Тренинг

«Управление временем»

Цель тренинга: развитие умений эффективного использования

временных ресурсов.

Задачи тренинга:

• Проанализировать свой фонд времени;

• Выявить индивидуальные причины утечки времени;

• Познакомиться с техниками эффективного использования

времени.

Управление временем

• Время – это единственный ресурс, которым обладают все люди без исключения. Перед лицом

времени все равны: у каждого есть только 24 часа в сутки. Но успешным становится лишь тот

человек, который умеет эффективно управлять своим временем!

Управление временем – это управление собственной деятельностью, организацией выполнения

задач и распределения всех ресурсов.

Каждый человек должен знать:

Ещё 50 лет жизни – 440 тыс. часов. Из них, время свободное от сна – 290 тыс. часов.

На управление временем влияет ваш «подход» к жизни:

• Реактивный подход – это проживание жизни путѐм реагирования на внешние события, жизнь «как получилось».

• Проактивный подход – выстраивание жизни по своему желанию, активное влияние на события и обстоятельства. При таком подходе мы сами формируем свою жизнь и признаѐм себя ответственными за неѐ.

• Для того, чтобы определить свой «подход» к жизни, необходимо понять, чему вы больше уделяете времени: существующим проблемам (реактивный подход) или тому, чтобы изменять события и ситуации (проактивный подход).

Аудит времени

Давайте посмотрим, на чѐм сфокусированы вы!

• Что отнимает ваше время?

• Куда утекают драгоценные минуты, складываясь в часы, дни, годы?

Для этого нужно провести основательный аудит или хронометраж своего

времени и понять, куда оно реально тратится.

Хронометраж – это «фотография» рабочего дня, полностью отражающая все

расходы времени на различные виды деятельности.

Задачи анализа, проведѐнного с помощью хронометража:

• Определить, на что тратится всѐ ваше время;

• Найти необходимые резервы времени;

• Выработать «чувство эффективности» или «чувство времени».

Аудит времени

Техника хронометража

• В течение нескольких дней (минимум 4 дня, а лучше 3-4 недели) фиксируйте

все выполненные работы, длительностью от 10-15 мин.

• Носите с собой небольшой блокнот, записывайте в нѐм все дела и их

длительность.

• Через несколько дней внимание к деталям повысится и достаточно будет

фиксировать 1 раз в 1-2 часа.

• Если, вы забыли о хронометраже – просто начинайте с того момента как

вспомнили. В любом случае он даѐт много полезной информации.

• Не пишите в хронометраже мелкие прерывания - до 5 минут. Их можно

отмечать галочками на полях. Чем больше галочек – тем больше отвлечений.

• Такой хронометраж по 1-2 недели полезно проводить раз в квартал. Это даѐт

возможность быть в тонусе и отслеживать свои временные ресурсы.

Аудит времени

№ Вид деятельности Время

(от-до)

Длительность

(мин)

1 Проснулась, умылась 9.15-9.45 15 мин

2 Позавтракала 9.45-10.10 25 мин

3 Составила план дел на сегодня 10.10-10.20 10 мин

4 Позвонила подруга, обсудили еѐ проблемы 10.20-10.55 35 мин

5 Готовила презентацию 10.55-11.30 35 мин

6 Пила чай 11.30-11.45 15 мин

7 Поход в магазин за продуктами

11.45-13.05 1 час 20 мин

Для удобства, все дела в блокноте можно фиксировать в виде следующей таблицы.

Ежедневно анализируйте свои действия и отслеживайте куда уходит ваше время!

Выявление индивидуальных причин

утечки времени Хронометраж времени мы делать научились. Теперь более детально посмотрим на ваши ежедневные дела и найдѐм среди

них причины утечки времени. Такие причины можно назвать «поглотителями» времени. У каждого человека они свои.

В предложенной таблице выберите от 5 до 10 ваших «поглотителей» времени. Оцените их по 5-ти бальной шкале, где 1-

самый сильный «поглотитель». Первые 5 «поглотителей» – это ГЛАВНЫЕ ПРИЧИНЫ УТЕЧКИ ВАШЕГО ВРЕМЕНИ!

«Поглотители» времени Да/Нет Нечѐткая постановка цели

Отсутствие приоритета в делах

Попытка слишком много сделать за один раз

Плохое планирование дня

Личная неорганизованность

Чрезмерное чтение

Недостаток мотивации

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных номеров

Отрывающие от дел телефонные звонки

Незапланированные посетители

Неспособность сказать «нет»

Запоздалая и неполная информация

Неумение довести дело до конца

Отвлечения

Затяжные встречи

Недостаточная подготовка к встречам

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь

Длительные разговоры на личные темы

Чрезмерность записей

Синдром «откладывания» дел

Длительные ожидания (пр. условной встречи)

Желание знать все факты

Спешка, нетерпение

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел

Недостаточный контроль за перепорученными делами

Другое…..

Приѐмы организации времени

Поглотители времени мы с вами выявили.

Теперь необходимо научиться оптимизировать расходы на время.

Простые приѐмы организации времени:

• Отдыхайте. Используйте ритмичный отдых и делайте 5-ти минутный перерыв

каждый час и 10-ти минутные перерывы через каждые 1,5 часа. Лучше пройтись,

размяться и максимально переключиться на принципиально другое занятие.

• Ориентируйтесь на биоритмы. В течение дня наша активность имеет 2 спада

(примерно с 13 ч. до 15 ч. и после 21 ч.) и два подъѐма (примерно с 4-5 ч. утра

до 11 ч. и с 16 ч. до 18 ч.).

• Используйте время в поездках. Это максимальное сокращение количества

перемещений. Например, все встречи с потенциальными партнѐрами

планировать на 1 день.

• Используйте время ожидания. Это звонки партнѐрам, чтение книг,

планирование или анализ дня.

Замотивировать себя на работу вам помогут следующие приѐмы:

• «Метод швейцарского сыра» (для раскачки) - выполнение задач не в логическом порядке, а

в произвольном, «выгрызая» из разных мест задачи кусочки – мелкие и приятные дела.

• «Промежуточная радость» - поощряйте себя мелкими радостями, когда сделаете 1 кусочек

работы (шоколадка, чай, подарок, послушать любимую музыку).

• «Съедать слона по кусочкам» - очень крупную цель необходимо разбить на мелкие цели

(«бифштексы») и ежедневно «кушать» 1 «бифштекс» . Когда выполняете одну мелкую цель

– поощряйте себя «промежуточными радостями».

• «Уничтожение мелких, неприятных дел – лягушек» - мелкое, короткое, но неприятное

дело лучше всего сделать с утра. Потом весь день со «спокойной душой» работать дальше.

• Можно завести таблицу ежедневных «бифштексов» и «лягушек» и каждый день выполнять 1

«лягушку» и съедать 1«бифштекс».

• «Календарик-мотиватор» - повесить календарик на видном месте и ежедневно зачѐркивать

день крестиком (с утра одна черта крестика, вечером вторая черта крестика). Очень

стимулирует!

Приѐмы организации времени

Контекстное планирование

Начав работу, мы часто сталкиваемся с тем, что большинство задач очень трудно привязать к конкретному времени.

Как определить время для таких задач? К какому времени их привязывать?

Здесь поможет «контекстное планирование» времени.

Контекст– это условие или совокупность обстоятельств, наиболее подходящих для совершения определѐнного дела,

задачи. Каждому контексту соответствуют дела, наиболее уместные в это время, в этих обстоятельствах.

Все контексты можно разделить на 4 группы:

• Место. Решение задач связано с определѐнным местом: «когда буду в банке», «не забыть купить в магазине»,

«когда окажусь в офисе/дома».

• Люди. Решение задач связано с человеком: «когда позвоню спонсору/партнѐру», «когда позвонит подруга».

• Внешние обстоятельства. Принять решение возможно, учитывая не зависящие от человека обстоятельства:

«если будет хорошая погода», «если партнѐры захотят».

• Внутренние обстоятельства. Решение задачи зависит от внутреннего состояния человека: «если будет

прилив творчества», «если я почувствую в себе силы», «если будет настрой».

Вы можете выделить наиболее актуальные для вас контексты и научиться использовать те возможности, которые они для вас открывают!

При «контекстном планировании» вы можете использовать 2 вида задач:

• «Жѐсткие задачи» - задачи, привязанные к определѐнному времени.

• «Гибкие задачи» - задачи, не привязанные жѐстко к определѐнному времени, а зависящие от контекста.

Контекстное планирование

Давайте потренируемся в контекстном планировании.

Конечно, планировать лучше всего в ежедневнике. Наиболее удобный способ использования гибких и жѐстких

зада - это разделить лист ежедневника пополам. На одной стороне пишите жесткие задачи, привязанные ко

времени, на другой стороне – гибкие задачи. Вы сами можете продумать, как зафиксировать эти задачи в

ежедневнике. Можно использовать, схемы, цветные маркеры и др.

Жѐсткие задачи Список гибких задач

8:00 •Оплатить коммунальные услуги

•Помыть машину (когда проеду мимо мойки)

•Купить хлеб

•Купить подарок подруге (как буду в торговом

центре)

9:00

10:00

11:00

12:00

13:00 Встреча со спонсором

14:00

15:00

16:00

17:00

18:00 Презентация

19:00 Презентация

20:00

21:00

22:00

Спасибо за внимание!

Желаем Вам эффективно

управлять своим временем!