TEMAS A ABORDAR1. Introducción

2. Requisitos de Hardware y software

3. Características básicas

4. Crear un archivo

5. Configuración Inicial

6. Definir calendario de proyecto

1. Creación y modificación

7. Aplicación de calendario

8. Escalas temporales

9. Agregar tareas

10. Organizar Tareas

11. Crear Tareas repetitivas

12. Hitos

13. Dependencia de tareas

14. Recursos

15. Prioridades de redistribución

16. Rutas y Tareas Criticas

1. Vista de tareas críticas

17. Línea Base

18. Introducir fecha de comienzo y fin de tareas

19. Planeamiento de costo de recurso

1. Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

2. Como establecer los costos para los recursos del material

3. Como establecer varios costos para un recurso

20. Informes del proyecto

Microsoft Project es un software de administración de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo.

Microsoft Project cuenta con dos versiones:

-Standard y Professional.

1. Introducción

2.REQUISITOS DE HARDWARE Y SOFTWARE

• Procesador

Procesador a 700 MHz o superior.• Memoria

Memoria RAM de 512 MB o más.• Disco duro

Disco duro de 2,5 GB• Unidad

El medio depende del tamaño del conjunto de aplicaciones y de su ubicación.• Sistema operativo

Windows XP (32 bits), Windows Vista, Windows Server 2003, Windows Server 2008 (32 bits o 64 bits), Windows 7 o posterior.

3.CARACTERÍSTICAS BÁSICAS

• Diagrama de Gantt: Se muestra por default. Esta gráfica ilustra la programación de actividades en forma de calendario. Se señalan con barras los tiempos de inicio y término de la actividad, su duración y su secuencia. Las actividades críticas se muestran en rojo, las otras en azul.

• Sobrecarga de recursos: Significa que le estamos asignando a un recurso humano más tareas de las que puede realizar. Esto lo podemos observar en la herramienta Gráfica de Recursos del menú Ver.

• Resumen de Proyecto: Nos brinda diferentes tipos de información, como las fechas de inicio y término del proyecto, la duración, las horas totales de trabajo, los costos, el estado de las tareas y de los recursos.

• Cálculo de costos: Calcula los costos de los recursos y la mano de obra, una vez que los recursos son asignados a cada tarea.

• Ruta crítica: Se realiza una vez que todos los datos están ingresados. De esta forma de obtienen datos relevantes como los tiempos de inicio y término más cercanos y más lejanos de cada actividad, o las holguras.

• Iniciar Microsoft Project 2010

1. Clic en inicio

2. Clic en todos los programas

3. Nos ubicamos en la carpeta Microsoft Office

4. Seleccionamos Microsoft Project 2010

4. CREAR UN NUEVO ARCHIVO• Para crear un nuevo archivos nos vamos a la pestaña

archivo, seleccionamos la opción Nuevo, seguidamente de la opción Archivo en blanco

PANTALLA PRINCIPAL DE MS PROJECT

5. CONFIGURACIÓN INICIAL

Nos vamos a Archivos > Información >Información del proyecto >Propiedades avanzadas

Nos ubicamos en resumen:o Titulo: Nombre del proyectoo Asunto: Lo que trata el proyecto:Ejemplo: Desarrollo de software, construcción de una vivienda, etc.o Autor: Nombre encargado de la

planificación del proyectoo Administrador: Nombre del

director, gerente o administrador del proyecto.

o Organización: Nombre de la empresa ejecutora del proyecto.

o Categoría: La categoría del proyecto: Desarrollo, evento, construcciones, etc.

o Palabras claves: Se puede identificar con una palabra clave al proyecto.

o Comentario: Se puede introducir algún comentario acerca del proyecto

Por ultimo: Damos clic en el botón aceptar para guardar toda la información introducida.

DEFINIR EL TIPO DE MONEDA

• Nos vamos :

Archivos > Opciones > Mostrar

Podemos definir un símbolo o trabajar con la moneda de un país.

Una vez configurado nuestra moneda nos vemos a la opción Programación para definir : Que día comienza la semana laboral El año fiscal en que mes comienza La hora de entrada La hora de salida Jornada Laboral Semana Laboral Días que se trabajara al mes.

DEFINIR FECHA INICIO DEL PROYECTO

Menú Proyecto clic en Información del proyecto

Tenemos dos opciones:

Programar a partir:• Fecha de comienzo del proyecto• Fecha de finalización del proyecto

Aquí es cuando decidimos si se debe definir si la programación se hará a partir desde la fecha de finalización o de la fecha de inicio del proyecto

6. DEFINIR CALENDARIO DEL PROYECTO

• Esta opción se encuentra en la pestaña de proyecto, bajo el nombre de Cambiar tiempo de trabajo eso nos permitirá abrir la opción de calendario de proyecto para crear o modificar

6.1 CREACIÓN Y MODIFICACIÓN DEL CALENDARIO

• Una vez en la opción de cambiar tiempo de trabajo podemos crear y/o modificar un calendario para su uso en el proyecto.

Seguidamente podemos modificar los horarios y los días laborables, así como también definir fechas de excepción de trabajo.

7. APLICACIÓN DEL CALENDARIO

• Para aplicarle el calendario nuevo y/o modificado al proyecto nos vamos a la pestaña proyecto seguidamente de la opción Información de proyecto lo cual nos mostrara la siguiente ventana, en la cual nos posicionaremos en la opción calendario y seguidamente elegimos nuestro calendario con el que vamos a trabajar

8. ESCALAS TEMPORALES

Las escalas temporales son unas tablas de referencia en cuanto a las fechas; estas las podemos observar en el diagrama de Gantt en la parte superior. Para modificar estas escalas le damos doble clic sobre ellas y seguidamente podemos modificarlas.

Las opciones a modificar son los niveles de la escala, es decir el nivel superior, el intermedio, y el inferior; por lo general solo se modifica el nivel intermedio, es cuestión del usuario la modificación de los otros niveles

9. AGREGAR TAREAS

Hay 2 maneras para agregar una tarea en el proyecto La primera es:

Escribir el nombre de la tarea en la columna Nombre de tarea

La segunda forma es:Pestaña Tarea opción Tarea y le damos clic Cabe destacar que hay 2 tipos

de tareas. La tarea normal y la tarea recurrente ( periódica ) cuya característica es que esta se repite una o varias veces en un cierto lapso de tiempo

En la parte de abajo nos aparece una pestaña de nueva tarea le damos clic y nos aparece la siguiente información

Programar automaticamente las tareas: Esto deja que MS Project elija la fecha de las tareas

Programar manualmente: Esto es para cuando el usuario define la fecha de las tareas, al elegir esta opción cuando cambiemos una fecha , las otras fechas no se actualizaran el usuario tiene que cambiarlas manualmente.

Es recomendable dejar que MS Project nos elija la fecha.

10. ORGANIZAR TAREAS

Organizamos las tareas incluyéndolas en las tareas resumen

Selección de tareas(clic en fila y arrastrar sin soltar) > Tarea> Programación > Aplicar Sangría

Para aplicar y quitar sangría deben estar escritos todos los capítulos (tareas resumen de subtareas.

Para anular la sangría simplemente Selección de tarea(s) (clic en fila y arrastrar sin soltar) > Tarea> Programación > Anular Sangría

Al generar tareas y subtareas aparecen los signos

de más(+) y menos(-) que permiten

mostrar y ocultar las subtareas

Para crear la tarea resumen del proyecto tenemos dos opciones:

La primera:

Clic en Archivo > Opciones >Avanzado

Sección Mostrar> Opciones para este proyecto

Clic en aceptar

La segunda opción:

Clic> Formato> Mostrar u Ocultar > Mostrar tarea de resumen del proyecto

Le damos clic

11.CREAR TAREAS REPETITIVAS

Tareas que repiten su ocurrencia frecuentemente ejemplo: Seguimiento, control de calidad, etc. En lugar de crear vareas tareas podemos una sola tarea recurrente(repetitiva)

Para crear una tarea repetitiva:

Ingresar al menu Tarea > Insertar > Desplegar la lista de herramienta “tarea” > Tarea periodica

En la ventana que se nos muestra tenemos las opciones Nombre de la tarea: Patrón de repetición: Seleccionamos cada cuanto se repetirá la tarea.

Elegimos el/los día(s) que se repetirá la tarea, Intervalo de repetición: Comienzo: Cuando comenzara la tarea Tenemos dos opciones definir si queremos que termine de n veces

O un día en especifico

12.CREACIÓN DEL HITO

Los hitos por lo general son tareas que tienen una duración de 0.

Para crear un hito

Menu > Tarea> Seleccionar la tarea a convertir en hito > Información de tarea

Opción avanzado

Activar la opción Marcar tarea como un hito

Aceptar

También tenemos otra forma:

Menu > Tarea> Insertar Hito

13.DEPENDENCIA DE TAREAS

La vinculación de la tarea define el grado de relación que existe entre las tareas de un proyecto: Tarea predecesora: Una tarea que debe de ocurrir antes que la otra Tarea sucesora: La tarea que ocurre después de la otra.

Tenemos las cuatros relaciones de dependencia de tareas Fin a Comienzo(FC) Fin a Fin (FF) Comienzo a Comienzo(CC) Comienzo a Fin (CF)

Primer metodo:

Seleccionamos las dos tareas a vincular Clic en Tarea > Programación > Vincular tarea.

Por defecto MS Project vincula de F-C

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Segundo método: Ingresar al Menu Tarea Seleccionamos con el mouse la tarea sucesora a vincular Hacer clic sobre la Herramienta Información de la tarea en el menú

propiedades.

Dentro de la ventana información, seleccionamos la pestaña predecesora

Id: Podemos seleccionar la tarea predecesora por medio de su id Nombre de la tarea: Podemos seleccionar la tarea predecesora del

despliegue.

Tipo: Luego de seleccionada la tarea procedemos a darle el tipo de dependencia.

Pos: Seleccionamos cuando días después iniciara la tarea.

Tercer método:

Este es el método de vinculación más sencillo, simplemente digitamos con el teclado el tipo de vinculación requerido, dentro de la hoja de calculo en la columna predecesora , introducimos el id de la tarea predecesora y el tipo de dependencia ( FC, FF, CC, FC)

Cuarto Método:

En el diagrama de Gantt podemos hacer clic en la tarea predecesora y sin soltar arrastrar hasta la tarea sucesor, por defecto MS Project crea el vinculo FC

Para crear rápidamente dependencias iguales a una tarea superior (copiar y pegar) , hacemos clic en la casilla deseada y arrastramos la cruz que aparece en la esquina inferior derecha hacia abajo

ELIMINAR DEPENDENCIA DE TAREA

Para eliminar dependencia seleccionamos tarea predecesora> ctr+ tarea sucesora > Tarea > Programación > Desvincular tarea

También podemos hacerlo en el gráfico de Gantt, hacer doble clic sobre la flecha que representa la dependencia y hacer clic sobre el botón eliminar esa dependencia.

14. RECURSOS

Hay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la que mejor trabaje.• Primera Forma 

Hacer doble clic sobre la tarea a la que le asignará el recurso.

Aparecerá el cuadro de diálogo Información de la Tarea.

Clic en la pestaña Recursos donde aparecerá una tabla en blanco. En esta tabla puede asignar los recursos de cada tarea y la unidad de asignación.

• Segunda Forma:

Estando en el Diagrama de Gantt haga Clic en Ver – Hoja de Recursos

En la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizará en la ejecución del proyecto.

Nombre del recurso: En esta columna se debe escribir el nombre del recurso

Tipo: Aquí tenemos tres opciones (Trabajo, Material, Costo) Etiqueta de material: Esta opción solo se habilita para los

recursos materiales, aquí se debe introducir la unidad de medida del material

Iniciales: Aquí se pone la abreviatura del recurso, por defecto MS Project establece la primera letra del recurso.

Grupo: Aquí se debe asignar una agrupación al recurso ejemplo: RRHH, ADMON

Capacidad máxima: Project expresa la cantidad del recurso del trabajo que se dispone para su asignación. Por ejemplo el 100% es igual a 1 unidad, el 200% equivale a 2 unidad, el 50% equivale a la mitad de una unidad.

Tasa estándar: Es la tasa de pago o tarifa normal de trabajo realizado por un recurso

Tasa Hora extras: Es la tasa de pago de hora extras realizada por un recurso

Costos/usos: Es un costo fijo que se puede asignar cada vez que se use el recurso, independiente de la hora o de la cantidad que se use

Acumular: Este campo permite elegir como y cuando cargar los costos estándar y de hora extras de los recursos al costo de una tarea, la opción por defecto es prorrateo pero pueden definir comienzo o fin

Prorrateo: Acumula el costo de tarea a medida que se completa el trabajo programado.

Comienzo: Calcula el costo de una tarea tan pronto como la tarea comienza.

Fin: Calcula el costo de la tarea tan pronto esta haya finalizado. Calendario base: Aquí se debe elegir el calendario que utilizara el

recurso, tenemos tres alternativas( Estándar, Turno noche y 24 horas)

ASIGNAR RECURSOS A TAREAS

Toda tarea para su ejecución requiere de ciertos recursos, estos pueden ser: Materiales, económicos, humanos, vehículo, etc.Existen 3 formas de asignar recursosPrimera forma:Ingresar en el menú “Recurso”> ver diagrama de GanttSeleccionar la tarea al cual se desea asignar el recursoClic sobre la herramienta asignar recurso

En la parte inferior del cuadro aparecen todos los recursos creados, para asignar alguna de ellas se debe seleccionar el recurso necesario y clic en asignar.

Luego le damos cerrar y en el diagrama de Gantt nos aparecen los recursos que hemos asignado

Segunda forma: Seleccionamos la tarea a la cual le vamos a asignar el recurso.En el menú “TAREA” clic sobre la herramienta> Información de la tarea

En el ventana de Información de la tarea seleccionamos la pestaña Recurso

En la columna Nombre del recurso seleccionamos el recurso a asignar, luego en la columna unidades introducir la cantidad de recurso a utilizar y finalmente en la columna costo Project calcula el costo total del producto.

Tercera forma:En la hoja de calculo expandir la línea de división para ver el nombre de los recursos.

En la columna Nombres de los recursos desplegar el menú y asignar los recursos a utilizar

SOBREASIGNACIÓN DE RECURSO

Una sobreasignación significa que el recurso esta trabajando en un solo día más hora de las que puedePara verificar si hay sobreasignación de recurso hay dos metodos,Primer método:Señale todas las actividadesClic en el botón asignar recurso de la ficha recursoEn el cuadro de dialogo que aparece hacer clic en gráficoAparecerán tres tipos gráficos:-Trabajo-Disponibilidad restantes- Trabajos de asignación

Segunda forma:En la vista uso de recursos que estén sobre asignados aparecerán de color rojoLas celdas grises muestra cuantas horas trabaja el recurso en una actividad, las celda blancas muestran cuantas horas trabaja el recurso diariamente.

15. REDISTRIBUIR RECURSO

Project puede: Retrasar las tareas hasta que el recurso las pueda realizar Dividir la tarea para que parte se realice dentro de la

planificación y parte se realice posteriormente.Debe tener en cuenta la existencia de limitaciones rígidas y la prioridad alta

PROPIEDADES DE REDISTRIBUCIÓN

• Los niveles de prioridad comprenden de 0 – prioridad más baja a 1.000 – prioridad más alta. Todas las tareas comienzan con una prioridad predeterminada de 500, es decir son iguales en prioridad. Project utiliza la configuración de prioridad de tareas como un criterio de redistribución. Las tareas que no quiere que sean redistribuidas se deben asignar con una prioridad de 1.000.

Para cambiar la prioridad de las tareas:• En el Diagrama de Gantt – haga doble clic en la tarea con la prioridad para

la que desea cambiar el valor predeterminado de 500.• En el cuadro de diálogo Información de la Tarea, haga clic en la ficha

General• En el cuadro de Prioridad escriba el número que represente la prioridad

deseada de esa tarea

16.RUTAS Y TAREAS CRITICAS

• En la fase de planeación del proyecto se identifica una ruta crítica particular. Después de comenzar la fase de ejecución y de comunicar el progreso real, la ruta crítica puede cambiar de un grupo de tareas vinculadas a otro.

• Microsoft Project calcula automáticamente la ruta crítica por medio de las demoras permisibles de las tareas. Una tarea que tenga definida una demora permisible igual a cero será crítica.

16. 1 VISTA DE TAREAS CRITICAS

Esta opción es simple nos vamos a la pestaña formato y luego click en la check box rutas criticas eso hará que las rutas críticas se visualicen en el diagrama de Gantt de color rojo.

17. LÍNEA BASE

Una línea base nos permite comparar la información con que se planeó el proyecto y la forma como se está ejecutando.

Al guardar una línea base se estará almacenando información inicial del proyecto en un momento concreto. La información que se almacena es:• Costo• Duración• Fin• Comienzo• Trabajo

Para crear la línea base nos vamos a la pestaña proyecto en la opción línea base allí nos permitirá la opción de crear línea base o eliminar línea base

18. INTRODUCIR FECHA DE COMIENZO Y FIN DE TAREAS

• Al escribir fechas de comienzo y finalización para tareas, puede supervisar mejor la fecha de finalización de todo el proyecto, especialmente al trabajar con tareas críticas. Si escribe una fecha de comienzo real, la fecha de comienzo programada cambiará para adaptarse a la fecha real. Igualmente, al escribir una fecha de finalización real, la fecha de finalización programada hará lo mismo.

• Para introducir una fecha de comienzo o finalización real para una o más tareas, haga lo siguiente:

• En el Diagrama de Gantt, selecciones las tareas con fecha de comienzo o finalización que desea actualizar.

• En la pestaña tarea haga clic en la opción actualizar según programación y despliegue sus opciones y luego de clic en actualizar tareas.

• En Estado Real, escriba la fecha real de comienzo o final según sea el caso.

19.PLANEAMIENTO DE COSTO DE RECURSO

• Una forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las asignaciones. El resultado es el costo de la asignación

19.1 Como especificar costos fijos para los recursos de trabajo

En la tabla de hoja de recursos nos vamos a la casilla tipo una vez allí seleccionamos el tipo de recurso Trabajo, seguidamente para establecer un costo fijo solo llenamos la casilla de costo/uso esta es la casilla que hace referencia al pago por el recurso fijo es decir un recurso que trabaja por un salario fijo

19.2 Como establecer los costos para los recursos del material

• Casi de igual manera que con el ejemplo anterior para establecer primeramente debemos crear un recurso y cambiar su tipo a Material una vez esto la tabla de hoja de recurso nos mostrara las casillas a rellenar con respecto a los costos de material

20. INFORMES DEL PROYECTO

• Para que esta opción esté activada es necesario que el computador tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por Vistas Preliminares.

Existen seis categorías de informes disponibles:• Generales• Actividades Actuales• Costos• Asignaciones• Carga de Trabajo• Personalizados • Para ver dichos informes nos ubicamos en la pestaña

proyecto seguidamente damos clic en el icono de informes y nos presentara la lista de los 6 tipos de informes existentes

• Seleccionamos el informe deseado lo cual nos llevara a la ventana de impresión y allí podemos visualizar el informe que se va a imprimir.