แบ่งปัน แนวทางการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลและ PivotTable บน Excel

แบงปนการบรหารจดการขอมลและการทารายงาน PivotTable บน Excel: สมเกยรต ชวยมาก

1

การบรหารขอมลใน Excel

การรวมขอมล (Concatenate)

ตวอยางท$ 1 ตองการรวมช�อกบนามสกล 1. เตรยมขอมล

2. ใสสตรท� C1

3. ผลลพธ

4. ตองการใหมเคาะวรรคระหวางช�อกบนามสกล ตองแกไขสตรดงน,

5. ผลลพธ


2

ตวอยางท$ 2 ตองการรวมขอมลขอความ (A1) กบ วนท$ (B1) 1. เตรยมขอมล

2. ใสสตรท� C1

3. ผลลพธ

4. ตองการใหผลลพธแสดงในรปแบบวนท� ตองแกไขสตรดงน,

*** รปแบบของฟงกชน TEXT คอ = TEXT (ขอมล , รปแบบท$ตองการแสดงผล)

5. ผลลพธ


3

การแบงขอมล (Text to Columns)

ตวอยางท$ 1 ตองการแบงช�อกบนามสกลออกเปน 2 คอลมน 1. เตรยมขอมล

2. เลอกเซลล A1 3. เลอกเมน Data -> Text to Columns…

4. คลกปม Finish ไดผลลพธดงรป

Delimited = ใชตวชวยแบง Fixed width = แบงดวยตนเอง


4

ตวอยางท$ 2 ตองการแบงช�อกบนามสกลออกเปน 2 คอลมน 1. เตรยมขอมล

2. เลอกเซลล A1 3. เลอกเมน Data -> Text to Columns…



คลกแบงดวยตนเอง


5

ตวอยางท$ 3 ตองการแบง คานาหนาช$อ ช$อ นามสกล ออกเปน 3 คอลมน 1. เตรยมขอมล

2. เลอกเซลล A1 – A3 3. เลอกเมน Data -> Text to Columns…


5. ตองการแบงคานาหนาช�อ ตอใชฟงกชนเขามาชวยดงน, =IF (LEFT(A1,3) = “นาย” , “นาย” , IF (LEFT(A1,3) = “นาง” , “นาง” , IF (LEFT(A1,6) = “น.ส.” , “น.ส.” )))


เลอก Space


6

6. ตองการช$อ ตองใชฟงกชนดงน,

*** รปแบบของฟงกชน MID (แสดงขอมลตามตาแหนงท�ระบ)

= MID (ขอความ , ตาแหนงเร�มตน , จานวนตวอกษรนบจากตาแหนงเร�มตน) *** รปแบบของฟงกชน LEN (นบจานวนตวอกษร)

= LEN (ขอความ)

7. ผลลพธ


7

ฐานขอมล (Database) คออะไร

ฐานขอมลหมายถง ขอมลตนฉบบท�ยงไมผานกระบวนการใดๆ เชน รายช�อสมครสมาชก ขอมลสนคาขอมลพนกงาน โดยฐานขอมลท�วไปจะมช�อเรยกสวนประกอบตางๆ เฉพาะดงน,

• หวตาราง (Column) เรยกวา ฟลด (Field)

• ขอมลแตละแถว (Row) เรยกวา Record

1. ฐานขอมลเปนการจดเกบขอมลท�สะดวกในการสบคน และสรปผลขอมล 2. ในฐานขอมลเรยกรายการในแตละคอลมนวา Field เรยกรายการในแตละแถววา Record 3. ฐานขอมลมหวตารางไดแค 1 แถว เรยกหวตารางวา “Header Row” 4. การจดเกบขอมลตองจดเกบแบบตอเน�องหามมแถววาง ขอมลตองตอเน�องกนตลอด 5. หวตาราง หรอ ฟลดตองมแคแถวเดยว 6. ควรแบงขอมลท�ตองการสรางฟลดใหมขนาดเลกท�สด เชน ตองการเกบขอมลพนกงาน ควร

ออกแบบฐานขอมลดงน, คอ ฟลดคานาหนาช�อ, ฟลดช�อ, ฟลดนามสกล, ฟลดทอย, ฟลดเบอรโทรศพท

7. ขอมลแถวแรกตองอยตดกบหวตาราง 8. ควรจดเกบขอมลแบบตอเน�องหามมการเวนแถว 9. ไมควรจดรปแบบเซลลของขอมล เพราะจะทาใหฐานขอมลมขนาดใหญ

ฟลด (Field)

Record


8

สราง Drop down List ดวย Data Validation

เชน ตองการสรางรายการ นาย, นางสาว, นาง ในคอลมนคานาหนาช�อ 1. เลอกคอลมน

2. เลอกเมน Data -> Validation 3. เลอกบตรรายการ Settings

1. Input Message ขอความแนะนา 2. Error Alert ขอความแจงเตอนเม�อผดพลาด

4. คลกปม OK ไดผลลพธดงรป

เลอก List

พมพรายการ


9

ปองกนการปอนขอมลซHาดวย Data Validation

เชน ปองกนการปอนรหสซ,าในคอลมน A 1. เลอกคอลมน

2. เลอกเมน Data -> Validation 3. เลอกบตรรายการ Settings

*** ฟงกชน COUNTIF = COUNTIF( ชวงขอมล , เง$อนไขหรอ ActiveCell) โดยท�

• ชวงขอมลในท�น, คอ คอลมน A ($A:$A)

• เง�อนไขหรอ ActiveCell ในท�น, คอ $A1

เลอก Custom

ใสสตรท8น8ครบ


10

ปอนขอมลผานฟอรม (Data -> Form)

โปรแกรม Microsoft Excel มฟงกชนสาหรบเรยกใช Form โดยอตโนมต สามารถเรยกใชงานไดดงข,นตอนตอไปน,

1. ปอนขอมลในตาราง

2. คลกเซลลใดกไดในตาราง 3. เลอกเมน Data, Form… 4. ปรากฏ Form สาหรบใชงานดงรป


11

คนหาขอมลดวยฟงกชน VLOOKUP

รปแบบท$ 1 =VLOOKUP (เง$อนไข , ตารางขอมล , คอลมนผลลพธ , 0)

ตวอยางท$ 1

โจทย จากตารางขอมล ตองการคนหาช�อ ของรหสหมายเลข 1 แนวคด นาโจทยมาตความหมายไดดงน,

• เง$อนไข คอ รหสหมายเลข 1

• ตารางขอมล คอ A1-E3

• คอลมนผลลพธ คอ 3 (ช�ออยในคอลมนท� 3)

สามารถใชฟงกชน VLOOKUP ไดดงนH

วธท$ 1 ไมตองตHงช$อ ตารางขอมล


12

วธท$ 2 ตHงช$อ ตารางขอมล แลวนาไปใชในสตร 1. เลอกตารางขอมล

2. พมพช�อตารางขอมลท� Name Box เชน MyDatabase เสรจแลวกดปม Enter 3. นาช�อตารางไปใสในสตร

4. ไดผลลพธดงน,


13

รปแบบท$ 2 =VLOOKUP (เง$อนไข , ตารางขอมล , คอลมนผลลพธ , 1)

ตวอยางท$ 2

เชน จากตารางขอมล ตองการตดเกรดตามเง�อนไขดงน,

• ถาคะแนนมากกวาหรอเทากบ 80 ไดเกรด A

• ถาคะแนนมากกวาหรอเทากบ 70ไดเกรด B

• ถาคะแนนมากกวาหรอเทากบ 60 ไดเกรด C

• ถาคะแนนมากกวาหรอเทากบ 50 ไดเกรด D

• ถาคะแนนนอยกวา 50 ไดเกรด F แนวคด นาโจทยมาตความหมายไดดงน,

• เง$อนไข คอ คะแนน

• ตารางขอมล คอ F2 – G6

• คอลมนผลลพธ คอ 2 (ช�ออยในคอลมนท� 2)

สามารถใชฟงกชน VLOOKUP ไดดงนH


14

คนหาขอมลดวย AutoFilter (Data -> Filter)

1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. เลอกเมน Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ หรอแตละฟลด

4. ถาตองการกรองขอมลท�รายการใด ใหคลกเมาสท� Drop Down List ท�ฟลดน,นๆ แลวเลอกขอมลท�ตองการ เชน ในตวอยางตองการกรองขอมลฟลด Sate เฉพาะ WA

• All: แสดงขอมลท,งหมด

• Top 10…: แสดงขอมล 10 ลาดบท�สนใจ

• Custom: กาหนดเง�อนไขการกรองขอมล

• AZ – WA: รายช�อของ Sate ท,งหมด

5. ผลลพธจากการกรองขอมลในขอท� 4 จะไดขอมลเฉพาะ State ท�ช�อ WA เทาน,น

6. ถาตองการใหขอมลกลบสสภาวะเดมท,งหมดใหเลอกเมน Data, Filter, Show All 7. การยกเลกการกรองขอมลใหเลอกเมน Data, Filter, Auto Filter


15

การใชฟงกชน OR ใน Auto Filter

การกรองขอมลโดยใชฟงชน OR (หรอ) นยมใชกบการกรองขอมลประเภทขอความ โดย ผเขยนขอยกตวอยางการใชงานดงน,

1. คลกเมาสเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. เลอกเมน Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ เชน ฟลด State 5. เลอกรายการ Custom

6. ปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 2 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมล State ท�ช�อ WA หรอ CA ใหกาหนดเง�อนไขดงรป

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะมขอมลของ State ท�ช�อ WA หรอ CA เทาน,น


16

การใชฟงกชน AND ใน Auto Filter

การกรองขอมลโดยใชฟงชน AND (และ) นยมใชกบเง�อนไขท�เปนตวเลข โดยผเขยนขอยกตวอยางการใชงานดงน,

1. คลกเมาสเซลลใดกได (อยในชวงขอมล) 2. เลอกเมน Data, Filter, Auto Filter 3. จะปรากฏ Drop Down List ณ รายการหวเร�องแตละรายการ 4. คลก Drop Down List ณ รายการหวเร�องท�ตองการ 5. เลอกรายการ Custom…

6. จะปรากฏกรอบโตตอบ Custom AutoFilter ใสเง�อนไขท�ตองการ (สามารถกาหนดเง�อนไขไดสงสด 2 เง�อนไข) เชน ตองการกรองขอมลฟลด Units ท�มคามากกวาหรอเทากบ 20 และ นอยกวาหรอเทากบ 200 สามารถกาหนดเง�อนไขไดดงรป

7. เม�อใสเง�อนไขเสรจเรยบรอยแลว ใหคลกปม OK เพ�อดผลลพธ 8. ผลลพธท�ไดจะตรงตามเง�อนไขคอ จะไดขอมลในฟลด Units ท�มคามากกวาหรอเทากบ 20

และ นอยกวาหรอเทากบ 200 ดงรป


17

คนหาขอมลดวย Advanced Filter (Data -> Filter)

การกรองขอมลแบบ AutoFilter ในหวขอท�ผานมา มขอจากดคอ สามารถกาหนดเง�อนไขสงสดไดแค 2 เง�อนไขตอ 1 ฟลด ถาตองการกรองขอมลมากกวา 2 เง�อนไข จะตองใช Advanced Filter เขามาชวย วธการทา Advanced Filter

1. กาหนดขอมล 2 สวน คอ สวนฐานขอมล กบ สวนเง8อนไข

2. พมพเง�อนไขลงไป เชน WA, CA, OR 3. คลกเลอกฐานขอมล 4. เลอกเมน Data -> Filter-> Advanced Filter ปรากฏกรอบโตตอบ Advanced Filter ดงรป

เง8อนไข

ฐานขอมล


18

จดเรยงขอมล (Data -> Sort)

1. คลกเซลลใดกไดท�อยในชวงขอมล 2. เลอกเมน Data, Sort... จะปรากฏกรอบโตตอบ Sort ดงรป

• Sort by เง�อนไขท� 1 จดเรยงตาม State

• Then by เง�อนไขท� 2 ถาหากวา เง�อนไขท� 1 ซ,ากน ใหจดเรยงตาม Channel

• Then by เง�อนไขท� 3 ถาหากวา เง�อนไขท� 2 ซ,ากน ใหจดเรยงตาม Price

• Ascending เรยงจากนอยไปมาก (0-9, A-Z, ก-ฮ)

• Descending เรยงจากมากไปนอย (9-0, Z-A, ฮ-ก)

• Header row ในกรณมหวตาราง

• No header row ในกรณไมมหวตาราง

3. คลกปม OK 4. ผลลพธท�ไดปรากฏดงรป (สงเกตดผลลพธจะตรงตามเง�อนไขท�ระบ)


19

การจดเรยงขอมลแบบ Custom

1. สรางรายการท�ตองการจดเรยงตามลาดบความสาคญ เชน ตองการจดเรยงฟลด Price ตาม High, Mid, Low โดยเลอกเมน Tools, Options…, Custom Lists

2. คลกเซลลใดกไดท�อยในชวงขอมล 3. เลอกเมน Data, Sort

4. คลกปม Option… ปรากฏกรอบโตตอบ Sort Options ดงรป

เลอกรายการท8สรางไวในขอ 1


20

สรปขอมลเปนกลม (Data -> SubTotals)

1. คลกเลอกเซลลใดกไดในชวงขอมล 2. เลอกเมน Data, SubTotals… 3. ปรากฏกรอบโตตอบ Subtotals ดงรป

• At each change in: เลอกฟลดตารางท�ตองการจดกลม (การจดเรยง)

• Use function: เลอกฟงกชนท�ตองการใชในการคานวณ

• Add Subtotal to: เลอกฟลดท�ตองการคานวณ

• Replace current subtotals: แทนท� Subtotals ท�เคยทาไวกอนหนาน,

• Page break between groups: ตเสนแบงกลมขอมล

• Summary below data: คานวณผลลพธไวดานลางของกลมขอมล

• Remove All: ลบ Subtotals ท�เคยทาไวท ,งหมด

4. สงเกตดผลลพธจะม Outline แถมมาใหดวย เพ�อประโยชนในการเลอกด Group ของขอมล 5. ทดลองคลกดท� Outline Level 2 จะไดผลดงรป

6. การยกเลกการทา Sub Total ใหเลอกเมน Data, Subtotals…, คลกปม Remove All

จดกลมท8ไหน

เลอกฟงกชน

ใชฟงกชนกบขอมลท8ไหนบาง


21

รวมขอมลจากหลายๆ ตาราง (Data -> Consolidate)

1. เลอกตารางในชต Consolidate

2. เลอกเมน Data, Consolidate 3. กาหนดคาดงรป

4. คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป

เลอกฟงกชนท8ตองการสรป

เลอกตารางคร?งละ 1 ตาราง

แสดงตารางท8เลอกมาท?งหมด

เลอกหวตารางดวย เลอกเพ8อใหขอมล Update


22

PivotTable Report

ขอมลสาหรบนาไปทา Pivot Table

1. ขอมลควรเกบในรปแบบฐานขอมล 2. ขอมลท�มปรมาณมากๆ 3. ขอมลจากฐานขอมลภายนอก (Import Data) 4. เช�อมตอกบฐานขอมลภายนอก (Get External Data) 5. ขอมลในรปแบบหลายๆ ตาราง โดยแตละตารางมรปแบบเดยวกน (Consolidate)

ขHนตอนการสราง Pivot Table

1. เตรยมขอมลท�ตองการ ดงรป

2. คลกเลอกเซลลใดกไดท�อยในชวงขอมล 3. เลอกเมน Data, PivotTable and PivotChart Report…


23

4. Step ท$1 เลอกแหลงขอมล

เลอกแหลงขอมลไดดงนHครบ

• Microsoft Excel list or database: เลอกแหลงขอมลท�อยในโปรแกรม Excel ในลกษณะฐานขอมล

• External data source: เลอกแหลงขอมลจากภายนอก

• Multiple consolidation ranges: เลอกแหลงขอมลจากหลายๆ ตาราง


24

5. Step ท$ 2 เลอกชวงขอมลท,งหมดท�ตองการ ซ�งปกตโปรแกรม Microsoft Excel เลอกใหโดย

อตโนมต ใหคลกปม Next

6. Step 3 of 3 กาหนด Layout และกาหนดวาตองการนา Pivot Table ไปวางไวท�ไหน

• New worksheet: ตองการสราง Pivot Table ในชตใหม

• Existing worksheet: ตองการสราง Pivot Table ในชตท�มอยตอนน,


25

7. คลกปม Layout เพ�อกาหนดฟลดท�ตองการนาไปสรป (ข,นตอนน,สาคญท�สด เพราะเปนการ

เลอกขอมลท�ตองการนาไปวเคราะหน�นเอง)

• ลากฟลดท�ตองการไปวางในตาแหนง Layout: Page, Row, Column และ Data ดงรป

8. เม�อกาหนด Layout เสรจแลวคลกปม OK จะกลบมาท� Step 3

• New worksheet: ตองการสราง Pivot Table ในชตใหม

• Existing worksheet: ตองการสราง Pivot Table ในชตท�มอยตอนน,


26

9. คลกปม Options เพ�อกาหนดคาเพ�มตม

10. คลกปม Finish เสรจข,นตอนการสราง Pivot Table 11. ปรากฏผลลพธ Pivot Table ดงรป


27

การปรบเปล$ยน Layout ของ PivotTable

1. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยเลอกเมน View, Toolbars, Pivot Table

2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table 3. คลกปม Pivot Table เลอกเมน Wizard…

4. คลกปม Layout 5. กาหนด Layout ใหมตามตองการ

การปรบปรงขอมล (Refresh)

1. ทดลองแกไขขอมลในชวงขอมล (DataRange) 2. เปดใชงานเคร�องมอ Pivot Table โดยเลอกเมน View, Toolbars, Pivot Table

3. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table 4. คลกปม Update Field 5. ขอมลใน PivotTable จะถก Update อตโนมต


28

การเพ$มขอมล (Data Range)


2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table 3. คลกปม Pivot Table เลอกเมน Wizard…

4. คลกปม Back 5. กาหนด Range ใหมตามตองการ

ตารางสวยๆ ดวย Auto Format


2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table 3. คลกปม Format Report 4. เลอกรปแบบตาราง Auto Format ตามตองการ


29

การสรปขอมลแบบ Subtotals


30

การแสดง/ไมแสดง Subtotals

1. ดบเบลคลกตรง Field ท�ตองการเพ�มการคานวณ

2. เลอกฟงกชนท�ตองการ



31

การเพ$มคา/เปล$ยนคาการคานวณ

1. ดบเบลคลกตรง Field ท�ตองการเพ�มการคานวณ

2. เลอกฟงกชนท�ตองการ


การกาหนด Drill Down

ดบเบลคลก


32

การแสดงรายละเอยดขอมลท$เปนผลรวม (Total)

1. ดบเบลคลกเซลลท�เปนผลรวม

2. ปรากฏรายละเอยดใน Worksheet ใหม

การเลอกดเฉพาะขอมลท$ตองการ (Filter)

1. คลกเลอกฟลดท�ตองการกรอง


33

2. เลอก/ไมเลอก ขอมลตามตองการ

3. ผลลพธท�ไดเปนดงรป


34

การเลอกดขอมลแบบ Top/Bottom

1. ดบเบลคลกตรง Field ท�ตองการ

2. คลกปม Advanced…

3. กาหนดคาดงรป


35

4. ปรากฏผลลพธดงรป

การเรยงลาดบขอมล (Sorting)

1. ดบเบลคลกตรง Field ท�ตองการ

2. คลกปม Advanced…


36

3. กาหนดคา AutoSort options ดงรป

4. ปรากฏผลลพธการ Sort ดงรป


37

การกาหนดกลมขอมล (Group)

การกาหนดกลมขอมลตวเลข

1. คลกเมาสขวาบน Field ท�ตองการ เลอกเมน Group…

2. กาหนดกลมตวเลขตามตองการ

• Start at: ตวเลขเร�มตน

• End at: ตวเลขส,นสด

• By: กาหนดชวงการแบงกลมตวเลข

3. ผลลพธท�ไดจะเปนดงรป


38

การกาหนดกลมขอมลวนท$

1. คลกเมาสขวาบน Field ท�ตองการ เลอกเมน Group…

2. กาหนดกลมวนท�ตามตองการ

• Start at: วนเร�มตน

• End at: วนส,นสด

• By: กาหนดชวงการแบง เชน แบงเปนเดอนไตรมาสกบเดอน


39


การจดรปแบบวนท$

1. ดบเบลคลกตรง Field ตรงฟลดท�ตองการ

2. คลกปม Number… เลอก Custom แลวกาหนดรปแบบในชอง Type: ดงรป

• dd: กาหนดวนท�เปนเลขอารบค 2 หลก

• mmm: กาหนดเดอนเปนช�อยอ

• bbbb: กาหนดเปนป พ. ศ. เปนเลขอารบค 4 หลก


40


การเพ$มฟลดคานวณ (Formula Calculate)

Formula Calculate Field

ตวอยาง ตองการสราง Field Amount ซ�งเกดจากการการคานวณของ “จานวนผเขาอบรม” คณกบ “ราคา/

คน” สามารถทาไดตามข,นตอนดงน, 1. เรยกเคร�องมอ Pivot Table โดยเลอกเมน View, Toolbars, Pivot Table

2. คลกเซลลใดกไดใน Pivot Table 3. คลกปม Pivot Table เลอกเมน Formula, Calculate Field


41

4. กาหนดคาดงรป

5. เม�อกาหนดคาเสรจแลว คลกปม Add จะไดฟลดใหมดงรป

ต?งช8อฟลด

สรางสตร

หลงคลกปม Add จะปรากฏช8อฟลดดงน?


42



43

Formula Calculate Item

ตวอยาง ตองการรวมรายการท� 1, 3, 5 สามารถทาไดดงน,


2. คลกเลอก Field List 3. คลกปม Pivot Table เลอกเมน Formula, Calculate Item 4. กาหนดคาตามรป

5. เม�อกาหนดคาเสรจแลว คลกปม Add 6. คลกปม OK จะไดผลลพธดงรป


44

การวเคราะหขอมล (Summarize Data)

ตวอยางท$ 1 1. สราง PivotTable โดยกาหนด Layout ดงรป

2. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings…


45

3. คลกปม Options>> เลอก % of Column


***ความหมายของ Show data as:

• Normal: แสดงขอมลปกต

• Difference From: หาคาผลตางจากฟลดท�เลอกจาก Base field และ Base item

• % Difference From: หาคา % ผลตางจากฟลดท�เลอกจาก Base field และ Base item

• % of: หาคา % จากฟลดท�เลอกจาก Base field และ Base item

• % of row: แสดง % เม�อขอมลวางอยในแนวนอน

• % of column: แสดง % เม�อขอมลวางอยในแนวต,ง

• % of Total: แสดง % ของ Total

• Running Total In: แสดงตวเลขสะสมของฟลท�กาหนดตรง Base field

• Index: คานวณมาจากสตร ((คาในเซลล) x (ยอดรวมของตาราง)) / ((ยอดรวมของ Row) x (ยอดรวมของ Column))


46

ตวอยางท$ 2 1. สราง PivotTable โดยกาหนด Layout ดงรป

2. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings… 3. คลกปม Options>> เลอก % of Row


5. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings… 6. คลกปม Options>> เลอก Difference From


8. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings…


47

9. คลกปม Options>> เลอก % Difference From


11. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings… 12. คลกปม Options>> เลอก % of


14. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings… 15. คลกปม Options>> เลอก Running Total in



48

17. คลกขวาตรงฟลด Sum of จานวนผเขาอบรม2 เลอก Field settings… 18. คลกปม Options>> เลอก % of Total



49

Consolidate ดวย PivotTable

กรณท�มตารางขอมลซ�งมรปแบบเดยวกนจากหลายๆ ตาราง เราสามารถนามาวเคราะหดวย Pivot Table ได 2 แบบดงน,

1. แบบ Single Page field 2. แบบ Multi Page field

Consolidate แบบ Single Page field

1. เตรยมขอมลจากหลายๆ ตาราง

2. เลอกเมน Data, PivotTable and PivotChart Report… 3. Step 1 เลอกสรางจาก Multiple consolidation ranges

4. Step 2 เลอก Page field

5. Step 2 เลอกแหลงขอมล (Range)


50

6. Step 3 คลกปม เพ�อกาหนด Filed ท�ตองการสรปผล

7. Step 3 กาหนดสราง Pivot Table ใน Worksheet ใหม (New Worksheet)


9. สามารถปรบเปล�ยน Layout ไดตามตองการ

ผลลพธท8ไดจาก –Single Page Field


51

Consolidate แบบ Multi Page field

1. เตรยมขอมลจากหลายๆ ตาราง

2. เลอกเมน Data, PivotTable and PivotChart Report… 3. Step 1 เลอกสรางจาก Multiple consolidation ranges

4. Step 2 เลอก Page field

5. Step 2 เลอกแหลงขอมล (Range)

6. กาหนดจานวน Page Field


52

7. ต,งช�อรายการตางๆ ตามลาดบตารางขอมลท�เลอก

8. Step 3 คลกปม เพ�อกาหนด Filed ท�ตองการสรปผล

9. Step 3 กาหนดสราง Pivot Table ใน Worksheet ใหม (New Worksheet) 10. คลกปม Finish ไดผลลพธดงรป


53

กจกรรมเรยนร Pivot Table แบบลด

กจกรรมท$ 1 เรยนร การวาง Layout ดงรป (ไฟล LearnPivot-Table-1.xls) 1.

6.

2.

7.

3.

8.

4.

9.

5.

10


54

กจกรรมท$ 2 เรยนรการวาง Layout ใหไดผลลพธดงรป (ไฟล LearnPivot-Table-2.xls) 1.

6.

2.

7.

3.

8.

4.

9.

5.

10


55

กจกรรมท$ 3 เรยนร Format Report และการส�ง Print (เปดไฟล LearnPivot-Table-3.xls) 1. เลอกชต MyPivot 2. Format Report ดวยเคร�องมอ

กจกรรมท$ 4 เรยนรการ Refresh ขอมล (เปดไฟล LearnPivot-Table-4.xls) 1. เลอก Sheet 2

2. Refresh ขอมลโดยกดปม

กจกรรมท$ 5 เรยนร SubTotals (เปดไฟล LearnPivot-Table-5.xls) 1. เลอก Sheet 2 2. ตองการซอน SubTotals ท� Price 3. ตองการซอน SubTotals ท� Channel 4. ตองการซอน GrandTotal


56

กจกรรมท$ 6 การเพ�มการคานวณดวยฟงกชนสาเรจรป (เปดไฟล LearnPivot-Table-6.xls) 6.1 ตองการผลลพธดงรป

6.2 ตองการผลลพธดงรป

6.3 ตองการผลลพธดงรป


57

กจกรรมท$ 7 เรยนรเร�องของการ Calculate (เปดไฟล LearnPivot-Table-7.xls) 7.1 ขอมลจาก Sheet1 ใหเพ�มฟลดช8อ Amount คานวณหา Quantity * Price

7.2 ขอมลจาก Sheet2 ใหเพ�มฟลดช8อ Price per Quantity คานวณหา Price/Quantity

7.3 ขอมลจาก Sheet3 ใหคานวนหา AverageMonth จากรายการของ Date

7.4 ขอมลจาก Sheet4 โจทย ใหคานวนหา AverageCourse จากรายการของ Course Name


58

กจกรรมท$ 8 เรยนรเร�องการ Group ขอมล (เปดไฟล LearnPivot-Table-8.xls) 8.1 ขอมลจาก Sheet1 สรปขอมลใหไดผลลพธดงรป

8.2 ขอมลจาก Sheet2 สรปขอมลใหไดผลลพธดงรป

8.3 ขอมลจาก Sheet3 สรปขอมลใหไดผลลพธดงรป


59

กจกรรมท$ 9 วเคราะหขอมลดวย Summarize Data (เปดไฟล LearnPivot-Table-9.xls)

1. ตองการดผลตางของ Price โดยเทยบจากเดอนกมภาพนธ (Difference from)

2. ตองการดผลตาง % ของ Price โดยเทยบจากเดอนกมภาพนธ (% Difference from)

3. ตองการเปรยบเทยบ % ของ Price โดยเทยบจากเดอนกมภาพนธเปน 100% (% Of)

4. ตองการเปรยบเทยบ % ของ Price โดยเทยบจาก Grand Total ในแนวนอน (% of Row)

5. ตองการเปรยบเทยบ % ของ Price โดยเทยบจาก Total ในแนวต,ง (% of Column)

6. ตองการเปรยบเทยบ % ของ Price โดยเทยบจาก Grand Total (% of Total)

7. ตองการดผลรวมสะสมแตละเดอนท� Price (Runing total in)


60

กจกรรมท$ 10 เรยนรเร�องของการจดเรยง-กรองขอมล (ไฟล LearnPivot-Table-10.xls)

1. ท� State ตองการจดเรยงขอมลจาก Z-A 2. ท� State ตองการซอนขอมลของ WA กบ AZ 3. ท� Date ตองการจดเรยงขอมลแบบ Descending 4. ท� Net ตองการดขอมลสงสด 3 อนดบ


61

กจกรรมเรยนร การเช$อมตอขอมลภายนอก

กจกรรมท$ 1 เช�อมตอ ฐานขอมลจากไฟล Excel โดยตรงทาอยางไร

1. เปดโปรแกรม Excel 2. บนทกไฟลใหม (Save File) 3. เลอกเมน Data -> Pivot…

4. เลอก 5. เลอก 6. เลอกแหลงขอมล

7. เลอกไฟล Excel ท�เตรยมไว (ไฟลช$อ Excel-Data.xls)


62

เลอกขอมลจากซายมอ


63

8. กด Next จนถง Query Wizard-Finish

9. เลอก Finish 10. หลงจากน,นเขาสข,นตอนการสรางไป Pivot ตามท�เรยนมา

ตองการกรองขอมลหรอไม

ตองการจดเรยงขอมลหรอไม


64

กจกรรมท$ 2 เช�อมตอไฟล ฐานขอมล Text ไฟล ทาอยางไร 1. เปดโปรแกรม Excel 2. เลอกเมน Data -> Pivot…

3. เลอก 4. เลอก 5. ดบเบลคลกท� New Data Source

6. กาหนดคาดงน,

7. ปรากฏตวเช�อมตอ ท�สรางไวในขอท� 6 ดงรป

8. ข,นตอนตอไปกสามารถทาไดเชนเดยวกบกจกรรมท� 1


65

เลอกขอมลท8ตองการ

กรองขอมลท8ตองการ


66

จดเรยงขอมลท8 Date


67

วาง Layout

ผลลพธจาก Layout


68

กจกรรมท$ 3 เช�อมตอไฟล ฐานขอมลมากกวา 1 ตาราง ทาอยางไร 1. เปดโปรแกรม Excel 2. เลอกเมน Data -> Pivot…

3. เลอก 4. เลอก 5. สรางแหลงขอมล (New Data Source) เพ�อไปเช�อมตอกบไฟล MyDatabase.mdb

6. สมมตวาเลอกขอมลจากฐานขอมลดงรป


69

กรองขอมล Item 10-100

จดเรยงราคาจากมากไปนอย


70

วาง Layout

ผลลพธ


71

กจกรรมท$ 4 แนะนาโปรแกรม Microsoft Query 1. เปดโปรแกรม Excel 2. เลอกเมน Data -> Pivot…


6. สมมตวาเลอกขอมลจากฐานขอมลดงรป

7. เลอก View data or edit query in Microsoft Query


72

8. ปรากฏหนาตางโปรแกรม Microsoft Query ดงรป

9. ทดสอบเลอกเมน View -> Criteria


73

10. เม�อ Query ขอมลเสรจแลวใหคลกปม Save 11. เลอกเมน File -> Return Data to Microsoft Excel

12. หลงจากน,นเขาสข,นตอนการสรางไป Pivot ตามท�เรยนมา


74

กจกรรมท$ 5 เช�อมตอไฟลดวย OLAP & Cube ทาอยางไร 1. เปดโปรแกรม Excel 2. เลอกเมน Data -> Pivot…


6. เลอกขอมลดงรป

7. เลอก Create an OLAP


75

8. คลกปม Next

9. Step 1 Of 3


76

10. Step 2 of 3

11. Step 3 of 3

12. หลงจากน,นเขาสข,นตอนการสรางไป Pivot ตามท�เรยนมา

77

สารบญ การบรหารขอมลใน Excel ............................................................................................................................ 1

การรวมขอมล (Concatenate) ................................................................................................................... 1 การแบงขอมล (Text to Columns)............................................................................................................ 3

ฐานขอมล (Database) คออะไร ............................................................................................................... 7 สราง Drop down List ดวย Data Validation ............................................................................................ 8 ปองกนการปอนขอมลซ,าดวย Data Validation .................................................................................... 9 ปอนขอมลผานฟอรม (Data -> Form) ................................................................................................. 10

คนหาขอมลดวยฟงกชน VLOOKUP .................................................................................................. 11 รปแบบท� 1 =VLOOKUP (เง�อนไข , ตารางขอมล , คอลมนผลลพธ , 0) ............................... 11 ตวอยางท� 1 ........................................................................................................................................ 11 รปแบบท� 2 =VLOOKUP (เง�อนไข , ตารางขอมล , คอลมนผลลพธ , 1) ............................... 13 ตวอยางท� 2 ........................................................................................................................................ 13

คนหาขอมลดวย AutoFilter (Data -> Filter) ......................................................................................... 14 การใชฟงกชน OR ใน Auto Filter .................................................................................................. 15 การใชฟงกชน AND ใน Auto Filter ............................................................................................... 16

คนหาขอมลดวย Advanced Filter (Data -> Filter) ................................................................................ 17

จดเรยงขอมล (Data -> Sort) .................................................................................................................. 18 การจดเรยงขอมลแบบ Custom ...................................................................................................... 19

สรปขอมลเปนกลม (Data -> SubTotals).............................................................................................. 20

รวมขอมลจากหลายๆ ตาราง (Data -> Consolidate) .......................................................................... 21 PivotTable Report ........................................................................................................................................... 22

ขอมลสาหรบนาไปทา Pivot Table ...................................................................................................... 22 ข,นตอนการสราง Pivot Table ............................................................................................................... 22

78

การปรบเปล�ยน Layout ของ PivotTable .............................................................................................. 27 การปรบปรงขอมล (Refresh) ................................................................................................................ 27 การเพ�มขอมล (Data Range)................................................................................................................... 28 ตารางสวยๆ ดวย Auto Format .............................................................................................................. 28

การสรปขอมลแบบ Subtotals ............................................................................................................... 29 การแสดง/ไมแสดง Subtotals................................................................................................................ 30 การเพ�มคา/เปล�ยนคาการคานวณ........................................................................................................ 31

การกาหนด Drill Down .......................................................................................................................... 31 การแสดงรายละเอยดขอมลท�เปนผลรวม (Total) ............................................................................ 32 การเลอกดเฉพาะขอมลท�ตองการ (Filter) .......................................................................................... 32 การเลอกดขอมลแบบ Top/Bottom ...................................................................................................... 34

การเรยงลาดบขอมล (Sorting) .............................................................................................................. 35 การกาหนดกลมขอมล (Group) ............................................................................................................ 37 การกาหนดกลมขอมลตวเลข .............................................................................................................. 37 การกาหนดกลมขอมลวนท� ................................................................................................................. 38 การจดรปแบบวนท� ............................................................................................................................... 39 การเพ�มฟลดคานวณ (Formula Calculate)........................................................................................... 40 Formula Calculate Field ............................................................................................................................ 40 Formula Calculate Item ............................................................................................................................. 43

การวเคราะหขอมล (Summarize Data) ................................................................................................. 44

***ความหมายของ Show data as: .................................................................................................. 45 Consolidate ดวย PivotTable .................................................................................................................... 49 Consolidate แบบ Single Page field ......................................................................................................... 49 Consolidate แบบ Multi Page field .......................................................................................................... 51

79

คานา

เอกสารเลมน, จดทาข,นเพ�อใชประกอบการอบรมหลกสตร เทคนคการบรหารขอมลและการสราง

รายงานดวย PivotTable ประกอบดวยหวขอเน,อหาตางๆดงน, 1. การบรหารขอมล เชน การเกบขอมล การรวมขอมล การแยกขอมล ฐานขอมล เง�อนไขการ

ปอนขอมล การคนหาขอมล การกรองขอมล การจดเรยงขอมล การสรปขอมลเปนกลม การสรปขอมลจากหลายๆ ตาราง เปนตน

2. การสรางรายงานดวย PivotTable & PivotChart เร�มต,งแตการจดเตรยมขอมล วธการสราง การแกไข การปรบปรงขอมล การวางLayout การคานวณอตโนมต การคานวณดวยตนเอง การจดกลมขอมล การวเคราะหขอมลในลกษณะตางๆ การเช�อมตอกบขอมลภายนอก และเทคนคท�นาสนใจ

ขอขอบพระคณครคอผให อาจารยบญเลศ อรณพบลย, อาจารยรวโรจน ทวชยนกลกจ หากเน,อหาในเอกสารมความบกพรองประการใด ผเขยนขอนอมรบไวปรบปรงในโอกาสตอไป สมเกยรต ชวยมาก 14 มกราคม 2551

Education

แบ่งปัน แนวทางการประยุกต์ใช้ฐานข้อมูลและ PivotTable บน Excel