auzefportal.istanbul.edu.tr · Web viewKalite El kitabında stratejik kavramlar ve kalite politikası belirtilmiştir. Kalite el kitabı web sitesinde tüm paydaşların erişimine

EFQM Mükemmellikte Yetkinlik

Başvuru Dokümanı2015

İstanbul Üniversitesi

Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi

1 | 62

İçindekiler

Temel Bilgiler.........................................................................................................................................3

0.1.KURULUŞ HAKKINDA....................................................................................................................4

0.2.KURULUŞUN GEÇMİŞİ VE BAŞARILARI..........................................................................................6

0.4.PAZARLAR, SUNULAN ÜRÜN/HİZMETLER VE MÜŞTERİLER...........................................................9

Girdi Haritası........................................................................................................................................13

1.LİDERLİK...........................................................................................................................................1

2.STRATEJİ..........................................................................................................................................6

3.ÇALIŞANLAR.....................................................................................................................................9

4. İŞBİRLİKLERİ & KAYNAKLAR..........................................................................................................13

5.SÜREÇLER, ÜRÜNLER, HİZMETLER.................................................................................................17

Temel Sonuçlar......................................................................................................................................1

6. MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR...................................................................................................2

6A. ALGILAMALAR..............................................................................................................................2

6B. PERFORMANS GÖSTERGELERİ......................................................................................................4

7. ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR....................................................................................................9

7A. ALGILAMALAR..............................................................................................................................9

7B. PERFORMANS GÖSTERGELERİ....................................................................................................12

8. TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR.......................................................................................................13

8A. ALGILAMALAR............................................................................................................................13

8B. PERFORMANS GÖSTERGELERİ....................................................................................................13

9. İŞ SONUÇLARI...............................................................................................................................15

9A. İŞ ÇIKTILARI................................................................................................................................15

9B.İŞ PERFORMANSI GÖSTERGELERİ................................................................................................19

Ekler.....................................................................................................................................................24

2 | 62

Temel Bilgiler

3 | 62

0.1.KURULUŞ HAKKINDA

Kuruluşun Adı: AUZEF, İstanbul Üniversitesi bünyesinde bulunan Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesidir. AUZEF, öğrencilerine dünyanın neresinde olursa olsunlar internet üzerinden İstanbul Üniversitesi standartlarında öğretim görme ve mezun olma fırsatı sunmaktadır. AUZEF öğrencileri, İstanbul Üniversitesinde örgün öğretimde okuyan öğrencilerin yararlandığı bütün imkânlardan faydalanabilmektedir. Yükseköğretim kurumlarının lisans ve ön lisans programlarında okuyan tüm öğrenciler, AUZEF’te “Sınavsız İkinci Üniversite” fırsatından yararlanabilmektedir.

Ana Merkezin Yeri: AUZEF İstanbul Üniversitesi Beyazıt Kampüsünde yer almaktadır. Aşağıda gerekli iletişim bilgileri verilmiştir.

Açık Adres: İstanbul Üniversitesi Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi Bozdoğan Kemeri Cad. No:1 Vezneciler\Fatih\İSTANBUL İnternet Sayfası: http://auzef.istanbul.edu.tr

Faaliyet Alanları: İstanbul Üniversitesi bünyesinde 2009 yılından itibaren uzaktan eğitim programları, 2011 yılından itibaren de açık öğretim programları olan Türkiye’nin tek açık ve uzaktan eğitim fakültesidir. 2015 yılı itibariyle 14 uzaktan eğitim programı, 22 açık öğretim programı, 4 lisans tamamlama ve 6 yüksek lisans programı olmak üzere toplam 46 programa sahip bir fakülte olarak faaliyetlerini sürdürmektedir.

Misyon: Yürüttüğü tüm program ve ders içeriklerini en güncel akademik ve mesleki bilgi ile sunmak, bireysel ihtiyaçlara önem vermek, ulusal ve uluslararası ihtiyaç analizlerine uygun olarak belirlenen program ve ders hedeflerine göre güvenilir ölçme değerlendirme sistemini belirlemek ve değişen ölçme-değerlendirme yaklaşımlarına göre sistemi güncellemek, her öğrencisine diğer tüm paydaşlarına temel değer ve ilkelerine uygun olarak alternatifli, yoğun etkileşimli ve çözüm odaklı hizmet sunmak, 6 Sigmaya göre hatasız iş yönetimini ve tüm paydaşlarının bildirimlerini memnuniyete çevirecek sürekli iyileştirme uygulamayı amaç edinmiştir.

Hukuki Durum: İstanbul Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı olarak Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi kurulması; Millî Eğitim Bakanlığı’nın 24/3/2010 tarihli ve 4969 sayılı yazısı üzerine, 28/3/1983 tarihli ve 2809 sayılı Kanunun ek 30 uncu maddesine göre, Bakanlar Kurulu’nca 8/4/2010 tarihinde kararlaştırılmıştır.

Organizasyon Şeması: Fakültemize ait organizasyon şeması genel görünümü ile (bkz. Ek-1) de belirtilmiş olup, sürekli yenilenmekte olan tüm süreçlerimize ait detaylı organizasyon şeması ile ilgili linkler aşağıdadır.

Yönetim Süreci ve Kalite Geliştirme Süreci Organizasyon Şeması Eğitim Öğretim Süreci Organizasyon Şeması

4 | 62

Müfredat Yönetim Süreci Organizasyon Şeması Ölçme Değerlendirme Süreci Organizasyon Şeması İçerik Tasarım Süreci Organizasyon Şeması Bilişim Hizmetleri Organizasyon Şeması Ses ve Görüntü Hizmetleri Organizasyon Şeması Genel İdari Hizmetler Organizasyon Şeması

Temel Finansal Veriler: AUZEF İstanbul Üniversitesi bünyesi altında bir devlet kurumu olduğundan kar amacı gütmemektedir. Gelir yapısı hizmetini sunduğu faaliyetlerden elde ettiği döner sermaye geliri ve İstanbul Üniversitesi’nin bütçesinden ayrılan AUZEF’e özel bütçe olarak iki ana parçadan oluşmaktadır.

Pazardaki Ayrıcalıkları: 562 yıllık köklü bir üniversite olan İstanbul Üniversitesi dünya üniversiteleri sıralamalarında ilk 500’de yer almaktadır. Hem ulusal hem uluslararası arenada bilinirliği yüksek olan İstanbul Üniversitesi, sahip olduğu çekici öğrenci potansiyelini AUZEF’e de yansıtmaktadır.

İÜ AUZEF, Türkiye’de açık ve uzaktan eğitim diploma programları sunan üç fakülteden bir tanesidir. AUZEF öğrencileri, İÜ örgün öğretim öğrencileri ile aynı hak ve ayrıcalıklara sahiptir. AUZEF eğitim programları, örgün eğitimdeki alanında ünlü akademisyenler tarafından hazırlanıp, ders materyalleri bu hocalar tarafından hazırlanmaktadır.

Çalışan Sayısı: AUZEF bünyesinde 1 Dekan, 3 Dekan Yardımcısı, 1 Fakülte Sekreteri, 42 memur, 170 hizmet alımı ile çalışmakta olup, 882 öğretim elemanı ek görevlendirme ile hizmet vermektedir.

Coğrafi Faaliyet Alanı: İstanbul Üniversitesi Açık Öğretim Programları bitirme ve telafi sınavları 2014-2015 öğretim yılında 42 ilde gerçekleştirilmiştir. 2015-2016 öğretim yılında bu 42 ilde sınav yapılacaktır. Ayrıca bu merkezler dışında illerdeki kayıtlı öğrenci sayısına göre yeni sınav merkezleri belirlenecektir. İstanbul Üniversitesi Uzaktan Öğretim Programlarının bitirme ve telafi sınavları da 9 ilde yapılacaktır.

5 | 62

0.2.KURULUŞUN GEÇMİŞİ VE BAŞARILARI

Bölge Sayısı: AUZEF, tek lokasyon da hizmet vermektedir. Sınav yapılan merkezler, protokol imzalanarak belirlenmektedir. 28 Nisan 2010 yılından bu yana geçen 5 yıl içerisinde, program sayısı 4’den (2011-2012) 46’ya (2014-2015) ve öğrenci sayıları, 2390’ dan (2011-2012) 72844’e (2015-2016) yükselmiştir. Bu hızlı gelişim temelinde programların yanında hizmetlerimizde ve süreçlerimizde gerçekleştirdiğimiz dikkat çekici ve bir kısmı örnek uygulama düzeyinde pek çok uygulama bulunmaktadır. Fakültemiz 2014 yılında TS:EN ISO 9001:2008 belgesini de almaya hak kazanmıştır. (Tablo 0.1.) Bunların yanı sıra birçok projelerimiz devam etmekte ve tamamlanmıştır. Proje ve uygulamalarımız http://websis.auzefim.com/ adresinden dijital ortamda takip edilebilmektedir.

Tablo 0.1 Fakültemizin Gelişimi

GELİŞİM PAYDAŞ KATILIMIYabancılara Türkçe Öğretim Portali (YUTOP) (2014) Yunus Emre Enstitüsü, http://yutop.auzefim.com/E-Sertifika Projesi* Bilişim Hizmetleri SüreciCEBİT ProG E-sertifika Programı* Türk TelekomİSTKA- Afetlere Maddi Destek Projesi Ulusal Hakemli E-Dergi Projesi TÜBİTAK, Ulusal ve Uluslararası ÜniversitelerKurumsallaşma ve Makro Sistem Teorisi* TSE, KALDER, Süreçlerle Yönetim ve Süreç Organizasyonu (2013)*

Tıp Eğitiminde BDÖ* Tıp FakültesiAday Memur Eğitimi ve Uzaktan Personel Eğitimi (2014) Kamu Kurum Kuruluşları

Mikrositeler * Öğretim Elemanları,Fatih Projesi içerik uygulaması MEBMEB coğrafya içerik geliştirme http://www.eba.gov.tr/Tıp fakültesi portalleri Tıp Fakültesi, Bilişim Hizmetleri Süreciİl dışı iş birlikleri Türkiye ÜniversiteleriHasta eğitimi MOOC Florence Nightingale Hemşirelik FakültesiTS: EN ISO 9001:2008 Belgesi* (Aralık 2014) TSEİÜYÖS* İÜ Birimleri, Kamu Kurum Kuruluşları, Elektronik yayın evi* Dijital Life Environment (1. Uluslararası Dijital Yaşam Ortamları Kongresi 2015) 4-6

İÜ Birimleri, Üniversiteler, Kamu Kurumları, Yerel Yönetimler

Yeşilay-Bağımlılıkla Mücadele Yeşilay Cemiyeti ve MEB ortaklığındaİBB Hizmet içi Eğitim İBB'nin online eğitim

6 | 62

0.3. KURULUŞUN FIRSATLARI, ZORLUKLARI ve STRATEJİSİ

Vizyon: Tüm faaliyetlerde öğrenciyi odak noktasında tutmak, öğrenme hizmetlerini kurumsal bir sistemle sunmak, sürekli yükselen standartlarla hizmet kalitesini arttırmak, en kolay ve en yüksek öğrenmeyi sağlamak, konusu ile bağlantılı son teknolojik gelişmeleri takip ederek hizmetleri sunmak, öncü, öğrencilerini kendini özel hissettiren, öğrencilik hayatında yaşam kalitesine katkı sağlayan, butik olarak kitlelere hizmet veren fakültedir.

Üstünlükler/Fırsatlar:

● İ.Ü. Markası● Öğretim Elemanı Kadrosu● Ekonomik Güç● Teknik Altyapı● Yenilikçi Olmak● İçerik Geliştirme Tecrübesi● Temsilcilikler ve Sınav Merkezleri● İstanbul’da Bulunmak● Genç ve Dinamik Çalışan Personel Kadrosu● Eğitimde Kalite Anlayışı

● Mobil Öğrenme fırsatı● Hayat Boyu Öğrenme İhtiyacının var olması● Gelir Potansiyelinin fazla olması● Sertifika Programlarının çeşitliliği ve pazardaki payın yüksek olması● Mekândan ve Zamandan Bağımsız Öğrenme İhtiyacı● Uluslararasılaşma çalışmaları● Lisansüstü öğrenim● Türkiye’nin ve Türkçenin Yükselen İmajı

Zayıf Yönler / Tehditler:

● Yetersiz bina, ● Otomasyon yetersiz,● Bütçe yapısından kaynaklanan sorunlar, (Uzaktan eğitim gelirlerinin özel bütçe altında bütçelenmesi ve özel bütçenin kullanımındaki yaşanan sorunlar)● Akademik Personel Kadro Yoksunluğu, ● Uzman ve tecrübe yoksunluğu, ● Ölçme değerlendirme sıkıntıları, ● Taşeron personel çalıştırma, yeni gereken personellerin kurumda eğitilememesi, alttan gelen nitelikli eleman olmaması● Paydaşlar arası iletişimsizlik, sürekli yenilenen ve genişleyen ekip farklı kültürlerin bir arada uyumlaştırılmasını gerektirmesi,● Oryantasyon eksikliği,

7 | 62

● Öğrenci profili, Türkiye’deki klasik açık öğretim mantığı beklentileri, düşük seviyeli kolay eğitim konuları beklentisi● Farklı öğretme yöntemlerinin kullanılamaması, ● Açık öğretimle ilgili önyargılar

Rekabet Üstünlüğü: İstanbul Üniversitesinin köklü yapısının etkisi, değerli hocalarıyla nitelikli eğitim veren, İstanbul’da bulunmanın avantajından yararlanan, güçlü teknolojik altyapısı ile eğitim hizmetlerine sorunsuz devam etme yolunda olan bir kurumdur. Klasik açık ve uzaktan eğitim anlayışı tersine çevirmiş, hayatın her alanında mobil uygulamaların önemli bir yer tuttuğu günümüzde mobil eğitimin ön planda tutulmasına öncü olmuştur. Bu doğrultuda 1. Uluslararası Dijital Yaşam Ortamları Kongresi 2015 ( 4-6 Mayıs 2015)’de yapılmıştır.

8 | 62

0.4.PAZARLAR, SUNULAN ÜRÜN/HİZMETLER VE MÜŞTERİLER

Mevcut ve Gelecekteki Pazarlar: Mevcut pazarımız Türkiye ve yurt dışında Türkçe dilinde eğitime katılım sağlayabilecek ülkeleridir. Üniversitemizin “Uluslararasılaşma” stratejisi ve Fakültemizin “İ14. Uluslararası marka olmak” temel ilkesi ile “H7. Öncü” stratejik hedefi doğrultusunda nitelikli öğrenci sayısı ile küresel bir marka olmak amaçlanmıştır.

Bilindiği gibi Anadolu Üniversitesi Açık Öğretim Fakültesi 33 yıldır hizmet vermektedir. Fakültemiz ise açık öğretim alanında yeni bir üniversitesidir. Dolayısı ile mevcut pazar payı %4 seviyelerindedir. Hem açık hem de uzaktan öğretim programlarını birlikte sunan ilk ve tek fakülte olarak pazar payımız artış göstermektedir.

Mevcut ve Gelecekteki Müşteri Grupları: Açık Öğretim Öğrencileri (Sınavla gelen öğrenciler, İkinci diploma ile gelen öğrenciler) ve Uzaktan Eğitim Öğrencileri müşteri gruplarımızdır ve program sayısı artışına bağlı olarak öğrenci grupları çeşitlenmektedir.

Temel rakip olarak düşündüklerinizin listesi : Anadolu Üniversitesi Açık Öğretim Fakültesi ve Atatürk Üniversitesi Açık Öğretim Fakültesi rakiplerimizdir.

Mevcut ve Gelecekte Sunulan Ürün Grupları : 2015 yılı itibariyle 14 uzaktan eğitim programı, 22 açık öğretim programı, 4 lisans tamamlama programı ve 6 yüksek lisans programı olmak üzere toplam 46 program bulunmaktadır. Pazar ihtiyacına bağlı olarak program sayıları sürekli artış göstermektedir.

9 | 62

0.5. FAALİYETLER, İŞBİRLİKLERİ VE TEDARİKÇİLER

Kuruluşun Yapısı ve Ana fonksiyonları: Yönetim sistemimiz 3 adet üst süreç (yönetim süreçleri, fonksiyonel süreçler ve destek süreçleri) olarak belirlenmiştir. Kalite Geliştirme süreci Yönetim Süreçlerinde, Genel İdari Hizmetler Süreci ise Destek Süreçler içinde yer almaktadır. Fonksiyonel Süreçler 6 adet süreçten oluşmaktadır; Eğitim Öğretim Süreci, Müfredat Yönetim Süreci, Ölçme Değerlendirme Süreci, İçerik Tasarım Süreci, Bilişim Hizmetleri Süreci, Ses ve Görüntü Hizmetleri Süreci. Bu süreçlerin alt süreç ve detay süreçleri de bulunmaktadır. İhtiyaç olduğunda süreçler oluşturulabilmektedir. Fakültemiz, İstanbul Üniversitesi bünyesinde hizmet verdiği için bazı destek süreçleri Üniversite’nin diğer birimlerinden dış kaynaklı süreç olarak temin etmektedir.

Temel kaynaklar ve varlıklar:

Mali Kaynaklar: Bir kamu kuruluşu olduğumuzdan dolayı mali kaynaklarımız sadece döner sermaye geliri ve özel bütçedir. Döner sermaye gelirini AUZEF olarak sunduğumuz hizmetlerden; özel bütçeyi Maliye Bakanlığından temin etmekteyiz.

Taşınır ve Taşınmaz Mal Varlıkları: Faaliyetlerimizde kullanılmak üzere İstanbul Üniversitesi’nin tahsis ettiği ve AUZEF’ in satın aldığı ve kiraladığı taşınır taşınmaz mal varlıklarımız mevcuttur. Bu kapsamda İstanbul Üniversitesi merkez yerleşkesinin yanında fakülte merkez, İletişim, Ölçme Değerlendirme ve Bilişim binaları; Aksaray Vatan Caddesinde tasarım binaları bulunmaktadır. Tüm binalardaki ofis ve bilişim donanımları yanı sıra, tasarım binası ses ve görüntü hizmetleri ve içerik tasarım donanımına sahiptir.

Temel işbirliği yapılan kuruluşlar ve Tedarikçiler : Temel işbirliklerimiz, bir yükseköğretim kurumu olarak, misyonumuzu yerine getirmek için yürütmemiz gereken sektörel ve toplumsal paydaşlarımızdır. Bunlar sırası ile YÖK, diğer üniversiteler, İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü ve fakülteleridir.

Temel işbirlikleri yanında stratejilerimiz ile uyumlu olarak geliştirdiğimiz ve proje ortağı olarak hizmet ve/veya süreç geliştirme faaliyeti yürüttüğümüz stratejik işbirliği ortaklıkları da geliştirmekteyiz. Örneğin;

Sağlık Bakanlığı-İl Sağlık Müdürlüğü ile “Kamu Akademi projesi” (2015) Yeşilay ile bağımlılıkla mücadele için “Yeşilay projesi” (2014) KalDer ile “UKH” projesi (2015)

Toplum: Üçüncü nesil üniversite olarak, eğitim öğretim, araştırma hizmetleri yanında topluma hizmet üniversite misyonumuzun bir parçasıdır. Bu kapsamda fakültemiz “İkinci diploma” olarak 13 adet açık öğretim programını topluma sunmaktadır. Ayrıca yukarıda örnekleri verildiği gibi çeşitli toplumsal projeler ile sosyal sorumluluk faaliyetleri yürütülmektedir. 2015 yılında yapılan süreç gözden geçirme (SGG) sonucunda “2.3 Topluma Hizmet Süreci” tanımlanmıştır.

10 | 62

11 | 62

0.6. YÖNETİM YAPISI

Yönetim Yapısı: Fakülte Kurulu ve Yönetim Kurulu, Fakültemiz üst yönetimini oluşturmaktadır. Fakülte kurulu, dekanın başkanlığında fakülteye bağlı bölümlerin başkanları ile varsa fakülteye bağlı enstitü ve yüksekokul müdürlerinden ve üç yıl için fakültedeki profesörlerin kendi aralarından seçecekleri üç, doçentlerin kendi aralarından seçecekleri iki, yardımcı doçentlerin kendi aralarından seçecekleri bir öğretim üyesinden oluşur. Fakülte kurulu olağan toplantılarını her yarıyıl başında ve sonunda yapar. Dekan, gerekli gördüğü hallerde fakülte kurulunu toplantıya çağırır.

Fakülte yönetim kurulu, dekanın başkanlığında fakülte kurulunun üç yıl için seçeceği üç profesör, iki doçent ve bir yardımcı doçentten oluşur. Fakülte yönetim kurulu dekanın çağrısı üzerine toplanır. Yönetim kurulu gerekli gördüğü hallerde geçici çalışma grupları, eğitim-öğretim koordinatörlükleri kurabilir ve bunların görevlerini düzenler.

İlke ve Temel Değerlerimiz:

İ1. Hızlı ve Basit: Minimum sürede basit, anlaşılır ve yalın tanımlanmış iş adımları ile hizmet üretmek,

İ2. Sistemli: Tüm süreç ve işlemleri daha önce tanımlanmış iş adımlarıyla yürütmek, sunduğu bütün hizmetlerin birbiriyle etkileşimini tanımlamak ve hizmetlerin aynı kalitede sürekliliğini sağlamak,

İ3. Standartlara Bağlı: Süreçlerde uygulanan tüm iş adımlarını standartlar doğrultusunda yürütmek,

İ4. İhtiyaçlara Önem Veren: İhtiyaç analizleri, anketler ve genel geçerliği olan ulusal ve uluslararası verilere göre belirlenen bireysel öğrenme ihtiyaçlarını önemseyerek bunlar ışığında hizmet sunmak,

İ5. Bilgi Tabanlı: Veri analizlerini periyodik ve sistematik yapmak, sistem geliştirme ve iyileştirmelerde bu veri analizlerine uygun karar verme tekniklerini kullanmak,

İ6. En Öğretici Tasarım: Öğrenmeyi öğrenci odaklı tasarlamak ve bireysel öğrenmeyi tasarımla iç içe geçirerek öğrenci dostu eğitim tasarımlarını sunmak,

İ7. En Güncel Akademik Bilgi: Program ve ders içeriklerinin değişen ve güncellenen bilgiler ile paralel olmasını ve güncel tutulup iyileştirilmesini sağlamak,

İ8. Kişiye Özgü: Hizmet verdiği bireye kendini özel hissettirecek şekilde öğrenme ihtiyaçlarını karşılamak,

İ9. Alternatifli: Problem oluşturmadan alternatif iyileştirme adımlarını ve önleyici faaliyetleri planlamak,

İ10. Yoğun Etkileşimli: AUZEF’ in, etkin ve kalıcı öğrenme için geliştirdiği kişiye özel öğrenme süreçlerini ve farklı öğrenme modellerini destekleyerek öğrencilere alternatifli, anlaşılır, öğrenilebilir, erişilebilir ve kolay kullanılabilir öğrenme araçları sunmak,

İ11. Zaman ve Mekân Sınırlamasından Bağımsız: Her zaman ve her mekânda hizmet sunabilen sistem geliştirmek, mekanizmalar kurmaktır.

İ12. Daha Az İnsanla Hizmet Üretme: Doğru yöntem ve araçlarla iş kaynaklarını verimli kullanmak,

İ13. Ulusal Marka Olmak: Sunduğu hizmetler ve ürünler ile ulusal alanda takip edilen, örnek alınan, kaliteli ve güvenilir bir marka olmak,

12 | 62

İ14. Uluslararası Marka Olmak: Sunduğu hizmetler ve ürünler ile uluslararası alanda takip edilen, örnek alınan, kaliteli ve güvenilir bir marka olmak

Temel Yönetim Toplantıları: AUZEF’te haftalık olarak Yönetim Kurulu ve Fakülte Kurulu toplantıları, Dekan, Dekan yardımcıları ve Kalite Yönetim Temsilcisinin katıldığı Üçler toplantısı, Yedi farklı kademeden katılımcıların yer aldığı Yediler toplantısı, tüm AUZEF personelinin katıldığı Kırklar Toplantısı yapılmaktadır. Bunların yanında Kalite Geliştirme toplantıları ve Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları yapılmaktadır.

Kalite Geliştirme Toplantıları (KGT): Aylık yapılan bu toplantı her ay gerçekleştirilir. Gündem, katılımcıların teklifi ve AUZEF Dekanının onayı ile oluşur. Toplantıya ayrıca gündem ile ilgili davet edilen personel de katılır. Birinci, beşinci ve dokuzuncu ay toplantılarında Yönetim Temsilcisi, Kalite Gelişim Raporu’nu hazırlayarak sunar.

Yönetimin Gözden Geçirme Toplantıları (YGG): Yılda iki kez yapılan bu toplantıya ilaveten büro ve şube sorumluları da katılır. YGG toplantısının yapıldığı ay ayrıca KGT yapılmaz. YGG toplantılarından önce Yönetim Temsilcisi en az aşağıdaki konuları içeren bir performans raporu hazırlar ve toplantı bu gündemle gerçekleştirilir:

● Tetkiklerin sonuçları (iç ve dış), ● Paydaş bildirimleri geri beslemeleri ( anket, öneri, şikâyet vb.), ● Süreç performansları ve akademik başarılar, ● Düzeltici ve önleyici faaliyetlerin durumu, ● Önceki YGG’ye ait takip faaliyetleri, ● Yönetim sistemini etkileyecek değişiklikler,● İyileştirme önerileri, ● Kalite politikası ve dokümanlarda değişiklik ihtiyacı,

Performans Yönetimi: Süreç performansları Kalite Geliştirme Süreci tarafından yönetilmektedir. Süreç iyileştirme çalışmaları kapsamında Kalite Geliştirme Süreci içinde Sürekli İyileştirme Bürosu oluşturulmuştur. Şubeler sürekli iyileştirme kapsamında öncelikle mevcut durum analizi yaparak süreçlerini gözden geçirmektedirler. Daha sonra şubelerindeki mevcut durum analizlerinden hareketle olması gereken durumlarını ortaya koyarlar. Olması gereken durum analizinden sonra iyileştirme planları oluşturularak süreç iyileştirmesi gerçekleştirilir. Kurumsal performans değerlendirmesi Kalite Geliştirme Sürecine ait 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi tarafından yönetilmektedir. Bu kapsamda süreçlere ait KPI raporları, karınca iş takip raporları, İnsan Kaynakları performans raporları, bildirim yönetimi raporları, paydaş görüşleri analizleri ve geri bildirim analizleri yapılmaktadır. KPI raporları, karınca iş takip raporları, bildirim yönetimi raporları aylık olarak üst yönetime sunulmaktadır.

13 | 62

Girdi Haritası

14 | 62

1.LİDERLİK

No Yaklaşım Tanım Mevcut kanıt Ba ğla

ntı Sorumlu

1a1

1a3

Strateji Çalıştayları

İki yılda bir yapılan ve başta Dekan ve Dekan Yardımcıları olmak üzere tüm yöneticilerimizin katılımı ile gerçekleştirilen “Stratejik Kavram Çalıştayı”nda Fakültemizin stratejik yönünü belirleyen vizyon, misyon, değerler ve stratejik amaçlar belirlenmektedir. Belirlenen stratejik yön; çalışanlara ve öğrencilere, Dekan sunuşunun da yer aldığı ve web de yayınlanan “Kalite El Kitabı” ile duyurulmaktadır.

Stratejik Kavram Çalıştayı kayıtları

http://kaliteyolu.auzefim.com/

2c

2d

3d

Dekan

1a2

İlkeler ve Değerlerin Yaşama Geçirilmesi

Süreçlerin iş analizlerine dayalı olarak KPI’ları belirlenirken her bir iş adımının amaç ve hedeflere etkisinin yanında ilke ve temel değerlerin yaşama geçirilmesine etkisi de değerlendirilmektedir. Dolayısıyla süreçlerin KPI performans sonuçları değerlerin ne kadar etkin yaşama geçirildiğinin de ölçümüdür (Bkz. Ek-3). Bu yaklaşımın kurumumuza özgü geliştirilen iyi bir uygulama olduğunu düşünmekteyiz.

KPI Excel Dökümleri ve İlkelere Yaklaşım Değerler

http://kaliteyolu.auzefim.com/kpi-excel-dokumleri-ve-ilkelere-yaklasim-degerleri.html

2c

4b

Dekan

Kalite Geliştirme Süreç Sorumlusu

1a4 Liderlik Kültürü

Çalışanlara yönelik uygulanan performans değerlendirme sistemi şube sorumluları ve büro sorumluları seviyesinde yöneticileri de kapsamaktadır. Ayrıca, ÇMA’da “yöneticim” başlığı altında liderlerin performansı ile ilgili geri bildirim alınmaktadır. Alınan geri bildirimler doğrultusunda geliştirilen hizmet içi eğitim programları, dolayısıyla liderlik gelişim programını da kapsamaktadır. Örneğin; Stratejik Planlama, Protokol Yönetimi, Yönetici Geliştirme ve İletişim Eğitimleri

http://kaliteyolu.auzefim.com/ Hizmet içi Eğitim Menüsü

3b Dekan


1b1

1b3

Kurumsal Performans Yönetimi

Stratejik seviyede performans, 5018 nolu yasa kapsamında üniversitenin hazırladığı Stratejik Plana yönelik yıllık faaliyet ve yıllık performans raporları hazırlanmaktadır. Üniversitenin yıllık performans raporları fakültemizin yıllık performansını da yansıtmaktadır. Ayrıca, fakültemizin Stratejik Planı doğrultusunda süreçlerin KPI performansları aylık olarak izlenmekte, raporlanmakta

Yıllık performans raporu, KPI raporları ve süreç raporları

3b1

3b3

2a1


1 | 62

ve Ortak Akıl toplantılarında değerlendirilmektedir.

Operasyonel seviyede ise, 2015 yılından itibaren süreçler aylık periyotta performanslarına yönelik faaliyetlerini “Süreç Raporları” adı altında raporlamaktadır.

1b2 Kurumsal Yetenekler

“1.2 Strateji Geliştirme Süreci” kapsamında yapılan SWOT analizinde belirlenen kuvvetli yönler AUZEF’ in kurumsal kabiliyetlerini göstermektedir.

Stratejik Plan 2c5Dekan ve Kalite Geliştirme Süreç Sorumlusu

1b4 Karar Destek Sistemi

- Eğitim Öğretim Süreci’ne yönelik Ölçme Değerlendirme Süreci ve Ölçme Değerlendirme Birimi,

- Fakültenin bütününde kurumsal ve operasyonel performansa yönelik olarak Kalite Geliştirme Süreci’nin alt süreci olan “1.4.1.4 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi” fakültenin karar destek sistemini oluşturan birimleridir.

Auzefportal 4e1

Dekan, Dekan Yrd.(Eğitim Öğretim) ve Kalite Geliştirme Süreç Sorumlusu

1b5 Kurumsal Risk Yönetimi

5018 nolu yasa gereği kurumsal risk yönetimi, İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü bünyesinde yer alan İç Denetim Birimi tarafından yürütülmektedir. Bu kapsamda stratejik riskler ve operasyonel seviyede süreç riskleri belirlenmiş ve risklerin azaltılmasına yönelik olarak eylem planları yapılmaktadır.

Kamu İç Kontrol Eylem Planı2a4

4b4

Dekan ve Fakülte Sekreteri

1c1 Paydaş Gereksinim ve beklentilerinin anlaşılması

-Ana müşterimiz olan öğrencilerin; Öğrenci Memnuniyet Anketi (ÖMA) Çözüm Destek Merkezi (ÇDM)

-Çalışanların; ÇMA ve Ortak Akıl Toplantıları,

-Tedarikçilerin Tedarikçi Memnuniyet Anketi (TMA) ve ÇMA,

-Toplumsal paydaşların; sosyal medya üzerinden,

-Hükmedenler ve sektörel paydaşların geri bildirimi ise yasa mevzuat ve yönetim kurulu kararları ile gereksinim geri bildirimleri ve

İlgili anketler ve raporlar 2a1 Dekan, Dekan Yardımcısı ve Kalite Geliştirme Süreç Sorumlusu

2 | 62

beklentileri alınmaktadır.

1c21c3 Açıklık ve Şeffaflık

Üniversitemiz genelini kapsayan Etik Kurul Yönergesi Etik Davranış İlkeleri tanımlamıştır ve etik kurul tarafından dış paydaşlarımızı kapsayacak şekilde uyum güvence altına alınacaktır. Etik değerlerin ötesinde ,”İ3 Standartlara Bağlı” ve “İ5 Bilgi Tabanlı Yönetim” temel değerlerimiz açıklık ve güven kültürünü desteklemektedir.

Yaklaşımlarımız ve performansımız gerek üniversite web gerekse fakültemizin webi (kaliteyolu) üzerinden tüm paydaşların erişimine açıktır.

Etik Kurul Yönergesi

İlke ve Temel Değerlerimiz

http://personel.istanbul.edu.tr/?page_id=6510

4e1

3e5

Dekan, Dekan Yardımcısı ve Kalite Geliştirme Süreç Sorumlusu

1c4Paydaşlara Raporlama

Yaklaşımlarımız ve performansımız gerek üniversite web gerekse fakültemizin webi (kaliteyolu) üzerinden tüm paydaşların erişimine açıktır. Ayrıca Fakültemizi kapsayan ve Üniversitemiz tarafından stratejik plan, bütçe, idare faaliyet ve performans raporları YÖK ve maliye bakanlığına gönderilmektedir. Tüm raporlar web üzerinden tüm paydaşların erişimlerine açıktır. Ayrıca fakültemizin performansı KPI raporları olarak fakülte web de yayınlanmaktadır.

4e1

4e3


1c5

Paydaşların Toplumsal Faaliyetlere Katılımı

-Topluma sunduğumuz Acil yardım ve Afet Yönetimi, Sosyal Hizmetler, İş sağlığı ve Güvenliği, Kültürel Miras ve Gelişim vb. programlarımız.

-Yeşilay, Coğrafya, PRO-G vb. Dış projeleri,

-Üniversite kapsamında organize edilen şenlik, kongre, sanat kültür etkinlikleri dış paydaşlarımızın topluma katkı faaliyetlerine katılımlarını destekleyen ortamlardır.

www.istanbul.edu.tr

www.auzef.istanbul.edu.tr


3 | 62

1d1Çalışanları Esin Verme

-Sahiplenme: Görev tanımları, süreç formları süreç sahiplerinin tanımlanmaları, süreç organizasyonları,

-Yetkelendirme: Görev tanımları yanı sıra imza ve temsil yetkileri hizmet içi eğitimlerle destekleme, kariyer basamakları,

-İyileştirme kültürü: Süreç organizasyonu ve süreç yönetimi, Çözüm destek merkezi, Ortak akıl toplantıları, YGG, Kalite Geliştirme faaliyetleri,

-Hesap verebilirlik: Etik Kurul Yönergesi kapsamında etik uygulamaları ile desteklenmektedir.

www.auzef.istanbul.edu.tr3b1

5a3


1d2Çabuk öğrenme ve Hızlı yanıt verme

Ölçme Değerlendirme Süreci ve Kalite Geliştirme Süreci’nin alt süreci olan “1.4.1.4 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi” fakültemizin karar destek sistemini oluşturmaktadır ve liderlerimizi çabuk öğrenme ve hızlı yanıt verme yeteneklerini desteklemektedir.

Auzefportal1b4

4e1


1d3

Çalışanlarını hedeflerini gerçekleştirmeleri doğrultusunda destekleme

Aylık yapılan performans değerlendirmeleri ve haftalık ortak akıl toplantıları ve hizmet içi eğitimler ile çalışanlarımız hedeflerini gerçekleştirmeleri doğrultusunda desteklenmektedir.

Performans değerlendirme sonuçları

3b3

3b5


1d4Çalışanların Takdir Edilmesi

Kutlama, toplantı yemekleri ve elektronik ortamda duyurularak (e-mail ve web) ile çabalar takdir edilmektedir. Kişisel kanıtlar 3e2

İK ve Hizmet içi Eğitim Büro Sorumlusu

1d5İyileştirme ve yenileşim kültürü

İyileştirme kültürü: Süreç organizasyonu ve süreç yönetimi, Çözüm destek merkezi, Ortak akıl toplantıları, YGG, Kalite Geliştirme faaliyetleri, iyileştirme ve yenileşim kültürünü beslemektedir.

www.auzef.istanbul.edu.tr 1d1


4 | 62

1d6Çeşitlilik ve Fırsat Eşitliliği

Anayasadaki insan hakları maddesi ve personel kanunu maddeleri fırsat eşitliliği ve çeşitliliğinin teminatıdır. Üniversitemizde dil, din, ırk, cinsiyet, siyasi görüş ayrımı yapılmamaktadır.

3e5İK ve Hizmet içi Eğitim Büro Sorumlusu

1e Değişim Yönetimi

Paydaşlarımızın iş yapış şekillerini etkileyen çalışma ortamlarındaki bu değişikleri uyum sağlanmasını gerektiren değişim yönetimi fakültemizde yatırım projeleri kapsamında “3.1.2 Mali Süreçler Bürosu” ile ve “1.4.1 Sürekli İyileştirme Bürosu” süreçleri ile gerçekleştirilmektedir. Bu kapsamda 2010 yılından bu yana pek çok değişim projeleri gerçekleştirilmiştir. (bkz. Şekil 0.1)

Yatırım projeleri ve Süreç iyileştirme faaliyetleri


1e1Değişim Yönetimi ve Esneklik

Karar destek sistemleri liderlerin sağlam temelli ve zamanında kararlar almayı destekler.

1b4 1d2

1e2Değişim Yönetimi ve Sürdüre bilirlik

Değişim projelerini içeren yatırım projelerinde hazırlanan teknik şartnameler sürdürebilirlik (insan-çevre-kazanç) boyutunda değerlendirmeleri içermektedir.

Yatırım Projeleri Fakülte Sekreteri

1e3Değişim Yönetimi ve Paydaşların Katılım

Gerçekleşen değişim projeleri ağırlıklı olarak tedarikçilerimiz olmak üzere paydaşlarımızın katılımı ile hayata geçirilmiştir. (bkz. Şekil 0.1)

Dekan, Dekan Yardımcı, Fakülte Sekreteri ve Kalite Geliştirme Süreç Sorumlusu

1e4Değişim ve Proje yönetimi

Yatırım projeleri yanı sıra sürekli iyileştirme faaliyetleri de proje yönetimi yaklaşımıyla yürütülmektedir. Bu kapsamda her bir iyileştirme projesi için kapsamlı ”Mevcut Durum Analizi” ve “Olması Gereken Durum Analizi” yapılmaktadır. Geliştirmiş olduğumuz bu yaklaşım kurumumuza özgün iyi bir uygulamadır.

Sürekli İyileştirme Büro Dosyaları

Sürekleri İyileştirme Bürosu

5 | 62

2.STRATEJİ

No Yaklaşım Tanım Mevcut kanıt Ba ğla

ntı lar

&

Te Sorumlu

2a1Paydaş

Analizi

-Paydaş gereksinim ve beklentileri paydaş bildirim (Öneri, şikâyet, memnuniyet) sistemiyle alınmaktadır.

--Talep sistemiyle, telefonla, yüz yüze, maille, sosyal medyadan gelen tüm paydaşların görüşleri toplanmaktadır. Bunların yanında ÖMA, ÇMA, çalışan ortak akıl toplantıları, DÖF/PATH geri bildirim yöntemi, Öğretim elemanı/Akademisyen Memnuniyet Anketi (AMA), öğretim elemanlarıyla dönemlik toplantılar ve TMA yapılmaktadır.

AUZEF Bildirim Ve Çözüm Merkezi raporları

3ler, 7ler, 40lar ortak akıl toplantı raporları

Memnuniyet anketi raporları

2c Kalite Geliştirme Süreci

2a2 Pazar analizi Küresel ve yerel düzeydeki ekonomik veriler, toplumsal ve pazara ilişkin eğilimler ile ilgili 2 yılda bir vizyon çalıştayı yapılır.

Vizyon çalıştayı

http://uzaktanegitim.istanbul.edu.tr/calistay2012

2c

5cDekan

2a3 Çevre Analizi

-YÖK’te yapılan çalıştaylar takip edilir.

-Açık ve uzaktan eğitimle ilgili ulusal ve uluslararası kongreler takip edilir ve katılım gösterilir.-Mevzuatla ilişkin tüm gereklilikler takip edilir.

AUZEF-FR- 1.2.-04 Dış Kaynaklı Doküman Listesi (Genel İdari Hizmetleri Süreci)

2c Fakülte Sekreteri

2b1 Performans Verileri

-Stratejik seviyede temel performans sonuçlarını gösteren Süreç Performans raporu yanı sıra KPI Tablosu aylık olarak yayınlanmaktadır.

-Hedeflere uygun olarak KPI soruları geliştirilerek 3 kez revize edilmiştir.

-KPI analizi stratejik kavramlarla (bkz. EK-2) eşleştirilmiş olarak da analiz edilir.

-KPI analizleri (süreç, büro, şube bazlı) 7ler toplantısında analiz edilir.

http://kaliteyolu.auzefim.com/auzef-adek/değerlendirme/KPI soru setleri

2c

2d

3b

Kalite Geliştirme Süreci

2b2 İşbirliği Açık ve uzaktan eğitim faaliyetleri kapsamında kamu kuruluşları ile http:// 4a Sertifikalar

6 | 62

Ortakları ve Paydaş Analizi

kurulabilecek iş birlikleri sertifikalar programı bürosu ve dış projeler bürosu tarafından yürütülür.

kaliteyolu.auzefim.com/282-dis-projeler-burosu.html

2a1

programı büro sorumlusu

Dış projeler büro sorumlusu

2b3Yeni teknolojiler

Uzaktan eğitimde yeni teknolojilerin takibi ve iş modellerine uygulanması için EADTU’ye (The European Association of Distance Teaching Universities) üye olunmuştur. Yenilikler takip edilmektedir.

EADTU üyelik belgesi 4dDekan yardımcısı(Ölçme Değerlendirme)

2b4 Performans karşılaştırma

Öğretim yöntemleri ile ilgili

Yurt dışındaki ve yurt içindeki açık ve uzaktan eğitim veren kurumların üretmiş oldukları ürün ve hizmetler Müfredat Yönetim süreci tarafından araştırılmaktadır.

Analiz Raporları İlgili sonuç kriterleri

Müfredat iyileştirme şube sorumlusu

2c1 Politikalar Misyon ve vizyonu gerçekleştirmek amacıyla strateji ve politikalar Stratejik Plan Çalıştayı”nda gözden geçirilir.

http://kaliteyolu.auzefim.com/strateji-atolyesi

5a Dekan

2c2 Sürdürülebilirlik

Çevresel sürdürülebilirlik kavramı stratejilerimizin içinde “H.5 İleri teknoloji ile hizmet sağlayan” stratejik hedefi olarak tanımlanmıştır. Fakültemizin bu hedefe göre basılı ders materyali sunulmamaktadır. Ekonomik sürdürülebilirlik AUZEF’in varoluş sebebidir. Kısıtlı kaynaklarla kitlelere öğretim hizmeti sunmaktadır.

SharePoint/Kalite Geliştirme Süreci/Strateji Atölyesi/Sürdürülebilirlik dosyası

4c3

4c4


2c3 Stratejik hedefler

Fakültemizin temel performans referansı olan KPI Tablosu stratejik kavramlara göre analiz edilir. Stratejik kavramların gerçekleşme durumları aylık olarak takip edilmektedir.

http://kaliteyolu.auzefim.com/strateji-atolyesi

9aKalite geliştirme süreci 3600 DAD şubesi

2c4Stratejik riskleri planlama

YÖK tarafından belirlenen kontenjanların AUZEF’te oluşturacağı risklere karşı İkinci Diploma programlarının tanıtımına ağırlık verilir.Gelirde yaşanabilecek riskler için dış projeler bürosu öğrenci harcı dışında farklı gelir kaynakları oluşturur.

http://kaliteyolu.auzefim.com/281-sertifika-programlari-burosu.html

http://kaliteyolu.auzefim.com/282-dis-projeler-burosu.html

4b5

Sertifika Programları büro sorumlusu

Dış projeler bürosu sorumlusu

7 | 62

2c5 Kurumsal yetkinlikler

Strateji Atölyesi, strateji toplantıları ve Ortak akıl toplantılarında (3ler ve 7ler) kurumsal yetkinliklerimizi sürekli gözden geçirilerek uygulama alanları tartışılır.

Ortak akıl toplantı (3ler, 7ler) raporları 2b Dekan

2d1Süreçler ve Organizasyonel Yapı

Stratejik kavramlar doğrultusunda, süreçlerle yönetim, fonksiyonel ve destek süreç olmak üzere 3 ana süreç oluşturulmuştur. Ana süreçler altında alt süreçler ve detay tanımlanmıştır.


5a1Dekan

2d2Hedeflerin

Belirlenmesi

Stratejik kavramlarımız içinde yer alan stratejik hedefler açık ve uzaktan eğitim pazarında yer alan diğer üniversitelere rekabet üstünlüğü sağlayacak şekilde belirlenmiştir.

Kalite el kitabıİlgili sonuç kriterleri

Dekan

2d3 Kaynak Planlama

Hukuki yapısı itibari ile kar amacı gütmeyen AUZEF Döner Sermaye karını gelecek yıla yeni yatırım kaynağı olarak aktarır. Bu doğrultuda yıllık bütçe yapılmaktadır.

Yıllık bütçe planı 4b2Fakülte Sekreteri

Mali İşler

2d4 Stratejinin

Yayılımı

Kalite El kitabında stratejik kavramlar ve kalite politikası belirtilmiştir. Bu bağlamda her sürecin KPI’ları temel ilkeler ve stratejik kavramlara uygun olarak belirlenmiştir. Bu stratejik kavramların yayılımı ana süreçlerden en alt süreçlere kadar ilişkili KPI’larla yayılımı sağlanmaktadır.

http://kaliteyolu.auzefim.com/ 3b Dekan

2d5 Yenileşim

AUZEF açık ve uzaktan eğitimde kullanılan yeni teknolojileri ve öğretim modellerini yakından takip etmek ve uygulamaya geçirmek için bu hedefleri stratejik kavramlarında açıkça belirtmiştir.

Programları ve müfredatlarını ve hizmet sunumunu bu doğrultuda oluşturmaktadır.

AUZEF Mobil

Program dosyaları 5b Müfredat Yönetim

2d6Strateji ve Politikaların Duyurulması

Kalite El kitabında stratejik kavramlar ve kalite politikası belirtilmiştir. Kalite el kitabı web sitesinde tüm paydaşların erişimine açıktır. Kalite politikası AUZEF bina duvarlarında da asılıdır.


Kalite el kitabı

1a1

1a3

3d2

Dekan

8 | 62

3.ÇALIŞANLAR

No Yaklaşım Tanım Mevcut kanıt

Bağl

antıl

ar

&

Tem

el so

nuçl

ar

Sorumlu

3a1 Görev Tanımları “1.4.2 İK ve Hizmet içi Eğitim Bürosu” alt süreci kapsamında tüm pozisyonlar için görev tanımları belirlenmiştir.

http://kaliteyolu.auzefim.com/ “görev tanımları” menüsü 3b


3a2 İK Planlaması

Memur kadrosu bütçe kapsamında Üniversite Genel Sekreterliği tarafından yapılmaktadır. Sözleşmeli kadro planlaması ise her yıl hizmet alımı kapsamında yapılmaktadır. Rektörlük ve Maliye onayından sonra ihale ile kadro talepleri karşılanmaktadır.

SharePoint/Genel İdari Hizmetler Süreci/Kadro Sayısına Göre Personel Durumu dosyası

3a5 Fakülte Sekreteri

3a3 Organizasyonel Yapı

Stratejilerimize uyumlu olarak organizasyonel yapı Fakülte Yönetim Kurulu tarafından belirlenmektedir. 2013 yılında yapı Süreç anlayışına uygun olarak değiştirilmiş ve bu yapı Fakültemize özgün geliştirilmiş bir yapıdır.

http://kaliteyolu.auzefim.com/ Formlar/Onaylı Formlar Dekan

3a4

Strateji ve planların oluşturulmasında Çalışanların Katılımı

Stratejiler 2 yılda bir yapılan ve geniş katılımlı “Vizyon Çalıştayı” ile belirlenmektedir. Ayrıca ÇMA ile çalışanlardan geri bildirim alınmaktadır.

“2014 Vizyon Çalıştayı” kitapçığı

2012 Vizyon Çalıştayı” http://uzaktanegitim.istanbul.edu.tr/calistay2012/


3a5 İşe Alma ve Yerleştirme

Memur alımı 657 ve 2547 madde gereğince, Hizmet Alımı ise 4857 kanunu kapsamında yıllık yapılan şartname gereğince yapılmaktadır.

İK Dosyası

3a2

7a5

8b1

Genel İdari Hizmetleri Süreci İnsan Kaynaklar Büro Sorumlusu

3a5 Kariyer Geliştirme ve Görevlendirme

Kurumumuzun belirlemiş olduğu Kariyer Basamakları Standardı çerçevesinde uygulanmaktadır.

İK Dosyası 3a2 Genel İdari Hizmetleri

9 | 62

7a5

8b1

Süreci İnsan Kaynaklar Büro Sorumlusu

3a6 Çalışanlardan Geri Bildirim Alınması

2013 yılından bu yana yapılan ÇMA ve 2015 yılında devreye alınan “Majör Sorun Anketi” ile çalışanlarımızın eri bildirim alınmaktadır.

SharePoint/Kalite Geliştirme Süreci/3600 DAD Şubesi

7a

3c

Kalite Geliştirme Süreci 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi

3b1

3b3

Performans Değerlendirme Sistemi

Tüm personele her ay düzenli olarak performans değerlendirme yapılmaktadır. Personel için cevaplanan 20 soru 3 amir tarafından değerlendirilip ortalaması alınır.

İK Personel Performans Değerlendirme Dosyası 7b4


3b2

3b4

Hizmet içi Eğitim(Çalışanların Geliştirmesi)

Personel Performans Değerlendirme Sonuçları, personel ve yönetimin talebi ile eğitimler planlanır.

SharePoint/Kalite Geliştirme Süreci/Hizmet içi Eğitim Bürosu 7b4


3b5 Çalışanların Yetkelendirmesi

657 ve 2547 kanuna göre çalışanların yetkelendirilmesi Fakülte Sekreteri tarafından yapılır. Hizmet alımı personelinin yetkelendirilmesi şartname gereği niteliklere uygunluğuna göre yapılmaktadır. İmza, temsil, satın alma yetkileri görev tanımlarında tanımlanmıştır.

SharePoint/Kalite Geliştirme Süreci/Hizmet içi Eğitim Bürosu

http://kaliteyolu.auzefim.com/ “görev tanımları” menüsü


3c1 Birey ve Ekip Hedefleri

Stratejik Kavramlar (İlkeler, Stratejik amaçlar ve hedefler) ile uyumlu olarak tüm süreçlerin KPI hedefleri belirlenmektedir. Dolayısı ile Süreç Organizasyonunda yer alan tüm büro ve şubelerin KPI hedefleri olarak belirlenmektedir.

http://kaliteyolu.auzefim.com/kpi-excel-dokumleri-ve-ilkelere-yaklasim-degerleri.html

İlgili sonuç kriterleri


3c2

3c3

Yenileşim “İ1. Hızlı ve Basit” ve “İ6. En Öğretici Tasarım” temel ilkeleri yenilikçiliği ve yaratıcılığı gerektirir. Bu kapsamda yenilikçiliği desteklenmesine yönelik olarak çeşitli eğitimlerin verilmesinin

Toplantı Sistemi

Karınca iş Takip Sistemi


10 | 62

yanında her hafta düzenli olarak “Ortak Akıl Toplantıları”(7’ler toplantısı), 2 yılda bir “Vizyon Çalıştayı” yapılmaktadır.

3c4

Çalışanların kurumun imaj ve itibarının sözcüsü olması için cesaretlendirme

Bir yükseköğretim kurumu olarak düzenlenen ulusal ve uluslararası akademik programlar, kongre, sempozyum, konferans gibi etkinliklerde tüm akademik kadro çalışanları üniversitemiz ve AUZEF adına yaygın olarak katılmaktadırlar.

Akademik Personelin Kişisel Kayıtları ve İK Dosyası


3c5

Çalışanların topluma katkı faaliyetlerine katılımı

Kurumumuz dış projeler olarak adlandırdığımız faaliyetlerde topluma katkı yönünde teşvik eden projeler yürütmektedir. Ör: Yeşilay Projesi, DLE (Dijital Life Environment), YUTOP

AUZEF Web sitesi,

Sosyal Medya

İçerik Tasarım Süreci,

Ses ve Görüntü Hizmetleri Süreci

3d1 İletişim Yönetimi

Çalışanlarla iletişimin yönetilmesine yönelik olarak çeşitli iletişim kanalları

-Karınca İş Takip Sistemi ile işlerin düzenli bir şekilde yürütülmesi sağlanmaktadır. -Auzefpersonel ve AUZEF Süreç başlıkları altında Outlook mail ortamında bilgilendirme ve duyuruların yapılması sağlanmaktadır.

Karınca İş Takip Sistemi 7a6İK ve Hizmet içi Eğitim Büro Sorumlusu

3d2Stratejilerin çalışanlara duyurulması

Stratejik planımızın temelini oluşturan “stratejik kavramlar” Kalite El Kitabında ve Birim Faaliyet Raporlarında yer almaktadır. http://kaliteyolu.auzefim.com/ da yayınlanmaktadır.

http://kaliteyolu.auzefim.com/2d6

7a6


3d3 Bilgi Paylaşımı Bilgi üreten ve bilgi sunan bir kurum olarak hizmet içi eğitim kayıtları ve sunumları tüm paydaşlarımızın kullanımına açıktır. http://kaliteyolu.auzefim.com/ 7a5

3d4 İşbirliği ve Ekip Çalışması

Organizasyonumuz süreç bazlı (büro ve şube olarak) yapılandırılmış, bu yapı tüm birimlerde ekip olarak çalışma kültürünü getirmiştir.


3e1 Ücretlendirme ve Haklar

657 ve 2547 kanuna uygun olarak çalışan memur ve akademisyenlerimiz personel yasasına uygun olarak yapılmaktadır. Hizmet alımı personel şartnamesinin şartları gereğince ücretlendirme ve haklar sağlanmaktadır.

İK DosyasıİK ve Hizmet içi Eğitim Büro Sorumlusu

11 | 62

3e2

Çalışanların İyileştirme Faaliyetlerine Katılımı

Organizasyonumuz süreç bazlı (büro ve şube olarak) yapılandırılmış, bu yapı tüm birimlerde ekip olarak çalışma kültürünü getirmiştir. Ayrıca çalışanların bireysel katılımına yönelik olarak ise “Majör Sorun Anketi” ve “Bildirim Yönetim Sistemi” uygulamamız bulunmaktadır.

http://auzef.istanbul.edu.tr/7a1 Kalite

Geliştirme Süreci

3e2 Tanıma, Takdir

Çalışanlarımızın özel günleri(doğum günü, yılbaşı, bayram kutlaması), başarıları(kayıt dönemi, sınav dönemi) elektronik ortamdan ve kutlama toplantıları (pasta, köfte vb. ile) yapılmaktadır.

Kutlama Mesajları 7a1 Çalışanlar

3e3

3e4

İş Yaşam Dengesi ve Dayanışma Kültürü

İş yaşam dengesinin sağlanmasına yönelik olarak “3.1.3.6 Sosyal Faaliyetler Şubesi” sosyal ortamlar sağlanmaktadır. Lansman sonrası, kayıt sonrası, kongre sonrası yapılan yemekli kutlamalar yapılmaktadır.

Kişisel Kayıtlar

Genel İdari Hizmetleri Süreci İnsan Kaynaklar Büro Sorumlusu

3e5 Çeşitlilik

Kurumumuz çeşitliliğe anayasadaki insan hakları maddesi ve personel kanunu maddeleri göz önüne alarak benimsenip uygulanmaktadır. Dil, din, ırk, cinsiyet, siyasi görüş ayrımı yapılmamaktadır.

1d6İK ve Hizmet içi Eğitim Büro Sorumlusu

12 | 62

4. İŞBİRLİKLERİ & KAYNAKLAR


Bağl

antıl

ar

&

Tem

el so

nuçl

ar

Sorumlu

4a1 İş birliklerinin Sınıflandırılması

İş birliklerimiz temel iş birlikleri ve stratejik iş birlikleri olmak üzere 2’ye ayrılmaktadır. Temel iş birliklerimiz; YÖK, diğer eğitim kurumları, İstanbul Üniversitesi Rektörlüğü ve fakülteleridir. Stratejik iş birlikçilerimiz ise proje ortağı olarak hizmet ve/veya süreç geliştirme faaliyeti yürüttüğümüz iş birliği ortaklıklarıdır.

Faaliyet ve Performans Raporları 1c1 Dekan, Fakülte

Sekreteri

4a1 Tedarik Yönetimi5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ve 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu kapsamında “3.1.2.3 Satın alma ve Genel Giderler Şubesi” tarafından yönetilmektedir.

Satınalma ile ilgili dokümanlar / Satınalma ve Genel Giderler Şubesi

1c1 Fakülte Sekreteri

4a2

4a3

İşbirliği ortaklarıyla İlişkiler

İşbirliği yapılan kuruluşlarla ilişkiler mevzuat uygun biçimde, teknik şartname sözleşmelerde ve protokollerde tanımlanmaktadır.

Şartnameler, sözleşmeler ve protokoller

1c2

1c3Fakülte Sekreteri

4a4

4a5

İşbirliği ilişki ağları ve artan değer üretme

AUZEF’ in sunmuş olduğu hizmetler ve yetenekleri gözetilerek tüm ülkeye yaygınlaşması amacıyla kurum ve kuruluşlarla protokoller düzenlenmektedir.

Protokoller Fakülte Sekreteri

4b1 Mali Kaynak Yönetimi

Mali kaynaklar “3.1.2 Mali Süreçler Bürosu” alt süreci tarafından yönetilmektedir. 2015 SGG’ de “3.4 Mali Kaynak Yönetimi Süreci” olarak tanımlanmıştır.

SGG Toplantı Dokümanları Fakülte Sekreteri

4b2

4b3Mali Planlama

3 yıllık olarak planlanan bütçe, ilk yılı kesin bütçe olarak her yıl revize edilmektedir. Hazırlanan bütçe Rektörlük aracılığıyla Maliye Bakanlığı’na bildirilmektedir.

Bütçe

9a1

9a3

9b1

Fakülte Sekreteri

4b2 Mali Kontrol Mali kontrol faaliyetleri üniversite bünyesinde yürütülmektedir. İç Sayıştay ve İç Denetim Fakülte Sekreteri13 | 62

kontrol faaliyetleri, İç Denetim Birimi tarafından, Maliye Bakanlığı adına dış denetimler ise Sayıştay Başkanlığı tarafından yapılmaktadır.

Raporları

4b2 Mali Raporlamalar

Aylık gelir gider tabloları düzenlenmektedir. Ve Fakülte ve Üniversite kurullarına raporlanmaktadır. Aylık gelir gider tabloları Fakülte Sekreteri

4b4

Finansal Yönetişim Süreçlerinin Kullanılması

Yetki ve denetim çerçevesi olan Kurumsal Yönetişim ile ilgili olarak;

Yetki ve Sorumluluklar ilgili mevzuatlar ve görev tanımlarında tanımlanmıştır. Denetim mekanizmalarına ek olarak ise üniversite genelinde iç ve dış denetim mekanizmaları uygulanmaktadır.

http://kaliteyolu.auzefim.com/ “görev tanımları” menüsü, Sayıştay ve İç Denetim Raporları

1c2

1c3

Dekan ve Fakülte Sekreteri

4b5 Yatırımların Değerlendirilmesi

“3.1.4 Taşınır ve Ortak Hizmetler Bürosu” tarafından ve yatırım bütçesi kapsamında yatırımlar ele alınmaktadır ve değerlenmektedir.

Yatırım Projeleri 9b2 Fakülte Sekreteri

4c1Taşınır taşınmaz yönetimi

Taşınır mal yönetmeliği kapsamında “3.1.4 Taşınır ve Ortak Hizmetler Bürosu” tarafından,”A6. Şikâyet oluşturmayan sistem uygulaması” stratejik amacı ,“H2. Kurumsal Sistem ” stratejik hedefi ve “S1. Kurumsallaşma Stratejisi ” stratejisi doğrultusunda yönetilmektedir.

Taşınır yılsonu işlem fişleri, taşınır mal yönetim sistemi

9b5 Fakülte Sekreteri

4c2 Varlıkların BakımıVarlıkların bakım ve onarımı temizlik hizmetleri, bina bakımı ve yardımcı işletmeler bakım faaliyetlerini kapsamaktadır ve “3.1.4 Taşınır Mal ve Ortak Hizmetler Bürosu” tarafından yönetilmektedir.

Zimmet fişleri, taşınır mal yönetim sistemi

9b5

Taşınır Mal ve Ortak Hizmetler Büro sorumlusu

4c2Varlıkların Güvenliği

Varlıkların güvenliği güvenlik ekipleri tarafından saplanan bina giriş güvenliği ve kamera sistemleri kapsamaktadır. Ve Üniversite tarafından merkezi olarak yönetilmektedir.

8b3 Fakülte Sekreteri

4c3-4c4Faaliyetlerin çevresel ve toplumsal etkisi

Hizmet sektöründe olmamız nedeniyle çevreye ve toplum sağlığına ve güvenliğine etkisi sınırlıdır. Buna karşın, çevresel sorumluluk kapsamında faaliyetler( atık toplama kutuları vb. ) yürütülmektedir. İş sağlık ve güvenliği ise “1.4.1.5 İş Sağlığı ve Güvenliği Şubesi” tarafından yönetilmektedir.

www.auzef.istanbul.edu.tr

8b3Fakülte S sekreteri ve İş Sağlığı Güvenliği şube sorumlusu

14 | 62

4d1

4d2

4d4

Teknoloji Portföyünü Yönetme

AUZEF strateji kavramlarından olan “S3. Bilişim Altyapısının Bütünleştirilmesi” stratejisi gereği “2.5 Bilişim Hizmetleri Süreci” ve tüm işleri tanımlanmıştır. Süreç performansı KPI ile takip edilmektedir.

AUZEF Kalite Yolu

İlgili Dekan Yardımcısı Bilişim Hizmetleri Süreci

4d3 Teknoloji Geliştirme

Teknoloji portföyünün geliştirilmesi için sempozyum, kongre, fuar katılımı ve teknoloji odaklı paydaşlarla yapılan projeler araç olarak kullanılmaktadır.

Projeler

EADTU

4a4

4a5

İlgili Dekan Yardımcısı

4d5 Teknolojiyi Destekleme

Kurum kültürü olarak tüm çalışanların oryantasyonlarının bitiminde maillerinin tanımlanması, gerekli bilgisayarların tedariki ve yenilenmesi sağlanmaktadır. Tasarım sürecinde tüm teknoloji takip edilerek hizmet sunulmaktadır.

İlgili envanterler İlgili Dekan Yardımcısı

4e1

4e2

Bilgiyi Güvence Altına Alma ve Etkili Kullanma

Yöneticilerin doğru karar vermelerini sağlayacak sistemler kurulmuştur. Kararı destekleyen tüm raporlar web sayfasında ve SharePoint tutulmaktadır.

Ders müfredatlarına ait bilgi ve belgelerin takibi, tutulması için “2.2. Müfredat Yönetim Süreci” altında “2.2.2.3 Bilgi Belge Yönetimi Şubesi’ne aittir.

SharePoint

AUZEF Kalite Yolu

1b4 Bilişim Hizmetleri Süreci

Bilgi Belge Yönetimi Şubesi

4e3 Paydaşlarla Ortak Bilgi Birikimi

Paydaşlarla ortak bilgi birikimini sağlamak için 2 yılda bir vizyon çalıştayını yapar. Çalışanları ile periyodik ortak akıl toplantıları yapar ve bunları kayıt altına alır.

Vizyon çalıştayları

Toplantı Tutanakları

5b1 İlgili Dekan Yardımcısı

4e4 Bilgi Güvenliği Bilgiler, sorumlular tarafından tanımlanan yerlerde depolanır. Depolama işlemi ve çalışanların kademeli yetkilendirilmesi yapılmaktadır

SharePoint 9b5 Bilişim Hizmetleri Süreci

4e5

4e6

İşbirliği Ağı Dış paydaşlarımızla geliştirdiğimiz işbirliği ağları aynı zamanda iyileştirme fırsatlarının belirlenmesine katkıda bulunmaktadır. Örneğin; TSE Dış Değerlendirmesi, İÜ İç Tetkik çalışmaları, KalDer ile UKH’ye katılarak rehberlik desteği ile süreç iyileştirme ve projeler

Toplantı Raporları İlgili Dekan Yardımcısı

15 | 62

16 | 62

5.SÜREÇLER, ÜRÜNLER, HİZMETLER


Bağl

antıl

ar &

Tem

el

sonu

çlar

Sorumlu

5a1 Temel Süreç Çerçevesi

Stratejik kavramlar doğrultusunda, temel süreç çerçevemiz belirlenmiştir bu kapsamada süreçlerle yönetim, fonksiyonel ve destek süreç olmak üzere 3 ana süreç oluşturulmuştur. Ana süreçler altında alt süreçler tanımlanmıştır. http://

kaliteyolu.auzefim.com/

2d1Kalite Geliştirme Süreci Sorumlusu

5a2

5a3Süreç Yönetimi

“1.Süreçler ile Yönetim Süreci” kapsamında süreçlerimiz, ana süreç, Büro (alt süreç) ve Şube (detay süreç), olmak üzere 3 seviyede tanımlanmış ve fakülte organizasyonu bu süreç yapısına göre düzenlenmiştir. Süreç Formlarında her bir süreç detaylı tanımlanmıştır ve kapsamda süreç sorumluları da tanımlanmıştır.


1b1

1b3


5a3 Süreç İyileştirme

“1.4.1 Sürekli İyileştirme Bürosu” kapsamında; dönemsel süreç iyileştirme planı yapılmakta, ilgili süreçler, verilen eğitim sonrası “sürekli iyileştirme şablonları”(mevcut durum analiz ve olması gereken durum şablonları) doldurulmakta, onay sonrası süreç iyileştirme uygulama planı devreye alınmaktadır.

Ayrıca Çözüm Destek Merkezi, Ortak Akıl Toplantıları, YGG, Kalite Geliştirme faaliyetleri, süreçlerin iyileştirmesi için kullanılan yaklaşımlardır.


mavibant

Kalite geliştirme sürekli iyileştirme bürosu

5a4Süreç Performans Göstergeleri

Süreç Formlarında tüm süreçlerin iş analizlerine dayalı KPI ları tanımlanmıştır. 2015 yılında KALDER rehberliğinde yapılan SGG kapsamında yeni süreçler ve performans göstergeleri yeniden tanımlanmıştır.

Süreç Formları

Süreç Performans Raporu

1b1

1b3


5a5 Performans YÖK’ e raporlanan üniversitelerin kurumsal performans raporları Kaliteyolu İlgili Sürekli

17 | 62

Karşılaştırma

rakip/sektörel karşılaştırmalar için temel referanstır. Özelinde ise “Mükemmellik Kalite Yolu” Hedefimiz doğrultusunda performansımızı Türkiye ve Avrupa Mükemmellik ödülü almış sektör kurumuyla karşılaştırmaktayız Süreç Performans Raporu

sonuç kriterleri

İyileştirme Bürosu

5b1

5b3

Eğitim Hizmetlerinin Tasarımı

Ve Paydaş Katılımı

Eğitim Hizmetlerinin tasarımı müfredat yönetimi kapsamında yeni/mevcut programların geliştirilmesi ve üretim tasarımı faaliyetlerini kapsamaktadır. Programların geliştirilmesi “2.2 Müfredat Yönetim Süreci” ile üretim tasarım ise”2.4 İçerik Tasarım Süreci ve 2.6 Ses ve Görüntü Hizmetleri Süreci” ile yönetilmektedir. Son dört yıl içerisinde yeni program sayısının 4’den 46’ya çıkarılması yaklaşımlarımızın etkin olduğunu göstermektedir.

Tüm geliştirilen programlar Tedarikçilerimiz olan diğer fakültelerin öğretim üyeleri katılımı ile gerçekleştirilmiştir.

Kaliteyolu, Program Mikro Siteleri 9a4

Dekan Yrd. (Müfredat Yönetim Süreci)

5b2

Müşteri Geri bildirim ve Hizmet Geliştirme

Eğitim Hizmetlerinin geliştirilmesinde öğrencilerin ÖMA ve Çözüm Destek kanalıyla alınan geri bildirimleri ve hükmedenlerin, sektörel paydaşların ve öğretim elemanı olan çalışanlarımızın talepleri belirleyicidir.

Program Geliştirme Çalışmaları

5e4

2a2

Dekan Yrd. (Müfredat Yönetim Süreci)

5b4Hizmet Geliştirme ve Sürdürebilirlik

Sunulan hizmetlerimiz için, sunulmasıyla birlikte tüketildikleri için, yaşam çevrimi söz konusu değildir.

5c Tanıtım ve Pazarlama

Bir kamu kurulu olmamız ve Türkiye’ de merkezi yerleştirme sistemi üzerinden öğrenci alınması nedenleriyle, tanıtım-pazarlama ve satış faaliyetleri sadece tanıtım faaliyetleri ile sınırlıdır. Tanıtım faaliyetleri Üniversite Bünyesinde merkezi yönetilmektedir. Fakültemiz özelinde ise ”2.1.1.1 AUZEF Tanıtım Şubesi” kapsamında tanıtım faaliyetleri yürütülmektedir.

5c1

Müşteri grupları, gereksinimleri ve beklentileri

Müşterilerimizi ağırlıklı olarak öğrenciler oluşturmaktadır. Yeni oluşan mezunlarımız ile iş dünyası da müşterilerimizdir.

ÖMA, Bildirim sistemi üzerinden gelen şikâyetlerin değerlendirilmesi, yüz yüze, telefon ve mail ile gelen bildirimler ile öğrencilerimizin gereksinim ve beklentileri alınmaktadır.

Paydaş Tablosu6a

6b3

İletişim Büro Sorumlusu

18 | 62

5c2 Değer Önermesi

Türkiye’ de açık öğretim programları sunan üç üniversiteden biri ve en genci olan fakültemizin tercih edilebilirliğini etkileyen değer önermeleri dikkat çekicidir. Sunduğumuz “Üniversite İtibarı ve Lokasyonu” , “ Teknolojik Alt Yapı(Sunum Kalitesi)”, “Ders Materyal Çeşitliliği”, “ Ders Materyal Ulaşa bilirliği”,” Öğretim Kadrosu Yaygınlığı ve Tanınmışlığı” değer önermelerimizle tercih edilir bir fakülte olmak istiyoruz.

Rekabet Analiz Tablosu İletişim Büro Sorumlusu

5c3

5c4

Tanıtım Faaliyetleri

Pazarlama tanıtım ile ilgili “H7. Öncü” stratejik hedefimiz doğrultusunda tanıtım faaliyetleri yürütülmektedir. Her Eğitim Öğretim yılının başlangıç dönemi olan Ağustos-Kasım dönemini kapsayan tanıtım faaliyetleri “Mindjet” de planlanmaktadır. Bu kapsamda dijital ortamlar (web ve sosyal medya) için tanıtım dokümanları, promosyon malzemeleri, TV ve gazete reklamları, araç giydirme, açık hava mecraları (billboard, gantboard, raket, CLP vb.) ve yurtiçi/yurtdışı fuarlar gibi çeşitli iletişim platformları kullanılmaktadır.

Tanıtım dokümanları9a4

İletişim Büro Sorumlusu

5d1

5d2

Hizmetlerin Sunulması

Yayınlanan akademik takvim doğrultusunda “2.2.5 Program Yönetim Bürosu” bütün programların yürütülmesini sağlamaktadırlar “2.3 Ölçme Değerlendirme Süreci” kapsamında hazırlanan sınav planına uygun olarak sınavlar gerçekleştirilmektedir.

2.1 Eğitim Öğretim Süreci,

2.2 Müfredat Yönetim Süreci,

2.3 Ölçme Değerlendirme Süreci

9b3 İlgili Süreç Sorumluları

5d3Çalışanların Yetkelendirilmesi

Görev tanımları, imza ve temsil yetkileri, hizmet içi eğitimlerle http://kaliteyolu.auzefim.com/görevtanımları

1d1

3b5

İlgili Süreç Sorumluları

5d4Hizmetlerin Sunulması ve Sürdürebilirlik

Sunulan hizmetlerimiz için, sunulmasıyla birlikte tüketildikleri için, yaşam çevrimi söz konusu değildir. 5b4 İlgili Süreç

Sorumluları

5d5Hizmet Sunum performansının karşılaştırılması

YÖK’ ün veri tabanı yanı sıra, “Mükemmellik Kalite Yolu” Hedefimiz doğrultusunda performans Türkiye ve Avrupa Mükemmellik ödülü almış sektör kurumuyla karşılaştırmaktayız.

Kaliteyolu

Süreç Performans Raporu 5a5 İlgili Süreç Sorumluları

19 | 62

5e1 Müşteri İlişkileri Yönetimi

Kayıt işlerinden başlayarak mezun oluncaya kadar eğitim öğretim süreci boyunca öğrencilerimizin talep ve gereksinimleri öğrenci işleri kapsamında,”2.1.2.1 Kayıt Dondurma Sildirme Kayıtlı Öğrenci Takip Analiz Şubesi” süreçleri ile yönetilmektedir. İletişim ve geri bildirimlerin yönetimi kapsamında ilişkiler ise”2.1.1.3. Paydaş Memnuniyeti ve Bildirim Yönetimi Şubesi” süreciyle yönetilmektedir.

http://kaliteyolu.auzefim.com/auzef-iletisim-burosu.html

http://kaliteyolu.auzefim.com/auzef-ogretim-yurutme-burosu.html

6a4 İlgili Süreç Sorumluları

5e2-5e3

Öğrencilerle İletişim

”2.1.1.3. Paydaş Memnuniyeti ve Bildirim Yönetimi Şubesi” çatısı altında bulunan Çağrı Merkezi/ Çözüm Destek Merkezi, Yüz yüze ve telefon ile görüşme kanallarıyla öğrencilerin günlük iletişim gereksinimleri karşılanmaktadır. Uzun vadeli iletişim gereksinimleri ise Aylık olarak yayımlanan Çözüm Destek Raporlarının Yönetim Kurulu ve Ortak Akıl Toplantılarında değerlendirilerek karşılamaktadır.

Aylık Çözüm Destek Merkezi Raporları

Günlük CallCenter Raporları

6a4 İletişim bürosu büro sorumlusu

5e4 Geri Bildirim Yönetimi

Öğrenci bildirimleri 1.4.1.4. 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi kapsamında, tanımlanmış “Paydaş Görüşleri Analiz ve Takip Standardı” ve “AUZEF Geri Bildirim Analiz Standardına uygun olarak yürütülmektedir. Bu kapsamda öğrenci memnuniyetleri ölçülmekte ve geri bildirimleri (şikâyet, öneri vb.) yönetilmektedir.

AUZEF Geri Bildirim Analiz Standardı, Paydaş Görüşleri Analiz ve Takip Standardı

6a

6b3

3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi

5e5

Hizmetlerin sorunluluk bilinci içinde kullanılması

Hizmetlerimiz için, sunulmasıyla birlikte tüketildiği için sorumluluk bilinci içinde kullanılması söz konusu değildir.

5d4

5b4

20 | 62

Temel Sonuçlar

1 | 62

6. MÜŞTERİLERLE İLGİLİ SONUÇLAR

Bu kriter kapsamında öğrenci odaklı süreçlerimiz olan fonksiyonel süreçlerin (2.1 eğitim öğretim 2.2. müfredat yönetim) performans sonuçları sunulmuştur. Sonuçlar uygun yerlerde TMÖ ve EFQM-MÖ almış bir sektör kurumuyla karşılaştırılmıştır.

6A. ALGILAMALAR

Öğrenci memnuniyet anketleri (ÖMA) ilk kez 2014 yılında uygulanmıştır. 2015 yılına ait anketler ise yeni otomasyon sisteminin devreye girmesine paralel olarak Kasım ayında yapılması planlanmıştır.Mevcut 2014 anketi 1511 kişiye yapılmıştır ve güvenilirlik katsayısı kabul edilir limitin üzerindedir (Crombah’s alpha: %80.02). İlk ölçüm yılı olması nedeniyle bu anketlerle mevcut algılama seviyesi belirlenmiş ve 2015 yılı için iyileşme hedefi konulmuştur. ÖMA - Genel Ortalama seviyesinin altında kalan “Öğretim Elemanlarının Öğrencilerle İletişimi’nin artırılmasına yönelik olarak mikrositelerin etkinliği artırılmış ve İletişim Bürosu yeniden yapılandırılmıştır. “Dersin Değeri” algısının artması için ise Müfredat Yönetim Sürecinde iyileştirmeler yapılmıştır.

2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6a1. ÖMA - Genel Ortalama

Gerçekleşen Karşılaştırma Hedef

2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 6a2.ÖMA - Öğretim Üyesine ve Kaynaklara Erişim


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6a3. ÖMA - Öğretim Elemanın Öğrencilerle İletişim


2 | 62

2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6a4. ÖMA - Objektif Değerlendirme


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 6a5. ÖMA - Dersin Değeri


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6a6. ÖMA - Ders İçeriği ve İşlenişi


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 6a7. ÖMA - Öğrenci Bağlılığı


3 | 62

6B. PERFORMANS GÖSTERGELERİ

2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6b1.1. Hatasız Müfredat İçerik Oranı


2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6b1.2. Sınav Güvenilirliği


2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 6b1.3. Sınavın Zamanında Gerçekleşme Oranı


“Sınav Güvenirliliği” ve “Sınavın Zamanında Gerçekleşme Oranı” performans sonuçları 2.3.Ölçme Değerlendirme Süreci’nin etkililiğini açık olarak göstermektedir. 2.2.Müfredat Yönetim Süreci’nde risk değerlendirmelerine dayalı iyileştirmeler sonucunda performans %100 hedefine yaklaşmıştır.

4 | 62

2011 2012 2013 2014 20150%

1%

2%

3%

4%

Şekil 6b3.1. Hatalı Soru (Sınav)


2011 2012 2013 2014 20150.00%

0.50%

1.00%

1.50%

2.00%

2.50%

Şekil 6b3.2. Hatalı Yerleştirme (Sınav)


2011 2012 2013 2014 20150.00%

0.50%

1.00%

1.50%

2.00%

2.50%

Şekil 6b3.3. Hatalı Görevlendirme (Sınav)


2011 2012 2013 2014 20150.0%

0.1%

0.2%

0.3%

Şekil 6b3.4. Hatalı Baskı (Sınav)


5 | 62

2011 2012 2013 2014 20150.0%

0.2%

0.4%

0.6%

0.8%

1.0%

1.2%

Şekil 6b3.5. Hatalı Evrak (Sınav)


2011 2012 2013 2014 20150%

2%

4%

6%

8%

10%

12%

14%

Şekil 6b3.6. Sınav Şikayet Sayısı


2011 2012 2013 2014 20150%

1%

1%

Şekil 6b3.7. Sınav Yanlış Bilgilendirme


2011 2012 2013 2014 20150%

1%

2%

3%

Şekil 6b3.9. Sistem Kaynaklı Hata (Sınav)


6 | 62

2011 2012 2013 2014 20150%

1%

2%

Şekil 6b3.8. Sınav Yanlış Evrak


2011 2012 2013 2014 20150%

1%

2%

3%

Şekil 6b3.10. Personel Kaynaklı Hata (Sınav)


Yukarıda özetlenen kırılımlı sonuçlar, Ölçme Değerlendirme Süreci kapsamında alınan ve değerlendirilen şikâyetleri kapsamaktadır. Sonuçlar kısaca irdelendiğinde; “Hatalı Görevlendirme”, “Hatalı Baskı” ve “Sınav Yanlış Bilgilendirme” sıfır hata seviyelerinde seyretmektedir. “Hatalı Soru” öncelikli şikâyet konusudur ve “ AUZEF-SS-2.3-03 Soru Bankası Standardı”nda yapılan iyileştirme ve kontrol noktalarının artırılmasıyla bu şikâyet konuda iyileşme sağlanmıştır. Bunun gibi birçok standardın oluşturulması ve iyileştirilmesi ile olumlu sonuç alınmıştır.

2011 2012 2013 2014 20150

1

2

3

4

5

6

Şekil 6b3.11. Öğrenci Başına Şikayet Sayısı


2011 2012 2013 2014 20150

1

1

Şekil 6b3.12. Ders Materyalleri Bazında Öğrenci Başına Düşen Şikayet Sayısı


7 | 62

2011 2012 2013 2014 20150

1

2

Şekil 6b3.13. Sınavlar Bazında Öğrenci Başına Düşen Şikayet Sayısı


2011 2012 2013 2014 20150

1

2

3

4

Şekil 6b3.14. Öğrenci Hizmetleri Bazında Öğrenci Başına Düşen Şikayet Sayısı


2014 yılından itibaren uygulamaya alınan ve 1.4.1.4. 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme Şubesi tarafından yürütülen, öğrenci bildirimlerine dayalı şikâyet performansı ile yukarıda özetlenmiştir. Kırılımlı olarak sunulan sonuçlar kısaca özetlenirse; süreç kapsamında tanımlanan standartlar gözden geçirilerek, kum saati yöntemi devreye alınarak iyileştirilmiştir.

8 | 62

7. ÇALIŞANLARLA İLGİLİ SONUÇLAR

7A. ALGILAMALAR

2013 yılından bu yana yapılan ÇMA tüm çalışanlara uygulanmaktadır ve sonuçlar; süreç, çalışma süresi, cinsiyet ve görev Ünvanı detayında kırılımlı olarak analiz edilip değerlendirilmektedir. Anketin güvenilirlik katsayısı (2015 için %95) oldukça yüksek seviyelerdedir.

2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a.1 ÇMA - Genel Memnuniyet Seviyesi


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a1. ÇMA - Bağlılık Seviyesi


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a2. ÇMA - Motivasyon ve Yetkelendirme


9 | 62

2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a3. ÇMA - Liderlik


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a4. ÇMA - Yetkinlik ve Performans Yönetimi


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a5. ÇMA - Eğitim ve Kariyer Geliştirme


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

Şekil 7a6. ÇMA - Etkili İletişim


10 | 62

2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7a7. ÇMA - Çalışma Koşulları


Anket sonuçları, başta Genel Memnuniyet Seviyesi olmak üzere, 2013 yılına göre genelinde pozitif eğilim göstermektedir. 2014 yılında İnsan Kaynakları Süreci’nin aktifleştirilmesi, bu kapsamda görev tanımlarının yapılması, bireysel görüşme saatlerinin uygulamaya alınması, kariyer basamaklarının belirlenmesi ve tiyatro binasının AUZEF bünyesine katılması ile çalışma koşullarında yapılan iyileştirmeler çalışan memnuniyet seviyesini artırmıştır.

11 | 62


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 7b.1 Ortalama Süreç Performans Seviyesi (İK)


İnsan Kaynakları Süreci’nin aktifleştirilmesi ve yukarıda özetlenen iyileştirilmelerin devreye alınmasıyla İnsan Kaynakları Bürosunun süreç performansı kısmi iyileştirme sağlanmıştır.

2014 20150

100

200

300

400

500

600

700

Şekil 7b4. Çalışan Eğitim Saati


Hizmet İçi Eğitimlerde 2015 yılında kalite ve mükemmellik modeline ağırlık verilmesi eğitim performansında iyileşme sağlamıştır.

12 | 62

8. TOPLUMLA İLGİLİ SONUÇLAR8A. ALGILAMALAR

2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Şekil 8a2. Sentimantal Seviyesi


Toplumsal paydaşların algılaması yönelik olarak santimantal seviyesi belirlenmektedir. Bu ölçüm fakültemizin yaptığı paylaşımların pozitif yönlü ve negatif yönlü sosyal medya algılarıyla yapılır. 2014 yılında yapılan tanıtım çalışmalarıyla 2015 yılındaki algının pozitif yönlü artış sağladığı görülmektedir.


Fakültemizde akademik personel, memur, hizmet alımı(taşeron) personel olmak üzere 3 tip çalışanımız bulunmaktadır. Aşağıda bu sayılar verilmiştir. Öğrenci sayımızın artmasına ve hizmet çeşitliliğimizin artması nedeniyle çalışan sayımız artmıştır.

2011 2012 2013 2014 20150

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Şekil 8b1.1. Memur Sayısı


2011 2012 2013 2014 20150

20

40

60

80

100

120

140

160

180

200

Şekil 8b1.2. Taşeron Sayısı


13 | 62

2011 2012 2013 2014 20150

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

Şekil 8b1.3. Akademik Personel Sayısı


2011 2012 2013 2014 20150

5

10

15

20

25

Şekil 8b1.4. Program Başına Akademik Personel Sayısı


Program başına akademik personel sayısı incelendiğinde kuruluş tarihimizden itibaren anlamlı bir yükseliş görülmektedir. Her dönem başı Müfredat Yönetim Süreci tarafından gözden geçirilen program bilgileri fakülte yönetim kurulu tarafından incelenmekte ve iyileştirmeler yapılmaktadır.

2011 2012 2013 2014 20150

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Şekil 8b3.Kaza Sayısı


14 | 62

9. İŞ SONUÇLARI

9A. İŞ ÇIKTILARI

2011 2012 2013 20140%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9a3. Bütçe Gerçekleşme Oranı


2011 2012 2013 2014 20150

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

Şekil 9a3. Gider Bütçesi ('000)


2011 2012 2013 2014 20150

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

Şekil 9a1. Gelir Bütçesi ('000)


15 | 62

2011 2012 2013 20140

5000

10000

15000

20000

25000

30000

35000

40000

45000

50000

Şekil 9b1. Fiili Harcama ('000)


2013 yılında gerçekleştirilen yeniden yapılanma ile hızla öğrenci sayısında artış trendi 2015 yılına kadar yükselen ivmeyle devam etmiştir. Buna bağlı olarak fakültemiz gelirinde artış sağlanmıştır.

2011 2012 2013 2014 20150

10000

20000

30000

40000

50000

60000

70000

80000

90000

100000

Şekil 9a4.1. Kayıtlı Öğrenci Sayısı


2011 2012 2013 2014 2015-100

100

300

500

700

900

1100

1300

1500

Şekil 9a4.2. Mezun Sayısı


2011 2012 2013 2014 20150

10

20

30

40

50

60

70

Şekil 9a4.3. Mevcut Program Sayısı


16 | 62

2011 2012 2013 2014 20150

5

10

15

20

25

30

35

40

Şekil 9a4.4. Açılan Yeni Program Sayısı


2014 yılında yapılan tanıtım çalışmaları öğrenci sayısının 2014 ve 2015 yılında hızla artışını sağlamıştır. Açılan program sayısı 2014 yılında yüksek hedeflenmesine rağmen YÖK’ün inisiyatifindedir.

2013 2014 20150

50

100

150

200

250

300

350

400

450

500

Şekil 9a5. FAZ 1 Miktarı (Ders Sayısı)


2012 2013 2014 20150

50

100

150

200

250

300

350

400

Şekil 9a5.2. FAZ 2 Miktarı (Ders Sayısı)


17 | 62

2011 2012 2013 2014 20150

5

10

15

20

25

30

35

40

45

50

Şekil 9a5.3. FAZ 3 Miktarı (Ders Sayısı)


Fakültemizin birinci amacı olan “A1. Eksiksiz Faz-1 Ders Sunumları” 2015 yılı verileri tamamlanmadığı için düşük görülmektedir.

18 | 62

9B.İŞ PERFORMANSI GÖSTERGELERİ

2011 2012 2013 2014 20150

100

200

300

400

500

600

Şekil 9b2.1. Gerçekleşen Proje Sayısı - Medya ve Grafik


2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b2.2. Proje Planının Zamanında Gerçekleşme Oranı- Canlı Ders


Fakültemizde canlı ders uzaktan eğitim programlarına uygulanmaktadır. Canlı dersler hiçbir koşulda iptal edilmemekte, ancak ertelemeler telafi ile çözümlenmektedir. Bu kapsamda proje gerçekleşme oranları %100 seviyesinde seyretmektedir.

2011 2012 2013 2014 20150

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

16000

18000

20000

Şekil 9b2.3. Sınav Oturumları


Program sayıları ve öğrenci sayısının artışına paralel olarak sınav oturumları artmıştır.

19 | 62

2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b3.1. Program İçeriğinin Zamanında Temini Oranı


2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b3.2. Müfredat İçeriğinin Zamanında Yayınlanma Oranı


2011 2012 2013 2014 20150

5

10

15

20

25

30

35

40

45

Şekil 9b3.3. İç tetkik bazında DÖF


2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b3.4. Zamanında Raporlama Oranı


20 | 62

2011 2012 2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b3.5. Eğitim Öğretim Süreci Karınca Verimliliği


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b3.6. AUZEF Karınca Verimliliği


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b3.7. Kalite Karınca Verimliliği


2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 9b3. Ortalama Süreç Performans Seviyesi (KPI)


Süreçlere ait işlerin etkin ve verimli bir biçimde yapılıp yapılmadığının ölçüldüğü süreç performans analizlerine göre 2014 yılında bir önceki yıla göre artış gerçekleşmiştir. 2015 yılında ise pozitif eğilim sürdürülmektedir. Ayrıca 2015 Haziran ayından itibaren süreçlerin yaptıkları tüm işleri Kalite Geliştirme Sürecine raporladıkları bir kontrol mekanizması geliştirilmiştir.

21 | 62

2013 2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

Şekil 9b5.1. Ortalama Süreç Performans Seviyesi (Bilişim Hizmetleri)


2014 20150%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

90%

100%

Şekil 9b5.2. Bilişim Hizmetleri Karınca Verimliliği


2011 2012 2013 2014 20150

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

Şekil 9b5.3. Bant Genişliği (İnternet Kapasite Kullanımı, Erişim Hızı) (Gbit/s)


2011 2012 2013 2014 20150%

20%

40%

60%

80%

100%

120%

Şekil 9b5.4. Risk Alanı (Donanım Kapasite Kullanımı)


2011 2012 2013 2014 20150

0.5

1

1.5

2

2.5Şekil 9b5.5. Sistem Kesinti Sayısı


22 | 62

2011 2012 2013 2014 20150

0.5

1

1.5

2

2.5

Şekil 9b5.6. Sistem Kesinti Süresi (saat)


2011 2012 2013 2014 20150

0.2

0.4

0.6

0.8

1

1.2

Şekil 9b5.7. Siber Saldırı Sayısı


23 | 62

Ekler

EK-1 ORGANİZASYON ŞEMASI

24 | 62

EK-2 AUZEF STRATEJİK KAVRAMLARI

25 | 62

EK-3 KPI VİZYON İLKE STRATEJİ (örnektir)

26 | 62

EK-4 AUZEF PAYDAŞLARI

Paydaş Grubu Paydaş

Müşteri ÖğrenciMezun

Hükmedenler

Üniversite Üst YönetimYÖKMEBMaliye Bakanlığı

Sektörel ÜniversitelerAraştırma Kurumları(TÜBİTAK)

Çalışanlar MemurHizmet Alımı

Toplumsal

Sivil Toplum Kuruluşları -KalDer -TSE -YeşilayYerel Yönetimler -İBBİş Dünyası

Tedarikçi Hizmet TedarikçileriDiğer Fakülteler

27 | 62

KISALTMALARIN LİSTESİ

AUZEF Açık ve Uzaktan Eğitim Fakültesi

SGG Süreç Gözden Geçirme

KGT Kalite Geliştirme Toplantısı

YGG Yönetimin Gözden Geçirme

ÇMA Çalışan Memnuniyet Anketi

ÖMA Öğrenci Memnuniyet Anketi

ÇDM Çözüm Destek Merkezi

TMA Tedarikçi Memnuniyet Anketi

AMA Akademisyen/Öğretim Elemanı Memnuniyet Anketi

DÖF Düzeltici Önleyici Faaliyet

PATH Problem Analiz ve Takip Formu

EADTU The European Association of Distance Teaching Universities

3600 DAD 3600 Derece Analiz ve Değerlendirme

DLE Dijital Life Environment

KPI Key Performance Indicator

YUTOP Yabancılara Türkçe Öğretim Portali

28 | 62

Documents

auzefportal.istanbul.edu.tr · Web viewKalite El kitabında stratejik kavramlar ve kalite politikası belirtilmiştir. Kalite el kitabı web sitesinde tüm paydaşların erişimine