Projektijuhtimise esmased nipid

Kalev Kaarna kalev.kaarna@ut.ee

Projektide juhtimine Turundusklubi + TÜ ideelabor

TÜ ideelabor  Keskkond,  kus  kõigi  teaduskondade  tudengid  

saavad    valdkonnaülestes  1imides    

lahendada  põnevaid  probleeme    ja  teostada  pööraseid  ideid  

©  Kalev  Kaarna  

2

www.ut.ee/ideelabor

Mõisted �  Projekt  Ühekordne  (ainulaadne),  eesmärgi  saavutamiseks  vajalike  järjestatud  tööde  hulk,  mida  tehakse  erinevates  kompetentsi  keskustes  (erinevate  töötajate  poolt)  ning  mis  on  piiratud  tähtaja  ja  eelarvega  

�  Projek1juht  Isik,  kelle  ülesandeks  on  tagada  projek>  tööde  juh>mine  selliselt,  et  saavutatakse  projek>  esialgu  kokkulepitud  eesmärk,  esialgu  kokkulepitud  eelarve  ja  tähtajaga.  

�  Projek1juh1mine  Administra>ivne  tegevus,  mille  eesmärgiks  on  tagada,  et  projekt  valmiks  kiires>,  võimalikult  väikese  eelarve  piires  ja  täpselt  sellises  ulatuses  (funktsionaalsuses),  nagu  eCe  nähtud  

©  Kalev  Kaarna  

3

Aafrika �   Saksamaa  heategevus  fond  InWEnt  �   Jäätmekäitluse  ja  joogivee  programmid  Zambias,  Keenias,  Nigeerias,  Tansaanias  

�   Jäätmekäitluse  probleemid  mõjutavad  miljonite  elu  

�   Lõhe  nõudluse  ja  pakkumise  vahel  on  kolosaalne  ja  kasvab  

©  Kalev  Kaarna  

4

Keskmine olukord

©  Kalev  Kaarna  

5

Osalised

©  Kalev  Kaarna  

6

PRÜGI TOOTJAD

(kodanikud, firmad)

PRÜGI KOGUJAD

(firmad, avalik)

PRÜGI TÖÖTLUS &

LADUSTAMINE (linnavalitsus)

INSP

EKTO

R

INSP

EKTO

R

Probleemid �   Valitsusasutuste  eelarve  pole  piisav  �   Elanikud  ei  maksa  (ei  taha)  �   Teenus  on  liiga  kallis  �   Inimesed  põletavad/ladustavad  prügi  ebaseaduslikult  

�   Prügikaste  ja  konteinereid  on  vähe  �   Prügi  masinad  on  sageli  katki  �  Kõigist  piirkondadest  ei  saa  prügi  ära  vedada  (teed)  � Osades  piirkondades  ei  paku  keegi  äraveo  teenust    

©  Kalev  Kaarna  

7

Juurpõhjused �  Vähene teadlikkus �  Vähene või olematu kontroll ja

karistus �  Vähe masinaid või liiga vanad �  Vähe või olematu arv teenuse ostjaid

©  Kalev  Kaarna  

8

Klassikalised lahendused �   Teadlikkuse  kampaaniad  �   Rangemad  karistused  �   Riigiväliste  fondide  kasutamine  infra  arendamiseks  

�   Veel  rohkem  teadlikkuse  kampaaniaid    EHK  

ROHKEM  RAHA  JA  VOLDIKUID!    

©  Kalev  Kaarna  

9

Miks projektid ebaõnnestuvad?

©  Kalev  Kaarna  

10

•  Projek>juh>miseks  pole  vaja  muud  kui  tervet  talupojamõistust  

•  Kõigil  eestlastel  on  terve  talupojamõistus  veres    AGA:  •  Paha>h>  me  ei  kontrolli,  kas  me  seda  talupojamõistust  ikka  kasutame  

•  Me  ei  suuda  loogikat  krii>listes  olukordades  järgida  

©  Kalev  Kaarna  

11

Projektijuhtimise loogika

� Veendumus:  keeruline  situatsioon  nõuab  keerulisi  lahendusi  

� Prak>kast  on  näiteid,  et  lihtsate  reeglite  terviklik  rakendamine  aitavad  projekte  edukalt  lõpetada.  

©  Kalev  Kaarna  

12

Projektijuhtimise loogika (2)

Project Name: 7E7 Prelim Loads Group -300x & SR

Page # 1 of 1 Printed on: 04/20/04 6:06 pm©  Kalev  Kaarna  

13

1899 tegevust

�   Projek>des  on  palju  määramatust  �   Projek>des  on  kolm  kohustust,  mis  on  vastas>kku  seotud  

©  Kalev  Kaarna  

14

LÄHTEÜLESANNE  

AEG  

EELARVE  

Projektide ühised omadused

15 25.9.10

Kõik kurtmised on taandatavad ühele põhihädale:

! Kui tahad ühte ohtu sattunud kohustust päästa, siis satuvad teised ohtu!

Vastuolud kolme kohustuse vahel!

©  Kalev  Kaarna  

15

Kokkuvõte probleemidest

16 25.9.10

Ületavad  eelarve  piire  

Ei  saavuta  e<enähtud  sisu  ja  mahtu  

Lähevad  üle    tähtaja  

Määramatus  

?  

©  Kalev  Kaarna  

16

Miks projektid…

©  Kalev  Kaarna  

17

Kui määramatus on põhjus, siis ei tohiks olla ühtki tiimi, mis suudaks pidevalt suure

määramtusega projekte õigeaegselt, eelarves ja

vastavalt eesmärgile lõpetada

18 25.9.10

•  Iisraeli lennukite ümber ehitamise firma vähendas reisilennuki kaubalennukiks ümberehitamise aega kolmelt kuult kahele nädalale (nimekiri 2 aastat)

•  Seagate Technologies vähendas uute toodete arendusaega poole võrra (ideest tootmisvalmis tooteni)

•  Lord Corporations IT osakond suutis muuta tulemust 100% üle aja tulemuseks 85% juhtudest varem või õigeks ajaks

•  U.S. Merejalaväe depoo suurendas poole võrra tehtud tööde arvu samade ressurssidega (18 -> 26)

http://www.realization.com/case_studies.html ©  Kalev  Kaarna  

18

Vastupidised näited

•  http://www.focusedperformance.com/2003_04_01_blarch.html ©  Kalev  Kaarna  

19

Segway – 18 kuuga ideest müügini

•  2003.a. käive $25 miljonit, kulud suuremad

•  2004.a. seisuga 10,000 tükki $5,000 eest = $50 miljonit. 2006.a. seisuga 23,500 tk.=$117 miljonit

•  2004.a. sõlmiti lepingud 35 edasimüüjaga, 2006.a. seisuga 100 edasimüüjat ja 2006.a. liisinguvõimalus – maksed $125 kuus

•  2007.a. seisuga “tõstnud raha” $125 miljonit, toote arenduseks kulutanud seni $100 miljonit

•  2010.a. seisuga müünud 50 000 tk ja firma müüdud inglise investorile. Investeeritud $161 miljonit

©  Kalev  Kaarna  

20

Rahaline edu?

Mõned juhid suudavad muutuvas keskkonnas hästi projektijuhtimise otsuseid vastu võtta (isegi kui nad on kehvad turundusmehed)

MIKS MEIE EI VÕIKS SUUTA OMA KROONILISI PROBLEEME LAHENDADA?

©  Kalev  Kaarna  

21

Järeldus

22 25.9.10

Ületavad eelarve piire

Ei saavuta ettenähtud

sisu ja mahtu

Lähevad üle tähtaja

Määramatus

? MEIE MEETOD

MÄÄRAMATUST JUHTIDA?

©  Kalev  Kaarna  

22

Probleemide põhjus, miks…

©  Kalev  Kaarna  

23

1    

Probleem    on  õige  

2  Lahendus  on  õige  ja  lahendab  probleemi  

3    

Plaan  viib    lahenduseni  

4  Juh>mine  

 tagab  plaani    realiseerimise  

Projekt    on  edukas  kui…  

Eduka projekti eeldused

©  Kalev  Kaarna  

24

Probleemi õigsuse määravad organisatsiooni eesmärgid

Organisatsioon on edukas �  Eesmärk (1 ja mõõdetav) �  Edutegurid (3-4) �  Vajalikud tingimused (5+)

©  Kalev  Kaarna  

25

VAJA

LIK

UD

TI

NG

IMU

SED

Maksimaalne kasumlikkus

Innovatiivsed tooted ja disain

Maailma- tasemel meetodid

Rahulolevad ja “turvatud” töötajad

EESM

ÄR

K

KR

IITI

LISE

D

EDU

TEG

UR

ID

Allikas: Dettmer

Oluline konkurentsi-

eelis

Tulemuslik turundus ja

müük

Suur nõudlus toodete järele

Suutlikkus kulu-efektiivselt tellimusi täita

Maailma- tasemel protsessid

©  Kalev  Kaarna  

26

VAJA

LIK

UD

TI

NG

IMU

SED

Ükski alaealine ei sure

alkoholimürgitusse EE

SMÄ

RK

K

RII

TILI

SED

ED

UTE

GU

RID

Allikas: Dettmer

Paindlik ja efektiivne

organisatsioon

Erinevate meedia ja infokanalite

efektiivne kasutamine

Suur nähtavus (avalikkuse teadlikkus)

Piisav rahastus

Köitev ja mõjuv sõnum

Org. on optimeeritud oma missioonile

Aktiivsed avalikud suhted ja teavitus

Eelistatud kanalid on kaasatud ©  Kalev  Kaarna  

27

Aga projekti eesmärk?

©  Kalev  Kaarna  

28

1. Probleem on õige?

©  Kalev  Kaarna  

29

Paljude parendusalgatuste tegelik käik

Piirang: Miski, mis takistab

meil pidevalt arenemast ja kasvamast

Pideva arengu soovitud suund ja tempo Kasv,

Areng

Aeg

©  Kalev  Kaarna  

30

Pideva arengu soovitud suund ja tempo

Eesmärgi ühikud

Aeg t parenduse algus t parenduse lõpp

t tulemused t probleem

Mõõdetav tulem

Oodatav tulem

Tegelik tulem

Projekti eesmärk: piirangu kõrvaldamine

� Nõrgim  lüli  määrab  ahela  tugevuse  � Kas  teeme  ahela  tugevamaks  või  ke>  raskemaks?  

©  Kalev  Kaarna  

31

Ahela analoog

©  Kalev  Kaarna  

32

Sisend Väljund

pudelikael

Toru analoog

� Probleemid  takistavad  meil  saavutamast  soovitud  eesmärki    

� Projekte  viiakse  ellu  olukorra  parandamiseks  �  Saavutamaks  suurimat  mõju  peab  projekt  mõjutama  organisatsiooni  pudelikaela  või  piirangut  

� Organisatsiooni  arengu  piirangu  sõnastamisel  on  oluline  eristada  ebameeldivaid  tagajärgi  juurpõhjustest  (piirang)  

� Põhjuste  otsimisel  on  oluline  aru  saada,  mille  üle  tegelikult  kurdetakse   ©  Kalev  Kaarna  

33

Projekti eesmärgi leidmine

1.  Peame  teadma  eesmärki,  kontrolli  ja  mõju  ulatust  (pilt)  

2.   Eesmärgist  lähtudes  saame  öelda,  mis  probleemi  on  vaja  lahendada  

3.  Mõtet  on  kaotada  piirang,  mis  takistab  eesmärgi  saavutamist  

4.  Piirangu  kaotamiseks  on  vajalik  tegeleda  põhjuste  kaotamisega  (ebameeldivatest  tagajärgedest  põhjusteni  jõudmine)  

©  Kalev  Kaarna  

34

Probleem on õige (2)

©  Kalev  Kaarna  

35

Dettmer (2007)

*

             (1)  Mida  muuta?    (2)  Milliseks  muuta?    (3)  Kuidas  muutus  ellu  viia?  

©  Kalev  Kaarna  

36

0.1 Miks muuta? 0.2 Mis vahet seal on? Mida see muudab? 0.3 Kellele see korda läheb?

Probleemide lahendamine ja vastuseis (1)

   (1)  Ei  saa  ühte  moodi  probleemist  aru    (2)  Erimeelsused  lahenduse  suuna  osas    (3)  Lahendus  ei  taga  piisavat  tulemust        (4)  Lahendusel  on  nega>ivsed  mõjud        (5)  Lahenduse  elluviimist  segavad  takistused        (6)  Ebamäärane  hirm  

©  Kalev  Kaarna  

37

0.1 Mingeid probleeme pole 0.2 Probleemid on meie kontrolli alt väljas

Probleemide lahendamine ja vastuseis (1)

1.     2.     3.     4.     5.     

©  Kalev  Kaarna  

38

Eesmärgi kaardi koostamise sammud

�   Kaebuste  ehk  ebasoovitavate  tagajärgede  (ET)  sõnastamine  on  võtmetähtsusega  

�   Kui  probleem  on  vale,  siis  on  lahenduse  leidmine  raistatud  aeg  

©  Kalev  Kaarna  

39

Kaebuse probleemina sõnastamine

•  Ebasoovitavad  Tagajärjed  (ET)  (UnDesirable  Effects  -­‐  UDE’s)  on  ilmingud  või  tagajärjed,  mida  teie  ja  teised  huvipooled  käesoleval  ajal  kogevad.    

•  Need  on  tagajärjed  mis  on  ebasoovitavad  või  mis  häirivad  põhieesmärgi  saavutamist  ja  täitmist  

•  Enamas>  väljenduvad  need  kaebustena,  mis  inimesi  (huvipooli)  häirivad  

©  Kalev  Kaarna  

40

Ebasoovitava tagajärje sõnastamine

1.  Kas  ET  on  terviklik  ja  selge  lause?  2.  Kas  ET  täna  eksisteerib  ja  on  asjassepuutuv  3.  Kas  ET  on  ikka  tagajärg,  miCe  põhjendus,  lahendus  

või  eeldus  lahenduse  juurutamiseks  4.  ET  on  iseenesest  nega1ivne,  peab  olema  üheselt  

määratletav  (loendatav  näiteks)  5.  On  väga  oluline  ET  kõrvaldada  6.  ET  on  konkreetne  (vaid  üks  tagajärge).  Ei  sisalda  “…  

ja…”  (loetelu  mõCes),  “…  sellepärast,  et  …”  või  “…  selle  tulemusel  …”  

7.  ET  tuleb  sõnastada  nii,  et  see  ei  oleks  konkreetse  isiku  süüdistamine  ega  solvaks  kedagi.    

©  Kalev  Kaarna  

41

ET sõnastamise reeglid

1.     2.     3.     

©  Kalev  Kaarna  

42

“Ülemus on loll” ei ole probleem, sest…

ET  kirjeldus   Hea/halb  

Miks?   Soovitav  sõnastus  

Meie  tegevjuht  on  liiga  karm  Meil  pole  eelarves  raha  masina  ostuks  Eelmise  aasta  halva  ilma  tõCu  oli  osalejaid  vähe    ja  seetõCu  huvi  langes  Pidime  rahastajale  planeeritud  toetusest  poole  tagasi  maksma  Eestvedajad  pole  kompetentsed  

©  Kalev  Kaarna  

43

Probleem või konflikt

�   Raha  puudus  ei  ole  probleem  �  Laenata  vs  miCe  laenata  �  Teha  korjandus  vs  miCe  teha  � Minna  Londoni  ärikiirendisse  (business  accelerator)  vs  miCe  minna  

�   Aegunud  eelduste  leidmine  ja  tühistamine  

©  Kalev  Kaarna  

44

Konfliktipilve elemendid

©  Kalev  Kaarna  

45

E:  Mis  on  eesmärk,  

mille  jaoks  on  vaja  nii  V1  kui  

V2?  

S1:  Milline  tegevus  on  ebasoovitav,  

mille  üle  kaevatakse?  

 V1:  Mis  vajadust  rahuldab  tegevus  S1  või  miks  peab  S1-­‐ga  

leppima?  

V2:  Mis  vajadust  rahuldab  tegevus  S2  või  mille  seab  ohtu  

tegevus  S1?  

S2:  Milline  oleks  soovitav  

vastupidine  tegevus  S1-­‐le?  

SOOVID VAJADUSED EESMÄRK

Eelduste tuvastamine konfliktipilvega

©  Kalev  Kaarna  

46

Eesmärk  

Soov/  tegevus  1    Vajadus  1  

Vajadus  2   Soov/    tegevus  2  

Selleks,  et  tagada  VAJADUS  1  peab  tegema  TEGEVUST  2,  sest:  1) …  2) …  

Selleks,  et  tagada  VAJADUS  2  peab  tegema  TEGEVUST  2,  sest:  1) …  2) …  

On  vastuolus,    sest:  1)…  

E:  Edukas  suhe  

S1:  Anda  teisele  poolele  järele  

 V1:  VõCa  arvesse  teiste  soove  

V2:  Olla  austatud  S2:  MiCe  anda  teisele  poolele  

järele  

SOOVID VAJADUSED EESMÄRK

©  Kalev  Kaarna  

47

Tüüpiline konfliktipilv

©  Kalev  Kaarna  

48

E:  Olla  enesekindel  ja  

rahul  

S1:  Minna  muutustega  kaasa  

 V1:  Saavutada  olulisi  eesmärke  

V2:  Tagada  turvatunne  

S2:  MiCe  minna  muutustega  kaasa  

SOOVID VAJADUSED EESMÄRK

Tüüpiline konfliktipilv

Eeldused V2-S2 seose vahel SELLEKS,  ET    “V2.  TAGADA  TURVATUNNE”,  TULEB  “S2.  MITTE  MINNA  KAASA  MUUTUSTEGA”,  SEST:  

EELDUS   LAHENDUS  

1)  IGASUGUNE  muutus  vähendab  turvatunnet  

1.  Leian  viisi  muutuse  elluviimiseks,  mis  ei  vähenda  üldse    turvatunnet  

2)  IGASUGUNE  turvatunde  kadu  rikub  mu  elu  

2.  Risk  tekib  ainult  väga  lühikeseks  perioodiks  

©  Kalev  Kaarna  

49

Aafrika loo lõpp

©  Kalev  Kaarna  

50

Tegelikud konfliktid ja töötavad lahendused

©  Kalev  Kaarna  

51

Hinnakujunduse konflikt

Maksmise konflikt

Teenuse-pakkumise

konflikt

Seaduse jõustamise

konflikt

Hinnakujundus lähtub kliendi

väärtushinnangust

Kes saavad, maksavad rahas. Kes ei saa, oma

tööga

Kokkulepitud reeglid, millal ja

kuhu investeerida ja millal mitte

Õiglased ja (ise) jõustatavad seadused

Hinnakujundus lähtub kliendi

väärtus-hinnangust

Kes saavad, maksavad rahas. Kes ei saa, oma

tööga

Kokkulepitud reeglid, millal ja

kuhu investeerida ja millal mitte

Õiglased ja (ise) jõustatavad seadused

T1.

T2.

T3.

T4.

T5.

VE.1

VE2.

VE3.

VE4.

VE5.

TAKISTUSED “JAH, AGA…”

VE.6

VE7.

VE8.

VE9.

VE10.

NT1.

NT2.

NT3.

NT4.

NT5. ©  Kalev  Kaarna  

52

Tööde hakkimise ülesanne 1.  variant  –  hakime  projekte  2.  variant  –  ei  haki  

� Kui  paljudel  tuli  vigu  esimese  variandiga?  � Kui  palju  tegite  kiiremini  teise  variandiga?  

©  Kalev  Kaarna  

53

Esmased juhised �  Tee  kindlaks,  et  kõik  saavad  probleemist  ühtmoodi  aru  � Veendu,  et  osapooled  on  lahendusega  nõus  � Pane  kirja  takistused  lahenduse  teostamiseks  � Kes  oskab  öelda  takistuse,  oskab  suure  tõenäosusega  pakkuda  ka  lahenduse  

� Planeeri  lähtudes  lõpptulemusest  �  Ebamäärase  projek1  puhul  pane  kirja  kolm  stsenaariumit  

� Minimeeri  tööde  hakkimist  �  Isikliku  aja  juh>miseks  loe  eestlaste  kirjutatud  õpikuid  ©  Kalev  Kaarna  

54

www.ut.ee/ideelabor

� Tiimide  moodustamine:  bit.ly/>imid    �  Ideede  esitamine  TÜ  ideelaborisse:  bit.ly/ideelabor  

Kontakt:    Kalev  Kaarna:  kalev.kaarna@ut.ee  Taskutelefon:  53  416  194    

©  Kalev  Kaarna  

55