إدارة الإجتماعات الفعالة

* الفّع�الة الاجتماعات -: ادارةمقدمة .1.االجتماعات .2. تعريفاالجتماعات .3. أهميةاالجتماع .4. أعضاء أدواراالجتماعات .5. أنواعاالجتماعات 6. في المؤثرة القوى

االجتماعات) ( نفس علم

ديناميكية ) 7. االجتماعات حياة دور

االجتماعات(.

االجتماعات .8. في االدارية العملياتاالجتماع ماقبل

االجتماع التنشيط اثناءالمنشار) )شحذ

االجتماع بعد ما

فع4الة .9. الغير االجتماعات سمات

الخاصة 10. الحاالت بعض مع التعامل

.

.11. ; اجتماعا تدير كيف فلوشارت

واالجتماعات .12. والسيرة القرآن

المراجع .13.

مقدمة* :-التالي :-• تسمع قد اجتماع أي بعد

االجتماع !1. في أشارك 4 اال يمكن كان

يخصني 2. شيء أي4 االجتماع في يكن لم!

االجتماع !3. لعقد ; مبررا أرى ال

ممكن 4. كان ساعات ثالث استغرق مايستغرق أن

واحدة ! ساعة

حدين • ذو سالح االجتماعات تعتبر. , , العالقات سوء الخصام للوقت مضيعة في المجموعة إلشراك جيدة وسيلة

العمل.

لذاتها , • هدف وليست وسيلة االجتماعات

االهداف لتحقيق والبدائل الوسائل آخر اجعلها

.

غير • ظاهرة الفرعية واللجان االجتماعات كثرةاالدارة . في صحية

المجموعة • ثقافة عن االجتماعات تعبرداخل العمل بها يدار التي والطريقةالزيارات ) أهمية تكمن هنا المجموعة

المتبادلة( .المجتمعين • كل مسؤولية االجتماع سير

جودة تقاس ولهذا فقط القائد وليسالمشاركين . بجودة االجتماعات

في • المشاركين مجموعة تتعلم أن يجبادارة أبجديات بعض االجتماع

بفعالية . ; معا تعمل لكي االجتماعات

الاجتماعات* :- تّعريفبين واألفكار للمعلومات تبادل هو

أدوار لهم أكثر أو شخصين

نتائج النجاز وذلك فاعلة

محددة .

الاجتماعات * -: أهميةللقائمين 1. مهمة معلومات تقدم

باألعمال .األشخاص 2. لهؤالء الفرصة تعطي

آرائهم . عن للتعبيراستكشاف 3. خاللها من يمكن

الخبرات . ومعرفة األفكار وتقييماجماعي . 4. اتفاق إلى الوصول يتم

والتعليم .5. للتدريب جيد مكان

فرق 6. لتشكيل ذهبية فرصة االدارة تمنحالعمل .

االجتماعات 7. خالل من المتخذة القراراتالفردية . من شرعية أكثر

بحيث 8. االلتزام من ; جوا يخلق االجتماعتنفيذ مهمة عاتقه على فرد كل يأخذ

عليه . مااتفقاألعمال 9. من تقلل الفع4الة االجتماعات

الروتين . على وتقفز الورقية

الاجتماع :- * أعضاء أدواراالجتماع – : قائد Leaderأ

ووضع • االجتماع هدف توضيحاألعمال . جدول

السير • عن األول المسؤول يعتبرلالجتماع . النهائي والتوجه العام

المشاركين • كل عن يصدر ما صهرواحدة . بوتقة في

ومسؤوليات • أدوار توضيحالمشاركين.

واالنسجام • األلفة روح ايجادالمشاركين . بين

عضو • كأنه النقاش في يشاركقائد . وليس

من • أكثر االقناع يستخدمالقرارات . تنفيذ في السلطة

-: ) المنسق – ) ر الميس� Facilitator ب

المشاركين .• بين النزاع فضبين • واالختالف االتفاق نقاط توضيح

االراء .

النزاع .• موضع تحديدمثل ) • النقاش وترتيب تنظيم

المرور( .المتعارضة .• األفكار بين محايد يبقى

Recorderالأمين :- ج – األعمال .• بجدول كير التذواالبداعية .• الجيدة األفكار تدوينالقرارات .• تسجيلالمعلقات .• سلة وتدوين جمعبند .• لكل الوقت ضبطالرئيسي التذ• األعمال بجدول كير

والتفصيالت . الحواشي كثرة عند

المشاركون – :- دالمحدد .• الوقت في الحضور

• ; ذهنيا لالجتماع المسبق االعداد. ; ونفسيا

مفيدة .• أفكار تقديم

فع4الة .• أسئلة طرح

وتبادل • الكالم مقاطعة تجنب

االتهامات.أحكام • اصدار في االسراع عدم

ومتكاملة . ناضجة غيرالقرارت • في اجماع إلى الوصول

مرونة) ( . أكثرفي • القرارت من المطلوب انجاز

. ) االلتزام ) عليه المتفق الوقت

الاجتماعات * -: أنواعالاعلامية :-1.

كبير .• حضورومعلومات .• أخبار توصيلأسئلة .• هناك ليس

المناقشة :-2.واالقتراحات .• األراء تبادلعمل .• والخطة قرار اليصدرللنقاش .• الجميع تشجيعتعاوني .• مناخ توفير

المشاكل :-3. حللديهم • معينين أفراد على تقتصر

معلومات.القرارات . • في بديل من اكثر تقديم

الأداء :-4. متابّعةخالل • من الخطة تنفيذ متابعة

البرامج. والجودة • بالوقت االلتزام على تركز

األداء . في•. ; شهريا أو ; أسبوعيا دورية اجتماعاتها

والتقويم :-5. التخطيط•. ; سنويا أو ; فصليا اجتماعاتهاوتصحيح • جديدة أهداف وضع

االنحراف.

متنوعة :-6.

علم ) * الاجتماعات في المؤثرة القوى) الاجتماعات نفس

يتأثران أ – الفردي والسلوك التفكيرالفرديبالمجموعة :

; فغالبا المجموعة قبل من القرارات صنع يتم عندماالتي تلك عن مختلفة القرارات هذه تكون ما

من نوع وجود هذا وسبب فردي بشكل تصنعاألفراد وتجعل دورها تلعب التي االجتماعية الغريزة

في تؤثر وهذه السائدة للضغوط يخضعونالنقاش

ذاته . القرار التخاذ وفي القرار قبل

يعبرون ب – الذين األشخاص على الضغط يتمعن يتساءلون أو وتحفظات شكوك عناجماع لقبول وذلك األكثرية أراء صحة مدى

المجموعة.

في – ; موقفا يتخذون الذين األشخاص جمصداقيتهم سيفقدون أنهم يشعرون االجتماع

عن النظر بغض الموقف هذا عن تخلو إذاالموقف . ذلك خطأ تقدم التي االثباتات

– ; بعضا بعضهم األشخاص يجامل قد دواحدة . مواقف تبني في

الموافقة – بالضرورة يعني ال الصمت هـالعيون ) ( لغة االعتراض عدم أو التامة

إلى – إم4ا المجموعة أراء تميل ويسع ) ال ما األفراد يسع الزائد التحفظ

الزائدة ( . المخاطرة أو الجماعاتكثيرة – أنها االجتماعات سمات من ز

األعمال . قليلة الكالم

ديناميكية* ) الاجتماعات حياة دورةالاجتماعات (

حتى مراحل بأربع الفع4الة االجتماعات تمرومنتجة :- منسجمة مجموعة إلى تصل

:-Forming)التكوين )1.االجتماع – في المشاركون يدرس

ولبقة . مهذبة بطريقة ; بعضا بعضهمخلفيات – لمعرفة المشاركون يسعى

. ; بعضا بعضهم ومواقفأساسية .– قواعد ترسيخ

أو Adolescence)المراهقة ) 2. العاصفة أووالرد :- النقاش

كالمية .– مناقشات في االنهماك

–. ; بعضا بعضهم المشاركون يتحدى قد

وخلفياتهم .– انطباعاتهم تقييم اعادة

تجنبها .– يمكن وال مرحلة أخطر تعتبر

التطبيع :-3.تسويات .– إلى الوصول يتماالمام .– إلى األمور لتحريك تحالفات صنعمنهم .– مطلوب ماهو الجميع يعرف

الرشد :- ) 4. Adulthood)األداءالقرارات .– في ; اجماعا إلى المشاركون يصلومدعومة – ومؤثرة فع4الة نتائج على يحصلون

بكفاية. آخر – شيء كل على واالنتاج األداء فيها يتفوق

االجتماع . في

الاجتماعات * في الادارية -: الّعملياتاالجتماع قبل ما

التنشيط االجتماع اثناء

االجتماع بعد ما

) األعمال – :- ) جدول وضوح االجتماع ماقبل .أ

أن قبل % 80يقال يحدد االجتماع نجاح منبريتو ) قاعدة . (80 / 20انعقاده

وتجديد 1. األجر واستشعار النية استحضاروالجهد الوسع واستفراغ الله مع العهد

العمل . إلتقان والطاقة

االجتماع :-2. لهذا التخطيط

األعمال ) • جدول .) Whatتحديداألشخاص , , • المكان الزمان تحديد

((When , Where , Who . المشاركين .• أعباء في 4ر فك

كلما • النه يمكن ما أقل العدد اجعلمزيد إلى الحاجة زادت العدد زاد

في وصعوبة واالدارة السيطرة من . للمشاركين المناسب الوقت ايجاد

.3-: االجتماع في االشتراك ضرورة تحدد عوامل.A. القرار صنع في المشاركة مدى.B. محددة معلومات توفير

.C. محددة مهارات أو معينة خبرة توفير

.D تدريبه خالل من مناسب بديل تهيئةوتعليمه.

تحتاج 4. التي الصعبة المواضيع تحديد

مسبق . وتفكير اعداد إلى

وظروف 5. مكان وتهيئة تنظيمالتسهيالت :- ) ( . االجتماع

المالئمة , .– الحرارة التهويةاالضاءة .–القهوة , , .– الشاي الماءالسبورة , , .– األقالم األوراقاالنتباه – يلفت ما وجود عدم

. ) ( , ) جوال) ضوضاء

التطهير :-6.حالهم , – عن بالسؤال المجتمعين عقول اراحة

تصنع ودون بسرعة ذلك يتم أن على وأسرتهمتذكيرية . – كلمة

ونفسيات 7. عقليات على التعرفالمجتمعين :-

االجتماع :-8. في المشاركين جميع رؤية , , ,U ,V

كثيرا 8. أنهما معروف شخصان هناك كان اذااألفضل فمن بينهما فيما والمناقشة المحاجة

في بعضهما مقابل أو بجانب يجلسا أالاالجتماع .

القيادة – :- ) ( فن مارس االجتماع أثناء باالعمال .1. بجدول االلتزاميحضر 2. لم وإن المحدد الوقت في ابدأ

المشاركين . بعضجدول 3. بنود حسب الوقت وجزء قسم

االعمال.االجتماعات 4. مدة التزيد أن األفضل من

ونصف . ساعتين عنقصيرة )5. استراحة فترة ( 10اعط دقائق

االجتماع . من ساعة بعد

األعمال .6. جدول بشرح االجتماع أبدأ

األولويات .7. رتب

ضبط ) 8. بها بدأت التي القضية من انتهيالنقاش ( . سير

والتركيز .9. االنتباه انعدام راقبالمشاركون .10. يقوله ما مع تفاعلالمشاركين .11. خبرات استغلالنظر 12. وجهات بين الدمج حاول

المختلفة .نهائية 13. حلول كأنها أقتراحاتك تعرض ال

التنفيذ . في أفضلية ولها

الجيد 14. والعمل الفكرة على واثني اشكر

واحد .15. بمعيار الجميع مع التعامل

النقاش 16. في االشتراك على الجميع شج4عنظرهم . وجهات وطرح

األنسب .17. أنه رأيت إذا أجله أو االجتماع انهي

كاألولى .18. األخيرة الساعة الربع استخدم

ودو4ن 19. نتائج من به خرجت ما لخّص4منها . المهم وسج4ل

.20 .) االبداعية ) التقليدية غير األفكار تصادر ال

(ج – والتشجيع :- ) المتابعة االجتماع بعد ما

االلتزام :- 1.ماذا .•من .•متى .•

المساندة , :-2. المتابعةاألمين .•القائد .•

التقييم :-3.االدارة .•المشاركين .•المكان , , .• الزمان االعمال جدول

التقييم :-4. وسائلأسماء ) ( .• كتابة دون استبيانالمقابلة .•الذاتي .• التقييم

والتجديد – :- ) ( التحفيز التنشيط دوالنشاط • الحيوية اعادة

لالجتماعات .والقضاء • والرتابة الروتين كسر

والملل . السآمة علىاالجتماعات • بأهمية الدائم كير التذ

الفعالة .العرض • في واالبداع التجديد

والوسائل . واالسلوب

الفّعالة * غير الاجتماعات -: سمات

االجتماعات .1. تأجيل

متأخر 2. وقت في االجتماعات بدأ . موعده عن

األعمال .3. جدول غياب

واألمين .4. المشاركين استعداد عدم

والمناقشة .5. الحديث احتكار

المعلومات 6. تبادل على االجتماع اقتصارقرارات . اتخاذ دون فقط

على 7. لبعض بعضهم األعضاء مقاطعةالدوام .

االجتماع 8. اثناء الجانبية المناقشات كثرة.

القرارات 9. لتنفيذ والمتابعة االلتزام عدم.

االجتماعات .10. أهمية بعدم الشعور

القرار .11. أخذ آلية وضوح عدم

والحواشي .12. االستطرادات كثرة

المجموعة .13. برأي التأثر

الحماس .14. وعدم والبرود الرتابة

الحالات * بّعض مع تتّعامل -: الخاصةكيفالحضور .1. عن المتأخر

الصامت .2.

العدواني ) ( .3. المهاجم

.4. ) الثرثار ) الكالم كثير

الجانبية .6. المحادثات

والمعارضة .7. النقد كثير

الفكاهي ) ( .8. المزاح كثير

الذهن .9. شارد

تدير كيفاجتماعا؟

التوصل إلى قرارالتوصل إلى قرار التفاوض حول حل

وسط

التفاوض حول حل

وسط

النقاش يصل

لطريق مسدود

النقاش يصل

لطريق مسدود

اختتام االجتماعاختتام االجتماع

تلخيص النقاط الرئيسة

والموافقة عليها

تلخيص النقاط الرئيسة

والموافقة عليها

لم يتم البت في أية نقاط

لم يتم البت في أية نقاط

الحاضرون يساهمون بشكل فعال

الحاضرون يساهمون بشكل فعال

استطالع اآلراء فيما يختص بكل موضوعاستطالع اآلراء فيما يختص بكل موضوع

نشوب خالفات بين المشاركين

نشوب خالفات بين المشاركين

الحصول على حلول مقبولة

الحصول على حلول مقبولة

التحرك تجاه األهدافالتحرك تجاه األهدافاستعراض كل الخيارات

استعراض كل الخيارات

استمرار الشجار

والخالفات

استمرار الشجار

والخالفات

المناقشة تسير وفق

الجدول الزمني المحدد

المناقشة تسير وفق

الجدول الزمني المحدد

مناقشة الموضوعات الواردة في جدول

األعمال على التوالي

مناقشة الموضوعات الواردة في جدول

األعمال على التوالي

حدوث تجاوزات في الوقت

المحدد

حدوث تجاوزات في الوقت

المحدد

بداية سريعةبداية سريعة

افتتاح االجتماعافتتاح االجتماعوصول تأخرالمشاركينوصول تأخرالمشاركين

قرارات إيجابيــة االجتماع

سلبيــة

والاجتماعات * والسيرة -: القرآنغافر ) , ,1. االعراف والمأل (.000فرعون.2. ) النمل ) والمأل بلقيسالحجاج 3. لكف االستشاري المجلس

الدعوة . االستماع عنالعقبة 4. بيعة في االستشاري المجلس

والثانية . األولىبدر , 5. غزوة في االستشاري المجلس

األحزاب, أحد