اصول نظارت و كنترل

استاد : آقای دکتر حاج علیان

علی کیهانیانارائه دهنده :

اصول نظارت و كنترل*

منابع و مأخذ :

اس.تونر، جيم.ز ف.ريمن . ادوارد، م.ديريت رفت.ار س.ازماني )جل.د س.وم : ره.بري 1-و

كن.ترل(. س.يد محم.د اع.رابي و علي پارس.ائيان، ته.ران : مؤسسه مطالعات و

1375. پژوهشهاي بازرگاني،

1369 رضائيان. علي، اصول مديريت، سمت، 2. -

1375 الواني. مهدي، مديريت عمومي، نشر ني، 3. -

اي.ران ن.ژاد پ.اريزي . مه.دي و ساس.ان گ.ر . پروي.ز، س.ازمان و م.ديريت، شابك،4-

.1386

1384 اقتداري. علي محمد، سازمان و مديريت، مولوي، 5-

جاس.بي. عبدالل.ه، اص.ول و مب.اني م.ديريت، انتش.ارات دانش.گاه آزاد اس.المي ،6-

.1386

1378 ال.واني، س.يدمهدي. تص.ميم گ.يري و تع.يين خ.ط مش.ي، سمت، 7. -

رابي.نز، اس.تيفن. تئ.وري س.ازمان، ترجم.ه ال.واني، دان.ائي ف.رد، نش.ر ص.فار، 8. -1378

جمعي از مؤلف.ان، مب.اني م.ديريت غ.يرمتمركز، انتش.ارات دانشگاه علوم9-

1378. پزشكي تبريز،

قرآن كريم، ترجمه آيه الله مكارم شيرازي10-

* نظارت و كنترل

م..ديريت اص..لي اج..زاي از يكي محس.وب مي گ.ردد ب.ه ط.وري ك.ه ب.دون ت.وج.ه ب.ه .اين. ج.ز س.اي.ر ا.ج.زا م.د.يريت، نام.ه ر.ي.زي، .س.ازم.اندهي ب.ر ا.ز قبي.ل تض.مي.ني و. ب.و.ده ن.اقص ن.يز و.ه.دايت .ب.راي. انجا.م. درست. آ.نها و.ج.ود ند.ارد

مفاهيم و تعاريف نظارت و كنترل*

يكي از تع.اريف نس.بتاe ج.امعي ك.ه از كن.ترل و .نظ.ارت ان.ج.ام گرف.ت.ه اس.ت .تع.ري.في اس.ت از . اس.ت ك.ر.ده ارائ.ه را.بي.نز. اس.تيفن. ك.ه. نظ.ر .ايش.ان، كن.ترل عب.ارت. اس.ت .از فراين.د تح.ت نظ.ر .ق.رار د.ادن فع.اليت. ه.ا، ب.ه منظ.ور هم.ان آن .ه.ا ك.ه. از .اين حص.ول .اطمين.ان گون.ه ك.ه .برنام.ه ر.ي.زي ش.ده ان.د.، انج.ام مي پذير.ن.د و. ن.يز ا.ص.الح انحرا.ف.ات .قاب.ل مالحظ.ه ف.راين.د در طي .اين مهم .مش.اهده. ش.ده و.

مي. باشد.

كنترل*

همواره * كه است منظمي تالش كنترلمعيار با را سازمان در شده انجام هاي فعاليتاز پس و سنجد مي كاراهداف استاندارد يا

كرد مشاهده را حالت سه توان مي :سنجش

اهداف = عمليات

اهداف > عمليات

اهداف < عمليات

نظارت*و * مش.اهده طري.ق از اطالع.ات كس.ب اول

بررس.ي وض.ع موج.ود و تع.يين پيش.رفت كاره.ا در مقايسه با وضع مطلوب است

كن.ترل ب.ه منظ.ور ب.از گرداني.دن سيس.تم اج.رايي *ب.ه ش.كل درس.ت و مطل.وب آن از طري.ق انج.ا م كاره.اي اص.الح كنن.ده مي باش.د ك.ه ي.ك فراين.د

اجرايي و عملياتي باشد.

ب.اال نظ.ارت و كن.ترل نظ.ام ه.ر نه.ايي هدف ب.ردن س.طح ك.ارايي و در نتيج.ه م.يزان تولي.د و

ارائه خدمات بهينه به مشتريان مي باشد.

انواع کنترل و نظارت*

( پيش از عمل1*

( سكاني2*

( تفكيكي3*

( بعد از عمل4*

الف( كنترل پيش از عمل

)Pre action control)

پيش * ب.دان وس.يله، ك.ه روش.ي از انج.ام ي.ك عم.ل ي.ا ي.ك اق.دام، ف.رد نس.بت ب.ه وج.ود من.ابع م.الي، اطمين.ان اولي.ه م.واد و انس.اني

حاصل مي كند.

ب( كنترل سكاني *

)Steering Control (

Cyberneti feedيا كن.ترل آين.د ه نگ.ر ) كن.ترل س.كاني ك.ه گ.اهي آن را س.يبرنتيك مي اعم.ال جهت اين از نامن.د، مي هم

( forward controlش.ود ك.ه بت.وان م.وارد و ك.رد تع.يين را اس.تاندارد از انح.راف نامناس..بي نت..ايج ب..ه ك..ه اين از پيش

بيانجامد،

)Yes- No Control(

تفكيكي( * كنترل ج

* - - كنترل) يا خير بلي كنترل خير بليبدان كه است فرايندي نرفتن يا رفتنكه اقدامي از خاصي هاي جنبه وسيلهكه خاصي شرايط يا شود تصويب بايدمشخص گردد تائيد بايد كار ادامه از پيش

شد . خواهد

عمل( از بعد كنترل د)Post- action Control(

در * سنجش به شده انجام كارهاي نتيجهيا برنامه از انحراف علت آيد، ميو شود مي نظرتعيين مورد استانداردمشابه هاي فعاليت براي اقدام اين نتيجه

. قرارميگيرد استفاده مورد آينده

مبنايي عنوان به را عمل از بعد كنترلو تشويق تقدير، يا دادن پاداش براي

. برند مي كار به كاركنان ترغيب

مراحل فرآيندکنترل*

الف( تعيين معيار يا استاندارد*

ب( سنجش عملكرد*

ج( تشخيص انحرافات *

)رض.ائيان، * اص.الحي اق.دامات انج.ام د(

(239-400ص

روشهاي کنترل*( بودجه:1*

( گزارش هاي كنترل آماري:2*

( مشاهده مستقيم )شخصي(3*

(کنترل از طريق شبيه سازي 4*

معم.والe هنگ.امي از ش.بيه س.ازي اس.تفاده مي ش.ود ک.ه راه ح.ل ه.اي رياض.ي معل.وم نباش.ديا زم.ان بس.يار ط.والني م.ورد نظ.ر

باشد.

(Auditing- )5حسابرسي

ويژگيهاي نظام کارآمد نظارتي*

گ.ر 1* اص.الح نظ.ارت نظ.ارت 2( )نگ.ر نگ.ر 3مثبت پيش نظ.ارت )4 )

گ..را عي..نيت نظ..ارت 5نظ..ارت )( 7( نظ.ارت واق.ع گ.را6س.ازمان گ.را

( نظ.ارت 8نظ.ارت ك.ارا و غ.ايت نگ.ر گ.را گ.را 9ك.ل مش.ترك نظ.ارت )

( نظ.ارت 11 ( نظ.ارت ن.امتمركز 10فرهنگ مدار

نظارت و كنترل از ديدگاه اسالم*

ميشوند * كنترل فرايندها هم و افراد هم الهي مديريت . در : ميشوند كنترل جهت دو از افراد خطاها( 1البته و تخلفات جهت ( 2از

ها برنامه اجراي و عملكرد كيفيت جهت از

هاي) ( 11و 10آيه خود سوي از داود به ما سباء سوره : » اي گفتيم پرندگان و ها كوه به و بخشيديم بزرگ فضيلتيتسبيح ! او همراه و شويد آواز هم آن با پرندگان اي و كوهها : هاي زره گفتيم او به و كرديم نرم او براي را آهن و گوييدو كن متناسب و اندازه به را ها حلقه و بساز فراخ و كاملآگاه ميدهي انجام آنچه به من كه آور جاي به صالح عمل

هستم

در * نظارت اصل هاي ويژگيقرآن :

افراد :1( اعمال بر نظارت اصل

م.ا ك.ه اين مگ.ر دهي.د، نمي انج.ام را عملي گ.واه. ب.ر ش.ما .هس.تيم. . در آن هنگ.ام .ك.ه وارد «.آن مي ش.ويد، و ه.يچ چ.يز در زم.ين و آس.مان ب.ه م.ان.د، .ح.تي ن.مي پنه.ان ت.و پروردگ.ار از ان.دازه .ي س.ن.گيني. ذره. اي و ن.ه. كوچك.تر و ن.ه بزرگ.تر از .آن نيس.ت، مگ.ر. اين ك.ه هم.ه » آنه.ا در .كت.اب .آش.كار ا.و )ل.وح محف.وظ.( ثبت اس.ت .

(61) .يونس،.

هر كس بايد بداند كه تحت نظارت است :2-* ( » آيا او نمي داند كه خدا همه 14.) علق،

اعمالش را مي بيند «

( » آيا انسان گمان مي كند كه كسي 7.) بلد، او را نمي بيند

باالترين كارگزاران نيز تحت نظارت هستند.3-

بر خداون.د عزي.ز و رحيم توك.ل كن، هم.ان كس.ي ك.ه. ت.و. را. هنگ.امي .ك.ه ب.ر.مي .خ.يزي .«مي بين.د و ن.يز ح.ر.ك.ت ت.و .را د.ر مي.ا.ن س.جده. كنن.دگان تح.ت ن.ظ.ر دارد. و. او.س.ت خ.دا.ي ش.نوا و. دا.ن.ا ..) ش.عراء

،217«)

با نظارت ، تصميم گيري به هنگام و 4-مناسب ميشود )نظارت كاربردي(

پروردگ.ارت مي دان.د ك.ه ت.و و گ.روهي از آن.ان ك.ه ب.ا ت.و هس.تند، نزدي.ك ب.ه دو س.وم ي.ا «نص.ف ي.ا ثلث ش.ب را ب.ه پ.ا مي خيزي.د. گ.يري مي ان.دازه را روز و خداون.د ش.ب تواني.د نمي ش.ما ك.ه دان.د اومي كن.د. مق.دار آن را ب.ه دقت ان.دازه گ.يري كني.د . ب.ر آنچ.ه اكن.ون بخش.يد، « را ش.ما پس ش.ما ميس.ر اس.ت، ق.رآن بخواني.د.) مزم.ل،

20)

نظارت كنندگان بايد كرامت و بزرگواري 5-داشته باشند و از حقيقت عدول نكنند.

بي شك، بر شما ناظراني واالمقام و نويسنده گمارده شده است كه مي دانند شما «.) چه

11مي كنيد )انفطار،

نظارت ها بسيار دقيق انجام مي گيرد.6-

آن.ان همگي در ي.ك ص.ف، در پيش.گاه پروردگ.ار عرض.ه مي ش.وند و ب.ه ايش.ان گفت.ه «مي ش.ود ك.ه همگي ن.زد م.ا آمدي.د و كت.اب )نام.ه اعم.ال ( مي گناهك.اران پس . ش.ود مي نه.اده ج.ا آن گوين.د: واي ب.ر م.ا ! اين چ.ه كت.اب اس.ت ك.ه هيچ عم.ل كوچ.ك و ب.زرگي را ف.رو نگذاش.ته، مگ.ر اين ك.ه آن را ب.ه ش.مار آورده اس.ت و اين در ح.الي را حاض.ر مي اعم.ال خ.ود » هم.ه ي ك.ه اس.ت بينن.د و پروردگ.ارت ب.ه هيچ كس س.تم نمي كن.د .

49) )كهف،

مرجع و دستگاه نظارت كننده در *حكومت اسالمي :

مردم( 3امام( 2خدا 1(

در كجرويها و انحرافات تصحيح و امور اصالح روشهاي: اسالمي مديريت

)2 ( سخن نرمي به او با كردار و گفتار با ارشادي هاي شيوهو ) موسي به خطاب بترسد و شود متذكر شايد بگوئيد

.) آيه در فرعون مقابل در طه 44هارون سوره

درستكار( 2 و شناس وظيفه افراد تشويق

وظايف( 3 به توجه بي و خطاكار افراد تنبيه

آشنايي با روشهاي گزارش دهي و *گزارش نويسي

الف( گزارش شخصي و غير رسمي

ب( گزارش اداري و رسمي

الف( گزارش شخصي و غيررسمي

انواع گزارش از لحاظ دوره و مدت بر دو قسم است:

( گزارش ادواري:1

( گزارش اتفاقي2

اهم مطالبي كه مي توان در مقدمه گزارش

آورد عبارت است از:

الف( موضوع و هدف گزارش

ب( نحوه بررسي و تحقيق

ج( نتيجه بررسي و تحقيق

د( پيشنهادها

نتيجه گيري و خالصه نهايي گزارش:

اركان گزارش در سه مطلب زير خالصه مي شود:

الف( موضوع گزارش چيست؟

ب( گيرنده گزارش كيست؟

ج( هدف از تهيه گزارش كدام است؟

مراحل تهيه گزارش

( تجربه، مشاهده، بررسي و مطالعه1

( تهيه اسناد و مدارك2

استرانژیک * کنترل

شفافیت*

گزارش تهيه شيوه

1. شود( مي تهيه آن براي گزارش كه اي اداره يا شخص عنوان و تاريخ ذكر

2. مقدمه( در گزارش تهيه از هدف و خالصه بيان

ارقام( 3 با آن ساختن همراه و مستدل و منطقي شكلي به گزارش كامل متن ذكرالزم محاسبات و واعداد

4. مبهم( نكات ذكر از خودداري و روشن ساده، صورت به گزارش تنظيم

5. لزوم( صورت در متعدد هاي بخش و ها فصل به ها گزارش تقسيم

حاشيه( 6 و مورد بي تفصيل و طول از ي خوددار و تكراري و زايد هاي قسمت حذف. دليل بدون نويسي تاريخچه و روي

از( 7 تمجيد و خود زحمات و مطالعات و كار طرز يا موضوع درباره مبالغه از پرهيز. ايم داده انجام كه سودمندي كارهاي

بي( 8 و عادي ب ال مط بيان از خودداري و گزارش تهيه در برجسته هاي نكته ذكراهميت.

يا( 9 احتماالت براساس يا نقيض و ضد هاي گزارش پايه بر گزارش كردن آغاز ازو كامل تواند نمي هايي گزارش چنين زيرا نمائيم دوري نشده ثابت فرضيات

معتبرباشد.

پيشنهاد ( 10 اين كه گيرد ي م قرار گزارش كننده تهيه پيشنهادهاي گزارش، پايان در. نمايد ارائه را ها حل راه بهترين و باشند هزينه كم و قاطع مطمئن، اجرا، قابل بايد

آن ( 11 به نحوي به كه افرادي و رسيده صرف م به كه اي هزينه و اطالعات ماخذ. شود مي بيان نيز يشوند م مربوط گزارش

12. گردد ( امضا آن زير و شود نوشته پايان در كنندگان گزارش يا گزارشگر نام

شود ( 13 تكثير يا تايپ نسخه چند در گزارش

با تشکر از *

صبر و حوصله

حضار گرامی