1

IPMA and ISO 21500(Guidance on project management)

Presentation by Håkan Sjöholmand Anders SandbergStockholm 2012-09-17

2

Innehåll

1.Standarder generellt och ISO 215002.Projekt i en kontext3.Projekt, projektkompetens och IPMA4.Sammanfattning och förslag

3

1. Standarder generellt och ISO 21500

4

What is standardisation?

■ A common solution to a recurring problem

Example: Different track gauges

Five reasons for a project management standard

1. Standards for project management are necessary for the ability of an organisation to generate projects

2. Use of standards increases the probability for success, i.e. achievement of objectives

3. Standards improve communication between the project stakeholders

4. Use of standards reduces the total risk for the project portfolio

5. Use of standards attracts qualified persons

5

Relationship between standard and other types of support

PENG Gantt WBS SWOT OBSEVM RBS RUP ITIL Agile (Scrum, XP, DSDM)

Projectplace MS Project Mind manager Planisware etc.

ISOISO 21500ISO 10006

IPMA PMI

XLPM PPS PRINCE2 etc.

Faveo Dataföreningen CANEA ESI ASTRAKAN

Fujitsu Wenell Informator Microsoft SEMCON Qbis etc.

Standards (ISO –CEN – National)

Standards (ISO –CEN – National)

Certifying / Accrediting organisations

Certifying / Accrediting organisations

Project modelsProject models

Methods, tools, IT supportMethods, tools, IT support

Vendors of training, consultingVendors of training, consulting

Focus on processes, roles and other principlesFocus on processes, roles and other principles

IPMA assessbehaviour and knowledge, PMI measures knowledge

IPMA assessbehaviour and knowledge, PMI measures knowledge

Small differences, 80-90% similaritySmall differences, 80-90% similarity

6

ISO 21500 Scope

■ Overarching guidance for project management■ Any type of organization■ Any type of project■ High-level description of concepts and processes■ Projects in context of programmes and project

portfolios

7

Processes in ISO 215004.3.2 Develop Project Charter

4.3.3 Develop Project Plans

4.3.4 Direct Project Work 4.3.5 Control Project Work.4.3.6 Control Changes

4.3.7 Close Project Phase or Project4.3.8 Collect Lessons Learned

4.3.9 Identify Stakeholders

4.3.10 Manage Stakeholders

4.3.11 Define Scope4.3.12 Create Work Breakdown Structure4.3.13 Define Activities

4.3.14 Control Scope

4.3.15 Establish Project Team

4.3.16 Estimate Resources4.3.17 Define Project Organization

4.3.18 Develop Project Team

4.3.19 Control Resources4.3.20 Manage Project Team

4.3.21 Sequence Activities4.3.22 Estimate Activity Durations4.3.23 Develop Schedule

4.3.24 Control Schedule

4.3.25 Estimate Costs4.3.26 Develop Budget

4.3.27 Control Costs

4.3.28 Identify Risks4.3.29 Assess Risks

4.3.30 Treat Risks 4.3.31 Control Risks

4.3.32 Plan Quality 4.3.33 Perform Quality Assurance

4.3.34 Perform Quality Control

4.3.35 Plan Procurement 4.3.36 Select Suppliers 4.3.37 Administer Contracts

4.3.38 Plan Communications

4.3.39 Distribute Information

4.3.40 Manage Communication

8

Hur projekt hänger ihop med verksamhet, strategier, omgivning mm

2. Projekt i en kontext

9

OrganizationOrganizational Strategy

Opportunities

Business Case

Project Enviroment

Project Organization

Project Governance

Operations

Deliverables

Benefits

Project

Project Management Process

Product Process

Support Process

PM concepts interrelations

10

Project documents as inputs and outputs

11

Example of a value creation framework

12

Projects, programmes and portfolios

Portfolio

Program

Project

Program

Project

Project

Portfolio

Project

Project

Project

Project

Project Portfolio

Project

Project Portfolio

Project

Project

13

Project stakeholders

14

Projektens komplexitet påverkar tillämpningen av modeller och metoder samt ställer olika krav påprojektledarens kompetens

3. Projekt, projektkompetens och IPMA

15

Komplexitetsindelning■ Olika typer av revision för olika komplexa projekt

16

Komplexitetsnivåer1. Icke komplext projekt

2. Projekt av lägre komplexitet

3. Komplext projekt

4. Mycket komplext projekt

17

Karakterisering av projekts komplexitet

■ Projektets omgivning• Betydelse, politiska förhållanden, antal

intressenter, förändringar■ Projektets uppgift och förlopp

• Resultatets funktion, lösning/teknologi, resultatets struktur, tidsramar

■ Projektets resurser och organisation• Resursomfång, deltagarnas kompetens,

projektorganisation, geografisk placering

18

PX blankett

Parametrar Beskrivning av komplexitet 1

Parametrarnas komplexitet

Beskrivning av komplexitet 4

Motivering för bedömd nivå 1 2 3 4

Projektets omgivning

Projektets betydelse Liten betydelse för kund och egen organisation

Vital/strategisk betydelse för kund eller egen organisation

Politiska förhållanden Hög grad av överenskommelse och enkel beslutsprocess

Stora motsättningar och krävande beslutsprocess

Antal intressenter som ej kan hanteras i grupp

Få, välkända och förutsägbara

Många och delvis svårförutsägbara

Förändringar Medför minimala förändringar internt och externt

Medför viktiga/stora förändringar internt eller externt

Projektets komplexitet !Division med noll

19

Fördelar med komplexitetsgruppering

■ Rätt ambitionsnivå för projektledningsinsatsen

■ Rätt ambitionsnivå för organisationens uppföljning

■ Rätt kompetenskrav på projektledaren

20

ProjektledarcertifieringCertifiering enligt uppslagsboken■ certifiering (av medeltidslatin certi´fico 'bekräfta'), åtgärd genom tredje part –

vanligtvis certifieringsorgan – som visar att tillräcklig tilltro har erhållits att en produkt, process eller tjänst är i överensstämmelse med standard eller annat regelgivande dokument. Certifiering skall genomföras i enlighet med ett certifieringssystem med bestämda regler och ledning för verksamheten.

Certifiering enligt regelboken■ ISO/IEC 17024: Bedömning av överensstämmelse – Allmänna krav på organ

som certifierar personer

”Certifierad” är ett kvalitetsbegrepp■ Andra liknande kvalitetsbegrepp:

• Legitimering• Auktorisering• Licensiering

21

Competencies of project personnel

■ Technical competencies for delivering projects in a structured way, including the project management processes defined in this standard

■ Behavioural competencies associated with personal relationships within the defined boundaries of the project

■ Contextual competencies related to the management of the project within the organizational environment

22

Reference model for Module O (“Organisation“) questionnaire

Context(18 questions)

People(16 questions)

Processes(40 questions)

Governance(32 questions)

• Mission / vision & strategy• Effectiveness & efficiency• Organisation• Culture• Leadership & communication• Development

• PP&P decision making• PP processes• Portfolio processes• Integration & alignment• Cooperation & contracting• Reporting & documenting

• Competence of PP&P managers• Competence of stakeholders• PP&P staff recruitment• Competence development

• Personnel management• HSSE, Finance, Legal• Procurement & logistics• System, products & technology• Business• Knowledge management

• ICB 3.0 • ISO 9001• ISO 10006• ISO 21500

• ICB 3.0 • ISO 10006• ISO 21500

• ICB 3.0 • ISO 9001• ISO 21500

• ICB 3.0• ISO 9001 • ISO 10006• ISO 21500

Dimensions Elements Cross references

23

Processes in ISO 215004.3.2 Develop Project Charter

4.3.3 Develop Project Plans

4.3.4 Direct Project Work 4.3.5 Control Project Work.4.3.6 Control Changes

4.3.7 Close Project Phase or Project4.3.8 Collect Lessons Learned

4.3.9 Identify Stakeholders

4.3.10 Manage Stakeholders

4.3.11 Define Scope4.3.12 Create Work Breakdown Structure4.3.13 Define Activities

4.3.14 Control Scope

4.3.15 Establish Project Team

4.3.16 Estimate Resources4.3.17 Define Project Organization

4.3.18 Develop Project Team

4.3.19 Control Resources4.3.20 Manage Project Team

4.3.21 Sequence Activities4.3.22 Estimate Activity Durations4.3.23 Develop Schedule

4.3.24 Control Schedule

4.3.25 Estimate Costs4.3.26 Develop Budget

4.3.27 Control Costs

4.3.28 Identify Risks4.3.29 Assess Risks

4.3.30 Treat Risks 4.3.31 Control Risks

4.3.32 Plan Quality 4.3.33 Perform Quality Assurance

4.3.34 Perform Quality Control

4.3.35 Plan Procurement 4.3.36 Select Suppliers 4.3.37 Administer Contracts

4.3.38 Plan Communications

4.3.39 Distribute Information

4.3.40 Manage Communication

24

Example: Develop project team

PurposeThe purpose of Develop project team is to improve the capabilities and the interaction of project team members in a continuing manner to enhance their motivation and the team’s performance on the project.

25

Example: Develop project team

DescriptionDevelop project team depends on the existing competences of the project team. Ground rules of acceptable behaviour should be established early in the project to minimise misunderstandings and conflicts.

26

Example: Develop project team

Primary inputs Primary outputsStaff assignments Team performanceResource availability Team appraisalsResource planRole descriptions

27

Sammanfattning och förslag

Med utgångspunkt från att projektens ökade betydelse, bristande koppling mellan projekt och nyttor mm

Ta fram ett gemensamt ramverk för projektrevision baserat på:

■ IAA:s regler för internrevision,■ IS0 21500 (processerna )■ IPMA:s komplexitet och kompetenskrav för olika

typer av projekt