Mapeamento de processos técnicas e vantagens

Apresentamos a seguir, de forma simplificada, algumas técnicas e vantagens do Mapeamento de Processos nas empresas.

Há várias técnicas e conceitos que são aplicados no mercado.Para uma solução efetiva na sua empresa, procure um Consultor da área.

Apresentação extraída e adaptada de um trabalho de consultoria em Mapeamento de Processos realizado numa grande empresa de Santo André pelos Consultores:

Aline Milani

Mateus Pizetta

Mapeamento de Processos

O Mapeamento de processos é uma técnica utilizada para entender de forma clara e objetiva como uma empresa está operando, representando cada passo das operações em termos de entradas, saídas e ações.

Entrada Transformação Saída

O Diagnóstico dos processos é realizado conforme

são executados pelos departamentos (as is).

A Análise e o Plano de ação são elaborados

conforme o diagnóstico e apresentados à Direção

apontando possíveis problemas e sugestões

de melhorias

Mapeamento de Processos

Análise realizada

A análise deve ser realizada acompanhando e

identificando os principais processos

operacionais e administrativos da empresa.

Padronização

É uma das vantagens da Gestão por Processos

e também é um dos principais foco do trabalho.

Padronização é a adoção de um único modelo

Departamento A Departamento B

Padronização

FormuláriosNormas

Sistema de T.I.

Controle

Controle

Atividade 1

Atividade 2

Atividade 3

Atividade 4

Atividade 5

Sistema de Gestão da Qualidade

A Gestão por Processos permite que a

empresa atinja o nível de excelência nos

controles, atendendo as políticas e os

objetivos da Qualidade

O Sistema de Gestão da Qualidade segue regras

Internacionais - ISO 9001

A Gestão por Processos proporciona o controle e

padronização desses processos e também

permite a medição da eficácia das ações tomadas,

com foco na satisfação do cliente e na busca da

melhoria contínua dos processos.

Gestão por Processos

Gestão por Processos

Organização

Controlar

Medir

Gerenciar

Processos Padronizados

OperacionalAdministrativo

Processos Lineares

Otimizar tempo

Minimizar problemas

Cumprir normas

Mensurar resultado

Processos Padronizados

Os processos são padronizados (to be) apósprofunda análise e observação das atividadesrealizadas

Processos Padronizados

Todos os processos da empresa são:

Diagnosticados

Analisados

Padronizados

Indicadores

É necessário mensurar o desempenho da empresanos principais focos do trabalho, a fim de, analisar etomar decisões, para isso utiliza-se os:

Indicadores de desempenho

Multiplicadores

O Resultado esperado, somente poderá seralcançado, se todas os colaboradores estiveremenvolvidos e comprometidos, neste momentoé de suma importância o papel do:

Multiplicador

Fluxogramas dos processos

Todos os processos possuem seus respectivos

fluxogramas os quais apontam todos os procedimentos

que devem ser executados, respeitando as normas da

empresa e a utilização dos controles (formulários,

sistema de T.I., documentos)

Manuais dos processos

Cada processo possui um manual descrevendo as

atividades executadas utilizando a técnica 5W1H

Quem? O que? Onde? Quando? Porque? Como?

Recebe o formulário

Confere e assina

Envia à MatrizConfirma o

recebimento

Controles e Processos

Todos os controles devem ser utilizados diariamente

nos processos correlatos

O objetivo é registrar todas as ocorrências

e atividades, seja Administrativa ou Operacional

Controles e Processos

Esses controles tem a finalidade de gerar:

Histórico;

Monitoramento;

Gerenciamento;

Tomada de decisão.

Empresas com Processos NÃO Padronizados

A empresa não detém a informação e sim o funcionário Excesso de retrabalho Excesso de procedimentos repetitivos Dispersão nos processos Descumprimento dos prazos Excesso de Horas extras Alto custo das operações Riscos financeiros Não atendimento às normas da Qualidade Dificuldades de identificação de anomalias Dificuldades ou não cumprimento das metas

Empresas com Processos Padronizados proporcionam

Melhoria Contínua (Kaisen) Eliminação de desperdício (Lean) Eliminação de anomalias Planejamento estratégico Gestão por processos Redução de custos Aumento de receita Identificar etapas desnecessárias dos Processos Estimar o prazo de execução dos Processos Gerenciamento da Rotina Diária Atender as necessidades do cliente Tomada de decisão da alta administração

O que a empresa precisa?

Participação

Colaboração

Atitude

Honestidade

Empenho

Eficiência

Eficácia

Resultado

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