Intranettet er dødt - Leve den nye informasjons, kommunikasjons og samhandlingsplattformen

SmartEndring ™ 2014Bjørn O. Hopland | [email protected] | +4790173524 | www.smartendring.no

Intranettet er dødt. Leve den

nye informasjons,

kommunikasjons og

samhandlingsplattformen.

SmartEndring ™ 2014

Både Leiv Eriksson og Christoffer Columbus seilte inn i solnedgangen uten å vite hva de kom til å finne. Grunnen til at

dere er her er at dere ønsker å være med å forme hvordan folk skal kommunisere og samarbeide. Intranettet startet som

et sted å samle intern informasjon nyttig for ansatte og ledelse, men utvikler seg i en rasende fart til å bli noe helt annet.


Vi er

op

pta

tt a

v

• Hvordan vi får

forretningsmessige utbytte

av de løsningene vi innfører

• Hvordan kan de bidra til å

• redusere e-postbruk

• forme en kultur med felles

forståelse for

kunnskapsdeling

• Støtte arbeid, samarbeid

og sosiale relasjoner i en

mobil hverdag

Sam

tid

ig e

r vi

bekym

ret

for

• At det blir mer, og ikke

mindre epost

• At nye løsninger gir

merarbeid fremfor bedre

arbeidsstøtte

• At kompleks og omfattende

informasjonsstruktur gjør

gjenfinning av relevant

informasjon vanskelig

• Klarer alle å henge med og

leve opp til vårt

ambisjonsnivå?


Kultur

Sosiale relasjoner

Endring

Visjon

GevinstArbeidsstøtte

StrategiSamarbeid

Ledere og HR er viktige premissgivere for alle disse ambisjonene, men mange av dem føler seg ukomfortable med å

diskutere teknologi fordi man ikke har kompetanse på området. Likevel kan det ikke være tvil om at teknologien er en

av de størst påvirkningsfaktorene for ledere og kunnskapsarbeideres arbeidssituasjon i dag

Alle rettigheter reservert SmartEndring ™ 2014

En kunnskapsarbeiders hverdag

Med dette ambisjonsnivået fra ledelsen kan det være interessant å se dette fra de ansattes side. Veldig mange ledere

og kunnskapsarbeidere har veldig høy fleksibilitet i hvordan de jobber så lenge målene nås. Dette er det som får

hverdagen til å fungere for veldig mange familier der begge arbeider.

Dette gir mye fleksibilitet, men krever også at du er god på selv-ledelse, prioritering, og selvkontroll.


Vekst i kommunikasjon og samarbeid siste 3-5 år

Større nettverk60% av de ansatte

sier de kommuniserer

og samarbeider med

flere i dag

Mer samarbeid67% av de ansatte sier

de må samarbeide mer

med andre for å få gjort

jobben sin.

Mindre, 5%

Samme, …Mer, 57%

Samarbeid på tvers av geografi

Kilder: Corporate Executive Board 2012, Randstad 2014

Det er ingen tvil om at samarbeid er viktig, og det blir ennå viktigere fremover.


En kunnskapsarbeiders hverdag

Hvorfor er Intranett og andre ressurser så viktige i dag, og ennå viktigere i fremtiden?

Fordi vi i stadig større grad ikke jobber på samme sted på samme tid. Det fører til at vi må arbeide på nye måter. Vi kan

ikke lenger tenke at «jeg snakker med Petter om dette på jobben i morgen». For når du kommer på jobben er ikke

Petter der. Han jobber hjemme, eller han er på reise. Dette fører til at vi er mer avhengig av struktur både i

kommunikasjon og informasjon.


Hvordan opprettholde det sosiale miljøet på avstand?

0%

20%

40%

60%

80%

100%

Hva vil vi dele hvor?

Yammer Epost Trenger ikke dele

«Kaffeprat» på nett

Den sosiale «kaffepraten» som de fleste setter pris på og synes er en viktig del av arbeidsdagen er utfordret i dette nye

arbeidsmønsteret.


Ledere og medarbeidere i dag må beherske nye arbeidsformer

Arbeide utenfor

kontoretNettsamarbeid

Sosialt miljø når man

arbeider ulike steder

Den nye arbeidshverdagen er mer kompleks, og stiller nye krav til både ledere og team-medlemmer.

Utvikling innen kommunikasjon og samarbeid for virksomheter drevet av IT og ledelsen

Det kommer stadig nye kommunikasjons- og samarbeidsverktøy. En utfordring er at

ingen av de nye verktøyene erstatter de gamle så verden blir stadig mer kompleks.


Hva har disse til felles?

“The mobile mindshift is the

expectation that I can get

what I want in my immediate

context and moments of

need.”

Ted Schadler, Josh Bernoff,

Julia Ask. Forrester Research

Fremtiden er i større og større grad mobil og kommunikasjonshastigheten øker.

Forventningen er at alt skal være tilgjengelig på mobil.

http://www.hrnorge.no/wp-content/uploads/2014/10/cover-mobile-mindshift.jpg?9f3b3a

http://www.hrnorge.no/wp-content/uploads/2014/10/cover-mobile-mindshift.jpg?9f3b3a


«66% prosent av arbeidsgiverne tilbyr ansatte muligheter for å arbeide utenfor kontoret med tilgang til e-post, dokumenter eller programvare»

Kilde: SSB 2014


Stadig flere bruker mobilt bredbånd

53%43% 44%

75%66% 62%

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

70%

80%

BRUK AV MOBILT

BREDBÅND

VIA SMARTTELEFON VIA BÆRBAR PC

2013 2014 Kilde: SSB 2014


Mer og mer informasjon flommer i mot oss i mange kanaler!

Kilde: Hvilken utfordring har vært det vi har slitt mest siden Intranettets fødsel? Å få ansatte til å bruke det! Det gjelder

fremdeles om vi hører hva mange av foredragsholderne har fokusert på de siste to dagene. Jo mer kommunikasjon

og interaksjon jo bedre ….. Er vi sikker på at det er målet vårt?


Kunnskap er ferskvare

For at informasjon vi finner skal være nyttig for oss og hjelpe oss å jobbe smartere og gi resultater med bedre kvalitet

må vi kunne oppdage relevant informasjon og relevante mennesker som kan bidra med nødvendig kunnskap. Søk har

sine begrensninger. Det er ikke om å gjøre å ha mest mulig data tilgjengelig. Når vi søker vil vi helst ha få, men

relevante treff. Og hvordan vet du at et dokument du finner som er ett år gammelt fremdeles er relevant? Vel, om du

ser at forfatteren er tilgjengelig på nett «grønn på Lync» kan du gjøre en rask forespørsel. Kanskje vedkommende har

en nyere upublisert versjon som du heller bør bruke i ditt arbeid?


IBM Verse

Microsoft Delve

«Nå får jeg informasjon

jeg ikke visste jeg

trengte»

«Jeg bruker nok mer tid nå

på å utforske informasjon

jeg får opp på skjermen»


Er det riktig å skille mellom intern og ekstern informasjon? Google mener åpenbart at det er bedre

å ha dette integrert.

Om du søker på et tema relatert til det du arbeider med er det kanskje ikke så dumt å få treff både

på interne dokumenter og en oppdatert YouTube-video om det samme temaet?


Hva

møte

r en n

y m

edar

beid

er?

Man kan lett bli litt svett som ny medarbeider i dag. Pc og e-post er ofte satt opp før man har startet og

når man logger seg på har man allerede 100 e-post i innboksen som man ikke vet hva man skal gjøre med.

I tillegg blir man den første uken gjerne innkalt til masse møter fra mennesker man ikke kjenner. Mange

virksomheter har er onboarding-program, men det omfatter gjerne ikke å lære virksomhetens systemer for

samarbeid og kommunikasjon og andre IT-verktøy. De er jo så «intuitive og enkle».


Gjør en smart endring på jobben

La teknologi og struktur arbeide for deg

Frigjør plass i hodet til innovasjon og til å skape resultater.

Følg gjerne http://facebook.com/SmartEndring for tips om å lykkes i den

nye arbeidshverdagen

1. Unngå å introdusere nye «skjermer» å

forholde seg til uten å ta bort gamle

2. Gjøre det mulig å kombinere

informasjonskilder og mennesker relevante

for det du arbeider med nå!

3. Husk at Intranettet ikke er det eneste

systemet ansatte må forholde seg til

Utfordringer til nye løsninger for

kommunikasjon og samarbeid

http://facebook.com/SmartEndring

Social Media

Intranettet er dødt - Leve den nye informasjons, kommunikasjons og samhandlingsplattformen