TÉCNICAS DE ARCHIVO Y DOCUMENTACIÓN

11 – NORMATIVA

SISTEMA ANDALUZ DE ARCHIVOS

tutora: Mercè Perelló                         octubre 2009

Material de archivoElementos auxiliares

Etiquetas adhesivas móviles (post-it): para la ordenación provisional de los documentos

Etiquetas adhesivas fijas: para colocar en cajas y carpetas como indicadores de contenido

Índices y separadores: para dividir el contenido dentro de carpetas y ficheros

Bandejas apilables: para los documentos en trámite

Material de archivoContenedores de documentos

Camisas de papel y carpetillas de cartulina: para agrupar varios documentos o expedientes

Archivadores de anillas (A/Z): para archivar documentos previamente perforados

Archivadores de presión: para archivar documentos sin necesidad de perforarlos

Archivadores definitivos: para archivar los documentos ya fuera de trámite y sin vigencia

Carpetas suspendidas: para archivar documentos en trámite

Mobiliario de archivo Carritos para carpetas

colgantes: provistos de ruedas, permiten el transporte de los

documentos

Estanterías: útiles para libros pero no para documentos

Armarios: Compactos sobre raíles: aprovecha el espacio al

máximo al permitir el desplazamiento de los

módulos. Convencionales: aconsejable de puertas

enrollables o de persiana para ahorrar espacio y poder

cerrarlos hermeticámente

Archivadores Buck: módulos independientes de varios

cajones

Archivador-Buck

Nuevos formatos, nuevas necesidades

Medidas preventivas para conservar los documentos

No utilizar papel reciclado para documentos importantes

No perforar nunca documentos importantes

No forzar la capacidad de carpetas y archivadores. Si es necesario abrir otros

consecutivos

Evitar el uso de elementos metálicos (grapas), gomas elásticas o carpetas de plástico para unir

documentos

Tener en cuenta las medidas de control ambiental (luz, humedad, calor, polvo…) según

el distinto formato de los documentos

Transferencia de los archivos de gestión al archivo general

La transferencia es el procedimiento mediante el cual los documentos pasan de los Archivos de gestión o de oficina al Archivo General, para:

Evitar la aglomeración de documentos en las oficinas y descargarlas de aquellos cuya vigencia

administrativa ha finalizado (3-5 años)

Traspasar al Archivo general las funciones de gestión, conservación (temporal o indefinida),

acceso y consulta de los documentos

Transferencia de los archivos de gestión al archivo general

Las copias y los duplicados de documentos originales que se encuentren archivados y localizados

Las notas internas, cuando no formen parte de un trámite y no contengan información relativa a algún

procedimiento administrativo

Los mensajes electrónicos que contengan una comunicación no incluida en algún procedimiento o sean

equivalentes a una comunicación telefónica. Sin embargo, sí que se conservarán los documentos asociados al

mensaje decorreo, siempre que hagan referencia a un procedimiento

No se traspasarán, debiendo eliminarse en los archivos de gestión u oficinas

Transferencia de los archivos de gestión al archivo general

Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboración de un documento definitivo

La propaganda u otros documentos impresos de entidades externas

Los catálogos y publicaciones comerciales

Los faxes, siempre que se conserven los originales del documento

La documentación de apoyo informativo (impresos, fotocopias BOE…y cualquier documento utilizado para la

resolución de un expediente)

No se traspasarán, debiendo eliminarse en los archivos de gestión u oficinas

Transferencia de los archivos de gestión al archivo generalNormas generales

Acordar fecha de traslado con el Archivo general y cumplimentar un formulario de transferencia donde conste la documentación enviada. Cada jefe de la

unidad o servicio remitente firmará la hoja de transferencia

Revisar y disponer convenientemente los documentos a tranferir en cajas numeradas que indiquen su

contenido

Traslado físico de la documentación al Archivo General

El Archivo General, tras revisar la documentación recibida, devolverá una copia del formulario de

transferencia firmado y sellado al archivo de gestión

En 1984 el Parlamento de Andalucía aprobó la Ley 3/1984, de 9 de enero, de Archivos con el fin de organizar, proteger y difundir el Patrimonio Documental Andaluz, conservado o no en Archivos. En su texto se define el Sistema Andaluz de Archivos como brazo vertebrador de la organización y funcionamiento de los Archivos de titularidad pública de nuestra Comunidad

Sistema Andaluz de Archivos

Sistema Andaluz de Archivos

Órganos Administrativos y consultivos

Órganos CENTRALESConsejería de Cultura

Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y Documental Dirección General de Bienes Culturales

Comisión Andaluza de Archivos y Patrimonio Documental y Bibliográfico Comisión Andaluza Calificadora de Documentos Administrativos

Comisión Coordinadora del Sistema Andaluz de Archivos

Órganos PERIFÉRICOSDelegaciones Provinciales de la Consejería de Cultura

Sistema Andaluz de ArchivosEstructura orgánica

Sistema Andaluz de ArchivosTipo de archivos

Archivo General de AndalucíaArchivos Centrales de las Consejerías y organismos públicos

Archivos Históricos ProvincialesArchivo de la Real Chancillería de Granada

Archivo del Patronato de la Alhambra y el GeneralifeMuseo Arqueológico de CórdobaMuseo Arqueológico de Sevilla

Museo Casa de los Tiros de GranadaMuseo de Bellas Artes de Córdoba

Sistema Andaluz de Archivos

Archivo General de AndalucíaDepende de la Consejería de Cultura, a través de la Dirección General del Libro y del Patrimonio Bibliográfico y

Documental. Tiene las siguientes funciones:

-Recoger, seleccionar, conservar y organizar toda documentación sin vigencia administrativa producida y

recibida por la Administración Pública de la Junta de Andalucía y sus organismos dependientes, conforme a los

términos que reglamentariamente se fijen, y por el Parlamento de Andalucía y el Defensor del Pueblo Andaluz,

que pueden serle remitida por los mismos.-Recoger, seleccionar, conservar y organizar los fondos documentales que puedan serle entregados por otras

entidades públicas y privadas.-Describir, inventariar, catalogar y facilitar los documentos de trabajo y consulta para la información e investigación

de la documentación que integre sus fondos.

Sistema Andaluz de Archivos Archivos Centrales

Archivos de las Consejerías de la Junta de Andalucía y de organismos públicos

Archivo Central de la Agencia Andaluza del AguaArchivo Central de la Consejería de Agricultura y Pesca

Archivo Central de la Consejería de CulturaArchivo Central de la Consejería de Economía y Hacienda

Archivo Central de la Consejería de EducaciónArchivo Central de la Consejería de Empleo

Archivo Central de la Consejería de Innovación, Ciencia y EmpresaArchivo Central de la Consejería de Medio Ambiente

Archivo Central de la Consejería de Obras Públicas y TransportesArchivo Central de la Consejería de Presidencia

Archivo Central de la Consejería de SaludArchivo Central de la Consejería de Turismo, Comercio y Deporte

Archivo Central de la Consejería para la Igualdad y Bienestar SocialArchivo Central de la Empresa Pública del Suelo de Andalucía (EPSA)

Archivo Central del Instituto Andaluz de Administración Pública (IAAP)Archivo Central del Servicio Andaluz de Salud (SAS)

Sistema Andaluz de Archivos Archivos Históricos Provinciales

Archivo Historico Provincial de AlmeríaArchivo Histórico Provincial de Cádiz

Archivo Histórico Provincial de CórdobaArchivo Histórico Provincial de GranadaArchivo Histórico Provincial de Huelva

Archivo Histórico Provincial de JaénArchivo Histórico Provincial de MálagaArchivo Histórico Provincial de Sevilla

El Archivo histórico de cada provincia andaluza