Click here to load reader
Upload
boonkiat-chetchamnongnuch
View
631
Download
7
Embed Size (px)
DESCRIPTION
การใช้งาน Mail Merge ด้วยโปรแกรม LiberOffice Writer
Citation preview
Mail MergeMail Merge เปนความสามารถในการนำาขออมลลจากฐานขออมลลหรออแฟมมเอกสารเฉพาะทเเตรยม มารวมกบบ
เอกสารทเจบดเตรยมตามฟอรแมตเฉพาะของ Liberoffice Writer ทบงนหายๆ ทานจะรลอจบกกบนดในชอเอ “จดหมายเวยน” การสรอาง Mail Merge จะตอองมแฟมมเอกสารประกอบ 2 แฟมมเอกสาร ไดอแก แฟมมเอกสารขออมลล (Data file) โดยอาจจะสรอางดอวย MySQL หรออ แฟมมเอกสาร Spreadsheet (Calc) หรออ ขออความทเมการแบงเนออหา (Text Delimeted) และ แฟมมเอกสารเนออหา (content file) ทเสรอางดอวย Liberoffice Writer โดยในเอกสารนของยกตบวอยางจากการเตรยมขออมลลดอวยโปรแกรม Spreadsheet
สรางแฟมเอกสารขอมลจาก Calc• สรอางแฟมมเอกสารวางดอวยโปรแกรม LibreOffice Calc
• พมพขออมลลโดยใหอมชอเอฟลด (ชอเอคอลบมน) เชน ชอเอ, นามสกล, ตำาแหนง เปนตอน ดบงภาพตบวอยาง
• บบนทกแฟมมเอกสารดอวยฟอรแมต
สรางแฟมเอกสาร Mail Merge• สรอางแฟมมเอกสารเนออหาดอวย LiberOffice Writer จบดวางรลปแบบตามตอองการ ยกเวอนสวนทเเปนขออมลล
เนออหาทเตอองนำาจาก Data File ไมตอองพมพอะไร
• บบนทกแฟมมเอกสาร
• นำาเขอาไฟลขออมลลเขอาสลระบบ (Data Source) โดยเลออกเมนลคำาสบเง Edit, Exchange Database
• คลกปม Browse … เลออกไฟลขออมลลทเเตรยมไวอ โปรแกรมจะนำาเขอาไฟลขออมลลโดยอบตโนมบต ซเงจะปรากฎชอเอไฟลตอทอายในรายการ Available Database ปดจอภาพ Exchange Database โดยคลกปม Close
• กดปม F4 เพอเอเปด Data Source ปรากฎชอเอ Database ทเนำาเขอา
• ขยายรายการของ Database ทเนำาเขอา ตบวอยางใหอคลกเครอเองหมาย + หนอา 20141015-data ปรากฎรายการขออมลลในตารางดบงน
• นำาเมาสไปชทเ Field Header ของรายการทเตอองการ แลอวลากมาวางในเอกสาร
• ทำาซำาใหอครบทกตำาแหนง
• ขออความในเครอเองหมาย < > เรยกวา Merge Field เมอเอสบเงพมพเอกสาร โปรแกรมจะนำาคาขออมลลในแตละรายการมาแทนทเ ซเงจะไดอเอกสารตามจำานวนขออมลลในตารางนบเนเอง
• สบเงพมพเอกสาร Mail Merge โดยเลออกคำาสบเง File, Print … โปรแกรมจะสอบถามการเขอาสลสวนควบคมการพมพ Mail Merge ดบงน
ลากชอเอฟลด เชน “นามสกล”วางในเอกสาร จะปรากฎเปน
สบญลบกษณ < ชอเอ >
• คลกปม Yes ปรากฎจอภาพควบคมดบงน
• ถอาตอองการสบเงพมพออกทางเครอเองพมพ ใหอเลออกรายการ Printer แตถอาตอองการบบนทกเปนแฟมมเอกสารใหอเลออกรายการ File โดยสามารถระบไดรฟและโฟดเดอรของไฟลไดอ เมอเอคลกปม OK โปรแกรมจะสรอาง Mail Merge ใหอโดยอบตโนมบต
ลบฐานขอมลออกจาก Data Source ฐานขออมลลทเนำาเขอาจะฝงงตบวไวอตลอด ซเงการลบออกจากระบบ ใหอเลออกคำาสบเง Tools, Options, Liberoffice
Base, Database เลออกฐานขออมลลทเตอองการลบ แลอวคลกเมาสทเปม Delete