6 documentos mercantiles

Documentos mercantiles 1/11 OGD 1º APC IES Leonardo Da Vinci 2009 2010

6. DOCUMENTOS MERCANTILES. OPERACIONES DE COMPRAVENTA. 1. INTRODUCCION Dentro de las relaciones comerciales con sus clientes y proveedores, las empresas han de utilizar una serie de documentos relacionados con la compraventa de bienes o servicios, así como con la forma de pago y cobro de los mismos. Este proceso administrativo sigue normalmente este camino: El comprador o cliente realiza el pedido. El vendedor entrega la mercancía al cliente con el albaran de entrega. El vendedor hace la factura de la entrega realizada. El comprador paga el importe de la factura. El vendedor, una vez que ha recibido el importe de la venta, remite al comprador un recibo justificante del pago. Todo este conjunto de operaciones recibe el nombre de CICLO COMERCIAL. 2. EL PEDIDO (O PROPUESTA DE PEDIDO) Es el documento que inicia el proceso de compraventa; en él el cliente solicita al proveedor la mercancía que necesita. E1 pedido puede hacerse de varias formas: - de palabra (directamente o por teléfono). Es mejor confirmarlo posteriormente por escrito. - Por carta comercial o fax - Mediante el representante de la empresa vendedora. Este documento se hace por duplicado: el original para el proveedor y una copia para el cliente 2.1 Datos que debe contener el pedido - Fecha - Número de pedido - Datos de identificación de la persona o empresa que hace el pedido: nombre; domicilio, NIF (DNI) o CIF, código postal, etc. ... - Datos de identificación de la persona o empresa vendedora: nombre; domicilio, NIF (DNI) o CIF, código postal, etc. - Relación detallada de los artículos solicitados, indicando cantidad y precios. - Fecha de entrega. - Dirección de envío y forma de envío: por correo, mensajería, tipo de transporte etc. - Condiciones de pago - Descuentos, si los hay. - Portes: indicar si los gastos de transporte los paga el comprador (= portes debidos) o el vendedor (= portes pagados) - Firma de quien hace el pedido. 3. EL ALBARAN (O NOTA DE ENTREGA) Es un documento que el vendedor envía al cliente junto con las mercancías. Tiene una doble finalidad: - es un justificante de la salida de los artículos del almacén. - es un justificante de que se ha entregado la mercancía: el transportista debe devolver a la empresa vendedora una copia firmada por el cliente. Estos impresos tienen 4 copias, normalmente de diferentes colores: - Una para el almacén, como justificante de salida. - Una para el departamento de ventas, para emitir la factura posteriormente. - Una para el cliente para que compruebe los artículos recibidos.


- Una, que después de firmarla el cliente, se devuelve a la empresa vendedora y sirve de justificante de la entrega de la mercancía. 3.1. Datos que deben constar en el albarán. • Datos de la empresa vendedora • Datos del comprador • Numero de albaran. • Fecha de emisión del albaran. • Número de pedido al que corresponde. • Artículos enviados: descripción, cantidad y precio. • Conformidad del cliente: Firma El comprador debe comprobar que lo que figura en el albarán es lo que ha recibido; y además debe ver si se corresponde con la copia del pedido que había realizado. 4. LA FACTURA Es el documento que refleja el importe total de la prestación de servicios y compra-venta de mercancías. - Tienen la obligación de emitir facturas los empresarios o profesionales por las operaciones que realicen en el ejercicio de su actividad (Ejemplo: en el caso de compra de mercancías la empresa vendedora debe emitir una factura). - Debe emitirse una factura por cada operación realizada (por ejemplo, una para cada albarán) pero se permite incluir en una misma factura todas las operaciones realizadas por un mismo cliente durante un mes. - Debe hacerse por duplicado: el original para el cliente; la copia para el vendedor o quien presta el servicio. Exigencias legales de las facturas: - Los empresarios y profesionales sujetos al IVA deben llevar dos libros de registro de facturas, uno para las emitidas y otro para las recibidas. De cada una de ellas se anotará: el número de factura, la fecha, el cliente o proveedor (según el caso), la naturaleza de la operación, la base imponible y la cuota del IVA. 1. Libro de ventas o ingresos: se anotaran las facturas emitidas. En él figurara el IVA repercutido. 2. Libro de compras y gastos: se anotaran las facturas recibidas y pagadas por la empresa. En él figurara el IVA soportado. - Los sujetos pasivos al IVA deben conservar la copia de las facturas al menos durante cinco años, contados a partir de la fecha de emisión de aquellas. - Cada factura es única y por eso debe numerarse correlativamente y no puede rectificarse. En caso de error debe expedirse una factura nueva, especificándose que corrige otra previa y señalando el número de esta y la fecha de la rectificación. La rectificación puede hacerse también mediante una nota de abono o una nota de cargo. 4.2. Datos que debe contener: Las facturas se pueden redactar en cualquier modelo siempre que contengan los siguientes datos. - Número de factura: la numeración será correlativa. - Fecha y lugar de emisión de la factura. - Nombre y NIF, o razón social y CIF, y domicilio del comprador y del vendedor. - Descripción de los artículos vendidos o de la prestación de servicios, detallando cantidades,

precios unitarios e importes. - Descuentos, si los hay.


- Portes, si los hay. - Base imponible. Es la cantidad sobre la que se aplica el IVA. Es igual al importe bruto

menos los descuentos. - Tipo de IVA que se debe aplicar y la cuota (importe del IVA).O la expresión "IVA

incluido". Recargo de equivalencia, si lo hay (RE) - Importe total que se debe pagar. El recargo de equivalencia: algunos minoristas pagan sus impuestos a la hacienda pública mediante el régimen especial. Ellos no liquidan el IVA. En este caso los proveedores de dichos minoristas repercuten en sus precios de venta además del IVA, el RE. - A un IVA del 16% le corresponde un 4% de RE - A un IVA del 7% le corresponde un 1% de RE - A un IVA del 4% le corresponde un 0,5 de RE

4.3. Conceptos incluidos en la factura. Cálculo Los conceptos incluidos en la factura son los siguientes: - Importe bruto: es el resultado de multiplicar el número de unidades por el precio de cada

una y después sumar estas cantidades. - Descuentos: son rebajas que hace el proveedor al comprador. Pueden darse en valor

absoluto, que se incluirán con signo negativo en la factura, o en porcentaje sobre el importe bruto. Hay descuentos de varios tipos:

o Comercial: se concede al cliente por ser fiel a los productos del proveedor, por ser época de rebajas, por haberlo negociado, etc.

o Por pronto pago (p/p): se aplica si se paga la mercancía al contado o antes de la entrega

o Por volumen de compra (rappel): se concede por comprar gran cantidad de género, bien de una vez, bien a lo largo de un periodo pactado.

o Importe neto: es el importe bruto menos los descuentos. - Gastos: pueden ser por embalaje, portes, seguros, etc... - Base imponible: es la suma del importe neto más los gastos.(siempre que ambos soporten el

mismo tipo de IVA) Es la cantidad sobre la que se aplica el IVA. - Tipo de IVA: Impuesto sobre el Valor Añadido. Se carga como un porcentaje sobre la Base

Imponible. - Cuota: Es la cantidad que debe pagarse en concepto de IVA. - Total a pagar: Es la suma de la Base Imponible y la cuota de IVA.

5. NOTA DE ABONO Y NOTA DE CARGO - Las notas de abono-cargo se emiten como complemento a las facturas cuando el importe

escrito en la factura no corresponde con lo que verdaderamente se debe pagar. - Podría anularse la factura y emitirse otra, pero es más sencillo elaborar una nota de abono-

cargo. - Ambos documentos los confecciona la empresa vendedora.

5.1. Nota de abono Este documento se emite cuando

o Hay una devolución de artículos por el comprador o Hay una devolución de envases reutilizables. o El vendedor tenga que abonar cantidades al comprador por otros conceptos.

5.2. Nota de cargo Este documento se emite cuando el comprador debe pagar unos gastos que no figuraban en la factura: comisiones, seguros, portes etc..


5.3. Datos que deben figurar en las Notas de cargo y abono - Identificación de la empresa vendedora. - Identificación de la empresa compradora, o cliente. - Número : la numeración será correlativa. - Fecha: de la emisión de la nota. - Descripción: se suele utilizar la expresión abono por los siguientes conceptos o Cargo por

los siguientes conceptos . Y se especifica claramente los conceptos por los que se hace el abono o el cargo y el importe de los mismos.

- Firma

6. EL RECIBO E1 recibo es el documento que lo extiende y lo firma la persona que cobra una cantidad. - Al pagador le sirve como justificante de haber entregado el dinero. - Generalmente los recibos van en talonarios y constan de dos partes.

• El recibo propiamente dicho que se entrega a la persona que efectúa el pago y le sirve de justificante.

• La matriz que se queda en el talonario y lo conserva el cobrador.

En los recibos debe figurar: - El numero de recibo - El nombre de la persona o entidad pagadora. - La cantidad entregada en letra y cifras. - El concepto a que corresponde - Lugar y fecha de emisión - El nombre y firma de la persona o entidad cobradora.

7. EL PRESUPUESTO Es un documento donde se pone por escrito el precio que cobraremos a un cliente si este nos encarga un trabajo. - Los datos que debe contener son los mismos que en la factura. - En los presupuestos suele aparecer una nota que indica el tiempo por el que se mantendrá el

precio. - Tienen una validez definida - La factura es un documento que se utiliza para justificar ante la Hacienda Pública los

ingresos de la empresa. - El presupuesto no tiene esta función, pues el cliente puede habernos pedido un presupuesto

y después no haber realizado la operación con nosotros.

Como Técnicos de Anatomía Patológica y Citología se manejan documentos mercantiles: a. En hospitales, referentes a:

-reactivos o productos químicos - material de vidrio y otro material de laboratorio - accesorios de uso cotidiano

Los documentos mercantiles referentes a instrumental y equipos generalmente los emite o revisa y firma el Jefe de Servicio.

b. En laboratorios privados, además:

- facturas y recibos para los pacientes o usuarios.


La relación con Hacienda del Técnico en Anatomía Patológica y Citología normalmente será:

-IRPF como trabajadores por cuenta ajena -IVA en las facturas - Contribución en laboratorios privados a llevar los libros de registro de facturas y la contabilidad mínima para las declaraciones de la empresa.

8. DOCUMENTOS FINANCIEROS Los documentos financieros son los que permiten a la empresa disponer de fondos, con la intervención del Banco o de la Caja de ahorros. Son el cheque y la letra de cambio. 8.1 El cheque Es un documento que el banco entrega gratuitamente a quien ha abierto una cuenta corriente, para que pueda disponer de los fondos depositados allí. - Quien extiende (o gira) un cheque autoriza a un tercero a retirar cierta cantidad de dinero de

su cuenta corriente en determinado banco. - Las denominaciones técnicas de cada uno de los participantes son, respectivamente,

librador, tomador o tenedor y librado. - Expliquémoslo mediante un ejemplo. Esmeralda quiere comprar un ciclomotor para

moverse por su ciudad y acude a la tienda de Jaime. Compra un modelo de 1900 euros y el vendedor le regala el casco homologado. Esmeralda paga mediante un cheque del Banco Santander Central Hispano. Al día siguiente, Jaime visita el banco y cobra el dinero.

- Si en la cuenta corriente del librador no hay suficientes fondos para pagar el cheque, el tomador puede reclamar legalmente que se le pague. La acción de reclamación se inicia mediante un protesto. La emisión de un cheque sin fondos se pena con una multa mínima de un 10 % de la cantidad que se dejó de pagar.

- El cheque siempre es pagadero a la vista, es decir, en el momento de su presentación. Para que pueda pagarse, el librador debe tener depositados en esa cuenta fondos suficientes.

8.1.1. Variantes Los cheques tienen determinadas variantes, que se describen a continuación: - Al portador. Esta expresión indica que el cheque deberá abonarse a cualquier persona que lo

presente al cobro. - Nominativo. En él figuran el nombre completo de la persona o entidad que debe cobrar el

importe. Para hacerlo, deberá identificarse convenientemente y firmar al dorso del cheque. - Cruzado o barrado. Lleva trazadas dos líneas diagonales, paralelas y próximas; entre ellas

figura la expresión y Cia. Estos cheques no pueden cobrarse a la vista ni en efectivo, sino abonándolos en la cuenta corriente del tomador.

- Conformado, visado o certificado. Lo emite el banco librado. Este garantiza que podrá cobrarse, porque bloquea en la cuenta del librador la cantidad girada hasta que el cheque sea presentado al cobro.

8.1.2. Datos que debe contener En todo cheque deben constar los datos siguientes: - El encabezamiento Páguese por este cheque. - La cantidad que se va a pagar, en cifras y en letras. Si ambos importes no coinciden,

prevalece el importe en letras. - El nombre del banco librado y la sucursal en que se pagará. - El lugar y la fecha (con el día y el mes en letras) de emisión.

8.2 La letra de cambio La letra de cambio ya no tiene la importancia que tuvo hace varias décadas como instrumento de pago. Es un documento que constituye una promesa de pago.


- Mediante ella, una persona manda a otra que pague a un tercero una cantidad determinada en cierta fecha.

- Como antes, las denominaciones técnicas de los participantes son el librador, el librado y el tenedor o tomador.

- Para explicar el fundamento de la letra de cambio podemos partir de una variación de la situación anterior. Imaginemos que Esmeralda no tiene el dinero necesario para pagar el ciclomotor, pero se compromete a pagarlo el día 2 del mes siguiente. Jaime libra una letra a Esmeralda, pero, para no estar obligado a esperar a cobrar, acude al Banco y pide que le adelanten el dinero. La entidad lo hace, a cambio de una pequeña cantidad, y después espera a la fecha acordada para cobrar de Esmeralda.

- A este acto de Jaime se le llama negociar la letra. El banco adelanta este dinero al tomador, pero cobrándole una comisión por el préstamo realizado. En la práctica, el banco cobra descontando la letra, es decir, pagando una cantidad menor que el importe indicado en ella.

8.2.1. Datos que debe contener - El impreso se compra en el estanco. - Toda letra cambio o efecto debe reseñar en el anverso:

o La denominación Letra de cambio. o La fecha y el lugar del libramiento. o El nombre del tomador. o El importe a pagar, en cifras y en tetras. o El nombre y el domicilio del librado. o La fecha de vencimiento. La letra no puede presentarse al cobro hasta el día de su

vencimiento. o El lugar donde debe efectuarse el pago. o El nombre, el domicilio y la firma del librador. o Generalmente, el librado firma al margen, aceptando la letra. Esto refuerza la

confianza de que se pagará.

- En el reverso de las letras constan: o Un espacio destinado al aval. El aval es la garantía mediante la cual una persona

(avalista o avalador se compromete a pagar la letra el día de vencimiento, en caso de que el librado avalado no lo haga).

o Un espacio destinado al endoso. Esta es la fórmula por la cual una entidad transfiere a otra el derecho de cobro de la letra.

o Un espacio destinado a nuevos avales o endosos etcétera.

9 LOS IMPUESTOS Estudiaremos en este apartado dos impuestos muy comunes, que deben tenerse en cuenta para realizar la gestión administrativa del gabinete. Son - el impuesto sobre el valor añadido (IVA), tanto en el régimen general como en los

regímenes especiales, y también - el impuesto sobre la renta de las personas físicas (IRPF). 9.1 El impuesto sobre el valor añadido - El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que recae sobre el

consumo al gravar la mayoría de compras y prestaciones de servicios efectuados por los empresarios o profesionales.

- Afecta tanto al comercio entre profesionales como a las transmisiones entre estos y los consumidores finales.

- El restaurador que compra alimentos para preparar los platos de comida paga el IVA correspondiente al recibirlos de los proveedores; cuando prepare la comida cobrará a su vez el IVA al cliente, incluyéndolo en la factura.

- El IVA que paga el profesional es el IVA soportado, mientras que el que cobra al cliente es el IVA repercutido.


- Se paga también IVA por la adquisición intracomunitaria de bienes o servicios y por la importación de ambos.

- Así, el hecho imponible lo constituye en principio cada entrega de bienes y cada prestación de servicios realizada por empresarios y profesionales a cambio de una contraprestación. Se dice «en principio» porque algunas de estas actividades no están sujetas a IVA y otras están exentas de este.

- Las operaciones no sujetas al IVA son aquellas que no soportan ni repercuten el IVA. Son las siguientes:

o Las entregas de muestras gratuitas, sin valor comercial o con fines de promoción. o Los trabajos realizados en régimen de relaciones laborales (trabajos por cuenta

ajena). o Los servicios de los socios de las cooperativas de trabajo asociado. o Las transmisiones de patrimonio empresarial o profesional con el fin de continuar

con las mismas actividades económicas que el antecesor. o Las prestaciones y entregas realizadas por entes públicos mediante contraprestación

de naturaleza tributaria. o Las operaciones exentas del IVA son aquellas en las que el IVA pagado no se

repercute después al destinatario. Son las siguientes: o La enseñanza, en todos los niveles. o Prestaciones de servicios públicos postales. o Los servicios de hospitalización y asistencia medicosanitaria, tanto pública como

privada, excepto medicamentos y material sanitario fuera del centro hospitalario. o Segundas y ulteriores entregas de edificaciones y de los suelos en los que se

encuentren enclavadas. o Prestaciones de servicios realizados por la Seguridad Social o sus entidades gestoras

(INEM, IMSERSO, INSS, etc.). o Donaciones de sangre. o Ambulancias. o Prestaciones de odontólogos y estomatólogos y prótesis dentales.

- El sujeto pasivo es la persona física o jurídica obligada por la ley a pagar los tributos. En el caso del IVA lo serán los profesionales o los consumidores que reciban los bienes o los servicios. Sin embargo, el impuesto termina recayendo sobre el consumidor final, porque los empresarios o profesionales que soportan el IVA lo repercuten después a sus clientes, actuando como intermediarios o recaudadores del impuesto, que posteriormente deben ingresar en las áreas de Hacienda.

- La base imponible es el importe pagado por el bien o servicio recibido, al que hay que añadir el IVA. Base imponible x Tipo impositivo = Cuota de IVA

- La cuota o cantidad que debe pagarse en concepto de tributo es el resultado de aplicar a la base imponible el porcentaje o tipo impositivo correspondiente, determinado en la norma legal. Respecto al IVA, los porcentajes varían según el régimen al que este sujeta la actividad empresarial. En el régimen general se aplican, según los casos, porcentajes del 16, del 7 o del 4 %. Existen otros regímenes especiales.

Los tipos impositivos del régimen general son los siguientes:

• Tipo general. Es el 16%. Se aplica sobre cualquier entrega de bienes o prestaciones de servicios, salvo las que estén gravadas por los tipos reducido o superreducido.

• Tipo reducido. Es el 7 %. Se aplica a los siguientes productos, entregas o servicios: o El material de uso sanitario, incluidas las gafas graduadas y las lentes de

contacto. Los medicamentos para uso animal.


o Los alimentos para personas o para animales, el agua corriente o mineral y las bebidas refrescantes, salvo las bebidas alcohólicas, gravadas con el 16 %.

o Las viviendas y los garajes cuando lean entregados junto a estas. o Otros conceptos: el transporte de viajeros y mercancías, los balnearios,

hoteles y restaurantes, las entradas a museos, teatros, cines o parques de atracciones...

• Tipo superreducido. Es el 4 %. Se aplica a las siguientes operaciones: o Los medicamentos y demás productos farmacéuticos, excepto los

cosméticos y los productos para la higiene, que tributan al 16 %. o Las prótesis y los implantes internos para minusválidos, las sillas de ruedas

y la adaptación de coches para los minusválidos y las reparaciones posteriores de las sillas y de los coches.

o Algunos alimentos frescos: leche, quesos, huevos, frutas, verduras y hortalizas, legumbres y pan común.

o Los libros, periódicos y revistas. o El material escolar. o Las viviendas de protección oficial.

9.2 Obligaciones formales del profesional en cuanto al IVA El profesional debe formalizar un conjunto de requisitos legales para poder cumplir apropiadamente sus obligaciones en cuanto al cobro y al pago del IVA. Son las siguientes: • Darse de alta en el censo de etiquetas y opciones de IVA. • Exigir facturas de cada bien o servicio recibido y entregarlas por cada bien o servicio

prestado. • Llevar libros de registro de facturas emitidas y facturas recibidas, libros de bienes de

inversión y de operaciones intracomunitarias. • Conservar copia de las facturas anteriores durante al menos cinco años. • Prestar una declaración previa de IVA. • Presentar la declaración, generalmente trimestral, de liquidación del impuesto ante

Hacienda. • Como se explicaba más arriba, el profesional ejerce de recaudador para Hacienda.

Trimestralmente tomará las facturas recibidas y sumará las cuotas de IVA pagadas; hará lo mismo con las facturas emitidas y las cuotas de IVA recaudadas. En su declaración presentará el balance entre el IVA pagado (soportado) y el recaudado (repercutido) a lo largo del trimestre. Si ha pagado más IVA del que ha recaudado, Hacienda le devolverá la diferencia. Por el contrario, si el IVA repercutido ha sido superior al IVA soportado, el profesional habrá de ingresar la diferencia en Hacienda.

• IVA repercutido > IVA soportado (Total a ingresar) • IVA repercutido < IVA soportado) (Total a cobrar) La liquidación del impuesto se realizará ante la Administración en los primeros días tras acabar el trimestre natural, concretamente entre los días 1 y 20 de abril, Julio y octubre. Por lo que respecta a la declaración del cuarto trimestre, se presenta entre los días 1 y 30 de enero del año siguiente; es una declaración de liquidación en forma de resumen de todo el año. EJEMPLO: LIQUIDACION TRIMESTRAL DEL IVA El importe trimestral de la cuota por IVA soportado por una empresa asciende a 1.800 euros, y el de la cuota por IVA repercutido a 2.400 euros. ¿Como debe realizarse la liquidación del impuesto? IVA repercutido 2.400


IVA soportado -1.800 A ingresar a Hacienda 600 9.3 Regímenes especiales de IVA 9.3.1 Régimen especial simplificado Es un régimen aplicable a los empresarios o profesionales que cumplan los requisitos siguientes: • Ser persona física • No realizar ninguna otra actividad económica fuera del régimen simplificado. • No haber renunciado a este régimen. • Vender trimestralmente por importes que no sobrepasen el limite legalmente establecido en

cada momento. • Estos empresarios o profesionales pagan un IVA calculado a partir de unos índices o

módulos que Hacienda ha fijado para cada actividad económica. A esta cantidad se le deducirán las cuotas soportadas.

9.3.2. Régimen especial del comercio minorista Se aplica a los empresarios individuales y a los comerciantes al por menor o minoristas, ya que estos tributan por el IRPF. Consiste en que el minorista no liquide el IVA y lo haga el proveedor por él, de tal forma que cuando el minorista formaliza las compras, los proveedores le cargan el IVA normal más un recargo, el recargo de equivalencia. A cambio el minorista no tiene la obligaci6n de liquidar el IVA ni de llevar libros ni registros. Lo que sí hará es repercutir el IVA soportado en el precio de venta de sus productos. Los tipos aplicables como recargo de equivalencia son los siguientes: • Al tipo general de IVA, del 16 %, le corresponde un tipo del 4 %. • Al tipo reducido de /VA, del 7 %, le corresponde un recargo del 1 %. • Al tipo superreducido de IVA, del 4 %, se le añade un 0,5 % de recargo de equivalencia. EJEMPLO La clínica Mirón, de Barcelona (c/ Ample, 50), paga 5.138,65 euros a Industrias Farmacéuticas Cortex, S. A. (c/ Rota, 8, de Madrid) el 30 de marzo de 2001. La clínica tiene abierta la cuenta corriente n.° 3470163 en la Caja Postal (Argentaria), sucursal de c/ Pere Martell, 7, 43001, de Tarragona. EJEMPLO: UNA FACTURA CON RECARGO DE EQUIVALENCIA Un minorista que sigue el régimen de recargo de equivalencia compra a la fábrica 80 unidades de cierto producto (x) a 4,21 euros cada una. Los portes, de 12 euros, van a cargo del cliente. Debe pagar un IVA del 16%. ¿A cuánto ascenderá la factura? Cantidad 80 (X) Importe unitario 4,21 Total 336,80 +R.E. 4% 12 = 348,80 +IVA 16% 55,81 +Portes 13,95 TOTAL a pagar 418,56


Ejemplo de ALBARÁN:


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