๖

ชอเรอง การปรบปรงโครงสรางและกรอบอตรากำาลงหนวยงานของกรงเทพมหานคร

วตถประสงค 1. เพอใหกรงเทพมหานครมโครงสรางและกรอบอตรากำาลงเปนไปตาม

ความตองการของผบรหารกรงเทพมหานคร และสามารถตอบสนองความตองการของประชาชนเพอใหเกดความพงพอใจและประโยชนสงสด

๒. เพอใหหนวยงานของกรงเทพมหานครมโครงสรางและกรอบอตรากำาลงทเหมาะสมกบภารกจและปฏบตงานไดอยางเตมศกยภาพ

3. เพอใหหนวยงานของกรงเทพมหานครมโครงสรางและกรอบอตรากำาลงทเหมาะสมสามารถทำางานไดบรรลภารกจของกรงเทพมหานคร

ขอบเขตมขอบเขตของการดำาเนนการทเรมตนจากการรบคำาขอจากหนวยงานและ

ตรวจสอบคำาขอ การประสานหนวยงานขอรายชอบคคลเพอจดทำาคำาสงแตงตงคณะทำางาน การจดประชม คณะทำางาน การกำาหนดแนวทางการดำาเนนการและศกษาขอมล/ทบทวนภารกจ การสรปผลการศกษา/ทบทวน ภารกจ การกำาหนดโครงสรางหนวยงานใหเหมาะสมกบอำานาจหนาท และภารกจ การเกบขอมลสถตยอนหลง 3 ป การวเคราะหจำานวนตำาแหนง การคำานวณคาใชจายดานบคคลจากการเพม/ลดอตรากำาลง การจดทำารายการวเคราะห โครงสรางและกรอบอตรากำาลงเสนอปลดกรงเทพมหานครโดยผวาราชการกรงเทพมหานครเหนชอบ นำาเสนอ อ.ก.ก. ใหความเหนชอบ นำาเสนอ ก.ก. อนมตการจดทำาประกาศ/ขอกำาหนดอกษรยอนำาเสนอ อ.ก.ก. สามญเกยวกบกำาหนด ตำาแหนงฯ การจดทำาเอกสารหมายเลข 1 หนาทความรบผดชอบของตำาแหนง แจงมตอ.ก.ก./ก.ก. ใหหนวยงานทขอจดทำาเอกสารทเกยวของและสงตรวจสอบ

คำ�จำ�กดคว�ม1. ข�ร�ชก�รกรงเทพมห�นครส�มญ หมายถง ขาราชการ

กรงเทพมหานครซงรบราชการในสงกด กรงเทพมหานครแตไมรวมถงขาราชการครและบคลากรทางการศกษากรงเทพมหานครและขาราชการ กรงเทพมหานครในสถาบนอดมศกษา

๒. ก�รปรบปรงโครงสร�งและกรอบอตร�กำ�ลงของหนวยง�น ” หมายถง การศกษา วเคราะห และการกำาหนดบทบาท ภารกจ หนาทความรบผดชอบของหนวยงานใหชดเจน ไมซำาซอนกน การคาดคะเนความตองการอตรากำาลงทงจำานวนและระดบทหนวยงานจะตองมเพอปฏบตงานตามภาระหนาท ความรบผดชอบ ปรมาณงาน แผนงานโครงการ ทจะตองปฏบตไดอยางเหมาะสม ประหยด มประสทธภาพและประสทธผล

3. ก�รวเคร�ะห หมายถงการนำาขอมลพนฐานมาพจารณาสภาพปญหาแลวนำาหลกวชามาประยกตเพอคนหาแนวทางแกไข แลวกำาหนดวธการในการแกปญหา

4. หนวยง�น หมายถง หนวยงานตามการจดระเบยบราชการกรงเทพมหานคร ตามมาตรา 60 แหงพระราชบญญตระเบยบบรหารราชการกรงเทพมหานคร พ.ศ. 2528

5. ก�รทบทวนภ�รกจ หมายถง การตรวจสอบกระบวนงานทำางานในความรบผดชอบของหนวยงานนนวายงมความจำาเปนอยหรอไม หากไดทบทวนแลวพบวาไมมความจำาเปนอาจจะตดสนใจยกเลกไปหรอมอบใหผใดเปนผรบผดชอบดำาเนนการ แตหากยงจำาเปนอย ลกษณะการทำางานควรจะมการพฒนาการไปในรปแบบใด

๗

6. ตำ�แหนง หมายถง หนวยยอยทเลกทสดของสวนราชการ ตำาแหนงมองคประกอบทมสมพนธกนเปนรปสามเหลยมดานเทา ไดแก หนาทความรบผดชอบซงเปนพนฐานสำาคญในการกำาหนดความรความสามารถ และความยงยากซบซอนของงาน

7. หน�ทคว�มรบผดชอบ หมายถง ตวงานทมการกำาหนดขอบเขตวตถประสงคทไดมอบหมายใหตำาแหนงใดตำาแหนงหนงปฏบต

8. คว�มยงย�กซบซอนของง�น หมายถง งานยงยากในตวเอง เชน งานโตตอบหนงสอยอมยงยากกวางานตรวจทานหนงสอ หรองานซบซอน เปนงานทมขนตอนมาก หากจะปฏบตใหสำาเรจจะตองปฏบตงานหลายอยาง

9. สถตปรม�ณง�น (Workload) หมายถง ผลผลตทเกดจากการปฏบตหนาทของหนวยงาน โดยมการเกบรวบรวมไวในชวงเวลาหนงๆ

10. ก�รกำ�หนดกรอบอตร�กำ�ลง หมายถง การกำาหนดใหมตำาแหนง ในจำานวนทเหมาะสมกบลกษณะหนาทความรบผดชอบ และปรมาณงานของหนวยงาน

11. ก�รกำ�หนดตำ�แหนง หมายถง การกำาหนดใหมตำาแหนงในหนวยงานหรอสวนราชการใด จำานวนเทาใด และเปนตำาแหนงประเภทใด สายงานใด และอาจหมายความรวมถงการจดอตรากำาลงของเจาหนาทผปฏบตงาน โดยคำานงถงคณภาพงาน ปรมาณงาน และการประเมนคางาน เพอกำาหนดหนาทวามรบผดชอบใหสามารถรองรบภารกจและอำานาจหนาทของหนวยงานไดอยางมประสทธภาพและเกดประสทธผล รวมทงมมาตรฐานงานเปนทยอมรบ การกำาหนดตำาแหนงพจารณาอยางนอย 5 มต ไดแก

- ประเภทตำาแหนง ตามมาตรา 44 แหงพระราชบญญตระเบยบขาราชการกรงเทพมหานครและบคลากรกรงเทพมหานคร พ.ศ. 2554 กำาหนดใหนำากฎหมายวาดวยระเบยบระเบยบขาราชการพลเรอน มาใชบงคบกบการบรหารทรพยากรบคคลของขาราชการกรงเทพมหานครสามญโดยอนโลม ซงพระราชบญญตระเบยบขาราชการพลเรอน พ.ศ. 2551 มาตรา 45 บญญตใหตำาแหนงขาราชการพลเรอนม 4 ประเภท ไดแก ตำาแหนงประเภทบรหารตำาแหนงประเภทอำานวยการ ตำาแหนงประเภทวชาการ และตำาแหนงประเภททวไป

- ฐานะหรอศกดของตำาแหนง เปนการกำาหนดฐานะของแตละตำาแหนงเพอใหสอดคลองกบโครงสรางตำาแหนงและสายการบงคบบญชาตามโครงสรางองคกรของหนวยงาน

- หนาทความรบผดชอบของตำาแหนง เปนการกำาหนดหนาทความรบผดชอบของแตละตำาแหนงวามบทบาทหนาทความรบผดชอบหรอขอบเขตของอำานาจหนาทกวางขวางมากหรอนอยแคไหน อยางไร

- ระดบตำาแหนง เปนการกำาหนดระดบตำาแหนงโดยการประเมนคางานวา งานนนมคณภาพของงานในระดบใด

- จำานวนตำาแหนง เปนการจดอตรากำาลงทเหมาะสมกบอำานาจหนาทและปรมาณงานของหนวยงาน

12. ก�รประเมนคณภ�พง�นของตำ�แหนง หมายถง การดำาเนนการอยางเปนระบบในการจดชนงาน หรอตคางานเพอกำาหนดระดบตำาแหนง ไดอยางสมเหตสมผล เกดความเปนธรรม โดยนำางานของตำาแหนงมาวเคราะหบทบาท ภารกจลกษณะหนาทความรบผดชอบ คณภาพของงานและความยงยากของงานทเปนอยปจจบน

๘

ส�ระสำ�คญ (เนอเรอง)

คว�มรทจำ�เปนสำ�หรบก�รปรบปรงโครงสร�งก�รแบงสวนร�ชก�รของกรงเทพมห�นคร

โครงสรางองคกรมความสำาคญอยางยงทจะทำาใหเปาหมายขององคการบรรลผลสำาเรจและผบรหารนำากลไกเชงโครงสราง (Structural mechanisms) มาใช เพอกอใหเกดประสทธภาพและประสทธผลเปนการสรางขอไดเปรยบทางการแขงขน สามารถปรบตวใหเขากบสภาพแวดลอมทงภายในและภายนอก

เชน การจดโครงสรางองคการเพอใหมโครงสรางทเหมาะสม มการแบงงานทชดเจน มสายการบงคบบญชาทสนลง และมการมอบอำานาจหนาทชดเจน ดงนนในกรณองคการทจดตงมานานอยางกรงเทพมหานครจงจำาเปนตองปรบปรงหรอจดโครงสรางองคการใหม (Reorganizing) โดยนำาแนวคดทฤษฎทเกยวกบการปรบปรงโครงสรางองคการมาประยกตใชใหเหมาะสมตอไป

1.1 แนวคด ทฤษฎทเกยวกบก�รปรบปรงโครงสร�งก�รแบงสวนร�ชก�รของกรงเทพมห�นคร

1.1.1 แนวคดก�รบรห�รภ�ครฐแนวใหม การบรหารภาครฐแนวใหม สวนราชการจะตองมขนาดเหมาะสม

และหรอเลกลงแตมประสทธภาพสงสด เปนองคการทมความเปนเลศ (High Performance Organization) สามารถสนองตอบตอความตองการของประชาชน เปนกลไกในการขบเคลอนภารกจตาง ๆ ทเออตอการพฒนาภาคเอกชน และประชาสงคม ใหเจรญกาวหนา มความสามารถในการแขงขนทงดานเศรษฐกจ สงคม และการเมองของประเทศ อยางยงยนทามกลางกระแสโลกาภวตน ซงการบรหารจดการภาครฐแบบเดมทเคยปฏบตมาไมสามารถนำาพาประเทศใหอยรอดได จงตองมการหาแนวคดใหม ซงแนวคดทรฐบาลในหลาย ๆ ประเทศนยมนำามาใช คอ

1. การยกเครองรฐบาล (Reinventing Government) หลกการสำาคญของแนวคดน ไดแก

- การปรบโครงสรางหนวยงานใหมสายการบงคบบญชานอยลง เปนโครงสรางแบบแนวราบ (Flat Organization)

- ปรบบทบาทของรฐโดยพยายามลดภารกจดานการใหบรการ (Service Delivery) ลง

เนองจากเปนภารกจทตองใชงบประมาณมากและไมคมคาถารฐจะดำาเนนการเอง - ปรบกระบวนการทำางานใหขนตอนนอยลง ทำางานไดรวดเรว

ยงขน - สรางพลงชมชนในการชวยเหลอตนเอง หรอเพมขดความ

สามารถในการพงพาตนเองของประชาชน

- มงเนนความตองการของประชาชนผรบบรการ - เนนการกระจายอำานาจและการมสวนรวมทงจากภาครฐและ

ประชาชน2. Privatization คอ การแปรสภาพการบรหารภารกจของรฐ

บางประเภทไปใหเอกชนดำาเนนการแทนเนองจากรฐดำาเนนการเองอาจจะไมคมคา และเปนการเพอประสทธภาพการดำาเนนงานของหนวยงานภาครฐ เชน งานดานการรกษาความสะอาด การเกบขนขยะมลฝอย งานสวนสาธารณะ เปนตนการ Privatization มหลายรปแบบดวยกน เชน

- การรวมทนกบภาคเอกชน (Joint Venture) - การจางเหมา (Outsourcing) - การทำาสญญาจาง (Contract out ) เชน การจางผเชยวชาญ

หรอทปรกษาโครงการตาง ๆ - สมปทาน (Franchising)

ฯลฯ๙

แนวคดการบรหารภาครฐแนวใหมมอยหลายวธการดวยกน ซงกรงเทพมหานครสามารถนำามาประยกตใชไดอยางเปนรปธรรม แตทงนขนอยกบสถานการณปจจบนและในอนาคตซงอาจจะเปลยนแปลงไดตลอดเวลา แนวคดใดจะดทสดจงไมสามารถจะระบไดแนนอนขนอยกบการปรบใชใหเหมาะสมกบสภาพการณตลอดจนนโยบายผบรหาร

1.1.2 แนวคดหลกเกยวกบก�รจดโครงสร�งองคก�รสมยใหมโครงสรางองคการมบทบาททสำาคญซงผบรหารใชเปนเครองมอในการผลกดนใหองคการสามารถนำากลยทธบรหารจดการไปสเปาหมายทตงไว บทบาททสำาคญของโครงสรางองคการม 2 ประการคอ

1. ประสานกจกรรมตาง ๆ ใหบคลากรสามารถทำางานรวมกนไดอยางมประสทธผลในการนำากลยทธไปใชใหเกดความไดเปรยบทางการแขงขน

2. กระตนสงเสรมและจดใหมระบบการจงใจบคลากรใหทำางานรวมกนเพอกอใหเกดประสทธภาพ มคณภาพและตอบสนองลกคา/ประชาชนผรบบรการไดอยางเหมาะสม

การจดโครงสรางองคการโดยทวไปมหลายรปแบบดวยกน สำาหรบหนวยงานภาครฐทผานมาสวนใหญจดโครงสรางในรปแบบถาวรตามหนาทความรบผดชอบ หรอตามพนทตอมาไดมการพฒนาไปในรปแบบเมตรกซ (Matrix Organization) และหรอองคการแบบเครอขาย (Networking Organization)จนในปจจบนไดมการพฒนาไปสการจดองคการทไมถาวร มความยดหยน มากขน สามารถปรบเปลยนไดงายเพออดชองวางปญหาของการจดโครงสรางในรปแบบเดม

โครงสรางองคการแบบโครงการ (The Adhocracy หรอ The Project Structure) เปนแนวโนมของการจดโครงสรางองคการในสภาวการณปจจบน เนองจากภารกจของรฐจะตองมการปรบเปลยนอยตลอดเวลาเพอใหทนตอสภาวะการแขงขนของโลกการจดหนวยงานในรปแบบกรม/กองทถาวรตามทกำาหนดไว ตามกฎหมายไมสามารถรองรบภารกจทเปลยนแปลงได จำาเปนตองมการจดองคการในรปแบบไมถาวรเพอรองรบภารกจเรงดวน หรอภารกจตามยทธศาสตรสำาคญของรฐ ซงองคการทเกดขน อาจมทงรปแบบทมสภาพทางกายภาพหรอองคการเครอขายเสมอนจรงแทนการจดตงหนวยงานใหม และ

เพอเปนการประหยดงบประมาณและคาใชจายดานตาง ๆ ซงการจดองคการในรปแบบดงกลาว ไดแก

1) รปแบบคณะกรรมการ มลกษณะดงน - มการจดตงเปนองคคณะเพอดำาเนนการในเรองใดเรองหนง

เปนกรณเฉพาะ หรอเรงดวนซงจะประกอบดวยผแทนซงมความเชยวชาญของสวนราชการตาง ๆ มอำานาจในการตดสนใจ และผลของการตดสนใจจะผกพนกบหนวยงาน ไดแก มาตรฐาน กฎเกณฑ ซงจะบงคบใชตอหนวยงาน และหรอสาธารณะ เชน การบรหารงานในรปแบบคณะกรรมการเพอแกไขวกฤตการณไขหวดนก ซงประกอบดวยรองนายกรฐมนตรเปนประธานสวนกรรมการจะประกอบดวยรฐมนตรวาการกระทรวงทเกยวของ รวมทงผแทนจากภาคเอกชน

2) รปแบบทมงานเฉพาะกจ (Task force) มลกษณะดงน - เปนการรวมตวกนของผแทนจากหนวยงานตาง ๆ เพอปฏบต

ภารกจหนง ๆ ซงจำาเปนตองอาศยความรวมมอจากหนวยงานตาง ๆ ทเกยวของจงจะสามารถบรรลวตถประสงคนน ๆ ได จะมหวหนาโครงการซงแตงตงจากผแทนของหนวยงานทรบผดชอบโดยตรงตอผลสมฤทธของภารกจทไดรบมอบหมายมระยะเวลาดำาเนนการเรมตนและสนสดทแนนอนหรอตอเนองจนกวาจะเสรจสนภารกจ ตวอยาง เชนการบรหารงานศนยศกษาการพฒนาอนเนองมาจากพระราชดำาร ซงเปนการรวมมอกนระหวางหนวยงานตาง ๆ เพอปฏบตการในพนทเฉพาะตามภารกจทแตละหนวยงานไดรบมอบหมาย

๑๐

3) รปแบบองคการชวคราว (Temporary Organization) มลกษณะดงน

- เปนหนวยงานทจดตงขนเพอปฏบตภารกจเฉพาะเรองใดเรองหนง โดยมกำาหนดระยะเวลาสนสดของหนวยงานทแนนอน มสถานะของหนวยงานอาจเปนสวนราชการหรอองคการมหาชน

ตวอยางเชน สำานกงานปฏรปการศกษา (ซงเปนองคการมหาชนทจดตงโดยพระราชกฤษฎกาจดตงสำานกงานปฏรปการศกษา พ.ศ. 2542 และกำาหนดใหยบเลกสำานกงานเมอสนสดระยะเวลาดำาเนนกจกรรมครบ 3 ปสำานกงานบรหารการแปลงสนทรพยเปนทน ซงจดตงเปนองคการมหาชนเมอป พ.ศ. 2546 มกำาหนดระยะเวลายบเลก 5 ป เมอดำาเนนภารกจแลวเสรจ) เปนตน

4) รปแบบ Hollywood Model เปนรปแบบหนงทสามารถนำามาประยกตใชในภาคราชการไดนอกจากการจดรปแบบองคการอน ๆ ซงสรปได ดงน

- มการทำางานเปนทมทตองการความคลองตวสง เพอใหการปฏบตภารกจตามยทธศาสตรเรงดวนเสรจสนภายในกำาหนดเวลา

- ตองการผนำาทมทมสมรรถนะ (Competency) สง มความสามารถในการนำาและบรหารเครอขายและทมงาน

- ตองการทมงานทมความชำานาญการพเศษหลากหลายสาขา (โดยวธการจางเหมา)

- ตองมทรพยากรและเทคโนโลยทพอเพยงตอการดำาเนนการ - มการกำาหนดขอบเขตภารกจ (Mission) ของยทธศาสตร

เรงดวน (Agenda) - กำาหนดเจาภาพทตองรบผดชอบในแตละกจกรรมใหชดเจน - หนวยงานทไดรบมอบหมายในภารกจใดตองถอวาภารกจเรง

ดวนนนเปนภารกจหลกของหนวยงานดวย

5) หนวยบรการรปแบบพเศษ (Service Delivery Unit : SDU)

- เปนหนวยงานใหบรการภายในของระบบราชการทมงเนนในเรองของประสทธภาพและคณภาพของการดำาเนนงาน มลกษณะการทำางานทตองการความอสระ มความคลองตวสง แตยงอย

ภายใตการบงคบบญชาของหนวยงานแม สามารถออกระเบยบเองได ตวอยางเชน โรงพมพของสำานกพระราชวง ซงกำาหนดระเบยบการจดซอจดจางไดเอง สถาบนพฒนากจการบานเมองทดของ ก.พ.ร. เปนตน

ขนตอน กระบวนก�รก�รปรบปรงโครงสร�งและกรอบอตร�กำ�ลงของกรงเทพมห�นคร

การวเคราะหการปรบปรงโครงสรางฯ มขนตอน ดงน1. การศกษาขอเทจจรง 1.1 ศกษาและรวบรวมขอเทจจรง (คำาขอ) ของหนวยงานทขอ

ปรบปรงโครงสราง (หรอตามทไดรบมอบหมายใหวเคราะห) ตลอดจนความสมพนธของบทบาทภารกจทเหมอนกน/คลายคลงกนกบหนวยงานอนทงภายในกรงเทพมหานครและหนวยงานภาครฐ ทเกยวของ

1.2 ตรวจสอบและวเคราะหขอเทจจรงทไดรวบรวมวาพอทจะเชอถอไดหรอไมและสำารวจและรวบรวมขอเทจจรงเพมเตม ดงน

- ความสำาคญและทมาของปญหา - สภาพปญหา - ขอกฎหมาย/นโยบาย/แผนบรหารราชการ

กรงเทพมหานคร/ยทธศาสตรของกรงเทพมหานคร - วสยทศน พนธกจ และยทธศาสตรของหนวยงานทขอปรบปรง

๑๑

- มต ก.ก. ทเกยวของกบการปรบปรงโครงสรางการแบงสวนราชการและกรอบอตรากำาลงทผานมาของหนวยงานทขอปรบปรง

- วตถประสงคในการปรบปรง - แนวทางการจดโครงสรางองคการของ ก.พ./ก.พ.ร. - สถตปรมาณงานยอนหลง

- อน ๆ2. การวเคราะหสภาพแวดลอม 2.1 SWOT ANALYSIS

การวเคราะห SWOT (Strengths Weaknesses Opportunities and Threats - analysis) หรอการวเคราะห จดแขง จดออน โอกาส และอปสรรค เปนเครองมอพนฐานในการวเคราะหองคการ เนองจากการวเคราะห SWOT เปนเครองมอทสามารถใชงานไดงายและรวดเรวในการวเคราะหภาพรวมขององคการเกยวกบสภาพแวดลอมภายใน (จดแขงกบจดออน) และสภาพแวดลอมภายนอก(โอกาสและอปสรรค) โดยในการวเคราะห SWOT นนในฐานะผวเคราะห จะตองพจารณาวาการเปลยนแปลงของสภาพแวดลอมภายนอกกอใหเกดโอกาสและอปสรรคอยางไรบางตอองคการ ในขณะเดยวกนกจะตองวเคราะหวาปจจยตาง ๆ ภายในองคการทงดานบคลากร ผบรหาร บทบาทภารกจ โครงสราง ฯลฯ มปจจยใดทเปนจดแขงและจดออนบางการวเคราะหสภาพแวดลอมภายในและภายนอกของกรงเทพมหานครอาจทำาได โดยพจารณาจากเกณฑบางอยาง เชน การเปรยบเทยบกบองคการอน ทงทมลกษณะการดำาเนนการคลาย ๆ กนหรอแตกตางกนโดยสนเชง การเปรยบเทยบกบความคาดหวงของประชาชนผรบบรการและผเกยวของอน ๆ รวมถงหนวยงานของกรงเทพมหานคร และภาครฐ ผลการดำาเนนงานทผานมาในอดต การสำารวจความคดเหนและทศนคตของบคลากรภายในหนวยงาน การสำารวจความพงพอใจของประชาชนตอการปฏบตงานของกรงเทพมหานคร เปนตน

ในการวเคราะห SWOT อาจจะมจดแขงและจดออนมากมาย โดยทจดแขงและจดออนแตละประการนน ไมจำาเปนตองมความสำาคญเทาเทยมกนทงหมด เชนเดยวกบโอกาสและอปสรรคกไมไดมนำาหนกเทาเทยมกน สำาหรบบางหนวยงานอาจมอปสรรค 10 ขอ มโอกาสเพยงขอเดยว แตเมอเทยบนำาหนกผลกระทบทมตอองคกรแลวโอกาสทมเพยง 1 ขอนน อาจมผลตอหนวยงานมากกวาอปสรรค 10 ขอ กได ทงน ในการวเคราะหจะแยกเปนการวเคราะหสภาพแวดลอมภายนอกและวเคราะหสภาพแวดลอมภายใน ดงน

ตวอย�งก�รวเคร�ะหสภ�พแวดลอมภ�ยในจดแขง (S)

1. บคลากรมความรความสามารถทหลากหลายสาขาวชาชพ

2. บคลากรมจตใจใฝเรยนรอยตลอดเวลา3. โครงสรางหนวยงานสอดคลองตอการใหบรการประชาชน4. มงบประมาณทเพยงพอ

ฯลฯจดออน (W)

1. ภาพลกษณของหนวยงานไมเปนทพอใจของผรบบรการ2. สภาพแวดลอมในการทำางานไมมมาตรฐาน3. การจดระบบขอมลดานการบรหารงานบคคลยงไมไดนำา IT เขา

มาจดการระบบอยางสมบรณ4. การจดระบบงานภายในยงมความซำาซอนกน

ฯลฯ๑๒

ตวอย�งก�รวเคร�ะหสภ�พแวดลอมภ�ยนอกโอก�ส (O)

1. กระแสธรรมาภบาลทำาใหกรงเทพมหานครมโอกาสในการปรบปรงบทบาทภารกจของหนวยงานใหตอบสนองความตองการของประชาชน

2. การบรหารจดการภาครฐแนวใหมทำาใหกรงเทพมหานครมโอกาสในการปรบปรงโครงสรางหนวยงานใหทนสมยสอดคลองกบสภาพการณปจจบน

3. กระแสโลกาภวตนทำาใหกรงเทพมหานคร มโอกาสในการเปรยบเทยบกบองคการอน (Benchmarking)

ฯลฯอปสรรค (T)

1.ขาดผบรหารมออาชพ (Professional)2. ดานกฎหมาย3. ดานการเมอง

ฯลฯ

เมอวเคราะหสภาพแวดลอมภายในและภายนอกแลวตองนำามาประเมนโดยใชตารางการวเคราะหแบบถวงนำาหนกหรอจดทำา TOWS Matrix หรอหนวยงานจะใชวธการประเมนทเหมาะสมกบตนเองกได

2.2 Balance Scorecard Kaplan กบ Norton ไดพฒนาตวแบบเพอนำามาใชเปนเครองมอ

ในการประเมนผลการดำาเนนงานขนใหม ซงสามารถวดและประเมนผลงานไดหลาย ๆ ดานทสมดลกน ซงตวแบบน เรยกวา“Balanced Scorecard Model” โดยการใชเกณฑในการวดทงเกณฑดานการเงน (Financial Measures) และเกณฑการวดทไมใชดานการเงน (Nonfinancial Measures) รวมกน Balanced Scorecard จงเปนชดของเกณฑการวดผลการดำาเนนงาน (Set of Measures) ซงเชอมโยงกบกลยทธขององคการโดยตรง โดยกลยทธระยะยาวขององคการ (Long - Term Strategy) จะถกแปลออกมาใหอยในรปของเป าหมายและการดำาเนนงาน (Goals and Actions) ทชดเจนเพอใหสามารถวดและประเมนผลได โดยกำาหนดแนวทางในการประเมนแยกออกเปน 4 ดาน ไดแก

(1) มมมองดานการเงน (Financial Perspective) มงตอบคำาถามวาองคการเราจะประสบความสำาเรจดานการเงนอยางไร เชน จะปฏบตงานอยางไรเพอใหเกดประสทธภาพสงสดไดอยางประหยดหรอคมคาของเงน

(2) มมมองดานกระบวนการดำาเนนงานภายใน (Internal Business Process Perspective) มงตอบคำาถามวา จะมกระบวนการใดบางททำาใหองคการของเรามความเปนเลศ เชน ระบบงาน โครงสรางองคการ และวฒนธรรมองคการ เปนตน

(3) มมมองดานการเรยนรและการเจรญเตบโต (Learning and Growth Perspective) เชน มงตอบคำาถามทวา องคการจะมการพฒนาอยางตอเนองไดอยางไร

(4) มมมองดานลกคา (Customer Perspective) มงตอบคำาถามทวา เราจะทำาใหลกคา หรอผรบบรการพงพอใจไดอยางไร

เปาหมายทง 4 ดาน มการเชอมโยงความสมพนธเปนเหตเปนผลระหวางกน อนจะนำา ไปสการปฏบตงานตามกลยทธเพอใหเกดผลสำาเรจ คอ การบรรลผลสำาเรจเปาหมายหนง กควรจะมผลทำาใหเปาหมายถดไปไดรบการปรบปรงใหดขนตอ ๆ กนไปทง 4 ดาน จนทำาใหผลการดำาเนนงานขององคการโดยรวมมประสทธภาพสงขน

๑๓

3. การวเคราะหและประมวลผลการวเคราะห การพจารณาปรบปรงโครงสรางหนวยงานทมอยเดมใหทนสมยและม

ประสทธภาพนนเมอไดดำาเนนการตาม 2.1 หรอ 2.2 แลว เจาหนาทตองวเคราะหความเหมาะสมเพอปรบปรงโครงสรางและเสนอความเหนตามหลกวชาการหรอเทคนคในการวเคราะหงาน การจดโครงสรางองคการทถกตอง เหมาะสม และประมวลผลขอมลเพอกำาหนดหนาทความรบผดชอบ การจดสวนราชการสอดรบกบสภาพการณปจจบน

4. การจดทำารายงานการวเคราะห เพอนำาเสนอ อ.ก.ก.วสามญฯ ทเกยวของ ใหความเหนชอบและนำาเสนอ ก.ก. พจารณาอนมตตอไป ประกอบดวยหวขอ ดงตอไปน

4.1 คำาขอ - กรงเทพมหานครเสนอขอความเหนชอบปรบปรงโครงสรางการ

แบงสวนราชการและอนมตการกำาหนดตำาแหนงและกรอบอตรากำาลงของหนวยงานทขอปรบปรง

4.2 ขอเทจจรง - ความสำาคญและทมาของปญหา - สภาพปญหา - กฎหมาย/นโยบาย/แผนบรหารราชการกรงเทพมหานคร - วสยทศน พนธกจ และยทธศาสตรของหนวยงานทขอปรบปรง - มต ก.ก. ทเกยวของ วตถประสงคในการปรบปรง

4.3 กรอบหรอแนวทางการวเคราะห

- แนวทางการจดโครงสรางองคการและการกำาหนดตำาแหนงของ ก.พ./ก.พ.ร./อน ๆ

- แนวทางการวเคราะหกรอบอตรากำาลง - ขอจำากดอน ๆ

4.4 การวเคราะห - การวเคราะหสภาพปญหาและอปสรรคในการปฏบตงานจาก

โครงสรางและการจดอตรากำาลงของหนวยงานในปจจบน - การวเคราะหสมรรถนะทางการบรหารของหนวยงานในปจจบน

(SWOT) - การวเคราะหเชงเปรยบเทยบกบหนวยงานทปฏบตงานในลกษณะ

เดยวกนกบสวนราชการอน ๆ (ถาม) 4.5 ผลการวเคราะห

- ผลการปรบปรงโครงสรางการแบงสวนราชการและการจดอตรากำาลงของหนวยงานทขอปรบปรง

- ความคาดหวงจากการปรบปรงโครงสรางฯ วาทำาใหการปฏบตงานของหนวยงานมประสทธภาพเพมมากขนอยางไร (พจารณาจากบทบาทและอำานาจหนาท/วธการปฏบตงาน/การนำาเทคโนโลย (IT) มาประยกตใชในการปฏบตงานวามการเปลยนแปลงไปในทางทดขนหรอไมอยางไร)

- ประโยชนทไดรบจากการปรบปรงโครงสรางฯ (พจารณาประโยชนตอกรงเทพมหานคร/ประชาชน/ขาราชการ โดยจะตองมตวชวดความสำาเรจทวดไดดวย)

- ผลกระทบทเกดขนจากการปรบปรงโครงสรางฯ - คาใชจายดานบคคลทเพมขนจากการปรบปรงโครงสรางฯ

4.6 เอกสารประกอบการพจารณา เชน - แผนภมแสดงการแบงสวนราชการและการจดอตรากำาลงของ

หนวยงาน (ปจจบน) - แผนภมแสดงการแบงงานและอำานาจหนาทของหนวยงาน

(ปจจบน)

๑๔

- แผนภมแสดงการแบงสวนราชการและการจดอตรากำาลงของหนวยงาน (ทเสนอขอปรบปรง)

- แผนภมแสดงการแบงงานและอำานาจหนาทของหนวยงาน (ทเสนอขอปรบปรง)

- แผนภมแสดงการแบงงานและอำานาจหนาทของสวนราชการภายในหนวยงาน (ทเสนอขอปรบปรง)

- แผนภมแสดงความสมพนธการจดระบบงานภายในของหนวยงานและการเชอมโยงระบบงานระหวางหนวยงานทเกยวของ (ทเสนอขอปรบปรง)

- ตารางแสดงคาใชจายดานบคคลทเพมขนจากการปรบปรงโครงสรางฯ

- เอกสารอน ๆ ทเกยวของ ไดแก พระราชบญญต และมต ก.ก. เปนตน

เทคนคทใชในก�รปฏบตง�นจรง1. การวเคราะหทบทวนบทบาทภารกจและอำานาจหนาทในภาพรวมของ

กรงเทพมหานคร เพอใหทราบทศทางขององคการ โดยพจารณาจากอำานาจหนาทตามทกฏหมายกำาหนด แผนงานและยทธศาสตรตาง ๆ เชน แผนพฒนากรงเทพมหานคร ๑๒ ป และแผนพฒนากรงเทพมหานคร ๒๐ ป และนโยบายของผวาราชการกรงเทพมหานคร เปนตน

ตอมาจงเปนการทบทวนบทบาท ภารกจ และอำานาจหนาทของหนวยงานทขอปรบปรงโครงสราง เพอจำาแนกวาภารกจใดเปนภารกจหลกหรอภารกจรอง ทเหมาะสมสอดคลองกบบรบทของกรงเทพมหานคร โดยพจารณาจากอำานาจหนาทตามทกฏหมายกำาหนด แผน ยทธศาสตร นโยบายของผบรหาร เชนเดยวกน เมอไดบทบาท ภารกจ อำานาจหนาท ในภาพรวมของหนวยงานแลว จงทบทวนภารกจ หนาทความรบผดชอบของสวนราชการใน

หนวยงาน นอกจากน การศกษาขอมลเพมเตมเพอเปรยบเทยบ (Benchmarking) จากหนวยอนในภาครฐและเอกชน ทมภารกจใกลเคยงหรอคลายคลง เพอนำาผลของการเปรยบเทยบมาใชประกอบการวเคราะหกบหนวยงานทตองการปรบปรงไดอกวธการหนง

2. การเกบรวบรวมขอมล เปนกระบวนการใหไดมาซงขอมล มเทคนควธการหลก ๆ ๕ ประการ คอ การสงเกต การใชแบบสอบถาม การใชเอกสารบรรยายรายละเอยดงาน การสมภาษณ และการใชคณะผชำานาญการ จากการดำาเนนการทผานมกจะพบวา ขอมลทใชประกอบการวเคราะหปรบปรงโครงสราง เจาหนาทจะมขอมลไมครบถวน ซงจะทำาใหการวเคราะหไมสอดคลองกบขอเทจจรง เชน ขอมลเชงปรมาณทใชทำาสถตปรมาณงาน (Workload) เปนตน ดงนน การใชระบบสารสนเทศเขามาชวยในการรวบรวมขอมลจะชวยใหไดขอมลทตรงตามความตองการ ไมเกดการสญหายของขอมล และสะดวกตอการสบคน สงทควรระวงคอตองจดเกบอยางสมำาเสมอและจดเกบอยางเปนระบบ เพอทำาขอมลเหลานมาเสนอเพอปรบปรงโครงสราง กจะไดขอมลทตรงกบขอเทจจรง ประกอบกบไมสามารถรไดวาในอนาคตอาจใชขอมลเหลานนในการวเคราะหเรองตาง ๆ อกกได

๓. เทคนคการวเคราะหงาน (Job Analysis) เปนกระบวนการคดแยกแยะใหเหนและสามารถเขาใจถงลกษณะของงาน เพอการจดสนใจอยางเปนระบบในเรองทเกยวกบเนอหาของานใดงานหนงโดยเฉพาะ การวเคราะหงานเปนเครองมอสำาคญของการบรหารงานบคคลทจะนำาไปกำาหนดหนาทและความรบผดชอบไดอยางเหมาะสมสมพนธกนทงหนวยงาน ดงนน ผวเคราะหควรเปนผทมความรความเขาใจในงานนน ๆ นอกจากนนประสบการณการ

๑๕

แสวงหาขอมลเพมเตมจากแหลงตาง ๆ มาประกอบการวเคราะหจำาชวยใหการวเคราะหมความรอบคอบ ชดเจนและเปนรปธรรมมากขน

การวเคราะหจะมผเกยวของหลก 2 ฝาย คอ ผวเคราะหกบหนวยงาน โดยแตละฝายจะมพนฐานความเขาใจทแตกตางกน หนวยงานจะเขาใจเนองานอยางละเอยดชดเจนมากกวาผวเคราะหทจะเขาใจในหลกหรอวธการคดซงจะตองมองถงภาพรวมของภารกจของแตละหนวยงานและสามารถเชอมโยง เปรยบเทยบไมใหเกดความซำาซอนกบหนวยงานอน ตลอดทงเปนไปตามกฎ มต ก.ก. ตาง ๆ ดวย จงหลกเลยงไมไดทจะเกดความคดเหนทไมตรงกน หากมกรณความคดเหนระหวางผคดเหนทไมตรงกน อาจใชวธการแกปญหา ดงน

๑. ใหผบงคบบญชาหรอผบรหารของหนวยงานททำาหนาทวเคราะหไปใหคำาปรกษาหรอพดคยหารอ อธบายใหหนวยงานเกดความเขาใจในหลกการ หรอขอจำากดทไมสามารถทำาอยางทหนวยงานตองการ

๒. เสนอทางเลอกใหผมอำานาจพจารณาตดสนใจ โดยอธบายเหตผลทผวเคราะหไมเหนดวยกบหนวยงานในแตละประเดนใหชดเจน

๔. การวเคราะหอตรากำาลง เปนการวเคราะหเพอใหไดกรอบอตรากำาลง เพอปฏบตงานในสวนราชการตาง ๆ การวเคราะหอตรากำาลงสวนใหญจะใชวธการคำานวณจากสถตปรมาณงาน (Workload) ซงพบวา ผลการวเคราะหอาจมความคลาดเคลอนจากขอเทจจรง ผลทไดอาจมจำานวนอตรากำาลงไมสอดคลองกบภารกจและปรมาณงานทปฏบตจรง เนองมาจากหนวยงานจำาเปนตองเกบขอมลจากสถตปรมาณงานยอนหลง 3 ป โดยตองมวธการเกบขอมลอยางเปนระบบ เพอใหไดขอมลตรงกบความเปนจรง แตในทางปฏบตหนวยงานตาง ๆ จะไมมการเกบขอมลดงกลาว และจะใชวธการคาดคะเน เพอใหไดอตรากำาลงทมากเกนความจำาเปน ซงจะสงขอมลดงกลาวมาใหสำานกงาน ก.ก. วเคราะห โดยมกคดวาสงปรมาณงานมาก ๆ ไวกอน เมอสำานกงาน ก.ก. พจารณาจะปรบลดตำาแหนงเองภายหลง

เมอพจารณาขอเทจจรงขางตน การวเคราะหอตรากำาลง ควรนำาวธ

การอน ๆ มาใชในการคำานวณกรอบอตรากำาลง ซงจะใชวธการใด ขนอยกบภารกจและบรบทของหนวยงานนน ๆ อาท

๑. วธการ FTE (Full Time Equivalent) เปนหนวยนบอตรากำาลง โดยการเทยบกบชวโมงการทำางานของพนกงานเตมเวลาหนงคนในชวงเวลาหนง อาจเปน 1 วน 1 สปดาห 1 เดอน หรอ 1 ป

๒. การกำาหนดกรอบอตรากำาลงขนตำา เพอใหสามารถปฏบตงานได3. การพจารณาจากวสด อปกรณ หรอเครองมอทจำาเปนจะตองม

อตรากำาลงเพอปฏบตงาน (Operate) ในภารกจนน ๆ เชน ภารกจของสำานกปองกนและบรรเทาสาธารณภย หรอโรงพยาบาล เปนตน

5. เทคนคการนำาเสนอ นอกจากผนำาเสนอจะตองมทกษะการนำาเสนอทตองสามารถแสดง

ประเดนหลกและประเดนยอยไดอยางชดเจน มการเรยบเรยงทสะดวกในการทำาความเขาใจ และจดจำา มการเชอมโยงประเดนตาง ๆ อยางชดเจนการเลอกถอยคำาทสอความไดชดเจน มความกระชบ เหมาะสมกบเวลาทกำาหนดให มการใชนำาเสยงและภาษาสภาพประกอบอยางเหมาะสม สรางความประทบใจแกคนฟง และนำาไปสการสรางหรอปรบเปลยนทศนคตแลว จะเหนไดวาจากทกษะขางตนนนเปนเตรยมความพรอมทจะทำาใหการนำาเสนอประสบผลสำาเรจเปนอยางดแลว กยงอาจเกดปญหาหรอเหตการณททประชมยงคงไมสามารถเขาใจในสงทนำาเสนอ อาจเนองมาจากขอมลมปรมาณมากจนทำาใหผนำาเสนอใชเวลามากเกนไป สงผลใหคณะกรรมการเกดความเบอหนาย ฉะนน ผนำาเสนอกควรปฏบตเพอปองกนปญหาดงกลาว โดย

๑๖

1. ควรนำาเสนอประเดนสาระสำาคญทเปนเหตและผลของเรองทนำาไปสการพจารณาและตดสนใจของคณะกรรมการ

2. สรปเนอหาและนำาเทคโนโลยมาชวยในการนำาเสนอ ทำาเปนแบบ Graphic และสรปเนอหาทงหมดไมเกน 10 หนา และการนำาเสนอเพอรายงานรายละเอยดตอทประชมไมควรเกน 10 นาท

3. ตองสามารถเปรยบเทยบเนอหา เพอแสดงใหเหนความเปลยนแปลงหรอความแตกตาง

4. ศกษาแนวทางการพจารณาของคณะกรรมการ เพอกำาหนดรปแบบนำาเสนอใหคณะกรรมการสามารถพจารณาได เชน ตารางเปรยบเทยบ ทำารายการ Check List และการจดทำาแผนภม เปนตน

๕. สงเกตพฤตกรรมของคณะกรรมการรวมทงประธานในทประชม หากคณะกรรมการมทาท (Action) ทแสดงวาเหนดวย ผนำาเสนอควรรบสรปจบประเดน และไมควรสรางประเดนใหมขนมาอก เพราะอาจทำาใหการประชมไมสามารถหาขอยตได

กรณตวอย�งการปรบปรงโครงสรางและกรอบอตรากำาลงของสำานกการแพทยเนองจากสำานกการแพทย มสวนราชการ ประกอบดวย 1 สำานกงาน 1

กอง และ 8 โรงพยาบาล ในการจดทำาโครงสรางอตรากำาลงจำาเปนตองใชเทคนควธการเพอนำาเสนอตอผมอำานาจ ดงน

๑. มการวางแผน จดทำาปฏทนการปฏบตงาน เพอใหมกรอบเวลาในการปฏบตงานทงหมดทชดเจน

๒. การเปรยบเทยบภารกจของโรงพยาบาล (Benchmarking) ระหวางโรงพยาบาลสงกดกรงเทพมหานครกบโรงพยาบาลในสงกดกระทรวงสาธารณสขและโรงพยาบาลเอกชน เพอยกระดบการบรการสขภาพจากโรงพยาบาลระดบทตยภมระดบสงเปนระดบตตยภม และยกระดบจากตตยภมเปนระดบตตยภมระดบสง ซงการยกระดบการบรการสขภาพดงกลาว จะมผลตอ

การปรบปรงโครงสรางและกรอบอตรากำาลง๓. การวเคราะหอตรากำาลงเพมใหม โดยใชวธการหลากหลาย โดย

ทวไปการวเคราะหสถตปรมาณงาน จากการคำานวณ Workload เปนวธการพนฐานในการวเคราะหอตรากำาลง ซงอาจไมใชวธการทเหมาะสมกบพจารณากรอบอตรากำาลงของสำานกการแพทยทงหมด เนองจากขอจำากดดานคาใชจายของบคคลตองไมเกนรอยละ 4 ๐ ซงไมสามารถกำาหนดตำาแหนงเพมใหมได จงจำาเปนตองใชแนวทางอน ๆ ประกอบ ไดแก Benchmark กบโรงพยาบาลในสงกด กระทรวงสาธารณสข อตราการอยเวรปฏบตงาน ขอมลการจางแพทย ทนตแพทย เภสชกร พยาบาลวชาชพและบคลากรทางการสาธารณสขหวงเวลา การกำาหนดอตรากำาลงตามเครองมอ อปกรณทางการแพทย การกำาหนดภารกจเพมใหม เชน ศนยความเปนเลศทางการแพทย (Excellent Center) การทำา MOU กบมหาวทยาลยแมฟาหลวงในการผลตนกศกษาแพทย เปนตน

๔. ในการจดทำาผลการวเคราะห ปญหาหนงทพบคอ คำาขอของหนวยงานและสรปผลการวเคราะหของสำานกงาน ก.ก. ไมตรงกบทสำานกการแพทยเสนอขอ เชน การกำาหนดสวนราชการ การปรบปรงการกำาหนดตำาแหนง เปนตน จงใชวธการทำาความตกลงรวมกน พดคยกนอยางไมเปนทางการ ระหวางผบงคบบญชาระดบสงของสำานกงาน ก.ก. กบสำานกการแพทย เพอหาขอสรปกอนนำาเสนอคณะกรรมการฯ

๑๗

๕. บรหารจดการขอมลจำานวนมาก โดยใชระบบสารสนเทศ เชน การจดทำารายงานการวเคราะห เพอปรบปรงการกำาหนดตำาแหนง ทงการปรบระดบทสงขน การเปลยนประเภทตำาแหนง และการกำาหนดตำาแหนงเพมใหม โดยมการจดทำาขอมลดงกลาวในรปแบบแผนภม ตารางเปรยบเทยบ การจดหมวดหมของตำาแหนง เพอใหงาย

ตอการทำาความเขาใจ รวมถงการจดทำา PowerPoint ในการนำาเสนอตอคณะกรรมการชดตาง ๆ เพอแสดงประเดนสำาคญ ๆไดอยางกระชบ ชดเจน ตรงประเดน

เอกส�รอ�งอง1. พระราชบญญตระเบยบขาราชการกรงเทพมหานครและบคลากร

กรงเทพมหานคร พ.ศ. 255 ๔๒. หลกการวเคราะหโครงสรางและการแบงสวนราชการ เอกสารประกอบ

การบรรยายโครงการอบรมการพฒนาความรดานการบรหารงานบคคลตามแนวใหม

๓. แนวทางการปรบปรงโครงสรางและการจดอตรากาลงของหนวยงานกรงเทพมหานคร

4. เอกสารการปรบปรงโครงสรางการแบงสวนราชการกรงเทพหานคร๕. คมอการปฏบตงานของกองอตรากำาลง