Презентация Экспедирование Пример работы

1

Пример работы с программой«Экспедирование и грузоперевозки»

ООО «Программы для бизнеса»г.Саратов,пр.Кирова,11б,оф.21

Тел:+7 (8452) 26 – 56 – 95, 73 – 54 - 49 www.prog4b.ru

2

Содержание

Экспедирование и грузоперевозки

1. Начало работы с программой

2. Поступление заказа на перевозку

3. Учет оказания услуг

4. Список «Заявки на перевозку»

5. Путевой лист

6. Управление взаиморасчетами с заказчиками и перевозчиками

7. Учет операций по расчетному счету

8. Учет операций по кассе

9. Начисление зарплаты сотрудникам

10. Учет ремонта автомобилей

3

Начало работы с программой

Рабочий стол программы предоставляет доступ к

основным функциям системы и позволяет быстро вводить

документы необходимые для работы: заявки на перевозку,

счета, акты заказчику и перевозчику, путевые листы и

счета фактуры. В разделе Аналитическая информация

представлен ряд типовых отчетов, позволяющих

проанализировать работу компании.


4

Рабочий стол


5

Рабочий стол


6

Для работы с программой сначала нужно ввести остатки

топлива в баках автомобилей, а также долги контрагентов

на момент начала работы. Для этого необходимо выбрать

в основном меню «Предприятие» пункт «Ввод начальных

остатков». Открыв список документов «Ввод начальных

остатков топлива в баке автомобиля», мы добавляем

новый документ, в котором указываем марку топлива,

автомобиль и остаток топлива.


7

Ввод начальных остатков


8

Ввод начальных остатков топлива в баке


9

Долги контрагентов: вводится оформлением

специального документа «Ввод начальных остатков

по взаиморасчетам» .

Количество наличности в кассе и на расчетном

счету в банке: Вводятся оформлением

соответственно документами приходный-кассовый

ордер и поступление на расчетный счет;

Начальные показания спидометра автомобиля:

показания заносятся при оформлении первого

путевого листа.


10

«Ввод начальных остатков по взаиморасчетам»


11

Поступление заказа на перевозку

Для оформления сделок с контрагентами создается

документ «Заявка на перевозку». На рабочем столе

необходимо нажать кнопку «Заявка на перевозку» и в

списке заявок, с помощью кнопки добавить, создать

новый документ. На закладке «Заказчик» оператор

(менеджер или логист) заносит информацию маршруте,

заказчике, договоре с заказчиком, стоимость перевозки.

Также в документе можно указать статус заявки: на

рассмотрении, согласована, отказано, выполнено долга

нет, обработана.


12

Документ «Заявка на перевозку» (верхняя часть документа)


13

На закладке «Перевозчик» необходимо указать название

компании перевозчика, договор, сумму, которую

необходимо оплатить перевозчику.

Если организация сама занимается перевозкой груза, то в

разделе «Перевозчик» необходимо установить флаг

«Перевозку осуществляет организация», информация

будет заполнена автоматически.


14

Документ «Заявка на перевозку» (Закладка Перевозчик)


15

На закладке «Затраты» можно отобразить

дополнительные затраты по перевозке груза. В табличной

части мы указываем дату, когда произошди затраты, вид

затрат и сумму.


16

Документ «Заявка на перевозку» (Закладка Затраты)


17

На закладке «TIR и разрешения» можно вносить информацию

по всем нормативным документам, которые используются при

перевозке.

Закладка «Оплаты» позволяет заносить не

задокументированные оплаты поступившие от заказчика и

оплаты производимые организацией стороннему перевозчику.

Закладка «Дополнительно» служит для внесения данных,

необходимых при расчете заработной платы водителя или

менеджера.

Закладка «Файлы» служит для прикрепления к документу

внешних файлов, сопроводительным документам к заявке:

сканы документов, текстовые файлы и прочее.


18

Также в заявку на перевозку необходимо занести

данные по грузам, товарам и адресам погрузки /

разгрузки. Табличная часть адресов погрузки и

разгрузки заполняется на основании данных о

грузоотправителе и грузополучателе.

Соответственно, адрес погрузки выбирается из

адресов погрузки грузоотправителя, а адрес

разгрузки – из адресов грузополучателя.


19

Документ «Заявка на перевозку» (табличная часть документа)


20

После заполнения данных в документе «Заявка на

перевозку», Вы можете с помощью кнопки «Печать»

вывести на печать следующие документы:

Акт заказчика.

Акт перевозчика.

Заявка перевозчика с непосредственным перевозчиком.

Товарно-транспортная накладная (Типовая

межотраслевая форма №1-Т).

Товарно-транспортная накладная (Приложение №4 к

правилам перевозок грузов автомобильным

транспортом).


21

Учет оказания услуг

Для фиксации факта оказанных услуг по перевозке, на

основании заявки на перевозку возможно формирование

документов «Счет на оплату», «Реализация товаров и

услуг» и «Счет-фактура». Для этого необходимо в разделе

«Документы заказчика» нажать кнопку «Оформить

документы», указав при этом вид документа. Нажав

кнопку «Оформить» мы получаем готовый документ,

который можно распечатать и отправить заказчику.


22

Документ «Заявка на перевозку» (Оформление документов по заявке)


23

Счет на оплату покупателю


24

Реализация товаров и услуг


25

Документ «Счет-фактура» можно ввести на основании

проведенного документа «Реализация товаров и услуг»

нажатием ссылки «Ввести счет-фактуру».


26

В случае оказания услуг организации контрагентом,

необходимо оформить документ «Поступление

товаров и услуг» . Для этого необходимо в разделе

«Документы перевозчика» нажать кнопку «Оформить

документы», указав при этом вид документа. Нажав

кнопку «Оформить» мы получаем готовый документ,

который можно распечатать и отправить

перевозчику.


27

Документ «Заявка на перевозку» (Оформление документов по заявке)


28

Документ «Поступление товаров и услуг»


29

Список «Заявки на перевозку»

В списке документов «Заявка на перевозку»

оператор может отслеживать информацию о

состоянии каждогой заявки т.е. статус выполнения,

задолженности заказчика перед организацией,

задолженности организации перед перевозчиком (в

случае, если он сторонний), ожидаемой и

фактической комиссии и ожидаемом проценте

рентабельности документа.


30

Список «Заявки на перевозку»


31

Цветовая подсветка заявок в списке заявок позволяет

наглядным образом отражать текущий статус заказа на

перевозку. Приоритет окраски соответствует следующему

рисунку: Важность статуса заявки убывает сверху вниз. т.

е. если выполняются условия статуса «Выполнена долга

нет», а также выполняются условия статуса «Документы

отправлены», то заявка окраситься в фиолетовый, т. к.

статус «Выполнена долга нет» важнее статуса

«Документы отправлены».


32

Путевой лист

После создания документа «Заявка на перевозку»

оператор может оформить документ «Путевой

лист». Табличная часть документа представляет

собой подробную расшифровку планового движения

автомобиля с указанием наименования груза,

заказчика, адреса погрузки, адреса разгрузки,

пройденного расстояния и т.д. В состав путевого

листа может входить несколько заявок на

перевозку.


33

Документ «Путевой лист»


34

В документе «Путевой лист» Вы можете расчитать расход

топлива для автомобиля по норме, а затем внести уже

фактические показатели по расходу и остатку топлива.

Оформленный путевый лист можно вывести на печать.


35

Управление взаиморасчетами с заказчиками и

перевозчиками

Данная подсистема позволит Вам вести полный учет

взаиморасчетов организаций с заказчиками и

перевозчиками, в случаях, если организация не является

самостоятельным перевозчиком.

Также в программе предусмотрено создание документов

«Платежное требование» и «Платежное поручение».


36

Учет операций по расчетному счету

Факт поступления оплаты от заказчика безналичным

расчетом фиксируется в программе с помощью документа

«Поступление на расчетный счет». Этот документ Вы

можете ввести как вручную, так и на основании

выбранной заявки на перевозку. В документе «Заявка на

перевозку» необходимо нажать кнопку «Действия»

выбрать пункт «На основании» и ввести документ

«Поступление на расчетный счет». Программа сама

заполнит все необходимые реквизиты, Вам необходимо

только заполнить сумму поступления.


37

Поступление на расчетный счет


38

Поступление на расчетный счет


39

Оплату организацией перевозчику безналичным

расчетом в программе фиксирует документ «Списание с

расчетного счета». Списание с расчетного счета

осуществляется аналогично занесению документа

«Поступление на расчетный счет».


40

Списание с расчетного счета


41

Результаты по взаиморасчетам с контрагентами можно

проанализировать в отчете «Ведомость по расчетам с

контрагентами». Для формирования отчета необходимо

перейти на рабочем столе в раздел «Аналитическая

информация» и выбрать отчет «Взаиморасчеты с

контрагентами», затем необходимо указать временной

период и нажать кнопку «Сформировать».


42

Формирование отчета «Взаиморасчеты с контрагентами»


43

Ведомость по расчетам с контрагентами


44

Учет операций по кассе

Для фиксирования факта поступления оплаты от

контрагента наличными в кассу, в программе создан

документ «Приходный кассовый ордер».

Для этого необходимо открыть документ «Заявка на

перевозку» нажать кнопку «Действие» и «На основании»

ввести документ «Приходный кассовый ордер». Программа

автоматически заполнит докумет Вым останется только

указать сумму поступления, кассу и ввести коментарий.

Полученный документ можно вывест на печать.


45

Создание документа «Приходный кассовый ордер»


46

Приходный кассовый ордер


47

Информацию о получении оплаты от контрагента мы

можем увидеть в отчете «Взаиморасчеты с

контрагентами», сформировать данный отчет можно из

раздела «Аналитическая информация» или через пункт

меню «Отчеты».


48

Ведомость по расчетам с контрагентами


49

Выдача наличных из кассы, например необходимо выдать

водителю в рейс деньги на транспортные расходы, в

программе фиксируется документом «Расходный кассовый

ордер». В меню «Операции» необходимо выбрать пункт

«Документы», выбрать документ «Расходный кассовый

ордер». В открывшемя окне «Документы Расходный

кассовый ордер», с помощью кнопки «Добавить»,

необходимо ввести документ.


50

Создание документа«Расходный кассовый ордер»


51

В открывшейся форме, при выдаче денежных средств с

сотруднику, необходимо установить флаг «Взаиморасчеты

с сотрудниками». В документе необходимо указать

сотрудника, выданную сумму и вид затрат. Готовый

документ можно вывести на печать.


52

Расходный кассовый ордер


53

Погашение долга сотрудника перед организацией, по

выданному авансу, производится оформлением документа

«Авансовый отчет». Для создания документа вручную

необходимо перейти в меню «Касса» и создать документ

«Авансовый отчет». В созданном документе, укажите

сотрудника и сумму аванса. В разделе «Документ аванса»

необходимо указать документ «Расходный кассовый

ордер», по которому был выдан аванс и введите

необходимый документ из списка «Документы Расходный

кассовый ордер»


54

Документ «Авансовый отчет»


55

В нижней части формы документа располагаются таблицы

Товары, Оплата, Прочее в которые необходимо указать

информацию от том, куда была потрачена сумма по

данному авансу. В таблице Товары мы указываем, что

водитель купил Дизельное топливо (ЕН 590) 100 литров по

30 руб./л., программа расчитывает сумму затрат водителя и

указывает остаток денежных средств. Информацию по

выданным денежным средствам можно увидеть в отчетах

«Отчет по взаиморасчетам с сотрудниками» и

«Подотчетные суммы», данные отчеты можно

сформировать в разделе «Аналитическая информация» .


56



57

Отчет «Взаиморасчета с сотрудниками»


58



59

Информацию по оборотам и остаткам денежных средств в

кассе и на расчетном счету Вы можете увидеть в

Ведомости по денежным средствам, данный отчет

формируется в разделе «Аналитическая информация» -

отчет «Движение денежных средств»


60

Ведомость движения денежных средств


61

Начисление зарплаты сотрудникам

Начисление зарплаты сотруднику в программе

производится оформлением документа «Начисление

зарплаты». Зарплата в конфигурации начисляется за

период равный календарному месяцу. Основная часть

документа это табличная часть, в которую заносится

информация о сотруднике и сумма заработной платы,

назначенная сотруднику. Данная табличная часть

может заполняться автоматически, при нажатии

кнопки «Заполнить».


62

Документ «Начисление зарплаты


63

При нажатии кнопки «Заполнить...» в таблицу

документа попадают все сотрудники организации

из справочника «Сотрудники и контактные лица», у

которых стоит галочка «Участвует в расчете з/п».

Если выделить сотрудника в таблице и нажать

кнопку «Расшифровка расчета» программа покажет

отчет из каких документов была получена сумма,

рассчитанная автоматически.


64

Отчет по начислениям заработной платы


65

Сумма зарплаты для водителя будет рассчитана

исходя из ставки водителя и пройденных

километров с грузом и без, по всем заявкам на

перевозку за выбранный период;


66

Начисление заработной платы водителю


67

Учет ремонта автомобилей

Для учета затрат на ремонт автомобиля в программе

создается документ «Заявка на ремонт». В меню

«Предприятие» необходимо выбрать «Ремонт» и

создать документ «Заявка на ремонт». В форме

документа, в верхней части, необходимо указать

автомобиль, водителя, внести причину ремонта,

начало и окончание ремонта. Если ремот

осуществляет организация, то необходимо

установить флаг «Ремонт собственными силами».


68

Создание Документ «Заявка на ремонт»


69

Документ «Заявка на ремонт»(верхняя часть документа)


70

В нижней части формы документа располагаются

таблицы Неисправности и работы, З/ч и материалы .

В таблице Неисправности и товары мы указываем в

описание неисправности и указываем необходимые

работы и стоимость по ремонту. В таблице З/ч и

материалы необходимо указать стоимость деталей,

которые необходимо заменить. Программа автоматически

рассчитываю сумму затрат на ремонт, Сумма

документа.При ремонте собственными силами в

формировании проводок участвуют только данные в

таблице «З/ч и материалы». Экспедирование и грузоперевозки

71

Документ «Заявка на ремонт»(нижняя часть документа)


72

Документ «Заявка на ремонт»(нижняя часть документа)


73

Информацию по затратам на ремонт отображается в

отчете по затратам на ремонт Авто. Данный отчет можно

сформировать в разделе «Аналитическая информация» и

в пункте меню «Отчеты».


74

Расчеты по затратам на ремонт Авто


75

ООО «Программы для бизнеса»

Контакты

г. Саратов пр. Кирова, 11б, офис 21

Тел. +7 (8452) 26 – 56 – 95, 73 – 54 – 49

www.prog4b.ru

Мобильное место водителя

Technology

Презентация Экспедирование Пример работы