Menaxhimi i kohës - MDA Foundation

Management and Development Associates 2

Objektivi ynë

Të ofrojmë teknika praktike se si të identifikoni grackat e Të ofrojmë teknika praktike se si të identifikoni grackat e humbjes së kohës, si të planifikoni kohën në mënyrë humbjes së kohës, si të planifikoni kohën në mënyrë

efektive dhe si të gjeni modele të punës që ju përshtatenefektive dhe si të gjeni modele të punës që ju përshtaten


Struktura e prezentimit

►Analizimi i kohës►Analizimi i shftytëzimit të kohës►Vlerësimi i mundësisë tuaj Koha është resursi ynë më i vlefshëm.

Duke analizuar shfrytëzimin e kohës rregullisht,është e mundshme të kuptohen mënyrat më

efektive të shfrytëzimit të kohës,brenda dhe jashtë zyrës

Kuptimi i kohës

Planifikimi për sukses

Menaxhimi i kohës së të tjerëve

Krijimi i ndryshimeve të çastit


Bëhuni të vetëdijshëm rreth zakoneve dhe qëndrimeve tuaja për shfrytëzim të kohës

Qëndrimet e njerëzve ndaj kohës janë të komplikuara dhe të ndryshme

DALLIMET KULTURORE

Perceptimet e kohës dhe shfrytëzimit të saj ndryshojnë në tërë botën. Dallimet zakonisht reflektohen në numrin mesatar të orëve të punës në ditë apo në javë, rëndësinë e saktësisë, ose kohës së kaluar në aktivitete të lira. Duhet të jeni të përgatitur që të përshtateni ndaj praktikave të të tjerëve dhe orareve kur punoni jashtë vendit

MENAXHIMI I PYETJEVE

Një menaxher i cili ndërprehet shpeshë ka shumë pak kohë për të kryer detyra të konsiderueshme, derisa stafi që duhet të konsultoj vazhdimisht menaxherin për vendime dhe informata duhet të pres. Përdorni planifikimin dhe delegimin për të minimizuar humbjen e kohës në çdo nivel

Kolegët humbin kohë duke pritur vëmendjen e menaxherit

Kolegët kërkojnë sqarime dhe autorizime nga menaxheri

Menaxheri i neglizhon detyrat e veta duke u marrë me kërkesat nga stafi


KOHA ËSHTË PARA

Prandaj e gjithë koha e humbur i kushton organizatës sonë para

Shumica prej nesh nuk e pranojmë se pjesa më e madhe e ditëve të punës sonë shkojnë kotë

Kosto për orë

60=Kosto per minutë

1.5 x paga vjetore

orë pune në vit= Kosto për orë

Shembull:

Paga = 300 € në muaj

Shpenzime fletëngarkese = 1.5

= 2.60 € në orë 1.5 x 3600

2080

= 0.04 € në minutë 2.6

60


Është me rëndësi të llogaritet se sa kohë kalohet në detyra tëdobishme dhe sa në detyra të panevojshme

KOHA E HËNË PARADITE8:30 Vetura për në punë

9:00 Shikon postën, bisedon me Hasanin duke pirë kafe

9:30 Lexon disa e-maila

10:00 Takimi i rregullt mbi progresin – fillon me 10 minuta vonesë

10:30 Vazhdim i mbledhjes, telefonon Lindën për të konfirmuar drekën

11:00 Fillon shkrimin e listës së gjërave që kanë për tu bërë

11:30 Lexon edhe disa e-maila dhe i kthen disa tjera

12:00 Telefonon furnizuesit për liferime të vonuara

12:30 Udhëton te zyra e Lindës për një drekë pune. Autobusi vonohet. I humb 15 minuta.

1:00 Kalon drekën e punës me Lindën për të diskutuar perspektivën e promovimit. Del nga tema e bisedës.

KOHA E HËNË PASDITE1:30 Dreka me Lindën vazhdon. Nuk bisedohet për punë

2:00 Udhëton për tu kthyer në zyre

2:30 Organizon tavolinën. Bën një kafe. Lexon edhe disa e-maila dhe ia kthen e-mailin Lulzimit.

3:00 E thirr Albanin për takimin e të Enjtës. Fillon të shkruaj dy letra. Roberti thirr në telefon.

3:30 E telefonon Anën për të diskutuar shitjet ndërkombtare. Bisedon lidhur me familjen e saj për 15 minuta

4:00 Diskuton mbledhjen e progresit me Aliun dhe Sarën

4:30 Fillon të shkruaj raporte të progresit duke përfshirë edhe të dhëna nga mbledhja e sotme

5:00 Shikon e-mailat përsëri. I kryn disa dokumente të pakryera

5:30 E rezervon restoranin për drekën e nesërme me Armendin

6:00 Merr një punë për në shtëpi. E zen gjumi


Rishikoni se si e shfrytëzoni kohën tuaj dhe bëni përmirësime

Detyrat rutinore

Projektet evazhdueshmePlanifikimi dhezhvillimi

15%

60%25%25% 60%

15%

ALOKIMI IDEAL I KOHËS ALOKIMI I VËRTETË I KOHËS

RISHIKIMI I SHFRYTËZIMIT TË KOHËS SUAJ

AFATË SHKURTË

Bëni një listë të gjërave që duhet bërë, dhe e freskoni atë disa herë brenda ditës;

Shikoni kohën e humbur në ditarin tuaj kohor dhe mendoni mënyra se si ti mbuloni ato termine kohore në mënyrë më konstruktive në të ardhmen

AFATË GJATË

Identifikoni të gjitha modelet e punës me të cilat jeni të pakënaqur. Sidomos, identifikoni çfarëdo zakoni të keq që ju është bërë shprehi;

Pasi të keni identifikuar të gjitha fushat problematike, fiksoni një kohë për të rimenduar dhe përmirësuar qasjen tuaj;



►Analizimi i qëllimeve tuaja►Përcaktimi i prioriteteve►Vlerësimi i modeleve të punës►Përdorimi i planifikuesve të kohës►Mendimi pozitiv

Ju nuk mund të vendosni me çfarë do të merreni sot nëse nuk e dini se ku dëshironi të

jeni nesër.

Çdo plan për të përmirësuar shfrytëzimin e kohës varet nga qartësia e qëllimeve tuaja




Kuptimi i kohës


Qëllimet afatëgjatë personale dhe profesionale janë jetësorekur kemi të bëjmë me përcaktimin e planeve

Qëllimet

personale

afatëshkurtë

Qëllimet

profesionale

afatëshkurtë

Qëllimet

personale

afatëshkurtë

Qëllimet

profesionale

afatëgjatë

BALANCIMI I QËLLIMEVE


Vizatimi i një diagrami të karrierës suaj ju ndihmon për të planifikuar se çfarë dëshironi të arrini

Merrni një trajnimpër menaxhment

Merrni kurse tëmbrëmjes

Takoheni me studentë nëfusha tjera të punës

Aplikoni përpromovim

Punoni në departmentin ePunoni në departmentin efinancave apo të llogaritjesfinancave apo të llogaritjes

Filloni punën në klientin mëFilloni punën në klientin mëtë madh të kompanisëtë madh të kompanisë

Punoni në shitje dhePunoni në shitje dhemarketingmarketing

Filloni punën e parë apoFilloni punën e parë aposi praktikantsi praktikant

Përfitoni përvojë të Përfitoni përvojë të punës jashtë shtetitpunës jashtë shtetit

Krijoni dhe menaxhoniKrijoni dhe menaxhonibiznesin tuajbiznesin tuaj

Merrni pushim të lindjes ose ose pushim personal

Krijoni familje

Zgjeroni horizontet

Krijoni kontaktetë dobishme

DIAGRAMI I JETËS TUAJ PROFESIONALE


Pasi të keni krijuar listën e qëllimeve profesionale afatëgjatëdhe afatëshkurtë, duhet ti klasifikoni sipas prioriteteve

NJËDITË PUNE

DETYRAT -B

Këto paraqesin pjesën më të madhe të punës tuaj dhe duhet të ju marrin kohën

më të madhe të ditës punuese

DETYRAT -A

Ju duhet të mundoheni të kryeni për çdo ditë nga disa prej këtyre detyrave që janë urgjente dhe të vështira

DETYRAT -C

Këto janë detyra jo urgjente që duhet të kryhen kur lejon koha

BALANCIMI I DETYRAVE TË PËRDITSHME


Kategorizoni detyrat sipas urgjencës dhe rëndësisë për të lehtësuar prioritizimin

RËNDËSIARËNDËSIA

URGJENCAURGJENCA

A B C D

✔ ✔ X X

✔ X ✔ X


Klasifikoni detyrat në përputhje me prioritetet

A është urgjente apo A është urgjente apo e rëndësishme?e rëndësishme?

JOJO POPO

A duhet të kryhet A duhet të kryhet sot?sot?

JOJO POPO

A është detyrëA është detyrë rutinore?rutinore?

JOJO POPO

A është urgjenteA është urgjentedhe e rëndësishme?dhe e rëndësishme?

JOJO POPO

Mos e bënMos e bën – – hedhe poshtëhedhe poshtë

PRIORITIZIMI I DETYRËS

A ka afat të fundit për A ka afat të fundit për kur duhet të kryhet?kur duhet të kryhet?

JOJO POPO

A ju ndihmon detyra A ju ndihmon detyra për të qenë më efikas?për të qenë më efikas?

JOJO POPO

A është e A është e domosdoshme detyra?domosdoshme detyra?

JOJO POPO

Ndërmerrni aksion Ndërmerrni aksion të menjëhershëmtë menjëhershëm

Ndani një kohë për tëNdani një kohë për tëkryer detyrënkryer detyrën

Caktoni një afat realistikCaktoni një afat realistik

Alokoni kohë për të Alokoni kohë për të kryer detyrënkryer detyrën

DetyrëDetyrëA.A.

DetyrëDetyrëB.B.

DetyrëDetyrëC.C.

Ruani detyrën për njëRuani detyrën për njëkohë të qetëkohë të qetë


Të gjithë kanë një ritëm natyral të ditës që lidhet me motivet e energjisë, nga pikat e larta dhe të ulëta të performansave mentale dhe fizike

Koha e ditës9 AM 11 AM 1 PM 3 PM 5 PM

5 4 3 2 1 0-1-2-3-4-5

Niv

eli i

pe

rfor

man

sit

Pika e lartë e mëngjezit:

Koha më e mirë

për detyrat -A

Pika e ulët pas drekës:

koha më e mirë

për detyrat -C

Pika e lartë e pasditës:

Koha më e mirë

për detyrat -B

Nivelet e energjisë fillojnë

të bijnë kah fundi i

ditës së punës


Mbajtja e shënimeve të besueshme dhe të sigurta për ngjarjet e ardhshme, takimet dhe obligimet është kruciale për menaxhim efektiv të kohës

PLANIFIKUES ELEKTRONIK

Fut emrat, numrat e telefonit, adresat, takimet dhe të dhënat

personale në formë digjitale

DITAR STANDARD

Regjistron ngjarjet dhe takimet në ditar kur ato ndodhin apo

kur caktohen. Është ide e mirë të ruhen ditarët e vjetër për tu referuar në to në të ardhmen

ORGANIZUES PERSONAL

Përdorni organizuesin personal si ditar, libër të

adresave, planifikues javor apo mujor, dhe fletore


Koha mund të kaloj shpejtë për disa njerëz dhe ngadalë për disa tjerë

Fillimi dhe mbarimi i ditës së punës janë veçanërisht kohë të rëndësishme

Filloni ditën me një mëngjez të shëndetshëm dhe të panxituar, dhe uluni kur hani për të mundësuar një relaksim dhe për ta shijuar më shumë

Sigurohuni që i lejoni vetës kohë të mjaftueshme për të arritur në punë pa e ndier vetën të nxituar

Në fund të ditës, largohuni nga vendi i punës me një gjendje shpirtërore pozitive

Kjo do të ju ndihmoj të anashkaloni vështirësitë e ditës dhe mos ti përcillni ato në jetën personale

Bëni një përpjekje të vetëdijshme për tu relaksuar dhe ndaloni mendimet lidhur me punën së paku dy orë para se të shkoni në gjum



►Spastrimi i zyrës

►Ruajtja e dokumentacionit

►Pengimi i ndërprerjeve►Puna me të tjerët

►Bërja e thirrjeve telefonike

Ka gjëra praktike që jumund të bëni për të

përmirësuar efikasitetin tuajafatëshkurtë dhe afatëgjatë

– nga spastrimi i tavolinës derite mbajtja e rregulltë dhe e

efektshme e sistemevekompjuterike




Kuptimi i kohës

►Pranimi i thirrjeve telefonike

►Leximi dhe shkrimi

►Përdorimi i teknologjisë

►Mbajtja e mbledhjeve►Udhëtimi për punë►Planifikimi i pushimit


Organizimi efikas i hapsirës tuaj punuese mund të bëjë ndryshime të mëdha

Hedhni në shportëçdo gjë tjetër

Trajto, fut në dosje, osedelego

Vërej veprimin që juduhet të ndërmerrni

PROCESIMI I LETRAVE

Kaloni kohë duke procesuar të gjitha letrat hyrëse për çdo ditëBëhuni të disiplinuar, dhe përmbahuni këtij sistemi të thjeshtë për të mbajtur tavolinën tuaj të pastër

GJËRAT QË DUHET BËRË

Mbani hapsirat punuese sa më të pastra që është e mundur gjatë tërë kohës

Mbani tavolinat e pastra rregullisht

Mbani lapsat dhe materialet tjera harxhuese në një kuti me qasje të lehtë

Kur nuk përdoret, vendosni tastaturën e kompjuterit më larg në mënyrë që të krijoni më shumë hapsirë punuese


Ja vlen që të kalohet kohë duke krijuar një sistem të dosjeve efikase – paramendoni sa orë mund të humben duke kërkuar ndonjë dokument

ArkivaNevojitet nganjëherëNevojitet shpeshë

PERSONELI

KONTRATAT

REFERENCA

KLIENTËT

PA ZGJIDHURA

Një tiketë e

thjeshtë i

bashkangjitet

secilës dosje

Fjala kyçe

identifikon

përmbajtjen

Ngjyra e dosjes

identifikon

përmbajtjen

Dosjet me ngjyra

të ndryshme mund

të sigurohen nga

furnizuesit me

materiale për zyre


Nganjëherë ndërprerjet janë të mirëseardhura, por të gjithë kanë nevojë të punojnë të papenguar në kohëra të caktuara

LEJIMI I QASJES KRIJIMI I PENGESAVE

Tavolina është e vendosur në anën e kundërt të murit, duke ekspozuar mbrapa karrigës

Karriga është e kthyer në anën e kundërt të derës – pozitë e lëndueshme

Kompjuteri është përballë murit dhe nuk mund të përdoret si ekran mbrojtës

Karriga e lirë inkurajon vizitorët që të ulen

Vizitorët hyjnë në zyre para se të shihen nga punëtori i zyrës

Tavolina e vendosur në mes të karriges dhe derës paraqet ekran mbrojtës ndaj pengesave

Ekrani I kompjuterit dekurajon kontaktin me sy me vizitorët

Vizitorët mund të shohin se a është duke u përdorur telefoni

Vizitorët janë të ndaluar nga tavolina për të avancuar përpara

Në këtë zyre ju do të jeni i dukshëm sapo të jetë hapur dera. Ju jeni të ulur me shpinë të kthyer kah dera dhe duhet të ktheheni që të shihni se

kush po hyn, duke e bërë të pamundur të parandaloni vizitorët që nuk janë të mirëseardhur

Këtu, një kompjuter krijon pengesë midis juve dhe secilit që hyn në dhomë. Karriga juaj është përballë derës, prandaj mund të shihni vizitorët

që vijnë. Mungesa e një karrige shtesë i dekurajon vizitorët që të rrijnë më shumë.


Shumica e njerëzve marrin me qindra informacione çdo ditë pune, dhe procesimi i tyre merr një kohë të gjatë

BURIMET E INFORMATAVE SI TË TRAJTOHEN ATOMEMOT E BRENDSHME & RAPORTETInformatat e përfshira në memo të brendshme dhe raporte mund të jenë specifike për një individ, ekipë, department, komitet, ose grup tjetër

• Koha është element kritik në qarkullimin e informatave të këtij lloji• Vendosni kur dhe nga kush nevojiten komentet apo veprimet• Planifikoni të përshtatni çdo veprim në orarin tuaj

POSTA E JASHTME DHE FAKSETRadha dhe rëndësia e informatave hyrëse është shumë e gjërë. Posta zakonisht liferohet në kohë të caktur, por fakset mund të vijnë në çdo kohë

• Vendosni çfarë veprimi është i nevojshëm, dhe kur• Përcakto se a duhet të shpërndani informatat, dhe nëse po, në çfarë forme• Siguroni që çdo informatë që është e nevojshme futet në dosje, dhe çdo informatë që nuk është e nevojshme hedhet në shportë

INTRANETI DHE E-MAILISistemet e mesazheve elektronike janë duke u përdorur shumë për komunikime të shpejta dhe përhapje të informatave individëve dhe grupeve

• Mesazhet elektronike mund të krijohen dhe shpërndahen lehtë, prandaj vlerësoni se a janë relevante për ju• Mos hapni mesazhet që nuk janë relevante për ju• Pasi të keni reaguar ndaj një mesazhi apo pasi ta keni shtuar në listën themelore, e fshini atë

GAZETAT DHE REVISTATShumë informata në fusha specifike të tregëtisë apo profesionit mund të rrjedhin nga një listë e zgjedhur e gazetave dhe revistave

• Lexoni shkurtimisht artikujt dhe vendosni se a dëshironi të mbani ato për referim në të ardhmen• Bëni fotokopje para se të pasoni revistën më tej• Shkëputni informata, nënvizoni pjesë relevante me ngjyrë të kuqe, dhe futni në dosje në vendin përkatës


Gjithëmonë konsideroni relevancën e secilit material referues para se ta futni në dosje

Gazetat dheGazetat dherevistatrevistat

Memot dhe Memot dhe raportetraportet

Posta e jashtmePosta e jashtmedhe faksetdhe fakset

E-mailat dheE-mailat dheintranetiintraneti

DelegoDelego Lexo shkurtimishtLexo shkurtimishtLexo Lexo

tërësishttërësisht

Shtoni Shtoni dosjes për leximdosjes për lexim

Ndani kohë për tëNdani kohë për tëlexuar plotësishtlexuar plotësisht

Kopjo dheKopjo dheshpërndajshpërndaj

Hedh nëHedh nëshportëshportë

Fut në dosje, delegoFut në dosje, delegodhe shpërndajdhe shpërndaj

NdërmerrNdërmerrveprimveprim


Planet më të mira për menaxhim të kohës janë gjithëmonë deri dikund në duartë e të tjerëve

Nxjerrni më të mirat nga situata

Mundësoju njerëzveqë të vijnë e shkojnë

Konsidero opcionettjera

Zgjedhni çështjet pa mbledhje

A duhet të gjithë të jenë atyA duhet të gjithë të jenë atytërë kohën?tërë kohën?

A duhet të udhëtojnë A duhet të udhëtojnë njerëzit?njerëzit?

Kush me të vërtetë duhetKush me të vërtetë duhettë jetë aty?të jetë aty?

A mund të merret me A mund të merret me çështje tjera mbledhja?çështje tjera mbledhja?

A mund të anulohetA mund të anulohetmbledhja?mbledhja?

MENDIMI PËR MBLEDHJE

Shiko me kujdesagjendën


Të rralla janë bizneset ekzistuese që nuk varen nga telefoni dhe, gjithnjë e më shumë, edhe posta me zë për komunikime të shpejta dhe direkte

GJËRAT QË DUHET BËRË

Prezentoni vetën “Unë jam Lazgush Beqa. Po ju thërras lidhur me…”

Të jeni të vetëdijshëm për kohën që kaloni në secilën thirrje.

Bëhuni të qartë mbi pikat që dëshironi të diskutoni secilën herë që bëni thirrje telefonike.

Leni mesazhe të shkurta dhe precize.

GJËRAT QË NUK DUHET BËRË

Mos filloni thirrjen me “Allo” dhe mos pritni që të ju njohin.

Mos i injoroni thirrjet urgjente dhe të vështira për tu marr me thirrje më të lehta dhe më pak të rëndësishme.

Mos vazhdoni me telefonatë nëse linja është e dobët. Ul receptorin e telefonit dhe thirr përsëri.

Mos bëni thirrje telefonike të rëndësishme përveq nëse jeni plotësisht të përgatitur.


Pranimi i thirrjeve telefonike është shumë i ndryshëm nga thirrjet telefonike

SINJALIMI I FUNDIT TË TELEFONATËS

Mund të jetë e vështirë të përfundohet një bisedë telefonike e inicuar nga dikush tjetër, por mos pritni që ata ta përfundojnë telefonatën. Nëse jeni shumë i nxënë për të folur, tregoni telefonuesit këtë, dhe përshkruani

arsyet me mirësjellje. Provoni një nga shprehjet e mëposhtme.

Thirrjet hyrëse mund të ju befasojnë dhe ndërprejnë kur ju nuk jeni të përgatitur. Zhvilloni teknika për të zvogëluar kohën e humbur dhe për të

ju mundësuar për ti trajtuar telefonuesit kur ju zgjedhni të bëni këtë

≪ A ka diçka tjetër që duhet të diskutojmë para se të shkoj ?

≫≪ E kam një thirrje në linjen

tjetër. A është në rregullë nëse ju thërras një herë tjetër

? ≫

≪ Ndoshta mund të diskutojmë këtë më shumë herën tjetër

kur të bisedojmë ? ≫≪ Më duhet të shkoj. Shefi im

më sinjalon se duhet t’i bashkangjitem nga ana tjetër

e dhomës ? ≫


Shumica e njerëzve kalojnë shumicën e jetës punuese duke lexuar dhe duke absorbuar informata si dhe duke shkruar memo, letra dhe raporte

Qëllimi kryesor gjatë leximit është kuptimi i materialitTë gjitha materialet nuk mund të kuptohen pasi të lexohen një herë. Kërkohet

kohë për të absorbuar një listë të gjatë të pikave, prandaj dokumentet relevante duhet gjithëmonë të lexohen me kujdes

Leximi i shpejtë është zakonisht i përshtatshëm për dokumente siq janë memot; jo për materiale më të detalizuara

Lexuesit duhet të udhëheqen në një raport, prandaj shtyllat drejtuese duhet të përfshihen

Një dokument duhet gjithëmonë të shkruhet me mendje në lexuesin

Mësoni si të përballoni këto mirë,

dhe do të ruani shumë kohë

PIKAT QË DUHET MBAJTUR MEND


Pak njerëz sot mund të shfrytëzojnë kohën e tyre në mënyrë efektive nëse nuk i kuptojnë bazat e teknokogjisë informative (TI)

Një dokument i vendosur rastësisht mund të fshihet aksidentalisht

Dosja është e pa etiketuar Të gjitha dokumentet e afërta janë

të grupuara në një dosje

Dosja është e etiketuar qartë

buxhetet

letrat

PARA FUTJES NË DOSJE PAS FUTJES NË DOSJE


Mbledhjet konsumojnë një porcion të madh të javës punuese mesatare

Pikat e diskutuarapërsëriten

Ndërprerjet e parregulltalejohen

Temperamentët lejohen të grinden

Afatet kohore nuk përcaktohen

Mundëson shprehjen eMundëson shprehjen eopinioneveopinioneve

Mbahen diskutimeMbahen diskutime

Arrihen konkludimeArrihen konkludime

Fillon mbledhjaFillon mbledhja

Vendoset për veprimeVendoset për veprime

Përmbledhet dhe mbylletPërmbledhet dhe mbylletmbledhjambledhja

Konkluzionet janë tëshkurta dhe të përmbledhura

Kompromisetpranohen

Veprimet janë të arritshme

Pasojnë procesverbalii shkruar

MBAJTJA E ORIENTIMIT TË MBLEDHJES

Të gjithë kanë rastinpër të folur

Të gjithë në kohëDiskutimi përmbledhet

për të vonuarit

Nuk ka pajtimepër vendime


Me zhvillimin e tregut global, një numër i madh i njerëzve po e vërejnë se udhëtimi është pjesë përbërëse e vendit të tyre të punës

PARA SE TË UDHËTONI • Planifikoni me kujdes udhëtimin tuaj• Kombinoni një numër të vizitave brenda një shteti apo rajoni nëse është e mundur• Shkruani një orar ditor të qartë. Leni një kopje me kolegët në zyrë në mënyrë që të mund të ju kontaktojnë nëse kanë nevojë• Mbledhni të gjitha dokumentet që ju duhen derisa jeni jashtë zyrës• Gjithëmonë konfirmoni të gjitha aranzhimet në rast se ndonjë takim duhet të shtyhet apo nuk është më i nevojshëm• Përgatitni një dosje gjenerale permanente që përmban informata thelbësore që mund të përdoren secilën herë që vizitoni një rajon të veçantë• Rezervoni ulëset para kohe kur udhëtoni me tren në mënyrë që të ju shmangeni pritjeve në rende dhe arrini në stacion pak para se të niset treni

DERISA JENI JASHTË ZYRËS• Mbani kontakte me zyrën tuaj në mënyrë që t’i njoftoni ata për progresin tuaj dhe ti mbani krah për krah me çfarëdo zhvillimi që mund të ketë efekt në planet tuaja• Përdorni një diktograf për memo dhe shënime, ose një laptop për e-maila apo punë tjera që mund të bëhen me të• Përdorni orën tuaj me alarm si rezervë në rast se thirrjet alarmuese të mëngjezit në hotel janë të pasigurta• Në destinacionin tuaj, udhëtoni në kohërat kur ka më pak trafik nëse është e mundshme; është më pak e tensionuar – mund të jetë më e shpejtë – sesa mundimet e mundshme nëpër kohërat e trafikut më të madh• Kombinoni ushqimet me takime të biznesit në mënyrë që të ruani kohë dhe të krijoni një atmosferë të punës joformale dhe të pëlqyeshme

MENAXHONI KOHËN TUAJ TË UDHËTIMIT


Komunikimi me kolegët në zyrën tuaj derisa jeni në udhëtim zyrtarështë tani më i përshtatshëm dhe më i sigurtë sesa kurrë më parë

FAKSI

Dërgoni mesazhe me faks nëse dëshironi reagim të shpejtë. Disa hotele kanë makina faksi në

dhomat e tyre ose kanë një faks qëndror

në recepcion

TELEFONI

Leni një numër kontakti në zyrën tuaj.

Mos harroni që shumica e hoteleve faturojnë me çmime

shumë të larta thirrjet telefonike nga dhomat

e tyre

E-MAILI

Dërgoni dokumente dhe komunikime që

kërkojnë vëmendje të menjëhershme përmes e-mailit. Për të patur

qasje nëe-mail ju duhet

kompjuteri me lidhje të modemit

POSTA

Përdorni shërbimet e garantuara të liferimit

për të dërguar dokumente origjinale

apo dokumente që kërkojnë nënshkrime. Posta ajrore mund të përdoret për gjëra më

pak urgjente

TELEFONATMOBIL

Shumica e telefonave mobil tani ofrojnë komunikime jashtë

shtetit. Mobilat janë të dobishëm nëpër vendet ku nuk ka telefona publikë

Përdorni cilëndo nga metodat e mëposhtme në bazë të lokacionit

dhe tipit të komunikimit që dëshironi të dërgoni apo pranoni


Menaxhimi i suksesshëm i kohës suaj kërkon më shumë sesa organizimi i ngarkesës në punë

PUNA DO TË VUAJ NËSE NUK CAKTONI PUSHIME TË RREGULLTA PËR TË RIMBUSHUR BATERIAT TUAJA

MUNDOHUNI TË LENI KOHË PËR FAMILJEN DHE SHOQËRINË, HOBIT, DHE AKTIVITETET E LIRA



►Komunikimi i mirë►Delegimi efektiv►Menaxhimi i kolegëve►Menaxhimi i menaxherit tuaj

Për të përdorur më së miri kohën tuaj,ju duhet të menaxhoni edhe kohën

e stafit tuaj, kolegëve, dhe seniorëve

Mësoni të delegoni mirë, të ndani detyrat,dhe të menaxhoni lartë dhe poshtë



Krijimi I ndryshimeve të çastit

Kuptimi i kohës


Për të menaxhuar të tjerët për të përdorur më së miri kohën tuaj,së pari duhet të mjeshtëroni artin e komunikimit

Kjo nuk është vetëm një çështje e vendosjes se çka është mesazhi juaj

por është gjithashtu për të vendosur se si do të komunikoni atë mesazh

MENAXHER IMENAXHER ILLOGARIVELLOGARIVE

MENAXHER I MENAXHER I PRODHIMITPRODHIMIT

ASISTENT IASISTENT ILLOGARIVELLOGARIVE

ASISTENT I ASISTENT I PRODHIMITPRODHIMIT

PëRFAQËSUESPëRFAQËSUESI SHITJEVEI SHITJEVE

MENAXHER IMENAXHER ISHITJEVESHITJEVE

DREJTOR IDREJTOR ISHITJEVESHITJEVE

Komunikojnë shpeshë

Komunikojnënganjëherë

Komunikojnërrallë


Një nga pjesët kyqe të menaxhimit efektiv është delegimi i punëve tek të tjerët – askush nuk mund ti bëj të gjitha vetë

Përmes takimitnjë me njëSi të përmbledhet?Si të përmbledhet?

Kujt të i delegohet?Kujt të i delegohet?

Si të verifikohet progresi?Si të verifikohet progresi?Kur të ketë nevojë

Përmes memos, faksitose e-mailit

Dikush që ka bërëpunë të ngjajshme

Një të riu

Çdo ditë

ALTERNATIVAT PËR DELEGIM


Një nga gjërat më të vështira për të bërë është menaxhimi i ndërprerjeve nga kolegët

DETYRAT MËNYRAT SE SI TË SHPËRNDAHEN AFTËSITË

PRIORITIZIMI I PUNËVE• Flisni për principet e ndarjes së punës në detyrat A-, B-, dhe C- dhe alokoni një numër detyrash nga secila kategori për çdo ditë• Përdorni shembuj nga ngarkesa e punës së kolegëve tuaj

PËRDORIMI I DITARËVE DHE PLANIFIKUESVE

• Kërkoni nga kolegët që të mbajnë një ditar, rishikoni dhe analizoni së bashku për të kuptuar modelet e ndryshme të punës • Ndihmoni kolegët tuaj për të krijuar një sistem të përshtatshëm të planifikimit

FILTRIMI I INFORMATAVE• Inkurajoni kolegët tuaj që të vlerësojnë çdo informatë që e marrin për të vendosur se çfarë veprimi është i nevojshëm• Ofroni udhëzime për lexime të shpejta të bazuara në përvojën tuaj

DELEGIMI DHE NDJEKJA• Diskutoni shembuj specifik dhe të afërm nga e kaluara për të përcaktuar mënyrën më të mirë të veprimit në këtë rast• Të jeni të përgatitur që të rishikoni çdo sistem të ri që vendoset

SHPËRNDARJA E AFTËSIVE TUAJA PËR MENAXHIM TË KOHËS


Të gjithë duhet të dinë se si të menaxhojnë menaxherët e tyre nësedëshirojnë të jenë në gjendje të shfrytëzojnë kohën më së miri

DUHET DITUR KUR TË OFROHEN KËSHILLA

Është e dobishme të mendohet për komunikimin tuaj me menaxherin tuaj në bazë të akronimit KIV: Këshillë, Informatë, dhe Vendim.

Ofroni shefit tuaj këshilla ose kur ai kërkon, ose kur ju mendoni se do të ishin të mirëseardhura. Mirëpo, ju duhet të jepni informata relevante dhe të rëndësishme pa u detyruar.

Shpesh është e mundshme që të influencohet shefi juaj për të marrë një vendim tjetër nga ai vendim të cilin ai/ajo do ta kishte marrë përndryshe.

Mbani mend, ndonëse, se mund të ketë arsye mbrapa një vendimi për të cilin ju nuk jeni të vetëdijshëm

GJËRAT QË NUK DUHET BËRË ME MENAXHERIN TUAJ

Mos ofroni opinionet tuaja vullnetarisht përveq nëse ato kërkohen ose ju mendoni se janë të rëndësishme apo relevante.

Mos prezentoni probleme pa ofruar ndonjë zgjedhje të zbatueshme të atyre problemeve.

Mos u vononi për mbledhje me menaxherin tuaj.

Mos i keqkuptoni veprimet e shpeshta të pamenduara të shefit tuaj si veprime keqdashëse.


FUND

Kjo e konkludon

modulin

MENAXHIMI I KOHËS

FALEMNDERIT !

Small Business & Entrepreneurship

Menaxhimi i kohës - MDA Foundation