Liittymisvalmistelut Kanta-palveluihin

THL

Käsiteltävät asiat

• Yleistä Kanta-palveluista

• Edellytykset käyttöönotolle

• Liittymisvalmistelut

• Rekisterinpitäjyys yksityisessä terveydenhuollossa

• Kanta-palvelujen toimivuuden varmistaminen organisaatiomuutostilanteissa

13.1.2017 THL / OPER 2

Kansallisten tietojärjestelmäpalveluiden kokonaisuus

3 THL / OPER 13.1.2017

Reseptikeskus

Potilastiedon arkisto

THL

koodistopalvelu

Lääketietokanta

VRK

varmennepalvelut

Apteekki

Sairaalat

Omakanta

Yksityinen

terveydenhuolto

Terveyskeskus A

Tiedonhallintapalvelu

Keskeiset

terveystiedot

Suostumus ja

tahdonilmaukset

Valveri-rekisteri

Omakanta-palvelu kansalaisille

Omakanta – väylä omille terveystiedoille

– Sähköiset reseptit, hoitoon liittyvät kirjaukset, laboratorio- ja

röntgentutkimukset ja alle 10-vuotiaan huollettavan tiedot

– Suostumukset omien terveystietojen luovuttamiseen muiden

terveydenhuollon palveluntarjoajien käyttöön

– Luovutuskiellot tietyn käynnin tietojen tai hoitojakson tietojen

tai julkisen terveydenhuollon tietyn potilasrekisterin tietojen

luovuttamiseen

– Reseptin uusimispyynnöt

– Hoitotahdon ja elinluovutustahdon kirjaaminen, tiedote

– Palvelu löytyy osoitteesta www.kanta.fi tai suoralla osoitteella

www.omakanta.fi

THL / OPER 4 13.1.2017

Edellytykset käyttöönotolle

Edellytykset käyttöönotolle

1. Käytössä oleva potilastietojärjestelmä on sertifioitu

• Toiminnalliset vaatimukset, toimittaja todentaa ennen yhteistestausta

• Yhteentoimivuus, todennetaan Kelan yhteistestauksella

• Tietoturvallisuus, todentaa Viestintäviraston hyväksymä arviointilaitos

2. Yritys on tehnyt vaadittavat liittymisvalmistelut

• Omavalvontasuunnitelma on päivitetty

– Omavalvonnan vaatimukset ja -ohjeet yrityksille/itsenäisille ammatinharjoittajille

• Tietosuoja ja -turvakäytäntöjen vaatimukset on toteutettu

• Valtakunnallisesti yhdenmukaiset toimintamallit on otettu käyttöön

• Henkilökunta on koulutettu

• Liittymishakemus-sitoumus on toimitettu Kelaan

• Liittymisen jälkeiset toimintamallit on sovittu

6 THL / OPER 13.1.2017

Kanta-palvelujen uudet toiminnallisuudet 2017

• Ostopalveluvaltuutus

• Terveys- ja hoitosuunnitelma

• Omatietovaranto

• Todistukset ja lausunnot

• Lähete-palaute -arkistointi

4.12.2014 THL / OPER 7

Liittymisvalmistelut

Yksityinen terveydenhuolto/ liittyjät ja liittymisvelvollisuus

• Velvollisuus liittyä Potilastiedon arkistoon koskee

– julkista terveydenhuoltoa

– niitä yksityisen terveydenhuollon yrityksiä ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti

• Liittymisvelvoite ei koske tällä hetkellä niitä yksityisiä palvelunantajia, jotka toteuttavat potilasasiakirjojen pitkäaikaissäilytyksen

– paperiarkistossa

– muussa arkistolaitoksen hyväksymässä ei-sähköisessä muodossa

Potilastiedon arkistoon liittyvällä terveydenhuollon palvelujen antajalla tai itsenäisellä ammatinharjoittajalla on oltava voimassa olevat asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajana toimimiseen.

Terveydenhuollon potilasrekisteriin ei tallenneta sosiaalihuollon rekisteriin kuuluvia asiakas-/potilastietoja. Sosiaalihuollossa kirjattavat terveydenhuollon potilastiedot on erotettava tietojärjestelmän sisällä

9 THL / OPER 13.1.2017

Käyttöönoton prosessi

1. Perehtyminen Kanta-

palvelujen

vaatimuksiin

2. Liittymismallin valinta

3. Yhteistyö

järjestelmätoimittajan

ja IT-tuen kanssa

4. Kokonaisaikataulun

suunnittelu

5. Nykytila-analyysi

6. Sertifioidun

tietojärjestelmän

version

käyttöönotto-

suunnitelma

7. Koulutus- ja

viestintä-

suunnitelma

8. Ammattikortit ja

varmenteet / VRK

9. Omavalvontasuun-

nitelman

päivittäminen

10. SOTE-organisaatio-

rekisterin / IAH-

koodiston

tarkistaminen

11. Apteekkiyhteistyö

12. Kansallisten

toimintamallien

omaksuminen

13. Katso-tunniste

(Kanta Ekstranet)

14. Liittymishakemus-

sitoumus

15. Käyttöönottokoe/

Tuotanto-

valmiuden

varmistaminen

16. Tuotannon-

aikainen tuki

17. Jatkuva

omavalvonta

18. Käytön seuranta

ja valvonta

19. Toiminta

häiriötilanteissa

20. Muutosten

hallinta

21. Tarvittavat

lisäkoulutukset

Käynnistys ja

perehtyminen Suunnittelu

Liittymisen

toimenpiteet

Liittyminen ja

käyttöönotto Ylläpito ja seuranta

1–6 kuukautta

Oheisia taulukoita voi hyödyntää valmisteluissa. Ohjeet ovat vapaasti muokattavissa.

Tiivistetty vaiheiden ja tehtävien taulukko (xls)

Laaja vaiheiden ja tehtävien taulukko ohjeineen (xls)

Kanta-palvelujen käsikirjan materiaalit ja mallilomakkeet ovat myös hyödynnettävissä.

13.1.2017 THL / OPER 10

Liittymisprojektin muistilista 1. Huolehdi, että käytössä on ajantasainen ja dokumentoitu omavalvontasuunnitelma ja päivitä

se hyvissä ajoin ennen liittymistä, jotta voidaan osoittaa vaatimusten täyttyminen liittymisvaiheessa.

2. Varmista tietojärjestelmän valmiudet, valmiuden aikataulu sekä vaatimustenmukaisuus. Tietojärjestelmän täytyy olla sertifioitu.

3. Varmista, että tietoliikenne, välittäjäpalvelut ja muu laitteisto, joita tarvitaan palvelun käyttämiseen, ovat vaatimusten mukaisia ja liittymisaikataulun mukaisesti käytettävissä.

4. Tee liittymispäätös ja nimeä vastuuhenkilö.

5. Varmista, että tietojärjestelmän valmistaja ja välittäjä ovat toimittaneet selvityksen sertifiointivaatimusten täyttymisestä.

6. Tee ajoissa hakemukset erilaisista varmenteista VRK:lle (varmennekortit sekä palvelinvarmenteet).

7. Varmista, että SOTE–organisaatiorekisterin ja IAH–koodiston tiedot ovat oikein ja riittävät.

8. Kouluttaudu kansallisiin toimintamalleihin ja varmista tietoturvan- ja tietosuojaosaamisen tasot (verkkokoulut).

9. Tiedota muutoksista henkilöstölle, asiakkaille/potilaille ja sidosryhmille.

10. Varmista Katso-tunniste Kanta Ekstranetiin.

11. Tee liittymishakemus Kanta-palveluun (nimenkirjoitussoikeuden omaava edustaja allekirjoittaa liittymishakemus-sitoumuksen).

12. Valmistaudu tekniseen käyttöönottovaiheeseen; tee käyttöönottokoe (Kela vahvistaa läpimenon ja hyväksyy Resepti-palveluun liittyneeksi).

13. Varmista tuotannonaikaisen toiminnan laatu (häiriötilanteet, tietoturva- ja tietosuojatasoa ylläpidetään ja seurataan aktiivisesti omavalvontasuunnitelman vaatimusten mukaisesti, muutosten hallinta).

11 THL / OPER 13.1.2017

Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma

• Yhdenmukaistamaan sosiaali- ja terveydenhuollon tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjä arkityössä

• Varmistamaan, että henkilöstö tietää tietosuojaan ja tietoturvaan liityvät menettelyt ja noudattaa niitä asiakas- ja potilastietojen käsittelyssä

• Huomioimaan arkaluonteisen tiedon salassapidon merkityksen

• Ohjaamaan tietoturvavaatimusten noudattamista

• Seuraamaan toimintaa käytännössä

• Varmistamaan myös muiden palvelun tuottamiseen osallistuvien tahojen tietoturvallisen toiminnnan

• Selkeyttämään roolit ja vastuut toteutuksessa

• Ymmärtämään väärinkäytösten seuraamukset

13 13.1.2017 THL / OPER

Miksi tarvitaan tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma?

Omavalvonnan ja olennaisten vaatimusten säädökset

• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 159/2007

• Laki sähköisestä lääkemääräyksestä 61/2007

• THL:n Määräys 1/2015: A-luokkaan kuuluvien sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaiset tietoturvavaatimukset

• THL:n Määräys 2/2015: Omavalvontasuunnitelmaan sisällytettävät selvitykset ja vaatimukset

• THL:n Määräys 2/2016: Määräys sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmien olennaisista toiminnallisista vaatimuksista

14 13.1.2017 THL / OPER

Suhde Valviran omavalvontasuunnitelmaan

• Valviran omavalvontasuunnitelma on laajemmin toiminnan kannalta tehtävä asiakirja, johon kirjataan kaikki keskeiset toimenpiteet, joilla palvelujen tuottajat itse valvovat toimintayksikköjään, henkilökunnan toimintaa sekä tuottamiensa palvelujen laatua. Suunnitelma on palvelujen laadun ja kehittämisen päivittäinen työväline. Palvelujen tuottajalta edellytetään ammattitaitoa, tietoa ja kokemusta arvioida, minkälaisella omalla ohjauksella ja valvonnalla toiminnan laatu ja säädöstenmukaisuus varmistetaan

• Asiakastietolain mukainen tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma keskittyy asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn, tiedonhallintaan, tietojärjestelmien hallintaan sekä tietoturvaan ja tietosuojaan

THL / OPER 15

Keiden on laadittava omavalvontasuunnitelma

Terveydenhuolto, jos sähköinen potilastietojärjestelmä

• Julkinen ja yksityinen

• Itsenäiset ammatinharjoittajat

Sosiaalihuolto, jos sähköinen asiakastietojärjestelmä

• Julkinen ja yksityinen

• Itsenäiset ammatinharjoittajat

Kanta –välityspalveluiden tuottajat

• Ulkoinen palveluntuottaja

• Kantaa itsekin käyttävä organisaatio

Apteekit

Kansaneläkelaitos - Kela

16 13.1.2017 THL / OPER

Tietosuojan ja -turvan omavalvontasuunnitelma

• Tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma on oltava kunnossa ennen liittymistä Kanta-palveluun

• Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköllä on lainsäädännöllinen velvoite varmistaa tietojen luotettava ja turvallinen käsittely kaikissa olosuhteissa

• Kanta-palvelujen kautta on mahdollista nähdä laajasti eri organisaatioissa syntyneitä asiakas- ja potilastietoja. Siksi on varmistettava, että

• liittyvissä potilastietojärjestelmissä on käyttötarkoituksen kannalta oikeat toiminnallisuudet, riittävät tietoturvaominaisuudet ja että ne pystyvät liittymään osaksi Kanta-palvelujen kautta tapahtuvaa tietojen vaihtoa

• liittyvillä yrityksillä on asianmukaiset tietoturvakäytännöt ja käyttöympäristössä huolehditaan asianmukaisesta tietoturvasta

• Tietosuojan ja tietoturvan toteutumista seurataan omavalvonnalla

• Omavalvonnasta on oltava suunnitelma, jonka laadinnan ja noudattamisen vastuu on toimintayksikön vastaavalla johtajalla

• Yrityksillä ja itsenäisillä ammatinharjoittajilla, jotka arkistoivat potilasasiakirjat sähköisesti, on ollut velvollisuus laatia tietosuojan ja tietoturvan omavalvontasuunnitelma 31.3.2015 mennessä

17 13.1.2017 THL / OPER

• Yritys vastaa:

• Sertifioidun potilastietojärjestelmän hankinnasta ennen valtakunnalliseen tietojärjestelmäpalveluun liittämistä

• Henkilökunnan ohjeistuksesta ja osaamisesta asiakas- ja potilastietojen käsittelyssä

• Tietoturvapolitiikan laatimisesta ja noudattamisesta

• Tietosuojavastaavan nimeämisestä ja toimenkuvasta

• Asiakas- ja potilastietojen käsittelyn seurannasta ja valvonnasta

• Väärinkäytösten selvittämisestä ja seuraamuksista ja näiden tiedottamisesta henkilöstölle

• Toimintayksikön asiakas- ja potilastietojärjestelmien käyttäjä- ja käyttöoikeushallinnasta

• Valvontaviranomaisella (kuten Valvira) on oikeus ja velvollisuus tarkastaa omavalvontasuunnitelman olemassaolo

18 13.1.2017 THL / OPER

Yrityksen vastuut tietosuojasta ja tietoturvasta

• Omavalvontasuunnitelmassa

• Viitataan aina kuin mahdollista olemassa oleviin erikseen ylläpidettäviin ohjeisiin ja dokumentteihin

• Olennaista on, että suunnitelman linkkien tai tietojen avulla on selvää, mistä dokumentaatio on löydettävissä tai vaatimuksen täyttyminen on todennettavissa

• Mikäli muuta valmista dokumentaatiota ei ole olemassa tai saatavissa, on mahdollista kuvata vaadittavat asiakokonaisuudet ja toimintatavat suoraan omavalvontasuunnitelmaan

• Kun kokoat omavalvontasuunnitelmaa, pystyt samalla toteamaan, miten hyvin tietosuoja- ja tietoturva-asiat ovat omassa yrityksessäsi jo hoidettu ja missä vielä tarvitaan parannusta

• Vasta suunnitelman mukaisesti toimiminen parantaa tietoturvallisuutta!

19 13.1.2017 THL / OPER

Omavalvontasuunnitelman laatiminen

Omavalvontasuunnitelman sisältö

1. Johdanto

2. Suunnitelman kohde:

– Ketkä kuuluvat suunnitelman piiriin: palvelunantajat, tietojärjestelmät, käyttäjät kuvattuna

3. Yleiset tietoturvakäytännöt:

– Kuvaukset tietoturvapolitiikasta, tietosuojaan ja valvontaan liittyvistä vastuista, koulutus, ohjeistus, toimintamalleihin perehdytys, tietojärjestelmien ja potilastietojen käsittelyyn ohjeistus ja koulutus

4. Käyttöympäristön ja useiden järjestelmien yhteiset tietoturvakäytännöt:

– Menettelyt virhe- ja ongelmatilanteissa, järjestelmien käyttöohjeiden hallinnointi ja saatavuus, järjestelmien asennus ja ylläpito, tilojen työasemien, tallennusvälineiden ja tulosteiden turvallisuus, muut käyttöympäristön käytännöt

5. Käyttövaltuuksien, pääsynhallinnan ja käytön seurannan yleiset käytännöt:

– Käyttäjäryhmät, käyttövaltuushallinnan ja käytön seuraamisen käytännöt

6. Kanta-palvelujen käytön tietoturvakäytännöt

7. Tietojärjestelmät:

– Kanta-palveluihin liittyvät tietojärjestelmät (A), muut asiakas- tai potilastietoja käsittelevät järjestelmät (B), muut tietojärjestelmät jotka on otettava huomioon arkaluonteisten asiakas- ja potilastietojen suojaamisen kannalta

8. Tietojärjestelmäkohtaiset ohjeet ja suunnitelmat:

– Järjestelmien osalta joilla on vaikutusta asiakas- tai potilastietojen käsittelyyn, tietoturvaan tai tietosuojaan

20 THL / OPER 13.1.2017

Jaettu kokonaisuuksiin, joihin kootaan esim. linkkeinä kuhunkin kokonaisuuteen kuuluvat dokumentit:

Luku 6 Kanta-palvelujen käytön tietoturvakäytännöt

Nämä voidaan kuvata myös aiempien lukujen vastaavien kohtien yhteydessä

Kuvataan Kanta-palvelujen edellyttämien

• Tunnistamis- ja todentamisratkaisujen toteuttaminen

• Varmenneratkaisujen toteuttaminen (eri tyyppiset varmenteet)

• Käyttövaltuuksien hallinta ja kytkentä työntekijöiden työrooleihin

• Kanta-palvelujen käytön seuranta ja valvonta

• Kanta-palvelujen pääsynhallinnan toteuttaminen

• Sosiaali- ja terveydenhuollon dokumenttien ja rekisterien erottaminen

• Vaatimuksenmukaisuustodistuksen edellyttäminen ja vastuut

• Kansallisten toimintamallien hallinta

• Häiriötoimenpiteet huomioiden kansallinen häiriö- ja muutosohjeet

21 THL / OPER 13.1.2017

Liittymismallit

Liittymismallit

• Suoraliittyminen ns. perusmalli

– Palveluntuottajat, joiden henkilöstö työsuhteessa

– Itsenäiset ammatinharjoittajat

• Yhteisliittyminen

– Pääliittyjän tiloissa toimivat itsenäiset ammatinharjoittajat tai yritykset, jotka käyttävät pääliittyjän potilastietojärjestelmää, voivat liittyä pääliittyjän mukana

Pääliittyjä tekee liittymishakemuksen

– Pääliittyjä voi liittää mukanaan samassa yritysketjussa, esimerkiksi franchising-ketjuissa tai konsernissa toimivia muita terveydenhuollon toimintayksiköitä ja itsenäisiä ammatinharjoittajia, jotka käyttävät pääliittyjän potilastietojärjestelmää

Pääliittyjä tekee liittymishakemuksen

– Pääliittyjän ja mukana liittyvien välillä tulee olla Kanta-sopimusmallin mukainen sopimus, jossa todetaan Kanta-palvelujen edellyttämien toimintamallien ja ohjeiden noudattaminen, sekä tähän liittyvät molemminpuoliset vastuut ja velvoitteet.

23 THL / OPER 13.1.2017

Yhteisliittyminen: vastuut ja velvollisuudet sovitaan sopimuksessa

• Yhteisliittymistilanteessa sovitaan keskinäisellä sopimuksella

• Kanta-palveluiden yhteinen sopimusmalli kanta.fi-sivuilla

– Sopimus Kanta-palveluun liittymisestä ja Kanta-palvelujen käytöstä

– Sopimuksen liite: Vuokralaisen käyttämät Kanta-palvelut.

• Pääliittyjällä on suuri vastuu mukana liittyjistä

– Pääliittyjän tulee valvoa mukana liittyvien Kanta-palvelujen käyttöä omavalvonnan vaatimusten mukaisesti. Pääliittyjä vastaa sen kautta liittyneiden terveydenhuollon palvelujen antajien toiminnasta kuten omastaan.

– Pääliittyjä tarkistaa aina hyväksyessään toisen yksityisen terveydenhuollon palvelujen antajan käyttämään Kanta-palveluja potilastietojärjestelmänsä kautta, että

• Toimijalla on voimassa asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajana toimimiseen

• Toimijan tiedot on talletettu Valviran Valveri-rekisteriin ja ne näkyvät ajantasaisina Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen (THL) SOTE-organisaatiorekisterissä tai itsenäisten ammatinharjoittajien IAH-koodistossa.

24 THL / OPER 13.1.2017

Yrityksen rekisteritiedot koodistopalveluun

Miksi tunnistetiedot pitää löytyä koodistopalvelusta Kanta-palveluun liityttäessä

• Terveydenhuollon palvelujen tuottajat ja itsenäiset ammatinharjoittajat (IAH) liitetään Kanta-palveluihin THL:n ylläpitämän koodistopalvelun rekisteritietojen (SOTE-organisaatiorekisteri tai IAH-koodisto) avulla

• Jotta Kanta-palveluihin voi liittyä, tulee Kanta-palveluihin liittyvistä yrityksistä ja itsenäisistä ammatinharjoittajista olla ajantasaiset tunnistetiedot koodistopalvelussa

• Koodistopalvelu saa tiedot Valviran ja aluehallintovirastojen ylläpitämästä Valveri-rekisteristä (yksityisten sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajien rekisteri)

• Jos Valveriin rekisteröityjen palvelujen tiedot muuttuvat, palvelujen tuottajan tai itsenäisen ammatinharjoittajan on pyydettävä tietojen korjausta omalta aluehallintovirastolta tai Valviralta

• Kukin yritys ja itsenäinen ammatinharjoittaja on vastuussa omien tietojensa oikeellisuudesta, myös muiden yritysten tiloissa toimivien osalta

THL / OPER 13.1.2017 26

SOTE–organisaatiorekisterin / IAH-koodiston tarkastaminen

Kanta-palveluihin liittyvistä toimintayksiköistä ja toimintayksiköiden palveluyksiköistä tarvitaan ajantasaiset tiedot THL:n ylläpitämään koodistopalveluun (SOTE-organisaatiorekisteriin tai IAH-koodistoon).

Tiedot siirtyvät Valveri-rekisteristä suoraan THL:n koodistopalveluun.

• SOTE-organisaatiorekisteri

• Itsenäiset ammatinharjoittajat (vain ne, joiden y-tunnus on ilmoitettu AVI:in)

• Kanta-palvelut ja rekisteritiedot –Valvira

Tarkasta hyvissä ajoin tunnistetietojen oikeellisuus: Ohje tietojen tarkastamiseen.

Virheellisten tietojen korjaukset ja lisäykset tehdään aina oman alueen AVI:in tai Valviraan (valtakunnalliset luvat).

Sähköisen lääkemääräyksen uudistamispyyntöjen osalta muuttuva tieto (oletus ”Ei käytössä”) on ilmoitettava THL:n koodistopalveluun erikseen (esim. sähköpostilla). Edellyttää myös tiedon ilmoittamisen Kelaan joko liittymishakemuksella liittymisen yhteydessä tai muutosilmoituksella tuotantokäytön aikana.

THL / OPER 27 13.1.2017

THL / OPER 28 13.1.2017

Valitse Tarkennettu haku, jos haet y-tunnuksella

Hae yrityksen nimellä

Miten tarkastan tiedot SOTE–organisaatiorekisteristä

THL / OPER 29 13.1.2017

Miten tarkastan tiedot IAH–koodistosta

Valitse Tarkennettu haku, jos haet y-tunnuksella

Hae ammatinharjoittajan nimellä

Rekisterinpitäjyys yksityisessä terveydenhuollossa

Rekisterinpitäjyys yksityisessä terveydenhuollossa (PTA)

• Jokainen yksityinen terveydenhuollon palvelunantaja on omien potilasasiakirjojensa rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjiä ovat myös tiloissa toimivat yritykset ja ammatinharjoittajat

• Potilastietojen luovuttaminen rekisterinpitäjien välillä edellyttää potilaan suostumusta

– Esimerkiksi yhden terveyspalveluyrityksen sisällä samoissa tiloissa voi olla kolmen tyyppisiä palvelunantajia: yrityksen oma henkilöstö, lääkäripalvelu- tai vastaava yritys sekä yksittäinen ammatinharjoittaja. Tietojen rekisterinpitäjä on yritys silloin, kun palvelun tuottaa oma henkilöstö. Terveyspalveluyrityksen lukuun toimivat lääkäripalvelu- tai vastaavat yritykset tai itsenäiset ammatinharjoittajat ovat rekisteripitäjiä omien käyntiensä osalta, vaikkakin käyttävät yleensä yrityksen potilastietojärjestelmää.

• Kanta-palveluihin voi liittyä ainoastaan sellainen terveydenhuollon palvelunantaja tai itsenäinen ammatinharjoittaja, jolla on voimassa asianmukaiset luvat tai ilmoitukset sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajana toimimiseen

THL / OPER 31 13.1.2017

Rekisterinpitäjyys yksityisessä terveydenhuollossa (PTA)

• Työterveyshuollossa sopimuksen tehnyt yritys on rekisterinpitäjä

– Työterveyshuollossa lääkäriasema tekee sopimuksen työterveyspalvelun tuottamisesta yrityksen X kanssa, mutta palvelua tuottaessaan se hankkii lääkäripalvelua alihankintana esim. tiloissaan toimivalta ammatinharjoittajalta tai yritykseltä. Lääkäriasema on päävastuullinen palveluntuottaja ja rekisterinpitäjä myös näiden tietojen osalta.

32 THL / OPER 13.1.2017

Rekisterinpitäjyys ostopalvelutilanteissa (PTA)

• Ostopalveluissa muodostuvat asiakirjat on liitettävä palvelun järjestäjän (tilaajan) rekisteriin

• Kelan kilpailuttamissa palveluissa Kela ei ole rekisterinpitäjä

• Arkistointi voidaan toteuttaa eri tavoin

– Ostopalvelun tuottaja voi käyttää järjestäjän potilastietojärjestelmää

– Tuottaja käyttää omaa potilastietojärjestelmäänsä, ja jatkossa arkistoi asiakirjat Potilastiedon arkistoon suoraan järjestäjän rekisteriin

– Tuottaja lähettää asiakirjat muutoin järjestäjälle, joka edelleen huolehtii arkistoinnista

• Ostopalveluiden arkistointi suoraan Potilastiedon arkistoon toteutuu vasta myöhemmin, joten alkuvaiheessa riittää että tuottaja pystyy erottelemaan asiakirjat tilaajakohtaiseen rekisteriin omassa järjestelmässään

33 THL / OPER 13.1.2017

Kanta-palvelujen käyttömaksut

• Sähköisen reseptin laatimisesta ja toimittamisesta, varmentamisesta sekä Reseptikeskuksen, Reseptiarkiston ja lääketietokannan tietojen käytöstä peritään maksu

• Yksityisiltä terveydenhuollon palvelujen antajilta perittävä maksu on 0,331 € jokaisesta yksityisen terveydenhuollon palvelujen antajan laatimasta sähköisestä lääkemääräyksestä.

– Toistaiseksi Potilastiedon arkistosta ei peritä käyttömaksua

• Käyttömaksun suuruudesta määrätään asetuksella vuosittain

– Sosiaali- ja terveysministeriön asetus terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttömaksuista (911/2016)

• Asiasta tiedotetaan kanta.fi-sivuilla

34 THL / OPER 13.1.2017

Kanta-palvelujen toimivuuden varmistaminen muutostilanteissa

Tuotannonaikaiset yritysmuutokset

Organisaatiorakenteiden muutostilanteet

• Yritysrakenteen muuttuessa, kuten ostettaessa tai myytäessä yritys, osia yrityksestä, tai lopetettaessa yritystoiminta, on varmistettava, että Kanta-palvelujen käyttö jatkuu asianmukaisesti ilman katkoksia

• Varmista ajoissa, onko yritysmuutoksella vaikutusta Kanta-palveluiden käyttöön liittyviin vastuisiin tai velvoitteisiin

– esimerkiksi, jos muutoksen yhteydessä potilastietojärjestelmä vaihtuu, tulee lisätarve varmennekorteille, tai Kanta-palveluun liittyviä sopimuksia pitää päivittää/irtisanoa yms.

• Yrityksen sulautuessa toiseen tee

• Yksityisen terveydenhuollon luvan muutokset AVI:in tai Valviraan

• Ilmoita rekisterinpitäjämuutoksista Kelan Kanta-palveluihin

• Yrityksen lopettaessa tee tarvittavat ilmoitukset AVI:in tai Valviraan ja Kelan Kanta-palveluihin

13.1.2017 THL / OPER 36

Yritys sulautuu toiseen

• Tee tarvittavat lupamuutokset Aluehallintovirastoon (AVI) tai Sosiaali- ja terveysalan lupa- ja valvontavirastoon (Valvira) hakemuksella

– Ilmoitus lupaviranomaiselle on ainoa väylä päivittää yrityksen muuttuneet tiedot ajan tasalle SOTE-organisaatiorekisterissä tai IAH-koodistossa

– AVI tai Valvira laittaa toimipaikkakohtaiset tiedot Valveri-rekisteriin, josta tieto välitetään THL:n koodistopalveluun

– Ajantasaiset tiedot THL:n koodistopalvelun Sote-organisaatiorekisterissä tai IAH-koodistossa ovat edellytys Kanta-palvelujen toimivuudelle muutostilanteissa

• Tarkista, että muuttuvat tiedot ovat oikein SOTE-organisaatiorekisterissä tai IAH-koodistossa (Ohje tietojen tarkastamiseen)

– Muutosten päivittyminen voi viedä aikaa. Seuraa kunnes tiedot ovat siirtyneet Valveri-rekisteristä Kansallisen koodistopalvelun SOTE-organisaatiorekisteriin/IAH-koodistoon. Tee muutosilmoitus Kanta-palveluihin

13.1.2017 THL / OPER 37

Yritys sulautuu toiseen – rekisterinpitäjyyden muutokset

• Terveydenhuollon palvelujen antaja vastaa potilastietojen rekisterinpitäjänä tallennettujen potilastietojen käsittelystä sekä tietojen luovuttamisen ja muun käsittelyn lainmukaisuudesta

• Kaikki muutokset rekisterinpitäjyydessä on ilmoitettava Kelan Kanta-palveluihin

• Muutoksesta on hyvä tehdä alustava muutosilmoitus Kanta-palveluun heti, kun muutoksesta on päätös

• Muutokset ilmoitetaan Kelan Kanta-palveluun rekisterinpitäjän muutosilmoituslomakkeella, joka löytyy kanta.fi –sivuston Kanta Ekstranet –palvelusta

– Kanta.fi Kanta Ekstranet-palvelu Materiaalipankki Lomakkeet Asiakastietojen hallinta

• Rekisterinpitäjän muutosilmoitus ja täyttöohje

13.1.2017 THL / OPER 38

Yritys lopettaa toimintansa

• Tee tarvittavat lopetusilmoitukset AVI:in tai Valviraan

• Varmista, että Kanta-palveluihin liittyvät sitoumukset irtisanotaan

• Lomakkeet löytyvät:

– Kanta.fi Kanta Ekstranet-palvelu Materiaalipankki Lomakkeet Asiakastietojen hallinta:

• Rekisterinpitäjän muutosilmoitus ja täyttöohje

• Liityntäpisteiden tietojen muutosilmoitus

• Terveydenhuollon sitoumuksen irtisanominen

13.1.2017 THL / OPER 39

40

OPER

kantapalvelut@thl.fi

13.1.2017