Vezetői Információs Rendszer Felhasználói kézikönyvusers.nik.uni-obuda.hu/avir/_files/VIR_FK.pdf · 1 A Vezetői Információs Rendszer a stratégiai gondolkodás eszköze

Óbudai Egyetem

Vezetői Információs Rendszer

Felhasználói kézikönyv

Verzió 1.2

TÁMOP 4.1.1-08/2/KMR pályázat

Adattár alapú Vezetői Információs Rendszer

alprojekt

2011. szeptember 30.

Óbudai Egyetem VIR felhasználói kézikönyv

2/54

Tartalomjegyzék 1 A Vezetői Információs Rendszer a stratégiai gondolkodás eszköze ...............................................4

1.1 Elméleti háttér .....................................................................................................................4

1.2 VIR alkalmazása a gyakorlatban ...........................................................................................4

1.3 VIR helye és szerepe a szervezetben ....................................................................................5

1.3.1 A VIR Kompetencia Központ .........................................................................................5

1.3.2 VIR szabályzat ..............................................................................................................5

2 Adattár alapú működés ...............................................................................................................6

2.1 Idősorosság .........................................................................................................................6

2.2 Közös dimenziók ..................................................................................................................6

2.2.1 Szervezeti egységek .....................................................................................................7

2.2.2 Dolgozók ......................................................................................................................7

2.2.3 Képzések ......................................................................................................................8

2.2.4 Szótárak .......................................................................................................................8

2.2.5 Idő kezelés ...................................................................................................................9

2.3 Adatok frissítése ................................................................................................................ 10

3 A VIR megjelenítési felülete, a VIR portál .................................................................................. 12

3.1 Belépés a portálra.............................................................................................................. 12

3.1.1 Nyitóoldal .................................................................................................................. 12

3.2 A portál felépítése ............................................................................................................. 13

3.2.1 Stratégia .................................................................................................................... 13

3.2.2 Saját oldal .................................................................................................................. 14

3.2.3 Riportok ..................................................................................................................... 14

3.2.4 Elemzések .................................................................................................................. 15

3.2.5 Dokumentumok ......................................................................................................... 15

3.2.6 Egyéb funkciók ........................................................................................................... 16

3.3 Tartalmi elemek................................................................................................................. 16

3.3.1 Riportok ..................................................................................................................... 16

3.3.2 Mutatószámok ........................................................................................................... 17

3.3.3 Ad-hoc elemzések ...................................................................................................... 17

3.3.4 Statikus dokumentumok ............................................................................................ 18

4 A VIR portálon megjelenített vezetői kimenetek értelmezése .................................................... 19

4.1 Riportok ............................................................................................................................ 19


3/54

4.1.1 Elérése ....................................................................................................................... 19

4.1.2 Szűrések beállítása ..................................................................................................... 20

4.1.3 Szűrési típusok ........................................................................................................... 24

4.1.4 Riport tartalmának értelmezése ................................................................................. 26

4.1.5 Riport funkciói ........................................................................................................... 27

4.1.6 Adatok részletezése, lebontása .................................................................................. 27

4.1.7 Riportok és riport adatok exportálása ........................................................................ 28

4.1.8 Visszatérés a portálra ................................................................................................. 31

4.2 Mutatószámok .................................................................................................................. 31

4.2.1 Mutatószámok értelmezése ....................................................................................... 31

4.2.2 Elérése ....................................................................................................................... 33

4.2.3 Megjelenítése ............................................................................................................ 33

4.2.4 Mutatók adatainak felhasználása ............................................................................... 37

4.3 Ad hoc elemzések .............................................................................................................. 39

4.3.1 Elemzési témakörök ................................................................................................... 40

4.3.2 Elérése ....................................................................................................................... 43

4.3.3 Funkciói az Excel eszközben ....................................................................................... 44

4.4 Statikus dokumentumok .................................................................................................... 47

4.4.1 Elérése ....................................................................................................................... 47

4.4.2 Dokumentum típusok ................................................................................................ 48

5 A VIR portál további funkcionális elemei ................................................................................... 49

5.1 Kompetencia központ oldal ............................................................................................... 49

5.2 Saját oldal .......................................................................................................................... 49

5.3 GYIK .................................................................................................................................. 50

5.4 Hírek ................................................................................................................................. 50

5.5 Keresés .............................................................................................................................. 51

6 Ügyfélszolgálat .......................................................................................................................... 53


4/54

1 A Vezetői Információs Rendszer a stratégiai gondolkodás eszköze

1.1 Elméleti háttér A Vezetői Információs Rendszer (VIR) létrehozásának elsődleges célja az volt, hogy olyan adattár

épüljön fel az Óbudai Egyetem forrásrendszereiben elérhető adatokból, amely biztosítani tudja az

intézményen belül fellelhető adatok könnyű, gyors és rendszerezett elérését, elősegíti ezek áttekint-

hetőségét, ezáltal támogatja a hatékonyabb irányítást és a fenntartó felé határidőre történő infor-

mációszolgáltatást.

A VIR biztosítja, hogy a vezetői döntések megalapozásához olyan eszköz álljon rendelkezésre, amely

az Óbudai Egyetemen használt adatbázis-kezelő rendszerekben, illetve egyéb adatforrásokban tárolt

adatokat megfelelő struktúrában adattárházba tölti be, majd lekérdező és riportgeneráló képessége

révén strukturált információt nyújt a különböző szempontú vizsgálatokhoz.

A VIR működése során nemcsak előállítja a legfontosabb mutatószámokat és riportokat, de lehetősé-

get ad arra is, hogy – végfelhasználói szintű informatikai tudással – az ad-hoc elemzések segítségével

új jelentések is elkészülhessenek. Az elérhető információk megosztásáról a Web-es felületen elérhető

portál, illetve különböző adatexportálási, riportütemezési lehetőségek gondoskodnak.

A VIR kialakítása során az alábbi forrásrendszerek alapadatai kerültek betöltésre az Óbudai Egyetem

adattárába:

1. Neptun tanulmányi rendszer 2. GÓLYA felvételi rendszer 3. TÜSZ gazdálkodási rendszer 4. PC-BÉR humán- és bérügyviteli rendszer 5. DPR Diplomások Pályakövető Rendszere XLS forrás 6. Intézményi TDK és OTDK XLS forrás

A VIR egy vissza-interfészen keresztül lehetővé teszi az Educatio Kft. által üzemeltett országos felső-oktatási adattárból érkező adatok (országos felvételi adatok, FIR hallgatói és oktatói statisztikai ada-tok, benchmarking mutatók) fogadását és feldolgozását.

1.2 VIR alkalmazása a gyakorlatban A VIR-nek az intézményi folyamatokba való beépülésével:

naprakészen követhetővé válnak az Óbudai Egyetem stratégiai céljai és az ezek elérését tá-mogató folyamatok

az Egyetem vezetői gyorsan hozzájuthatnak az Egyetem ellenőrzött adataihoz, és a korábbi-nál jobban megalapozhatják döntéseiket

létrejönnek a korábbinál sokrétűbb, differenciáltabb információk elérésének és hasznosítá-sának feltételei

megvalósul az összegyűjtött információk egyszerű újrafelhasználásának lehetősége (pl. pályá-zat készítésekor)

lehetővé válik az intézményi igazgatási erőforrások hatékonyabb felhasználása, az automatizációt kihasználva jelentősen csökkenthető az adatszolgáltatással kapcsolatos mun-katerhelés, egyszerűbb és könnyebb lesz az intézményi adatszolgáltatás az ágazati irányítás felé

lehetőség nyílik benchmarkok készítésére, az Egyetem összemérheti magát más felsőoktatási intézményekkel


5/54

1.3 VIR helye és szerepe a szervezetben A VIR bevezetése után az elkészült kimenetek használatára első körben az Egyetem felső vezetése

jogosult. Fontos, hogy a bevezetés után egy későbbi fázisban – amikor a VIR használata már szerve-

sen beépül a vezetői döntéshozatali folyamatokba – az Egyetem bővítse azok körét, akik munkáját a

VIR támogatni tudja – akár döntési, akár operatív működési területen.

A folyamatos használat során keletkező tapasztalatokat, észrevételeket folyamatosan nyomon kell

követni, majd összegyűjteni és szintetizálni. Ezekből jól levezethetők mind az előállt új vezetői igé-

nyek, mind a VIR-rel kapcsolatban felmerülő nehézségek és problémák, valamint meghatározhatóak

azok az elemzési területek, melyek az adattári adatok felhasználásával kiaknázhatóvá válnak.

A fent felsorolt feladatok elvégzéséről és koordinálásáról a VIR Kompetencia Központ gondoskodik.

1.3.1 A VIR Kompetencia Központ

Az intézményi VIR felügyeletére és működtetésére az intézményen belül VIR Kompetencia Központ

(VKK) működik.

A VIR Kompetencia Központ (VKK) a VIR fenntartását, működtetését, továbbfejlesztését ellátó, ezen

feladatokra szerveződő testület. Biztosítja a felhasználói támogatást, help-desket, a rendszer haszná-

latának feltételeit, és kezeli a továbbfejlesztési igényeket. Ellátja a rendszer használatának növelésé-

hez kapcsolódó belső kommunikációt, megszervezi az oktatást.

Amennyiben a VIR-rel kapcsolatban bármilyen felhasználói észrevétel, igény, javaslat vagy kérdés

merül fel, azt a 6. pontban, az Ügyfélszolgálat c. résznél leírt módon és elérhetőségeken kell bejelen-

teni.

1.3.2 VIR szabályzat

A VKK működését, a VIR üzemelését és fejlesztését támogató folyamatokat az Óbudai Egyetem Szer-

vezeti és Működési Szabályzatának 1. mellékletének „Szervezeti és Működési Rend” 50. függeléke „Az

Óbudai Egyetem Adattár Alapú VIR (VIR) Működésének Szabályzata” határozza meg.


6/54

2 Adattár alapú működés Az adattár alapú informatikai rendszerek számos területen eltérnek az operatív folyamatokat támo-

gató, adatbázis alapú rendszerektől, ezek a tényezők kerültek összefoglalásra az alábbiakban:

1. Az adattár alapú rendszerek tárgy orientáltak, az adattárban tárolt adatok tárgykör, témakör alapján kerülnek tárolása, nem pedig az forrásrendszer alkalmazások által használt struktúrá-ban. Azaz, például, a humán erőforrás gazdálkodási adatok az adattárban egy integrált téma-kört és adatkört jelentenek, míg forrásrendszer oldalon a HR adatok tárolásra kerülnek mind a PC-BÉR, mind a Neptun rendszerben.

2. Az adattárban az egyes betöltések során keletkező új adatok idősorosan kerülnek tárolásra, szemben a forrásrendszerekkel, ahol vagy mindig az aktuális állapot vagy egy időszak állapota áll rendelkezésre.

3. Az adattárban rendszerezetten rendelkezésre álló mérőszámok esetében biztosított, hogy az egyes forrásrendszerekből származó adatok igény szerint – az egyes témakörökben rendelke-zésre álló adatok határain belül – összegezhetők és aggregálhatók.

4. Az adattár alapú rendszer az operatív működést biztosító forrásrendszerekhez képest:

döntően a vezetői és intézményi igények mentén szerveződik, nem pedig technológia vezérelt

az elemzések készítését, az információk kinyerését szolgálja, szemben a napi adat-gyűjtéssel és adatbevitellel

nagyságrenddel nagyobb és jelentősen növekvő adatmennyisséggel rendelkezik

lekérdezési és adatkinyerési feladatokra optimalizált

nagyszámú aggregált, származtatott adatot tartalmaz

2.1 Idősorosság A VIR adattárolása során a forrásrendszerekből meghatározott gyakorisággal (napi, heti) kerülnek

áttöltésre az egyes adatkörök automatizált, ütemezett betöltések által. A betöltések során biztosí-

tott, hogy a definiált frissítési szabályok szerint a meghatározott adatkörök egyes időszakbeli állapo-

tai is rögzítésre kerülnek.

Az idősoros adattárolás következtében az VIR-ben biztosítottak a következő elemzési lehetőségek:

1. az egy témakörhöz tartozó adatkörök esetében szabadon választott időszak(ok) elemzése (pl.: tanulmányi időszakos bontások)

2. kiválasztott mérőszámok mentén időszakok összehasonlítása, trendek készítése, változási in-dexek képzése

3. törzsadat jellegű információk változásának nyomon követése (pl.: egy hallgató esetében dá-tum szerint követhető többek között a hallgató nevének, lakhelyének vagy családi állapotá-nak változása)

2.2 Közös dimenziók A VIR-ben tárolt, több különböző forrásrendszerből származó adatok egységes kezelésének, össze-

rendelhetőségének és a későbbi elemezhetőségének biztosítása érdekében egyes területeken szük-

séges közös dimenziók létrehozása az adattárban. Ezen közös dimenziók a következők:

1. Szervezeti egységek 2. Dolgozók 3. Képzések 4. Szótárak 5. Idő


7/54

2.2.1 Szervezeti egységek

Az Egyetem egyes forrásrendszerei eltérő szerepük (tanulmányi adminisztráció, gazdasági adminiszt-

ráció, stb.) miatt más és más szervezeti egység kezelési koncepciót és adott esetben hierarchia felépí-

tést alkalmaznak. A VIR-ben ezen eltérések kezelése szükséges ahhoz, hogy a különböző tématerüle-

tekről (oktatás, gazdálkodás, HR, stb.) származó adatok egységesen, egyértelműen megfeleltetve

legyenek kezelhetők, illetve biztosítható legyen az adatok összehasonlíthatósága.

A VIR-ben egy konszolidált, egy hierarchiát megvalósító szervezeti egység struktúra került létrehozá-

sa az alábbi információk alapján:

1. Egyetemi organogram és kapcsolódó szabályzatok 2. Neptunban használt szervezeti egység struktúra 3. TÜSZ-ben használt önálló egység és munkahely struktúra 4. PC-BÉR-ben használt szervezeti egység struktúra 5. az XLS forrásokban használt szervezeti egység struktúra 6. Vezetők által megfogalmazott igények

A konszolidált szervezeti egység struktúra használata biztosítja továbbá, hogy az egyes forrásrendsze-

rekben kezelt adatkörök egységes struktúra mentén legyenek értelmezhetők és egymás mellé állítha-

tók, összerendelhetők, ezáltal egy szervezeti egység oktatási tevékenysége, pénzügyi forgalma és HR

erőforrásai együttesen elemezhető.

Az adattár betöltési folyamatai során használt eljárások biztosítják, hogy a forrásrendszerekből szár-

mazó adatkörök minden esetben hozzárendelésre kerüljenek a megfelelő konszolidált szervezeti

egységhez, ezáltal a VIR-ben az összerendelési szabályok megadása után konszolidált szervezeti egy-

ség struktúra automatikusan előállításra kerül, függetlenül az adatkör forrásától.

A gazdasági témakörbe tartozó adatkörök esetében az adattárból mind a TÜSZ gazdálkodási rend-

szerben használt Önálló egység - Munkahely - Témaszám struktúra, mind a konszolidált szervezeti

egység hierarchia kinyerhető, ezáltal biztosított az adatok gazdasági beszámolóknál megszokott cso-

portosítása és megvalósított a többi tématerület (oktatás, HR, stb.) adataival való összerendelése is.

2.2.2 Dolgozók

Az Óbudai Egyetemen a dolgozókhoz kapcsolódó adatok forrása kettős:

1. a Neptun rendszerben a dolgozók személyes adatain kívül megtalálható az összes olyan adat, mely a tanulmányi munkavégzésre vonatkozik (tartott kurzusok, tárgyfelelősségek, vizsgázta-tás, stb.)

2. a PC-BÉR rendszerben találhatók meg a dolgozók személyes adatain kívül a munkaügyi (mun-kaviszony, munkakör, vezetői beosztás) és a kompetencia (nyelvvizsga, végzettségek, tudo-mányos fokozatok) adatok

A VIR bevezetése előtt csak manuális módon összerendelve volt lehetséges a két rendszer eltérő

adatkörének együttes elemzése, illetve problémát jelenthetett a két rendszerben kezelt dolgozók

egymásnak megfeleltetése a személyes adatok eltérései miatt.

Az adattár betöltési folyamatok során egyértelműen azonosításra és párosításra kerülnek az egyes

dolgozók. Ezt a párosítást az biztosítja, hogy a dolgozók adóazonosító jele mind a Neptun, mind a PC-


8/54

BÉR rendszerben tárolásra kerül, ezáltal a személyes adatok egyeztetése nem szükséges az azonosí-

táshoz. Az adóazonosító jel a VIR kimeneteiben nem jeleníthető meg, csak a megfeleltetést szolgálja.

A dolgozók megfeleltetése a következő elvek szerint történik meg az adattárban:

1. Ha a dolgozó megtalálható a PC-BÉR rendszerben, de a Neptun rendszerben nem, akkor az adattárban a dolgozónak csak a PC-BÉR rendszerben tárolt adatai érthetők el.

2. Ha a dolgozó megtalálható a PC-BÉR és a Neptun rendszerben is, akkor

a PC-BÉR rendszerben tárolt adatai tekintettek elsődlegesnek a személyes és munka-ügyi adatok területén (pl. ha a két rendszerben eltér az adott dolgozó születési ideje, akkor a PC-BÉR rendszerben tárol adat kerül betöltésre az adattárba), a Neptun rend-szerből csak a PC-BÉR rendszerben nem tárolt adatok kerülnek átvételre

a dolgozó egyes munkaügyi, illetve a kompetencia (nyelvvizsga, végzettségek), az esélyegyenlőségre vonatkozó adatai a PC-BÉR rendszerből kerülnek betöltésre

a dolgozó oktatási tevékenységére vonatkozó adatok a Neptun rendszerből származ-nak.

3. Ha a dolgozó nem található meg a PC-BÉR rendszerben, de a Neptunban igen, akkor az adat-tárban csak a Neptun rendszerben tárolt adatok lesznek elérhetők.

Ez a betöltési módszer biztosítja, hogy a dolgozók oktatási tevékenysége mellé olyan HR adatok is

egyértelműen hozzárendelésre kerüljenek, amiket a Neptun rendszer nem tartalmaz (például, hány

nyelvvizsgával rendelkezik az adott oktató, mióta dolgozik az adott munkakörében, stb.).

2.2.3 Képzések

Az adattárba betöltésre kerülő adatkörök között két olyan forrás található, mely szakokra és képzé-

sekre vonatkozó adatokat tartalmaz:

a Neptun rendszerben tárolt szakok és képzések intézményi adatai

az AVIR rendszerből származó felvételi adatkör esetében a meghirdetett szakok, illetve az a képzési szótár, amely a hazai felsőoktatás teljes egészére nézve tartalmazza a FIR képzések adatait.

A fenti két adatkör összerendelését az adattár betöltési folyamatok biztosítják az egyes szakokhoz és

képzésekhez tartozó FIR kódok felhasználásával, ezáltal biztosított, hogy:

a Neptunban kezelt szakok egyértelműen összerendelhetők a FIR szótár elemeivel, támogat-va az adatszolgáltatási folyamatokat

a Neptunban kezelt szakok egyértelműen összerendelhetők a felvételi adatkörből származó meghirdetett képzésekkel, ezáltal egy adott időszakra vonatkozó felvételi és képzési adatok egy kimeneten jeleníthetők meg (pl. egy kimeneten vizsgálható, hogy egy tanulmányi idő-szakra a jelentkezők közül hány fő iratkozott be, és a beiratkozott hallgatók milyen arányban morzsolódtak le a képzés első két félévében).

2.2.4 Szótárak

Az adattárba betöltésre kerültek az AVIR központi adattár által szolgáltatott szótárak és szótár jellegű

adatkörök, amelyek lehetővé teszik, hogy az egyes forrásrendszerekben (elsősorban Neptun, PC-BÉR)

tárolt adatok konvertálhatók legyenek az adatszolgáltatások során elvárt értékkészletekre, illetve a

szótár jellegű adatkörök esetében egységes szerkezetű adatokat biztosítanak és további kapcsolódó

adatok legyenek elérhetők.


9/54

A Neptun és PC-BÉR rendszerből származó adatok közül az alábbiak megfeleltetésére, konvertálására

volt szükség az adattár betöltési folyamatok során:

hallgató jogviszony megszűnés típusa

képzés munkarendje

képzési időszakok típusa

képzési szintek

oktatói besorolás

személyek neme

Az adattárba betöltött és a forrásrendszerekből származó adatokkal összerendelt, AVIR-ból származó

szótár jellegű adatkörök:

doktori tudományterület: a doktori képzés tudományterületeinek egységes megnevezései

képzések: a FIR képzések adatai

képzési terület: a képzési területek egységes megnevezései

kistérség: a magyarországi kistérségek adatai

megye: a magyarországi megyék adatai

nyelv: a világ nyelveinek adatai

ország: a világ országainak adatai

régi szakcsoport: a szakcsoportok egységes megnevezései

régió: a magyarországi régiók adatai

szakmacsoport: a szakmacsoportok egységes megnevezései

szervezetek: az országos felsőoktatási szervezeti struktúra a FIR szerint

település: a magyarországi települések adatai.

2.2.5 Idő kezelés

A VIR-ben két egységes, a forrásrendszerekben használt idő dimenziókról függetlenül előálló idő di-

menzió érhető el:

idő: a Gergely-naptár szerinti idő dimenzió

képzési időszak: a tanulmányi folyamatok során használt képzési időszak struktúra

A forrásrendszerekből származó dátum vagy képzési időszak értékek minden esetben összerendelés-

re kerültek a fenti két dimenzió egyikéhez (bizonyos esetekben mindkettőhöz), ezáltal a forrásrend-

szerekből származó egyszerű dátum vagy képzési időszak adathoz számos plusz információ került

hozzárendelésre az adattárban az alábbiak szerint (amelyek felhasználhatók a kimenetek készítése

során, mint plusz információ):

1. Az adattári idő dimenzióval az alábbi további információk kapcsolhatók hozzá és érhetők el egy összerendelt dátum esetében:

a dátumhoz tartozó évszámként tárolva

a dátumhoz tartozó félév száma (1, 2)

a dátumhoz tartozó negyedév száma (I, II, III, IV)

a dátumhoz tartozó hónapszámként tárolva (1, 2, 3, ..., 12)

a dátumhoz tartozó hónap rövid neve

a dátumhoz tartozó hónap teljes neve

a dátum az évnek hányadik hetében van

a dátum az évnek hányadik napja

a dátumhoz tartozó nap rövid neve (hé, ke, ...)

a dátumhoz tartozó nap teljes neve (hétfő, kedd, ...)


10/54

a dátum munkanap-e

a dátum éve szökőév-e

a dátumhoz melyik tanév kapcsolódik

a dátumhoz melyik tanulmányi félév kapcsolódik

a dátumhoz melyik tanulmányi félévi időszak kapcsolódik

2. Az adattári képzési időszak dimenzióval az alábbi további információk kapcsolhatók hozzá és érhetők el egy összerendelt tanulmányi időszak esetében:

a tanév kezdetének éve

a tanév megnevezése

a tanulmányi időszak a tanéven belül hányadik időszak (1, 2)

a tanulmányi félév típusa (ősz, tavasz)

a tanulmányi félév megnevezése

a tanulmányi félév rövidítése

a tanulmányi félév első napjának dátuma

a tanulmányi félév utolsó napjának dátuma

2.3 Adatok frissítése Az egyes adatkörök frissítési gyakoriságának megállapításánál figyelembe vételre kerültek az alábbi

szempontok:

az adott adatkörhöz kapcsolódó folyamatok hogyan alakítják a forrásrendszer adattartalmát (pl.: vizsgaidőszakban szükséges a vizsga adatok napi töltése a jelentkezések és eredmények naprakész követése miatt, viszont a vizsga adatokat más időszakokban elégséges csak heti szinten tölteni, mert a változások száma nem jelentős)

az adott adatkör milyen időintervallumban változik (pl.: az oktatási adatok a 2010/11/1 ta-nulmányi félévben még a 2009/10/2 tanulmányi félévre vonatkozóan is változhatnak, viszont a 2007/08/1 időszakban nem történik változás)

az adott adatkör áttöltése milyen mennyiségű adattal jár.

Az adattárba betöltésre kerülő adatkörök frissítési gyakoriságait a 1. táblázat foglalja össze az alábbi-

ak szerint:

1. Forrásrendszer: az adatkört tartalmazó forrásrendszer megnevezése 2. Adatkör: az adatkör tartalmának megnevezése 3. Frissítési gyakoriság: az egyes adatkörök betöltési gyakoriságát jellemzi 4. Frissítés típusa: azt mutatja meg, hogy az adott adatkörből milyen időintervallum adatai ke-

rülnek betöltésre, azaz a megjelöltnél kisebb időintervallum egység nem tölthető be az adat-tárba

teljes: időtől függetlenül minden adat betöltésre kerül

teljes felvételi eljárás: az adatkör betöltésekor a teljes felvételi eljárás adatai egyszer-re kerülnek betöltésre

teljes tanulmányi félév: az adatkör betöltésekor a teljes tanulmányi félév adatai egy-szerre kerülnek betöltésre

teljes hónap: az adatkör betöltésekor a teljes hónap adatai egyszerre kerülnek betöl-tésre

teljes évjárat: az adatkör betöltésekor a teljes gazdasági évjárat adatai egyszerre ke-rülnek betöltésre

5. Időszak: azon esetekben töltött, ahol a frissítés típusa oszlop nem teljes, és az mutatja meg, hogy mely vagy hány időszak kerül betöltésre


11/54

előző hónap: az adott adatkör adott havi futásakor minden esetben az előző hónap adatainak frissítése történik az adattában

paraméterben megadott: a betöltésben paraméterezhető, hogy mely és hány kerül-jön betöltésre (pl.: a kurzusok és vizsgák esetében szükséges az aktuális tanulmányi félév adatainak betöltése mellett a megelőző tanulmányi félév adatainak töltési is, ugyanis az előző tanulmányi félév adatai még módosulhatnak az aktuális tanulmányi félévben

6. Kezdeti időpont: azt az időpontot mutatja, amelytől számítva megtalálhatók a témakör adatai az adattárban

1. táblázat

Forrás Adatkör Frissítési gyakoriság Frissítés típusa Időszak Kezdeti idő-

pont

Neptun törzsadatok minden szombaton teljes - -

Neptun létszámok minden szombaton teljes tanulmá-nyi félév

aktuális és megelőző idő-szakok

2006/2007 ősz

Neptun kurzusok

napi: január 10-február 10, június 1 - június 30 és szept-ember 1-10 között egyéb időben: heti

teljes tanulmá-nyi félév


2006/2007 ősz

Neptun vizsgák napi: december 1-január 30 és május 1 - június 30 között egyéb időben: heti

teljes tanulmá-nyi félév


2006/2007 ősz

GÓLYA felvételi ada-tok

felvételi eljárásonként felvételi eljárás paraméterben megadott idő-szakok

2011/Á

Neptun HR nem automatizált módon teljes hónap előző hónap 2007.01.01

PC-BÉR

TÜSZ gazdálkodási adatok

napi teljes évjárat paraméterben megadott évjá-ratok

2007.01.01

TDK (XLS) TDK, OTDK minden szombaton teljes - -

AVIR felvételi ada-tok

minden szombaton teljes felvételi eljárás

paraméterben megadott eljá-rások

2007

AVIR hallgatók, oktatók

minden szombaton teljes tanulmá-nyi félév

paraméterben megadott ta-nulmányi félév

-

AVIR egyéb minden szombaton teljes - 2010

Az előzőekben leírtak az adattár üzemszerű, folyamatos működésére vonatkozó adatok. A forrás-

rendszerekben való adatjavítások során az érintett adatkörök esetében van arra mód, hogy a javított

adatkörök adatbetöltése a folyamatos működésben megadott értékektől függetlenül megtörténjen.


12/54

3 A VIR megjelenítési felülete, a VIR portál

3.1 Belépés a portálra A VIR megjelenési felülete az ún. VIR portál, amely intraneten vagy interneten keresztül VPN kapcso-

lat létesítése után, Web-oldalként érhető el. Semmilyen további kiegészítő alkalmazás telepítésére

nincs szükség ahhoz, hogy a felhasználó a VIR portált elérje és használhassa. Ehhez csak a böngésző-

ben a http://sas-mt.vir.uni-obuda.hu:9080/SASPortal/ oldalt kell megnyitni, majd a portál (a jogosult-

sággal rendelkező felhasználók számára) elérhető. A portál megnyitásához Internet Explorer vagy

Mozilla Firefox böngésző javasolt.

1. ábra

A portál megnyitásához a portál betöltése után a megfelelő felhasználói névvel és jelszóval kell be-

lépni.

3.1.1 Nyitóoldal

A VIR megjelenési felülete a VIR portál, melynek nyitóoldaláról a rendszer általános információinak

gyors elérésére van lehetőség.

2. ábra

A portálon az egyes oldalakhoz történő hozzáférést a felhasználó szerepköre határozza meg. A nyitó-

lapról érhetőek el a további funkcionális aloldalak:

http://sas-mt.vir.uni-obuda.hu:9080/SASPortal/


13/54

Stratégia

Saját oldal

Riportok

Elemzések

Dokumentumok

Kompetencia központ

Keresés

A portál főoldalának szerves részét képezik az alábbi részek is:

GYIK: Az oldal használatával kapcsolatosan felmerülő gyakori kérdéseket és válaszokat tartalmaz-

za. Meghatározott elemei megjelennek a kezdőoldalon, majd a további tételek a GYIK oldalon ol-

vashatóak, mely a bal oldali menüsorból érhető el.

Hírek: Itt olvashatóak a VIR-rel kapcsolatos aktuális információk, szöveges tartalmak.

3.2 A portál felépítése

3.2.1 Stratégia

A „Stratégia” oldal az intézményi stratégiai mutatószámok áttekintését teszi lehetővé a felhasználók

számára. Alapértelmezésben az összes mutatószám utolsó időszakra aktuális értékeit bemutató ri-

port jelenik meg az oldal megnyitása után.

3. ábra


14/54

3.2.2 Saját oldal

A „Saját oldal” a felhasználó számára létrehozott felület, ahová a gyakran használt riportokat (Könyv-

jelzők), külső linkeket, illetve a VIR rendszerben létrehozott saját riportjait, elemzéseit tudja össze-

gyűjteni.

4. ábra

3.2.3 Riportok

A „Riportok” portáloldalon teljes áttekintést kapunk az elérhető riportok listájáról.

5. ábra

6. ábra


15/54

A riportok témánként csoportosítva láthatóak és linkként érhetőek el, illetve közvetlenül innen meg is

nyithatók. Az egyes riportok megnevezése mellett minden riport egyedi azonosító számmal is rendel-

kezik, így amennyiben a szöveges megnevezése időközben megváltozik, a riport akkor is egyértelmű-

en és könnyen beazonosítható, megtalálható.

Az oldalon csak azok a riportok jelennek meg az egyes felhasználók számára, amelyekre jogosultságuk

van. A riportokkal a későbbiekben külön fejezetben foglalkozunk, így részletes bemutatásukra ott

kerül majd sor.

3.2.4 Elemzések

Az „Elemzések” oldalon a VIR-ben elérhető ad-hoc elemzések megnyitásához szükséges fájlok talál-

hatók meg kiaknázási eszköz szerint csoportosítva:

Az „Excel alapú ad-hoc elemzések” dobozban az egyes elemzések MS Excel eszköz által tá-

mogatott XLS fájlok elérhető el.

A „SAS Enterprise Guide alapú ad-hoc elemzések” dobozban az egyes elemzések a SAS

Enterprise Guide eszköz által támogatott EGP fájlok érhetőek el.

Az elemzésekben elérhető mérőszámok, dimenziók és dimenzió attribútumok a kiaknázási eszköztől

függetlenül azonosak. Az oldalon csak azok az ad-hoc elemzések jelennek meg az egyes felhasználók

számára, amelyekre jogosultságuk van.

7. ábra

8. ábra

3.2.5 Dokumentumok

A „Dokumentumok” fül alá tölthetők fel azok az intézményi beszámolók, elemzések, stb. melyek sta-

tikus (PDF, Word, stb.) formában állnak elő. Ezen dokumentumokat szabadon definiálható gyűjtőkbe

lehet rendezni a könnyebb áttekinthetőség érdekében.


16/54

9. ábra

Az egyes dokumentumok esetében a felhasználó által használt böngészőtől és annak beállításaitól

függően ajánlja fel a böngésző az adott dokumentum megnyitását, mentését vagy más néven történő

mentését.

3.2.6 Egyéb funkciók

A „Kompetencia központ” portáloldalon a VIR kompetencia központ számára az üzemeltetéshez és

karbantartáshoz szükséges riportok és dokumentációk érhetők el.

A „Keresés” a portál tartalmak közötti általános szabadszavas keresést teszi lehetővé.

A kezdőoldalon a „Hírek” alatt találjuk meg azokat az aktuális információkat, melyekről a VIR Kompe-

tencia Központ a felhasználókat informálni kívánja.

A „GYIK – Gyakran Ismételt Kérdések” alatt a portál használatával kapcsolatosan felmerülő gyakori

kérdéseket és válaszokat találjuk meg.

3.3 Tartalmi elemek A VIR által szolgáltatott tartalmai kimeneteket az alábbiak szerint lehet csoportosítani:

Riportok

Mutatószámok

Ad-hoc elemzések

Statikus dokumentumok

3.3.1 Riportok

Az egyes intézményi szakterületek igényei alapján létrehozott riportok az adott terület igényei sze-

rint. Elsősorban statikus struktúrában és tartalomban jelennek meg, azonban a VIR által nyújtott esz-

közök biztosítják, hogy bizonyos paraméterek dinamikus módon kezelhetők, ezáltal például egy adott

időszakra vagy karra vonatkozó adatokat a riportban egyszerűen lehet leszűrni és megjeleníteni.

A felhasználók felé az információk megjelenítése elsősorban riportokon keresztül történik. Megjele-

nési formája lehet: lista, ahol tételesen felsorolásra kerülnek az egyes megjelenítendő elemek, illetve

táblázat, ahol az adatoknak valamiféle statisztikai összesítése kerül megjelenítésre, valamint külön-

böző grafikonok.

A riportok segítségével az intézmény egyes szereplői számára biztosított:

a belső rendszeres kimutatások és jelentések előállításának támogatása

a külső adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok kigyűjtése

az egyes területek alkalmi belső információs igényéinek megválaszolása


17/54

Az egyes riportok az alábbi témakörökbe és al-témákba kerültek besorolásra a VIR ben:

Oktatási riportok

Gazdálkodási riportok

Munkaügyi riportok

Ingatlangazdálkodási riportok

Ágazati benchmarking riportok

3.3.2 Mutatószámok

A stratégiai mutatószámok olyan aggregált, trendszerűen időszakos értékeket megjelenítő, egy-egy

terület főbb tevékenységeit mérő mutatószámok, melyek alkalmasak az intézményi stratégia teljesü-

lésének nyomon követésére, az intézményi fejlesztési tervben vállalt mutatószámok alakulásának

vizsgálatára, és a minőségbiztosítási rendszer támogatására is. A stratégiai mutatószámok tömörített,

könnyen áttekinthető módon pontos képet adnak a felsővezetőknek egy-egy intézményi szegmens

vagy folyamat működésének megfelelőségéről. Az egyes mutatószámokhoz célértékek hozzárendelé-

sével biztosítható az intézményi elvárásoknak való megfelelés vizsgálata is.

A stratégiai mutatószámok kialakítása során az alábbi szempontok kerültek figyelembe vételre:

biztosítsák az intézménynek vagy egy területének pillanatképét és a céloknak való megfelelés áttekintését

minden esetben az adott stratégiai cél teljesülését mérjék

egyértelműen definiáltak, jól mérhetőek legyenek

aggregált módon, egy-egy értékbe sűrítve mérjék az adott terület teljesítményét

mérési metódusai és számítási módszerei meghatározottak, dokumentáltak legyenek

megfelelőségük vizsgálatható legyen célértékek alapján

3.3.3 Ad-hoc elemzések

Az ad-hoc elemzések olyan kimenet típusok, amelyek segítségével egy adott témakör előre definiált

adatkörének elemzése a felhasználó igényének megfelelően, egyedi módon történik meg. A felhasz-

náló számára az egyes lekérdezések szabadon állíthatók össze az adott ad-hoc lekérdezésben biztosí-

tott mérőszámok és dimenziók felhasználásával, illetve ezek variálásával.

Az ad-hoc elemzések a következőket biztosítják a vezetők számára:

vezetői igényeknek megfelelő, a riportoknál mélyebb szintű rendszeres riportok és kimutatá-sok kialakítása

ad-hoc, egyedi vagy nem rendszeres módon felmerülő igények azonnali, naprakész kielégíté-se

egyedi elemzések végzése, kereszttáblás kimutatások előállítása

Az ad-hoc elemzések az alábbi funkcionalitással támogatják a VIR-ben rendelkezésre álló egyes adat-

köröket:

1. Felhasználói funkciók

riport sor- és oszlopértékek kiválasztása egy előre definiált készletből

adatlefúrás (mélyebb szintek kibontása) előre meghatározott dimenzió hierarchia mentén

csoportosítások és szűrések beállítása

rangsorok készítése, sorba rendezés, első/utolsó x darab elem leszűrése

alapvető formázások biztosítása


18/54

2. Kimeneti, megjelenítési funkciók

listák és felsorolások, illetve kereszttáblák készítése

hierarchikus oszlopok és sorok megjelenítése

diagramok használata

interaktív szűrők használata

3. További felhasználást támogató funkciók

mentés más formátumban (Excel fájl, szöveges dokumentum, kép stb.)

mentés további saját felhasználásra

eredmények megosztása, nyilvános elérés biztosítása

3.3.4 Statikus dokumentumok

A statikus dokumentumok között az intézményi döntéshozatal során használható szöveges beszámo-

lók, elemzések, tanulmányok, stb. oszthatók meg, melyek egy-egy témakör kapcsán olyan informáci-

ókat tartalmaznak, melyek a VIR be a forrásrendszerekből adatszinten nem tölthetők be, vagy a VIR

ből származó adatok és információk további, nem a VIR-ben megvalósuló feldolgozási, elemzési ki-

meneteit tartalmazzák.


19/54

4 A VIR portálon megjelenített vezetői kimenetek értelmezése

4.1 Riportok Az egyes intézményi szakterületek igényei alapján létrehozott riportok az adott terület igényei szerint

elsősorban statikus struktúrában és tartalomban jelennek meg, azonban a VIR által nyújtott eszközök

biztosítják, hogy bizonyos paraméterek dinamikus módon kezelhetők legyenek, ezáltal például egy

adott időszakra vagy karra vonatkozó adatokat a riportban egyszerűen lehet leszűrni és megjeleníte-

ni.

A felhasználók felé az információk megjelenítése elsősorban riportokon keresztül történik. Megjele-

nési formája lehet: lista, ahol tételesen felsorolásra kerülnek az egyes megjelenítendő elemek, vagy

táblázat, ahol az adatoknak valamiféle statisztikai összesítése kerül megjelenítésre, illetve különböző

grafikonok.

A riportok segítségével intézmény egyes szereplői számára biztosított:

a belső rendszeres kimutatások és jelentések előállításának támogatása

a külső adatszolgáltatásokhoz szükséges adatok kigyűjtése

egyes területet alkalmi belső információs igényéinek megválaszolása

Az egyes riportok témakörökbe kerültek besorolásra a VIR ben. Az egyes témakörök a későbbiekben szabadon módosíthatók, bővíthetők a vezetői igények szerint.

4.1.1 Elérése

A riportok két helyről érhető el a portálon: a kezdőlapon a riportok ikonra kattintva vagy bármelyik

lapon a „Riportok” fülre kattintva.

10. ábra

11. ábra


20/54

A „Riportok” portáloldalon teljes áttekintést kapunk az elérhető riportok listájáról.

12. ábra

A riportok témánként csoportosítva láthatóak és linkként érhetőek el, illetve közvetlenül innen meg is

nyithatók. Az egyes riportok megnevezése mellett minden riport egyedi azonosító számmal is rendel-

kezik, így amennyiben a szöveges megnevezése időközben megváltozik, a riport akkor is egyértelmű-

en és könnyen beazonosítható, megtalálható.

A riportok esetében csak azok a riportok jelennek meg az egyes felhasználók számára, melyekre jogo-

sultsága van. A riport megnyitását követően a benne lévő adatok elemezhetőek és szűrhetők.

A riportok a tématerületek szerinti csoportosításban találhatóak meg az oldalon:

Oktatási riportok

Gazdálkodási riportok

Munkaügyi riportok

Ingatlangazdálkodási riportok

Ágazati benchmarking riportok

Az egyes témakörök a későbbiekben szabadon módosíthatók, bővíthetők a vezetői igények szerint.

A kiválasztott riport linkjére navigálva a riport megnyitása elindul. A könnyebb kezelhetőség érdeké-

ben célszerű az egyes riportokat új oldalon megnyitni (ehhez egerünk görgőjével klikkeljünk a kivá-

lasztott riportra).

4.1.2 Szűrések beállítása

A riport megnyitását követően adhatók meg az egyes szűrő beállítási oldalak, melyekkel a riportok-

ban megjelenő adatok kiválasztása történik meg.


21/54

13. ábra

Az egyes szűrők esetében az kiválasztott érték(ek) minden esetben kék kiemeléssel jelen(nek) meg, a

riport megnyitása után minden szűrő esetében egy alapérték lesz kiválasztva. Amennyiben erre sze-

retnénk visszaállni, akkor a „Visszaállítás alapértékre” szövegre kattintva nyílik erre lehetőség.

Az egyes riportok a szűrési értékek kiválasztása után a „Jelentés megtekintése”gomb megnyomásával

nyithatók meg.

Amennyiben valamelyik szűrőben nem került érték kiválasztásra, akkor a következő hibaüzenetet

fogja megjeleníteni a VIR portál.

14. ábra

A riport csak akkor nyitható meg, ha minden szűrőben kerül kiválasztásra érték.

Amennyiben a szűrő értékkészlete elsőre nehezen lenne áttekinthető, akkor van lehetőség az egyes

szűrő paraméterek interaktív kiválasztására. Ehhez a szűrő lista mellett nagyító ikon megnyomása

szükséges.

15. ábra

A nagyító ikonra való kattintáskor az alábbi párbeszéd ablak jelenik meg.


22/54

16. ábra

A „Keresés” fülön a lenyíló mezőben 4 fajta keresési szempont alapján lehet keresni a szűrő által fel-

ajánlott értékek között:

Tartalmaz: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sort tartalmazza-e a szűrő érték

Pontosan megegyezik: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sorral pontosan megegye-

zik-e a szűrő érték

Kezdődik: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sorral kezdődik a szűrő érték

Végződik: a lenyíló mező melletti mezőbe beírt karakter sorral végződik a szűrő érték

A szűrő értékek közötti keresés beállítása alapján Keresés gombra való kattintással megjelennek a

gomb alatti mezőben a keresésnek megfelelő értékek.

17. ábra


23/54

Jelen példában azokra az oktatókra kerestünk rá, akik neve tartalmazza az „éva” karaktersort. Ha a

keresési listában megtaláljuk a keresett értéket, akkor kattintással jelöljük ki azt (ekkor világoskék

színnel kiemelve látjuk az adott értéket), majd kattintsunk a Kiválasztás gombra.

18. ábra

Ekkor a riport megnyitása után megjelenő szűrési feltételekhez ugrik a portál, ahol módosítani lehet a

többi szűrést vagy tovább lehet lépni a riport megjelenítéséhez a „Jelentés megtekintése” gomb

megnyomásával.

A „Tallózás” fülön az egyes szűrési értékek listaszerűen tekinthetők át.

19. ábra

Ha a keresési listában megtaláljuk a keresett értéket, akkor kattintással jelöljük ki azt (ekkor világos-

kék színnel kiemelve látjuk az adott értéket), majd kattintsuk a Kiválasztás gombra.


24/54

20. ábra

Ekkor a riport megnyitása után megjelenő szűrési feltételekhez ugrik a portál, ahol módosítani lehet a

többi szűrést vagy tovább lehet lépni a riport megjelenítéséhez a „Jelentés megtekintése” gomb

megnyomásával.

4.1.3 Szűrési típusok

Az egyes riportok esetében az alábbiakban bemutatott szűrők valamelyike kerül alkalmazásra.

Az egyértékű hierarchikus lista szűrő esetében egy szülő elem vagy annak egy gyermeke választható

ki. Szülő kiválasztása esetében az össze gyermekhez kapcsolódó érték megjelenik a riporton. Az egyes

szülőkhöz tartozó gyermek elemek a ’+’ ikonnal jeleníthetők meg, illetve a ’-’ ikonnal rejthetők el.

21. ábra

Amennyiben minden elemet meg akarunk jeleníteni a riporton, akkor az „All …” kezdetű elemet kell

kiválasztani, amely minden esetben a legelső elem a listában.

A többértékű hierarchikus lista szűrő esetében több szülő elem, egy szülő elem és több gyermeke

vagy több szülő elem több gyermeke választható ki. Ekkor is igaz, hogy a szülő kiválasztása esetében

az össze gyermekhez kapcsolódó érték megjelenik a riporton.


25/54

Az ’Elérhető’ rovatban az egyértékű hierarchikus lista szűrőhöz hasonló módon találhatók meg az

egyes szűrő értékek, míg a ’Kiválasztott’ rovatban találhatók meg azok az értékek, melyekre a riport

megjelenítéskor szűrés kerül beállításra. A kattintással kiválasztott (kék színnel jelölt) értékek a kö-

vetkező ábrán jelzett egyszeres nyíllal adhatók hozzá a kiválasztáshoz. A kettős nyíl megnyomásával

az összes érték áthelyezésre kerül, függetlenül a kiválasztástól.

Ha egyszerre több elemet szeretnénk kijelölni, akkor ez egér kattintás és CTRL együttes lenyomása

mellett lehetséges.

22. ábra

Amennyiben olyan értéket is kiválasztottunk és áthelyeztünk a ’Kiválasztott” rovatba, amit nem sze-

rettünk volna, akkor ezt vagy ezeket jelöljük ki, és kattintsunk az ’X’ jelre, mely eltávolítja ezeket az

elemek a ’Kiválasztott’ rovatból.

23. ábra

A lenyíló lista szűrő esetében minden esetben egy elem választható ki a listából.


26/54

24. ábra

Ha egy riport esetében több lenyíló lista jelenik meg a szűrések között, akkor az első szűrőben kivá-

lasztott érték hatással van a második szűrőben válaszható értékekre, a második szűrőben kiválasztott

érték hatással van a harmadik szűrőben válaszható értékekre, és így tovább. Azaz, ha például az első

szűrőben a képzési időszakok között lehet választani, a második szűrőben pedig az oktatók között,

akkor a képzési időszak kiválasztása után csak azok az oktatók jelennek meg, akikre vonatkozóan van

adat a kiválasztott képzési időszakban.

4.1.4 Riport tartalmának értelmezése

A riportok megjelenítése az alábbi szabályszerűséget követi:

A riport címe mellett minden esetben megtaláljuk a riport egyedi azonosító kódját. (Így a ri-port esetleges címváltozás esetén is egyértelműen beazonosítható.)

A riport fejlécében megtaláljuk a riport futtatásának időpontját is.

Emellett a riport fejlécében megtaláljuk azt az információt is, hogy milyen szűrők kiválasztása mellett futott le az adott riport (Alkalmazott szűrők)

25. ábra

A riport futtatásának eredményeként előáll maga az adattartalom, melynek megjelenítése az esetek

nagy többségében táblázatos formában történik. A táblázat sorai és oszlopai egyértelmű elnevezéssel

bírnak, így az adatok értelmezése magától értetődik. Amennyiben ’Nincs adat’-ként címzett sort vagy

oszlopot találunk, az azt jelzi, hogy egy egyértelműen be nem azonosított adatot tartalmaz és jelenít

meg a riport.

A riportok táblázatai és grafikonjai alatt, a lábléc mezőben a riport futtatásával kapcsolatos fontos

technikai információkat találunk.


27/54

A riportot utoljára módosító felhasználó neve vagy teljes neve.

A riport utolsó módosításának dátuma és ideje.

26. ábra

4.1.5 Riport funkciói

Amennyiben a már megjelenített riport esetében új szűrést szeretnénk választani, akkor nem szüksé-

ges a riportot bezárni és újra megnyitni. Az Adat menüpontban az Adatok frissítése paranccsal bármi-

kor vissza lehet térni a riport szűrési opcióihoz.

27. ábra

Egyes riportok megjelenítése nagy kiterjedésű lehet akár a táblázat oszlopainak, akár sorainak számát

nézve, ezért bizonyos esetekben elkerülhetetlen, hogy a riportok megjelenítése több oldalas legyen.

A sok oszlopot tartalmazó riport estében a táblázat felett, jobb oldalon érhetők el a lapozást segítő

opciók:

28. ábra

Ugrás az első oldalra

Lapozás az előző oldalra

Oszlopok ’aktuális kezdő oszlop’-’aktuális vég oszlop’ ehhez: ’összes oszlop’

Lapozás a következő oldalra

Ugrás az utolsó oldalra

A sok sort tartalmazó riport estében a táblázat alatt, bal oldalon érhetők el a lapozást segítő opciók:

29. ábra

Ugrás az első oldalra

Lapozás az előző oldalra

Sorok ’aktuális kezdő sor’-’aktuális vég sor’ ehhez: ’összes sor’

Lapozás a következő oldalra

Ugrás az utolsó oldalra

4.1.6 Adatok részletezése, lebontása

Az egyes riportok megnyitása után az adatok további részletezésére, alábontására van lehetőség.


28/54

30. ábra

A „+” ikonnal (ábrán piros nyíllal jelölve) kibonthatók az egyes szülő attribútumokhoz kapcsolódó

további adatok. A kibontások során az egyes csoportosító elemekhez kapcsoló „Részösszeg” sorok

jelennek meg a riportokban.

31. ábra

A kibontás után megjelenő „-” ikonnal az adott csoport újra becsukható. A „lefelé mutató nyíl” ikon

megnyomásával jeleníthetőek meg az adott csoportosító elemhez tartozó adatok.

32. ábra

Ahogy a 32. ábra mutatja, az ikon megnyomása után csak az adott csoporthoz tartozó adatok jelen-

nek meg a csoporthoz tartozó részösszeggel együtt. A riport felső részében ilyenkor megjelenik a

riport előző állapotára mutató link, mely kattintva újból elérhető a riport.

4.1.7 Riportok és riport adatok exportálása

A portálon megjelenő riportok alkalmazhatósága és adattartalmának kiaknázási területe széles körű:

pl. adatszolgáltatásokhoz, kimutatásokhoz vagy elemzésekhez használhatjuk fel, illetve előadások

tematikájába illeszthetjük be őket. A riportokat bármikor exportálhatjuk is az alábbiak szerint.


29/54

33. ábra

A Fájl -> Exportálás menüpontra vagy az Exportálás ikonra kattintva egy ZIP kiterjesztésű fájl menté-

sét ajánlja fel portál, melynek mentése és kicsomagolása után elérhető az adott riport HTML és XLS

formátumban.

34. ábra

A Fájl -> Nyomtatás menüpontra vagy az Nyomtatás ikonra kattintva kiválasztható, hogy a PDF do-

kumentumba mely oldalak mentése szükséges. A „Nyomtatás PDF-be …” gombra kattintva egy új

böngésző oldalon megjelenik a PDF fájl, amely innen menthető vagy nyomtatható.

A nyomtatás megkezdése előtt meg kell adni a nyomtatandó terület következő paramétereit:

oldal tájolása, mérete, igazítása

margók mérete

fejléc és lábléc tartalma


30/54

Ezek az információk a Fájl -> Oldalbeállítása menüpontra kattintva érthetők el az alábbi párbeszéd

ablakban.

35. ábra

Az egyes riportokban található táblázatok adatai exportálhatók XLS, DOC és CSV formátumban. Ehhez

a táblázatokra jobb gombbal kattintva a „Táblázat exportálása” menüpontot kell kiválasztani.

36. ábra

A menüpontra kattintva az alábbi párbeszéd ablak fog megjelenni.

37. ábra

A sorok részen megadható, hogy a táblázat mely sorait akarjuk exportálni.

Amennyiben Excel vagy Word formátumban akarjuk kimenteni a táblázatot, akkor ez exportálás

pontban válasszuk ki a kívánt formátumot. A „Ok” gomb megnyomása után a rendszer egy XLS vagy


31/54

DOC fájl mentését ajánlja fel. Ha az adatokat formázatlan formában akarjuk kinyerni, akkor a párbe-

szédablakban a „Mentés másként:” opció előtti választó gombot jelöljük ki, majd válasszuk ki, hogy

vesszővel vagy tabulátorral tagolt formázatlan szövegfájlban akarjuk kimenteni az adatokat.

4.1.8 Visszatérés a portálra

A riport megtekintése után, ha másik kimenetet akarunk megtekinteni, akkor a VIR portálra a riport

oldal bal felső sarkában található „Portál” feliratra kattintva tudunk visszajutni.

38. ábra

A böngésző vissza parancsának használata esetében a portál megfelelő működése nem garantált,

ezért javasoljuk, hogy minden esetben a rendelkezésre álló link segítségével navigáljon vissza a por-

tálra.

4.2 Mutatószámok A stratégiai mutatószámok olyan aggregált, trendszerűen időszakos értékeket megjelenítő, egy-egy

terület főbb tevékenységeit mérő mutatószámok, melyek alkalmasak az intézményi stratégia teljesü-

lésének nyomon követésére, az intézményi fejlesztési tervben vállalt mutatószámok alakulásának

vizsgálatára, és akár minőségbiztosítási rendszer kialakítására is. A stratégiai mutatószámok tömörí-

tett, könnyen áttekinthető módon magas szintű képet adnak a felsővezetőknek egy-egy intézményi

szegmens vagy folyamat működésének megfelelőségéről. Az egyes mutatószámokhoz célértékek

hozzárendelésével biztosítható az intézményi elvárásoknak való megfelelés vizsgálata is

A stratégiai mutatószámok kialakítása során az alábbi szempontok kerültek figyelembe vételre:

1. biztosítsák az intézménynek vagy egy területének pillanatképét és a céloknak való megfelelés áttekintését

2. minden esetben az adott stratégiai cél teljesülését mérjék 3. egyértelműen definiáltak, jól mérhetőek legyenek 4. aggregált módon, egy-egy értékbe sűrítve mérjék az adott terület teljesítményét 5. mérési metódusai és kiszámítási módszerei meghatározottak, dokumentáltak legyenek 6. megfelelőségük vizsgálatható legyen célértékek alapján

4.2.1 Mutatószámok értelmezése

Az egyes mutatószámok értelmezéséhez szükséges az alábbi fogalmak áttekintése és megértése:

1. Mutatószám frissítési gyakorisága 2. Mutatószám aggregáltsági foka 3. Mutatószám vonatkozási időszaka 4. Mutatószám automatikus vagy kézi töltése

Az egyes mutatószám értékeinek frissítése a VIR-ben előre meghatározott időközönként történik,

figyelembe véve a mutatószám tématerületét illetve tartalmát. Tipikus frissítési gyakoriságok a VIR-

ben:

1. elsősorban tanulmányi, illetve szervezet, irányítás területen:

tanulmányi féléves: az adott mutatószám értéke egy teljes tanulmányi félévre vonat-kozik, a tanulmányi félévre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. fel-vett hallgatók száma)


32/54

tanéves: az adott mutatószám értéke egy teljes tanulmányi tanévre vonatkozik, a tanévre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő

2. elsősorban gazdasági, HR és ingatlan területen:

havi: az adott mutatószám értéke egy teljes hónapra vonatkozik, a teljes hónapra vo-natkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. lejárt követelések)

negyedéves: az adott mutatószám értéke egy teljes negyedévre vonatkozik, a teljes negyedévre vonatkozó adatok és információk alapján áll elő (pl. intézményi kiadások)

féléves: az adott mutatószám értéke egy teljes évre vonatkozik, a teljes évre vonat-kozó adatok és információk alapján áll elő (pl. oktatói utánpótlás biztosítása)

A VIR-ben megjelenő mutatószámok - a mutatószámok céljainak megfelelően – az Egyetem egészé-

nek, illetve az egyes karok/képzőhelyek szintjén vannak aggregálva. Utóbbiakat a Részletes adatok

riport segítségével lehet megjeleníteni. Az automatikus töltésű mutatószámok - részletesebben lásd

az Automatikus és kézi töltésű mutatószámok c. fejezetben - esetében egy-egy mutatószám részlete-

inek és alábontásainak megjelenítése, illetve további elemzése az adott témakörhöz kapcsolódó ad

hoc elemzések, illetve a riportok segítségével lehetséges.

Az egyes mutatószámok vonatkozási ideje azt az időintervallumot jelenti, amelyre az adott mutató-

szám aktuális értéke vonatkozik, azaz amely időintervallum adatai felhasználásra kerültnek az aktuális

érték előállításához.

Ilyen vonatkozási időszak lehet például:

2011. január: az adott mutatószám érték a 2011-es januári állapothoz tartozó értéket mutatja be, tipikusan a január 31-ig rendelkezésre álló adatok és információk felhasználásával

2011. 1. negyedév: az adott mutatószám érték a 2011 első negyedéves állapothoz tartozó érté-ket mutatja be, tipikusan a március 31-ig rendelkezésre álló adatok felhasználásával

2010/11/1 félév: az adott mutatószám érték a 2010/11-es tanév első félévi állapothoz tartozó értéket mutatja be, tipikusan a tanulmányi félév végén rendelkezésre álló adatok fel-használásával

Az utolsó vonatkozási időszak esedékessége a rendelkezésre álló adatok függvényében korábbi lehet,

mint a mutatószámok lekérdezésének időpontja. A mutatószámok vonatkozási időszaka a megjelení-

tést szolgáló riportokban az alábbi helyen található meg:

Mutatószám lista riport: az időszak oszlopban megjelenő időszak értéke Részletes adatok riport: a grafikon vízszintes tengelyén és a táblázat időszak oszlopában meg-

jelenő értékek

Az egyes mutatószámokat azok előállítási módja szerint automatikus és kézi töltésű mutatószámokra

lehet osztani:

Automatikus töltésű mutatószámok: a mutatószám előállítása teljes egészében a VIR-be betöltött adatok segítségével történik, az ott megadott szabályok alapján, automatizált módon, a megfelelő vonatkozási időszakokra.

Kézi töltésű mutatószámok: a mutatószám előállítását a mutatószámért felelős személy végzi manuális módon, ugyanis az előállításhoz szükséges adatok nem, vagy csak részben ta-lálhatók meg a VIR-ben.


33/54

4.2.2 Elérése

A mutatószámok két helyről érhetők el a portálon: a kezdőlapon a Stratégia ikonra kattintva vagy

bármelyik lapon a „Stratégia” fülre kattintva.

39. ábra

4.2.3 Megjelenítése

Az egyes mutatószámokat két különböző formában lehetséges megjeleníteni a riport megnyitása

után:

1. Lista nézetben az adott mutatószám a többi mutatószámmal együtt látszik táblázatos formá-ban. A mutatószámról az alábbi információk érhetők el:

mutatószám tématerülete

mutatószám kódja

mutatószám neve

mutatószám vonatkozási időszaka

mutatószám frissítési gyakorisága

mutatószám mértékegysége

mutatószám aktuális értéke

mutatószám célértéke

mutatószám alsó határértéke

mutatószám felső határértéke

mutatószám elfogadási tartományának minimuma

mutatószám elfogadási tartományának maximuma

2. Részletes adat nézetben csak a kiválasztott mutatószám adatai látszódnak riport formában. A részletes adat nézet valamely mutatószám aktuális értékére való kattintáskor nyitható meg. Ekkor a következők információk jelennek meg:

mutatószám kódja


34/54

mutatószám megnevezése

a vizsgált időszakok megnevezése

vizsgált szervezeti egység kódja

mutatószám mértékegysége

mutatószám aktuális értéke

mutatószám célértéke

mutatószám alsó határértéke

mutatószám felső határértéke

mutatószám elfogadási tartományának minimuma

mutatószám elfogadási tartományának maximuma

A riport alján a mutatószám szervezeti egység és időszak szerinti trendgrafikonjai találhatók meg.

A fül megnyitása után a riport egy lista nézete jelenik meg, ám az egyes mutatószámok részletes le-

bontásához a riportot más formában, az alábbi ábrán jelzett ikonra kattintva kell indítani.

40. ábra

A megjelenő riport tartalmazza az adott mutatószám intézményi szintű, utolsó időszakra vonatkozó

értékeit. Az egyes mutatók aktuális értékére kattintva elérhetők a mutatószám idősoros, intézményi

és kari bontású értékei.

A mutatószám lista nézetéhez való visszatérés a Részletes adat riport tetején található alábbi linkre

kattintva lehetséges.

41. ábra

Mindkét megjelenítési riport nézet kezelése kapcsán a Riport funkciói fejezetben leírtak az irányadók.

A Mutatószám lista riport tématerületek szerinti csoportosításban tartalmazza az összes intézményi

mutatószámot, azok megnevezését, legutolsó aktuális értékét, az aktuális értékhez kapcsolódó idő-

szakot, a cél értéket és a határértékeket.

A mutatószámok az alábbi tématerületekbe kerültek besorolásra:

1. Oktatás: a hallgatói létszám, képzési, végzési és pályakövetési mutatószámok. 2. Felvételi: a felvételi tevékenységgel kapcsolatos mérőszámok. 3. Kutatás: a kutatási HR kapacitással és a pályázatokkal és kapcsolatos mutatószámok. 4. Gazdálkodás: bevétel és kiadási, költséghatékonysági jellegű mutatószámok. 5. HR: az dolgozói és oktatási létszám, oktatói utánpótlás, oktató terhelés mérőszámai.


35/54

42. ábra

A riport egyes oszlopai az alábbiak szerint értelmezhetők:

Tématerület / Kód / Mutató neve: itt jelenik meg a tématerület megnevezése, a mutatószám egyedi kódja és a mutatószám egyedi megnevezése

Időszak: azon utolsó időszak megnevezése, amely időszakban a mutatószámról utoljára állt ren-delkezésre adat

Frissítési gyakoriság: azon időszakosság megnevezése, amely gyakorisággal a mutatószám frissí-tésre kerül

Mértékegység / Aktuális érték: a mutatószám nagyságának és mértékegységének értéke abból az időszakból, amikor az utolsó adat rendelkezésre áll

Célérték / Határérték / Elfogadási tartomány: a mutatószám intézmény által meghatározott cél-értékét, alsó és felső határértékét, illetve az elfogadási tartományának minimumát és maximumát jeleníti meg

Az egyes mutatószámok aktuális értékére kattintva megnyitható az adott mutatószám részletes ada-

tait tartalmazó riportja.

A mutatószám részletes adatai riport egy adott mutatószámról tartalmazza az összes rendelkezésre

álló információt. Ezek a következők: megnevezés, tématerület, leírás, időszakos trend grafikonja,

értékek időszakos alakulása táblázatos formában, mutatószámhoz rendelt cél, határ és elfogadási

értékek.


36/54

43. ábra

A riport egyes részei az alábbiak szerint értelmezhetők:

1. Leíró információk

kód és mutató neve: a mutatószám VIR-ben használt egyedi neve és az egyedi kódja

számítási mód: a mutatószám számítási módjának rövid leírása 2. Mutató értékének időbeli alakulása (táblázat)

időszak: a mutatószám frissítési gyakoriságának megfelelő időosztás megnevezése

szervezeti egység: a mutatószám intézményi, illetve kari / képzési hely szerinti lebon-tása

mértékegység / aktuális érték: a mutatószám nagyságának és mértékegységének ér-téke abból az időszakból, amikor az utolsó adat rendelkezésre áll

célérték / határérték / elfogadási tartomány: a mutatószám intézmény által megha-tározott célértékét, alsó és felső határértékét, illetve az elfogadási tartományának minimumát és maximumát jeleníti meg


37/54

3. Mutató értékének időbeli alakulása (grafikon)

vízszintes tengely: a mutatószám frissítési gyakoriságának megfelelő időosztás meg-nevezése

függőleges tengely: a mutatószám értékeinek és mértékegységének megfelelő skála beosztás

aktuális érték: kék vonallal megjelenített érték, mely a mutatószám az adott időszak-beli aktuális értékét jeleníti meg

A mutatószám lista nézethez való visszatérés a Részletes adat riport tetején található linkre kattintva

lehetséges.

4.2.4 Mutatók adatainak felhasználása

44. ábra

A Fájl -> Exportálás menüpontra vagy az Exportálás ikonra kattintva egy ZIP kiterjesztésű fájl menté-

sét ajánlja fel portál, melynek mentése és kicsomagolása után elérhető az adott riport HTML és XLS

formátumban.

45. ábra


38/54

46. ábra

A Fájl -> Nyomtatás menüpontra vagy az Nyomtatás ikonra kattintva kiválasztható, hogy a PDF do-

kumentumba mely oldalak mentése szükséges. A „Nyomtatás PDF-be …” gombra kattintva egy új

böngésző oldalon megjelenik a PDF fájl, amely innen menthető vagy nyomtatható.

A nyomtatás megkezdése előtt szükséges a nyomtatandó terület következő paramétereinek megadá-

sa:

oldal tájolása, mérete, igazítása

margók mérete

fejléc és lábléc tartalma

Ezek az információk a Fájl -> Oldalbeállítása menüpontra kattintva érthetők el az alábbi párbeszéd

ablakban.

47. ábra

Az táblázatok adatai exportálhatók XLS, DOC és CSV formátumban. Ehhez a táblázatra jobb gombbal

kattintva a „Táblázat exportálása” menüpontot kell kiválasztani.

48. ábra

A menüpontra kattintva az alábbi párbeszéd ablak fog megjelenni.


39/54

49. ábra

A sorok részen megadható, hogy a táblázat mely sorait akarjuk exportálni. Amennyiben Excel vagy

Word formátumban akarjuk kimenteni a táblázatot, akkor ez exportálás pontban válasszuk ki a kívánt

formátumot. A „Ok” gomb megnyomása után a rendszer egy XLS vagy DOC fájl mentését ajánlja fel.

Ha az adatokat formázatlan formában akarjuk kinyerni, akkor a párbeszéd ablakban a „Mentés más-

ként:” opció előtti választó gombot jelöljük meg, majd válaszuk ki, hogy vesszővel vagy tabulátorral

tagolt formázatlan szövegfájlban akarjuk kimenteni az adatokat.

4.3 Ad hoc elemzések Az ad-hoc elemzések olyan kimenet típusok, amely segítségével egy adott témakör előre definiált

adatkörének elemzése a felhasználó igényének megfelelően, egyedi módon történik meg. A felhasz-

náló számára az adott ad-hoc lekérdezésben biztosított mérőszámok és dimenziók felhasználásával,

ezek variálásával az egyes lekérdezések szabadon állíthatók össze.

Az ad-hoc elemzések az egyes vezetők számára a következőket biztosítják:

vezetői igényeknek megfelelő, a riportoknál mélyebb szintű rendszeres riportok és kimutatások kialakítása

ad-hoc, egyedi vagy nem rendszeres módon felmerülő igények azonnali, naprakész kielégítése

egyedi elemzések végzése, kereszttáblás kimutatások készítésének lehetősége Az ad-hoc elemzések az alábbi funkcionalitással támogatják a VIR-ben rendelkezésre álló egyes adat-

körök

1. Felhasználói funkciók

riport sor- és oszlopértékek kiválasztása egy előre definiált készletből

adatlefúrás (mélyebb szintek kibontása) előre meghatározott dimenzió hierarchia mentén

csoportosítások és szűrések beállítása

rangsorok készítése, sorba rendezés, első/utolsó x darab elem leszűrése

alapvető formázások biztosítása 2. Kimeneti, megjelenítési funkciók

listák és felsorolások, illetve kereszttáblák készítése

hierarchikus oszlopok és sorok megjelenítése

diagramok használata

interaktív szűrők használata 3. További felhasználást támogató funkciók

mentés más formátumban (Excel fájl, szöveges dokumentum, kép stb.)

mentés további saját felhasználásra

eredmények megosztása, nyilvános elérés biztosítása


40/54

4.3.1 Elemzési témakörök

A VIR-ben az alábbi témakörök és területek esetében érhetők el ad-hoc elemzések:

1. Hallgatói létszámok, kreditek, átlagok (O_HALL_SZAK_SZEM) 2. Jelentkezési és felvételi adatok (O_AVIR) 3. Képzés elvégzése (O_HALL_SZAK) 4. Oktatói létszámadatok és kompetenciák (OKT_LT) 5. Oktatói terhelések (OKT_TE) 6. Oktatott kurzusok és kurzus teljesítése (O_KREDITSZERZES) 7. Hallgatói lemorzsolódás és előrehaladás (HALL_LE) 8. Pénzügyi gazdálkodás követése (PU_TETEL, PU_TETEL_KIMUTATAS) 9. Személyi kifizetések (KIAD_SZ) 10. Helyiség nyilvántartás (O_ING_HELY)

4.3.1.1 Hallgatói létszámok, kreditek, átlagok

Főbb dimenziók o Hallgató o Szak o Szervezeti egység o Hallgatói státusz o Előrehaladás o Vizsgált képzési időszak

Főbb mérőszámok o Aktív státuszú hallgatók o Hallgatói létszám o Számított létszám o Átlagos felvett kreditszám o Tanulmányi átlag

FONTOS: Képzési időszak nélkül a kocka összesíti az idők során az összes félév adatait, ezért ennek a dimenziónak kötelező a használata, bármely félév önmagában értelmezhető.

4.3.1.2 Jelentkezési és felvételi adatok

Főbb dimenziók o Jelentkező

felvételi eljárás o Jelentkezés o Szervezet o Felvételi szak o FIR szak

Főbb mérőszámok o Jelentkezők száma o Jelentkezések száma o Felvettek száma o Túljelentkezési arány o Pontszám

FONTOS: A felvételi eljárás használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes eljárást, amely általában nem célszerű.


41/54

4.3.1.3 Képzés elvégzése

Főbb dimenziók o Hallgató o Hallgatói jogviszony o Szak o Szervezeti egység o Képzési időszakok

kezdet befejezés abszolutórium záróvizsga

Főbb mérőszámok o Hallgatói létszám o Oklevelet szerzők száma o Egyszakos / többszakos hallgatók száma o Átlagos félévszám

4.3.1.4 Oktatói létszámadatok és kompetenciák

Főbb dimenziók o dolgozó o oktató / kutató o besorolás o munkaviszony o munkakör o idő

képzési időszak naptári idő

Főbb mérőszámok o Dolgozók száma o Oktatók száma o Kutatók száma o Heti átlagos óraterhelés

FONTOS: A képzési időszak vagy a naptári év használata nélkül a kocka összesíti az idők során az ösz-szes adatot, amely általában nem célszerű.

4.3.1.5 Oktatói terhelések

Főbb dimenziók o dolgozó o dolgozó szervezeti egysége o képzési időszak o tantárgy o vizsga

Főbb mérőszámok o oktatott hallgatók száma o oktatott kurzusok száma o óraterhelés (oktatási) o vizsgáztatott hallgatók száma


42/54

o vizsgáztatások száma o óraterhelés (vizsgáztatás)

FONTOS: A képzési időszak nélkül a kocka összesíti az idők során az összes adatot, amely általában nem célszerű. A vizsga dimenzió elemei csak a vizsgára vonatkozó mérőszámok esetében értelmezhe-tők.

4.3.1.6 Oktatott kurzusok és kurzus teljesítése

Főbb dimenziók o Hallgató o Hallgató szakja o Szervezeti egység

képzésért felelős kurzus hirdető

o Tantárgy o Kurzus o Képzési időszak

Mérőszámok o Tárgyat teljesítők száma o Kurzust felvevő hallgatók száma o Érdemjegyek száma o Elégtelen érdemjegyek száma o Szerzett kreditek száma o Eredmények átlaga és szórása o Tárgyfelvétel átlagos száma

FONTOS: A képzési időszak használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes félév adatait, amely általában nem célszerű.

4.3.1.7 Pénzügyi gazdálkodás követése

Főbb dimenziók o Gazdasági év o Kiemelt előirányzat o KTK o Forrás o Szervezeti egység o Önálló egység / munkahely / témaszám o Főkönyvi szám o Kimutatás (csak PU_TETEL_KIMUTATAS)

Főbb mérőszámok o Eredeti előirányzat o Módosított előirányzat o Teljesítés o Kötelezettségvállalás

FONTOS: A gazdasági év használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes évet, amely álta-

lában nem célszerű. A területet a PU_TETEL és PU_TETEL_KIMUTATAS ad-hoc elemzés fedi le, utóbbi

esetében rendelkezésre állnak a kimutatás dimenzió elemei is.


43/54

4.3.1.8 Személyi kifizetések

Főbb dimenziók o Önálló egység – Munkahely – Témaszám o Szervezeti egység o Vizsgált időszak

Főbb mérőszámok o Kiadások o Személyi kifizetések o Személyi kifizetések kerete o Személyi kifizetések aránya o Személyi keretteljesítés

FONTOS: A vizsgált időszak használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes képzési idősza-

kot, amely általában nem célszerű. Személyi kifizetések a Szenátus határozata alapján nem elérhető.

4.3.1.9 Helyiség nyilvántartás

Főbb dimenziók o Fizikai elhelyezkedés o Terem funkció o Képzési időszak

Főbb mérőszámok o Helyiségek száma o Alapterület o Férőhely o Férőhely kihasználtság o Átlagos csoportlétszám

FONTOS: A képzési időszak használata nélkül a kocka összesíti az idők során az összes képzési idősza-

kot, amely általában nem célszerű.

4.3.2 Elérése

A mutatószámok két helyről érhetőek el a portálon: a kezdőlapon az Ad-hoc elemzések ikonra kat-

tintva vagy bármelyik lapon a „Elemzések” fülre kattintva.

50. ábra


44/54

Az egyes területek részletes adatkörét tartalmazó, és azokat riportkészítésre elérhetővé tevő az ad-

hoc elemzések megnyitásához szükséges fájlok (MS Excel vagy SAS Enterprise Guide eszközhöz) le-

tölthetők ezen portáloldalról.

51. ábra

4.3.3 Funkciói az Excel eszközben

Az ad-hoc elemzések egyes funkciót az alábbiak szerint lehet csoportosítani:

Mezőlista: az ad-hoc elemzésben definiált mérőszámok és dimenziók a mezőlistában adhatók hozzá egy elemzés soraihoz, oszlopaihoz, szűrőihez, illetve értékeihez

Táblázat: a mezőlistában kiválasztott mérőszámok és dimenziók kombinációjaként előálló ri-port megjelenítésére szolgál

Grafikon: a táblázatban megjelenő adatok grafikus megjelenítését teszi lehetővé.

Az 52. ábra egy konkrét ad-hoc kimenet példa arra, hogy milyen jellegű elemzések készítésére van

lehetőség, és amelyen a funkciók közül létrehozásra került egy táblázat és két grafikon.

52. ábra

53. ábra


45/54

54. ábra

A mezőlista alapértelmezés szerint a MS Excel jobb oldalsó részén egy külön panelben jelenik meg az

alábbi formában, Kimutatás mezőlista fejléccel.

55. ábra

Amennyiben a mezőlista nem jelenne meg automatikusan, akkor kattintsunk az Excel munkafüzetben

az 56. ábra szerinti területre.

56. ábra


46/54

A mezőlista az elemzés összeállítása során bezárható a Kimutatás mezőlista panel jobb felső sarkában

található X jellel. A mezőlista újbóli megjelenítéséhez kattintsunk az 57. ábra szerinti területre, majd

a menüben megjelenő Kimutatáseszközök lapon válasszuk ki a Beállítások lapot, és a megjelenítés

szekcióban kattintsunk a Mezőlista ikonra.

57. ábra

A mezőlista két jól elkülöníthető részből áll:

1. A felső részén ("Válassza ki a jelentésbe felvenni kívánt mezőket") található azok a mutató-számok és dimenziók, amelyek felhasználhatók az elemzés elkészítéséhez.

2. Az alsó részén adható meg, hogy az elemzés milyen adatokat, sorokat és oszlopokat, valamint szűrőket tartalmazzon

jelentésszűrő rész: ide húzandók azok a mezők, amelyek elemeivel a teljes elemzés szűrése szükséges

oszlopcímkék rész: ide húzandók azok a mezők, amelyeket a táblázat oszlopaiban, il-letve a grafikon jelmagyarázatában kell megjeleníteni

sorcímkék rész: ide húzandók azok a mezők, amelyeket a táblázat soraiban, illetve a grafikon tengelyén kell megjeleníteni

értékek rész: ide húzandók azok a mérőszámok, amelyek a sor és oszlop értékek met-szetében kell vizsgálni

Az elemzés összeállításának lépései az alábbiak:

1. Ha a Kimutatás mezőlista Jelentésszűrő területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat és a grafikon Jelen-tésszűrő területére kerül.

2. Ha a Kimutatás mezőlista Oszlopcímkék területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat Oszlopcímkék, illetve a grafikon jelmagyarázat területére kerül.

3. Ha a Kimutatás mezőlista Sorcímkék területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat Sorcímkék, illetve a grafi-kon tengelymező területére kerül.

4. Ha a Kimutatás mezőlista Értékek területére húzunk egy mezőt a Kimutatás mezőlista felső részében található elemekből, a mező ezzel egy időben a táblázat és a grafikon Értékek terü-letére kerül.


47/54

Amennyiben nem szeretnénk, hogy a mező áthúzása után automatikusan frissüljön a táblázat és a

grafikon, akkor a Kimutatás mezőlista alsó részén található ’Elrendezésfrissítés elhalasztása’ választó-

négyzetet pipáljuk ki. Ekkor az egyes mezők áthúzása során sem a táblázat, sem a grafikon nem fog

automatikusan frissülni. Ha végeztünk az elemzés összeállításával, akkor kattintsunk a Frissítés gomb-

ra, és ekkor az összes behúzott mező megjelenik a táblázatok és a grafikonon. Ennek a frissítési mű-

veletnek az ideje az utolsó frissülés óta behúzott mezők számával és azok adattartalmának nagyságá-

tól függően növekszik.

A mezőlistáról szóló jelen bejegyzés egyes részeinek forrása: http://office.microsoft.com/hu-

hu/excel-help/kimutatas-es-kimutatasdiagram-mezoelrendezesenek-keszitese-es-modositasa-

HP010342366.aspx?CTT=5&origin=HA010359471. A linken további információ érhető el a mezőlista

használatáról, valamint annak a táblázattal és grafikonnal való összefüggéséről.

A mezőlista segítségével összeállított elemzés riportszerűen a táblázat eszközben jelenik meg, mely

az alábbi funkciókat biztosítja:

a hierarchikus dimenzió elemek lebontása és aggregálása

a megjelenített adatok rendezése

a megjelenített adatok szűrése

részösszegek és teljes összegek képzése

A mezőlista segítségével összeállított elemzés grafikus ábrázolását biztosítja. A beilleszthető grafiko-

noknak több típusa lehet (oszlop diagram, sávdiagram, tortadiagram). A diagramok eltérő módon

paraméterezhetőek, szűrhetőek. (52. ábra, 53. ábra, 54. ábra)

4.4 Statikus dokumentumok A VIR portálon a statikus dokumentumok között az intézményi döntéshozatal során használható szö-

veges beszámolók, elemzések, tanulmányok, stb. oszthatók meg, melyek egy-egy témakör kapcsán

olyan információkat tartalmaznak, melyek a VIR be a forrásrendszerekből adatszinten nem tölthetők

be, vagy a VIR ből származó adatok és információk további, nem a VIR-ben való feldolgozási, elemzési

kimeneteit tartalmazzák.

4.4.1 Elérése

A „Dokumentumok” fül alá tölthetők fel azok az intézményi beszámolók, elemzések, stb. melyek sta-

tikus (PDF, Word, stb.) formában állnak elő. Ezen dokumentumokat szabadon definiálható gyűjtőkbe

lehet rendezni a könnyebb áttekinthetőség érdekében.

58. ábra

http://office.microsoft.com/hu-hu/excel-help/kimutatas-es-kimutatasdiagram-mezoelrendezesenek-keszitese-es-modositasa-HP010342366.aspx?CTT=5&origin=HA010359471




48/54

Az egyes dokumentumok esetében a felhasználó által használt böngészőtől és annak beállításaitól

függően ajánlja fel a böngésző az adott dokumentum megnyitását, mentését vagy más néven történő

mentését.

4.4.2 Dokumentum típusok

A VIR portálra az alábbi dokumentum típusok feltöltése javasolt:

MS Word formátumú állományok, .doc vagy .docx kiterjesztéssel

MS Excel formátumú állományok, .xls vagy .xlsx kiterjesztéssel

PDF formátumú állományok


49/54

5 A VIR portál további funkcionális elemei

5.1 Kompetencia központ oldal A „Kompetencia központ” portáloldalon a VIR kompetencia központ számára az üzemeltetéshez és

karbantartáshoz szükséges riportok és dokumentációk érhetők el.

5.2 Saját oldal A „Saját oldal” az felhasználó számára létrehozott felület, ahová a gyakran használt riportokat

(Könyvjelzők), külső linkeket, illetve a VIR rendszerben létrehozott saját riportjait, elemzéseit, stb.

gyűjtheti ki.

A Könyvjelzők közé az alábbiak szerint vehetünk fel kimenetet:

1. A portál „Keresés” fülén a könyvjelzőkhöz hozzáadni kívánt kimenetre rá kell keresni

59. ábra

2. A keresési eredményként kapott táblázatban az adott elemhez tartozó sor elején található

lenyíló menüben ki kell választani „Könyvjelző gombot”


50/54

60. ábra

5.3 GYIK Az oldal használatával kapcsolatosan felmerülő gyakori kérdéseket és válaszokat tartalmazza. A GYIK

elemei megjelennek a kezdőoldalon, az egyes kérdésre adott válaszokat a kérdés szövegére kattintva

lehet megnyitni, illetve elrejteni.

61. ábra

Az oldal aktualizálását és tartalommal való feltöltéséért a VIR Kompetencia Központ által kijelölt kol-

léga felel. Így amennyiben valamely kérdésére nem talál választ, vagy javaslata lenne arra, hogy mi-

lyen kérdésnek kellene még az oldal e részére felkerülnie kérjük, forduljon az Ügyfélszolgálat menü-

pont alatt található elérhetőségek valamelyikéhez.

5.4 Hírek Itt olvashatóak a VIR-rel kapcsolatos tartalmi és technikai információk, esetleges karbantartási idő-

pontok, és további aktualitások, melyekről a VIR Kompetencia Központ kívánja informálni a felhasz-

nálókat.


51/54

62. ábra

5.5 Keresés A „Keresés” fül segítségével a teljes VIR portálon található tartalmakban (pl. riport, elemzés, fájl, stb.)

lehet kulcsszavak alapján keresni.

63. ábra

A keresésnél javasolt felhasználói tartalomtípusok:

1. Összes kijelölése: az összes tartalom típusban keresésre kerül a megadott kulcsszó

2. SAS jelentés: portálon megjelenő riportok

3. Adatfeltárás: ad-hoc elemzések webes nézetei

4. Link: a portálon linkként megjelenő dokumentumok között

5. Oldal: a portál oldalak

A „Keresés” fül a portál kezdőoldalán található linkről is elérhető.


52/54

64. ábra


53/54

6 Ügyfélszolgálat A VIR-rel kapcsolatos publikus információ elérhető az Óbudai Egyetem hivatalos honlapján a VIR Kompetencia Központ linken keresztül. A honlapon találja a munkatársak közvetlen elérhetőségét.

65. ábra

Az AVIR honlapjáról központi intranet használat esetén közvetlenül be lehet lépni a VIR rendszerbe. A fogalmak értelmezését az ugyancsak innen elérhető Fogalomtár segíti.

66. ábra

Internetes eléréskor a VPN használata esetén a biztonsági rendszer tiltja a böngészést. Ebben az esetben a böngészőben a http://sas-mt.vir.uni-obuda.hu:9080/SASPortal/ cím megadásával lehet a VIR rendszerbe belépni.

http://uni-obuda.hu/egyetem/vir-kompetencia-kozpont

http://uni-obuda.hu/egyetem/vir-kompetencia-kozpont

http://sas-mt.vir.uni-obuda.hu:9080/SASPortal/


54/54

Amennyiben a VIR-portál használata során segítségre van szüksége, a VIR Kompetencia Központ munkatársai készséggel állnak rendelkezésére. A technikai és tartalmi problémák, javaslatok bejelen-tése az [email protected] lehetséges.

Bízunk benne, hogy hasznosnak találta ezt a rövid összefoglalást és rendszeres látogatója lesz a Óbudai Egyetem Vezetői Információs Rendszerének.

mailto:[email protected]

Documents

Vezetői Információs Rendszer Felhasználói kézikönyvusers.nik.uni-obuda.hu/avir/_files/VIR_FK.pdf · 1 A Vezetői Információs Rendszer a stratégiai gondolkodás eszköze