Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image … Ausgabe 3/2012 • 15 Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image stärken – privat und beruflich DARUM GEHT ES:

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B 34/1Bestätigungsschreiben, Termine

www.stil.de Ausgabe 3/2012 • 15

Wie Sie mit Terminbestätigungen Ihr positives Image stärken – privat und beruflich

DARUM GEHT ES: Terminbestätigungen helfen dabei, Missverständnisse zu vermeiden. Darüber hinaus dienen sie als Image-Werkzeug für

Sie, Ihr Unternehmen und Ihre Veranstaltung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, wie eine durchschnittliche Bestätigungsnachricht zum Instrument der Beziehungspflege und Kundenbindung avanciert.

Die Themen:�� Warum Sie sich die Terminbestätigung nicht sparen sollten � � � 2

�� Welche Angaben wichtig sind � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 5

�� Negativbeispiel: So bitte nicht! � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 8

�� 8 mustergültige Bestätigungsbriefe � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 9

Ihre Expertin: Agnes Anna JaroschAgnes Anna Jarosch ist Chefredakteurin von „Der große Knigge“, Buchautorin und zertifizierter Coach� Sie leitet den „Deutschen Knigge-Rat“, schult deutschlandweit Führungs- und Nachwuchskräfte und wird überregional in den deutschen Medien zitiert (Print, Rundfunk, Fern-sehen)�

B 34/2 Bestätigungsschreiben, Termine

• Ausgabe 3/2012 www.stil.de16

Warum Sie sich die Terminbestätigung nicht sparen sollten„Eine Terminbestätigung bedeutet nur doppelte Arbeit.“ So denken viele Entscheider und sind der Überzeugung, dass es genügt, nur einmal die Fakten kundzutun. Doch weit gefehlt. Sie vermeiden Missverständnisse, Nichter-scheinen und spontane Absagen, wenn Sie ein wenig Zeit in eine stilvolle Terminbestätigung investieren.

Eine Terminbestätigung ist allerdings nicht nur eine Ge-dankenstütze für den Empfänger, sondern auch ein Ins-trument, mit dem Sie Ihr positives Image fördern und zum Gelingen Ihrer Veranstaltung beitragen. Sie agieren, statt zu reagieren, und positionieren sich somit als voraus-schauender Gastgeber, der um das Wohl seiner Gäste be-müht ist. Durch Ihre Verbindlichkeit reduzieren Sie das Risiko, dass Gäste ihre Zusage auf die leichte Schulter nehmen. Denken Sie beim Formulieren Ihrer Bestätigung an folgende Aspekte:

Aktivität

So manche Gastgeber tappen in die Passivfalle. Sie ver-schicken ihre Einladung Wochen oder Monate im Voraus und überlassen das weitere Geschehen dem Zufall. An-schließend wundern sie sich, dass viele Gäste den Termin vergessen oder kurzfristig etwas anderes vorhaben. Eine Terminbestätigung enthält ein doppeltes Ja.

� Auf der sachlichen Ebene: „Ja, die Veranstaltung fin-det wie angekündigt statt.“

� Auf der menschlichen Ebene: „Ja, Sie als Gast sind mir wichtig und weiterhin herzlich willkommen.“

Diese emotionale Botschaft ist wichtiger, als Sie denken! Sie zeigen Ihrem Gast: „Du bist mir wichtig, deine Anwe-senheit liegt mir am Herzen.“



Eine gelungene Terminbestätigung ist somit weit mehr als das Wiederholen von Fakten: Sie ist ein Instrument der Kundenbindung und der Beziehungspflege.

Verbindlichkeit

Wir leben in einer Zeit, in der Verbindlichkeit eine seltene Tugend ist. Ob es sich um ein Bahnticket, die Mitglied-schaft im Fitness-Studio oder ein Zeitschriften-Abonne-ment handelt: Die meisten Menschen möchten sich nicht mehr langfristig festlegen.

Verbindlichkeit erreichen Sie durch Verbindlichkeit. Le-gen Sie sich selbst fest, bekräftigen Sie Ihr Ja noch ein-mal, und animieren Sie Ihre Gäste somit ebenfalls dazu, ihre Zusage einzuhalten. Die Verbindlichkeit steigt, die Absage quote sinkt.

Motivation

Werden Sie konkret! Verraten Sie dem Adressaten eini-ge besondere Details und motivieren Sie ihn dadurch, an Ihrer Veranstaltung teilzunehmen. Wecken Sie seine Vor-freude, indem Sie in Ihrer Terminbestätigung emotional auf Ihre Veranstaltung einstimmen.

Beispiele

� Es freut mich sehr, dass der Neurobiologe Friedrich Frohmann nun doch als Ehrengast anwesend sein und über seine neuesten Forschungsergebnisse berichten wird. Wer Herrn Professor Frohmann schon einmal er-lebt hat, weiß, dass uns ein spannender und unterhalt-samer Exkurs in die Welt der Neurobiologie bevorsteht.

� Für morgen Abend sind Gewitter angesagt. Doch das soll nicht heißen, dass unsere Barbecue-Party ins Was-ser fällt. Wir haben einen Plan B und werden unsere Feier gegebenenfalls in den Wintergarten verlegen. Wir freuen uns schon sehr auf den Abend mit euch!

Legen Sie sich fest!

Werden Sie konkret!



� Große Ereignisse werfen ihre Schatten voraus! Die Band ist bereits in bester Stimmung, der Champagner kaltgestellt, das Tanzparkett gewienert. Jetzt fehlen nur noch … Sie! Wenn Sie morgen um 19 Uhr eine gro-ße Portion gute Laune mitbringen, kann bei unserer Wohltätigkeits-Gala nichts mehr schiefgehen! Wir freuen uns sehr darauf, mit Ihnen zusammen unser Ju-biläum zu feiern!

� Der Raum „Berlin“ ist am Freitag von 9 bis 12 Uhr für uns reserviert. Es freut uns, dass unser Vorstand, Herr Dr. Höflich, anwesend sein und die Unternehmensphi-losophie der Grünbaum AG persönlich vorstellen wird. Sofern Ihre Zeit es zulässt, laden wir Sie anschließend zu einem gemeinsamen Mittagessen im Schloss Fürs-tenhof ein.

Wenn einige Eingeladene noch unsicher sind, ob sie kom-men sollen, beseitigt Ihre freundliche Bestätigung die letz-ten Zweifel. Sie überzeugen den Empfänger, doch noch zu kommen – und zwar gern!



Per Anruf, E-Mail oder Brief?Prinzipiell ist es möglich, bei einem kleinen Gästekreis zum Telefonhörer zu greifen, um den Termin zu bestäti-gen. Der Nachteil ist allerdings, dass Sie keine Unterla-gen (wie zum Beispiel die Wegbeschreibung) übermitteln können und Ihr Gast die Angaben nicht schwarz auf weiß hat.

Schriftliche Angaben erhöhen die Verbindlichkeit. Daher empfiehlt es sich, die Terminbestätigung per Post oder via E-Mail zu verschicken.

Wecken Sie mit einem kreativen Betreff die NeugierOb E-Mail oder Brief: Schreiben Sie nicht „Terminbe-stätigung“ in den Betreff, denn die meisten Menschen haben zu viele Termine. „Terminbestätigung“ klingt eher nach Last als nach Lust.

Wählen Sie einen Betreff, der Vorfreude weckt und positive Assoziationen erzeugt:

� Wissensforum 2012: Es wird spannend!

� Lernen von den Besten: Bringen Sie gute Laune mit!

� Betriebsfest am 15. März: Wir freuen uns auf Sie!

� Erfahrungsaustausch: Schön, dass Sie dabei sind!

� Neueröffnung unseres Salons: Am Samstag ist es so weit!

Welche Angaben wichtig sindWiederholen Sie alle wesentlichen Angaben in Ihrer Ter-minbestätigung, um Missverständnisse zu vermeiden:

Vorfreude wecken



� Wann? Wiederholen Sie den Wochentag, das Datum und die Uhrzeit.

� Zeitspanne? Nennen Sie die vorgesehene Dauer der Veranstaltung und – bei geschäftlichen Besprechun-gen – gegebenenfalls die Eckpunkte der Agenda.

� Wo? Geben Sie die genaue Adresse (Raumnummer) an, und schicken Sie eine Anfahrtsbeschreibung (Pkw und öffentliche Verkehrsmittel) samt Parkmöglichkeiten mit. Nennen Sie zur Sicherheit auch noch eine Telefon-nummer, falls ein Gast sich verfahren oder verspäten sollte.

� Wer? Manchmal ist es sinnvoll, Ihre Gäste über den Teilnehmerkreis zu informieren (zum Beispiel alle Mitarbeiter, Mitarbeiter mit Familien, Angestellte und Kunden, alle Vereinsmitglieder, besondere Ehrengäste).

� Was mitbringen? Erinnern Sie Ihre Gäste, wenn sie bestimmte Unterlagen, ihren Terminplan oder sonstige Gegenstände mitbringen sollen.

� Weitere Angaben? Hilfreich sind Informationen zum Ablauf und gegebenenfalls zur Verpflegung.

Der beste Zeitpunkt, um Ihre Termin-bestätigung zu versendenIn der Regel ist es üblich, die Terminbestätigung direkt nach der Terminabsprache, Anmeldung oder Zusage zu versenden. Dabei funktioniert das Kurzzeitgedächtnis der meisten Menschen gut.

Die Tage und Wochen vergehen, und erst kurz vor der Veranstaltung kommen beim Eingeladenen Fragen, Un-klarheiten und Zweifel auf.



mein tipp: Versenden Sie Ihre Terminbestätigung des-halb erst einige Tage vor der Veranstaltung, um sich neu ins Gedächtnis zu bringen und Vorfreude zu wecken.

Trennen Sie gegebenenfalls Ihre Terminbestätigung von der Anmeldebestätigung.

Ihre Anmeldebestätigung kann wie folgt aussehen:

Liebe Frau Schreiner,

es freut mich sehr, dass ich Ihnen die Teilnahme an unserer beliebten Weinprobe zusagen kann. Auch in diesem Jahr waren alle Plätze innerhalb von wenigen Stunden ausgebucht – und Sie sind dabei!

Vermutlich benötigen wir wegen der starken Nachfrage einen größeren Raum. Meine Assistentin, Frau Weber, wird Sie in der kommenden Woche darüber informie-ren, wo wir uns treffen.

Mit freundlichen Grüßen

Ihr

Joachim Säbel

Gehen Sie also in 3 Schritten vor:

1. Einladung

2. Anmeldebestätigung

3. Terminbestätigung inklusive Details

So beseitigen Sie Unsicherheiten und lassen keine Fragen offen.



Negativbeispiel: So bitte nicht!

Betreff: Terminbestätigung

Sehr geehrter Herr Dr. Schneider,

hiermit bestätige ich Ihnen den soeben telefonisch ver-einbarten Termin. Sie treffen sich mit Frau Standard

am: 26. März 20..

um: 11:00 Uhr

in: unserem Besprechungsraum „Wanne-Eickel“ in der 3. Etage des Hauptgebäudes.

Bis dahin verbleiben wir mit freundlichen Grüßen

Schlunz GmbH

Rainer Durchschnitt

Eine schlechte Terminbestätigung ist zwar besser als gar keine, hat aber keine imagefördernde Wirkung.

Die Schwachpunkte im Detail

1. Langweiliger Betreff.

2. Floskel „hiermit“ – Wenn nicht „hiermit“, womit dann sonst?

3. Die Floskel „bis dahin verbleiben wir“ – „verbleiben“ klingt adynamisch und suggeriert Passivität.

4. Bei Terminen um die Mittagszeit sollten Sie einen Hin-weis geben, ob Sie bewirten oder nicht.



8 mustergültige BestätigungsbriefeWie Sie es besser machen, sehen Sie an den Musterbriefen auf den folgenden Seiten.

Bestätigung eines kurzfristigen Besprechungstermins – per E-Mail

Ihr Besuch bei uns – der Raum ist reserviert

Sehr geehrter Herr Dr. Schneider,

wir freuen uns darüber, dass Sie auf Ihrer Durchreise einen Stopp im Rheinland einlegen und uns besuchen kommen.

Für Frau Pfiffig und Sie habe ich am 26. März ab 11:00 Uhr den Raum „New York“ in der 3. Etage reserviert; belegte Brötchen sind bestellt.

Lassen Sie mir noch per E-Mail die aktuellen Konzep-te zukommen, damit wir uns vorbereiten können?

Herzlichen Dank!

Mit freundlichen Grüßen aus Köln

Rainer FreundlichLeiter Marketing und Vertrieb

Anders GmbHIndustriestraße 12212345 FirmenhausenTelefon: (0 23 45) 12 34 56



Bestätigung eines verschobenen Besprechungstermins

Unser Wiedersehen in Frankfurt

Sehr geehrte Frau Kramer,

aller guten Dinge sind drei. Nachdem wir unseren Termin zweimal verschieben mussten, bin ich optimis-tisch, dass uns diesmal nichts dazwischenkommt und unser Gespräch auf der Frankfurter Messe stattfindet.

Wir treffen uns am

Freitag, den 21. Mai 20.., um 11 Uhr

an unserem Stand K34 in Halle 3.

Ich habe einen unserer Spezialisten, Bernd Eisener, gebeten, an unserem Gespräch teilzunehmen. Es wäre schön, wenn Sie noch Zeit für einen anschließenden Imbiss einplanen könnten; nach heutiger Planung dürf-te das Mittagessen um 14:30 Uhr beendet sein.

In dringenden Fällen erreichen Sie mich am besten unter meiner Mobilnummer: (01 23) 44 55 66 Auf Wiedersehen in Frankfurt!


Sabine SauerGeschäftsführerin

PS: Im Kuvert finden Sie außerdem eine Eintrittskarte und den Messeplan – unser Stand ist gelb markiert.



Mehrere Termine: Bestätigung Terminauswahl

Der Tisch ist reserviert!

Sehr geehrter Herr Münz,

bei unserem letzten Treffen haben wir mehrere Terminoptionen ins Auge gefasst, eine davon war der 12. April bei uns in Düsseldorf. Diesen von Ihnen favorisierten Termin können Sie nun verbindlich notieren und die anderen Optionen löschen.

Im Restaurant „Leckerlei“ habe ich um 19:00 Uhr einen Tisch für uns reserviert.

Es freut mich, dass wir nach langer Zeit einmal wieder die Gelegenheit haben, in entspannter Atmosphäre zu plaudern und Zukunfts pläne zu schmieden.

Ein solches Treffen ist längst schon überfällig. Ich hoffe sehr, dass uns niemand einen Strich durch die Rechnung macht!


Rudolf Schäfer

PS: Erinnern Sie sich noch an das Restaurant „Lecker-lei“, oder benötigen Sie eine Anfahrtsskizze?



Bestätigung Vorstandstreffen/Verein – Vorbereitung Vereinsjubiläum

Unser Vorstandstreffen: Es bleibt beim 24. März

Liebe Nadine,

die Vorbereitungen für unser Vereinsjubiläum laufen auf Hochtouren und bringen alle engagierten Mitglie-der des Vorstands wieder zusammen an einen Tisch. Wie angekündigt, wollen wir ein großes Sommerfest veranstalten. Auch in diesem Jahr möchten wir neue Sponsoren gewinnen und ehrenamtliche Helfer finden.

Heute haben wir Post von der Stadt Ludwigsburg be-kommen. Die Stadt wird unser Vereinsjubiläum mit einem Betrag von 500 € bezuschussen. Das ist eine gute Nachricht!

Um Ideen zu sammeln und alle offenen Punkte zu be-sprechen, treffen wir uns wie vereinbart

am 24. März

von 11:30 bis 13:00 Uhr

im Vereinsheim.

Ab 13:00 Uhr gibt es eine besonders nette Überra-schung für uns. Oma Maria wird uns mit ihren legen-dären selbst gemachten Käsespätzle verwöhnen.

Wir freuen uns, dass Du dabei bist!

Anita und Heiko



Terminbestätigung Neukundin – Akquise-Termin

Vielen Dank für Ihre Zusage!

Sehr geehrte Frau Kerner,

wir freuen uns, dass Sie Interesse an unserem neuen Gourmet-Sortiment haben und uns in einem persön-lichen Gespräch Gelegenheit geben, Ihnen unsere ex-klusiven Bio-Kreationen aus der Region vorzustellen.

Unser Termin findet am 18. Februar 20.. in Ihrem Hotel statt. Sie haben mit meinem Kollegen, Andreas Stader, besprochen, dass er um 15:30 Uhr bei Ihnen sein wird.

Gern schicke ich Ihnen unsere Broschüre und eine Kostprobe unserer Erdbeer-Minz-Konfitüre mit, damit Sie sich ein erstes Urteil über unser Sortiment erlauben können.

Wenn Sie vorher noch Fragen oder Wünsche haben, erreichen Sie mich unter (07 11) 87 65 43 21.


Biorosa GmbH

Detlef Allensbach



Terminbestätigung Schulungstermine

Ihr Seminar findet statt!

Sehr geehrte Frau Sander,

es freut mich sehr, dass unser neues Angebot in Berlin Zuspruch findet und die Schulung mit zehn Teilnehme-rinnen und Teilnehmern stattfinden wird.

Mit der japanischen Mentalität sind wir bestens ver-traut und besitzen langjährige Erfahrung. Seit 1986 unterhalten wir eine Filiale in Tokio, die japanische Geschäftsleute für den Umgang mit deutschen Part-nern sensibilisiert. Sie dürfen sich auf ein praxisnahes Seminar mit vielen Beispielen und Erlebnissen aus dem wahren interkulturellen Leben freuen.

Wir bestätigen Ihnen die vier gebuchten Schulungs-termine, die jeweils montags von 18 bis 20 Uhr in unseren Seminarräumen im Augustenweg 43 statt-finden werden:

26. März, Raum 4

02. April, Raum 4

16. April, Raum 12

23. April, Raum 12

Viele Wege führen zu uns. Den schnellsten finden Sie, wenn Sie unserer Wegbeschreibung folgen. Am ersten Abend bieten wir Ihnen zur kulinarischen Einstim-mung einige japanische Spezialitäten an. Seien Sie gespannt!


Irene PanzAssistentin der Geschäftsleitung



Terminbestätigung mit Abweichungen

Guten Tag, Herr Thomas,

jetzt kann uns (fast) nichts mehr dazwischenkommen: Der Termin steht fest. Schön, dass Sie

am Montag, den 16. April 20.., um 13 Uhr

zu uns nach Regensburg kommen.

Da der Raum B14 bereits belegt ist, verbinden wir das Angenehme mit dem Nützlichen und laden Sie zu einem Mittagessen in das Restaurant „Piccolino“ ein.

Das Restaurant ist nur wenige Schritte von unserem Bürogebäude entfernt, sodass Sie Ihr Auto am besten auf unserem Besucherparkplatz abstellen.

Viele Grüße aus Regensburg

Maria Plath

PS: Wenn Sie sich an der Zentrale melden, hole ich Sie gerne dort ab.



Terminbestätigung Erstberatung

Sehr geehrte Frau Seeger-Schmitz, sehr geehrter Herr Schmitz,

es freut mich, dass Sie bei Ihrer Altersvorsorge auf die Sorgfalt und die jahrelange Erfahrung der Klipp-&-Klar-Bank setzen!

Wir treffen uns zu einem ersten Gespräch wie besprochen

am: Dienstag, 27. März 20..

um: 10:30 Uhr

in unserer Filiale in der Zasterstraße 64 (gegenüber vom Schlossplatz).

Es wäre hilfreich, wenn Sie zu diesem Beratungster-min eine Übersicht Ihrer bisherigen privaten Vorsorge und Ihrer gesetzlichen Rentenansprüche mitbringen, damit wir Ihren persönlichen Bedarf bei Rentenbeginn ermitteln können.

Freundliche Grüße

August BertramPrivatkundenbetreuer

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