KỸ NĂNG GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH

TIẾN SỸ. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.com

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ _HÀNH CHÍNH

ĐT 0913 183 168

TẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾPTẦM QUAN TRỌNG CỦA GIAO TIẾP

Trong cuộc sống hằng ngày chúng Trong cuộc sống hằng ngày chúng ta thường xuyên phải giao tiếp với ta thường xuyên phải giao tiếp với nhiều người, với nhiều đối tượng nhiều người, với nhiều đối tượng thuộc các tầng lớp khác nhau.thuộc các tầng lớp khác nhau.

Và chính sự tinh tế,Và chính sự tinh tế, khéo léo khéo léo trong cách ứng xử với mọi ngườitrong cách ứng xử với mọi người đã giúp cho chúng ta đạt tới một đã giúp cho chúng ta đạt tới một nghệ thuật,nghệ thuật, nghệ thuật giao tiếp.nghệ thuật giao tiếp.

GIAO TiẾP LÀ GÌ ?

"Là quá trình trao đổi và tiếp xúc giữa con người với môi trường của mình"

GIAO TiẾP LÀ GÌ ?

Là nghệ thuật, là kỹ năng

Là sự trao đổi, tiếp xúc qua lại giữa các cá thể.

4

GIAO TIẾP LÀ GÌ ?Theo nghĩa hẹp Hãy suy nghĩ về từ

"giao tiếp" và cho biết đối với bạn nó có nghĩa là gì?

CON NGƯỜI VỚI CON NGƯỜI

CON NGƯỜI VỚI MÔI TRƯỜNG

"Là quá trình trao đổi và tiếp xúc giữa con người với môi trường của mình"

GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH LÀ GÌ ?

Giao tiếp trong thực thi và để thực thi công vụ là toàn bộ các hình thức giao tiếp được thực hiện trong bối cảnh thực thi công vụ, do các bên tham gia công vụ thực hiện và để thực thi công vụ.

MỤC ĐÍCH CỦA GIAO TIẾP

VẬT CHẤT

THÀNH MỐI QUAN HỆ

TÌN H CẢ M GIỮA CÁC CÁ NHÂN THIẾT LẬP.

TINH THẦN

VẬT CHẤT

MỤC ĐÍCH CỦA GIAO TIẾP

TRAO ĐỔI VỚI NHAU

PHÁT,NHẬN THÔNG TIN

SO SÁNH, XỬ LÝ CÁC THÔNG TIN

GIAO TIẾP

MỤC ĐÍCH CỦA GIAO TIẾP

TRAO ĐỔI VÀ DUY TRÌ MỐIQUAN HỆ …

TRAO ĐỔI VÀ DUY TRÌ MỐIQUAN HỆ …

PHÁTTHÔNG TIN

PHÁTTHÔNG TIN

NHẬNTHÔNG TIN

NHẬNTHÔNG TIN

THU THẬP, XỬ LÝ

THÔNG TIN …

THU THẬP, XỬ LÝ

THÔNG TIN …

GIAO TẾP QUAN TRỌNG NHƯ THẾ NÀO?GIAO TẾP QUAN TRỌNG NHƯ THẾ NÀO?Thời gianThời gian thức => giao tiếp (70%) thức => giao tiếp (70%)Làm cho quan hệ giữa người và người => tốt Làm cho quan hệ giữa người và người => tốt

hơnhơnHIểu người khác => hiểu chính mìnhHIểu người khác => hiểu chính mìnhBộc lộ nhân cách => Nhân cách hình thành và Bộc lộ nhân cách => Nhân cách hình thành và

phát triển qua GTphát triển qua GTTạo sự đoàn kết, gắn bó, thân thiện => quan hệ Tạo sự đoàn kết, gắn bó, thân thiện => quan hệ

tốt đẹp hơntốt đẹp hơn

=> => GT LÀ MỘT TRONG NHỮNG YẾU TỐ GT LÀ MỘT TRONG NHỮNG YẾU TỐ QUAN TRỌNG ĐỂ CUỘC SỐNG TỐT HƠN QUAN TRỌNG ĐỂ CUỘC SỐNG TỐT HƠN VÀ CÔNG VIỆC ĐẠT HIỆU QUẢ HƠN...VÀ CÔNG VIỆC ĐẠT HIỆU QUẢ HƠN...

YẾU TỐ ĐỂ GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢYẾU TỐ ĐỂ GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢ

Mục đích giao tiếp? Tại sao phải giao Mục đích giao tiếp? Tại sao phải giao tiếp?tiếp?

Đối tượng giao tiếp? Giao tiếp với ai?Đối tượng giao tiếp? Giao tiếp với ai?Nội dung giao tiếp? Nói cái gì? Nói như Nội dung giao tiếp? Nói cái gì? Nói như

thế nào?thế nào?Phương pháp giao tiếp? Giao tiếp bằng Phương pháp giao tiếp? Giao tiếp bằng

cách nào?cách nào?Thời gian giao tiếp? Giao tiếp khi nào?Thời gian giao tiếp? Giao tiếp khi nào?Địa điểm giao tiếp? Giao tiếp ở đâu? ....Địa điểm giao tiếp? Giao tiếp ở đâu? ....

GIAO TIẾP TRỰC TIẾPGIAO TIẾP TRỰC TIẾP: =>các đối tác gặp gỡ, trao đổi với

nhau mặt đối mặt

- Giao tiếp bằng lời: biểu đạt bằng từ ngữ

- Giao tiếp không lời: cử chỉ, nét mặt…

HÌNH THỨC GIAO TIẾPHÌNH THỨC GIAO TIẾP

GIAO TIẾP GIÁN TIẾPGIAO TIẾP GIÁN TIẾP: qua điện thoại, thư tín, email,…

Sử dụng hình thức giao tiếp trực tiếp sẽ mang lại hiệu quả cao hơn ...

CÁC LOẠI GIAO TIẾP CÁC LOẠI GIAO TIẾP

Giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%chiếm từ 55-65%Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%khoảng 7%Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%khoảng 38%

Giao tiếp Giao tiếp ngôn ngữngôn ngữ

(nói, viết ...)(nói, viết ...)

=>Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ítkhi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau ...

=> Giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ phối hợp với nhau tạo ra hiện quả cao nhất...

MỤC TIÊU

Giữa các cá nhân Trong nhóm Giữa các nhóm Trong tổ chức Với các đối tác bên ngoài

PHÁT TRIỂN CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP:

NGÖÔØI NGOAÏI HÖÔÙNG

NGÖÔØI NOÄI HÖÔÙNG

NGÖÔØI NOÄI HÖÔÙNG •Ñaëc ñieåm

Thích coâ ñoäc, khoâng thích xaõ giao.

Ít noùi Trong loøng coù chöùa chaát

ñieàu gì khoù maø loä ra ngoaøi. Coù thaùi ñoä beàn bæ, caån

thaän trong khi laøm vieäc Thöôøng cho raèng mình khoâng

baèng ngöôøi khaùc. Laøm ngöôøi khaùc khoù hieåu

noåi mình, khoù hoøa hôïp vôùi mình.

Thích aûo töôûng.

NGÖÔØI NGOAÏI HÖÔÙNG

NGÖÔØI NOÄI HÖÔÙNG

• ÖÙNG DUÏNG Neân giao cho hoï nhöõng coâng taùc noäi vuï.

Neân phaùt huy thaùi ñoä tính beàn bæ cuûa hoï baèng caùch giao cho hoï giöõ soá saùch chi thu.

Lôïi duïng khuynh höôùng aûo töôûng ôû hoï baèng caùch giao cho hoï nhöõng coâng taùc caàn myõ thuaät, tæ mæ (nhö laäp thoáng keâ, veõ ñoà hình).

Lôïi duïng tính caån thaän cuûa hoï baèng caùch giao cho hoï caùc coâng taùc veà kieåm soaùt, thanh tra, baùc só, ñieâu khaéc.

Nhöõng ngöôøi naøy coù theå laøm vieäc coù hieäu suaát cao nhöng vì thieáu tinh thaàn hôïp taùc neân deã ñöa tôùi nhöõng raéc roái trong khi giao thieäp. Vì theá khoâng neân giao cho hoï coâng taùc ngoaïi vuï.

NGÖÔØI NGOAÏI HÖÔÙNG

•Ñaëc ñieåm

Gioûi xaõ giao, thích saên soùc ngöôøi khaùc.

Laøm vieäc nhanh nheïn, deã thích nghi.

AÊn noùi chaân thaønh. Hoaït baùt, hieáu ñoäng. Tính tình oân hoøa,Laøm

sai nhaän loãi ngay. Khoâng giaûo quyeät. Laøm vieäc bieán hoùa

khoâng caâu neä.

NGÖÔØI NGOAÏI HÖÔÙNG

NGÖÔØI NOÄI HÖÔÙNG

ÖÙNG DUÏNG Khai thaùc khía caïnh xaõ giao cuûa hoï baèng

caùch giao cho hoï coâng vieäc “ngoaïi vuï” hay “ñoái ngoaïi”.

Hoï coù khuynh höôùng hieáu ñoäng, laïi linh ñoäng trong coâng taùc neân coù theå giao cho hoï vieäc quaûng caùo, tuyeân truyeàn vaø ñeå hoï tham gia laäp keá hoaïch haønh ñoäng.

Nhöõng con ngöôøi naøy thöôøng trung tröïc vaø naêng noå neân coù theå giao cho chöùc bí thö.

Hoï ñöôïc loøng ngöôøi vaø xoâng xaùo neân coù theå coù vai troø laõnh ñaïo.

Moät soá maët haïn cheá cuûa hoï: Khoâng beàn bæ, khoâng giao xaây döïng coâng

trình môùi Hôi phoùng tuùng khoâng giao quaûn lyù thu chi

NGÖÔØI BOÄC PHAÙT:

• Ñaëc ñieåm

Laøm vieäc caån thaän, quy cuû. Thích ñeïp. Coù loøng thích leõ phaûi, nghóa lyù roõ

raøng. Luùc thöôøng leã ñoä hoaøn toaøn nhöng

coù luùc noåi traän loâi ñình. Raát tieát kieäm Raát baûo thuû Khaù kieân nhaãn AÙo quaàn saïch seõ, chænh teà. Haønh ñoäng coù phaàn chaäm chaïp. Khoâng thích baùn ñoà cho ngöôøi khaùc.

• ÖÙNG DUÏNG Khai thaùc öu ñieåm thích nhöõng

gì thieát thöïc (thöïc teá) tieát kieäm ôû lôùp ngöôøi naøy ñeå giao cho hoï coâng taùc quaûn lyù.

Hoï thöôøng laø nhöõng ngöôøi ngaên naép, chænh teà neân coù theå giao cho nhöõng chöùc vuï kho, baõi…

Hoï laø nhöõng ngöôøi kieân nhaãn ñeå ñaûm ñöông xaây döïng moät coâng trình môùi.

Coù theå giao cho hoï nhöõng chöùc vuï ñoøi hoûi leã nghi quy taéc (baûo veä, giaùm thò).

Hoï cuõng coù theå laøm troøn nhöõng coâng taùc ñoøi hoûi can ñaûm vaø yeâu leõ phaûi (Chaùnh aùn toøa aùn).

4.Kín ñaùo

1.Tröïc tieáp

2.Giaùn tieáp

3.Côûi môû

Text

4 MAÃU NGÖÔØI ÑAËC TRÖNG :

NGÖÔØI TRÖÏC TIEÁP:

Laø nhöõng chuù boø toùt, coù quyeàn löïc vaø coù khaû naêng ñöông ñaàu vôùi caùc xung ñoät.

Laø nhöõng ngöôøi thaúng thaén vaø ñieàu khieån caùc cuoäc hoïp, seõ noùi ra quan ñieåm cuûa hoï maø thaäm chí baïn khoâng muoán nghe noù;

Thích ganh ñua, khoâng kieân trì vaø thöôøng coù tính ñoái ñaàu, luoân ñi theo caùch suy nghó rieâng cuûa mình, thích tranh luaän;

Laø ngöôøi coá tìm moïi caùch ñeå ñaït thaønh tích trong coâng vieäc, thích ñoät phaù vaø khoâng quaù caâu neä ñeán nhöõng nguyeân taéc vaø chính saùch,

Söï mô hoà khoâng nhöõng khoâng ngaên caûn maø coøn khuyeán khích hoï.

Quan ñieåm cuûa hoï laø xin loãi thì deã hôn laø xin pheùp.

NGÖÔØI GIAÙN TIEÁP:

Laø nhöõng chuù gaáu, hoï ñoái ñaàu vôùi nhöõng ruûi ro, ñöa ra quyeát ñònh vaø nhöõng thay ñoåi moät caùch thaän troïng, ñi töøng böôùc nhöng chaéc chaén;

Khoâng döùt khoaùt nhöng laïi chín chaén trong giao tieáp, coù caùch cö xöû kín ñaùo vaø hoøa nhaõ. khi gaëp tình huoáng nghieâm troïng thì hay neù traùnh xung ñoät;

-

Ñeå traùnh xung ñoät xaûy ra, hoï laø nhöõng ngöôøi kheùo leùo trong giao tieáp, coù tính nhaãn naïi vaø tinh thaàn hôïp taùc, ñoái vôùi nhöõngvaán ñeà khoâng quan troïng thì thöôøng tuaân theo luaät leä hôn laø tranh caõi, tuy nhieân khi coù baèng chöùng thì saün saøng baûo veä quan ñieåm

-

Khoâng ñöa ra caùc saùng kieán nhöng hoï luoân ñôïi ngöôøi khaùc ñöa ra saùng kieán ñeå coù cô hoäi tieáp caän.

-

NGÖÔØI CÔÛI MÔÛ

Laø ngöôøi coù taám loøng côûi môû , ñöôïc bieåu hieän qua veû maët hay cöû chæ thaân thieän, theå hieän tình caûm moät caùch nhanh choùng vaø ít bò boái roái tröôùc ngöôøi khaùc;

Trong giao tieáp thöôøng ñöùng baèng ngoùn chaân,taïo ra caùc moái quan heä nhanh, thích hoûi teân tröôùc tieân, söï hoïp taùc trong cuoäc noùi chuyeän hôn laø noäi dung cuûa noù;

Hoï thích thö giaõn, thích töï do, giaûi trí, khoâng thích vaïch keá hoaïch thoài gian vaø khoâng thaát voïng khi ngöôøi khaùc laõng phí thôøi gian;

Laø ngöôøi luoân höôùng theo caùc quyeát ñònh cuûa ngöôøi khaùc, hoï ñi ñeán quyeát ñònh baèng coâng vieäc thöïc teá hôn laø suy nghó;

NGÖÔØI KÍN ÑAÙO

Laø ngöôøi ít theå hieän tình caûm ra beân ngoaøi, hoaëc coù theå goïi laø maët laïnh nhö tieàn, tuy nhieân hoï laø ngöôøi thaän troïng vaø cö xöû toát.

Thöôøng giöõ khoaûng caùch veà maët töï nhieân vaø taâm lyù, khoâng deã hieåu nhöng neáu tìm hieåu thì baïn seõ bieát laø hoï thích taát caû moïi ngöôøi.

Laø ngöôøi ñònh höôùng, ít khi laïc ñeà trong giao tieáp, laø ngöôøi ñöa ra caùc quyeát ñònh trong thöïc teá, muoán nhìn thaáy caùc con soá thoáng keâ vaø baèng chöùng xaùc thöïc;

Laø ngöôøi laøm vieäc coù keá hoaïch vaø toân troïng thôøi gian.

GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮGIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

Giao tiếp phi ngôn ngữ chiếm từ 55-65%

Giao tiếp ngôn ngữ chỉ chiếm khoảng 7%

Sự kết hợp giữa giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ chiếm khoảng 38%

1. ĐẶC ĐIỂM CỦA GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao

tiếp caotiếp cao

Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồHành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ

Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độđộ

Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóavào văn hóa

2. CÁC HÌNH THỨC GIAO TIẾP PHI NGÔN NGỮ

1. Giọng nói

2. Diện mạo

3. Nụ cười

4. Nét mặt và ánh mắt

5. Điệu bộ và cử chỉ

6. Khoảng cách và không gian

7. Thời gian

8. Cơ sở vật chấtPHINGONNGU

Giọng nói:

• Độ cao thấp• Nhấn giọng• Âm lượng• Phát âm• Từ đệm• Nhịp điệu (trôi chảy-nhát gừng)• Cường độ (to-nhỏ)• Tốc độ (nhanh-chậm)

• VD: • Tôi sẽ tăng lương cho anh• Tôi sẽ tăng lương cho anh• Tôi sẽ tăng lương cho anh

3 Phối hợp giao tiếp ngôn ngữ - phi...

• Giao tiếp ngôn ngữ và phi ngôn ngữ ít khi tách rời nhau, mà thường bổ sung cho nhau.

• Giao tiếp ngôn ngữ và giao tiếp phi ngôn ngữ phối hợp với nhau tạo ra hiện quả cao nhất.

• Khi ngôn ngữ và hành vi phi ngôn ngữ trái ngược nhau => điều gì quyết định ý nghĩ của thông điệp?

Đặc điểm giao tiếp phi ngôn ngữĐặc điểm giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp caoGiao tiếp phi ngôn ngữ luôn có giá trị giao tiếp cao Hành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồHành vi phi ngôn ngữ mang tính mơ hồ Giao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độGiao tiếp phi ngôn ngữ chủ yếu biểu lộ thái độ Phần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóaPhần lớn hành vi phi ngôn ngữ phụ thuộc vào văn hóa

Hình thức giao tiếpHình thức giao tiếp Giọng nóiGiọng nói Diện mạoDiện mạo Nụ cười Nụ cười Nét mặt và ánh mắtNét mặt và ánh mắt Điệu bộ và cử chỉĐiệu bộ và cử chỉ Khoảng cách và không gian Khoảng cách và không gian Thời gianThời gian Cơ sở vật chấtCơ sở vật chất

BỐI CẢNH HIỆN NAY Ở VIỆT NAM

Xu hướng liên kết và toàn cầu hóa

Phát triển mạnh mẽ của KHKT-CNTT

Áp lực của khách hàng tăng lên

Chất lượng nguồn nhân lực tăng lên

Yêu cầu về trách nhiệm kinh tế và trách nhiệm xã hội của tổ chức tăng lên

GIAO TIẾP NƠI MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

Chúng ta bắt đầu bằng câu chuyện sau:

…..Thưa Cha, con có thể nghe giảng

đạo trong khi con hút thuốc được không ạ

VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP

Con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội.

* Để có thể sống, lao động, học tập, công tác con người không thể không dành thời gian để giao tiếp với các cá nhân khác.

VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP

Giao tiếp chính là động lực thúc đẩy sự hình thành và phát triển của nhân cách.

Con người sẽ tự hiểu mình được nhiều hơn, hiểu được tâm tư, tình cảm, ý nghĩ, nhu cầu của người khác

2. VAI TRÒ CỦA GIAO TIẾP HÀNH CHÍNH VÀ YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG

GIAO TIẾP LÀ CẦU NỐI VÀ THƯỚC ĐO VĂN HÓA QUẢN LÝ

Vai trò của giao tiếp trong cuộc sống nói chung Vai trò của giao tiếp đối với công sở hành chính nhà nước Vai trò của giao tiếp đối với các nhà quản lý công

2.2. SỰ ẢNH HƯỞNG CỦA CÁC YẾU TỐ TỚI HÀNH VI GIAO TIẾP

Các yếu tố bên trong tổ chức Các yếu tố bên ngoài tổ chức Các yếu tố liên quan đến các

bên tham gia giao tiếp Các vấn đề thực tế và nhu cầu

nghiên cứu giao tiếp

3. NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP

3.1. Tôn trọng lẫn nhau và hài hòa lợi íchTôn trọng lẫn nhau Cộng tác - hài hoà lợi ích

3. NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP

3.2. Lựa chọn giải pháp tối ưu trong giao tiếpPhù hợp hoàn cảnhTôn trọng quy luật tâm, sinh lý Thẩm mỹ hành vi

3. NGUYÊN TẮC GIAO TIẾP

• 3.3. Tôn trọng sự bình đẳng và các quy luật khách quan.

Bình đẳngCông khaiTin cậy

4. XÂY DỰNG UY TÍN VÀ HÌNH ẢNH TRONG GIAO TIẾP

CÁC YẾU TỐ TẠO NÊN UY TÍN VÀ HÌNH ẢNH

Uy tín đặt trên cơ sở địa vị thứ bậc; Uy tín do thiện chí; Uy tín do khả năng chuyên môn; Uy tín do hình ảnh; Uy tín do đạo đức và tính trung

thực.

4. XÂY DỰNG UY TÍN VÀ HÌNH ẢNH TRONG GIAO TIẾP

4.2. Phương pháp thể hiện Uy tín đặt trên cơ sở địa vị thứ bậc; Uy tín do thiện chí; Uy tín do khả năng chuyên môn; Uy tín do hình ảnh; Uy tín do đạo đức và tính trung

thực.

5. PHÂN TÍCH ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP

Phân tích thông tin về đối tượng giao tiếp

Đánh giá và lựa chọn biện pháp giao tiếp

QUY TRÌNH GIAO TIẾP MÔI TRƯỜNG

NHIỄU

NGƯỜI NHẬN

MA HOÁ PHẢN HỒI

THÔNG ĐIỆP

NGƯỜI GỬI

NHIỄU

MA HOÁ

MA HOÁ

MA HOÁ

NGHE VÀ LẮNG NGHE

Phớt lờ

Giả vờ

Chọn lọc

Tập trung

Đồng cảm

NGHE VÀ L

ẮNG NGHE

Chỉ sử dụng tai

Tiến trình vật lý, không nhận thức được

Giải thích âm thanh, tiếng ồn Thông tin, để chọn lọc, giữ lại và loại bỏ

Giải thích âm thanh, tiếng ồn Thông tin, để chọn lọc, giữ lại và loại bỏ

Tiếp nhận âm thanh theo phản phản xạ vật lý

Tiến trình thụ động Tiến trình năng động, cần thời gian và nỗ lực Tiến trình năng động, cần thời gian và nỗ lực

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL

VAI TRÒ CỦA THƯ ĐIỆN TỬ (E-MAIL) E-mail là hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files

dữ liệu) qua hộp thư điện tử. Thư điện tử (E-mail) hiện đang được sử dụng

ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các tổ chức với nhau

Ưu điểm của thư điện tử • Cho phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất

nhiều người cùng một lúc và ngược lại • Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu

nhanh chóng, tiết kiệm được thời gian

RÕ RÀNG,

SÚC TÍCH

CÂU CÚ PHẢI NGẮN GỌN VÀ

CÓ TRỌNG TÂM

YÊU CẦU CỦA MỘT EMAIL:

KỸ THUẬT TRÌNH BÀY EMAIL

BẮT ĐẦU BẰNG DÒNG TIÊU ĐỀ (CHỦ ĐỀ)

Sử dụng dòng tiêu đề để thông báo cho người nhận biết chính xác những gì mà email muốn hướng tới

Lưu ý: Dòng tiêu đề phải tóm tắt được email và chỉ được phép giới hạn một vài từ

Mục đích email phải được nêu chi tiết trong trang đầu tiên của email

NỘI DUNG EMAIL:Phải chứa tất cả thông tin chính, đi vào trực tiếp nội dung

và mang lại thông tinPhải đảm bảo nêu được mục tiêu cuối cùng mà bạn mong

muốnChú ý đưa cả thông tin liên lạc vào email, trong đó có

đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như địa chỉ thư. Ngoài ra có thể đưa thêm cả địa chỉ email khác nếu có

Lưu ý, nếu bạn thường xuyên giao dịch bằng email thì nên thường xuyên dọn hòm thư, ít nhất mỗi ngày một lần. Bạn cũng nên trả lời thư một cách nhanh chóng

Đối với email nội bộ cũng giống như email gửi ra ngoài

MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI SỬ DỤNG E-MAIL

Nhận dạng người gửi cho từng e-mail và gửi thông điệp trực tiếp cho họ

Sử dụng ngôn ngữ hội thoại và thân mật là phổ biến Chỉ gửi cho những người quan tâm hoặc có liên quan Nhân viên phải được huấn luyện, biết các chức năng

khi sử dụng E-mail• Creat mail: tạo thư mới• Reply / reply all: phúc đáp • Forwarding messages: chuyển tiếp các thư điện tử• Attaching files: đính kèm theo files cần gửi• Deleting: xoá các e-mail không cần thiết• Đọc các mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item...

MỘT SỐ ĐIỂM CẦN LƯU Ý KHI VIẾT E-MAIL1. Tránh dùng từ lóng2. Cố gắng không dùng từ viết tắt 3. Không dùng ký hiệu4. Nên tránh nói những lời sáo rỗng, hoặc phải rất cẩn thận

khi sử dụng5. Sử dụng dấu ngoặc với những cụm từ ít quan trọng6. Sử dụng dấu gạch ngang để nhấn mạnh ý7. Luôn cẩn trọng khi viết tên người và tên công ty, phải

thật chính xác từng ký tự8. Nên diễn đạt con số bằng chữ khi <109. Những trích dẫn nên để trong dấu “ ”10.Nên dùng câu ngắn gọn.

HƯỚNG DẪN VIẾT THƯ1. Khi viết thư, nên đề địa chỉ người nhận là một người2. Khi bắt đầu thư bằng tên của một người thì lưu ý phải kết

thúc bằng câu kết phù hợp, như Sincerely yours’. Nếu bạn không biết tên người nhận thì có thể kết thúc chung chung như ‘With kindest regard’

3. Đối với thư tín thương mại đơn thuần, nên mở đầu bằng một vài giới thiệu tổng thể và ở ngay đoạn đầu tiên của thư phải nêu rõ lý do tại sao thư lại được gửi tới người đọc.

4. Phần thân của thư cần giải thích rõ vì sao thư được gửi tới, trong đó tất cả thông tin liên quan từ trước đó và thông tin hiện tại. Lưu ý, phải sắp xếp thông tin một cách logic, đảm bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả.

5. Kết thúc thư là ấn tượng sau cùng bạn để lại cho người đọc. Kết thúc thư bằng một ý hành động, có thể là một đề nghị để ngỏ cho lần thư sau.

RÀ SOÁT CHỈNH SỬA1. Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp2. Soát xét lại từ ngữ và nghĩa của những từ chủ chốt

đã sử dụng để đảm bảo nó không bị hiểu sai nghĩa; đồng thời đảm bảo thư ngắn gọn, súc tích.

3. Xem xét xem, liệu có cắt ngắn bớt được lượng từ sử dụng không? Đảm bảo thư dễ đọc, chứa đựng thông tin cần thiết, tránh các thông tin không liên quan.

4. Xem bố cục thư có hợp lý? Các ý trong thư có logic?

5. Đưa ra hành động tiếp theo, có thể để ngỏ cho khả năng mở ra giao tiếp tiếp theo.

6. Cần lưu ý phải đưa thông tin liên lạc vào thư

ĐỂ GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ:

Người viết cần quan tâm đến 3 yếu tố:

Người đọc

Mục đích

Tình huống viết

QUAN TÂM YẾU TỐ NGƯỜI ĐỌC:Khi viết, người viết phải phân tích người đọc

quan tâm đến nhu cầu của họ:1.Ai là người đọc?2. Tại sao họ cần tài liệu đó?3. Họ sẽ sử dụng tài liệu như thế nào?4. Thái độ của người đọc?5. Họ đã biết thế nào về chủ đề đó?6. Họ có sở thích như thế nào trong sử dụng tài

liệu (bảng biểu, tiêu đề, số liệu thống kê, tổng kết)?

Mục đích viết: Hướng dẫn: truyền đạt tới người đọc một quá trình để

đạt được điều gì đó Lưu trữ/cung cấp tài liệu: truyền đạt tới người đọc các

sự kiện, quan sát, chi tiết hành động, kế hoạch, quyết định hay thỏa hiệp

Thông báo (nhằm mục đích ra quyết định): cung cấp thông tin cần thiết cho người đọc để đạt được một quyết định nào đó.

Thông báo (không nhằm mục đích ra quyết định): thông báo cho người đọc chỉ để cung cấp thông tin.

Đề xuất: đưa ra thông tin và gợi ý một hành động cụ thể mà người đọc có thể sẽ tiến hành.

Thuyết phục: yêu cầu người đọc đi tới một kết luận cụ thể và tiến hành một hành động cụ thể chứ không chỉ là một đề xuất.

TÌNH HUỐNG VIẾT:

Là những bối cảnh ảnh hưởng đến bài viết của bạn:

Tổ chức hay ngành nghề mà bạn đang viết Chính phủ hay những quy định khác hạn

chế hay ảnh hưởng đến bài viết của bạn Quy tắc đạo đức hiệp hội nghề nghiệp Các bộ luật hoặc công ước

Để phân tích tình huống viết cần trả lời các câu hỏi:

Chủ đề viết có gây tranh cãi trong tổ chức của bạn? Người đọc chủ đề của bạn có thẩm quyền gì liên quan đến

chủ đề? Sự kiện gì đã tạo ra nhu cầu viết tài liệu? Để hòan thành tài liệu cần bao nhiêu thông tin? Tài liệu này sẽ ảnh hưởng gì đến các quy trình, hoạt động

và mục tiêu? Các nhóm và cá nhân bên ngoài có liên quan như thế nào

tới chủ đề và tại sao? Tập quán hay quy ước cho thấy một tài liệu cụ thể để viết

chủ đề này hay một tổ chức thể và mẫu chuẩn để viết loại tài liệu này?

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

1. Các thành viên trong công ty thường dành 75% thời gian để tạo dựng những mối quan hệ với nhau.

2. Mấu chốt của những vấn đề tồn tại trong công ty là thiếu việc giao tiếp với nhau

Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiếp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài nhóm hay trong và ngoài công ty

VỊ THẾ CỦA CBCC TRONG GIAO TIẾPVỊ THẾ CỦA CBCC TRONG GIAO TIẾP

Chính quyềnChính quyềnĐ

ại biểu

Dân

cử Người dânNgười dân

CÁN BỘ, CÔNG CHỨCCÁN BỘ, CÔNG CHỨC

CÔNG CHÚNGCÔNG CHÚNG(Dân, các tổ chức CTXHBáo Đài, các Hội, DN)

CHÍNH QUYỀNCHÍNH QUYỀN

Thăm dò dư Thăm dò dư luận để lấy luận để lấy ý kiến nhân ý kiến nhân dân ...dân ...

Phản ảnh ý Phản ảnh ý kiến, nguyện kiến, nguyện vọng … của vọng … của nhân dân nhân dân

VỊ THẾ GIAO TIẾP CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨCVỊ THẾ GIAO TIẾP CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

NẮM BẮT NẮM BẮT NGUYỆN NGUYỆN

VỌNG ND ...VỌNG ND ...NẮM BẮT NẮM BẮT NGUYỆN NGUYỆN VỌNG ND ...VỌNG ND ...

THAM DỰTHAM DỰ

THẤU HIỂUTHẤU HIỂU

GHI NHỚGHI NHỚHỎI ĐÁPHỎI ĐÁP

PHÁT TRIỂNPHÁT TRIỂN

TẬP TRUNGTẬP TRUNG

GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI CÁN BỘ, CÔNG CHỨCGIAO TIẾP CỦA NGƯỜI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

GIẢI PHÁP ĐỂ GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢGIẢI PHÁP ĐỂ GIAO TIẾP CÓ HIỆU QUẢ

Hạn chế đưa ra những lời phán xét về người mình đang giao tiếp,

• => phán xét sẽ gây ra nghi ngờ về các giá trị đạo đức và hành vi ứng xử -> sẽ khó tìm hiểu thêm những thông tin cần thiết;

Nên tiếp cận với một vấn đề theo nhiều cách khác nhau tuỳ theo hoàn cảnh giao tiếp

• => sự linh hoạt trong giao tiếp sẽ giúp chủ động tìm kiếm thông tin từ người đang giao tiếp

Cần trung thực => không gian dối, không có động cơ rõ ràng trong giao tiếp

=> MỘT CÔNG CỤ CÓ GIÁ TRỊ MANG HIỆU QUẢ CHO GIAO TIẾP;

SỰ CẢM THÔNG LÀ MỘT CÔNG CỤ LẮNG NGHE HIỆU QUẢ. =>biết tạo khả năng hoà đồng với người khác,=>biết chia sẻ tình cảm và chấp nhận những phản ứng tình cảm được thể hiện. là một đặc điểm để dẫn đến những cuộc giao tiếpcó hiệu quả;VIỆC TRUYỀN TẢI ĐẾN NGƯỜI ĐANG GIAO TIẾP CẢM GIÁC công bằng => làm tăng hiệu quả trong giao tiếp => thể hiện sự tôn trọng, tránh sự khác biệt về vị trí, cấp bậc,

=> tạo sự cởi mở, thân thiện với người đang giao tiếp để truyền đạt TT và tiếp thu kinh nghiệm...

GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI CÁN BỘ, CÔNG CHỨCGIAO TIẾP CỦA NGƯỜI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

Chúng ta Chúng ta sẽ nhận lại sẽ nhận lại những gì những gì chúng ta chúng ta cho đicho đi ... ...

Lời nói đẹp – đó là chi phí thấp nhất để Lời nói đẹp – đó là chi phí thấp nhất để thu lợi cao nhấtthu lợi cao nhất

CáiCái gì xuất gì xuất phát từ trái phát từ trái tim sẽ đitim sẽ điđến trái timđến trái tim

CHỦ ĐỘNG THỂ HIỆN TRONG GIAO TIẾPCHỦ ĐỘNG THỂ HIỆN TRONG GIAO TIẾP

SỰ LINH HOẠT TRONG ỨNG XỬ, ĐỐI ĐÁP => MỀM MỎNGSỰ LINH HOẠT TRONG ỨNG XỬ, ĐỐI ĐÁP => MỀM MỎNG

-Những ý kiến bức xúc ... của người dân

=>không nên đáp lại bằng những lời nói hằn học, uy quyền, nặng nề, khó chịu ...

=>nên dùng những lời nói nhẹ nhàng, chứa đựng đầy ý nghĩa vừa giải thích, vừa tuyên truyền ...

HÃY UỐN LƯỠI 7 LẦN TRƯỚC KHI NÓI ...HÃY UỐN LƯỠI 7 LẦN TRƯỚC KHI NÓI ...

BIẾT ĐI THẲNG VÀO VẤN ĐỀ KHI CẦN THIẾT

CÓ NHỮNG TRƯỜNG HỢP KHÔNG THỂ QUANH CO, BÓNG CÓ NHỮNG TRƯỜNG HỢP KHÔNG THỂ QUANH CO, BÓNG GIÓ,GIÓ,

tế nhị trong bày tỏ quan điểm, thái độ => thẳng thắn, kiên quyết. diễn đạt vào thẳng nội dung chính của vấn đề để biểu hiện ý chí và lòng tin theo luật định. CÓ NHỮNG VẤN ĐỀ THEN CHỐT KHÔNG NÊN TỎ RA QUÁ CÓ NHỮNG VẤN ĐỀ THEN CHỐT KHÔNG NÊN TỎ RA QUÁ

CÂN NHẮC,CÂN NHẮC, ĐẮN ĐOĐẮN ĐO

=> phải làm cho người nghe tin tưởng hơn, đồng tình với chủ trương chung BẰNG NHIỀU CÁCH KHÁC NHAU CẦN PHẢI SUY NGHĨ, CÂN BẰNG NHIỀU CÁCH KHÁC NHAU CẦN PHẢI SUY NGHĨ, CÂN NHẮC THẬT KỸ CÀNG VỚI LỜI ĐỐI ĐÁP KHÔN NGOAN .NHẮC THẬT KỸ CÀNG VỚI LỜI ĐỐI ĐÁP KHÔN NGOAN .

DÙNG PHƯƠNG PHÁP ẨN DÙNG PHƯƠNG PHÁP ẨN Ý ĐỂ THUYẾT PHỤCÝ ĐỂ THUYẾT PHỤCkhi cảm thấy khó thuyết phục người khác

bằng lý lẽ nên có những nội dung ẩn ý, những câu chuyện ngụ ngôn minh họa ...

Biết tạo tình huống để người nghe chấp nhận qua những ẩn ý bên trong câu chuyện ... Nội dung câu chuyên sẽ cảm hóa với những lời khuyên sâu sắc

BIẾT TẠO HÌNH ẢNH NHƯNG PHẢI AM HIỂU CÂU CHUYỆN BIẾT TẠO HÌNH ẢNH NHƯNG PHẢI AM HIỂU CÂU CHUYỆN VÀ PHẢI PHÙ HỢP VỚI ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP ...VÀ PHẢI PHÙ HỢP VỚI ĐỐI TƯỢNG GIAO TIẾP ...

sẽ phản tác dụng nếu người nghe không hiểu gì cả,..

PHẢN BIỆN KHÉO NHỮNG Ý KIẾN TRÁI PHẢN BIỆN KHÉO NHỮNG Ý KIẾN TRÁI CHIỀUCHIỀU

=> không nên phản bác thẳng để tránh chạm lòng tự ái=> cách xử lý nhẹ nhàng:- Thừa nhận những điều cơ bản- Khéo léo chỉ ra những điểm chưa phù hợp- Có thể nêu những điểm thực tế đang cần ...=> ngôn ngữ không nên gay gắt nhưng tỏ ra cương quyết.

Hãy luôn đặt mình vào vị trí người khác, nếu điều đó làm tổn thương bạn thì nó cũng sẽ tổn thương người khác.

Một lời nói vô ý là một xung đột hiểm họa, một lời nói nóng giận có thể làm hỏng cả một cuộc đời, một lời nói đúng lúc có thể làm giảm căng thẳng, còn lời nói yêu thương có thể chữa lành vết thương và mang đến sự bình yên.

THUYẾT PHỤC BẰNG HÀNH ĐỘNG => THUYẾT PHỤC BẰNG HÀNH ĐỘNG => THƯỜNG HIỆU QUẢ LỚN NHẤT.THƯỜNG HIỆU QUẢ LỚN NHẤT.

=>thông qua việc làm, hành động cụ thể, để thay đổi cách nghĩ,

tình cảm, thái độ, chấp nhận ý kiến trình bày.

tạo dư luận ủng hộ, sự đồng thuận của cử tri .. quy tụ sức mạnh.

Làm thử để chứng minh, rút kinh nghiệm. Tạo quan hệ gần gũi tin cẩn...

1. Nói – trình bày

2. Biết lắng nghe

3. Viết –

4. Điều hành một cuộc họp

5. Đối thoại – dàn xếp xung đột . .

KỸKỸ NĂNG CẦN TRONG NĂNG CẦN TRONG GIAO TIẾP CỦA GIAO TIẾP CỦA NGƯỜI CÁN BỘ, CÔNG CHỨCNGƯỜI CÁN BỘ, CÔNG CHỨC

NÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG GIAO TIẾPNÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG GIAO TIẾP

+ Tạo không khí thân mật ban đầu. + Tìm chủ đề chung. + Nói ít về mình. Biết quan sát với người đang giao tiếp. + Giới hạn cuộc giao tiếp trongphạm vi vừa đủ, dừng đúng lúc. + Nêu ra những câu hỏi thăm dò,chủ động gợi chuyện.

- Vội vã đi vào vấn đề chính.- Đặt những câu hỏi liên quan nhiều đến cá nhân.- Nói nhiều về mình, dốc bầu tâm sự, - Chuyện lan man, kéo dài cuộc giao tiếp. - Rụt rè, lảng tránh, ấp úng...

NÊNNÊN KHÔNG NÊNKHÔNG NÊN

NÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG GIAO TIẾPNÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG GIAO TIẾP

+ Bắt đầu cuộc nói chuyện,hãy quan sát và lắng nghe;+ Hãy lắng nghe thật sự và chân tình; + Nên lắng nghe nhiều hơn nói+ Nghe và biết những phản ứngcủa đối tác+Tiếp cận và liên kết mối quan hệ giữa nhiều người để câuchuyện trở nên hấp dẫn hơn.

- Nói nửa chừng rồi dừng lại hoặc cướp lời người đang nói,- Không nói rõ và làm phức tạp nội dung đề tài. - Nói sai đề tài ... Nói thao thaobất tuyệt, - Không trả lời thẳng vào câu hỏimà người khác nêu ra, - Tự cho rằng mọi điều mình đềubiết cả.

NÊNNÊN KHÔNG NÊNKHÔNG NÊN

NÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG GIAO TIẾPNÊN VÀ KHÔNG NÊN TRONG GIAO TIẾP

+Hãy nói về những điều hữuÍch, cần thiết;+Tạo sự tương đồng và sự thư giãn thân mật +Hãy đóng góp ý kiến một cách tích cực +Nên nói lời “cảm ơn” và “xinlỗi” khi cần;+Ngôn ngữ giản dị, dễ hiểu+Luôn dừng một chút trước khi đưa ra câu trả lời+Kết thúc cuộc gặp, hãy rời đimột cách tế nhị

. - Phát triển câu chuyện khôngtập trung vào chủ đề chính- Ngắt bỏ hứng thú nói chuyện của người khác. - Thì thầm với một vài ngườitrong đám đông. - Dùng ngôn ngữ quá bóng bảy. - Chêm những từ đệm, từ NN- Dùng những lời quá suồng sã với mức độ quan hệ. - Nói với giọng khích bác, chạmvào lòng tự ái của người khác.

NÊNNÊN KHÔNG NÊNKHÔNG NÊN

2. MOÄT SOÁ TRÌNH ÑOÄ VAÊN HOÙA TRONG ÑOÁI NHAÂN XÖÛ THEÁ.

2.1 KYÕ THUAÄT TRAO DANH THIEÁPNeáu danh thieáp coù daáu ôû goùc phaûi phía treân thì khaùch thaêm kín ñaùo.Neáu coù daáu hieäu beân traùi phía treân thì ñeán chuùc möøng thuaàn tuùy.Neáu ñaùnh daáu ôû goùc beân phaûi phía döôùi thì khaùch ñeán töø bieät.Neáu ñaùnh daáu toaøn boä beân caïnh traùi cuûa taám danh thieáp thì khaùch ñeán muoán gaëp gôõ toaøn boä gia ñình.Ñoái vôùi doanh nhaân nam khoâng caàn ghi Man.Ñoái vôùi doanh nhaân nöõ thì phaûi ghi Mrs hay Miss.Kích thöôùc cuûa taám danh thieáp thöôøng laø 87mm vaø 55mm.Trong tröôøng hôïp taám danh thieáp bò nhaøu hoaëc dô thì tuyeät ñoái khoâng ñöôïc trao danh thieáp ñoù bôûi vì ngöôøi ta cho ñoù laø khoâng toân troïng hoï.

2.2 KYÕ THUAÄT BAÉT TAY.

Theo quy ñònh quoác teá khi ngöôøi nam gaëp ngöôøi nöõ, neáu ngöôøi nöõ khoâng ñöa tay ra thì ngöôøi nam tuyeät ñoái khoâng ñöôïc baét tay.Ngöôøi lôùn tuoåi ñöa tay ra tröôùcNgöôøi coù chöùc vuï cao ñöa tay baét ngöôøi coù chöùc vuï thaáp.

2.2 KYÕ THUAÄT BAÉT TAY.

Neáu töøng caëp gaëp nhau thì thöïc hieän ñuùng nguyeân taéc : nöõ baét tay nöõ, nam baét tay nöõ, nam baét tay nam.Nhöõng caùi baét tay xieát chaët : bieåu loä moät moái tình caõm vöõng chaéc Nhöõng caùi baét tay quaù mau leï : ngöôøi öa thích tö lôïi, coù yù lôïi duïng keû khaùc laøm coâng cuï cho hoï.

Nhöõng ngöôøi vöøa naém tay, vöøa noùi chuyeän khi gaëp nhau : laø con ngöôøi thaät loøng töû teá vaø ñaày nhieät tình.

Nhöõng ngöôøi khi töø bieät laïi ñöa baøn tay leân naém caùnh tay cuûa ngöôøi ñoái dieän ñoù laø con ngöôøi chaát phaùt, thaønh thaät, bieát toân troïng tình baèng höõu.

Khi baét tay caûm thaáy aám aùp : ñoù laø nhöõng ngöôøi coù söùc khoûe, söùc laøm vieäc, ngöôïc laïi baøn tay laïnh leûo chöùng toû söùc khoûe keùm, söùc laøm vieäc khoâng laâu beàn.

2.3 Caùch thaét Caravat

Tuyeät ñoái khoâng duøng ñaàu goái ñeå thaét.

Khoâng ñöôïc thaét beân ngoaøi vì thaét ngoaøi ngöôøi phöông Taây raát kî.

Maøu saéc thoâng thöôøng trong kinh doanh ngöôøi ta thöôøng duøng maøu ñoû.

Caø vaït coøn tuøy thuoäc vaøo saéc phuïc ñeå löïa choïn cho phuø hôïp.

2.4 Caùch taëng hoa vaø yù nghóa cuûa töøng loaïi hoa.

Taêng hoa laø moät trong nhöõng nghieäp vuï ñaàu tieân trong giao tieáp vaø thöông löôïng maø theo caùc chuyeân gia taâm lyù caùi gì ñaàu tieân thöôøng ñeå laïi aán töôïng saâu saéc.

Theo phong tuïc quoác teá, khi taëng hoa neân taëng soá leû, bôûi vì soá chaün daønh cho nhöõng ngöôøi ñaõ cheát.

Taëng hoa phaûi neân loaïi tröø con soá 13.

YÙ nghóa cuûa caùc loaïi hoa seõ giuùp chuùng ta traùnh ñöôïc nhöõng sô xuaát

ñaùng tieán trong ñaøm phaùn kinh doanh hoaëc trong laàn tieáp xuùc ñaàu tieân

hoaëc laøm quen vôùi ñoái töôïng : Hoa cuùc : ñoù laø nieàm vinh haïnh

vôùi ngöôøi Nhaät nhöng laø ñieàu sæ nhuïc ñoái vôùi ngöôøi Phaùp.

Hoa traéng : laø lôøi than vaõn Hoa hoàng ñoû : laø lôøi theà öôùc. Hoa hoàng ñoû thaém : bieåu hieän

cho tình yeâu say ñaém cuoàng nhieät. Hoa hoàng ñoû than : noãi ñau ñôùn

trong tim. Hoa hoàng ñoû daïi : laø tình yeâu ñau

ñôùn. Hoa caåm chöôùng : ngöôøi nhaän

hieåu raèng ngöôøi taëng mình saën saøng laøm noâ leä cho tình yeâu.

Hoa mimoza (hoa trinh nöõ) : bieåu hieän cho tình yeâu môùi chôùm nôû.

Hoa Vioâlette : bieåu hieän cho söï kín ñaùo.

Hoa pense (hoa töông tö ) : bieåu hieän cho söï luoân luoân nghó ñeán nhau.

Hoa Muguet (hoa linh lan) : laø bieåu hieän cho söï hoàn nhieân trong saùng.

Hoa maøu gaø : noùng loøng mong muoán nghe caâu traû lôøi.

Hoa lan : tình caûm kín ñaùo.

Hoa ñaøo, hoa mai : lôøi chuùc toát laønh.

Hoa höôùng döông : söï thuûy chung son saét.

Hoa sen : söï thanh cao ñaäm ñaø chung thuûy.

•4. Voâ thöùc vaø caùc cô cheá töï veä :

• 4.1 Voâ thöùc Voâ thöùc laø nhöõng hieän töôïng taâm lyù khoâng coù söï tham gia cuûa yù thöùc vaø chuùng xaûy ra ngoaøi söï kieåm soaùt cuûa con ngöôøi.

Haønh vi öùng xöû cuûa con ngöôøi thöôøng xuaát phaùt töø ñoäng cô thuùc ñaåy nhaèm ñaït tôùi moät muïc tieâu nhaát ñònh. Ñoäng cô ñoù, muïc ñích ñoù thöôøng ñöôïc chuùng ta yù thöùc vaø kieåm soaùt.

• 4. Voâ thöùc vaø caùc cô cheá töï veä : • 4.1 Voâ thöùc Nhöng vaãn coù nhöõng haønh vi, cöû chæ,

caâu noùi ñöôïc chuùng ta thöïc hieän theo voâ thöùc, töùc laø khoâng nhaän bieát ñöôïc ñoäng cô vaø muïc ñích cuûa haønh ñoäng.

Voâ thöùc coù theå ñöôïc hình thaønh töø baûn naêng, nhöõng yeâu caàu töï nhieân; nhöng cuõng coù khi laïi laø moät haønh ñoäng voán laø coù yù thöùc, nhöng ñöôïc laäp ñi laäp laïi nhieàu laàn maø trôû neân voâ thöùc (coøn goïi laø tieàm thöùc).

Voâ thöùc thöôøng ñöôïc theå hieän ôû nhöõng cô cheá töï veä taâm lyù.

4.2 Caùc cô cheá töï veä Caùc cô cheá töï

veä thöôøng laø : Cô cheá ñeø neùn : Cô cheá ñeàn buø: Cô cheá qui chuïp : Cô cheá giaû taïo : Cô cheá di

chuyeån: Cô cheá thoaùi boä

:

5. Theá giôùi quan

• Laø heä thoáng quan ñieåm cuûa con ngöôøi veà töï nhieân, xaõ hoäi vaø baûn thaân, xaùc ñònh phöông chaâm haønh ñoäng cuûa ngöôøi ñoù.

• Trong nhöõng daïng ñaëc bieät cuûa theá giôùi quan laø nieàm tin.

• Nieàm tin laø moät heä thoáng quan nieäm maø con ngöôøi nhaän thöùc ñöôïc qua hieän thöïc ñeå xem xeùt cuoäc ñôøi, ñeå ñònh höôùng haønh ñoäng, haønh vi cuûa mình.

6. Caûm xuùc – tình caûm Caûm xuùc : Laø nhöõng

rung caûm cuûa con ngöôøi ñoái vôùi nhöõng söï vaät, hieän töôïng coù lieân quan ñeán vieäc thoûa maõn nhu caàu.

Tình caûm : Laø nhöõng rung caûm ñaõ trôû neân oån ñònh, beàn vöõng vaø keùo daøi.

V. CAÙC PHONG CAÙCH LAÕNH ÑAÏO CÔ BAÛN :

2-DAÂN CHUÛ

1-ÑOÄC ÑOAÙN

V.V..

TÌNH HUOÁNG 3.TÖÏ DO

- Nhöõng ngöôøi coù ñaàu oùc caù nhaân

- Nhöõng ngöôøi noäi höôùng.

ÑOÁI TÖÔÏNG SÖÛ

DUÏNG

Deã sinh ra hieän töôïng hoãn loaïn, voâ toå chöùc.

Phaùt huy cao saùng kieán cuûa moïi ngöôøi.

Ít tham gia vaøo hoaït ñoäng cuûa taäp theå . Taát caû ñöôïc tham gia hoaït ñoäng. Quyeàn quyeát ñònh thuoäc veà l/ñaïoTÖÏ DO

- Nhöõng ngöôøi coù t/thaàn hôïp taùc.- Nhöõng ngöôøi thích soáng t/theå

ÑOÁI TÖÔÏNG SÖÛ

DUÏNG

Toán keùm thôøi gian

Ngöôøi laõnh ñaïo maø nhu nhöôïc seõ theo ñuoâi qc

Caáp döôùi phaán khôûi hoà hôõi laøm vieäc.

Khai thaùc saùng kieán cuûa moïi ngöôøi

Thu huùt nhieàu ngöôøi tham gia UÛy quyeàn roäng raõi Thoâng tin hai chieàu Quyeát ñònh thoâng qua taäp

theå.

DAÂN CHUÛ

- Nhöõng ngöôøi coù t/ñoä choáng ñoái

- Nhöõng ngöôøi khoâng töï chuû.

ÑOÁI TÖÔÏNG SÖÛ

DUÏNG

Trieät tieâu tính saùng taïo cuûa quaàn chuùng.

Boùp ngheït tính chuû ñoäng saùng taïo cuûa caáp döôùi

Giaûi quyeát vaán ñeà moät caùch nhanh choùng.

Noù caàn thieát khi taäp theå môùi thaønh laäp.

Khi taäp theå ñoù nhieàu maâu thuaån khoâng thoáng nhaát.

Ngöôøi laõnh ñaïo naém baét caùc thoâng tin, quan heä trong toå chöùc ñöôïc thöïc hieän moät chieàu töø treân xuoáng.

Ngöôøi laõnh ñaïo chæ döïa vaøo kinh nghieäm, uy tín, chöùc traùch ñeå ñöa ra caùc quyeát ñònh khoâng thaûo luaän, khoâng baøn baïc.

ÑOÄC ÑOAÙN (CÖÔÕNG

BÖÙC, ÑOÄC TAØI)

KHUYEÁT ÑIEÅMÖU ÑIEÅMÑAËC ÑIEÅM (ÑOÁI TÖÔÏNG ÑÖÔÏC SÖÛ

DUÏNG)PHONG

CAÙCH

•Caàn söû duïng phöông phaùp ñoäc taøi vôùi nhöõng loaïi ngöôøi sau :

•Nhöõng ngöôøi hay coù thaùi ñoä choáng ñoái :

Hoï khoâng thích quyeàn löïc. Hoï laø ngöôøi ngang taøng, hay gaây goã.

Do ñoù phöông phaùp ñoäc taøi seõ ñöôïc aùp duïng ñeå cheá ngöï tính khí ñoù, höôùng naêng löïc cuûa hoï vaøo nhöõng muïc tieâu mong muoán.

•Nhöõng ngöôøi khoâng töï chuû : Loaïi ngöôøi naøy luoân caûm

thaáy thieáu yù chí vaø nghò löïc.

Vì vaäy ñoái vôùi hoï caàn phaûi coù nhöõng quy ñònh cöùng raén.

Hoï thöôøng thaáy aâu lo vaø baát

ñònh neân caàn coù nhaø laõnh ñaïo ñaày uy quyeàn vaø giaøu naêng löïc töø ñoù taïo nieàm tin cho.

Caàn söû duïng phöông phaùp daân chuû ñoái vôùi nhöõng loaïi ngöôøi sau :

Nhöõng ngöôøi coù tinh thaàn hôïp taùc :

Hoï saün loøng coäng taùc vôùi ngöôøi khaùc khoâng coù nghóa laø phuû nhaän taøi naêng, caù tính cuûa mình.

Tuy nhieân moät nhaân vieân coù caù tính nhö theá naøy seõ phaùt huy naêng löïc cao nhaát neáu ñöôïc laõnh ñaïo theo phöông phaùp daân chuû, vaø hoï raát ít caàn söï laõnh ñaïo.

Nhöõng ngöôøi thích loái soáng taäp theå : Nhöõng ngöôøi naøy thöôøng thích ñöôïc

laøm vieäc trong taäp theå anh em baïn ñoàng nghieäp.

Phöông phaùp daân chuû laø ñaéc saùch nhaát ñeå laõnh ñaïo hoï.

Hoï caàn raát ít söï giaùm saùt maø vaãn phaùt huy ñöôïc naêng löïc toái ña vaø hoï laøm vieäc vì muïc ñích cuûa taäp theå laø chuû yeáu.

Hoï seõ caûm thaáy thoaûi maùi neáu laøm vieäc trong moâi tröôøng taäp theå ñoaøn keát, gaén boù vaø höõu nghò.

•Ñoái vôùi nhöõng loaïi ngöôøi sau neân ñeå cho hoï töï do hoaït ñoäng :

•Nhöõng ngöôøi hay coù ñaàu oùc caù nhaân :

Nhöõng ngöôøi naøy thöôøng ñöôïc phaùt huy naêng löïc cao nhaát neáu ñöôïc laõnh ñaïo baèng phöông phaùp töï do hoaït ñoäng, mieãn laø hoï nhaân thöùc ñöôïc coâng vieäc hoï laøm.

Hoï thöôøng thích nhöõng lôøi khen vaø ñöôïc moïi ngöôøi chuù yù ñeán naêng löïc cuûa mình.

•Nhöõng ngöôøi khoâng thích giao tieáp vôùi xaõ hoäi :

Phöông phaùp naøy seõ taïo ra baàu khoâng khí thích hôïp cho hoï.

Taïo ñieàu kieän cho hoï laøm vieäc vaø phaùt huy toát naêng löïc cuûa hoï.

4.LAÕNH ÑAÏO THEO TÌNH HUOÁNG

Ngöôøi Laõnh ñaïo seõ thaønh coâng khi phong caùch laõnh ñaïo phuø hôïp vôùi tình huoáng.

Phong caùch laõnh ñaïonaøy coù ñaëc ñieåm:

Ñònh höôùng: Noùi vôùi caáp döôùi nhöõng kyø voïng veà hoï, cung caáp caùc höôùng daãn, lòch trình, quy ñònh vaø chuaån möïc AÛnh höôûng tích cöïc ñeán söï thoûa maõn vaø kyø voïng cuûa caáp döôùi, ngöôøi thöïc hieän nhöõng nhieäm vuï khoâng roõ raøng

4.LAÕNH ÑAÏO THEO TÌNH HUOÁNG

Hoã trôï: Ñoái xöû bình ñaúng vôùi caáp döôùi vaø quan taâm ñeán lôïi ích cuûa hoï. AÛnh höôûng tích cöïc ñeán söï thoûa maõn cuûa caáp döôùi, ngöôøi thöïc hieän nhöõng nhieäm vuï khoù khaên nhieàu aùp löïc

Tham gia: Caáp döôùi ñoùng goùp yù kieán. AÛnh höôûng tích cöïc ñeán söï thoûa maõn cuûa caáp döôùi, ngöôøi ñang haùo höùc tham gia vaøo nhöõng vieäc môùi meû

Ñònh höôùng keát quaû: Muïc tieâu thaùch thöùc, nhaän maïnh söï xuaát saéc, caûi tieán lieân tuïc, duy trì nieàm tin. AÛnh höôûng tích cöïc ñeán nieàm tin raèng söï coá gaéng seõ daãn ñeán keát quaû toát ñoái vôùi coâng vieäc môùi vaø khoâng roõ raøng.

Khi choïn moät phöông phaùp laõnh ñaïo, söû duïng nhaân vieân thích hôïp thì nhaø quaûn trò caàn phaûi quan taâm ñeán nhöõng ñieàu naøy :

V.V…

2.Taäptheå

4.Caùtính

3.Tìnhhuoáng

TAÙC ÑOÄNG NHAÂN VIEÂN

TAÙC ÑOÄNG NHAÂN VIEÂN

PHONG CAÙCH LAÕNH ÑAÏO1.Nha

ân

vieân

Tuøy thoäc

vaøo

•Nhöõng kinh nghieäm thöïc teá cho thaáy ngöôøi ta ruùt ra nhöõng nhaän xeùt sau:

Trong caùc phöông phaùp laõnh ñaïo, seõ coù moät phöông phaùp “töï nhieân” ñoái vôùi nhaø quaûn trò hôn nhöõng phöông phaùp khaùc.Nhìn chung, ñoái vôùi baïn neân aùp duïng phöông phaùp naøy toát hôn nhöõng phöông phaùp coøn laïi.

•Nhöõng kinh nghieäm thöïc teá cho thaáy ngöôøi ta ruùt ra nhöõng nhaän xeùt

Chaéc chaén neáu nhaø quaûn trò thích moät phöông phaùp laõnh ñaïo thì ñieàu naøy aûnh höôûng raát lôùn ñeán söï löïa choïn cuûa nhaø quaûn trò.

Neáu tình huoáng thay ñoåi, hay coù nhöõng yeáu toá ñoøi hoûi baïn söû duïng phöông phaùp thích hôïp nhaát. Do ñoù nhaø quaûn trò neân kieåm tra caù tính cuûa mình tröôùc khi söû duïng nhaân vieân.

VI.HÖÔÙNG GIAÛI QUYEÁT CAÙC KHOÙ KHAÊN TRONG VA LAÏNH ÑAÏO

Giaûi quyeát vaán ñeà moät caùch coù heä thoángQuaûn lyù caùc khuûng hoaûng khoâng bò loâi cuoán.

4. Giaûi quyeát vaán ñeà naøy laïi naûy sinh vaán ñeà khaùc.

Tham khaûo yù kieán eâ - kíp tröôùc khi ra quyeát ñònh.Laøm roõ tính höõu ích cuûa quyeát ñònh. Phaân caáp nhöõng quyeát ñònh thöù yeáu.

3. Nhieàu quyeát ñònh khoâng ñöôïc thöïc hieän.

Xaây döïng thôøi gian bieåu.Xaùc ñònh muïc tieâu roõ raøng.Ngheä thuaät söû duïng thôøi gian.

2. Maát nhieàu thôøi gian cho nhöõng coâng vieäc vaët.

Caûi tieán toå chöùcRa quyeát ñònh caån thaän hônUÛy quyeàn hieäu quaû hôn.

1. Töø phía caùc nhaø quaûn trò

HÖÔÙNG GIAÛI QUYEÁT VAÁN ÑEÀ ÑAËT RA

2.CAÙC YEÁU TOÁ CUÛA QUYEÀN LÖÏC

Quyeàn kieåm soaùt quaù trình ra quyeát ñònh Quyeàn lieân keát giöõa caù nhaân vaø caùc toå chöùc khaùc Quyeàn theå cheá hoùa caùc quy ñònh vaø caùc quyeát ñònh. Quyeàn hôïp taùc, lieân minh.

Do naêng löïc kinh nghieäm baûn thaân. Do quan heä giao tieáp vaø quen bieát. Do uy tín cuûa baûn thaân, phaåm chaát caù nhaân.

Quyeàn haïn do heä toå chöùc quy ñònh chính thöùc Quyeàn ñöôïc kieåm soaùt taát caù caùc lónh vöïc cuûa toå chöùc Quyeàn ñöôïc khen thöôûng vaø tröøng phaït Quyeàn kieåm soaùt vaø phaân phoái thoâng tin. Quyeàn kieåm soaùt moâi tröôøng laøm vieäc cuûa toå chöùc

NOÄI DUNG

3.Caùc chieán löôïc gaây aûnh höôûng nhaèm taïo quyeàn löïc cho ngöôøi

laõnh ñaïo• CHIEÁN LÖÔÏC

• 1. Chieán löôïc thaân thieän

• 2. Chieán löôïc trao ñoåi

• 3. Chieán löôïc ñöa ra lyù do

• 4. Chieán löôïc quyeát ñoaùn

• 5. Chieán löôïc tham khaûo caáp treân

• 6. Chieán löôïc lieân minh

• 7. Chieán löôïc tröøng phaït

• NOÄI DUNG1. Gaây thieän caõm vôùi ngöôøi khaùc ñeå

hoï coù caùch nghó toát veà ta.

2. Thöông löôïng giaûi quyeát vaán ñeà treân cô sôû “Hai beân cuøng coù lôïi”

3. Ñöa ra caùc thoâng tin, chöùng côù… ñeå baøo chöõa vaø thuyeát phuïc yù kieán cuûa mình.

4. Ñöa ra caùc quyeát ñònh taùo baïo, khi gaëp khoù khaên

5. Ghi nhaän vaø xin yù kieán caáp treân(tranh thuû yù kieán cuûa caáp döôùi)

6. Söû duïng ngöôøi khaùc nhaèm taïo uy tín cho mình

7. Ruùt bôùt ñaëc quyeàn, ñaëc lôïi, quyeàn haïn,… cuûa moät soá ñoái töôïng trong tröôøng hôïp caàn thieát.

4.UÛY QUYEÀN TRONG QUAÛN TRÒ :

4.1.K/NIEÄM .

UÛy quyeàn (delegation) laø giao phoù quyeàn haïn vaø traùch nhieäm cho ngöôøi khaùc ñeå hoï thay quyeàn thöïc hieän moät nhieäm vuï rieâng bieät.

Nguyeân nhaân khoâng phaân quyeàn

11 22 33

-Khoâng tin caáp döôùi

-AÛnh höôûng lôïi ích

caù nhaân: quyeàn kieåm soaùt

-Ñaëc

ñieåm

caù nhaâ

n

Taùc duïng cuûa phaân quyeàn

1

V.V..-Taêng thôøi gian cho

nhaø laõnh ñaïo

2 43

-Phaùt trieån khaû

naêng, loøng nhieät

tình/nhieät

huyeát cuûa caáp döôùi

-Taêng

chaát löôïng coâng vieäc

4.3.PHAÂN QUYEÀN GIAO VIEÄC KHI NAØO?

Caáp döôùi coù ñuû thoâng tin, khaû naêng?

Caáp döôùi coù ñuû nhieät tình, quyeát taâm?

Khaû naêng phaùt trieån cuûa caáp döôùi khi ñöôïc giao vieäc?

Caáp döôùi hieåu, coù cuøng caùch suy nghó vaø ñaùnh giaù vaán ñeà?

Coù ñuû thôøi gian ñeå giao vieäc?

4.4.NGUYEÂN TAÉC PHAÂN QUYEÀN GIAO VIEÄC

1. Giao vieäc roõ raøng vaø ñaày ñuû2. Cho pheùp caáp döôùi tham gia vaøo quaù trình giao

vieäc3. Caân ñoái giöõa traùch nhieäm vaø quyeàn haïn4. Taïo ñöôïc söï uûng hoä ñoái vôùi coâng vieäc ñöôïc

giao5. Giao vieäc moät caùch lieân tuïc6. Traùnh giao vieäc ngöôïc7. Söï uûy quyeàn khoâng laøm maát ñi hay thu nhoû

traùch nhieäm cuûa ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn.8. Quyeàn lôïi, nghóa vuï traùch nhieäm cuûa ngöôøi uûy

quyeàn vaø ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi baûo ñaûm vaø gaén boù vôùi nhau.

9. Noäi dung, ranh giôùi cuûa nhieäm vuï ñöôïc uûy quyeàn phaûi xaùc ñònh roõ raøng.

10. UÛy quyeàn phaûi töï giaùc khoâng aùp ñaët.11. Ngöôøi ñöôïc uûy quyeàn phaûi coù ñaày ñuû thoâng

tin tröôùc khi baét tay vaøo vieäc.12. Luoân luoân phaûi coù söï kieåm tra trong quaù trình

thöïc hieän söï uûy quyeàn.

4.5.QUY TRÌNH PHAÂN QUYEÀN GIAO VIEÄC

Giao vieäc hieäu quaû: Nhaán maïnh keát quaû chöù khoâng phaûi phöông phaùp

Khi giao vieäc caàn laøm roõ:- Muïc tieâu mong muoán- Nhöõng höôùng daãn- Caùc nguoàn löïc- Quyeàn haïn, traùch nhieäm- Nhöõng haäu quaû coù theå xaåy ra

Nguyeân nhaân daãn ñeán keát quaû coâng vieäc

ngheøo naøn

Thieáu haønh vi/thaùi ñoä tích cöïc

-Thieáu kyõ naêng caàn thieát

Thieáu ñoäng vieân

caûn trôû cuûa moâi

tröôøng

Quaûn lyù keát quaû keùm

Quaûn lyù khoâng chuyeân nghieäp

Giao tiếp là một kỹ năng bạn có thể Giao tiếp là một kỹ năng bạn có thể học. học. Nó cũng giống như đi xe đạp hay tập Nó cũng giống như đi xe đạp hay tập đánh máy. đánh máy. Nếu bạn sẵn sàng nhọc công vì nó, Nếu bạn sẵn sàng nhọc công vì nó, bạn có thểbạn có thể nhanh chóng cải thiện chất nhanh chóng cải thiện chất lượng của mọi phầnlượng của mọi phần trong cuộc sống trong cuộc sống của mình.của mình.

(Brian Tracy)(Brian Tracy)

THAY LỜI KẾT

Chất lượng giao tiếp là một Chất lượng giao tiếp là một trong những yếu tố tạo nên chất trong những yếu tố tạo nên chất lượng, hiệu quả hoạt động của lượng, hiệu quả hoạt động của người cán bộ, công chứcngười cán bộ, công chức

Trân trọng cám ơn các bạn !Trân trọng cám ơn các bạn !

TIẾN SỸ. BÙI QUANG XUÂNbuiquangxuandn@gmail.com

HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ _HÀNH CHÍNH

ĐT 0913 183 168