AUDITORIAS INTERNASSistemas de gestin de la Calidad

FINALIDAD DE LA AUDITORIA

La organizacin debe asegurarse continuamente de que funciona bien,ya que de no tomarse medidas (dejar el sistema librado a su suerte)tendr una tendencia natural a desorganizarse.

FINALIDAD DE LA AUDITORIA

La auditora interna sirve a este propsito, ya que permite verificar la eficacia de la organizacin (capacidad de cumplir sus objetivos).

Entonces debemos brindar un aporte de trabajo al sistema, que le

permita mantener su equilibrio e incluso evolucionar.

AUDITORIA

Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditora

AU

DIT

OR

IA

DE PRIMERA PARTE (INTERNA)

Con fines internos por la organizacin, o en su nombre.

DE SEGUNDA PARTE

Clientes de una organizacin u otras personas en nombre del cliente.

DE TERCERA PARTE

Organizaciones externas independientes(usualmente acreditadas); proporcionan

certificacin de conformidad con normas.

AUDITORIA - CONCEPTOSCRITERIOS DE AUDITORIA

EVIDENCIA DE LA AUDITORIA

HALLAZGOS DE LA AUDITORIA

CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA

CLIENTE DE LA AUDITORIA

AUDITADO

AUDITOR

EQUIPO AUDITOR

EXPERTO TCNICO

OBSERVADOR

PROGRAMA DE AUDITORA

ALCANCE DE LA AUDITORIA

PLAN DE AUDITORIA

CONFORMIDAD

NO CONFORMIDAD

OBJETIVO DE LA AUDITORIA

Herramienta eficiente y confiable para apoyar polticas ycontroles de la direccin;

Ofrece informacin para mejorar el desempeo;

Permite verificar el cumplimiento de la norma o requisitosde referencia.

BENEFICIOS DE LA AUDITORIA

Permiten reconocer el perfil de competencias de losauditores;

Incrementan la confianza sobre la utilidad de los resultadosde las auditorias;

Motivan para generar una colaboracin mas estrecha ycercana entre las personas que estn interactuando en unamisma organizacin.

ACTORES DE LA AUDITORIA

AUDITORIA

AUDITOR

AUDITA

DO

EXPERTO TECNICO

ORGANI

ZACIN

AUDITOR LIDER

OBSERVA DOR

El mtodo racional para alcanzar conclusiones de la auditora fiables y reproducibles en un proceso de auditora sistemtico

La base para la imparcialidad de la auditora y la objetividad de las conclusiones de la auditora

PRINCIPIOS DE AUDITORIA El fundamento de la profesionalidadIntegridad

La obligacin de informar con veracidad y exactitudPresentacin imparcial

La aplicacin de diligencia y juicio al auditarDebido cuidado

profesional

Confidencialidad

Independencia:

Enfoque basado en la evidencia

Seguridad de la informacin

QU DEMANDA LA NORMA ISO 9001? Intervalos planificados (Establecer un programa)

Definir criterios, alcance, frecuencia y metodologa

Objetividad e imparcialidad en el proceso de auditora

Los auditores NO DEBEN auditar su propio trabajo

Procedimiento documentado

Tomar acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas y SUS CAUSAS

FRECUENCIA DE LA AUDITORA

Intervalo apropiado para la empresa; mnimo 1 (una) por ao en todas las reas y procesos;

La frecuencia debe adecuarse a las necesidades de la empresa.

GESTIN DE UN PROGRAMA DE AUDITORA Se debe definir:

Objetivos y el alcance del programa;

Responsabilidades, recursos y procedimientos;

Como se garantiza la aplicacin del programa;

Monitoreo y revisin del programa de auditora;

Que se mantengan los registros apropiados.

REALIZACIN DE UNA AUDITORA

INICIO DE LA AUDITORA Designacin del lder del equipo auditor

Definicin de objetivos, alcance y criterios de auditora

Determinacin de la viabilidad de la auditora

Seleccin del equipo auditor

Establecimiento de contacto inicial con el auditado

REVISIN DE LA AUDITORA

Manuales

Procedimientos

Preparar documentos de trabajo.

- Listas de verificacin

REVISIN DE LA DOCUMENTACIN Manuales

Procedimientos

Planes

Instructivos

Preparar documentos de trabajo.

- Listas de verificacin

PREPARACIN DE LA AUDITORIA

Plan de auditoria

Asignacin de tareas al equipo

EJECUCIN IN SITU Reunin de apertura

Comunicaciones durante la auditoria

Funciones y responsabilidades de observadores y guas

Recoleccin de evidencia

Preparacin de conclusiones

Reunin final

SECUENCIA TPICA DE UNA ENTREVISTA

Intercambio de saludos y presentaciones; Pregunta de apertura: Por favor puede explicar el proceso; Solicitar documentos, si es necesario; Hacer preguntas exploratorias para obtener ms informacin; Hacer preguntas cerradas para precisar hechos; Revisin de los hechos y registro de hallazgos; Explicar no conformidades si las hay; AGRADECER al auditado; Pasar a la siguiente actividad del plan.

TIPOS DE PREGUNTAS

Abiertas (Cmo?)

Alientan al auditado a hablar libremente

Exploratorias (Cul?, Quin?, Por qu?, Dnde?)

Permiten profundizar la informacin que provee el auditado

Cerradas (Tiene?, Existe?, Cuando?)

Permiten establecer hechos especficos

PARA TOMAR EN CUENTA

El auditor debera dedicar el 80% de su tiempo a escuchar;

El que pregunta conduce la entrevista;

Su funcin no es dar lecciones sobre la Norma o sobre la actividad

auditada!!!;

Seguir las reglas mnimas de educacin y respeto hacia las personas.

UN MAL AUDITOR ES

Irresponsable (incumple el programa). Inflexible (no escucha ni cede). Polmico (trae temas fuera de la auditora). Prepotente (trata mal al auditado). Fcilmente influenciable (no es tenaz). Cree todo lo que le dicen (no verifica la evidencia). Intratable / no comunicativo (no sabe entrevistar). No inquisitivo (superficial). Negligente (incumple obligaciones). Est cansado y apurado (no cumple su mandato) Carente de tica (confidencialidad, conflicto de inters).

UN MAL AUDITOR ES

Irresponsable (incumple el programa). Inflexible (no escucha ni cede). Polmico (trae temas fuera de la auditora). Prepotente (trata mal al auditado). Fcilmente influenciable (no es tenaz). Cree todo lo que le dicen (no verifica la evidencia). Intratable / no comunicativo (no sabe entrevistar). No inquisitivo (superficial). Negligente (incumple obligaciones). Est cansado y apurado (no cumple su mandato) Carente de tica (confidencialidad, conflicto de inters).

QU ESPERAR DEL AUDITADO

Autoritario (maltrata subordinados). Antagonista (expresa sus desacuerdos). Hostil (provoca conflictos). Trata de distraer. Les gusta impresionar o confundir. Expresa conflictos internos o decepciones (se declara vctima). Refleja tensin (nervioso). Es indiferente y poco colaborador. No cree en el valor de la auditora.

REDACCIN DE NO CONFORMIDADESPARA IDENTIFICAR UN INCUMPLIMIENTO:

Requisito del criterio

Hallazgo de un incumplimiento

Evidencia

SUGERENCIAS PARA LA REDACCIN DE NO CONFORMIDADESLa redaccin de la no conformidad debera ser:

corta, concisa y entendible.

Debera incluir como opciones:

Declaracin separada de la evidencia y la no conformidad contrastada con los criterios establecidos de forma

conjunta.

Redaccin conjunta de la evidencia de la no conformidad y del incumplimiento con los criterios establecidos por

separado

EJEMPLOS DE REDACCIN DE NOCONFORMIDADESRedaccin de la evidencia, del punto que se incumple y de la no

conformidad por separado:

EVIDENCIA: En el procedimiento P.02 de control de documentos, no se considera la documentacin de origen externo y el control de

su distribucin tal como los instructivos de lectura de medidores.

REQUISITO: 4.2.3 f) de ISO 9001:20008 NO CONFORMIDAD: La organizacin no asegura que se identifican

los documentos de origen externo y tampoco controla su

distribucin

EJEMPLOS DE REDACCIN DE NOCONFORMIDADES

EVIDENCIA NO CONFORMIDAD

En la ltima revisin por la direccin no se

discuti sobre la necesidad de cambios en

las polticas de provisin de recursos

humanos y materiales, para hacer frente a

un incremento sostenido durante los

ltimos dos aos en el volumen de usuarios

de cliente EPZ.

La informacin de entrada para la revisin

por la Direccin no incluye cambios que

podran afectar al sistema de gestin de la

calidad (5.6.2.f)

La organizacin subcontrata la produccin

de perillas y jaladores de madera a una

pequea empresa local, sin embargo no

existen registros de la evaluacin de dicho

proveedor ni de su capacidad para

satisfacer los requisitos exigidos

No se realiza una evaluacin de los

proveedores en funcin a su capacidad

para proveer productos de acuerdo a los

requisitos

de la organizacin (7.4.1)