhetsplaner och har, utifrån kommunfullmäktiges

övergripande mål, fastställt egna mål. Flertalet av nämnderna har även indikatorer som

ligger till grund för bedömning av måluppfyllelsen. Hur uppföljning ska ske framgår (i

varierande omfattning) av samtliga verksamhetsplaner. Socialnämnden har

ledningssystem för kvalitet som tydligt och detaljerat reglerar plan för uppföljning och

utvärdering. Även Barn- och utbildningsnämnden har en uppföljnings och

utvärderingsplan.

När det gäller uppföljning av ekonomi samt mål och verksamhetsutveckling så är det

reglerat i kommunens övergripande ekonomistyrningsprinciper hur uppföljning ska ske

(uppföljning sker via verksamhetsredovisningar i mars, augusti, september och

december). Denna rutin synes fungera tillfredsställande och samtliga nämnder arbetar

strukturerat med uppföljning av mål och ekonomi. När det gäller uppföljning av kvalitet

så görs detta inom samtliga nämnder på olika sätt. Socialnämnden har ett ledningssystem

för kvalitet som exempelvis reglerar uppföljning av utförare. Barn- och

utbildningsnämnden håller på att utveckla ett kvalitetssystem samt utövar tillsyn av

förskolor. Miljönämnden gör löpande uppföljningar enligt tillsynsplan.

Nämndernas uppföljning av verksamhet och kvalitet beskrivs mer ingående under avsnitt

3.2.1.1.

3.2 System för intern kontroll

Under tidigare år har konstaterats att kommunen saknar ett samlat system för sitt arbete

med intern kontroll och att det saknas övergripande riktlinjer för hur kommunen ska

arbeta med den interna kontrollen. Vi kan alltjämt konstatera att så är fallet även vid

årets granskning. Detta trots att kommunledningen under 2011 och 2012 initierade ett

8

arbete med organisering avseende internkontrollarbetet samt diskussioner om införande

av övergripande riktlinjer. Detta arbete tycks ha stagnerat under året och

nämndsansvariga framför även vid årets granskning värdet av att ha gemensamt synsätt

på internkontroll i kommunen samt riktlinjer och mallar som stöd i det praktiska arbetet.

Precis som tidigare kan vi konstatera att samtliga nämnder bedriver någon form av

internkontrollarbete men inte på ett kommunövergripande gemensamt och

strukturerat/systematiskt sätt. Exempelvis följer nämnderna upp och gör vissa kontroller

av olika rutiner och system men inte på ett systematiskt sätt.

När det gäller risk- och väsentlighetsanalyser så är det endast Socialnämnden som har en

dokumenterad analys. Inom övriga nämnder fick dock inslag av riskanalyser, exempelvis

vida framtagande av verksamhetsplan och tillsynsplan. Socialnämndens risk- och

väsentlighetsanalys har en tydlig koppling till nämndens övriga kvalitetsarbete och

uppföljning som framgår av nämndens ledningssystem för kvalitet. Nämnden har därmed

integrerat internkontrollarbetet som en naturlig del i övrigt styrnings- och ledningsarbete

vilket enligt vårt synsätt är en framgångsfaktor.

Socialnämnden och Byggnadsnämnden har tagit fram internkontrollplaner där

kontrollmål framgår. Socialnämndens internkontrollplan har en tydlig koppling till

nämndens risk- och väsentlighetsanalys. Uppföljning/kontroller i enlighet med planerna

har genomförts och rapporterats till nämnderna i samband med verksamhetsberättelsen.

Enlig kommunallagen har varje nämnd ansvaret för att tillse att den interna kontrollen i

verksamheten är tillräcklig. Detta innebär i praktiken att respektive nämnd kan fatta

beslut om hur den interna kontrollen ska utformas och genomföras inom nämndens

verksamhetsområde. Rekommendationen är att Kommunstyrelsen, utifrån sin ledande

och samordnande roll, tar fram ett system för intern kontroll som fastställer organisation,

ansvar och roller i internkontrollarbetet. Övergripande riktlinjer med direktiv och mallar

som nämnderna kan utgå ifrån (alltifrån direktiv för risk- och väsentlighetsanalys till

utformande av internkontrollplan). Varje styrelse/nämnd bör årligen genomföra risk- och

väsentlighetsanalys till grund för arbetet med intern kontroll och utifrån denna fastställa

en internkontrollplan där årets specifika kontrollmål finns angivna. Kommunstyrelsen

bör även, utifrån sin uppsiktsplikt, löpande följa upp och utvärdera statusen på den

interna kontrollen som helhet i kommunen.

3.2.1 Intern kontroll 2012

Revisorerna har valt att inom ramen för årets granskning av intern kontroll särskilt

granska området systematisk uppföljning av de interna och externa utförarna samt

kundfakturering, moms och s.k. förtroendekänsliga poster. Årets granskning omfattar

således även kontrollfrågor avseende detta.

9

3.2.1.1 Systematisk uppföljning av de interna och externa utförarna

Sammantaget bedömer vi att det i huvudsak sker en kontinuerlig och systematisk

uppföljning av de interna och externa utförarna. Det är dock inte alltid en kontinuerlig

och systematisk återkoppling till nämnden. Vår uppfattning är att det inom vissa

nämnder skulle kunna tydliggöras hur uppföljning och återrapportering ska ske, d.v.s. en

tydligare uppföljningsplan som omfattar hela nämndens verksamhetsansvar. I denna plan

bör framgå omfattning, inriktning och frekvens på uppföljningen samt vilka data och

metoder som bedömningen grundar sig på.

När det gäller tillsyn av förskolor i enskild regi är vår uppfattning att Barn- och

utbildningsnämnden bör anta riktlinjer som reglerar hur tillsynen ska bedrivas. D.v.s. hur

tillsynen ska planeras, genomföras, dokumenteras, återrapporteras till nämnden samt

följas upp.

Nedan redogörs för iakttagelser inom berörda nämnder.

Barn- och utbildningsnämnden samt Produktionsområde skola/förskola

(KS)

Nämndens uppföljning

Barn- och utbildningsnämnden har en utvärderingsplan där planerade verksamhets-

/kvalitetsuppföljningar, tillsyn, dialoger m.m. under ett verksamhetsår framgår.

Uppföljning av kvalitet och resultat i skolorna görs löpande under läsåret. Exempelvis i

juni har nämndkontoret dialog kring skolresultaten med enheter inom den kommunala

produktionen. Under oktober och november har nämndkontoret dialog med enheterna

utifrån nämndens mål. I samband med att nämnden behandlade årsredovisningen (2012-

03-13) rapporterades resultatet av denna uppföljning i ett särskilt ärende ”redovisning

och analys av uppföljningsdialoger 2012”. SKL:s öppna jämförelser och övrig uppföljning

rapporteras i verksamhetsberättelsen. Rutiner för tillsyn av förskolor i enskild regi

beskrivs mer ingående i avsnittet nedan.

Nämndkontoret håller på att utveckla ett kvalitetssystem i syfte att systematiskt följa upp,

utvärdera och återkoppla nämndmålen.

Tillsyn av förskolor och fritidshem i enskild regi

Under 2011 genomförde Skolinspektionen riktad tillsyn kring hur kommunen genomför

sin tillsyn av förskolor och fritidshem i enskild regi. Inga allvarliga brister noterades men

följande förbättringsförslag lämnades:

Kommunen bör i större utsträckning utöva en systematisk och regelbunden tillsyn

över förskolor och fritidshem i enskild regi för att förvissa sig om att kraven i

skollagen kring ändamålsenliga lokaler uppfylls.

10

Kommunen bör utarbeta rutiner för att säkerställa att förskolor och fritidshem i

enskild regi iakttar lagen om registerkontroll.

Kommunen bör utarbeta rutiner för att säkerställa att eventuella missförhållanden

i förskolor och fritidshem i enskild regi fångas upp.

Vid årets internkontrollgranskning framkommer att tillsyn av fristående förskolor är

nämndens ansvar och sker via nämndkontorets årliga tillsynsbesök. Att årliga

tillsynsbesök ska ske framgår av nämndens utvärderingsplan. Det finns dock inga

riktlinjer eller styrande dokument antagna av nämnden avseende hur tillsynen ska

bedrivas, d.v.s. inga riktlinjer som reglerar hur tillsynen ska planeras, genomföras,

dokumenteras, återrapporteras till nämnd samt följas upp. De områden som tillsynen

omfattar regleras i Skollagen. En mall för tillsynsbesöken är dock under utarbetning som

tydliggör vilka områden som ska granskas/kontrolleras och dokumentation av tillsynen

kommer också att ske i denna mall. Idag dokumenteras tillsynerna i s.k. protokoll.

Om stora brister skulle framkomma vid tillsynen ska detta rapporteras till nämnden vilket

hittills aldrig har gjorts. Mindre åtgärder/förbättringar hanteras av nämndkontoret i

dialog med friskolorna. Nämnden får muntlig återrapportering avseende samtliga

tillsyner men tar inte del av detaljer i samtliga tillsyner, d.v.s. nämnden får inte löpande

dokumenterad återrapportering.

Produktionsområdets uppföljning

Produktionsområde skola/förskola upprättar årligen en uppföljningsplan. Skolenheterna

rapporterar ekonomi och verksamhet till produktionsledningen vid delår och bokslut.

Vidare gör produktionsledningen besök på enheterna två gånger per år för att kontrollera

verksamheten. Ekonomin följs löpande. Eventuella avvikelser resulterar i en

handlingsplan. I samband med bokslut upprättar respektive skolenhet egna

verksamhetsberättelser som sammanställs av produktionsledningen i

produktionsområdets övergripande verksamhetsberättelse. Rapportering sker till

Kommunstyrelsen och Barn- och utbildningsnämnden.

Socialnämnden och Produktionsområde Omsorg (KS)

Nämndens uppföljning

Socialnämndens former för uppföljning av kvalitet i verksamhetsperspektivet framgår av

nämndens ledningssystem för kvalitet. Uppföljning sker av att tjänsternas utförande i

verksamheterna lever upp till avtalsreglerade krav, att utföraren har arbetssätt och

rutiner som säkrar en god kvalitet samt att verksamheten har en god kvalitet.

Uppföljningen av tjänsternas utförande genomförs löpande under året och redovisas

allteftersom de genomförs till nämnden. Om mindre brister uppmärksammas genom

uppföljningarna så hanteras det av nämnkontoret i samråd/dialog med utförarna.

Graverande brister leder till att utföraren får i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan. Detta

11

har inte inträffat under 2012. Åtgärdsplanen ska i så fall rapporteras till nämnden och

uppföljning av planen ske gemensamt.

Planerade uppföljningar med bäring på kvalitet och verksamhet för 2012 framgår av

nämndens tjänsteutlåtande avseende internkontroll. Under 2012 hade nämndkontoret

planerat verksamhetsuppföljning avseende exempelvis följande;

Kvalitetsuppföljning/avtalsuppföljning särskilt boende Kullen.

Löpande verksamhetsuppföljning har skett under året med återrapportering till

nämnden 2012-05-02, 2012-06-13 samt 2012-09-26.

Verksamhetsuppföljning hemtjänst

Fullvärdig avtalsuppföljning med hemtjänstutförarna har inte genomförts under

2012. Däremot har viss uppföljning av utförarna genomförts i och med

uppföljningen av valfrihetssystemet/LOV som hade fokus hemtjänst. Denna

uppföljning återrapporterades till nämnden 2012-06-13. Avtalsuppföljning av

samtliga hemtjänstutförare kommer istället ske under våren 2013.

Verksamhetsuppföljning av LSS gruppboende (Brunna Gruppbostad,

Lugnet gruppbostad samt Adelsö gruppbostad/Solbacken)

Uppföljning av Solbacken/Adelsö genomfördes under 2012 men

återrapporterades till nämnden på första sammanträdet 2013 d v s 2013-02-13.

Uppföljning av Brunna och Lugnet kommer att göras under 2013.

Kvalitetsuppföljning av hälso- och sjukvård (Särskilt boende och

gruppbostäder LSS)

Kvalitetsuppföljning av hälso- och sjukvård återrapporterades till nämnden 2012-

05-02 i separata ärenden.

Den uppföljning som nämndkontoret ansvarar för kompletteras med utförarnas egna

uppföljningar samt socialkontorets uppföljning av individuella beslut samt

verksamhetsuppföljning inom IFO. Dessa har delvis återrapporterats löpande till

nämnden under året men också i samband med utförarnas verksamhetsberättelser och

redovisning av det gånga året.

Socialstyrelsen genomför också årliga uppföljningar. Under 2012 gjorde Socialstyrelsen

en oanmäld inspektion på ett äldreboende som resulterade i några anmärkningar. En

åtgärdsplan togs fram av boendet och rapporterades till nämnden.

Produktionsområdets uppföljning

När det gäller de kommunala utförarna så levererar respektive enhet uppföljning till

respektive sektion som i sin tur levererar uppföljning till produktionsledningen som

12

sammanställer verksamhetsberättelse. Rapportering sker till Kommunstyrelsen.

Avstämning och uppföljning av produktionsområdets åtaganden utifrån Socialnämndens

prioriterade områden sker en gång per år. För 2012 har nämndkontoret jämfört

uppföljningen med åtagandet och gjort bedömningen att enheten arbetar i enlighet med

nämndens prioriterade områden. Detta framgår av nämndens protokoll från 2013-02-13.

Kultur- och fritidsnämnden

Verksamheterna inom nämndens ansvarsområde bedrivs i kommunala resultatenheter,

förutom ungdomsverksamheten Aktivitetsbyrån som drivs via avtal med

Studiefrämjandet.

Produktionsområdet Kultur och Fritid samlar in de kommunala resultatenheternas

verksamhetsuppföljningar och sammanställer detta till produktionsområdets

verksamhetsberättelse. Vissa av enheternas uppgifter lyfts sedan in till nämndens

verksamhetsberättelse och återges under avsnittet om verksamhetsuppföljning.

Nämndkontoret följer inte upp resultatenheternas verksamhet utan den beställning som

nämnden lagt på dessa. I uppföljningen utgår nämndkontoret från de specifika uppdrag

som finns i nämndens verksamhetsplan samt mäter effekter av beställningarna. Exempel

på detta är kvalitetsuppföljning enligt VågaVisa konceptet (kundundersökning,

självvärdering och observationer) av kulturskolan. Kundundersökning bland

kulturskolans elever sker årligen och även självvärdering. Frågorna sorteras in under fyra

målområden och samtliga dessa målområden ingår i nämndens egna mål om barn och

ungdomars tillgång till kulturell verksamhet av hög kvalitet. En redovisning av den senast

genomförda undersökningen lämnades till nämnden i maj 2012. I årsredovisningen finns

även en kort beskrivning av resultaten från undersökningen. Observationer av

kulturskolan sker inte årligen (ej under 2012) utan med ett visst tidsintervall.

Övriga uppföljningsexempel är kultur- och fritidsvaneundersökningar som syftar till att ta

reda på hur nämndens medel till barn och ungdomars fritid nyttjas och få deras syn på

kvalitén. I denna undersökning ingår alla de verksamheter som nämnden beställer d.v.s.

fritidsgårdar, bibliotek och kulturskola samt övrigt föreningsliv m.m.

Uppföljning av aktivitetsbyrån sker enligt avtal med beställaren. I avtalet framgår vilken

uppföljning utföraren ska genomföra och redovisa, exempelvis systematisk och

regelbunden uppföljning av kvalitet och mål för verksamheten samt uppföljning av

genomfört arbete samt måluppfyllelse. Uppföljningen redovisas dels i den årliga

verksamhetsuppföljningen och dels i en särskild verksamhetsberättelse från

Studiefrämjandet som i sin helhet delges nämnden samtidigt med den övergripande

verksamhetsuppföljningen. Nämndkontoret har även en regelbunden dialog med

Studiefrämjandet.

13

Tekniska nämnden

I samband med att tilldelningsbeslut fattats avseende vissa entreprenader har nämnden

uttalat att en avstämning av entreprenaderna ska ske till nämnden tre gånger per år.

Nämnden har vid sitt sammanträde i november 2012 erhållit uppföljning av de fyra

entreprenader som finns inom fastighet och väg. Vi noterar att uppföljning inte skett med

den frekvens som nämnden fastställt. Det är även dåligt belyst i redovisningen till

nämnden vilken uppföljningsmetodik eller vilka fakta som slutsatserna och bedömningen

grundar sig på. Enligt uppgift från kontoret ses detta som ett utvecklingsområde.

Det finns inga skriftliga, och av nämnden fastställda, riktlinjer för hur uppföljningen ska

göras. Vad som följs upp anges också bero på vad som är angivet i avtalet. Kontoret

medger att uppföljningar inte har gjorts i den utsträckning som efterfrågats, men att de

kommer att förbättra detta. Entreprenören för utemiljöer ska återkomma med

korrigeringar efter den kritik som riktades till dem vid uppföljningen. De två

driftentreprenaderna inom renhållningsverksamheten följs upp årligen.

Miljönämnden

Nämnden har en tillsynsplan med planerade aktiviteter för året. Tillsynsplanen återfinns

som bilaga till verksamhetsplanen och beslutas av nämnden. I nämndens

verksamhetsplan framgår hur uppföljning och återrapportering av tillsynsplanen ska ske.

Planen tas fram av förvaltningen och baserad på risk, eventuella

prioriteringar/kampanjer, avgifter/taxor och tider enligt modell från SKL och

Livsmedelsverket.

Uppföljning av tillsynsplanen görs månadsvis på kontoret. I samband med

verksamhetsredovisning och verksamhetsberättelse redovisas utfallet av aktiviteterna i

tillsynsplanen för nämnden. Uppföljning av nämndens tillsynsplan 2012 har redovisats

till nämnden på sammanträde i mars 2013. Den planerade tillsynen har inte helt kunnat

utföras i enlighet med plan och antalet tillsyner är i många fall lägre än planerat. Av

uppföljningen framgår att ”omfattande omklassning av livsmedels- och

hälsoskyddsobjekt, tillsynsmyndighetens granskning och revision av nämndens

verksamhet, medverkan i framtagande av kommunens VA-plan samt omfattande

remisser avseende miljöprövningen av Förbifart Stockholm är några aktiviteter som tagit

resurser från planerad tillsyn”.

3.2.1.2 Kundfakturering

I vår granskning kan vi konstatera att ansvar för att skapa kundfakturor ligger hos

respektive förvaltning. Vi har genomfört intervjuer med representanter för

kundfakturering avseende barnomsorg, VA -renhållning, vård och omsorg samt central

ekonomifunktion för att översiktligt kartlägga kundfaktureringsprocesserna.

14

Vi bedömer att rutinerna för kundfakturering av förklarliga skäl skiljer sig åt beroende på

vilken typ av vara/tjänst som faktureras. Vi rekommenderar att arbetsbeskrivningar och

rutiner för backup vid semester, sjukdom eller annan frånvaro bör uppdateras och i något

fall utvecklas.

Bevakning av obetalda fakturor överlåts till ett externt företag som sköter hela

bevakningen från påminnelse till eventuell inkassohantering. Vid felaktiga fakturor eller

betalningar ansvarar normalt respektive förvaltning för att ta tillbaka fakturorna.

Vi bedömer att kommunen har rutiner för betalningsbevakning. I och med att

kundfakturahanteringen är decentraliserad behövs en fördjupad granskning ske för att

säkerställa att system och rutiner fungerar tillfredsställande, vilket föreslås genomföras i

en framtida granskning.

3.2.1.3 Moms

Vi bedömer att det finns dokumentation av rutinerna för redovisning av moms.

Skatteverkets information om momssatser har lagts in på intranätet. Ytterligare

information finns angående vissa kostnader, exempelvis representation. Vi

rekommenderar, baserat på utfallet av de stickprov som tagits, att insatser genomförs för

att säkerställa att den information som finns på intranätet följs. Vidare rekommenderar vi

att samtliga arbetsuppgifter avseende momshantering dokumenteras och att

arbetsbeskrivningar tas fram för att minska sårbarheten.

Vi anser också att kommunen årligen behöver följa upp att den interna kontrollen

avseende momsredovisningen är tillräcklig. Uppföljningen kan ske inom ramen för arbete

med internkontrollplaner.

3.2.1.4 Förtroendekänsliga poster

Våra iakttagelser utifrån intervjuer, genomgång av rutiner, styrdokument och stickprov är

att det finns på nämndansvarignivå en tillfredsställande kunskap om innehållet i

attestreglementet om resor, representation och hur attest av dessa ska ske. Det finns även

dokumenterade riktlinjer för kontering av resor och representation på intranätet.

Vi bedömer utifrån stickprov av kontering och underlag för poster bokförda på konton

gällande intern representation, extern representation och kurs och konferens att den

interna kontrollen för dessa konton behöver stärkas och detta gäller främst inom

produktionen. Vår bedömning är att flertalet nämnder behöver följa upp att de formella

kraven på underlagen efterlevs och säkerställa att rätt kontering sker enligt aktuell

lagstiftning och god redovisningssed för dessa konton.

15

3.3 Nämndernas resultat

3.3.1 Ekonomiskt resultat

Nämndernas ekonomiska resultat (avvikelse mot budget) vid bokslut 2012 framgår enligt

tabellen nedan.

Nämnd/styrelse BUN KF SN MN TN KS BN

Resultat (mnkr) -1,2 +0,2 -14,9 0 Tekniska-2,3

VA-1,2

Klk +6,0

Prod +4,2

-2,6

Socialnämnden redovisar störst underskott mot budget med 14,9 mnkr. Underskottet

återfinns främst inom IFO (12,2 mnkr) och beror främst på ökade placeringar barn och

unga, fem LVM-ärenden samt ökat ekonomiskt bistånd.

Barn- och utbildningsnämndens negativa budgetavvikelse om 1,2 mnkr förklaras till stor

del av ökade kostnader för elever i behov av särskilt stöd, fler elever än budgeterat samt

ökade kostnader för skolresor.

Tekniska enheten redovisar en negativ budgetavvikelse om 2,3 mnkr vilket i huvudsak

förklaras av att årets resultat har belastats med kostnader om 1,5 mnkr för

badhusprojektet. VA-verksamheten redovisar ett underskott om 1,2 mnkr.

Byggnadsnämndens negativa budgetavvikelse om 2,6 mnkr beror till stor del på lägre

bygglovsintäkter samt längre planprocess än beräknat.

Kultur- och fritidsnämnden samt Miljönämnden redovisar resultat i linje med budget.

Kommunledningskontoret under Kommunstyrelsen redovisas en positiv avvikelse mot

budget om 6,0 mnkr och den samlade produktionen (skola, omsorg, kultur) ett positivt

resultat om 4,2 mnkr.

3.3.2 Måluppfyllelse

Vi bedömer att nämnderna i sina verksamhetsberättelser följt upp de av fullmäktige

fastställda verksamhetsmålen. Uppföljningen sker i form av beskrivning av olika

aktiviteter som nämnderna arbetar med för att nå målen.

Nämnderna har också fastställt egna mål som följs upp i verksamhetsberättelserna. Vi

kan dock inte se att Byggnadsnämnden redovisar uppföljning och bedömning av de egna

målen på ett tydligt sätt.

16

Nämndernas måluppfyllelse avseende de egna målen vid bokslut 2012 framgår enligt

tabellen nedan.

Nämnd/styrelse BUN KF SN MN TN* KS** BN*** Totalt

Bedömning av

mål:

1. Uppnått 1 4 5 - 10

2. Inte helt

uppnått, är på väg

6 4 5 8 2 - 24

3. Ej uppnått, men

påbörjat

1 4 1 - 7

4. Ej uppnått, ej

påbörjat

2 - 2

*Tekniska nämndens bedömning avser delmålen för 2012.

** Kommunstyrelsen har ingen samlad redovisning av mål och måluppfyllelse. I

verksamhetsberättelsen för kommunledningskontoret redovisas hur kontoret bidragit till att nå

fullmäktiges övergripande mål.

*** Nämnden har inte gjort bedömning enligt kommunens mall, bedömning enligt 1-4.

Måluppfyllelsen hos nämnderna varierar men merparten av målen bedöms av nämnderna

vara ”inte helt uppnått, är på väg”.

3.4 Rättvisande räkenskaper

Utifrån genomförd granskning bedömer vi att Kommunstyrelsens och nämndernas

delårsrapporter och årsredovisningen i allt väsentligt är rättvisande.

Under året genomförda periodiseringskontroller visar att periodiseringar sker i enlighet

med god redovisningssed och kommunens anvisningar.

17

2013-04-10

Josefin Loqvist Anders Hägg

Projektledare Uppdragsledare

4 Bilaga - Iakttagelser per styrelse/nämnd

Styrning och uppföljningRevisionsfråga Barn- och

utbildnings-nämnd

Kultur- ochfritidsnämnd

Socialnämnd Miljönämnd Tekniskanämnd

KommunstyrelseProduktion Omsorg (PO)och Produktion Skola ochförskola (PS)?

Byggnadsnämnd

Finns system förstyrning och uppföljningav ekonomi, verksamhetoch kvalitet?

Ja. En verksamhetsplan för2012 finns. Tre avkommunens övergripandemål anges vara av särskildbetydelse för nämndensansvarsområde. Nämndensegna mål är koncentreradeinom tre huvudområden;”kunskap”, ”trygghet” samt”inflytande/valfrihet”.Kopplat till dessa trehuvudområden finnsnämndmål samtindikatorer för att kunnafölja upp och utvärderamålen. Indikatorernautgörs av betyg,testresultat etc.

Nämnden har en plan föruppföljning ochutvärdering.

Ja. Verksamhetsplan för2012 finns och innehållerövergripandekommunmål samt femnämndspecifika mål somsvarar mot deövergripande målen ochriktlinjerna frånkommunfullmäktige. Förnämndens mål finnsindikatorer med nulägeoch mål.

Nämnden styrs också aven kulturstrategi förEkerö kommun, deungdomspolitiska målen,riktlinjer för kommunensarbete med idrott ochfysisk aktivitet samtbiblioteksplanen somtagits av KF.

Ja. Socialnämnden harverksamhetsplan för2012-2015 som innehållersex mål förSocialtjänsten. Kopplattill de 6 målen finnsbedömning av nuläge,konkretisering av målen,prioriterat arbete underperioden för att nämndenska klara sina uppdragoch uppnå målen.Kopplat till respektiveprioriterat område finnsstrategier och åtgärdersamt ansvarig ochtidsplan för när det skaredovisas försocialnämnden i en skhandlingsplan.

Nämnden har en plan föruppföljning som framgårav ledningssystem menäven av tjänsteutlåtandeför intern kontroll.

Ja. En verksamhetsplanför 2012 har tagitsfram. Miljönämndenantog 2011-11-30 18 st.mål för verksamheten. Iverksamhetsplanenanges hur uppföljningska ske

Det finns också entillsynsplan medplanerade aktiviteterför året.

Ja. Tekniskanämnden antogvid möte i juni2012 enverksamhetsplanmedverksamhetsmålför 2012.Verksamhetsplanen tar sinutgångspunkt ifullmäktigesövergripande målför kommunen,den politiskaplattformen förmandatperiodensamt nämndensantagna mål ”Etthållbart Ekerö in iframtiden”.Nämnden har attta särskilt ansvarför mål nummerfem avKommunfullmäktiges mål. Utifråndessa harnämnden tagitfram åtta egnamål med delmål.

För varje målangesförutsättningar,måltal

Ja.

PO: Verksamhetsplan finnsför 2012-2013 sominnehåller övergripandekommunmål samt fyraegna mål som gäller förPOs verksamheter. Tilldessa finns strategier samtuppföljningsindikatorer.Det finns också handlings-plan för respektive mål.Den övergripandeverksamhetsplanen brytsner till såväl sektionsnivåsom enhetsnivå.

Produktionsenheten hararbetat fram ett nyttledningssystem för kvalitetsom fastställdes iproduktionsenhetensledningsgrupp i september.Ledningssystemet utgårfrån bestämmelsernas iSocialstyrelsens föreskrifteroch allmänna råd (SOSFS2011:9). Det innefattarprocesser och arbetssätt föratt planera, leda, styra, följaupp och förbättraverksamheten utifrångällande mål och krav.

ProduktionsområdetOmsorg får också uppdrag

Ja. En verksamhetsplan finnsför 2012 som innehåller tiolångsiktiga mål för nämnden.

I verksamhetsplanen anges huruppföljning ska ske.

19

(indikatorer),strategi ochuppföljning samthandlingsplan.

från Socialnämnden(Socialnämndensprioriteradeutvecklingsområden –uppdrag tillproduktionsenhet Omsorg)där nämndensprioriteringar för deninterna produktionen samtöverenskomnaersättningsnivåertydliggörs.

PS: I verksamhetsplanenanges vilka målområdenoch utvecklingsområdensom finns. Till varje målanges ett antal indikatorer,samt en handlingsplan förhur målet ska nås. Målenbaseras på det över-gripande målet om att varaen av de tio bästa skol-kommunerna och på de målsom BUN tar fram. PS-ledningen tolkar målen ochtar in andra aspekter ochskapar mål förverksamheten. Respektiveskolenhet har en egenverksamhetsplan som utgårfrån de övergripandemålen.

Har nämnden enkontinuerlig ochsystematiskuppföljning?

Ja. Nämndkontoret hållerpå att utveckla ettkvalitetssystem i syfte attsystematiskt följa upp,utvärdera och återkopplanämndmålen.

Uppföljning ochrapportering av målen skeri verksamhets-redovisningar (mars, aug,sept) samt vid bokslut.Indikatorerna jämförs med

Ja. Uppföljning ochrapportering av mål,indikatorer och ekonomisker iverksamhetsredovisning(mars, aug, sept) och iverksamhetsberättelseoch utgör underlag förbedömning avmåluppfyllelsen.

Nämnden har ett antaltjänstegarantier. Det har

Ja. Nämnden harfastställt ettledningssystem förkvalitet.Ledningssystemetbeskriver bl.a. former föruppföljning av mål ochverksamhetsutveckling,ekonomi och kvalitet.

Uppföljning av mål skergenom indikatorer. I

Ja. I samband medverksamhets-redovisning och iverksamhetsberättelseredovisas till nämndenmåluppfyllelse, detekonomiska utfallet ochprognos, utfallet avaktiviteterna itillsynsplanen samtärendebalans.Tillsynsplanen går somsärskilt ärende till

Ja. Den löpandeuppföljningenunder året beståravverksamhetsredovisning per mars,augusti (delår)och september.Övriga månaderupprättas merkortfattadeuppföljningar iform av resultat-

PO: Ja. Uppföljning avekonomi sker månatligen.Uppföljning av mål skerkvartalsvis. Enheternalevererar uppföljning tillrespektive sektion som i sintur levererar uppföljningtill produktionsledning somsammanställer.Rapportering sker tillKommunstyrelsen. Arbetepågår för att förbättrauppföljningen av kvalitet

Ja. Uppföljning av ekonomisker månatligen ochrapporteras löpande tillnämnden. Uppföljning ochrapportering av mål sker viddelår och bokslut.Ärendebalans, ekonomi ochproduktion bostadsbyggandeföljs upp 3 ggr/år. Ävenuppföljning av maximalahandläggningstider ska ske.

Till nämnden rapporteras även

20

tidigare år. Ekonomiskuppföljning görsmånatligen ochrapporteras löpande tillnämnden.

Uppföljning av kvalitet ochresultat i skolorna görslöpande under läsåret,detta rapporteras tillnämnden. SKL:s öppnajämförelser och övriguppföljning rapporteras iverksamhetsberättelsen.

Nämndsansvarige uppgeratt det inte är möjligt attfölja uppverksamhetskvaliteten iden externt köptavuxenutbildningen.

Tjänstegarantier följs upp iverksamhetsberättelsen.

Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.

inte gjorts någonredovisning avseendedessa.

Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.

verksamhetsredovisningarna under året (mars,aug, sept) redovisaspågåendeverksamhetsutveckling iriktning mot målen.Bedömning avmåluppfyllelsen sker iverksamhetsberättelsen.Ekonomisk uppföljninggörs månatligen.Uppföljning avsocialtjänstens kvalitetsker på flera olika sätt,individperspektiv ochverksamhetsperspektiv ärcentrala perspektiv iuppföljningen. Avledningssystemet framgåräven ansvarsfördelning ikvalitetsarbetet på etttydligt sätt.

I samband med VoR harett antal områden tagitsfram med särskiltuppföljningsfokus under2012, exempelviskvalitetsuppföljningar påsärskilt boende.Uppföljning av dessaområden har skett underåret och redovisats tillnämnden.

Tjänstegarantier följs uppbla genom synpunkts-ochklagomålshanteringen.

Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.

nämnden, redovisas ej iverksamhetsberättelse.

Uppföljning avtillsynsplanen,ekonomiskt utfall,statistik kringklagomål, ansökningar,ärendebalans etc. görsmånadsvis på kontoret.

Tjänstegarantierna följsinte upp.

Se vidare under ruta”Granskning internkontroll 2012”.

indikatorer.Uppföljningarnaär i huvudsakinriktade motredovisning avperiodensekonomiskaresultat samtprognos förhelåret.Kommentarerlämnas tillbudgetavvikelserochosäkerhetsfaktorer anges. Iverksamhets-redovisningen perseptemberredovisas äventabell och graföver underhålls-insatser.

Se vidare underruta ”Granskningintern kontroll2012”.

genom brukar-undersökningar ochkollegiegranskning.

Avstämning avproduktionsområdetsåtaganden utifrånSocialnämndensprioriterade områden skeren gång per år, i sambandmedverksamhetsberättelsen.Detta rapporteras tillSocialnämnden.

PS: Ja. Produktionenupprättar enuppföljningsplan varje år.Uppföljning görs via attenheterna (skolenheterna)rapporterar ekonomi ochverksamhet tillproduktionsledningen viddelår och bokslut. Vidaregör s besök på enheternatvå gånger per år för attkontrollera verksamheten.Ekonomin följs löpande.Eventuella avvikelserresulterar i enhandlingsplan. I sambandmed bokslut upprättarrespektive skolenhet egnaverksamhetsberättelsersom sammanställs avproduktionsledningen iproduktionsområdetsövergripandeverksamhetsberättelse.Rapportering sker till KSoch BUN.

månatligen delegationsbeslut,utfall för överprövningar iandra instanser samt”förvaltningsinformation”.

Medborgarenkäter görs 1ggr/år.

Den negativa ekonomiskautvecklingen under året harresulterat i att nämndenbeslutat om en handlingsplanmed åtgärder. Nämnden harockså rapporterat vidaresituationen tillKommunstyrelsen.

21

System för intern kontrollRevisionsfråga Kontrollmål Barn och

utbildningsnämnd

Kultur- ochfritidsnämnd

Socialnämnd Miljönämnd Tekniskanämnd

Kommunstyrelse Byggnadsnämnd

Organisation, ansvaroch befogenheter

Nämnd harfastställt enändamålsenligorganisation medtydlig förankringav ansvar ochbefogenheter

Ja. Reglementefastställt 2010-10-26,gäller från 2011.Nämndkontoretuppger att de kanvara svårt att dratydliga gränsergentemotskolenheterna. Detfinns fortfarande

detaljer att lösa.

Ja. Reglemente finnssom reglerarnämndens ansvar ochuppgifter. Det ärfastställt avfullmäktige 2012-12-11. Gäller fr.o.m.2013-01-01 ochersätter tidigarereglemente somfastställdes 2011.

Ja. Reglementefastställt april 2012.

Organisationenuppfattas i huvudsakfungera väl.

Ja. Aktuellt reglementefinns from 2010.

Uppdraget uppfattastydligt: att följakommunens skyldigheterinom området. Områdetär dock mycket brett ochavgränsning via mål ochverksamhetsplan krävs.

Ja. Aktuelltreglemente finns från2011-03-29.

Ja. Aktuellt reglementefinns från 2011.

Attestreglementet äruppdaterat 2011.

Ja. Reglemente ärfastställt och gäller från2011-12-01.Organisatoriskaförändringar har gjortsunder året för attförbättrahandläggningen ochärendebalansen.

Administrativakontroller och rutiner

Nämnd hardokumenterad ochaktuelldelegationsordning

Ja. Delegations-ordning fastställd avnämnden 2012-01-17.Den är gällande menska ses över under2013.

Ja. Delegations-ordning är fastställdunder 2011 av

nämnden.

Ja.Delegationsordningreviderad ochfastställd 2012-12-05.Revideras vidförändringar. Nyrevidering ska göras ioch med att ett nyttverksamhetssystemska introduceras2013.

Ja. Gällandedelegationsordningfastställd 2010-03-17 ochreviderad 2011-10-26.

Ja. Gällandedelegationsordning ärfastställd 28 april2011 och uppdaterad29 februari 2012.

Ja, Delegationsordning ärfastställd 2011-06-07.

Ja.Delegationsordningenreviderades 2012-01-11.Den revideras vid detförsta nämnd-sammanträdet varje år.

Väsentlighets- ochriskanalys (VoR)

Nämnd genomförårligen en VoRanalys för attidentifiera hotavseende ekonomi,måluppfyllelsesamt regel-efterlevnad

Nej. Ingendokumenterad risk-ochväsentlighetsanalysär gjord för 2012.

Dock sker vissriskbedömning iverksamhetsplanen2012 främst avseendevolymrisker.Fastställdaindikatorer är i vissmån framtagna ur ett

Delvis. Det finnsingen dokumenteradrisk- ochväsentlighetsanalysmen det finns enstrategisk plan sominnehåller riskanalys.Detta är en början påen VoR.

Ja. En dokumenteradrisk- ochväsentlighetsanalysgörs årligen inomområdena ”Mål ochverksamhetsplanering”, ”Ekonomi” samt”Kvalitet”.

Nej. Ingen dokumenteradrisk- ochväsentlighetsanalys ärgjord för 2012.

Dock baseras nämndenstillsynsplan bland annatpå riskanalyser.

Nej. Ingendokumenterad risk-ochväsentlighetsanalys ärgjord för 2012.

Enligt ansvarig hararbetet med risk- ochväsentlighetsanalyspåbörjats.

Nej. Ingen dokumenteradväsentlighets- ochriskanalys genomförd inför2012. Under 2012 har mangenomfört en utbildnings-dag kring intern kontroll förkontor/förvaltningar.

Delvis. Det finns ingendokumenterad risk- ochväsentlighetsanalys. Entyp av risk- ochvästenlighetsanalys görsi samband medframtagandet av internkontrollplan menresonemanget som försdokumenteras inte.

22

riskperspektiv.

Ansvarig framför attarbetet med detsystematiskakvalitetsarbetet ansesvara en del inämndensinternkontrollarbete.

Uppföljning ochåtgärder - internkontrollplan (ellermotsvarande)

Nämndenfastställer årligenen plan för att följaden internakontrollen inomverksamheten

Nej. Det saknas enintern kontrollplanför 2012.

Nej. Det saknas enintern kontrollplanför 2012.

Ja. En internkontrollplan förkontroller avprocesser och rutinertas fram årligen ochfastställs avnämnden. Det finnsen tydlig kopplingmellan risk- ochväsentlighetsanalysenoch planen.

Uppföljning/kontroller enligtinternkontrollplanenhar skett ochredovisas i sambandmedverksamhetsberättelsen

Nej. Det saknas eninternkontrollplan för2012.

Det finns dock entillsynsplan som tydligtreglerar vilka kontrollersom ska genomföras.

Nej. Det saknas eninternkontrollplan för2012.

Enligt ansvarig ska eninternkontrollplanvara på gång.Kontrollplanen angessom strategisk, medfokus på verksamhet,legala aspekter ochärendegång likvälsom ekonomiskaaspekter.

Nej. Det saknas eninternkontrollplan för 2012

Ja. En internkontrollplan tas framårligen och fastställs avnämnden. Planenfokuserar på områdensom brustit i tidigarekontroller och politiskabeslut.

Uppföljning/kontrollerenligtinternkontrollplanenhar skett och redovisas isamband medverksamhetsberättelsen.

Granskning internkontroll 2012

Kontrollmål

Uppföljning med fokuspå externa och internautförare

Systematiskuppföljning sker avde interna ochexterna utförarna.

Ja. Nämnden har enutvärderingsplan därplaneradeverksamhets-/kvalitetsuppföljningar, tillsyn, dialogerm.m. under ettverksamhetsårframgår. Uppföljningav kvalitet ochresultat i skolornagörs löpande underläsåret. Exempelvis ijuni har

Ja.ProduktionsområdetKultur och Fritidsamlar in dekommunalaresultatenheternasverksamhets-uppföljningar ochsammanställer dettatill produktions-områdetsverksamhets-berättelse. Vissa avenheternas uppgifter

Ja. Interna ochexterna verksamheterföljs upp enligtsocialnämndensledningssystem förkvalitet. Uppföljningsker av att tjänsternasutförande iverksamheterna leverupp tillavtalsreglerade krav,att utföraren hararbetssätt och rutinersom säkrar en god

Ja. Uppföljning avtillsynsplanen görsmånadsvis på kontoret. Isamband medverksamhets-redovisningochverksamhetsberättelseredovisas utfallet avaktiviteterna itillsynsplanen förnämnden. Uppföljning avnämndens tillsynsplan2012 har redovisats tillnämnden på

Ja. I samband medatt tilldelningsbeslutfattats avseende vissaentreprenader harnämnden uttalat atten avstämning aventreprenaderna skaske till nämnden tregånger per år.Nämnden har vid sittsammanträde inovember 2012erhållit uppföljningav de fyra

PO: När det gäller dekommunala utförarna sålevererar respektive enhetuppföljning till respektivesektion som i sin turlevererar uppföljning tillproduktionsledningen somsammanställerverksamhetsberättelse.Rapportering sker tillKommunstyrelsen.Avstämning ochuppföljning avproduktionsområdets

ET

23

nämndkontoretdialog kringskolresultaten medenheter inom denkommunalaproduktionen. Underoktober ochnovember harnämndkontoretdialog med enheternautifrån nämndensmål. I samband medatt nämndenbehandladeårsredovisningen(2012-03-13)rapporteradesresultatet av dennauppföljning i ettsärskilt ärende”redovisning ochanalys avuppföljningsdialoger2012”. SKL:s öppnajämförelser och övriguppföljningrapporteras iverksamhetsberättelsen.

Tillsyn av friståendeförskolor ärnämndens ansvaroch sker vianämndkontoretsårliga tillsynsbesök.Att årligatillsynsbesök ska skeframgår avnämndensutvärderingsplan.Det finns dock ingariktlinjer ellerstyrande dokumentantagna av nämndenavseende hurtillsynen ska

lyfts sedan in tillnämndensverksamhetsberättelse och återges underavsnittet omverksamhetsuppföljning. Nämndkontoretföljer inte uppresultatenheternasverksamhet utan denbeställning somnämnden lagt pådessa. Iuppföljningen utgårnämndkontoret frånde specifika uppdragsom finns inämndensverksamhetsplansamt mäter effekterav beställningarna.Exempel på detta ärårligkvalitetsundersökning av kulturskolansamt kultur- ochfritidsvaneundersökningar ochkvalitetsuppföljningenligt VågaVisakonceptet . Dessauppföljningar skerdock inte årligen (ejunder 2012) utanmed ett vissttidsintervall.Uppföljningarna skaåterrapporteras tillnämnden.

Uppföljning avverksamheten inomAktivitetsbyrån skervia dialog mellannämndkontoret ochStudiefrämjandet. Vihar inte uppfattat att

kvalitet samt attverksamheten har engod kvalitet.Uppföljningen avtjänsternas utförandegenomförs löpandeunder året ochredovisas allteftersomde genomförs tillnämnden. Ommindre bristeruppmärksammasgenomuppföljningarna såhanteras det avnämnkontoret isamråd medutförarna.Graverande bristerleder till att utförarenfår i uppdrag att tafram en åtgärdsplan.Åtgärdsplanenrapporteras tillnämnden ochuppföljning av planensker gemensamt.

Planeradeuppföljningar medbäring på kvalitet ochverksamhet för 2012framgår av nämndenstjänsteutlåtandeavseendeinternkontroll. Under2012 hadenämndkontoretplanerat ett antalkvalitetsuppföljningar och verksamhets-uppföljning.Merparten av dessahar genomförts ochåterrapporterats tillnämnden under 2012.Kvarstående

sammanträde i mars2013. Den planeradetillsynen har inte heltkunnat utföras i enlighetmed plan och antalettillsyner är i många falllägre än planerat. Avuppföljningen framgår att”omfattande omklassningav livsmedels- ochhälsoskyddsobjekt,tillsynsmyndighetensgranskning och revisionav nämndensverksamhet, medverkan iframtagande avkommunens VA-plansamt omfattanderemisser avseendemiljöprövningen avFörbifart Stockholm ärnågra aktiviteter somtagit resurser frånplanerad tillsyn”.

entreprenader somfinns inom fastighetoch väg. Det finnsinga skriftligariktlinjer för huruppföljningen skagöras. Vad som följsupp anges också beropå vad som är angiveti avtalet. Kontoretmedger attuppföljningar inte hargjorts i denutsträckning somefterfrågats, men attde kommer attförbättra detta.Entreprenören förutemiljöer skaåterkomma medkorrigeringar efterden kritik somriktades till dem viduppföljningen.

De tvådriftentreprenadernainomrenhållningsverksamheten följs uppårligen.

åtaganden utifrånSocialnämndensprioriterade områden skeren gång per år. För 2012har nämndkontoret jämförtuppföljningen medåtagandet och gjortbedömningen att enhetenarbetar i enlighet mednämndens prioriteradeområden. Detta framgår avnämndens protokoll från2013-02-13.

PS: Produktionen upprättaren uppföljningsplan varjeår. Uppföljning görs via attenheterna (skolenheterna)rapporterar ekonomi ochverksamhet tillproduktionsledningen viddelår och bokslut. Vidaregör s besök på enheternatvå gånger per år för attkontrollera verksamheten.Ekonomin följs löpande.Eventuella avvikelserresulterar i enhandlingsplan. I sambandmed bokslut upprättarrespektive skolenhet egnaverksamhetsberättelsersom sammanställs avproduktionsledningen iproduktionsområdetsövergripandeverksamhetsberättelse.Rapportering sker till KSoch BUN.

24

bedrivas, d.v.s. ingariktlinjer somreglerar hur tillsynenska planeras,genomföras,dokumenteras,återrapporteras tillnämnd samt följasupp. De områdensom tillsynenomfattar regleras iSkollagen. En mallför tillsynsbesöken ärdock underutarbetning somtydliggör vilkaområden som skagranskas/kontrolleras och dokumentationav tillsynen kommerockså att ske i dennamall. Idagdokumenterastillsynerna i s.k.protokoll.

Om stora bristerskulle framkommavid tillsynen ska dettarapporteras tillnämnden vilkethittills aldrig hargjorts. Mindreåtgärder/förbättringar hanteras avnämndkontoret idialog medfriskolorna.Nämnden får muntligåterrapporteringavseende samtligatillsyner men tar intedel av detaljer isamtliga tillsyner,d.v.s. nämnden fårinte löpandedokumenterad

det finnsdokumenterat huruppföljning av denexterna utförararenska ske och inte helleratt denna uppföljningåterrapporterasskriftligt tillnämnden.

uppföljningarkommer attgenomföras ochrapporteras tillnämnden under 2013.

Den uppföljning somnämndkontoretansvarar förkompletteras medutförarnas egnauppföljningar samtsocialkontoretsuppföljning avindividuella beslutsamt verksamhets-uppföljning inomIFO.

Socialstyrelsengenomför också årligauppföljningar(nöjdhetsundersökningar). Socialstyrelsengjorde en oanmäldinspektion på ettäldreboende under2012 som resulteradei någraanmärkningar. Enåtgärdsplan togs framav boendet ochrapporterades tillnämnd.

25

återrapportering.

Förtroendekänsligaposter

Stickprovsvisgranskning harskett av fakturorpå följandekonton:- Kurser ochkonferensavgifterför personal ochförtroendevalda- Internrepresentation- Externrepresentation- Personal-befrämjande- Internuppvaktning

Granskning avseratt kontrollera omunderlag i form avsyfte (ibland ävenprogram) ochdeltagare framgår.Även om kontrollom fakturorna ärrätt klassificerade.

Internrepresentation:Granskat fyrafakturor. Syfte ochuppgift om deltagareframgår på samtligagranskade fakturor.

Intern uppvaktning:Granskat en fakturaoch på den framgåruppgift om syfte.

Internrepresentation:Granskat en fakturaoch uppgift om syfteoch deltagareframgår.

Kurser och konferenspersonal: Granskat enfaktura och på densaknas uppgift omdeltagare samtprogram.

Intern uppvaktning:Granskat en fakturaoch på den saknasuppgift om syfte.

Personalbefrämjande: Granskat trefakturor och en avdessa bedömsfelklassificerad.

Urvalet av fakturoromfattar intemiljönämndensansvarsområde.

Kurser och konferenspersonal: Granskattvå fakturor och på ensaknas uppgift omdeltagare ochprogram.

Internrepresentation:Granskat två fakturoroch på en saknasuppgift om deltagareoch en bedömsfelklassificerad.

Externrepresentation:Granskat en fakturaoch på den saknasuppgift om och syfte.

Kurser och konferens förpersonal: Granskat 18fakturor. På sju av degranskade fakturornasaknas uppgift omdeltagare och/ellerprogram. Syfte framgår påsamtliga.

Kurs och konferensförtroendevalda: Granskat12 fakturor. Programsaknas på åtta fakturor ochdeltagare saknas på enfaktura. Syfte framgår påsamtliga.

Intern representation:Granskat 29 fakturor. På 13fakturor saknas uppgift omsyfte och deltagare. En ärfelklassificerad.

Extern representation:Granskat 13 fakturor varav12 saknar uppgift om syfte.Sju fakturor saknar uppgiftom deltagare.

Intern uppvaktning:Granskat 15 fakturor. Sju avdessa saknas uppgift omsyfte. En bedömsfelklassificerad.

Personalbefrämjande:Granskat 16 fakturor. Treav dessa har bedömts somfelklassificerade.

Kurser och konferensförtroendevalda:Granskat en faktura ochpå den saknas uppgiftom deltagare samtprogram. Syfte framgår.

Intern representation:Granskat fyra fakturoroch tre av dessa saknaruppgift om deltagare.Två saknar uppgift omsyfte.

Intern uppvaktning:Granskat två fakturoroch på dessa saknasuppgift om syfte.

Personalbefrämjande:Granskat en faktura ochden bedöms varafelklassificerad.

26

Nämndernas resultatRevisionsfråga Kontrollmål Barn och

utbildnings-nämnd

Kultur- ochfritidsnämnd

Socialnämnd Miljönämnd Teknisknämnd

Kommunstyrelse Byggnads-nämnd

Ekonomiskt resultat Nämnden/styrelsenuppnår ettekonomiskt resultatsom överensstämmermed KF:s mål.

Nej. Nämnden redovisaren negativ avvikelsejämfört med budget om1 160 tkr.

Inom grundskolanredovisas ett underskottom ca 2 mnkr vilketförklaras av ökadekostnader för särskiltstöd.

Gymnasieskolanredovisar ett underskottom 2,5 mnkr vilket delvisförklaras av fler elever änbudgeterat samt ökadekostnader för skolresor.

Underskottet inomskolan motverkas till vissdel av överskott inomförskola, på 1,2 mnkr.Förklaringen är färrebarn än budgeterat menäven högre intäkter förbarnomsorgstaxan.

Ja. Nämndenredovisar en positivavvikelse jämfört medbudget om 196 tkr.

Nej. Nämndenredovisar en negativavvikelse jämförtmed budget om 14,9miljoner.

Nämnden redogörför orsakerna tillunderskottet på etttydligt vis.Underskottetåterfinns främstinom IFO (12,2miljoner) och berorfrämst på ökadeplaceringar barn ochunga, fem st LVM-ärenden och ett ökatekonomiskt bistånd.

Nämnden har underåret försökt attarbeta fram åtgärderoch lösningar för attkomma tillrätta medden ekonomiskaobalansen.Socialnämnden harfastställtåtgärdsplan. I dennaingår bl a attutveckla former iöppenvård ochboendeformer.Åtgärder som kan fåpositiv påverkan påkostnadsut-vecklingen.

Ja. Nämndenredovisar en positivavvikelse jämförtmed budget om 35tkr.

Nej.

Tekniska kontoretredovisar en negativavvikelse jämfört medbudget om 2,3 mnkr.Detta förklaras ihuvudsak av att åretsresultat har belastatsmed kostnader om 1,5mnkr förbadhusprojektet.Utgifterna harkostnadsförts eftersomkommunfullmäktigehar beslutat om attavbryta projektet.

Va-verksamhetenredovisar ettunderskott jämförtmed budget om 1,2mnkr. För att täckaverksamhetenskostnader ochunderskott har beslutfattats om att höjabrukningsavgifternamed 12 % from 1januari 2013.

Ja.

Kommunledningskontoret under Kommunstyrelsenredovisas en positivavvikelse mot budget om6,0 mnkr och densamlade produktionen(skola, omsorg, kultur) ettpositivt resultat om 4,2mnkr.

Nej. Nämndenredovisar en negativavvikelse jämfört medbudget om 2 587 tkr.

Byggnadsnämndenredogör för orsakernatill underskottet påett tydligt vis. Detberor till stor del pålägre bygglovsintäktersamt längreplanprocess änberäknat i budget.

En handlingsplanmed åtgärder hartagits fram underåret.

27

Prestationer Nämnden/styrelsenhar utfört deprestationer somfinns fastställda ibudget 2012.

Verksamhets-/volymstatistik ochnyckeltal redovisas ibilaga tillverksamhetsberättelse. Iverksamhetsberättelsenkommenteras detta perverksamhet på ett tydligtsätt.

Verksamhetsstatistikoch nyckeltalredovisas iverksamhets-berättelsen på etttydligt vis via tabelleroch kommentarer.

Verksamhets-/volymstatistik ochnyckeltal redovisas ibilaga tillverksamhets-berättelsen på etttydligt vis viatabeller ochkommentarer. Avdessa framgår attexempelvis att antalutfördahemtjänsttimmarsamtförsörjningsstödetöversteg budget.

Verksamhets-statistik ochnyckeltal redovisas ibilaga tillverksamhets-berättelsen.Kommentarer tilldessa finns iverksamhets-berättelsen.

Verksamhetsstatistikoch nyckeltal redovisasi verksamhets-berättelsen.

Verksamhetsstatistik ochnyckeltal redovisas iverksamhetsberättelsen.

Volymstatistik ochnyckeltal redovisas itabeller i bilaga tillverksamhets-berättelsen.

Kvalitet Nämnden/styrelsenuppnår ettkvalitetsmässigtresultat somöverensstämmer medfastställd budget2012.

Delvis. Nämnden harantagit kvalitetsmål ocharbetar aktivt medkvalitet inom sinverksamhet bl a medVåga Visa.

Delvis. Nämnden harantagit kvalitetsmål,exempelvis ”barn ochungdomar hartillgång till kulturellverksamhet med högkvalitet och ett brettutbud av idrott ochfysiska aktiviteter”.Målet bedöms varainte helt uppnått menpå väg att uppnås.

Delvis. Nämndenhar antagitkvalitetsmål,exempelvis godkvalitet inomäldreomsorgen samtatt socialtjänsten skavaraindividanpassad,rättssäker ochkostnadseffektivBedömningen avmålen är inte heltuppnått men på vägsamt ej uppnått menpåbörjat. Defastställda målen ärav karaktären”inriktningsmål”eller ”strävansmål”.Målens karaktärkräver mycket högkvalitetsnivå för attkunna betraktas somhelt uppfyllda

Inga särskildakvalitetsmålangivna

Inga särskildakvalitetsmål angivna.

Inga särskildakvalitetsmål angivna.

Delvis. De internakontrollmålen kananses utgöra en typ avkvalitetsmål då deavser kortahandläggningstider,rätt avgift för bygglovm.m. Resultatetredovisas iverksamhetsberättelsen, en avvikelserapporteras för 2012.

28

Måluppfyllelse Nämnden/styrelsenhar uppnått de avKommunfullmäktigeoch av nämndenfastställda målen

Delvis.

Av kommunfullmäktigesverksamhetsmål berörsnämnden av sex mål. Enbeskrivning av hurnämnden arbetar för attuppnå målen redovisas iverksamhetsberättelsen.

Nämnden har antagit sjuegna mål ochuppföljningen ochbedömningen avseendedessa redovisas iverksamhetsberättelsen.

Nämnden har bedömt attsex mål inte är heltuppnådda men på väg.Ett mål har bedömtsuppnått.

Delvis.

Av kommun-fullmäktigesverksamhetsmålberörs nämnden avmålet grundskola,service ochbemötande, valfrihet,hållbar utvecklingsamtsamhällsutveckling.En beskrivning av hurnämnden arbetar föruppfyllelse av målenredovisas iverksamhetsberättelsen.

Nämnden har antagitfem egna mål. Dessaföljs upp ochredovisas iverksamhetsberättelsen. Målen omkommunenskulturmiljöer ochkonstnärliggestaltning har slagitsihop och bedömstillsammans.Samtliga fyraredovisade mål harbedömts som intehelt uppnått men påväg att uppnås.

Delvis.

Tre av kommun-fullmäktigesverksamhets-mål berörSocialnämnden:äldre i kommunen,service ochbemötande samtvalfrihet.Socialnämnden harunder året arbetatvidare för att uppnåmålen. Genomfördaaktiviteter ochindikatorerredovisas iverksamhetsberättelsen.

Nämnden harantagit sex egna mål.Dessa följs upp ochredovisas iverksamhetsberättelsen. Fem av målenhar bedömts sominte helt uppnåddamen på väg. Ett målhar bedömts som ”ejuppnått menpåbörjat”.

Delvis.

Två avkommunfullmäktiges verksamhets-mål berör

Miljönämnden:

service och

bemötande samt

hållbar utveckling.

Genomförda

aktiviteter för att

uppnå målen

redovisas i

verksamhetsberättel

sen.

Nämnden har 18

egna mål. Dessa har

följts upp och

bedömts i

verksamhetsberättel

sen. Nämndens

bedömning är att

fyra av målen är

uppnådda, åtta är

inte helt uppnådda

men påbörjade, fyra

är ej uppnådda men

påbörjade och två är

ej uppnådda och

inte påbörjade.

Delvis.

Tre avkommunfullmäktigesverksamhetsmål berörnämnden. Iverksamhetsberättelsen redovisas nämndensbidrag och målkopplade till dessa föratt nå övergripandemålen.

Nämnden har även 8egna mål med delmålsom följs upp iverksamhets-berättelsen.Bedömningen avserdelmål 2012 och enmålprognos lämnas förde mer långsiktigamålen.

Nämndens bedömningär att 5 av delmålen äruppnådda, 2 är ej heltuppnådda men på vägoch 1 är ej uppnåttmen påbörjat.

Beskrivning finns överhur Kommunstyrelsenbidragit till att nåfullmäktiges övergripandemål.

Kan ej bedöma.

Fyra avkommunfullmäktigesverksamhetsmålberör nämnden. Iverksamhetsberättelsen redovisas hurnämnden arbetar föratt uppfylla målen.

Enligtverksamhetsplan2012 har nämndenantagit tio långsiktigamål. Uppföljning ochbedömning avnämndens egna mål igörs inte på ettöverskådligt sätt iverksamhets-berättelsen. Våruppfattning är attnämnden inte gjortnågon samladbedömning av sinamål.

29

Rättvisande räkenskaperRevisionsfråga Kontrollmål Barn och

utbildnings-nämnd

Kultur- ochfritidsnämnd

Socialnämnd Miljönämnd Teknisknämnd

Kommunstyrelse Byggnadsnämnd

Delårsbokslut Bedömsdelårsrapport 2012vara i allt väsentligträttvisande?

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Årsbokslut Bedöms årsbokslut2012 vara i alltväsentligträttvisande?

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja

Löpande redovisning Sker entillfredsställandeperiodisering av denlöpanderedovisningen?

Ja Ja Ja Ja Ja Ja Ja