E-DELEGATIONENS RIKTLINJER FÖR SOCIALA MEDIER

Per AxbomAxbom Innovation+46 709 13 25 00

per@axbom.se

HUR PÅVERKAS LÄRARKÅREN?

PER AXBOMAXBOM INNOVATION

• Webbjobb sedan 1996

• Kommunikationsvetare

• Upplevelsedesigner

• Webbstrateg

• Trendbevakare

• Lärare

2

BAKGRUND

dir. 2010:32.

maj 2010

synpunkter10-20 dec 2010

2010-12-30

vägledande

3

Utvidgning av uppdragetE-delegationen har tidigare fått i uppdrag att bl.a. koordinera de statliga myndigheternas IT-baserade utvecklingsprojekt. Utöver det ursprungliga uppdraget ges delegationen i uppdrag att främja och samordna myndigheternas arbete med att förbättra förutsättningarna för vidareutnyttjande av handlingar. Arbetet ska ta sin utgångspunkt i den lag om vidareutnyttjande av handlingar från den offentliga förvaltningen som föreslås i propositionen Offentlig förvaltning för demokrati, delaktighet och tillväxt (prop. 2009/10:175). Delegationen ska även inom ramen för sitt uppdrag att utveckla vägledningar ta fram riktlinjer för statliga myndigheters användning av sociala medier exempelvis webbforum och bloggar

Riktlinjer för användning av sociala medier

Delegationen ska inom ramen för sitt uppdrag att utveckla

vägledningar även ta fram riktlinjer för statliga myndigheters

användning av sociala medier, t.ex. Facebook och Twitter.

Delegationen ska i detta arbete särskilt beakta rättsliga

aspekter på sådan användning.

4

VAD ÄR SOCIALA MEDIER?Sociala medier är ett sätt att kommunicera, skapa relationer, främja dialog och dela kunskap. När vi här pratar om sociala medier menar vi till exempel:

• webbplatser med nyhetskommentarer, länkar, chatt och kommentarfält,

• Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, Flickr och många andra,

• bloggar och

• wikier där användarna hjälps åt att skapa innehållet.

5

Vilka funktioner det sociala mediet har och hur myndigheten använder det påverkar ofta de rättsliga aspekterna. Riktlinjerna utgår därför ifrån vilka olika rättsliga krav som ställs beroende på hur sociala medier används.

Vidare utgår riktlinjerna från att en myndighet använder publika sociala medier. Därmed avses sociala medier som även utomstående, dvs. personer som inte ingår i eller är knuten till myndigheten, kan besöka genom att läsa myndighetens inlägg eller lämna egna inlägg.

De särskilda överväganden som kan behöva göras om en myndighet använder sociala medier i exempelvis projekt som har begränsats till vissa andra myndigheter, organisationer eller fysiska personer tas därför inte upp här.

6

INTERNET ÄR SOCIALT7

Så fort något publiceras på internet i dialog eller kollaboration med någon annan så är det en social

handling, internet blir ett socialt medium, oavsett om det sker i realtid eller i tidsoberoende form.

Vilket verktyg som används är irrelevant för bedömningen av om det är ett socialt medium.

Skillnaderna blir i vilken grad informationen blir synlig vid publiceringen, dvs: öppen för anonyma, öppen

för alla efter identifiering, för en sluten grupp, och så vidare.

Riktlinjerna avser information där myndigheten är avsändare* och som bli synlig för människor utanför

myndigheten.

*Om en person utanför myndigheten publicerar information på digitala

medier i regi av myndigheten så är

myndighetern ansvarig även för detta.

VIKTIGA SKILLNADER I SM

• Intern/extern•Gratis•Open source•Användarbas•Stängt / öppet•Radera data•Arkivera data•Profilsidor• Interna meddelanden•Realtid (chat)

•Konversationer•Kollaboration•RSS•Ping/Trackback• Integration•Filuppladdning•Användarstyrning•Åldersbegränsningar•Användarvillkor•Roller/nivåer

8

LÄSA DOKUMENTET (63s)Från avsnitt tre består varje avsnitt av tre delar. De inleds med inramade ”Riktlinjer”. Därefter följer ”Bedömning”. Den sista delen har rubriken ”Övervägande”.

Den som vill ha en snabb överblick kan läsa sammanfattningen och ”Riktlinjer” i avsnitten 3–15.

Den som vill en något djupare bild av riktlinjerna läser dessutom avsnitt 2 och ”bedömning” i avsnitten 3–15.

Texten under rubriken ”Överväganden” riktar sig till jurister och personer som behöver sätta sig in i de bakomliggande regelverken.

9

VÄGLEDNING STEG FÖR STEG

1. tänka igenom mål och syfte

2. granska avtalet

3. sätt upp interna regler

4. ta ansvar för egna och andras inlägg (i vissa fall)

5. hantera allmänna handlingar

6. arkivera

7. gallra

8. hantera ärenden

9. hålla uppsikt

10. informera.

10

RELEVANS FÖR LÄRARKÅREN

• Bloggar

• Facebook-grupper

• Öppna wikis

• Relationer

• Spårbarhet

• Kommentarer hos andra....

• Ansvar gentemot eleverna

Var går gränsen mellan lärare/elever och privatperson?!

Bör lärare ha separata “lärarkonton” i sociala medier?!

Vilka är lärarnas ansvar för generella frågor om skolan?!

11

Bör lärarna ha ett separat telefonnummer för privata

samtal?

1. MÅL & SYFTE

• Utgå från verksamhetskrav och syfte

• Relationer, förtroende, kunskapsspridning, tillgänglighet, omvärldsbevakning, kunskaps-inhämtning, crowdsourcing

• Fungera oberoende av teknisk plattform och tillgängligt för personer med funktionsnedsättningar

Relationer, tillgänglighet, hjälpa varandra.

Standardiserade verktyg

Vilka hinder finns?!

Lärarstöd

12

HUR JAG GJORDEwiki yammer

elevbloggar

social?“privat”

publik!

wufoo

13

2. GRANSKA AVTALET

Hjälp lärare/elever förstå!

Allmän handling även om det ligger externt!

kvalitet » ansvarsbegränsning / skadestånd » upplåtelse av rättigheter » regleringar om annonser » lagval/tvistlösning » censur/gallring

» elevernas avtalssituation

14

15

3. SÄTT UPP INTERNA REGLERVem talar i organisationens namn?!

Privata eller andra konton?!

Arkiveringsprinciper?!

Hur får arbetsgivarens utrustning användas?!

Hur ska kommunikation till elever fungera?!

Exit-strategi?!Rekommenderade verktyg/medieformer?!

Språkregler?!

Vems ansvar?

16

Eleverna godkänner avtal...!

Separat lärar-konto

Kommunikation med föräldrar/andra intressenter?!

17

4. TA ANSVAR FÖR EGNA OCH ANDRAS INLÄGG

Myndigheten ansvarar för alla inlägg som myndigheten själv gör,alla inlägg som utomstående gör på myndighetens sociala medieroch vissa inlägg som utomstående gör på sociala medier som inte ärmyndighetens eget men som uppkommer till exempel i en dialogmed myndigheten. Ansvaret är inte lika i alla sammanhang. I mångafall är även utomstående ansvariga. Till exempel kan myndighetenbli ansvarig för ett inlägg med olagligt innehåll på myndighetenssociala medium men det blir givetvis även den som gjort inlägget.

18

Gallra

Ansvar?!

Tillåtelse?!

19

5. HANTERA ALLMÄNNA HANDLINGAR

Myndighetens inlägg på sociala medier blir allmänna handlingar,oavsett om den förfogar över mediet helt själv eller det tillhandahållsav en tjänsteleverantör eller om myndigheten gör ett inlägg pånågon annans sociala medium. Ett inlägg som en utomstående görpå ett socialt medium som myndigheten förfogar över blir ocksåallmän handling.

Allmänna handlingar ska enligt offentlighetsprincipen kunnavisas upp utan avgift hos myndigheten. Allmänna handlingarska också kunna lämnas ut som utskrift – i vissa fall mot avgift.

Kommentarer hos andra blir allmänna handlingar!

Informera centralt när kommentarer sker hos andra.!

20

6. ARKIVERA

Hur ofta?!

Var?!

Sitesucker (Mac)HTTrack (PC)

Sekretessreglerade uppgifter ska inte förekomma i inlägg i sociala medier som myndigheten ansvarar för. Därmed behöver inte de allmänna handlingarna diarieföras, det räcker med att de hålls ordnade så att det framgår om de upprättats av myndigheten eller inkommit från någon annan.

Handlingar måste kunna lämnas ut skyndsamt.!

21

7. GALLRA

Gallring – Allmänna handlingar som har ringa eller tillfällig betydelse för myndighetens verksamhet kan normalt gallras om myndigheten har ett tillämpningsbeslut som omfattar sociala medier.

Konsumentverkets tillämpningsbeslut,2010-05-07, av Riksarkivets föreskrift

och allmänna råd RA-FS 1997:6

2§ Gallring Gallringsbeslutet gäller för handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion, är av tillfällig art, ringa betydelse eller av anspråkslösare slag.

Aktuella handlingstyper som avses är :

• frågor som genererar svar av enklare karaktär • kommentarer och inlägg som gäller för kännedom • kommentarer och inlägg som ej berör Konsumentverkets verksamhet • kommentarer och inlägg av stötande eller kränkande karaktär, så kallade forumtroll (gallras omedelbart från mediet)

22

8. HANTERA ÄRENDENÄrenden som ändå kommer in via sociala medier ska hanteras. Avsätt resurser och skapa rutiner för att ta hand om sådana meddelanden som inte bör finnas i det sociala mediet.

Myndigheten kan bli skadeståndsskyldig om den lämnar felaktiga upplysningar eller råd. Gör därför inga uttalanden i ett socialt medium som kan uppfattas som råd eller upplysningar som kan få ekonomiska konsekvenser.

23

9. HÅLLA UPPSIKTEtt socialt medium som myndigheten ansvarar för måste hållas under uppsikt. Det är därför viktigt att avsätta resurser för detta. Myndigheten• får inte publicera kränkande personuppgifter,• ska hålla uppsikt över besökares kommentarer för att upptäcka kränkande personuppgifter,• ska ta bort kränkande personuppgifter och• kan bli skadeståndsskyldig för kränkande personuppgifter.

24

Gallra

bemanning?

25

10. INFORMERA

Undvik privata konton!

Tydlig med avsändare!!

Tydliga rutiner för vem som tar vilka ärenden.!

Använd ex. logotyp för att tydliggöra avsändare.!

Att inlägg blir allmänna handlingar.!

Vilka uppgifter som inte får publiceras.!

Vad som händer om man inte följer reglerna...!

Hur inlägg blir tillgängliga för andra användare.!

26

ÖVRIGT• Risk- och sårbarhetsanalys,

vilka risker elimineras, reduceras, accepteras.

• Informationssäkerhet ska samsas med informationssäkerhetspolicy (LIS)

• Personuppgiftsskydd enligt PUL

27

LÄRARFOKUS

• Interna regler - (“godkända” verktyg, sammanfattningar av villkor, m.m)• Privat / officiellt konto

• om privat, hur hantera allmänna frågor som kommer den vägen?• Språkliga krav

• om språkliga krav, hur förenligt är det med privata konton?• Hur arkivera så att det blir lättillgängligt och sökbart?

• Central arkivering eller gör läraren det själv?• Gallring: vilken typ av info blir INTE allmän handling.

• Hur ofta/när/på vilket sätt måste läraren själv gallra (bevakning)• Hur måste läraren informera eleverna om villkor i tjänsterna?• Hur informerar läraren om användning av en ny tjänst centralt?• Hur hantera “exit”?

28

NÄSTA STEG

29

Dialog! Börja prata brett om det här!

Kartlägg nuvarande och önskad användning

Inte bara verktyg, utan hur man vill jobba, vilken flexibilitet som

behövs för att vara konkurrenskraftig...

Inte bara med lärarkåren utan med elever, andra myndigheter,

m.m.

Tillämpningsbeslut för gallring!

Rutiner för: läsa, bedöma & informera om användaravtal

Rutiner för bevakning / arkivering / exit

Nätverk för erfautbyte / best practice

Skapa egetFölj @Edelegationen på Twitter!

Gå med i http://edelegationen.ning.com/

Underlättar att sålla bort irrelevanta och kränkande

kommentarer.

ResurskrävandeSkapa en wiki där alla, såväl lärare som elever (och utomstående)

kan bidra med insikter.

30

FlexibilitetSnabbhetEffektivitet

Konkurrenskraft

SäkerhetskravPersonlig integritet

Riskhantering

PRIVAT ANVÄNDNING?• Dessa riktlinjer tar inte upp anställdas privata användning av sociala medier.

Det görs i andra sammanhang. Till exempel behandlar KRUS, Kompetensrådet för utveckling i staten, sådana frågor ur såväl rättsliga som etiska perspektiv i sin skrift från 2010, Fri åsiktsbildning – om yttrandefrihet och meddelarfrihet i statsförvaltningen.

• Samma slags frågor berörs i skriften Yttrandefrihet och lojalitet – Vad gäller för anställda hos kommuner, landsting och regioner, utgiven 2010, SKL Kommentus.

31

Men... är det rimligt att lärare förväntas ha separata konton på alla förekommande medier som de

använder både privat och i tjänsten?

nja...men i kubik!

32

FRÅGA PÅ!

per@axbom.se

@axbom på Twitter

MSN/Google Talk: per@axbom.se

http://axbom.se

Denna presentation: http://per.ax/edesm

33

HUR FÖRHÅLLER VI OSS...?

http://per.ax/lifebook

Elevarbete vid kursen Communication & Technology, Högskolan i Jönköping, HT 2010

34

REFERENSER / VIDARE LÄSNING

• http://www.edelegationen.se/sida/riktlinjer-for-myndigheters-anvandning-av-sociala-medier

• https://crocodoc.com/u15ox (utkast med kommentarer)

• http://www.sou.gov.se/kommittedirektiv/2010/dir2010_32.pdf

• SKL:s bok: Lojalitet och yttrandefrihet

• SKL förslag till checklista för sociala medier :http://www.skl.se/web/Fritt_fram_for_social_medier.aspx

35

36

Denna presentation:

http://per.ax/edesm