Miten teen yhteistyötä hankintayksiköiden kanssa

Yrittäjäristeilyn hankintaklinikkaKilpailuasioiden päällikkö Satu Grekin

2

Hankinnan arvot1. Avoimuus2. Tasapuolisuus3. Syrjimättömyys

Näitä noudatettava hankinnan kokoon nähden suhteellisessa laajuudessa.

Miten noudattaa lakia mutta tukea kuitenkin paikallisia toimijoita

• Pulmana ollut, että tavoittelemalla äärimmäisyyksiin asti syrjimättömyyttä on seurauksena ollut paikallisten pk-yritysten jääminen syrjään

• Sama voinut seurata vain alhaisen hinnan tavoittelusta

• Laissa ei mahdollisuutta suosia paikallisia, mutta paljon keinoja torjua sitä, että jäävät täysin ulkopuolelle

Hankinnat ovat strateginen työkalu• Hankinnoilla nähdään merkittäviä aluepoliittisia

vaikutuksia verotulojen, työllistymisen ja alueen elinvoimaisuuden kannalta

• Talousteorioiden mukaan kilpailu tuo tehokkuutta• Kilpailullisista elementeistä hyötyä vasta

kun saadaan riittävästi tarjouksia• Kilpailutus rakennettava siten,

että tarpeeksi moni voi tarjota

Miten saadaan tarpeeksi kilpailua?• Tuntemalla markkinat

• Keinoja tietopyynnöt, sekä epämuodollisemmat tavat• Joillekin hankinnoille sopii yhteistilaisuus –

toisille yksilöllinen tapaaminen• Tarjoajakin voi ehdottaa tapaamista hankintayksiköille

Onnistunut kilpailutus• Edellyttää HY:ltä markkinoiden tuntemista• Helpottaa kohteen määrittelyä• Vertailuperusteiden asettaminen helpottuu• Perehtyminen markkinoilla tarjolla oleviin ratkaisuihin –

kirkastaa ostajalle mitä voidaan vaatia• Potentiaalisilla tarjoajilla riittävästi tietoa hankintayksikön

ehdoista ja vaatimuksista

Hankinnan elinkaari – vuoropuhelun käyminen

Suunnittelu ja valmistelu

Kilpai-lutus

Toimeen-pano Sopimusaika

6 - 12 kk 1-2 kk 1-2 kk 24 - 48 kk

Voidaan keskustellaEnnakkoinfo ja -tiedotMarkkinavuoropuheluTutustutaan ehdokkaisiin

Rajoite-tusti keskust-elua

Voidaan keskustellaVoidaan sopia yksityiskohdistaValmistautuminen uuteen hankintaanTutustutaan ehdokkaisiin, käydään vuoropuhelua

Mitä HY voisi tehdä (1/3)• Hankkia ratkaisua tietyn keinon sijasta (innovaatiot)• Selvittää tarjolla olevat tuotteet ja toimittajat• Järjestää vuoropuhelu• Tehdä kysymyksiä ehdokkaille ja vastaa heidän

kysymyksiinsä• Toimittaa alustava tarjouspyyntö kommentoitavaksi• Huomioida ja hyödynnä saamasi kommentit ja vastaukset

Mitä HY voisi tehdä (2/3)• Jakaa hankinta osiin, jos sitä toivotaan • Aina sallittua, kunhan huomioi osiin jaetun hankinnan

yhteisarvon mukaisen kilpailutuksen• Esim. tuoteryhmittäin tai alueellisesti

• Varmistaa ettei kilpailu rajoitu• Varmin keino avoin ja reilu menettely• Laajat kokonaisuudet, tiukat referenssit ym. voivat johtaa

vähäiseen tarjousten määrään

Mitä HY voisi tehdä (3/3)• Sallia ryhmittymät / alihankkijat• Tarjoajan soveltuvuusvaatimusten johdosta usein

kaadutaan tai menestytään• Sallia kysymysten esittäminen kilpailutuksen

ollessa käynnissä

Entäs ne liikesalaisuudet?

Entäs ne liikesalaisuudet? (1/3)• Pääsääntö: oltava syrjimätön, näyttötaakka

syrjimättömyydestä hankintayksikölläValveutunut hankintayksikkö pitää pöytäkirjaa

tarjoajatapaamisistaan, sillä kilpailua rajoittava yhteistyö on harkinnanvarainen poissulkemisperuste

Pöytäkirja julkiseksi hankintapäätöksen jälkeen

Entäs ne liikesalaisuudet? (2/3)• Poikkeus:

Liikesalaisuuksia ei silti jatkossakaan paljasteta muille tarjoajille

• Poikkeuksen poikkeus:Tarjousten vertailussa käytetty tieto paljastettava

Entäs ne liikesalaisuudet? (3/3)• Liikesalaisuus on seikka, joka paljastuessaan voisi antaa

toisille kilpailuetua

• Yleistä on, että tarjoaja pitää liikesalaisuuksina enemmän asioita, kuin hankintayksikkö

• Yleistä myös, että tarjoajan liikesalaisuuksina kertomat seikat eivät ole olennaisia hankintayksikölle

Täydellinen hankinta

Täydellinen hankinta1. Juuri kyseiseen tarpeeseen sopiva2. Takaisi tasapuoliset ja syrjimättömät olosuhteet

tarjoajille3. Saisi aikaan tarpeeksi tarjouksia ja todellista

kilpailua, 4. Mutta olisi kuitenkin hallinnolliselta taakaltaan

kevyt 5. Sekä lopulta, varmistaisi laadukkaan lopputuloksen