Rodzaje dokumentów rozliczeniowych:

Faktura VATRachunek

Bilety

Bilety rozliczamy wraz z listą osób, podpisami, opisem trasy i informacją z jakiej okazji

dokonano zakupu-------------------------------------------------------------------------------

Pozostałe dokumenty rozliczeniowe:Paragon – z założenia nie rozlicza się paragonów

Umowy cywilno-prawne – zawiera je Komendant Hufca

Faktura VAT/ RachunekJakie dane powinny się na nich znaleźć?

Faktura VAT jest wystawiana do 7 dni za okazaniem paragonuJeśli sprzedawca nie może wystawić w momencie zakupu powinien dosłać ją pocztą

Faktury wystawiane na papierze firmowym nie muszą być podpisywane

ZWIĄZEK HARCERSTWA POLSKIEGO

CHORĄGIEW GDAŃSKA

HUFIEC GDAŃSK-ŚRÓDMIEŚCIE

80-823 Gdańsk; ul. Za Murami 2-10

NIP: 583-296-90-85

Zwróć szczególną uwagę na:- poprawność danych adresowych- poprawność kwoty do zapłaty - wpis świadczący jednoznacznie, że faktura została opłacona np.: „zapłacono gotówką”. - czy otrzymałaś/-łeś oryginał, a nie kopię

Odbierając dokument sprawdź jego poprawność.

Co zrobić, gdy coś się nie zgadza?

• Jeśli błędne są dane teleadresowe - należy wypełnić Notę Korygującą

• Jeśli błędne są wyliczenia – występujmy o Korektę.

• Jeśli zgubiliśmy - występujemy o duplikat

w każdym z powyższych przypadków ustal swoje działania ze Skarbnikiem Hufca

Czego nie wolno kupować?

Przede wszystkim artykułów, których nabycie jest sprzeczne z zasadami działania drużyny harcerskiej (alkohol, wyroby tytoniowe, itp.)

lub po prostu nielogiczne(bielizna, 500kg mandarynek, paliwo*).

*) zakup paliwa jest możliwy, ale jedynie po wcześniejszym uzgodnieniu zakupu ze Skarbnikiem Hufca. Z zasady paliwa nie kupujemy!

Jakie obowiązują wartości zakupów?

Bez strachu o odrzucenie faktury możemy nabywać na potrzeby drużyny drobne przedmioty o wartości do 50,00zł brutto za sztukę oraz nagrody

rzeczowe dla naszych harcerzy do 200,00zł brutto na osobę.Oczywiście na jednej fakturze może być kilka przedmiotów po 49,90zł za

sztukę lub kilka nagród dla harcerzy o wartości 195,00zł każda.

Przedmioty o wartości jednostkowej od 50,00zł do 3.499,00zł to tzw. niskowartościowe przedmioty długotrwałego użytku. Są przyjmowane na

stan Hufca i drużyny (wpisywane do książki inwentarzowej) i przekazywane przez Komendanta Hufca w użytkowanie drużynie

(drużynowy przejmuje za nie odpowiedzialność).Przedmioty o wartości od 3.500,00zł to środki trwałe. Ich zakup z uwagi na

dużą wartość i specyfikę rozliczania księgowo- podatkowego lepiej uzgodnić ze Skarbnikiem Hufca.

Jak przygotować fakturę do rozliczenia ze Skarbnikiem?

Otrzymaną fakturę, po upewnieniu się, że nie zawiera błędów opisujemy na odwrocie następującymi formułkami:

•Jeśli na fakturze znajdują się produkty spożywcze, przemysłowe, papiernicze, to piszemy:Spożyto/zużyto/wykorzystano przez …(numer drużyny)… na/podczas …(biwaku,

zbiórce)… organizowanej w …(miejsce i data)... .– czytelny podpis drużynowego oraz przybocznego lub skarbnik drużyny

•Jeśli na fakturze znajdują się przedmioty trwałe, to piszemy:Zakupiono ze środków …(numer drużyny)… . Przyjęto na stan w dniu …(data)... .– czytelny podpis drużynowego oraz przybocznego lub skarbnik drużyny

•Jeśli na fakturze znajdują się nagrody, to piszemy:Wydano dh …(imię i nazwisko)… z …(numer drużyny)… w dniu …(data)... jako nagrodę

za …(opisać)… .– czytelny podpis drużynowego oraz 2 innych członków drużyny (łącznie 3

osoby)Potwierdzam otrzymanie nagrody w dniu …(data)....

– czytelny podpis obdarowanego

Tak przygotowaną fakturę rozliczamy:

• W miesiącu wystawienia• Niezwłocznie po jej otrzymaniu

Inne rozliczenia z hufcem

Poza rozliczaniem wymienionych wcześniej dokumentów w hufcu rozliczamy także:

• biwaki• zbiórki publiczne• darowizny• akcja 1%• inneZasady ich rozliczania najlepiej uzgodnić

zawczasu ze Skarbnikiem.

Książka finansowa i jej części składowe

ZWIĄZEK HARCERSTWA POLSKIEGO

CHORĄGIEW GDAŃSKA im. BOHATERÓW ZIEMII GDAŃSKIEJ

HUFIEC GDAŃSK-ŚRÓDMIEŚCIE

KSIĄŻKA FINANSOWA DRUŻYNY

…………………………………..

na rok ………

….…...……… ……...………podpis podpis

Skarbnika DrużynowegoHufca

Strona tytułowa

Plan finansowyPLAN FINANSOWY DRUŻYNY NA ROK …………………………….

WPŁYWY

LP OPIS KWOTA

1 SKŁADKI CZŁONKOWSKIE

2 ZBIÓRKI PUBLICZNE

3 DOTACJE

4 WPŁATY NA BIWAKI

5

6

WYDATKI

LP OPIS KWOTA

1 SKŁADKI ODPROWADZONE DO HUFCA

2 BIWAKI

3 MATERIAŁY PROGRAMOWE

4

5

6

Ewidencja składekEWIDENCJA PŁACENIA SKŁADEK CZŁONKOWSKICH W ROKU……………..

Lp IMIĘ I NAZWISKO STYCZEŃ LUTY MARZEC KWIECIEŃ MAJ CZERWIEC LIPIEC SIERPIEŃ WRZESIEŃ PAŹDZIERNIK LISTOPAD GRUDZIEŃ

W drużynie ewidencje składek prowadzimy imiennie.

Zebrane składki przekazujemy do hufca.

Wpłat dokonujemy regularnie – nie rzadziej niż raz na kwartał - na KP lub przelewem do banku (po uzgodnieniu).

Dokonywane wpłaty są zbiorcze (za drużynę, bez wykazu osób).

Ewidencja wpływów i wydatkówDOKUMENT WPŁYWY WYDATKI SALDO

LP DATA OPIS KONTRACHENT NR RODZAJ SKŁADKI BIWAKI DOTACJE ZBIÓRKI PUBLICZNE

SKŁADKI ODPROWAD

ZONE DO HUFCA

BIWAKIMATERIAŁY PROGRAMO

WE

DO PRZENIESIENIA

Pamiętaj: Kseruj dokumenty rozliczane w hufcu i wpinaj do swojej książki!!!

Sprawozdanie finansoweSPRAWOZDANIE FINANSOWE DRUŻYNY ZA ROK ……………………

WPŁYWY

LP OPIS KWOTA1 SKŁADKI CZŁONKOWSKIE 2 ZBIÓRKI PUBLICZNE 3 DOTACJE 4 WPŁATY NA BIWAKI 5 6

LĄCZNIE WPŁYWY

WYDATKI

LP OPIS KWOTA

1SKŁADKI ODPROWADZONE DO HUFCA

2 BIWAKI 3 MATERIAŁY PROGRAMOWE 4 5 6

ŁĄCZNIE WYDATKI

SALDO NA KONIEC OKRESU ROZLICZENIOWEGO

LP OPIS KWOTA

1 Środki finansowe w kasie do wykorzystania w roku następnym:  

2 Środki finansowe w KH do wykorzystania w roku następnym:

Gdańsk; dnia ……………………………

………………. ………………………..podpis drużynowego podpis Skarbnika

Hufca

Dzięki sprawozdaniumasz pewność zgodności Twoich dokumentówz dokumentacjąprowadzoną w Hufcu

Załączniki i wzoryEWIDENCJA WPŁAT NA BIWAK

LP IMIĘ I NAZWISKO DZIECKA MIASTO KWOTA PODPIS DZIECKA

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

RAZEM

PRZYJĘTO NA KP NR……………………………….. DNIA…………………………… PODPIS…………………………………….

WYPEŁNIAMY 2 EGZEMPLARZE

DZIĘKUJĘ

Zapraszam na część poświęconą gospodarce sprzętowej