Báo cáo thực tập kế toán tiêu thụ sản phẩm

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP KHOA KẾ TOÁN

LỜI MỞ ĐẦU

1. Sự cần thiết của đề tài.

Trong nền kinh tế thị trường phát triển hết sức mạnh mẽ và quá trình hội nhập ngày càng sâu rộng vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam hiện nay, kế toán trong doanh nghiệp càng giữ một vai trò đặc biệt quan trọng. Có thể nói, sự phát triển khác nhau của các doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể đứng vững trên thị trường hay đứng trước nguy cơ phá sản phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác kế toán tại đơn vị. Với một bộ máy kế toán hoạt động hiệu quả sẽ giúp cho các nhà quản lý không những có được bức tranh toàn cảnh và chi tiết về tình hình tài chính và quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh một cách đầy đủ, kịp thời, chính xác mà trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý còn có thể đưa ra các quyết định đúng đắn, hiệu quả.

Chính vì vậy yêu cầu cấp thiết đặt ra cho các doanh nghiệp cũng như chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội là phải thường xuyên quan tâm và từng bước hoàn thiện bộ máy kế toán, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh để đảm bảo các thông tin được cung cấp kịp thời, chính xác, phục vụ cho việc ra các quyết định kinh doanh đúng đắn. Qua thời gian thực tập, tiếp cận thực tế công tác kế toán tại chi nhánh, dưới sự chỉ dẫn tận tình của và các anh chị trong chi nhánh, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.

2. Mục đích, phạm vi nghiên cứu.

Thông qua việc tìm hiểu, đánh giá công tác kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội, từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả nói riêng, góp phần đưa chi nhánh ngày càng phát triển. Thông qua việc nghiên cứu này cũng giúp em có được những kiến thức thực tế, so sánh giữa thực tế với những kiến thức lý thuyết đã học trong nhà trường phục vụ cho công việc sau này.

Đề tài nghiên cứu việc hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội. Số liệu được dùng để phân tích chủ yếu là số liệu của Quý III năm 2009.

3. Phương pháp nghiên cứu.

Bằng việc vận dụng các kiến thức đã học, qua các tài liệu tham khảo trong phạm vi đề tài, em sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp so sánh- Phương pháp phân tích- Phương pháp thống kê

1


4. Đóng góp của đề tài.

Thông qua việc nghiên cứu đề tài, em hi vọng những ý kiến đóng góp của mình có thể giúp công tác kế toán tại chi nhánh, đặc biệt là kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh ngày càng hoàn thiện hơn, hiệu quả hơn. Từ đó giúp Ban giám đốc chi nhánh cũng như Ban giám đốc công ty có được những quyết định kịp thời, đưa chi nhánh ngày càng phát triển và khẳng định hơn nữa vị trí của mình trên thị trường nnong nghiệp nước nhà.

Khóa luận ngoài lời mở đầu và kết luận, được trình bày gồm ba phần chính:- Chương I: Tổng quan về chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền

Nam tại Hà Nội.- Chương II: Thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả

kinh doanh tại chi nhánh.- Chương III: Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm và

xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.Trong thời gian thực tập, em xin chân thành cảm ơn và các anh chị trong phòng

kế toán chi nhánh công ty đã tận tình giúp đỡ để em hoàn thành khóa luận này. Tuy nhiên, do vốn kiến thức và trình độ hiểu biết còn hạn chế, thời gian thực tập không nhiều, kinh nghiệm thực tế chưa có nên chắc chắn bài khó luận của em còn nhiều thiếu sót. Em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo thêm của thầy cô và các anh chị trong Ban giám đốc và phòng kế toán của chi nhánh. Em xin chân thành cảm ơn!

2


Chương I

TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM TẠI HÀ NỘI

1. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh tại chi nhánh

1.1. Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh.

Chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội là chi nhánh của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam được thành lập vào ngày 14/5/1976, trụ sở văn phòng đặt tại 282 Lê Văn Sỹ, Phường 1, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh; được thành lập với nhiệm vụ cung ứng giống cho các tỉnh phía Nam, từ Đà Nẵng trở vào. Công ty là thành viên của Hiệp hội cây trồng giống Việt Nam và Hiệp hội cây trồng Châu Á Thái Bình Dương. Năm 2002 công ty được chuyển thành Công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam (SSC) theo quyết định số 213/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 01/07/2002. Công ty đã chính thức hoạt động theo hình thức cổ phần, là doanh nghiệp cổ phần hóa đầu tiên và có vốn điều lệ lớn nhất ngành giống Việt Nam. Lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty bao gồm:

Nghiên cứu, sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng nông lâm nghiệp các loại.

Sản xuất, kinh doanh, xuất nhập khẩu nông sản, vật tư nông nghiệp.

Thiết kế, chế tạo, lắp đặt, xuất nhập khẩu các loại máy móc, thiết bị chế biến hạt giống và nông sản.

Sản xuất, gia công, sang chai, đóng gói, buôn bán thuốc bảo vệ thực vật và phân bón. Ngày 01/03/2005, công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam chính thức niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam, là doanh nghiệp đầu tiên của Ngành Giống cây trồng Việt Nam đã được chính thức niêm yết tại Trung tâm Giao dịch Chứng khoán TP. Hồ Chí Minh (nay là Sở Giao dịch Chứng khoán Tp. Hồ Chí Minh).

Do điều kiện hạn chế về thị trường tiêu thụ, chỉ giới hạn ở các tỉnh Miền Nam, trong khi đó Miền Bắc, tính từ Thừa Thiên Huế trở ra, bao gồm bốn vùng sinh thái chủ yếu: vùng Đồng bằng Sông Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ với diện tích rộng, lại đa dạng về cầy trồng, giữ vài trò rất to lớn trong sản xuất nông nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng đó, Công ty giống cây trồng Miền Nam đã đề xuất với Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn cho thành lập chi nhánh tại Miền Bắc. Căn cứ quyết định số 1357/NN-TCCB/QĐ ngày 24 tháng 5 năm 1996, chi nhánh công ty giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội được thành lập, đặt tại 14/489 Nguyễn Văn Cừ - Long Biên – Hà Nội.

3


Từ khi thành lập đến nay, chi nhánh đã từng bước trưởng thành và hoàn thiện về mọi mặt. Từ một đơn vị, ban đầu đơn thuần chỉ làm nhiệm vụ cung ứng và chỉ cung ứng giống ngô, đến nay công ty đã thực hiện được đầy đủ các nhiệm vụ từ nghiên cứu phát triển sản phẩm, sản xuất, chế biến bảo quản, kiểm nghiệm hạt giống đến kinh doanh. Các giống ngô lai, giống ngô nếp, giống lúa lai và giống dưa hấu chất lượng cao do chi nhánh cung ứng đã gây được ấn tượng tốt với người tiêu dùng, đáp ứng được nhu cầu bức thiết của người sản xuất.

Tình hình sản xuất, kinh doanh của chi nhánh liên tục phát triển. Tổng doanh thu đạt được trong hơn 10 năm qua là 271.203 triệu đồng, bao gồm 260.964 triệu đồng doanh thu từ hạt giống và 10.239 triệu đồng doanh thu từ sản phẩm cơ khí chế biến hạt giống. Doanh thu của chi nhánh chiếm 1/3 tổng doanh thu của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Năm 2007 Nhà máy Chế biến Giống Cây trồng Hà Nội (đặt tại Khu Công Nghiệp Phố Nối A, tỉnh Hưng Yên) thuộc Chi nhánh Hà Nội được xây dựng. Với việc xây dựng thêm một nhà máy chế biến hạt giống cây trồng tại Hưng Yên, chi nhánh đã và đang tích cực mở rộng thị trường tiêu thụ không chỉ trong nước mà còn vươn ra thị trường nước ngoài với các giống cây trồng chất lượng cao, giá cả cạnh tranh. Việc xây dựng thêm nhà máy chế biến đảm bảo chủ động và đáp ứng kịp thời nhu cầu hạt giống của toàn miền Bắc, đồng thời nơi đây còn là một trung tâm hướng dẫn kỹ thuật công tác nghiên cứu, thử nghiệm các giống cây trồng mới và ứng dụng những tiến bộ kỹ thuật cho cả địa phương và các vùng lân cận.

1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của chi nhánh.

a. Tổ chức bộ máy của chi nhánh.

Chi nhánh là một bộ phận của công ty giống cây trồng miền Nam nên việc tổ chức cơ cấu quản lý phải phù hợp với chức năng quản lý phụ thuộc của chi nhánh. Bộ máy quản lý của chi nhánh được tổ chức một mặt phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh hiện nay của chi nhánh, mặt khác cũng thích ứng với xu thế phát triển mạnh mẽ của chi nhánh trong thời gian qua với việc đa dạng hóa lĩnh vực kinh doanh và sản xuất. Do vậy việc mở rộng cơ cấu tổ chức của chi nhánh cũng là một tất yếu khách quan.

Hiện nay chi nhánh có ba phòng ban, một kho và một nhà máy trực thuộc chi nhánh.

Các phòng ban của chi nhánh gồm: phòng kinh doanh, phòng tài chính - kế toán, phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Các phòng ban này là “xương sống” để duy trì sự hoạt động đều đặn, nhịp nhàng và liên lục của chi nhánh.

Nhà máy chế biến giống cây trồng Hà Nội trực thuộc sự quản lý của chi nhánh.Đứng đầu chi nhánh là giám đốc chi nhánh: là người điều hành cao nhất trong

chi nhánh. Giám đốc chi nhánh do Hội đồng Quản trị của Công ty bổ nhiệm, khen

4


thưởng, kỷ luật. Giám đốc chi nhánh là đại diện pháp nhân của chi nhánh, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị, Giám đốc Công ty, và pháp luật về việc điều hành Chi nhánh.

Phó giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về phần hoạt động sản xuất kinh doanh mà mình được giao phụ trách. Cơ cấu tổ chức tại chi nhánh quy định có hai phó giám đốc: phó giám đốc phụ trách kinh doanh và phó giám đốc phụ trách sản xuất với các quyền hạn và nhiệm vụ cụ thể như sau:

Phó giám đốc kinh doanh: Duy trì và phát triển hệ thống kênh phân phối, đại lý trong địa bàn quản lý, lập hồ sơ quản lý, đánh giá hiệu quả hoạt động và đề xuất các phương án thay đổi phù hợp với chiến lược kinh doanh của Công ty. Tìm kiếm, quy hoạch và phát triển vùng nguyên liệu lập hồ sơ quản lý, đánh giá hiệu quả khai thác, sử dụng nguồn nguyên liệu và đề xuất các phương án thay đổi cho phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh của chi nhánh.

Phó giám đốc sản xuất: Lập kế hoạch khảo sát vùng nguyên liệu, đánh giá khả năng sản xuất; lập kế hoạch sản xuất hàng năm, vụ, kế hoạch thu hoạch phù hợp với công suất sấy; Tổ chức lập kế hoạch kiểm định, kiểm nghiệm; Tổ chức lập kế hoạch hoạt động và dự toán chi phí hàng tháng/ năm; Lập kế hoạch bảo trì, sửa chữa và trang bị mới các thiết bị; Lập kế hoạch nhân sự của nhà máy, tuyển dụng lao động phổ thông, tập huấn và đào tạo cho nhân viên trong phạm vi quản lý.

Bộ máy quản lý của chi nhánh được khái quát theo sơ đồ sau:

Hình1.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh.

Phòng tài chính - kế toán: Theo dõi tình hình sản xuất và tình hình kinh doanh cũng như tình trạng tài chính của chi nhánh trong kỳ. Phòng thực hiện chức năng của mình thông qua việc thu thập và xử lý các số liệu kế toán, từ đó tiến hành lập và trình bày các báo cáo tài chính cũng như các loại báo cáo nội bộ theo yêu cầu của ban giám

Giám đốc chi nhánh

Phó giám đốc kinh doanh

Phó giám đốc phụ trách sản

xuất

Kế toán trưởng - phụ trách hành chính

Trưởng phòng nghiên cứu -

phát triển

Phòng kinh doanh

Nhà máy chế biếnPhòng tài chính - kế toán

Phòng nghiên cứu – phát triển

5


đốc chi nhánh. Ngoài ra, phòng còn có nhiệm vụ dựa trên các báo cáo tài chính đã được lập tiến hành phân tích tài chính để có thể cung cấp thông tin tài chính đầy đủ, kịp thời và có hiệu quả cho bộ máy lãnh đạo để đưa ra các quyết định kinh tế đúng đắn và chính xác nhất. Do chi nhánh là một đơn vị phụ thuộc của công ty giống cây trồng Miền Nam nên các số liệu kế toán của chi nhánh sau khi được thu thập và xử lý sẽ được chuyển về phòng kế toán trung tâm của công ty giống cây trồng Miền Nam để tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh của toàn công ty. Mặt khác, công ty giống cây trồng miền Nam đã tham gia niêm yết trên thị trường chứng khoán nên phòng tài chính - kế toán không nhưng chỉ cung cấp thông tin kế toán cho ban lãnh đạo và những người sử dụng thông tin trong nội bộ công ty mà định kỳ còn phải cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo tài chính bắt buộc ra bên ngoài theo yêu cầu của Ủy ban chứng khoán Nhà nước.

Phòng kinh doanh: Do nhiệm vụ chủ yếu của chi nhánh là kinh doanh các loại giống cầy trồng và các sản phẩm có liên quan đến phục vụ cho nông nghiệp nên kinh doanh là lĩnh vực trọng tâm của chi nhánh. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ xác lập kế hoạch kinh doanh của chi nhánh theo yêu cầu của chi nhánh và của công ty giống cây trồng Miền Nam. Ngoài ra, phòng còn tổ chức thực hiện và điều chỉnh các kế hoạch kinh doanh cho phù hợp với điều kiện khách quan. Phòng là đầu mối tiến hành việc phân phối thành phẩm, hàng hóa cho các đại lý, ký kết hợp đồng tiêu thụ với các đối tác kinh doanh lớn. Các bộ phận của phòng có nhiệm vụ phát triển các thị trường tiềm năng, khai thác các thị trường hiện có để nâng cao doanh số bán, đẩy mạnh quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của chi nhánh. Do đặc thù công ty phải nhập nhiều sản phẩm từ miền Nam ra nên hạn chế trong việc đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, vì vậy phòng kinh doanh còn có chức năng tìm kiếm các nhà cung cấp tại chỗ để có thế đáp ứng được nhu cầu sản xuất kinh doanh của chi nhánh với chất lượng sản phẩm tốt, giá cả phù hợp.

Phòng nghiên cứu – phát triển: Trước đây chi nhánh chỉ tiến hành kinh doanh các loại giống cây trồng và vật tư nông nghiệp nên việc nghiên cứu sản xuất không được coi trọng. Tuy nhiên, theo xu thế phát triển mạnh mẽ của chi nhánh trong những năm gần đây và chiến lược kinh doanh lâu dài của chi nhánh, phòng nghiên cứu – phát triển ngày càng có vai trò quan trọng. Nhiệm vụ của phòng không chỉ gói gọn trong việc tiến hành các hội thảo trình diễn giống cây mới, tổ chức thí nghiệm trên các vùng thổ nhưỡng khác nhau, mà còn vươn rộng ra tiến hành nghiên cứu và khảo nghiệm các giống cây mới phù hợp với điều kiện khí hậu, đất đai đặc thù của miền Bắc.

Nhà máy chế biến: là nơi diễn ra hoạt động sản xuất các sản phẩm chủ yếu phục vụ việc kinh doanh của chi nhánh và cũng là nơi có kho chứa của chi nhánh (kho nhà máy).

6


b. Lĩnh vực kinh doanh.Là một chi nhánh trực thuộc công ty giống cây trồng Miền Nam nhưng lĩnh vực

hoạt động kinh doanh của chi nhánh không chỉ bó hẹp trong phạm vi cung cấp các giống cây trồng mà còn mở rộng ra các lĩnh vực chế biến nông sản. Lĩnh vực kinh doanh chính của chi nhánh bao gồm:

Sản xuất kinh doanh, xuất nhập khẩu giống cây trồng và vật tư nông nghiệp các loại.

Cung cấp các thiết bị chế biến và cơ khí nông nghiệp các loại.

Kinh doanh mua bán nông sản các loại.

2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh.

2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.

Việc tổ chức thực hiện các chức năng nhiệm vụ hạch toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, cần thiết phải tổ chức hợp lý bộ máy kế toán cho đơn vị - trên cơ sở định hình được khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng cần đạt được về hệ thống thông tin kế toán.

Căn cứ vào điều kiện cụ thể của chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình phụ thuộc vào phòng kế toán trung tâm của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam. Nói cách khác, phòng kế toán của chi nhánh là một phần của phòng kế toán trung tâm của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam.

Bộ phận kế toán của chi nhánh gồm 5 người, được bố trí thực hiện các nhiệm vụ theo yêu cầu của công tác kế toán như sau:

Kế toán trưởng: Kế toán trưởng với tính chất là người đứng đầu phòng Tài chính - kế toán có trách nhiệm lớn nhất giúp cho phòng Tài chính - kế toán hoàn thành nhiệm vụ được giao, giúp cho chi nhánh ngày càng phát triển.

Tổ chức công tác công tác kế toán, thống kê, thông tin tài chính, hạch toán kinh tế và quản lý tài chính; đào tạo, thực hiện các báo cáo tài chính, thuế, thống kê, các báo cáo khác; hướng dẫn bộ phận Kế toán, Tài chính và Thống kê;

Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch về tài chính của Chi nhánh.Kế toán tổng hợp: Tổng hợp số liệu, vào sổ cái các tài khoản liên quan đến tiền

mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi và tổng hợp ngày công gửi vào phòng kế toán công ty để tính lương cho cán bộ, nhân viên chi nhánh; lập các báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ theo quy định và theo yêu cầu của cấp trên.

Kế toán bán hàng - công nợ: Quản lý sổ sách, hoá đơn, chứng từ và hạch toán chi tiết về tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa. Theo dõi tình hình doanh thu Chi nhánh; Quản lý tình hình nợ phải thu khách hàng của Chi nhánh; Triển khai tính toán các chính sách bán hàng của Chi nhánh cho các khách hàng.

7


Kế toán hàng hóa: Quản lý sổ sách, chứng từ và hạch toán chi tiết các loại nguyên - vật liệu, hàng hoá và công cụ khác. Theo dõi tình hình biến động hàng tồn kho của Chi nhánh; Tính giá thành sản phẩm hạt giống và vật tư nông nghiệp của Chi nhánh.

Định kỳ (hàng tháng) tiến hành kiểm kê, đối chiếu hàng hóa với kế toán nhà máy, thủ kho. Thực hiện các báo cáo tồn kho, báo cáo thực hiện, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của công ty và của chi nhánh.

Thủ quỹ: Quản lý quỹ tiền mặt của chi nhánh; thu chi tiền mặt khi các chứng từ được phê duyệt và theo dõi các chứng từ; Kiểm tra, theo dõi, báo cáo quỹ tiền mặt ngày/ tháng/ năm cho kế toán trưởng chi nhánh hoặc theo yêu cầu của Giám đốc chi nhánh. Đối chiếu thu chi với kế toán tổng hợp.

Bộ phận kế toán của chi nhánh được tổ chức theo hình thức phụ thuộc được khái quát theo sơ đồ sau đây:

Hình 1. 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của chi nhánh

2.2. Hình thức và chế độ kế toán được áp dụng.

Chi nhánh là đơn vị trực thuộc công ty cổ phần giống cây trông Miền Nam, sản xuất kinh doanh hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp cổ phần. Do vậy, công tác kế toán ở chi nhánh được thực hiện theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) do Bộ Tài chính ban hành mà công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam áp dụng. Công tác kế toán tại chi nhánh là một phần của công tác kế toán của công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, được tổ chức cụ thể như sau:

Hình thức kế toán áp dụng: Kế toán máy (sử dụng phần mềm kế toán Accnet).

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán bán hàng - công nợ

Kế toán hàng hóa

Thủ quỹ

8


Hình 1.3: Giao diện phần mềm AccNet®ERP 2009

Hình thức in sổ: in sổ theo hình thức Nhật ký chung

Do chi nhánh sử dụng kế toán máy nên các loại sổ kế toán được thiết kế không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay mà được thiết kế linh hoạt, phù hợp với đặc điểm của công ty.

Trình tự ghi sổ kế toán được thực hiện như sau:

- Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mền kế toán. Các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp ( Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

- Cuối tháng (hoặc vào các thời điểm cần thiết) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập các báo cáo tài chính chi nhánh theo yêu cầu và theo đúng quy định. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động, đảm bảo chính xác theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với các báo cáo sau khi đã in ra giấy.

- Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển theo hình thức Nhật ký chung và thực hiện đầy đủ các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.

9


Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra

Hình 1.4: Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính.

Chế độ kế toán áp dụng:

Niên độ kế toán bắt đầu từ 01/01 đến 31/12.

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: đồng Việt Nam (VND).

Phương pháp kê khai nộp thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho:

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: xác định theo phương pháp giá bình quân gia quyền.

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên.Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: theo giá gốc. Nguyên tắc ghi nhận doanh thu: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hóa

đơn phát hành được người mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc vào việc khách hàng đã thanh toán hay chưa.

Về tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán: Chi nhánh sử dụng hầu hết các chứng từ kế toán theo quy định của Bộ Tài chính, trong đó chủ yếu là sử dụng các chứng từ sau: Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Ủy nhiệm chi, Sổ phụ ngân hàng.…

10

CHỨNG TỪ

KẾ TOÁN

PHẦN MỀMAccNetERP 2009

PHẦN MỀMAccNetERP 2009

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ

TOÁN CÙNG LOẠI

-Báo cáo tài chính-Báo cáo kế toán quản trị

SỔ KẾ TOÁN-Sổ tổng hợp-Sổ chi tiết

MÁY VI TÍNH


Về tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Chi nhánh xây dựng hệ thống tài khoản kế toán dựa trên hệ thống tài khoản theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính.

Về tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán: Hệ thống sổ kế toán của chi nhánh gồm hai loại:

- Sổ kế toán tổng hợp gồm: + Sổ Nhật ký chung+ Sổ tổng hợp chi tiết công nợ phải thu + Hệ thống Sổ cái các tài khoản: 111, 112, 131,141, ….

- Sổ kế toán chi tiết gồm:+ Sổ chi tiết các tài khoản+ Sổ chi tiết công nợ phải thu....

Vì chi nhánh có phân vùng (mỗi vùng có nhân viên kinh donh phụ trách riêng) nên Sổ chi tiết công nợ có thể được mở theo từng khách hàng hoặc tỉnh thành, trong mỗi tỉnh thành, các khách hàng lại được theo dõi chi tiết.

Về tổ chức vận dụng hệ thống Báo báo kế toán: Hệ thống Báo cáo kế toán của chi nhánh gồm hai loại:

- Báo cáo nội bộ (Báo cáo quản trị) gồm:+ Báo cáo công nợ chi tiết+ Báo cáo bán hàng chi tiết (theo sản phẩm hoặc theo khách hàng)+ Báo cáo tồn kho vật tư

- Báo cáo tài chính (BCTC) gồm:+ Bảng cân đối kế toán + Báo cáo kết quả kinh doanh+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

Do chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên không lập thuyết minh BCTC, các BCTC của chi nhánh được lập theo quý và năm gửi về phòng kế toán công ty để lập BCTC hợp nhất. Thuyết minh BCTC cũng do phòng kế toán công ty lập.

Tài khoản được sử dụng để hạch toán nội bộ là Tài khoản 336 - Phải trả nội bộ. Tài khoản này phản ánh các khoản chi nhánh phải nộp công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam và các khoản công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam phải cấp cho chi nhánh.

11


Chương II

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ

XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH

1. Đặc điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả của chi nhánh.

1.1. Đặc điểm và phân loại các dòng sản phẩm chính của chi nhánh.

Là một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nên các sản phẩm của chi nhánh hướng đến việc cung cấp các yếu tố đầu vào phục vụ quá trình sản xuất của bà con nông dân.

Các sản phẩm chủ yếu của chi nhánh bao gồm các loại hạt giống, các sản phẩm bảo vệ thực vật và các thiết bị nông nghiệp:

Các loại hạt giống bao gồm:

- Bắp lai các loại: LVN10, Pacific 848, Pacific 963, Pacific 60….- Bắp nếp lai các loại: MX2, MX4, MX6, MX8, MX10.- Lúa lai các loại: Bác ưu 903, Nhị ưu 838, Nông ưu 28, Nam ưu 1, Pac 807….- Dưa hấu lai các loại: CuC 23, CuC 39, CuC 134, Daddy 2231….- Dưa leo các loại: CUC 23, CUC 71, CUC 77…- Khổ qua lai các loại: BiG 14, BiG 21, BiG 49.- Lúa thuần các loại: IR 59606, IR 56279, OM 1490, Jassmine 85, OM

3536….- Các loại hạt giống rau đậu.- Các giống cỏ: cỏ lai MAXA - MILLET, cỏ lai SUPERDAN, hạt cỏ lai

SWEETJUMBO,… Thiết bị cơ khí:

- Sàng làm sạch CL2- Băng tải ngang di động- Máy lảy bắp BL - 3

Vật tư nông nghiệp:

- Thuốc trừ cỏ FORXONE 20 SL- Thuốc trừ cỏ FORXONE 20 SL- Phân bón lá SUPERMESDưới đây là một số hình ảnh về các sản phẩm chính của chi nhánh:

12


13


14


Hình 2.1: Một số sản phẩm chính của chi nhánh

15


1.2. Thị trường tiêu thụ và tình hình tiêu thụ sản phẩm.

Do quy định của công ty giống cây trồng Miền Nam, thị trường của chi nhánh là các tỉnh phía Bắc từ Thừa Thiên Huế trở ra với bốn vùng sinh thái: vùng Đồng bằng sông Hồng, vùng núi Tây Bắc, vùng núi Đông Bắc và Bắc Trung Bộ. Các vùng sinh thái trên có các đặc điểm khác nhau về điều kiện sản xuất nên chi nhánh đã tổ chức hình thức khác nhau cho từng địa bàn.

Ngô lai: thị trường chủ yếu của sản phẩm ngô lai là vùng núi phía Bắc do điều kiện thổ nhưỡng và khí hậu ở đây phù hợp với điều kiện sinh trưởng và phát triển của cây ngô. Sau đó là vùng núi Đông Bắc và các tỉnh Bắc Trung Bộ.

Lúa lai: chi nhánh cung cấp sản phẩm này chủ yếu cho vùng đồng bằng sông Hồng và đồng bằng thuộc các tỉnh duyên hải Bắc Trung Bộ.

Hạt giống rau: do các loại hạt giống rau này thích hợp cho việc gieo trồng tại đồng bằng sông hồng và các tỉnh thuộc vùng núi Đông Bắc vào mùa đông nên đây là thị trường chính mà chi nhánh tập trung cung ứng các loại hạt giống rau mùa đông, và là một thị trường rất tiềm năng, đã và đang được khai thác hiệu quả, đặc biệt là khi chi nhánh đã xây dựng nhà máy chế biến hạt giống tại miền Bắc.

Trong hơn mười năm qua, chi nhánh đã cung ứng cho sản xuất các tỉnh phía Bắc gần 3.700 tấn hạt giống lúa lai; gần 9.400 tấn giống ngô lai; nhiều giống rau, đậu và vật tư nông nghiệp. Ngoài ra, chi nhánh cũng đã cung cấp cho hơn 31 đơn vị sản xuất kinh doanh giống cây trồng ở 23 tỉnh và thành phố phía Bắc các loại thiết bị dùng trong sản xuất nông nghiệp và chế biến nông sản như: máy tẽ hạt, máy sàng sơ bộ, máy xử lý hạt giống, cân định lượng, băng tải…. Có thể nói các sản phẩm của chi nhánh đã, đang và sẽ tiếp tục được mở rộng, phát triển hơn nữa ra các tỉnh thuộc khu vực phía Bắc, đáp ứng tốt hơn nhu cầu của bà con nông dân.

2. Phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và chính sách thanh toán của chi nhánh.

2.1. Phương thức bán hàng

Do nhiệm vụ trọng tâm của chi nhánh là kinh doanh các loại thành phẩm, hàng hóa phục vụ cho quá trình sản xuất nông nghiệp nên số lượng các mặt hàng kinh doanh đa dạng, các bạn hàng của chi nhánh cũng rất phong phú như các công ty giống cây trồng các địa phương, các đại lý nông nghiệp, các hộ nông dân…. Trước điều kiện kinh doanh đặc thù đó, chi nhánh đã sử dụng nhiều phương thức và hình thức bán hàng khác nhau để phù hợp với từng đối tượng và sản phẩm cụ thể. Các phương thức bán hàng của chi nhánh bao gồm:

- Phương thức tiêu thụ trực tiếp (bán buôn, bán lẻ).- Phương thức gửi đại lý.

16


a. Phương thức tiêu thụ trực tiếp.

Đây là phương thức bán hàng chủ yếu của chi nhánh. Hàng của chi nhánh chỉ được xuất đi khi khách hàng (chủ yếu là các đại lý) trả tiền ngay hoặc chấp nhận thanh toán. Phương thức này gồm hai hình thức là bán buôn và bán lẻ.

Bán buôn.

Bán buôn là hình thức bán một khối lượng lớn hàng hóa với một mức giá gốc hoặc giá đã có chiết khấu ở mức cao nhằm tiêu thụ được nhanh, nhiều hay có bảo đảm cho khối lượng hàng hóa đó.

Hình thức bán buôn được chi nhánh áp dụng chủ yếu đối với các đại lý của mình. Theo đó, hàng chỉ được giao cho các đại lý khi đại lý thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Thường thì chi nhánh cho phép đại lý trả chậm sau một khoảng thời gian nhất định. Chi nhánh chỉ áp dụng hình thức bán buôn qua kho, không áp dụng bán buôn vận chuyển thẳng. Theo đó, tất cả các sản phẩm, hàng hóa (kể cả do công ty gửi ra) cũng đều được nhập kho nhà máy hoặc kho chi nhánh sau đó mới xuất bán. Bán buôn qua kho có thể được thực hiện theo hình thức giao hàng trực tiếp hoặc chuyển hàng.

Theo hình thức giao hàng trực tiếp thì sau khi ký hợp đồng mua bán, khách hàng sẽ cử đại diện trực tiếp đến chi nhánh hoặc nhà máy để nhận hàng. Hàng được xác định là tiêu thụ khi khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

Với các đại lý ở các địa phương thì chi nhánh cũng có thể chuyển hàng cho bên mua theo hợp đồng đã ký. Theo hình thức này, chi nhánh sẽ xuất kho thành phẩm, hàng hóa của mình, chuyển hàng cho bên mua đến một địa điểm đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc do bên mua đề nghị. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của chi nhánh. Số hàng này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc các loại giấy chứng nhận của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chi phí vận chuyển do chi nhánh chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Thông thường chi phí vận chuyển do chi nhánh chịu, và được ghi nhận vào chi phí bán hàng. Tuy nhiên trong trường hợp bên mua chịu chi phí vận chuyển sẽ phải thu tiền của bên mua.

Quy trình bán buôn được thực hiện như sau:Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của chi nhánh, khách hàng sẽ gặp bộ

phận kinh doanh (có thể liên hệ trực tiếp với nhân viên phụ trách của từng vùng) để đề nghị mua hàng. Nếu khách hàng chấp nhận thanh toán hoặc thanh toán thì căn cứ vào Hợp đồng mua bán hoặc Đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh sẽ lập Phiếu đề nghị xuất hàng (có đầy đủ chữ ký theo yêu cầu) gửi lên phòng kế toán để lập Hóa đơn GTGT, đồng thời kế toán sẽ lập Phiếu xuất kho.

Hàng có thể được xuất ra từ kho của chi nhánh hoặc kho nhà máy. Nếu được xuất tại kho chi nhánh thì khách hàng có thể xuống kho nhận hàng luôn. Nếu được xuất từ kho nhà máy thì kế toán chi nhánh sau khi lập Hóa đơn GTGT sẽ gửi mail

17


Phiếu xuất kho xuống nhà máy, tại đây kế toán nhà máy và thủ kho sẽ thực hiện các thủ tục giao hàng.

Cuối cùng, khi khách hàng thanh toán thì kế toán sẽ lập Phiếu thu.Ví dụ: Ngày 13/10/2010, khách hàng Chu Trọng Huấn có nhu cầu mua hàng,

sau khi thỏa thuận với bộ phận kinh doanh, căn cứ vào Phiếu đề nghi xuất hàng của bộ phận kinh doanh, kế toán lập Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho.

Hình 2.2: Phiếu đề nghị xuất hàng.

18


Hình 2.3: Hóa đơn GTGT số 001275/10HN

19


Hình 2.4: Phiếu xuất kho số 01275/10HN

Khi khách hàng thanh toán tiền hàng, kế toán lập Phiếu thu kết thúc một quy trình bán hàng.

20


Đơn vị: Chi nhánh Công ty CP.GCT Miền NamĐịa chỉ:14/489 Nguyễn Văn Cừ-Long Biên-Hà NộiTele-Fax: (04) 38274343 – (04) 36500762

Mẫu số: 01-TTBan hành theo QĐSố:15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng BTC

PHIẾU THUNgày 13 tháng 10 năm 2010

Số: 00701/10HNQuyển số:…………………..Nợ: 11110-HN: 6,400,000Có: 13100-HN: 6,400,000

Họ tên người nộp tiền : Chu Trọng Huấn Đơn vị/ Bộ phận : Địa chỉ : Lý do thu : Thu tiền bán hàng, công nợ Số tiền : 6,400,000 Viết bằng chữ : Sáu triệu bốn trăm ngàn đồng Kèm theo………………………….Chứng từ gốc…………………………………

Thủ trưởng đơn vị(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng(Ký, họ tên)

Người lập biểu(Ký, họ tên)

Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………………………………………..………….. Ngày 13 tháng 10 năm 2010

Người nộp(Ký họ tên)

Thủ quỹ(Ký, họ tên)

Hình 2.5: Phiếu thu số 00701/10HN

21


Bán lẻ:

Đây là hình thức bán hàng trực tiếp cho khách hàng tại kho của chi nhánh. Hình thức này ít được chi nhánh áp dụng do số lượng thành phẩm, hàng hóa bán ra không lớn. Tuy nhiên, đối với các khách hàng tiềm năng, chi nhánh vẫn thực hiện hình thức này.

Quy trình bán lẻ khác quy trình bán buôn ở chỗ: khi khách hàng đến mua hàng (chủ yếu là các hộ nông dân), bộ phận kinh doanh sẽ không lập Phiếu đề nghị xuất hàng mà thủ kho sẽ tập hợp các khách hàng lại (có thể tập hợp theo từng ngày hoặc một vài ngày nếu số lượng mua hàng ít) rồi gửi viết Phiếu đề nghị xuất hàng gửi lên phòng kế toán để lập Hóa đơn GTGT (hóa đơn tổng hợp của các khách lẻ). Định kỳ kế toán sẽ đối chiếu số lượng hàng hóa trên thẻ kho với số liệu của thủ kho ghi chép.

b. Phương thức gửi đại lý

Phương thức này thường được chi nhánh áp dụng đối với các sản phẩm mới, sản phẩm được thử nghiệm đưa ra thị trường. Khi xuất hàng gửi đại lý, nhân viên kinh doanh sẽ lập Hợp đồng gửi bán và Phiếu đề nghị xuất hàng gửi đại lý (Mẫu: tương tự hình 2.3 – Trang 18), trên đó có ghi rõ là: “Đề nghị xuất hàng dưới dạng gửi bán”) chuyển lên phòng kế toán, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Hình 2.6) để xuất hàng.

Hàng được xác định là tiêu thụ khi đại lý thông báo hàng đã được bán và chuyển tiền về cho chi nhánh hoặc được đại lý chấp nhận thanh toán. Khi đó, nhân viên kinh doanh sẽ lập Phiếu đề nghị xuất hàng chuyển lên phòng kế toán để lập Hóa đơn GTGT. Số hàng không bán được, đại lý sẽ thông báo cho nhân viên kinh doanh đến tiến hành kiểm kê hàng tồn, lập Biên bản kiểm tra hàng tồn (Hình 2.7) để đối chiếu, xác nhận số hàng đã bán được. Nếu đại lý không muốn bán số hàng đó nữa thì có thể trả lại toàn bộ số hàng không bán được cho chi nhánh. Đây cũng là điểm khác biệt so với phương thức bán trực tiếp cho đại lý (theo phương thức bán trực tiếp thì hàng chỉ được giao cho đại lý khi đại lý thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán, hơn nữa các đại lý chỉ được phép trả lại tối đa là 30% hàng đã nhận). Đại lý có hàng gửi bán của chi nhánh sẽ được hưởng các chính sách về chiết khấu thương mại, thưởng khối lượng như hình thức bán trực tiếp (chi nhánh không áp dụng hình thức đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng).

Thông thường, định kỳ sáu tháng (hết sáu tháng đầu năm hoặc sáu tháng cuối năm) chi nhánh sẽ gửi Thư xác nhận hàng gửi đại lý (Mẫu: Phụ lục 6 – Trang 72) cho các đại lý trước khi tiến hành kiểm kê hàng tồn kho đại lý. Nếu có sự chênh lệch nào thì đại lý sẽ gửi phản hồi về cho chi nhánh.

Khi khách hàng thanh toán, kế toán lập Phiếu thu hoặc căn cứ vào Sổ phụ của ngân hàng gửi về, kế toán nhập số liệu vào máy tính và thực hiện các bút toán cập nhật Sổ cái như thông thường.

22


Hình 2.6: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

23


CTY CP GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAMCHI NHÁNH HÀ NỘI

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc

Ngày..... tháng ..... năm.....

BIÊN BẢN KIỂM TRA HÀNG TỒN KHO Mẫu số 07/CNHN

Hôm nay, ngày…. tháng…. năm….

Tại:................................................................................................................................Chúng tôi gồm:..............................................................................................................

Bên A: Ông/ Bà............................................................................................................Đại diện chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam.

Bên B: Ông/ Bà……………………………Địa chỉ:....................................................Đại diện cho:.................................................................................................................

Cùng tiến hành kiểm kê lượng hàng hóa còn tồn kho.Chúng tôi xác nhận lượng hàng hóa còn tồn kho như sau:

STT Loại hàngMã số

Hợp đồng

Đơn vị tính

Số lượng

Hóa đơn (PXK)Đơn giá

Ngày tháng

Số lượng

Tình trạng hàng tồn:............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Nguyên nhân:....................................................................................................................Hai bên thỏa thuận giải quyết lô hàng trên như sau:...............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................Các giấy tờ kèm theo phương án giải quyết:................................................................................................................................................................................................................

ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B

Hình 2.7: Biên bản kiểm tra hàng tồn kho.

24


2.2. Phương thức thanh toán

Chi nhánh áp dụng hai phương thức thanh toán là thanh toán bằng tiền mặt và chuyển khoản. Khách hàng có thể trực tiếp đến thanh toán tại chi nhánh hoặc chuyển tiền qua tài khoản của chi nhánh tại ngân hàng.

2.3. Các chính sách thanh toán

Các chính sách thanh toán được chi nhánh áp dụng theo quy định của công ty. Cụ thể, theo quy định: Đối với các hợp đồng đại lý thì với từng đại lý sẽ có các chính sách thanh toán riêng, nhưng thời gian nợ tối đa không quá 60 ngày. Nếu thanh toán chậm trên 60 ngày thì bị phạt lãi suất 1%/ tháng, nếu chậm trên 90 ngày thì bị phạt lãi suất 1,5%/ tháng. Số tiền lãi nợ trễ hạn sẽ được công ty tính vào công nợ hoặc trừ vào khoản chiết khấu.

Công ty đưa ra những quy định rất cụ thể về chiết khấu thanh toán, khuyến mại, thưởng cho từng đối tượng khách hàng. Cụ thể:

Khách hàng của chi nhánh sẽ được hưởng chiết khấu thanh toán theo bảng quy định sau:

STT Thời hạn (ngày) Mức CK Ghi chú

1 Trả ngay, trả trước 2,00Trả tiền mặt hay chuyển khoản cùng ngày ra hóa đơn

2 1 – 10 1,50

3 11 – 30 1,00

4 31 – 60 0

5 61 – 90 1,00 Đại lý phải trả cho công ty do trả chậm

6 91 – 120 1,50 Đại lý phải trả cho công ty do trả chậm

Bảng 2.1: Mức chiết khấu thanh toán cho khách hàng

(Nguồn: QĐ về chính sách bán hàng năm 2010 của công ty)

Đồng thời công ty cũng đưa ra điều kiện hưởng chiết khấu cũng như chế tài đối với các đại lý (nếu trả không đúng thời hạn quy định) rất rõ ràng, cụ thể.

3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại chi nhánh.

3.1. Phương pháp và điều kiện ghi nhận doanh thu, giá vốn.

Doanh thu tiêu thụ của chi nhánh là doanh thu hình thành từ việc bán các sản phẩm phục vụ cho quá trình sản xuất nông nghiệp như hạt giống cây trồng, vật tư nông nghiệp. Việc xác định doanh thu, giá vốn tại chi nhánh hoàn toàn tuân theo quy định của nhà nước.

Theo quy định của công ty thì: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi hóa đơn phát hành được người mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc vào việc khách hàng đã thanh toán hay chưa.

Giá vốn hàng bán được xác định căn cứ vào giá thành sản xuất sản phẩm.

25


Việc ghi nhận giá vốn hàng bán được thực hiện đồng thời với bút toán ghi nhận doanh thu. Khi nhập dữ liệu, máy tính sẽ tự động cập nhật giá vốn tuy nhiên đây chỉ là giá tạm tính (theo giá vốn thành phẩm của quý trước). Cuối quý, kế toán thực hiện thao tác tính giá trung bình (đơn vị tính giá thành phẩm theo phương pháp bình quân gia quyền), giá vốn sẽ được phần mềm tự động điều chỉnh lại, cập nhật vào Sổ cái TK 632, Sổ cái TK 155 và các Sổ chi tiết, Báo cáo có liên quan.

Các khoản giảm trừ doanh thu: Những sản phẩm được xác định là tiêu thụ nhưng vì một lý do nào đó như sai qui cách, chất lượng sản phẩm… người mua từ chối thanh toán, gửi trả lại hoặc yêu cầu giảm giá và được chi nhánh chấp thuận, hoặc người mua hàng với khối lượng lớn được chiết khấu thương mại thì các khoản giảm trừ này phải được hạch toán riêng biệt. Căn cứ vào nội dung và khối lượng sản phẩm, hàng hoá đã tiêu thụ để hạch toán vào các tài khoản có liên quan. Các khoản giảm trừ doanh thu được tính trừ vào doanh thu ghi nhận ban đầu để xác định doanh thu thuần làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh trong kỳ.

Đối với các khoản chiết khấu thanh toán, chi nhánh khuyến khích các khách hàng trả tiền ngay để hưởng chiết khấu bằng tiền mặt hoặc trừ vào tiền hàng mà khách hàng phải trả. Các khoản chiết khấu thanh toán cho khách hàng được ghi nhận vào chi phí tài chính, các khoản lãi do khách hàng trả chậm được ghi nhận vào doanh thu hoạt động tài chính trong kỳ của chi nhánh.

3.2. Chứng từ sử dụng.

Kế toán tiêu thụ thành phẩm sử dụng các chứng từ chủ yếu sau:- Phiếu đề nghị xuất hàng- Hóa đơn GTGT- Phiếu xuất kho- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (sử dụng với hàng gửi đại lý)- Biên bản kiểm tra hàng tồn kho- Phiếu thuNgoài ra có thể có các chứng từ khác như: Hợp đồng mua bán hàng hóa, Đơn

đặt hàng, Biên bản giao hàng....

3.3. Tài khoản sử dụng.

Kế toán sử dụng các tài khoản chủ yếu sau để phản ánh tình hình tiêu thụ thành phẩm, hàng hóa của chi nhánh:

- TK 6322 “Giá vốn hàng bán”: Phản ánh trị giá vốn của thành phẩm xuất bán trong kỳ.

- TK 155 “Thành phẩm”: Phản ánh giá trị thành phẩm xuất bán trong kỳ.- TK 157 “Hàng gửi bán”: Phản ánh giá trị sản phẩm, hàng hóa gửi bán đại lý,

đã bàn giao nhưng chưa được thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.

26


- TK 5112 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”:Phản ánh doanh thu bán thành phẩm trong kỳ

- TK 5212 “Chiết khấu thương mại”: Phản ánh khoản chiết khấu thương mại thành phẩm đã giảm trừ cho khách hàng do khách hàng mua hàng với số lượng lớn.

- TK 3351 “Chi phí phải trả”: Phản ánh số phải trả khách hàng được trích trước khi khách hàng được hưởng chiết khấu thương mại.

- TK 131 “Phải thu của khách hàng”: Theo dõi tình hình công nợ của khách hàng.

- TK 111, 112.....

3.4. Quy trình hạch toán.

Khi có Phiếu đề nghị xuất hàng của bộ phận kinh doanh gửi lên, căn cứ vào đó, kế toán vào mục Các khoản phải thu/ Nhập liệu/ Hóa đơn bán hàng nhập dữ liệu đầy đủ, thực hiện lệnh in Hóa đơn GTGT và Phiếu xuất kho. Sau đó, vào phần Nghiệp vụ/ Cập nhật Sổ cái để thực hiện lệnh Cập nhật sổ cái, máy tính sẽ tự động cập nhật vào Sổ cái các TK 632, 511, 155, 131, 111, 112. Đồng thời các thông tin này cũng được cập nhật vào Báo cáo bán hàng chi tiết (chi nhánh sử dụng Báo cáo bán hàng chi tiết thay cho Sổ chi tiết bán hàng), Sổ chi tiết công nợ.

Quy trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm được thể hiện qua sơ đồ sau:

Hình 2.8: Quy trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm.

27

Chứng từ gốc

Màn hình nhậpchứng từ

Sổ cái các TK 511, 632,

155,131,….

Sổ nhật ký chung

Các sổ chi tiết

Thẻ kho

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáokế toán


a. Kế toán tiêu thụ trực tiếp

Ví dụ: Khi có Phiếu đề nghị mua hàng, kế toán nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật, phản ánh các bút toán giá vốn, doanh thu như sau:

- Bút toán phản ánh giá vốn (giá vốn được máy tính cập nhật lúc này là giá tạm tính). Giả sử, giá vốn của 3000 kg MX2 và 1000 kg MX4 kỳ trước tính được là 53.750.218, máy tính sẽ hạch toán:

Nợ TK 6322 : 53.750.218Có TK 155 : 53.750.218

Cuối quý, sau khi thực hiện lệnh tính giá trung bình, phần mềm sẽ tự động điều chỉnh số liệu trên TK 6322 và TK 155 theo giá vốn thực tế trong kỳ. Khi đó giá vốn của nghiệp vụ này sẽ được thay đổi thành:

Nợ TK 6322 : 54.918.141Có TK 155 : 54.918.141

(Số liệu được thể hiện trên Sổ cái TK 6322)- Bút toán phản ánh doanh thu:

Nợ TK 131 : 99.000.000Có TK 5112 : 99.000.000

(Chi nhánh tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, tuy nhiên sản phẩm của chi nhánh là các sản phẩm nông nghiệp, nguyên liệu đầu vào được mua trực tiếp từ hộ nông dân nên không phải chịu thuế GTGT đầu ra (Thuế GTGT đầu ra bằng 0))

28


HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 1: Lưu Mẫu số 01: GTKT 3LL-02

Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu: AA/2009-T

Số: 005749

Đơn vị bán hàng : CHI NHÁNH CTY CP GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM

Địa chỉ : Số nhà 14, ngõ 489 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, TP Hà Nội

Tài khoản : Ngân hàng:

Điện thoại : 3827.4343 MST : 0302634683-005

Họ tên người mua : Cty CP.GCT Tứ Xuyên

Đơn vị :

Địa chỉ : 902, Nguyễn Trãi, Thanh Hóa Ngân hàng:

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản MST :

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVTSố

lượng

Đơn giá

(VND)

Thành tiền

(VND)

A B C 1 2 3

1 Bắp nếp lai MX2 Kg 3000.0 23,000 69,000,000

2 Bắp nếp lai MX4 Kg 1000.0 30,000 30,000,000

Cộng tiền hàng 99,000,000

Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT

Tổng cộng tiền thanh toán 99,000,000

Số tiền bằng chữ: Chín mươi chín triệu đồng


(Ký, ghi rõ họ tên)

Người mua hàng


Thủ trưởng đơn vị

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Hình 2.9: Hóa đơn GTGT số 005749/09HN

29


Hình 2.10: Phiếu xuất kho số 05749/09HN

Sau khi phản ánh các bút toán trên, kế toán thực hiện bút toán cập nhật sổ cái, cho lên Sổ cái TK 6322 và Sổ cái TK 5112.

30


Hình 2.11: Sổ cái TK 6322

31



Đồng thời, máy tính cũng cập nhật số liệu vào Sổ chi tiết công nợ và Báo cáo bán hàng chi tiết.

Sổ chi tiết công nợ theo dõi tình hình công nợ của khách hàng. Sổ này sẽ được in ra khi kế toán thực hiện đối chiếu công nợ với khách hàng hoặc khi có yêu cầu của cấp trên.

32


Hình 2.13: Sổ chi tiết công nợ

Báo cáo bán hàng chi tiết có thể được lập chi tiết cho từng loại sản phẩm hoặc theo từng khách hàng. Tùy vào yêu cầu cung cấp thông tin, kế toán có thể lựa chọn theo một trong hai hình thức trên.

33


Hình 2.14: Báo cáo bán hàng chi tiết theo sản phẩm ( Mã vật tư)

34


Hình 2.15: Báo cáo bán hàng chi tiết theo khách hàng

Khi khách hàng thanh toán, nếu thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, kế toán tổng hợp lập Phiếu thu, còn nếu thanh toán bằng chuyển khoản, căn cứ vào Sổ phụ của ngân hàng gửi về, kế toán công nợ nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào sổ chi tiết công nợ, Sổ cái TK 131 ghi nhận số tiền khách hàng đã thanh toán.

b. Kế toán hàng gửi đại lý

- Khi xuất kho hàng gửi đại lý, căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng gửi đại lý của bộ phận kinh doanh, kế toán lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào Sổ chi tiết vật tư TK 157 và Sổ cái TK 157.

35


Ví dụ: Ngày 06/10/2009, chi nhánh xuất kho gửi bán HTX Phượng Đỏ, sau khi nhập dữ liệu, kế toán in Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 70021/09HN, máy tính tự động cập nhật số liệu, thực hiện bút toán:

Nợ TK 157 : 36.355.578Có TK 155 : 36.355.578

Khi kế toán thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, phần mềm sẽ cập nhật số liệu vào Sổ chi tiết TK 157 và Sổ cái TK 157.

Đơn vị: Chi nhánh Công ty CP.GCT Miền NamĐịa chỉ:14/489-Nguyễn Văn Cừ-Long Biên-Hà Nội

Mẫu số: 03-PXK-3LLBan hành theo QĐSố 15/2006/QĐ-BTC ngày: 20/03/2006của Bộ trưởng BTC

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Số seri:……………Quyển số:…………….Số: 70021/09HN

Ngày 06 tháng 10 năm 2009

Căn cứ lệnh điều động số:………ngày….tháng….năm…..Của.............................................về việc...................................................................................Họ tên người vận chuyển:........................................................................................................Phương tiện vận chuyển:…………………………………Hợp đồng số:…………….Xuất tại kho: Kho nhà máy SX giống Hà Nội (TP-HNNMGHN)Nhập tại kho: Kho HTX Phượng Đỏ (GB-HNHTXPD)

STT

Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tư (sản phẩm, hàng

hóa)

Mã số ĐVT

Số lượng

Đơn giáThành

tiềnThực xuất

Thực nhập

A B C D 1 2 3 4

1 Đậu OP xác nhận114023 -DNDT96

Kg 35.201

2 Đậu OP xác nhận114023 -DNDT96

Kg 35.201

35.201 35.201

Xuất ngày:……………………………….Nhập ngày:.............................................................

Người lập biểu(Ký, họ tên)

Thủ kho xuất(Ký, họ tên)

Người vận chuyển(Ký, họ tên)

Thủ kho nhập(Ký, họ tên)

Hình 2.16: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 70021/09HN36


Hình 2.17: Sổ chi tiết vật tư TK 157

Giả sử số hàng gửi đại lý này được tiêu thụ, khi đại lý thông báo hàng đã được bán hoặc chấp nhận thanh toán, căn cứ vào Phiếu đề nghị xuất hàng của bộ phận kinh doanh, kế toán nhập số liệu vào máy tính, lập Hóa đơn GTGT, phần mềm hạch toán các bút toán giá vốn, doanh thu như sau:

- Bút toán phản ánh giá vốn (giá vốn này cũng là giá tạm tính và sẽ được phần mềm tự động điều chỉnh vào cuối quý như trường hợp bán hàng trực tiếp)

Nợ TK 6322 :Có TK 157 :

- Bút toán phản ánh doanh thu:Nợ TK 111, 112, 131 :

Có TK 5112 :Trường hợp có một số lượng hàng gửi đại lý trên không bán được, đại lý không

chấp nhận mua số hàng đó, sau khi kiểm kê và lập Biên bản kiểm tra hàng tồn, hai bên thỏa thuận nhập lại kho chi nhánh số hàng đó, kế toán nhập số liệu, hạch toán bút toán nhập lại hàng, giả sử số lượng hàng phải nhập lại kho là 250 kg, trị giá là 9.050.250, bút toán phản ánh như sau:

Nợ TK 155 : 9.050.250Có TK 157 : 9.050.250

Sau đó thực hiện lệnh Cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 157, 155, 6322, 511.

37


c. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu

- Các khoản giảm trừ doanh thu của chi nhánh chủ yếu là chiết khấu thương mại. Chi nhánh áp dụng chiết khấu thương mại cho khách hàng theo số lượng cộng dồn trong một kỳ 6 tháng (6 tháng đầu năm và 6 tháng cuối năm) hay còn được gọi là thưởng khối lượng. Số chiết khấu được thể hiện trên Hóa đơn GTGT tiếp theo, sau lần mua hàng cuối cùng của 6 tháng trước, tính trừ vào số phải thu của khách hàng.

Lượng chiết khấu được thực hiện theo Bảng xét thưởng khối lượng của công ty, tính trên phần khối lượng sản phẩm bán vượt chỉ tiêu. Bảng này quy định cho từng loại sản phẩm.

STT Tên SP, HHĐ.vị tính

Số lượngMức thưởng( Đồng/Đ.vị)

Ghi chú

1 Bắp nếp lai MX2 Kg > 2000 1.500

2 Bắp nếp lai MX4 Kg > 1400 1.700

3 Bắp nếp lai MX10 Kg > 100 18.000Thưởng trên toàn bộ

số hàng mua

…

Bảng 2.2: Trích Bảng xét thưởng khối lượng

Trường hợp đặc biệt khi số lượng sản phẩm khách hàng tiêu thụ trong 6 tháng là rất lớn thì có thể được Ban giám đốc công ty và chi nhánh xem xét mức thưởng cao hơn.

- Số chiết khấu thương mại thành phẩm khách hàng được hưởng được hạch toán trên TK 5212. Tuy nhiên, khi tính chiết khấu cho khách hàng vào cuối quý, chi nhánh không giảm trực tiếp trên TK 131 “Phải thu khách hàng” mà trích trước trên TK 3351 “Chi phí phải trả” theo số lượng thực tế tiêu thụ trong quý. Đến hết quý II (hết 6 tháng đầu năm) hoặc hết quý IV (hết 6 tháng cuối năm), kế toán tính toán, điều chỉnh lại số chiết khấu và kết chuyển sang TK 131, tính giảm các khoản phải thu.

Ví dụ:

Từ tháng 1 đến tháng 6, đại lý Lê Thị Ánh Tuyết đã tiêu thụ cho chi nhánh số lượng sản phẩm như sau:

38


Đ ố i c h i ế u v ớ i B ả n g x é t t h ư ở n g k h ố i l ư ợ n g

sản phẩm MX2 đã mua được xét thưởng với số lượng vượt chỉ tiêu là 1000 Kg. Khi đó, số chiết khấu thương mại tạm tính đại lý Tuyết được hưởng sẽ là:

1000 Kg * 1.500 đ/Kg = 1.500.000 (đồng)Kế toán nhập số liệu vào máy tính, hạch toán:

Nợ TK 5212 : 1.500.000Có TK 3351 : 1.500.000

Hết 6 tháng (hết quý 2), số lượng đại lý Tuyết tiêu thụ được như bảng trên, khi đó số chiết khấu thương mại được hưởng là:

2000 Kg * 1.500 đ/Kg + 130,3 Kg * 18.000 đ/ Kg = 5.346.000 (đồng)Số chiết khấu đã trích quý 1 là 1.500.000, còn phải trích: 3.846.000 đồng. Kế

toán hạch toán: Nợ TK 5212 : 3.846.000

Có TK 3351 : 3.846.000Khi lập báo cáo tài chính quý 2, căn cứ vào Biên bản xét chính sách bán hàng

(Mẫu: Phụ lục 7 – Trang 73), kế toán kết chuyển số tiền từ TK 3351 sang TK 131, ghi giảm số phải thu khách hàng:

Nợ TK 3351 : 5.346.000Có TK 131 : 5.346.000

Đến tháng 10, đại lý Tuyết tiếp tục mua hàng của chi nhánh (từ tháng 7 đến tháng 9, đại lý không mua hàng của chi nhánh), khi đó số chiết khấu thương mại đại lý Tuyết được hưởng của 6 tháng đầu năm sẽ được thể hiện trực tiếp trên hóa đơn GTGT này (Hóa đơn GTGT số 005749)

Các bút toán phản ánh giá vốn và doanh thu vẫn được thực hiện như bình thường.

Sau mỗi lần nhập dữ liệu, kế toán thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 3351, Sổ cái TK 5211 và Sổ cái TK 131.

STTTên sản phẩm, hàng

hóa

Đơn vị

tính

Số lượngCộng

Quý 1 Quý 2

1 Bắp nếp lai MX2 Kg 3000 1000 4000

2 Bắp nếp lai MX10 Kg 80 50,3 130,3

Cộng - - -

39


HÓA ĐƠN (GTGT)

Liên 1: Lưu Mẫu số 01: GTKT 3LL-02

Ngày 01 tháng 10 năm 2009 Ký hiệu: AA/2009-T

Số: 005749

Đơn vị bán hàng : CHI NHÁNH CTY CP GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM

Địa chỉ : Số nhà 14, ngõ 489 Nguyễn Văn Cừ, Quận Long Biên, TP Hà Nội

Tài khoản : Ngân hàng:

Điện thoại : (04) 3827.4343 MST : 0302634683-005

Họ tên người mua : Lê Thị Ánh Tuyết

Đơn vị :

Địa chỉ : Kiến An, Hải Phòng Ngân hàng:

Hình thức thanh toán: Chiết khấu MST :

STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVTSố

lượng

Đơn giá

(VND)

Thành tiền

(VND)

A B C 1 2 3

1 Bắp nếp lai MX4 Kg 200.0 30,000 6,000,000

2 Cà chua VNSS85 (5G) Gói 10.0 72,000 720,000

Chiết khấu bắp (5,346,000)

Cộng tiền hàng 1,374,000

Thuế suất GTGT: % Tiền thuế GTGT

Tổng cộng tiền thanh toán 1,374,000

Số tiền bằng chữ: Một triệu ba trăm bảy mươi tư nghìn đồng



Người mua hàng


Thủ trưởng đơn vị

(Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Hình 2.18: Hóa đơn GTGT (có chiết khấu thương mại)

40



4. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh.

4.1. Kế toán chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Chi phí bán hàng của chi nhánh cũng bao gồm các khoản chi phí theo quy định, gồm có các khoản chi phí như: Chi phí nhân viên bán hàng, chi phí vật liệu, bao bì, chi phí dụng cụ, đồ dùng, …

Các chi phí về tiền lương và khấu hao TSCĐ do phòng kế toán của công ty theo dõi rồi gửi bảng phân bổ về cho chi nhánh. Chi nhánh chỉ tiến hành chấm công cho cán bộ công nhân viên chi nhánh.

Với các khoản trích theo lương: thông thường được hạch toán vào chi phí của đơn vị, tuy nhiên do chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc, theo quy định của công ty, chi nhánh sẽ không hạch toán vào chi phí mà hạch toán vào khoản phải trả nội bộ

41


trên TK 336 dựa trên bảng phân bổ do công ty gửi về (Bảng tổng hợp chi phí khấu hao, lương phân bổ thêm và BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ – Mẫu: Phụ lục 9 – Trang 75). Dựa trên bảng phân bổ này, kế toán hạch toán:

Nợ TK 336Có TK 338 (3382, 3383, 3384, 3389)

Chi phí khấu hao TSCĐ được chia theo chi phí khấu hao tại nhà máy và tại chi nhánh. Những chi phí khấu hao phát sinh tại nhà máy được hạch toán vào TK 6274 “Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận sản xuất chung”, còn những chi phí khấu hao phát sinh tại chi nhánh thì hạch toán hết vào TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý” (chi nhánh không tách thành chi phí khấu hao bộ phận bán hàng và chi phí khấu hao bộ phận quản lý).

a. Chứng từ và tài khoản sử dụng.

Chứng từ sử dụng trong hạch toán chi phí bán hàng gồm:- Hóa đơn mua hàng (Hóa đơn GTGT)- Phiếu chi- Bảng lương nhân viên….Tài khoản sử dụng là TK 641. Tài khoản này có các tài khoản con như sau:- TK 6411: Chi phí nhân viên bán hàng- TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì- TK 6415: Chi phí bảo hành- TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài- TK 6418: Chi phí bằng tiền khác

b. Phương pháp hạch toán.

Khi phát sinh các khoản chi phí, căn cứ vào các chứng từ ban đầu, kế toán hạch toán:

Nợ TK 641Có TK liên quan (TK 334, TK152…)

Sau khi nhập số liệu, kế toán thực hiện bút toán cập nhật sổ cái để máy tính cập nhật và lên Sổ cái TK 641 cũng như Sổ cái các TK chi tiết.

Dưới đây là một số nghiệp vụ phát sinh liên quan đến chi phí bán hàng tại chi nhánh:

- Chi phí lương nhân viên: Để xác định chi phí lương nhân viên bộ phận bán hàng, căn cứ vào Bảng lương nhân viên chi nhánh do công ty gửi ra, kế toán căn cứ vào vị trí công việc của từng người để xác định các khoản lương nhân viên thuộc bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý rồi tổng hợp lại và nhập dữ liệu vào máy tính (Mục: Kế toán tổng hợp/ Nhập liệu/ Bút toán nhật ký chung).

42


Cộng số tiền từng bộ phận trên cột “Cộng” trừ đi BHXH trả thay lương (của các đối tượng hưởng chế độ do Bảo hiểm chi trả như thai sản…) để hạch toán lương.

Ví dụ:Cuối tháng, quý, căn cứ vào Bảng thanh toán lương nhân viên tháng

10/2009 do phòng kế toán công ty gửi về, kế toán tính toán, nhập số liệu, máy tính hạch toán:

Nợ TK 6411 : 57.199.121Có TK 334 : 57.199.121

Sau khi nhập số liệu, thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, máy tính sẽ tự động cập nhật lên Sổ cái TK 6411, Sổ cái TK 334.

43


Hình 2.20: Bảng thanh toán lương nhân viên tháng 10/2009

44


Hình 2.21 : Sổ cái TK 6411

- Chi phí dịch vụ mua ngoài của bộ phận bán hàng, thanh toán bằng tiền mặt:Ví dụ: Căn cứ vào phiếu chi số 01405/09HN kế toán nhập số liệu, hạch toán:

Nợ TK 6417 : 7.990.476Nợ TK 1331 : 399.524

Có TK 111 : 8.390.000

45


Hình 2.22: Phiếu chi 01405/09HN

Sau đó thực hiện bút toán cập nhật Sổ cái TK 6417.

46



47


- Chi phí bằng tiền khác của bộ phận bán hàng:Ví dụ: Căn cứ vào Giấy đi đường, vé tàu xe, Phiếu chi số 01428/09HN ngày

12/10/2009 (tiền công tác phí bộ phận bán hàng), hạch toán:Nợ TK 6418 : 220.500

Có TK 111 : 220.500Sau đó thực hiện bút toán cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 6418


48


- Cuối kỳ thực hiện bút toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh:

Nợ TK 911Có TK 641 (6411, 6412, 6415, 6417, 6418)

4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí liên quan đến hoạt động quản lý doanh nghiệp, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung của doanh nghiệp. Chi phí quản lý của chi nhánh gồm các chi phí như: Chi phí nhân viên quản lý chi nhánh, chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí khấu hao TSCĐ, thuế, phí và lệ phí….

Cũng như chi phí bán hàng, chi phí nhân viên quản lý chi nhánh và chi phí khấu hao TSCĐ của chi nhánh không do phòng kế toán chi nhánh theo dõi mà do phòng kế toán công ty thực hiện và gửi Bảng phân bổ về chi nhánh.

a. Chứng từ, tài khoản sử dụng.

Chứng từ sử dụng cũng là các Hóa đơn mua hàng, Phiếu chi, Phiếu xuất kho, Bảng lương, Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ… giống như chi phí bán hàng.

Tài khoản sử dụng là TK 642. Tài khoản này gồm các TK chi tiết sau:- TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý- TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý- TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng- TK 6424: Chi phí khấu hao- TK 6425: Thuế, phí và lệ phí- TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài- TK 6428: Chi phí bằng tiền khác


Khi phát sinh các khoản chi phí liên quan đến bộ phận quản lý chi nhánh, kế toán căn cứ vào các chứng từ ban đầu (Phiếu chi, phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ…) để hạch toán.

Sau khi nhập số liệu, kế toán thực hiện bút toán cập nhật sổ cái để lên sổ cái các tài khoản chi tiết.

Các khoản chi phí về lương nhân viên, chi phí dụng cụ, đồ dùng, chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý, chi phí dịch vụ mua ngoài… hạch toán tương tự chi phí bán hàng.

Dưới đây là một số nghiệp vụ liên quan đến chi phí quản lý phát sinh tại chi nhánh:

- Chi phí khấu hao TSCĐ: Như trên đã trình bày, chi phí khấu hao TSCĐ của chi nhánh được hạch toán hết vào TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ”. Chi phí khấu hao được trích theo quý. Căn cứ vào Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ (Mẫu: Phụ lục 8

49


– Trang 74), kế toán xác định các khoản chi phí khấu hao phát sinh tại chi nhánh và tại nhà máy, cộng số liệu, đối chiếu số tổng cộng chi phí khấu hao tại chi nhánh và tại nhà máy với số liệu trên Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ (Mẫu: Phụ lục 9 – Trang 75) rồi số liệu vào máy tính (Mục: Kế toán tổng hợp/ Nhập liệu/ Bút toán nhật ký chung).

Ví dụ:Căn cứ vào Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ tháng 10/2009 do công ty gửi ra, kế

toán xác định và tính toán các khoản chi phí khấu hao của tài sản tại chi nhánh nhập số liệu vào máy tính, máy tính định khoản:

Nợ TK 6424 : 19.090.920Có TK 214 : 19.090.920

Sau đó thực hiện lệnh cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 6424.

Hình 2.25 :Sổ cái TK 6424

- Chi phí về thuế, phí và lệ phí: Căn cứ vào Giấy đề nghi thanh toán công tác phí, Phiếu chi số 01408/09HN ngày 09/10/2009, kế toán hạch toán:

Nợ TK 6425 : 409.400Có TK 111 : 409.400

Sau đó thự hiện bút toán cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 6425.

50



51


- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Căn cứ vào Phiếu chi số 01385/09HN ngày 02/10/2009, kế toán nhập dữ liệu, máy tính hạch toán:

Nợ TK 6427 : 2.400.000Có TK 111 : 2.400.000

Hình 2.27: Phiếu chi số 01385/09HN

52


Sau đó thực hiện bút toán cập nhật sổ cái, lên Sổ cái TK 6427


- Chi phí nhân viên quản lý và các chi phí khác liên quan đến bộ phận quản lý: làm tương tự chi phí bán hàng.

Cuối kỳ kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh:

Nợ TK 911 :Có TK 642 (6421, 6422, 6423, 6424,…):

53


4.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh.

Kết quả kinh doanh là kết quả cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh. Xác định kết quả kinh doanh sẽ cho biết trong kỳ doanh nghiệp kinh doanh lãi hay lỗ, nói cách khác là cho biết hệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ.

Chi nhánh không có các hoạt động đầu tư tài chính nên kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của chi nhánh chỉ là sự chênh lệch giữa doanh thu bán hàng thuần trừ (-) giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý.

a. Tài khoản sử dụng.

Hạch toán xác định kết quả kinh doanh sử dụng TK 911 “Xác định kết quả kinh doanh”.


Cuối kỳ, căn cứ vào Sổ cái các tài khoản, kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển như sau:

- Kết chuyển giá vốn hàng bán: Nợ TK 911 : 13.013.409.377

Có TK 6322 : 13.013.409.377- Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần:

Nợ TK 5112 : 23.146.847.600Có TK 911 : 23.146.847.600

- Kết chuyển chi phí bán hàng:Nợ TK 911 : 1.082.592.368

Có TK 6412 : 32.813.267Có TK 6415 : 5.759.100Có TK 6417 : 275.446.316Có TK 6418 : 768.573.685

Thông thường TK 6411 cũng được thực hiện kết chuyển như trên, tuy nhiên do có điều chỉnh giảm hạch toán lương phân bổ thêm của công nhân viên chi nhánh ngày 31/12/2009, khiến TK 6411 cuối kỳ có số dư Có, nên trong quý 4/2009, bút toán kết chuyển TK 6411 được hạch toán như sau:

Nợ TK 6411 : 376.225.603Có TK 911 : 376.225.603

54


- Kết chuyển chi phí quản lý:Nợ TK 911 : 856.589.071

Có TK 6421 : 363.327.530Có TK 6422 : 72.351.995Có TK 6423 : 2.621.500Có TK 6424 : 19.090.920Có TK 6425 : 8.835.400Có TK 6427 : 152.184.460Có TK 6428 : 238.177.266


55


Sau khi thực hiện các bút toán kết chuyển, máy tính sẽ tự động cập nhật, lên báo cáo kết quả kinh doanh.

c. Báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánh.

Sản phẩm cuối cùng của một kỳ sản xuất kinh doanh là các Báo cáo tài chính, trong đó Báo cáo kết quả kinh doanh cung cấp cho người sử dụng các thông tin về doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ hạch toán, phục cụ cho việc đánh giá hiệu quả kinh doanh và khả năng sinh lợi của doanh nghiệp. Thông qua số liệu trên báo cáo kết quả kinh doanh có thể kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch, thu nhập, chi phí và kết quả của từng loại hoạt động và kết quả chung của doanh nghiệp trong một kỳ.

Dưới đây là Báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánh trong quý 4/2009

56


Hình 2.30: Báo cáo kết quả kinh doanh chi nhánh quý IV/2009

57


5. Nhận xét chung về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.

Với những gì đã trình bày trong chương I và II, em hi vọng đã phác họa được phần nào bức tranh về đặc điểm hoạt động kinh doanh của chi nhánh nói chung và công tác hạch toán kế toán nói riêng, đặc biệt là công tác hạch toán kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh. Qua thời gian thực tập tại đây đã giúp em hiểu được thêm hoạt động của một doanh nghiệp, đặc biệt là hoạt động kế toán. Dưới đây, em xin đưa ra một vài ý kiến nhận xét về thực trạng kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.

5.1. Ưu điểm.

Về tổ chức bộ máy kế toán

Bộ máy kế toán chi nhánh được phân công tương đối hợp lý, phù hợp với quy mô và chức năng hoạt động của chi nhánh. Việc thường xuyên có sự đối chiếu và báo cáo tình hình giữa nhân viên kế toán với kế toán trưởng, lãnh đạo chi nhánh và phòng kế toán công ty giúp cho Ban giám đốc chi nhánh và công ty nắm được tình hình hoạt động của chi nhánh một cách rõ ràng nhất để đưa ra những quyết định kịp thời, phù hợp. Đặc biệt, hàng ngày kế toán hàng hóa đều gửi báo cáo về tính hình biến động vật tư, hàng hóa của chi nhánh cho kế toán trưởng, Ban giám đốc và Trưởng phòng kinh doanh tạo điều kiện cho công việc kinh doanh của chi nhánh được thực hiện tốt hơn. Hàng tháng công tác kiểm kê kho đều được thực hiện theo quy định của công ty.

Kế toán công nợ cũng thường xuyên đối chiếu và kiểm tra công nợ khách hàng (công việc này thường được diễn ra hàng tháng hoặc khi cần thiết), đảm bảo cho việc phản ánh kịp thời và thực hiện thanh toán diễn ra nhanh chóng, tránh việc ứ đọng vốn kéo dài.

Về hình thức kế toán

Nhờ việc sử dụng phần mềm kế toán mà công việc kế toán được đơn giản rất nhiều. Kế toán chỉ cần căn cứ vào các chứng từ gốc, nhập dữ liệu vào máy tính, phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán liên quan. Đồng thời việc lên báo cáo cũng được phần mềm kế toán thực hiện.

Chi nhánh sử dụng phần mềm kế toán Accnet, phần mềm này được thiết kế rất chi tiết và tiện dụng cho mỗi phần hành kế toán, báo cáo kế toán. Ví dụ: Khi muốn xem Báo cáo bán hàng chi tiết, tùy theo yêu cầu sử dụng, nhân viên kế toán có thể lựa chọn xem theo khách hàng hoặc theo sản phẩm (mã vật tư). Như vậy giúp cho việc quản lý, sử dụng đơn giản đi rất nhiều. Hơn nữa sử dụng phầm mềm kế toán giúp cho việc tính toán chính xác, nhanh chóng, tạo sự thống nhất trong tổ chức hạch toán kế toán tại chi nhánh, ví dụ như việc phần mềm tự động điều chỉnh giá vốn hàng bán vào cuối quý, nhân viên kế toán chỉ cần nhập số liệu, thực hiện lệnh Tính giá trung bình và Cập nhật sổ cái mà không cần có các bút toán điều chỉnh giá vốn.

58


Về chứng từ, sổ sách kế toán

Chi nhánh đang sử dụng tương đối đầy đủ các chứng từ, sổ sách kế toán theo quy định của Bộ Tài chính. Các chứng từ được kiểm tra và tổ chức luân chuyển khá hợp lý và chặt chẽ. Sau quá trình luân chuyển, các chứng từ được lưu trữ thành các file theo từng quý của từng năm, thuận lợi cho việc theo dõi, kiểm tra sau này.

Về báo cáo kế toán

Cuối kỳ kế toán chi nhánh lập các báo cáo tài chính một một cách đầy đủ theo quy định gửi về phòng kế toán công ty để lập báo cáo hợp nhất kịp thời và gửi cho cơ quan thuế đúng thời hạn.

Ngoài các báo cáo tài chính, chi nhánh còn sử dụng các báo cáo nội bộ (Báo cáo bán hàng chi tiết, Báo cáo chi tiết công nợ…) giúp cho Ban Giám đốc chi nhánh cũng như Ban Giám đốc công ty có thể theo dõi, đánh giá công việc một cách dễ dàng, nhanh chóng và có những quyết định kịp thời.

Về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả

Có thể nói, từ những ưu điểm trong chính sách kế toán nói chung đã tạo thuận lợi cho công tác hạch toán kế toán tại chi nhánh, tạo ra sự thống nhất, kịp thời, chính xác, chuyên môn hóa trong công tác hạch toán kế toán nói chung, cũng như hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng:

Phương pháp kế toán kê khai thường xuyên được sử dụng, đảm bảo cập nhật số lượng xuất, nhập, tồn sản phẩm, hàng hóa, vật tư kịp thời, giúp nhân viên kinh doanh có thể theo dõi và bố trí nhận đơn hàng cũng như đặt hàng, thúc đẩy hoạt động sản xuất của chi nhánh, đảm bảo đủ lượng hàng cần thiết cho dự trữ và tiêu thụ trong kỳ, hạn chế việc hư hại sản phẩm do để quá lâu…

Việc theo dõi công nợ của khách hàng được chuyên môn bởi kế toán bán hàng và công nợ. Việc đối chiếu công nợ, thực hiện các chính sách ưu đãi, chiết khấu, các chính sách thanh toán cũng được thực hiện tương đối tốt, tạo được sự tin tưởng của khách hàng.

Việc chi nhánh trích trước khoản chiêt khấu thương mại khách hàng được hưởng trên TK 3351 mà không giảm trực tiếp số phải thu của khách hàng trên TK 131 là phù hợp với quy mô và đặc thù kinh doanh của công ty cũng như của chi nhánh. Như vậy sẽ giúp cho việc theo dõi cũng như thực hiện chính sách với khách hàng đơn giản hơn (chỉ phải xét thưởng khối lượng cho khách hàng hai lần một năm).

Về trích lập các khoản dự phòng: Do các sản phẩm của chi nhánh là sản phẩm nông nghiệp, việc sản xuất, kinh doanh cũng chịu sự ảnh hưởng của tính mùa vụ, đồng thời với sự biến động của giá cả hàng hóa như hiện nay, chi nhánh đã thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”) và dự phòng phải thu khó đòi (TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”) theo quy định của Bộ Tài chính, phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, giúp chi nhánh hạn chế được những biến động của giá cả hàng hóa và hạn chế tác động của những

59


khoản nợ không đòi được. Điều này là rất phù hợp với sản phẩm mang tính đặc thù của chi nhánh và chính sách thanh toán mà công ty đang áp dụng (phần lớn các hợp đồng mua bán đều được chi nhánh áp dụng trả sau cho các đại lý)

5.2. Tồn tại, hạn chế.

Bên cạnh những ưu điểm trên, công tác kế toán tại chi nhánh vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau:


Bộ máy kế toán chỉ gồm năm người, một số người lại phải kiêm nhiệm công việc khác (Kế toán trưởng kiêm phụ trách nhân sự, Kế toán hàng hóa kiêm công việc văn phòng), như vậy sẽ làm cho công tác kế toán nhiều lúc bị chậm lại do phải đồng thời giải quyết quá nhiều công việc. Đặc biệt vào thời điểm mùa vụ, việc kiêm nhiệm như vậy nhiều lúc làm cho công việc không đảm bảo.

Về sử dụng hệ thống máy tính trong chi nhánh

Mỗi nhân viên kế toán trong chi nhánh đều được trang bị một máy vi tính riêng, ngoài ra còn có máy in, máy photo, máy scan… Tuy nhiên nhiều máy móc đã cũ, hết khấu hao nhưng vẫn phải sử dụng, nhiều khi xảy ra hỏng hóc, trục trặc làm gián đoạn công việc, ảnh hưởng đến hoạt động của chi nhánh.

Về sử dụng hệ thống tài khoản của chi nhánh

Chi nhánh không sử dụng các tài khoản tổng hợp như TK 641, 642 mà khi có các nghiệp vụ phát sinh, kế toán hạch toán trực tiếp vào các TK chi tiết (6411, 6421…) như vậy khi cần lấy số liệu tổng cộng lại phải tính toán, cộng lại của từng TK chi tiết, sẽ mất thêm thời gian. Tuy nhiên đây cũng là một hạn chế của phần mềm kế toán mà chi nhánh đang sử dụng.


Việc đối chiếu công nợ của chi nhánh nhìn chung được thực hiện thường xuyên, nghiêm túc. Tuy nhiên, do kế toán công nợ phải làm cả công việc của kế toán bán hàng nên nhiều khi dẫn đến chồng chéo công việc. Ví dụ: khi nhân viên kế toán đi đối chiếu công nợ hàng tháng thì một nhân viên kế toán khác của chi nhánh lại phải phụ trách thêm việc kế toán bán hàng, nhiều khi dẫn đến quá tải, không làm hết việc, ảnh hưởng đến hiệu quả công việc. Hoặc vào thời điểm mùa vụ, khách hàng đông, kế toán bán hàng không thể đi đối chiếu công nợ như bình thường có thể dẫn đến không theo dõi kịp thời, vốn của chi nhánh thu hồi chậm, ứ đọng vốn do không đôn đốc khách hàng thanh toán kịp thời….

Việc ghi nhận giá xuất kho theo phương pháp giá bình quân gia quyền với giá vốn được ghi nhận tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ là giá của kỳ trước, như vậy sẽ không phản ánh được chính xác giá vốn hàng bán tại thời điểm đó. Điều này cũng làm cho việc xác định kết quả kinh doanh của công ty nói chung và của chi nhánh nói riêng chưa phản ánh được chính xác. Nhược điểm này càng được bộc lộ trong điều kiện giá các mặt hàng nông sản do chi nhánh kinh doanh hiện nay có sự biến động rất lớn,

60


khiến cho việc ra các quyết định kinh doanh, các chính sách về giá trở nên khó khăn hơn.

Việc áp dụng các hình thức bán hàng: Hiện nay chi nhánh không áp dụng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng (tất cả hàng hóa đều phải đưa về nhập tại kho chi nhánh hoặc kho nhà máy rồi mới được xuất bán), điều này làm cho việc theo dõi, hạch toán đơn giản hơn. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, nó sẽ làm tăng chi phí của chi nhánh. Ví dụ, hàng được đưa từ công ty ra (từ thành phố Hồ Chí Minh) để bán cho một đại lý ở Nghệ An. Theo cách mà chi nhánh đang áp dụng thì toàn bộ số hàng này phải được đưa về nhập kho sau đó mới tiến hành xuất bán. Như vậy chi phí vận chuyển sẽ tăng, làm chi phí bán hàng tăng, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của chi nhánh.

Về quy trình bán hàng: Trong trường hợp hàng được xuất từ kho nhà máy, do điều kiện về địa lý, chi nhánh và nhà máy ở cách xa nhau nên khi có đơn hàng, khách hàng đến chi nhánh làm các thủ tục cần thiết để mua hàng, kế toán chi nhánh lập Phiếu xuất kho, gửi mail xuống nhà máy để kế toán và thủ kho dưới nhà máy làm các thủ tục giao hàng. Thêm vào đó, hàng tuần thủ kho và kế toán nhà máy đều phải mang chứng từ lên chi nhánh hoặc lên chi nhánh để ký các chứng từ cấn thiết. Điều này vừa tốn thêm thời gian và cũng ảnh hưởng, gián đoạn đến công việc kinh doanh của chi nhánh. Tuy nhiên đây là những hạn chế khách quan, không tránh khỏi.

Về việc hạch toán các khoản trích theo lương: Các khoản trích theo lương của chi nhánh không được hạch toán vào chi phí (chi phí bán hàng và chi phí quản lý) sẽ làm giảm các khoản chi phí này. Mặc dù là đơn vị hạch toán phụ thuộc và các chi phí này vẫn được tính vào chi phí của công ty khi xác định kết quả kinh doanh hợp nhất toàn công ty, tuy nhiên việc xác định kết quả của chi nhánh lại thiếu chính xác.

Về việc hạch toán chi phí khấu hao tài sản cố định: Toàn bộ chi phí khấu hao TSCĐ phát sinh tại chi nhánh đều được hạch toán vào TK 6424 “Chi phí khấu hao TSCĐ bộ phận quản lý” mà không tách chi phí khấu hao của bộ phận bán hàng, như vậy tuy không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh của chi nhánh nhưng nó vẫn không phản ánh chính xác hiệu quả làm việc của từng bộ phận.

61


Chương III

CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH

1. Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ở nước ta có nhiều thành phần kinh tế tham gia, đã và đang đi dần vào ổn định. Với chính sách mở cửa cùng với việc là thành viên chính thức thứ 150 của tổ chức thương mại thế giới WTO đã đưa thị trường nước ta tiếp cận với thị trường trong khu vực và thế giới. Chính điều này đòi hỏi các doanh nghiệp không ngừng đổi mới và vươn lên để tồn tại và đứng vững trên thị trường, chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam cũng không nằm ngoài quy luật đó. Trong nền kinh tế như hiện nay thì sự thành bại của doanh nghiệp phụ thuộc rất nhiều vào hệ thống thông tin kế toán. Trong kinh doanh nếu các quyết định của công ty được ban hành trên một lượng thông tin thiếu chính xác, không kịp thời thì sự thất bại là khó tránh khỏi. Do đó, các thông tin do kế toán cung cấp cho nhà quản lý về hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp phải đầy đủ, chính xác và kịp thời nhất .Bên cạnh đó các báo cáo tài chính của doanh nghiệp do kế toán tài chính đưa ra còn cung cấp thông tin cho các cổ đông, bạn hàng, khách hàng, các nhà đầu tư về tình hình tài chính, triển vọng phát triển kinh doanh của doanh nghiệp để có quyết định đầu tư đúng đắn .Do đó phải hoàn thiện và đổi mới không ngừng công tác kế toán cho phù hợp với yêu cầu quản lý trong nền kinh tế thị trường hiện nay.

Các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh như hiện nay luôn coi quá trình bán hàng và tiêu thụ hàng hoá là mục tiêu hàng đầu. Có tiêu thụ được hàng hoá thì doanh nghiệp mới đạt được mục tiêu lợi nhuận, thúc đẩy quá trình chu chuyển vốn lưu động và tạo điều kiện cho việc mở rộng quy mô kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh không những giúp cho doanh nghiệp có những thông tin đầy đủ, chính xác kịp thời phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà còn thuận tiện cho các nhà quản lý có thể rà soát lại phương hướng và kinh doanh đảm bảo không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị . Đối với cấp trên thực hiện tốt công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả ở đơn vị cơ sở cũng chính là cơ sở cho việc kiểm tra tình hình quản lý và sử dụng vốn, tình hình thực hiện pháp luật, chế độ quản lý kinh tế của nhà nước. Muốn vậy, việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng phải tuân thủ những nguyên tắc sau:

Thứ nhất, phải tuân thủ chế độ tài chính và chế độ kế toán hiện hành: Hoạt động trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp phải chịu sự quản lý, điều hành và kiểm

62


soát của Nhà nước bằng pháp luật và các biện pháp hành chính, các công cụ quản lý kinh tế. Chính vì vậy, các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán phải dựa trên chế độ quản lý tài chính và chế độ kế toán hiện hành. Có như thế, kế toán mới thực sự là công cụ quản lý không chỉ trong phạm vi doanh nghiệp mà còn của cả Nhà nước đối với các doanh nghiệp trong nền kinh tế quốc dân. Việc tuân thủ chế độ kế toán hiện hành thể hiện từ việc tuân thủ hệ thống tài khoản sử dụng, phương pháp và trình tự kế toán, đến việc sử dụng hệ thống sổ sách kế toán, lập báo cáo.

Thứ hai, công tác tổ chức kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của công ty: Nền kinh tế nước ta hiện nay là nền kinh tế nhiều thành phần, mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm về sản xuất kinh doanh cũng như yêu cầu về quản lý riêng. Nhà nước ban hành các chính sách và các quy định chung cho tất cả các loại hình doanh nghiệp chỉ mang tính hướng dẫn cho các doanh nghiệp. Vì vậy, các doanh nghiệp phải biết vận dụng một cách linh hoạt, phù hợp với điều kiện, đặc điểm của doanh nghiệp mình. Việc vận dụng phù hợp cũng cần phải đảm bảo sự thống nhất về phương pháp đánh giá, về việc sử dụng chứng từ, tài khoản, cũng như hệ thống sổ sách báo cáo.

Thứ ba là phải đáp ứng việc cung cấp thông tin kịp thời, chính xác: Đây là yêu cầu không thể thiếu được trong tổ chức công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh. Bởi kế toán là khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý của các nhà quản trị doanh nghiệp, do vậy việc hoàn thiện công tác kế toán phải đáp ứng được yêu cầu đối với thông tin là phải kịp thời, chính xác, phù hợp, giúp đạt hiệu quả tối ưu trong việc đưa ra quyết định.

Cuối cùng, việc tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả, mục đích hoạt động của các doanh nghiệp là tối đa hóa lợi nhuận. Để đạt được mục tiêu này, cùng với việc không ngừng tăng doanh thu các doanh nghiệp, cần phải có các biện pháp hữu hiệu, hạ thấp chi phí có thể được, đây là một yêu cầu tất yếu đặt ra với các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường.

Những nguyên tắc trên phải được thực hện một cách đồng bộ mới có thể tổ chức thực hiện tốt và đầy đủ các nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế toán nói chung, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh nói riêng trong doanh nghiệp.

2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.

Trên cơ sở đi sâu tìm hiểu công tác hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh, em xin đưa ra một số ý kiến đề xuất nhằm khắc phục những hạn chế và hoàn thiện hơn nữa công tác hạch toán kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh như sau:


63


Với khối lượng công việc là tương đối nhiều như vậy, chi nhánh có thể tuyển thêm nhân sự, tách bộ phận kế toán và bộ phận nhân sự riêng, như vậy sẽ đảm bảo công việc được chuyên môn hóa, hiệu quả cao hơn.

Có thể luân chuyển thường xuyên hơn nữa giữa các bộ phận kế toán để mọi người có thể đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau, tránh lúng túng khi có nhân viên đi vắng hoặc tạm nghỉ; giúp cho công việc luôn được xử lý kịp thời, thông suốt, không bị dồn ứ.

Chế độ lương thưởng cho nhân viên kế toán cũng cần được quan tâm hơn để tạo động lực làm việc và cống hiến cho chi nhánh. Đặc biệt là vào thời điểm mùa vụ, chi nhánh có thể tăng phụ cấp hoặc có tiền thưởng cho nhân viên.

Bên cạnh đó, việc nâng cao trình độ hiểu biết về máy tính cho tất cả các nhân viên trong chi nhánh nói chung và nhân viên kế toán nói riêng cũng là cần thiết, đặc biệt trong thời buổi công nghệ thông tin như hiện nay. Việc này giúp chi nhánh tránh được tình trạng ngừng trệ công việc khi xảy ra một số sự cố máy tính đơn giản không cần thiết phải có sự hỗ trợ của các chuyên gia máy tính. Như vậy cũng giúp chi nhánh giảm được một khoản chi phí, tăng hiệu quả công việc.

Về sử dụng máy tính trong chi nhánh

Chi nhánh nên đề xuất ý kiến lên Ban Giám đốc công ty trang bị thêm máy tính thay thế cho những máy tính đã cũ và thường xuyên hỏng. Ngoài ra cũng nên trang bị mới máy photo, máy in để đảm bảo công việc được xử lý nhanh chóng, thuận lợi thay cho việc phải thường xuyên gọi thợ sửa chữa đến.


Thứ nhất, chi nhánh có thể áp dụng tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân liên hoàn thay cho phương pháp bình quân gia quyền như hiện nay để xác định giá vốn hàng bán một cách chính xác hơn tại thời điểm xuất bán, góp phần đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý cho công ty cũng như cho chi nhánh.

Thứ hai, chi nhánh có thể áp dụng hình thức bán buôn vận chuyển thẳng một cách linh hoạt hơn, không nhất thiết lúc nào cũng phải đưa sản phẩm về nhập kho rồi mới xuất bán. Điều này sẽ giúp chi nhánh giảm đáng kể chi phí trong nhiều trường hợp như ví dụ đã nêu.

Thứ ba, chi nhánh nên tách chi phí khấu hao của bộ phận bán hàng và bộ phận quản lý để xác định kết quả của từng bộ phận rõ ràng hơn.

Thứ tư là việc hạch toán các khoản trích theo lương: chi nhánh là đơn vị hạch toán phụ thuộc nên không hạch toán các khoản trích theo lương vào chi phí theo quy định của công ty, làm giảm chi phí của chi nhánh dẫn đến kết quả kinh doanh của chi nhánh thiếu chính xác. Tuy nhiên theo xu hướng phát triển của nền kinh tế, nếu có thể, công ty nên tổ chức cho chi nhánh hạch toán độc lập để xác định chính xác hơn kết quả cũng như hiệu quả kinh doanh của từng đơn vị phụ thuộc, tạo sự thi đua làm việc giữa các chi nhánh, trạm trại của công ty.

64


2. Điều kiện thực hiện giải pháp.

Để thực hiện các giải pháp nêu trên, điều quan trọng nhất là mỗi nhân viên chi nhánh cần ý thức rõ vị trí, vai trò, nắm được chức năng, nhiệm vụ của mình trong chi nhánh, coi mình là một phần của chi nhánh để có thể hết mình cống hiến cho sự phát triển của chi nhánh; thường xuyên trau dồi kiến thức chuyên môn, học hỏi kinh nghiệm thực tế như vậy vừa có ích cho bản thân lại vừa có thể giúp chi nhánh phát triển hơn.

Về tổ chức bộ máy kế toán: Việc bổ sung nhân viên cho phòng kế toán hay tuyển nhân viên để tách bộ phận phụ trách nhân sự của chi nhánh là cần thiết trong điều kiện phát triển kinh tế, hội nhập và cạnh tranh như hiện nay. Công ty có thể xem xét, đánh giá tình hình thực tế và khả năng của mình để nâng chi nhánh Hà Nội trở thành công ty con của mình. Như vậy bộ máy tổ chức chi nhánh nói chung, bộ máy kế toán nói riêng sẽ được hoàn thiện hơn.

65


KẾT LUẬN

Kế toán tiêu thụ và xác định kết quả là một trong những phần hành quan trọng đối với doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp có hoạt động đặc thù chủ yếu là kinh doanh như chi nhánh. Sau thời gian thực tập tại chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội, em nhận thấy: nhìn chung công tác kế toán tại chi nhánh được thực hiện tương đối đầy đủ, hợp lý; đảm bảo cung cấp thông tin một cách kịp thời và chi tiết đến lãnh đạo chi nhánh và lãnh đạo công ty. Từ đó góp phần giúp công ty xây dựng định hướng và chiến lược kinh doanh một cách hợp lý, mang lại hiệu quả cao cho chi nhánh, ngày càng tạo được lòng tin với khách hang, đồng thời khẳng định được vị trí của mình trong ngành nông nghiệp nước nhà. Bên cạnh sự đổi mới trong công tác quản lý, chi nhánh cũng chú trọng tới việc hoàn hiện công tác kế toán nói chung và kế toán tiêu thụ và xác định kết quả nói riêng, góp phần thúc đẩy hoạt động kinh doanh của chi nhánh.

Do những hạn chế về kinh nghiệm thực tế, về nhận thức cũng như cách diễn đạt, trình bày nên khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu xót, kính mong các thầy cô giáo và các anh chị trong phòng kế toán chi nhánh thông cảm và góp ý, chỉ bảo thêm để khóa luận của em hoàn thiện hơn.

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn các anh chị trong phòng kế toán chi nhánh đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành khóa luận này.

Em xin chân thành cảm ơn!Hà Nội, ngày 07 tháng 06 năm 2011

Sinh viên thực hiện

66


PHỤ LỤC

PHỤ LỤC 1

Sổ cái TK 6412

67


PHỤ LỤC 2Sổ cái TK 6421

68


PHỤ LỤC 3Sổ cái TK 6422

69


PHỤ LỤC 4

Sổ cái TK 6423

70


PHỤ LỤC 5 Sổ cái TK 6428

71


PHỤ LỤC 6

Thư xác nhận hàng gửi đại lý

72


PHỤ LỤC 7

Biên bản xét chính sách bán hàng

73


PHỤ LỤC 7

Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ

74


PHỤ LỤC 9

Bảng tổng hợp chi phí khấu hao, lương phân bổ thêm và BHXH BHYT, BHTN, KPCĐ quý 1/2011

75


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

- PGS. TS. Nghiêm Văn Lợi (2009), Giáo trình kế toán tài chính, Nhà xuất bản

Tài chính, Hà Nội.

- PGS. TS. Nghiêm Văn Lợi (2006), Giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản

Tài chính, Hà Nội.

- PGS.TS Nguyễn Văn Công (2008), Kế toán doanh nghiệp, Nhà xuất bản Đại

học Kinh tế quốc dân, Hà Nội.

- Chế độ kế toán doanh nghiệp (quyển 1, 2).

- Báo cáo kết quả kinh doanh chi nhánh.

- Điều lệ, quy chế công ty; bản mô tả công việc của chi nhánh.

- Các chứng từ, sổ sách của chi nhánh.

- Và thông tin được tìm kiếm trên một số website như:

www.webketoan.com

www.google.com.vn

www.ssc.com.vn

www.tailieu.vn

76

http://www.ssc.com.vn/

http://www.google.com.vn/

http://www.webketoan.com/


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU..................................................................................................................................... 1

Chương I. TỔNG QUAN VỀ CHI NHÁNH CÔNG TY CỔ PHẦN GIỐNG CÂY TRỒNG MIỀN NAM TẠI HÀ NỘI ..................................................................................3

1. Đặc điểm về tổ chức kinh doanh và quản lý kinh doanh tại chi nhánh ..............3

1.1. Quá trình hình thành và phát triển chi nhánh.................................................. 3

1.2. Đặc điểm tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của chi nhánh..................... 4

a. Tổ chức bộ máy của chi nhánh......................................................................... 4

b. Lĩnh vực kinh doanh........................................................................................ 7

2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại chi nhánh.................................................. 7

2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán....................................................................... 7

2.2. Hình thức và chế độ kế toán được áp dụng....................................................... 8

Chương II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH............................................ 12

1. Đặc điểm kế toán tiêu thụ và xác định kết quả của chi nhánh........................... 12

1.1. Đặc điểm và phân loại các dòng sản phẩm chính của chi nhánh................... 12

1.2. Thị trường tiêu thụ và tình hình tiêu thụ sản phẩm........................................ 16

2. Phương thức bán hàng, phương thức thanh toán và chính sách thanh toán của chi nhánh..................................................................................................................... 16

2.1. Phương thức bán hàng...................................................................................... 16

a. Phương thức tiêu thụ trực tiếp........................................................................ 17

b. Phương thức gửi đại lý................................................................................... 22

2.2. Phương thức thanh toán................................................................................... 25

2.3. Các chính sách thanh toán ..............................................................................................25

3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại chi nhánh......................................................... 25

3.1. Phương pháp và điều kiện ghi nhận doanh thu, giá vốn................................. 25

3.2. Chứng từ sử dụng.............................................................................................. 26

3.3. Tài khoản sử dụng............................................................................................. 26

77


3.4. Quy trình hạch toán........................................................................................... 27

a. Kế toán tiêu thụ trực tiếp................................................................................ 28

b. Kế toán hàng gửi đại lý ..................................................................................35

c. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu........................................................... 38

4. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp và xác định kết quả kinh doanh...................................................................................................................41

4.1. Kế toán chi phí bán hàng.................................................................................. 41

a. Chứng từ và tài khoản sử dụng....................................................................... 42

b. Phương pháp hạch toán.................................................................................. 42

4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.............................................................. 49

a. Chứng từ, tài khoản sử dụng.......................................................................... 49


4.3. Kế toán xác định kết quả kinh doanh............................................................... 54

a. Tài khoản sử dụng.......................................................................................... 54


c. Báo cáo kết quả kinh doanh của chi nhánh.................................................... 56

5. Nhận xét chung về kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.................................................................................................... 58

5.1. Ưu điểm............................................................................................................. . 58

5.2. Tồn tại, hạn chế................................................................................................. 60

Chương III. CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN TIÊU THỤ THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CHI NHÁNH ..............62

1.Sự cần thiết và nguyên tắc hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh.............................................. 62

2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại chi nhánh............................................................................................................................ 63

3. Điều kiện thực hiện giải pháp................................................................................ 65

KẾT LUẬN................................................................................................................. 66

78


PHỤ LỤC.................................................................................................................... 67

PHỤ LỤC 1: Sổ cái TK 6412 .....................................................................................67

PHỤ LỤC 2: Sổ cái TK 6421..................................................................................... 68

PHỤ LỤC 3: Sổ cái TK 6422..................................................................................... 69

PHỤ LỤC 4: Sổ cái TK 6423......................................................................................70

PHỤ LỤC 5: Sổ cái TK 6428..................................................................................... 71

PHỤ LỤC 6: Thư xác nhận hàng gửi đại lý.............................................................72

PHỤ LỤC 7: Biên bản xét chính sách bán hàng.................................................... 73

PHỤ LỤC 8: Bảng đăng ký khấu hao TSCĐ........................................................... 74

PHỤ LỤC 9: Bảng tổng hợp chi phí khấu hao, lương phân bổ thêm và BHXH BHYT, BHTN, KPCĐ quý 1/2011............................................................................ 75

DANH MỤC TÀI LIỆU THAMKHẢO................................................................... 76

79


DANH MỤC BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

TÊN BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ TrangHình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý chi nhánh……………….. 5

Hình 1.2 Sơ đồ bộ máy kế toán…………………………………… 8

Hình 1.3 Giao diện phần mềm kế toán Acnet…………………….. 9

Hình 1.4 Quy trình ghi sổ kế toán trên máy vi tính………………. 10

Hình 2.1 Hình ảnh một số sản phẩm của chi nhánh………………. 13

Hình 2.2 Phiếu đề nghị xuất hàng………………………………… 18

Hình 2.3 Hóa đơn GTGT số 001275……………………………… 19

Hình 2.4 Phiếu xuất kho số 01275/10HN………………………… 20

Hình 2.5 Phiếu thu số 00701/10HN………………………………. 21

Hình 2.6 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ………………... 23

Hình 2.7 Biên bản kiểm tra hàng tồn kho………………………… 24

Hình 2.8 Quy trình hạch toán tiêu thụ thành phẩm……………….. 27

Hình 2.9 Hóa đơn GTGT số 005749/09HN………………………. 29

Hình 2.10 Phiếu xuất kho số 05749/09HN………………………… 30

Hình 2.11 Sổ cái TK 6322…………………………………………. 31

Hình 2.12 Sổ cái TK 5112…………………………………………. 32

Hình 2.13 Sổ chi tiết công nợ……………………………………… 33

Hình 2.14 Báo cáo bán hàng chi tiết theo sản phẩm……………….. 34

Hình 2.15 Báo cáo bán hàng chi tiết theo khách hàng……………... 35

Hình 2.16 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 70021/09HN. 36

Hình 2.17 Sổ chi tiết vật tư TK 157………………………………... 37

Hình 2.18 Hóa đơn GTGT số 005749(có chiết khấu thương mại)… 40

Hình 2.19 Sổ cái TK 5212…………………………………………. 41

Hình 2.20 Bảng thanh toán lương nhân viên tháng 10/2009…….... 44

80


TÊN BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ Trang

Hình 2.21 Sổ cái TK 6411…………………………………………. 45

Hình 2.22 Phiếu chi số 0145/09HN………………………………... 46

Hình 2.23 Sổ cái TK 6417…………………………………………. 47

Hình 2.24 Sổ cái TK 6418………………………………………… 48

Hình 2.25 Sổ cái TK 6424…………………………………………. 50

Hình 2.26 Sổ cái TK 6425…………………………………………. 51

Hình 2.27 Phiếu chi số 01385/09HN……………………………… 52

Hình 2.28 Sổ cái TK 6427………………………………………… 53

Hình 2.29 Sổ cái TK 911………………………………………….. 55

Hình 2.30 Báo cáo kết quả kinh doanh chi nhánh quý IV/2009…… 57

Bảng 2.1 Mức chiết khấu thanh toán cho khách hàng……………. 25

Bảng 2.2 Trích Bảng xét thưởng khối lượng……………………… 38

81


LỜI CAM KẾT

Tôi xin cam kết nội dung trình bày trong khóa luận này là kết quả nghiên cứu và nỗ lực cá nhân của bản thân tôi. Các nội dung, kết quả nghiên cứu, phân tích dựa trên tài liệu thực tế thu được từ quá trình thực tập tại chi nhánh công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam tại Hà Nội và kết quả làm việc của bản thân.

82


83

Economy & Finance

Báo cáo thực tập kế toán tiêu thụ sản phẩm