ניהול יעיל של רכש ושרשרת אספקה באמצעות Sap יום עיון

ניהול יעיל של רכש ושרשרת ניהול יעיל של רכש ושרשרת SAPSAPאספקה באמצעות אספקה באמצעות

מור קירשנר

2009 נובמבר 23

WinITWinITחברת חברת

מהנדס תעשייה וניהול , בעל - מור קירשנר שנים בעולם מערכות 11ניסיון של מעל ל

המידע עם תהליכים לוגיסטיים וניסיון של במודולים SAPכשבע שנים בתחום ה-

הלוגיסטיים ומ"א

ומור  מאיר רייפר על ידי 2008 למרץ 8החברה נוסדה ב ויועצי מערכות מידע עתירי ניסיון  SAP שניהם מישמי קירשנר

 ובעלי ידע מעמיק בתחום. הם בעלי ידע רחב וראיה מערכתית , כמו גם ניסיון hands-onשנרכשו על ידי שנות ניסיון רבות ו

בפרט.מאיר SAPבייעוץ בפרויקטי מערכות מידע בכלל ובתחום ה ומור הם בעלי היכרות רבת שנים עם הפנים הרבות והשונות של

שוק מערכות המידע בארץ, והודות להיכרות זו צברו ידע רב וחיוני התורם להצלחה בהקמה , הטמעה ותחזוקה של מערכות מידע

ארגוניות שנרתמות להשגת ומעקב אחר התוצאות העסקיות ומטרות הארגון .

מתן פתרונות טובים יותר•

יתרונות מוכחים למשתמש הקצה•

עמידה בלוחות זמנים•

עמידה בתקציב של הארגון•

תוכן ההרצאה

תהליכי רכש סטנדרטיים ומשמעותם•

APO מערכת•

SRM מערכת•

סקירת מנהלים

ר כ ש

ישויות ארגוניות לרכש ולמלאי ( – רמה ארגונית COMPANY CODEקוד חברה )

במערכת, המהווה יחידה סגורה ושלמה ביחס לדוחות הכספיים

( – רמה ארגונית מתחת לחברה אשר בה PLANTאתר ) מנוהלות מגוון פעילויות לוגיסטיות )כמו: ניהול מלאי,

תכנון הייצור וכדומה(

( תחת אתר ממנו מנופק המלאי( STORAGE LOCATIONמחסן –

יחידה ארגונית אחראית Purchas Organizationארגון רכש – על רכישת חומרים ושירותים, עבור אתר או מספר אתרים .

זיהוי אישי של אדם או של Purchasing Groupקבוצת רכש – קבוצת אנשים שמבצעים את פעילות הרכש )הקניינים(.

תרשים ארגוני בהליך הרכש

רשומות אב בתהליך הרכש מבטים כספי ורכש ומכיל מידע על פרטי 2כרטיס ספק – נפתח ב ♣

הספק , שותפים עסקיים , תנאי תשלום כאשר לכל ארגון רכש יפתח מבט

התואם את ארגון הרכש )מאפשר תנאי תשלום שונים(.כרטיס פריט – בנוי ממבטים ומכיל גם מבט רכישה שממנו נשאבים ♣

נתונים כברירת מחדל למסמכי הרכש)יחידות רכישה , צורת משלוח(.רשומת מידע – רשומה היוצרת קשר בין הספק לפריט באתר ♣

ומכילה מחירים, תנאים לתקופה ומשמשת כברירת מחדל במסמכי הרכש.

רשומת מקור - מקבילה לרשומת המידע בהבדל שנוצרת מתוך ♣הסכם ספק , פריט.

רשומת אב - מבנה כרטיס הפריט

•.רכש מבט

מכירות מבט

איכות מבט

תחזית מבט

סיווג

בסיסי מבט

תכנון MRPמבט

חשבונאות מבט

המלאי ניהול

מחסן מבט

רשומתאב

חומר

רכש מסמכי זרימת תרשים

w רכש דרישת רכש יצירת דרישת שחרור

להצעת בקשה יצירת " הרכש דרישת ס ע מחיר

רכש הזמנת יצירת" מ בל סמך על

ההזמנה הדפסתלספק ושליחתה

רכש הזמנת שחרור

רכש הזמנת יצירתהרכש" דרישת ס ע

" הזמנת ס ע טובין קבלתהרכש

חשבונית אימותלוגיסטית

הסכם יצירת

הזמנת יצירת " הסכם ס ע רכש

הסכם שחרור

מסמכים בתהליך הרכש- דרישת רכש או ביצירה ידנית. המסמך MRPדרישת רכש – מסמך הנוצר מתהליך ה •

MRPמכיל את הפריטים הנדרשים ממאזן המלאי של ריצת ה

במידה ולפריטים המופיעים בדרישה יש רשימת מקור הדרישה תשאב את •פירטי הספק והמחיר מתוך רשומת המקור שנוצרה ע"ס ההסכם.

לדרישה יש מנגנון שיחרור דינמי ע"פ דרישות הארגון.•

כל עוד דרישה לא שוחררה ולא שונתה ידנית הדרישה אינה מקובעת ואינה • תעדכן את הדרישה בהתאם למאזן המלאי.MRPמחייבת תקציב ומערכת ה

עם קיבוע דרישה )שיחרור, שינוי( הדרישה הופכת למקובעת .•

ניתן לסגור דרישה בהליך ידני או מתוך הזמנת הרכש שהכמות בדרישה•

נשאבת לתוך ההזמנה.•

מסמכים בתהליך הרכש – בל"מ

הבקשות להצעות מחיר יעשו על סמך דרישת רכש •

משוחררת.

כל הנתונים מהדרישה יאומצו לבקשה להצעת המחיר. •

)חומר, כמות, הקצאת חשבון, טקסט פריט, וכו'(

את תשובות הספקים יש לעדכן במערכת.•

התשובות המתקבלות עוברות עיבוד לבחירת המחיר •

הזול – הנבחר יכנס להסכם.

לספקים שלא נבחרו יש להוציא מכתבי צער.•

מסמכים בתהליך הרכש – הזמנההזמנת הרכש יכולה להיווצר : ידנית או ע"ס אימוץ של אחד ♣

ממסמכי הרכש – דרישת רכש , הסכם , בל"מ.

♣ הזמנת הרכש מכילה הקצאת חשבון אשר תבדל את אופן קבלת המלאי : קבלה למלאי , מלאי פרויקט , צריכה ישירה ,

נכס ...

♣ הזמנת הרכש מכילה מסמכי מעקב של קבלת הטובין ,

( הסטורית הזמנת רכש.GR/IR חשבוניות )

♣ הזמנת הרכש הינה רב מטבעית ורב יחידתית , ניתן להזמין בכל מטבע ובכל יחידת מידה.

♣ להזמנת הרכש יש מנגנוני שיחרור בהתאם לדרישות הארגון.

.IR ו GR סטטוסים : 2♣ הזמנה נסגרת ב

מבנה הזמנת רכש

2פריט מס’

כותרת ההזמנה

נתונים כלליים )ספק, ארגון רכש, תנאי תשלום(הצמדות

תנאי מחירטקסטים

1פריט מס’

נתונים כלליים )חומר, כמות)תאריך אספקה, מחיר

הצמדותתנאי מחיר

טקסטים

1נתונים נוספים לפריט

היסטוריהפריסת מועדי אספקה

מסמךרכש

__________

מערכת מידע ודוחות סטנדרט סטנדרטSAPSAPמה יש ב- מה יש ב-

דוחות עבודהדוחות עבודה

דוחות ש"גוזרים” אוכלוסייה מוגדרת וניתן מתוך הדוחלהמשיך

שטרם בפעילות עדכון )הזמנות לא שלמות, תעודות משלוחאושרו

ע"י הלקוח וכדומה(. דוחות תפעולייםדוחות תפעוליים

דוחות מפורטים בתהליכים תפעוליים השוניםדוחות מפורטים בתהליכים תפעוליים השונים

Information SystemInformation System דוחות מידעדוחות מידע

טטיסטיים על טטיסטיים על ססדוחות מרוכזים ומסוכמים המציגים נתונים דוחות מרוכזים ומסוכמים המציגים נתונים הפעילותהפעילות

תפעולית בחתכים שונים. תפעולית בחתכים שונים. תתהה

ישויות ארגוניות לרכש ולמלאיCLIENT - סביבה ×

רמה ארגונית ( –COMPANY CODEקוד חברה ) ×במערכת, המהווה יחידה סגורה ושלמה ביחס לדוחות

הכספיים.

( – רמה ארגונית מתחת לחברה אשר בה PLANTאתר ) ×מנוהלות מגוון פעילויות לוגיסטיות )כמו: ניהול מלאי, תכנון הייצור וכדומה(

STORAGE LOCATION – מחסן ×

יחידה ארגונית Purchasing Organizationארגון רכש – ×אחראית על רכישת חומרים ושירותים, עבור אתר או מספר

אתרים.

זיהוי אישי של אדם או של Purchasing Groupקבוצת רכש – ×קבוצת אנשים שמבצעים את פעילות הרכש )הקניינים(.

סוגי חומר ומאפייניהם

MATERIAL TYPEסוג חומר -

חומרים עם מאפיינים זהים משויכים לאותו סוג ×חומר.

סוג החומר קובע ומנהל את:×

v .מספור פנימי / חיצוני

v.טווח המספרים המורשים

v .אילו מבטים תקפים

v.)סוג הרכש )ייצור או רכש חוץ

v .מפתח לחשבונאות

סוגי חומר

דוגמאות לסוג חומר.×

v .חומרי גלם

v .חלפים

v.תוצרת גמורה

vחומרי אריזה

vכלי עבודה

רשומת אב חומר

מבנה רשומת אב לספק

נתונים כללים.×

כתובת, אנשי קשר, נתוני בנק.

נתוני חשבונאות )ברמת קוד חברה(×

חשבון מרכז, שיטת תשלום, ניכוי מס במקור.

נתוני רכש )ברמת ארגון רכש(×

מטבע, חבות במס )מע"מ(, תפקידי השותף, איש קשר.

רשומת אב "קשר ספק – חומר" INFO RECORD

מחירון של "ספק לפריט". ×

כולל מחירים שוטפים ועתידים.×

נתוני אספקה.×

הזמנת רכש אחרונה.×

בסיס למחיר ההזמנה. )ברירת מחדל(×

אפשרות לעדכון מהצעת מחיר)פרטי מחיר( ×או מהזמנה )נתונים סטטיסטים(.

מעגל ההרכשה

רכש דרישת

מקור קביעתאספקה

מחיר הצעת

הספק בחירת

רכש / הסכם

רכש הזמנת

הזמנה בקרת

, למלאי ) קבלהלצריכה(

חשבונית אימות

תשלום

דרישה לרכש PURCHASE REQUISITION

רכש דרישת

-------------

-------------

להצעת בקשהמחיר

-------------

-------------

רכש הסכם

-------------

-------------

רכש הזמנת

-------------

-------------

ידני

MRP

אב נתוני

RFQבקשה לקבלת הצעת מחיר

בקשה לרכש טובין ו/או שרות×

יזומה או על בסיס דרישה×

הפניה לספקים )לכל ספק מופנית בקשה(×

מספר מקשר בין כל ההפניות לזיהוי בהמשך. × ( COLLECTIVE NO.)

אפשרות להפניה לספק כללי / מזדמן.×

קבלת ההצעות ובחירת הספק

קבלת ההצעה מהספק והזנתה.×

ביצוע השוואת הצעות על בסיס המחיר.×

החלטה על הזוכה. )והודעה מתאימה לאחרים(.×

מבנה הזמנת רכש

2פריט מס’

כותרת ההזמנה

נתונים כלליים )ספק, ארגון רכש, תנאי תשלום(הצמדות

תנאי מחירטקסטים

1פריט מס’

נתונים כלליים )חומר, כמות)תאריך אספקה, מחיר

הצמדותתנאי מחיר

טקסטים

1נתונים נוספים לפריט

היסטוריהפריסת מועדי אספקה

מסמךרכש

__________

קבלה לצריכה

נדרש להקצות אובייקט בישות תמחירית:×

v .מרכז עלויות

v.הזמנה פנימית

v.הזמנת מכירה

v.נכס

v.פרויקט

קבלה למלאי

קבלה תנועת

------------

------------

Accounting document

------------material document

------------

קבלה שובר

------------

רכש הזמנתוהיסטורית

הזמנה

חומר אב רשומת

WM

QM

כמות עדכוןמלאי וערך

מסמך לוגיסטי וחשבונאי

מנת יצירתוהפניה בחינה

QMל-

חשבונות עדכוןוצריכה מלאי

העברה בקשתלמחסן

הדפסת שובר קבלה

אישור קבלה לספק

ניהול מלאי

סוגי מלאי×

ערך המלאי×

ניהול אצווה×

שריון×

תנועת מלאי )קבלה, ניפוק, העברה וכדומה(×

ספירת מלאי )תקופתי שוטפת, טיפול בחריגים ×וכדומה(

מלאים מיוחדים )מלאי לקוח, מלאי בקונסיגנציה(×

קבלה למלאי

מלאי : × לסטטוס קבלה

vשמיש

vבביקורת איכות

vחסום לשימוש

סקירת מלאיארגון

אתר

מחסן

חברה

800ארגון

יח'1800

2000חברה

יח'1500

1000חברה

יח'300

2200אתר יח'1000

1100אתר יח'300

2100אתר יח'500

מחסן 0002

יח'400

מחסן 0001

יח'600

מחסן 0001 300

יח'

+

+

+

חשבוניות אימות

קבלת טובין

תעודת

משלוחהחשבונית אימות

?

אימות חשבונית אימות חשבונית על-סמך הזמנהעל-סמך הזמנה

אימות חשבונית אימות חשבונית על-סמך קבלהעל-סמך קבלה

מודול MM

FI - APרשימת התחייבויות

פתוחות לספק

הזמנת רכש

אישור ורישוםאישור ורישום

מאושרות/ חסומותלתשלום

חריגות – בדיקות חשבוניות אימות

חריגות מותרות%10+ %10-

הזמנתרכש

1

קבלתטובין

2

נמצאה חריגה11%

נמצאה חריגהחשבונית נרשמת 7%

חסומה לתשלוםחשבונית נרשמת

מאושרת לתשלום

כאשר ההפרש מתחת לגבול התחתון- יש הודעת אזהרה )ולא חסימה(. !

אישוראישוראישוראישור

חשבונית3

לא נמצאה חריגהאישוראישור

תשלום חשבונית

הצעת תשלום ×

אישור ההצעה ×

ביצוע תשלום )מס"ב, העברה בנקאית וכדומה( ×

הוצאות הובלה

הוצאות מתוכננות

מועמסות על שורה ספציפית עפ"י ההגדרה )בזמן ההזמנה(. ×

נרשמות בעלות הפריט במלאי כבר בזמן הכניסה למלאי. ×

ניתן לקלוט חשבונית מספק שונה מזה שמספק את הטובין. ×

נרשמות רק בזמן החשבונית עצמה. ×

מועמסות על כל שורות ההזמנה. ×

הוצאות לא מתוכננות

הצמדות

חלק מהתאמות לישראל.×

משותף לרכש ומכירות.×

מוגדר בנפרד ומקושר בהזמנה. )ברמת כותרת או שורה(×

מסמכי רכש נוספים

הסכמי רכש×

הזמנות משיכה מהסכם×

BLANKET הזמנות מסגרת ×

הזמנות שירותים וגיליון ביצוע השירות.×

הזמנות קונסיגנציה×

הזמנות החזרה×

הסכמי רכש

רכש הסכם----------------------------------------------------------------------

משיכה הזמנת----------------------------------------------------------------------

משיכה הזמנת----------------------------------------------------------------------

משיכה הזמנת----------------------------------------------------------------------

רכש דרישת----------------------------------------------------

מכרז" / ם בל----------------------------------------------------

רכש הסכם----------------------------------------------------

ידנית הזנה

משיכות תיעוד

תאריך הזמנהכמות

------ ------- ------ ------------ ------ ------- -----

-----

פתוחה יתרה------

ערך / • כמות הסכם

תחילת / • תאריכיתוקף סיום

• " י ע רכש בצועמשיכה הזמנות

של • סטטיסטיקהערך/ כמות

פתוחות/ יתרות נוצלו

הזמנת מסגרת

מסגרת הזמנת

תוקף :931.12.0 – 91.1.0

ערך תקרתשקל 10,000

חשבונית

20.1.03

שקל 3,000

חשבונית

12.3.03

שקל 2,000

חשבונית

3.1.04

שקל 2,000

חשבונית

25.12.03

שקל 2,500

91.1.0 931.12.0

מצטבר ניצול

MRPעיתוד מלאי -

בפריט מוגדרת הפרוצדורה לתכנון הדרישות MRP במבט ×לפריט.

קיימות מספר פרוצדורות שהעיקריות:×

v .תכנון לפי נקודת הזמנה

v.מבוסס תחזית לפי היסטורית צריכה

v.מבוסס תוכנית ייצור

vחזרה לתוכן

סקירת מנהלים

A P O

ניהול שרשרת ההספקה

SCMמודלים בתוך ה

תשתיות המערכת

APO ל R3קישור בין

זרימת המידע

תפעול המודלים וזמן עליה לאוויר

•DP לבד – לחיזוק תהליכי התכנון וההשוואה בין תכנון לבפועל.

•DP+SNP( להעצים את התכנון וההפצה – SNP טווח ארוך(.

זמני פיתוח ועליה לאוויר•

שיתופיות באירגון

VMI Vendor Managed Inventoryשיתוף גורמים –

איחוד מודלים

דוחות השוואה

התראות

שלבים

סקירת מנהלים

S R M

mySAP™ SRMSupplier Relationship Management

Overview

Agenda

Trends Driving Changes in Purchasing

mySAP SRM Vision

Delivering Value with SRM

mySAP SRM Road map

• Globalization• Worldwide reach is not a competitive advantage but a necessity

Forces Driving the Evolution of Purchasing…

• Cost Leadership• Continue to set new lower-cost targets

• Innovation• Suppliers need to be involved earlier in product development

Forces of Change

Emerging Trends in Purchasing.… • Expanding Scope of Supply Management• Increased amount of spend managed and influenced

• Supplier Relationships will Deepen• Shifting from price driven to interwoven supply networks

• Technology will be Central to Change• Fully integrated networks of suppliers available to customers

Trends Driving Changes

• The CPO will Become a Strategic Partner to the Board• Promoting creative, cross-functional and risk management skills

6

TODAY IN 10 YEARS

28

38

40

Very important Vital role

•How important a role do procurement executives currently play in establishing your company’s overall strategic objectives?

Agenda

Trends Driving Changes in Purchasing

mySAP SRM Vision

Delivering Value with SRM

mySAP SRM Road Map

…andVALUE GENERATION

…for world-classSUPPLY MANAGEMENT

mySAP SRM is a PURCHASING PLATFORM

…that deliversSUSTAINABLE SAVINGS

SAP Vision for Purchasing

ERP PLM SRM GTS ERP CRM

SRMSRMmySAP™SRM

mySAP™SRM

Automate and accelerate processesmySAP SRM is a Purchasing Platform…

– Fully integrated system for all purchasing processes– Enterprise platform for center-led purchasing– Built-in performance and knowledge management– Complete audit trails for regulatory compliance– Support for multi-channel supplier enablement

– Sourcing events triggered by enterprise processes

– Role-based dashboards for intuitive analytics

– Contract distribution to multiple enterprise resource planning )ERP( systems

– Automated purchasing and

regulatory compliance

Better insight and discipline

…that Delivers Sustainable Savings… Close the loop between sourcing and procurement

…and Value Generation… Create a foundation for long-term results

– Get involved in the design stage– Reward suppliers for innovation– Shift focus from price to performance– Assimilate all supply processes– Drive efficiency beyond boundaries

– Supply management is more than just purchasing

– Requires strategic insight and category expertise

– Ability to compose and extend “next practices” is key

– A service-oriented architecture ensures flexibility

…for World-Class Supply ManagementEnlarge the scope of supply management

ERP PLM SRM GTS ERP CRM

…to service-oriented applications

From human-integrators…

PLM

SRM CRM

GTS

ERP

2004 2009

What next?

Guiding light CPO Advisory Board

1998 2000 2002

Aligning mySAP SRM Solution Map to the Vision

Shopping carts for “Employee Self-Service”

Plan- Driven ProcurementSelf- Service Procurement

E-Procurement as on-ramp to marketplaces

Supplier Collaboration

Design Collaboration

Order Collaboration

Supplier Connectivity

Collaborative Replenishment

SupplierRegistration

Strategic Purchasing& Sourcing

Spend Analysis Supplier Selection Contract ManagementSupply Strategy

Development

Operational Procurement Services Procurement Plan-Driven ProcurementSelf-Service Procurement

SRM as platform for center-led purchasing

Receiving

Requisitioning

SupplierQualification

SupplierNegotiation

CategoryManagement

ContractManagement

OrderManagement

FinancialSettlement

Replenishment Acknowledgement &Delivery

Quality Assessment

ReturnsHandling

Contract Development

Contract Execution

Contract Monitoring

Contract Development

Contract Execution

Contract Monitoring

Invoice Verification

Evaluated Receipt Settlement

Invoice Payment

EventPreparation

Request for Quotation

Reverse Auction

Bid Evaluation & Awarding

Source of SupplyAssignment

RestrictionValidation

Order Generation & Tracking

SupplierEnablement

Requirement Definition

Requisition Approval

RequisitionAnalysis

Demand & Market Analysis

SpecificationDevelopment

SupplierIdentification

SupplierEvaluation

ApprovedVendor List

ProgramManagement

Spend & OpportunityAnalysis

SupplierDevelopment

PurchasingControlling

DataImprovement

PurchasingPlanning*

PurchasingGovernance

RiskManagement

Procurement OfficePlanning

StrategyDevelopment

DocumentExchange

SupplierNetwork

SupplierPortal

SupplierCollaboration

SRM Solution Map 2005Supplier

Qualification

SupplierNegotiation

CategoryManagement

ContractManagement

Contract Development

Contract Execution

Contract Monitoring

EventPreparation

Request for Quotation

Reverse Auction

Bid Evaluation& Awarding

Demand & Market Analysis

SpecificationDevelopment

SupplierIdentification

SupplierEvaluation

ApprovedVendor List

ProgramManagement

Spend & OpportunityAnalysis

SupplierDevelopment

PurchasingControlling

DataImprovement

PurchasingPlanning*

PurchasingGovernance

RiskManagement

Procurement OfficePlanning

StrategyDevelopment

SupplierEnablement

DocumentExchange

SupplierNetwork

SupplierPortal

SupplierCollaboration

Receiving

Requisitioning

OrderManagement

FinancialSettlement

Invoice Verification

Evaluated Receipt Settlement

Invoice Payment

Source of SupplyAssignment

RestrictionValidation

Order Generation & Tracking

Requirement Definition

Requisition Approval

RequisitionAnalysis

Acknowledgement &Delivery

QualityAssessment

ReturnsHandling

mySAP SRM is Part of ERP

Agenda

Trends Driving Changes in Purchasing

mySAP SRM Vision

Delivering Value with SRM

mySAP SRM Road Map

Prioritizing Value Delivery in Purchasing

Improve Strategy and Compliance

Optimize and Reduce Cost

$£ ¥€

Automate and Accelerate Processes

Automate and Accelerate Processes

Empower employees with intuitive systems for self-service procurement

Streamline purchasing with integrated workflow and business process management

Accelerate connectivity with the SAP® Supplier Network or with SAP Supplier Collaboration

Requisitioning Order Management Supplier Enablement

n Simplify procurementn Standardize global processes n Automate supplier transactions

Optimize and Reduce Cost

Cleanse and classify data for spend analysis and opportunity identification

Capture, share, and improve sourcing knowledge with category management

Competitive online sourcing events and negotiations and contract monitoring

Data Improvement Category Management Supplier Negotiation

n Improve spend visibilityn Capture innovation from supplier basen Share knowledgen Effective negotiation

$£ ¥€

Improve Strategy and Compliance

Translate projects into goals and tasks to align strategy with execution*

Maintain audit trails and ensure regulatory compliance )e.g. SOX(

Purchasing Planning Regulatory Compliance

Measure effectiveness of purchasing department and policies with embedded analytics and questionnaires

Purchasing Controlling

* Future focus area

n Instill method into strategy developmentn Measure savings and performancen Ensure regulatory compliance

Agenda

Trends Driving Changes in Purchasing

mySAP SRM Vision

Delivering Value with SRM

mySAP SRM Road map

Summary

EXECUTIONAccelerated customer adoption across geographies, industries, and spend categories

DIRECTIONA Solution map focused on delivering Value

Why SAP has the best approach

VISIONA purchasing platform that delivers sustainable savings and value generation for world-class supply management

ת ו ד ה

ע ל

ה ה ק ש ב ה