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NTCGP 1000:2009NTC ISO 9001:2008

MECI 1000:2005SISTEDA

ACTUALIZARSE en la estructura, los requisitos y los elementos establecidos en las Normas NTCGP 1000:2009, ISO 9001:2008, MECI 1000:2005 y SISTDA respectivamente y la forma como se les da respuesta desde el SGI.

ConceptualizaciónMarco normativo relacionado con los modelosPrincipios de los modelosEstructura de los modelosSGI: ProcesosDocumentación del SGIResponsabilidad de la DirecciónGestión de los Recursos Prestación del ServicioMedición, Análisis y Mejora

Grado en el que un conjunto de

características inherentes

cumple con los requisitos.

NTCGP 1000:2009

Necesidad o expectativa

establecida generalmente

implícita u obligatoria.

NTCGP 1000:2009

EXPLICITAS (OBLIGATORIAS)

• Legales.

• Especificaciones técnicas.

• Normas nacionales o internacionales.

• Términos de referencia.

IMPLICITAS

• Estéticas

• Sociales

• Culturales

• Sensoriales

Conjunto de elementos

mutuamente relacionados o que

actúan entre sí

Actividades coordinadas para

dirigir y controlar una

organización

SISTEMA GESTIÓN

• Políticas• Objetivos• Procesos• Recursos

• Planificación• Control• Aseguramiento• Mejoramiento

Ley 872 de diciembre 30 de 2003, por la cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios.

Decreto Nacional 4110 de septiembre 12 de 2004, por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004.

Acuerdo municipal 028 del 28 de abril del 2005 “Por medio del cual se adopta el SGC en la administración central del municipio de Envigado y sus entes descentralizados”.

Decreto 4485 del 18 de noviembre de 2009, por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 a la versión 2009.

PROCESO

PROCESOPROCES

O

PROCESO

Sistema de Gestión de la Calidad

Herramienta de

Gestión

• Sistemática• Transparente• Dirigir y

evaluar el desempeño institucional

• Calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios

Ley 87 de 1993, por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Decreto Nacional 1599 de 2005 y anexo técnico, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano “MECI” 1000:2005.

Resolución 584 de diciembre 7 de 2005 “Por medio del cual se adopta el MECI 1000 en la IUE”.

SUBSISTEMA

ELEMENTO COMPONENTE

Sistema de Control Interno • Esquema de

organización• Planes• Métodos• Principios• Normas• Procedimient

os y mecanismos de verificación y evaluación

Cumplimiento de las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas y objetivos previstos.

• Actividades• Operaciones y

Actuaciones• Administración

de Información y de los Recursos

Ley 489 de 1998: Capítulos IV (art. 15 parágrafo y art. 20) X y XV. Estatuto básico de organización y funcionamiento de la administración pública.

Decreto 3622 de 2005 “Por el cual se adoptan las políticas de desarrollo administrativo y se reglamenta el Capítulo cuarto de la Ley 489 de 1998 en lo referente al Sistema de Desarrollo Administrativo.

5 POLITICAS: Desarrollo del Talento Humano , Gestión de la Calidad, Democratización de la Administración Pública, Moralización y

Transparencia en la Administración Pública, Rediseños Organizacionales

Sistema que articula y armoniza el SGC, SCI y el SISTEDA.El SGI se adopto en la Institución mediante Resolución 1410 del 11 de febrero de 2010 “Por medio del cual se adopta el SGI en la IUE”.

NTCGP 1000MECI 1000

ACTUAR

PLANEAR

HACER

VERIFICAR

Subsistema Control

Estratégico

Subsistema Control de Gestión

Subsistema Control de Evaluación

Actividades de control

Ambiente de control

Dirección Estratégica

Administración de riesgos

Información

Comunicación Pública

Autoevaluación

Evaluación Independiente

Planes de Mejoramiento

4.1

Requ

isito

s Ge

nera

les

5. Respo

nsabil

idad

de la

Direcci

ón

6. Gestión de los

Recursos6. Gestión de

los Recursos

7 Prestación

del servicio

8. Me

dición

, an

álisis

y mejo

ra

8. Medición, análisis y mejora

4.1 Requisitos Generales

4.1 Requisitos

Generales

4.1 Requisito

s

Generales

1. Enfoque hacia el cliente.2. Liderazgo.3. Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.4. Enfoque basado en los procesos.

5. Enfoque del sistema para la gestión.6. Mejora continua.

7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones.8. Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores.

9. Coordinación, cooperación y articulación.10. Transparencia.

NTCGP 1000:2009

. AUTOCONTROLControl del propio trabajo

AUTORREGULACIÓN

Aplicación de proceso y Normas internas

AUTOGESTIÓN

Eficacia, eficiencia y Efectividad de las funciones

Subsistema Control

Estratégico

Administración Del Riesgo

Direccionamiento Estratégico

Ambiente de Control

Subsistema Control

De Evaluación

Autoevaluación

Evaluación Independiente

Planes deMejoramiento

ComunicaciónPública

Actividades de Control

Información

Subsistema Control

De Gestión

NTCGP 1000:2009

• Norma Nacional• Lenguaje sector publico• Notas para facilitar

interpretación• 10 Principios• Términos y definiciones• Eficacia, eficiencia y

efectividad del SGC• Riesgos• Orientación elementos

comunes NTCGP1000 VS MECI 1000

NTC ISO 9001:2008

• Norma Internacional• Lenguaje genérico• Notas para facilitar

interpretación• 8 principios• Términos y definición• Eficacia del SGC

1. Introducción2. Objeto y Campo de Aplicación3. Términos y Definiciones4. Sistema de Gestión de la Calidad.5. Responsabilidad de la Dirección.6. Gestión de los Recursos.7. Realización del Producto o Prestación del Servicio8. Medición, Análisis y Mejora.

NTC GP 1000

Elementos introductorios1. Introducción2. Objeto y campo de aplicación3. Términos y definicionesRequisitos

PLANEAR4. SGC5. Responsabilidad de la dirección6.1 Gestión de los recursos

HACER6. Gestión de los recursos7. Prestación del servicio

AJUSTAR – ACTUAR5.6 Revisión del SGC por la dirección8.5 Mejora

VERIFICAR8. Medición, análisis y mejora

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

NTC GP 1000:2009

Entradas Resultados

• Procesos Estratégicos• Procesos Misionales• Procesos de Apoyo• Procesos de Evaluación

Incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección.(NTCGP-1000:2009)

Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. (NTCGP-1000:2009)

CADENA DE VALOR

Incluyen todos aquellos procesos para la provisión de recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y medición, análisis y mejora.(NTCGP-1000:2009)

Infraestructura

Insumos

Servicios de Apoyo

Talento Humano

Asesorías Específica

s

Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. (NTCGP-1000:2009)

Mapa de Procesos

Investigación

Docencia

Proyección socialy Extensión

Admisiones y Registro

Bienestar Universitario

Servicios de Biblioteca

Requisitos Productos/ Servicios

Estratégicos

Misionales

Evaluación

De Apoyo

Internos: Procedimientos etcExternos: Metodologías etcNormatividad: Leyes ,decretos etc

Físicos:Humanos:Ambiente de Trabajo:

RiesgosIndicadoresDocumentos (Incluye Legales y Reglamentarios)Recursos

A

V

H

P

Quien recibeSalidas Secuencia de actividadesEntradasQuien suministra

Responsable:Objetivo:

Página 1 de 1

Versión:Requisitos de la Norma NTCGP-1000:2009 y del MECI 1000:2005 aplicables:

Código:Proceso:LOGO

Establecer controles sobre los riesgos identificados y

valorados que puedan afectar la satisfacción del cliente

y el logro de los objetivos de la entidad.

NOTA 2. Los controles sobre los riesgos pueden establecerse con base

en la identificación, análisis, valoración y tratamiento de los riesgos. La

guía de administración del riesgo disponible en www.dafp.gov.co y la

NTC 5254 puede servir como orientación para este propósito.

NTCGP 1000:2009

ContextoEstratégico

Identificaciónde Riesgos

Políticas deAdministración

de Riesgos

Análisis deRiesgos

Valoración deRiesgos

Generalidades a. Política de calidad b. Objetivos de calidad c. Manual de calidad d. Procedimientos requeridos por la norma e. Procedimientos necesarios para la organización f. Registros requeridos por la norma

Manual del SGICaracterización de procesoManuales y procedimientosNormatividad aplicableMapas de riesgosFichas técnicas de indicadoresFormatos

M-DI-01 V:01

• Alcance y exclusiones:Aplica para la totalidad de los procesos de la Institución.Aplica para el diseño y la prestación de servicios educativos de docencia en el nivel de pregrado, investigación, proyección social y extensión, así como para los servicios de admisiones y registro, biblioteca y bienestar universitario. 

• Exclusiones• 7.6 Control de equipos de seguimiento y medición

• Caracterizaciones: Interacción entre los procesos del SGI y referenciación a sus procedimientos, riesgos indicadores.

4.2 (5)

DOCUMENTOS SIGC

DESCRIPTIVOS(Antes de la actividad)

(4.2.3)Procedimiento

EVIDENCIA(Después de la actividad)

(4.2.4)Procedimiento

Internos SIGC

ManualesProcedimientosFormatos

Externos y normatividad SGI

LeyesAcuerdosResolucionesNormasMetodologías

Registros SGIFormatos diligenciadosFotografíasVideos

Información secundaria

Información secundaria

Información Primaria

Documentos obsoletos

Procedimiento P-GD-01 Documentado para controlar:

Aprobación, Revisión y

Actualización

Identificación de cambios y estado actual

Disponibilidad

Legibilidadidentificación

Documentos de origen externo y distribución

Protección

Procedimiento P-GD-05 Control de registros

tablas de retención documental

IdentificaciónLegibilidad

Almacenamiento

Disposición

Recuperación

Tiempo de retención

(Ley 594 de 2000)

Establecer el compromiso de la Dirección

Formular la política de calidad

Planificar el Sistema de Gestión de la Calidad

Establecer la responsabilidad, autoridad y comunicación

Revisar el Sistema de Gestión de la Calidad

Enfoque al cliente

6. GESTIÓN DE LOS RECURSOS

• Educacion• Formacion • Hbilidades• Experiencia Ambiente de

Trabajo

Recursos

InfraestructuraTalento Humano

Talento HumanoCompetencia, toma de conciencia y formación:

Determinar la competencia

Proporcionar formación

Evaluar las acciones tomadas

Conciencia de sus actividades

Registros de las competencias

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

Manual de Funciones y competencias

InfraestructuraSe debe determinar, proporcionar y mantener

Edificios y espacio de trabajo

Equipos para procesos

Servicios de apoyo

GESTIÓN DE LOS RECURSOS

7.1 planificación de la prestación del servicio.

7.2 Procesos relacionados con cliente.

7.3 Diseño y desarrollo.

7.4 Adquisición de bienes y servicios.

7.5 Control de la prestación del servicio.

7.6 Control de los equipos de seguimiento y de medición.

Cambios

Entradas

Verificación

Validación

ResultadosPlanificación

Revisión

7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio.

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.

7.5.3 Identificación y trazabilidad.

7.5.4 Propiedad del cliente.

7.5.5 Preservación del producto.

8.3 Controlar producto no conforme.

Resultado no medible.

Deficiencias visibles en el uso.

UNICA

REGISTROLOTE

CLIENTE

PROVEEDOR

MANIPULACIÓN

EMBALAJE Y

PROTECCIÓN

ALMACENAMIENTO

ENTREGA

IDENTIFICACIÓN

PLANEAR MEDIR

CORREGIRMEJORAR

Seguimiento y medición (8.1, 8.2)

Satisfacción del cliente 8.2.1

Desempeño del SGC 8.2.2

Procesos8.2.3

Producto8.2.4

No conformidadProducto no

conforme 8.3

Acción inmediata

Análisis de datos 8.4

Investigación de causas

Acción correctiva 8.5.2 Acción preventiva 8.5.3

Dónde se va a registrar?

Qué se vaa medir?

Quién lo va a

medir?

Cómo se va a medir?

Cada cuántose va a medir?

Con qué se va a medir?

Dónde se va a medir?

ENTRADAS / RECURSOS

PROCESO DE AUDITORÍA

SALIDAS (RESULTADOS)

CLIENTES DE LA AUDITORÍA

Sistema de gestión a auditar

-AUDITORES COMPETENTES

-RECURSOS FÍSICOS

-PROCEDIMIENTODE AUDITORÍA

Planificar la auditoría

Hacer la auditoría

Evaluar la Auditoría

Mejorar la auditoría

Informe de la

auditoría

GERENCIA

CLIENTES DE LA EMPRESA

RETROALIMENTACIÓN

PARTES INTERESADAS

AUDITADO

PROCESORecursos

PROV

EEDO

RES

Resultados

CLIENTES

Eficiencia Eficacia Efectividad

Eficiencia(Recursos)

Eficacia(Atributos) Efectividad

Personas Insumos Máquinas y Equipos Tiempos Gastos

Calidad Oportunidad Amabilidad Confiabilidad

Logros Cobertura Participación

Identificar Controlar

CorregirNuevaVerificación

Registrar

Procedimiento P-AM-04

Información que demuestre la

eficacia del sistema y permita mejorarlo

Satisfacción del ClienteDesempeño del ProcesoComportamiento del ProductoComportamiento de los Proveedores

Reunión de Mejoramiento

NO CONFORMIDA

D

CAUSAS

ELIMINAR ELIMINAR

ACCIÓN CORRECTIV

ACORRECCIÓ

NProcedimiento P-AM-05

Quejas de los clientes No conformidades de auditorías Decisiones de la Revisión por la

Dirección Incumplimiento de estándares o metas Fallas en los procesos Productos no conformes Resultados de autoevaluación

NO CONFORMIDAD POTENCIAL

CAUSAS

ELIMINAR

ACCIÓN PREVENTIV

AProcedimiento P-AM-05

Sugerencias de los clientes. Sugerencias de los empleados. Observaciones de auditorías. Decisiones de la Revisión por la

Dirección. Tendencias no deseadas en indicadores. Problemas potenciales de Productos. Resultados de autoevaluación