Auditores Internos ITFCH Jun 09

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8-jun-09 1

FormaciFormacióón de Auditores en Sistemas n de Auditores en Sistemas de Gestide Gestióón de la Calidad n de la Calidad

ISO 19011:2002ISO 19011:2002

Junio 2009Junio 2009

QMSolutions8-jun-09 2

Agenda Agenda DDíía 1 a 1 • Bienvenida al Curso - Reglas del Juego • Objetivo del Curso • Norma ISO 9001:2008• Conceptos básicos de Auditorías Internas de Calidad (AIC)• Principios de AIC • Fases de una AIC DDíía 2a 2• Actividades Previas a la AIC • Actividades Durante la AIC • Actividades Posteriores a la AIC DDíía 3a 3• Práctica 1: Documental • Práctica 2: Vivencial Día 4 • Cierre de Auditoría • Seguimiento • Evaluación del curso


Bienvenida al Curso Bienvenida al Curso Reglas del Juego Reglas del Juego

• Respetar las preguntas y opiniones de los participantes

• Actitud positiva

• Participación proactiva

• Trabajo en equipo

• Lista de asistencia diaria (80% de asistencia para el reconocimiento)

• Entrega de material en formato electrónico, al final del curso al RD del Instituto

• Puntualidad

DDíía 1a 1


Objetivo del CursoObjetivo del Curso

• Proporcionar a los participantes las herramientas y técnicas necesarias para llevar a cabo auditorías internas efectivas

• Desarrollar en los participantes las habilidades para planear, ejecutar, reportar y dar seguimiento a una auditoria interna

DDíía 1 a 1

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Requisitos ISO 9001:2008Requisitos ISO 9001:2008

• Prólogo

• 0. Introducción

• 1. Objeto y campo de aplicación

• 2. Referencias normativas

• 3. Términos y Definiciones

• 4. Sistema de Gestión de la Calidad

• 5. Responsabilidad de la Dirección

• 6. Gestión de los Recursos

• 7. Realización del Producto

• 8. Medición, Análisis y Mejora

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INTRODUCCIÓN• 0.1 Generalidades

• 0.2 Enfoque Basado en Procesos

• 0.3 Relación con ISO 9004

• 0.4 Compatibilidad con otros Sistemas de Gestión

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1. Objeto y campo de aplicación • Generalidades • Aplicación

2. Referencias normativas• ISO 9000 – Sistema de Gestión de la Calidad-

Fundamentos y Vocabulario

3. Términos y Definiciones • Producto = Servicio

Conocimiento de la Norma ISO 9001:2008Conocimiento de la Norma ISO 9001:2008

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Modelo Sistema de GestiModelo Sistema de Gestióón de Calidadn de CalidadMejora ContinuaMejora Continua


Responsabilidad de la Dirección

Responsabilidad de la Responsabilidad de la DirecciDireccióón n

Gestión de los Recursos

GestiGestióón de los n de los Recursos Recursos Medición, Análisis

y Mejora MediciMedicióón, Ann, Anáálisis lisis

y Mejora y Mejora

Realización del Producto

RealizaciRealizacióón del n del Producto Producto

EntradasEntradasSalidasSalidas

RequisitoRequisitos s

Clientes Clientes Clientes Clientes

SatisfacciSatisfaccióónn

Mejora continua del Mejora continua del SGCSGC

ProductoProducto

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4. Sistema de Gestión de Calidad

• 4.1 Requisitos Generales

• 4.2 Requisitos de Documentación– 4.2.1 Generalidades– 4.2.2 Manual de Calidad– 4.2.3 Control de Documentos– 4.2.4 Control de Registros


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5. Responsabilidad de la Dirección

• 5.1 Compromiso de la dirección

• 5.2 Enfoque al cliente

• 5.3 Política de la Calidad

• 5.4 Planificación– 5.4.1 Objetivos de la calidad– 5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad


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6. Gestión de los recursos

• 6.1 Provisión de los recursos

• 6.2 Recursos humanos– 6.2.1 Generalidades– 6.2.2 Competencia, toma de conciencia y formación

• 6.3 Infraestructura

• 6.4 Ambiente de trabajo


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7. Realización del producto• 7.1 Planificación de la realización del producto

• 7.2 Procesos Relacionados con el Cliente– 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto– 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto– 7.2.3 Comunicación con el cliente

• 7.3 Diseño y Desarrollo– 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo– 7.3.2 Diseño y desarrollo (Entradas)– 7.3.3 Resultados del diseño y desarrollo– 7.3.4 Revisión del diseño y desarrollo– 7.3.5 Verificación del diseño y desarrollo– 7.3.6 Validación del diseño y desarrollo– 7.3.7 Control de los cambios del diseño y desarrollo


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7. Realización del producto

• 7.4 Compras– 7.4.1 Proceso de compras– 7.4.2 Información de las compras– 7.4.3 Verificación de los productos comprados

• 7.5 Producción y Prestación del servicio– 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio– 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la

prestación del servicio– 7.5.3 Identificación y trazabilidad– 7.5.4 Propiedad del cliente– 7.5.5 Preservación del producto

• 7.6 Control de los Dispositivos de Seguimiento y Medición


InterrelaciInterrelacióón n de procesosde procesos

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8. Medición, análisis y mejora• 8.1 Generalidades

• 8.2 Seguimiento y Medición– 8.2.1 Satisfacción del cliente– 8.2.2 Auditoría interna– 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos– 8.2.4 Seguimiento y medición del producto

• 8.3 Control de producto no conforme

• 8.4 Análisis de Datos

• 8.5 Mejora– 8.5.1 Mejora continua– 8.5.2 Acción Correctiva– 8.5.3 Acción Preventiva


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Tarea 1 / Trabajo en equipoTarea 1 / Trabajo en equipo

o Responder a las siguientes preguntas pertenecientes a las cláusulas especificas asignadas a su equipo.

• ¿Que intención tiene este requisito? • ¿ Qué evidencia objetiva buscarían para verificar la efectividad de la

implantación del requisito?

Equipo # 1Equipo # 2Equipo # 3Equipo # 4

Requisitos 4.1; 4.2.3; 4.2.4Requisitos 4.2.1; 4.2.2; 5.1; 5.2 y 5.3Requisitos: 6.2.1; 6.2.2; 6.3Requisitos: 5.6.1; 5.6.2; 5.6.3


oo Escriban la respuesta en una hoja de rotafolio o acetadoEscriban la respuesta en una hoja de rotafolio o acetado•• Preparen su presentaciPreparen su presentacióón para discutir con el resto del grupo.n para discutir con el resto del grupo.

Requisito 4.2.3

La norma pide:

¿Qué esperamos encontrar como auditor?

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Principios de AuditorPrincipios de Auditorííaa

Principios de los AuditoresPrincipios de los Auditores

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Sistema de GestiSistema de Gestióón de Auditorian de Auditoria

AUDITORIA

Proceso sistemático, independiente

y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y

evaluarlas de manera objetiva con

el fin de determinar la extensión

en que se cumplen los criterios

de auditoría.

Principios de AuditoriaPrincipios de Auditoria

Ref. ISO 9000:2000Ref. ISO 9000:2000

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Principios de AuditorPrincipios de Auditorííaa(ISO 19011:2002 Cl(ISO 19011:2002 Clááusula 4)usula 4)

• Las auditorías son una herramienta de gestión que nos ayudan a examinar las actividades y los procesos.

• La auditoría se caracteriza por depender de varios principios básicos, los cuales son esenciales para dirigir eficaz y eficientemente las auditorías.– Conducta ética– Presentación Ecuánime – Debido cuidado profesional – Independencia – Enfoque basado en la evidencia

• La adhesión a esos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría, y consistencia entre los auditores.


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Principios relacionados a los AUDITORESPrincipios relacionados a los AUDITORES

a) Conducta ética: El fundamento del profesionalismo. – La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar.

b) Presentación Imparcial: La obligación de informar con veracidad y exactitud.

c) Adecuada atención Profesional: Una diligente aplicación y juicio al auditar.

d) Independencia: La base para la imparcialidad y la objetividad de las conclusiones de la auditoría.

e) Enfoque basado en la evidencia: El método racional para lograr conclusiones fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.


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Principios de AuditorPrincipios de Auditorííaa(ISO 19011:2002 Cl(ISO 19011:2002 Clááusula 4)usula 4)

• Las auditorías SON AUTORIZADAS y puede resultar de la decisión de la dirección, de la política, de las provisiones del contrato, del cliente, de la legislación o de la regulación;

• Las auditorías SON PLANEADAS Y REALIZADAS a través de Programas de auditoría para asegurar que estas sean dirigidas de una manera eficaz y consistente y que las conclusiones de la auditoría sean creíbles; – Se define el ALCANCE, EL OBJETIVO Y LOS CRITERIOS

• Miembros del equipo de auditoría y gerentes de programa de auditoría son competentes para las tareas que ellos realizan; así mismo actúan con el cuidado profesional debido y adhieren un código de ética las cuales describen, por ejemplo, el comportamiento del auditor, la integridad, la confidencialidad y otros atributos.

• Los miembros del equipo de auditoría son libres de prejuicio y conflicto de intereses a lo largo de sus actividades.


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Calificaciones del AuditorCalificaciones del Auditor

• Las calificaciones del Auditor impactan en la confiabilidad de los resultados y de las conclusiones de la Auditoría.

• Los auditores deben poseer atributos personales, educación, entrenamiento, trabajo y experiencia en auditoría, y ser competentes para dirigir la auditoría;

• Los auditores deben ser capaces de:– Aplicar los procedimientos y planes efectivos de auditoría;– Priorizar y enfocarse en las materias de más significado;– Recolectar la información a través de entrevistas eficientes;– documentar y verificar la evidencia;

• Confirmar el muestreo suficiente para soportar resultados y conclusiones;

• Preparar los reportes de auditoría de una manera clara y concisa;

• Sostener la información confidencial.


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CalificaciCalificacióón del Auditorn del AuditorPrincipios de AuditoriaPrincipios de Auditoria

CALIDADCALIDAD MEDIO AMBIENTEMEDIO AMBIENTE

ÁÁreas de Calidad reas de Calidad EspecEspecííficasficas

De CompetenciaDe Competencia

ÁÁreas de Medioreas de MedioAmbiente EspecAmbiente Especííficas ficas

De CompetenciaDe Competencia

ÁÁreas reas GeneralesGenerales

De De CompetenciaCompetencia

EDUCACIEDUCACIÓÓNN EXPERIENCIAEXPERIENCIADEDE

AUDITORAUDITORÍÍAA

ENTRENAMIENTOENTRENAMIENTODEDE

AUDITORAUDITORÍÍAA

EXPERIENCIAEXPERIENCIADEDE

TRABAJOTRABAJO

CONSTRUYENDO EL BLOQUE DE COMPETENCIA CONSTRUYENDO EL BLOQUE DE COMPETENCIA

ATRIBUTOS PERSONALES ATRIBUTOS PERSONALES

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EducaciEducacióón, capacitacin, capacitacióón y n y experiencia de trabajo experiencia de trabajo


Auditor Experiencia Adicional de Auditoría para el Auditor

Líder

Experiencia de

Trabajo y Auditoría Adicional

Educación Mínimo Estudios Preparatoría

Capacitación 40 horas de entrenamiento como auditor

Experiencia de Trabajo Apropiada

3 años

Experiencia de Trabajo en Calidad o de Medio

2 años 2 años adicionales en otra disciplina

Experiencia de Auditoría

4 auditorías completas y no menos de 20 días de experiencia como auditor. Las auditorías deben ser completadas dentro de un periodo de 3 años.

3 auditorías completas y no menos de 15 días de experiencia como auditor desempeñando el rol de audtor líder. Las auditorías deben ser completadas dentro de un periodo de 2 años.

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Ejercicio 1 / Trabajo individualEjercicio 1 / Trabajo individual

Realice una matriz de la formación de auditores como experiencia,

educación, formación, cualidades que deberá presentar un auditor

interno eficaz.

• Pregunta posterior al ejercicio:¿La organización tiene actualmente el perfil de sus auditores?


Formato_Cualidades del Auditor.xlsFormato_Cualidades del Auditor.xls

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CATEGORIAS DE AUDITORCATEGORIAS DE AUDITORÍÍAS AS DEL SISTEMA DE GESTIDEL SISTEMA DE GESTIÓÓNN

TTÉÉRMINOS Y DEFINICIONESRMINOS Y DEFINICIONES

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TTéérminos y definicionesrminos y definicionesCategorCategoríías de Auditoriaas de Auditoria

AuditorAuditorííaa Hallazgos de la AuditorHallazgos de la Auditorííaa

Evidencia de la AuditorEvidencia de la Auditorííaa

Conclusiones de la AuditorConclusiones de la Auditorííaa

Equipo AuditorEquipo AuditorCriterios de auditorCriterios de auditorííaa

Experto tExperto téécnicocnico AuditorAuditor

Programa de AuditorPrograma de AuditorííaaAuditadoAuditadoCliente de la Cliente de la

auditorauditorííaa

Plan de AuditorPlan de Auditorííaa

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Conjunto de una o mConjunto de una o máás auditors auditoríías (3.1) as (3.1) planificadas para un marco de tiempo planificadas para un marco de tiempo

determinado y dirigidas hacia un propdeterminado y dirigidas hacia un propóósito sito especespecíífico.fico.

NOTA: Un programa de auditorNOTA: Un programa de auditoríía incluye a incluye todas las actividades necesarias para todas las actividades necesarias para

planificar, organizar y conducir las auditorplanificar, organizar y conducir las auditorííasas..

DescripciDescripcióón de las actividades n de las actividades y arreglos para una auditory arreglos para una auditoríía a

(3.1)(3.1)

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OrganizaciOrganizacióón o persona que solicita n o persona que solicita una una auditorauditoríía a (3.1)(3.1)

NOTA: El cliente puede ser el NOTA: El cliente puede ser el auditado auditado (3.7) (3.7) o cualquier otra organizacio cualquier otra organizacióón que tenga n que tenga

derechos reglamentarios o contractuales para derechos reglamentarios o contractuales para solicitar una auditorsolicitar una auditoríía (3.1).a (3.1).

OrganizaciOrganizacióón que es n que es auditadaauditada

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Conjunto de polConjunto de polííticas, procedimientos o ticas, procedimientos o requisitos requisitos

NOTA: NOTA: Los criterios de auditorLos criterios de auditoríía son usados a son usados como una referencia frente a la cual se como una referencia frente a la cual se

compara la evidencia de la auditorcompara la evidencia de la auditoríía. (3.3)a. (3.3)

Persona que suministra conocimiento Persona que suministra conocimiento especespecíífico o experiencia al equipo auditor fico o experiencia al equipo auditor

(3.9)(3.9)NOTA 1: El conocimiento especNOTA 1: El conocimiento especíífico o la fico o la experiencia son los relacionados con la experiencia son los relacionados con la organizaciorganizacióón, el proceso o la actividad a ser n, el proceso o la actividad a ser auditada o el idioma o cultura.auditada o el idioma o cultura.NOTA 2: Un experto tNOTA 2: Un experto téécnico no actcnico no actúúa como un a como un auditor (3.8) en el equipo auditor.auditor (3.8) en el equipo auditor.

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Plan de AuditorPlan de AuditorííaaUno o mUno o máás s auditoresauditores (3.8) conduciendo una (3.8) conduciendo una

auditorauditorííaa (3.1), con el apoyo de (3.1), con el apoyo de expertos expertos ttéécnicoscnicos (3.10) si es necesario.(3.10) si es necesario.

NOTA 1: Un auditor del equipo de auditorNOTA 1: Un auditor del equipo de auditoríía es a es designado como auditor ldesignado como auditor lííder del equipo.der del equipo.NOTA 2: El equipo auditor puede incluir NOTA 2: El equipo auditor puede incluir

auditores en entrenamientoauditores en entrenamiento..

Persona con la Persona con la competenciacompetencia (3.14) para (3.14) para conducir una conducir una auditorauditorííaa

(3.1)(3.1)

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Plan de AuditorPlan de AuditorííaaResultados de la evaluaciResultados de la evaluacióón de la evidencia n de la evidencia de la auditorde la auditoríía recopilada (3.3) frente a los a recopilada (3.3) frente a los

criterios de auditorcriterios de auditoríía (3.2)a (3.2)NOTA: Los hallazgos de la auditorNOTA: Los hallazgos de la auditoríía pueden a pueden indicar conformidad o no conformidad con los indicar conformidad o no conformidad con los

criterios de la auditorcriterios de la auditoríía u oportunidades de a u oportunidades de mejora.mejora.

Registros, declaraciones de Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra hechos o cualquier otra

informaciinformacióón que sean pertinentes n que sean pertinentes para los criterios de auditorpara los criterios de auditoríía a (3.2) y que sean verificables.(3.2) y que sean verificables.

NOTA: La evidencia de la NOTA: La evidencia de la auditorauditoríía puede ser cualitativa o a puede ser cualitativa o

cuantitativa.cuantitativa.

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Plan de AuditorPlan de AuditorííaaResultado de una Resultado de una auditorauditoríía a (3.1), (3.1),

proporcionado por el proporcionado por el equipo auditorequipo auditor (3.9) (3.9) despudespuéés de considerar los objetivos de la s de considerar los objetivos de la

auditorauditoríía y todos los a y todos los hallazgos de la hallazgos de la auditorauditorííaa (3.4)(3.4)

..

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• Alcance de la Auditoría: Extensión y límites de una auditoría (3.1)NOTA: El alcance de la auditoría incluye generalmente una descripción de los lugares, las unidades organizacionales, actividades y procesos, así como el periodo de tiempo cubierto.

• Competencia: Cualidades personales y capacidad demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

• Una organización puede establecer más de un programa de auditoría.

• La ALTA DIRECCIÓN debería nombrar la autoridad para gestionar programa de auditoría. El personal asignado para esta actividad debería:

– Establecer, implementar, moniotrear, revisar y mejorar el programa de auditoría (PHVA); y

– Identificar los recursos necesarios y asegurar que se proporcionen.

NOTA: PARA TODOS LOS OTROS TÉRMINOS Y DEFINICIONES, REFERIRSE A LA ISO 9000:2008 E ISO 14050:2002[ISO 14050:2002: VOCABULARIO DE GESTIÓN AMBIENTAL]

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GestiGestióón de un Programa de Auditorn de un Programa de AuditorííaaCategorCategoríías de Auditoriaas de Auditoria

Autoridad para el programa de auditoría

Establecimiento del programa de auditoría

-objetivos y amplitud-Responsabilidades

-Recursos-Procedimientos

Implementación del programa de auditoría

-Elaboración d el calendario de auditorías-Evaluación de los auditores

-Selección de los equipos auditpores-Conducción de las actividades de auditoría

-Conservación de los registros

Seguimiento y revisión del programa de auditoría

-Seguimiento y revisión-Identificación de la necesidad de acciones

correctivas y preventivas--Identificación de oportunidades de mejora

Mejora del programa de

auditoría

Competencia y evaluación de los auditores

Actividades de auditoría

Planificar

Hacer

Verificar

Actuar

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Tipos de AuditoriaTipos de AuditoriaCategorCategoríías de Auditoriaas de Auditoria

00

1a. Parte1a. Parte

3a. parte3a. parte

2a. parte2a. parte 2a.parte2a.parte

AuditorAuditoríía Externaa ExternaAuditorAuditoríía Externaa Externa

AuditorAuditoríía Externaa Externa CASA CERTIFICADORACASA CERTIFICADORA

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Tipos de AuditorTipos de AuditorííaaAuditorAuditoríía Internaa Interna

• Reporta no-conformidades

• Reporta problemas potenciales y mejoras necesarias

• Identifica áreas en donde la mejora es posible

• Confirma la efectividad de la implementación de las acciones correctivas y preventivas acordadas previamente

• La auditoría interna se ve como un “Chequeo de Salud” para la organización, identificando FODA.

• Similarmente se reconoce que los resultados de auditorías internas no siempre se les da la prioridad que ellas merecen. Porque…

CategorCategoríías de Auditoriaas de Auditoria

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Etapas de una AuditorEtapas de una Auditoríía Internaa InternaFuente ISO 19011:2002Fuente ISO 19011:2002

Empezando la AuditorEmpezando la Auditorííaa

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ETAPAS DE UNA AUDITORETAPAS DE UNA AUDITORÍÍAAFuente ISO 19011:2002Fuente ISO 19011:2002

Etapas de una AuditorEtapas de una Auditoríía Internaa Interna

1. Programa de auditoría - Horario

2. Planeación y preparación

3. Realización de la auditoría

4. Presentación de los hallazgos de la auditoría

5. Seguimiento de actividades

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5.0 Gesti5.0 Gestióón de un Programa de Auditorn de un Programa de Auditorííaa1. Programa de Auditor1. Programa de Auditoríía a -- HorarioHorario


• Establecer objetivos y alcances

• ¿Qué Auditar?

• ¿Cuándo Auditar?

• Acercamientos a programas/ Fechas

• Estructura del Programa de Auditoría

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Un Programa de Auditoría incluye todas las actividades necesarias para

planear y organizar los tipos y números de auditorías, y para proveer los

recursos para conducirlas efectivamente y eficientemente dentro de los

lapsos de tiempo especificados.

ALGUNAS COMPAÑÍAS ESTRUCTURAN SUS PROGRAMAS DE

AUDITORÍA ANUALMENTE, SEMESTRALMENTE,

TRIMESTRALMENTE, ETC.

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¿Qué auditar?

Áreas que son críticas en los negocios para el éxito a largo plazo, son auditados primero y más frecuentemente.

Considerar: Madurez, funcionamiento efectivo y

Consecuencias

¿Cuando auditar?

La base para determinar la frecuencia de la auditoría es esencialmente un proceso de análisis de riesgos.

La frecuencia de la auditoría variará dependiendo del nivel de riesgo, por ejemplo: áreas de alto riesgo auditadas más frecuentemente que las áreas de bajo riesgo.


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Considerando los RiesgosConsiderando los RiesgosEtapas de una AuditorEtapas de una Auditoríía Internaa Interna

EstadoEstado ImportanciaImportancia

ProblemasNo conformidades

internas

NC pasadas

Resultados actuales de auditoría

Resultados previos

Cumplimientos del cliente

Problemas repetitivos

Accidentes

Tendencias o incidencias

CambiosEstructura de la

compañía

Política

Prácticas/Procedimientos

Personal

Equipo

Software

Producto/Servicio

Cliente

Contratos

Leyes, reglamentos

Proveedores

Gobierno, etc.

Riesgo & CriticidadSalud

Seguridad

Ambiente

Costos

Perdida de prestigio profesional

Perdida de confianza del cliente

Perdida de mercado

Gobierno

Demoras

FactoresFactoresPermanentesPermanentes

Catalizadore

s

Catalizadore

s

Factores para implementar y Monitorear el Factores para implementar y Monitorear el Factores para establecer elFactores para establecer elPrograma de AuditorPrograma de Auditoríía Programaa Programa de Auditorde Auditorííaa

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Considerando los RiesgosConsiderando los Riesgos

• Riesgo severo: Casi seguro que amenazar la supervivencia del procedimiento/proyecto/producto, su administración y la organización ya sea financiera o políticamente.

• Alto riesgo: Probable que amenace la supervivencia o la continua función efectiva del procedimiento/proyecto/producto o la organización financiera o políticamente.

• Riesgo mayor: Probable que cause algún daño, ruptura o infracción de los controles.

• Riesgo significante: Improbable de causar mucho daño y/o amenazar la eficiencia y la efectividad del procedimiento/proyecto/producto.

• Riesgo moderado: Improbable de ser una amenaza para la eficiencia y la efectividad del procedimiento/proyecto/producto.

• Bajo riesgo: Improbable de amenazar algunos aspectos del procedimiento/proyecto/producto.

• Riesgo trivial: Los riesgos tienen impacto insignificante en el procedimiento/proyecto/producto.


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Considerando los RiesgosConsiderando los RiesgosEjercicio 1Ejercicio 1

Trabajo en Equipo: Tiempo de 30 minutos• Realice un ANÁLISIS DE RIESGOS DE SU ORGANIZACIÓN

TOMANDO EN CONSIDERACIÓN EL AÑO EN CURSO.

• Posteriormente IDENTIFIQUE las áreas o procesos susceptibles de auditoría, en base a los riesgos identificados.

Nota: no olvide auditorías a proveedores, y sus Auditorías de Tercera Parte.

Presentación y Discusión: Tiempo de 20 minutosENTREGABLE 1: Identificación de áreas o procesossusceptibles de auditoría.


Ejercicio2_Programa de auditorEjercicio2_Programa de auditoríía.doca.doc

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5.2 Objetivo y alcance de un programa de 5.2 Objetivo y alcance de un programa de auditorauditorííaa

Objetivo: Definen qué es lo que se va a lograr con la auditoría.

Ejemplos:– Determinar el grado de conformidad del SG del auditado– Evaluación del SG para asegurar el cumplimiento con requisitos legales

reglamentarios y contractuales.– Evaluación de la efectividad del SGC en el cumplimiento de los objetivos

especificos.– Identificación de las áreas de mejora potencial del SGC– Cumplir con los requerimientos para la certificación de un SG;– Verificar la conformidad con los requisitos contractuales,– Obtener y mantener la confianza en la capacidad de un proveedor,– Contribuir a la mejora del SG

Alcance: Describe la extensión y los límites de la auditoría tales como:

Sitios físicos, unidades organizacionales, actividades y procesos a ser auditados, asícomo el periodo de tiempo cubierto por la auditoría.


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Amplitud de un Programa de AuditorAmplitud de un Programa de Auditorííaa

Puede variar dependiendo del tamaño, complejidad, naturaleza de la organización a ser auditada, así como también de lo siguiente:

• El alcance, objetivo y duración de cada auditoría a ser conducida,• La frecuencia de auditorías que se van a conducir,• el número, importancia, complejidad y localidades de las

actividades a ser auditadas• Conclusiones de auditorías previas o resultados de una revisión de

un programa de auditoría previo,• Cambios significativos en una organización, en sus operaciones. • Otros.


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Ejercicio 2Ejercicio 2GestiGestióón de un Programa de Auditorn de un Programa de Auditorííaa

En equipo realice los objetivos de cada una de las auditorías identificadas de las áreas y/o procesos.

Asimismo, realice la selección del equipo auditor de cada uno de los procesos a auditar. Puede hacer uso del ejercicio 1 del módulo 4.

Entregable 2: PROGRAMA DE AUDITORÍA


Ejercicio2.1_Programa de auditorEjercicio2.1_Programa de auditoríía.doca.doc

Ejercicio2.2 Ejemplo de Matriz Req Ejercicio2.2 Ejemplo de Matriz Req -- Procesos.docProcesos.doc

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6.26.2

6.36.3

6.46.4

6.56.5

6.66.6

6.76.7

6.86.8

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6.2 Inicio de Auditor6.2 Inicio de Auditorííaa2. Planeaci2. Planeacióón y Preparacin y Preparacióónn


Un PLAN DE AUDITORÍA es la descripción de las actividades y arreglos para una auditoría.

• Notificación • Solicitud de Información preliminar al auditado• Composición del Equipo de Auditoría• Planificación de la Auditoría • Revisión de Documentos • Herramientas – Guía de Auditoría

QUALITYQUALITY

PLAN DE AUDITORPLAN DE AUDITORÍÍA.docA.doc

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6.2 Inicio de Auditor6.2 Inicio de AuditorííaaSelecciSeleccióón y Responsabilidades del Equipo Auditorn y Responsabilidades del Equipo Auditor


Cuando se vaya a seleccionar al equipo auditor, considerar:• Competencia necesaria para alcanzar los objetivos

– Identificar el conocimiento y habilidades necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoría

– Selección de los miembros del equipo auditor de tal manera que el conocimiento y habilidades necesarias estén presentes

– Considerar los requisitos reglamentarios, contractuales.– La necesidad de asegurar la independencia del equipo auditor de las actividades

a ser auditadas para evitar el conflicto de intereses– La habilidad y disponibilidad del equipo auditor para interactuar con otros– El lenguaje de la auditoría y cualquier característica social y cultural

• ¿Se requieren expertos técnicos?• ¿Hay algún auditor en entrenamiento?• Algún requisito particular que el cliente solicite (por ejemplo: conflicto de

intereses)

Nota: Cláusula 7 (ISO 19011:2002) contiene guías para determinar la competencia necesaria y además describe el proceso para evaluar auditores.

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Ejercicio 3Ejercicio 3Etapas de una AuditorEtapas de una Auditoríía Internaa Interna

Del entregable del ejercicio 2 establezca:

• El Plan de Auditoría• Los objetivos y alcance de la auditoría identificada.• Las áreas y/o procesos involucrados• Los tiempos• Los recursos necesarios para la implementación del

programa. (equipo auditor, Auditor Líder, expertos técnicos (de ser necesario).

ENTREGABLE: Plan de auditorENTREGABLE: Plan de auditoríía (DE UNA AUDITORa (DE UNA AUDITORÍÍA..A..

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6.2 Inicio de Auditor6.2 Inicio de Auditoríía a Ejercicio Ejercicio


En equipo realice LA NOTIFICACIÓN DE AUDITORÍA

Utilice su “PLAN DE AUDITORÍA”

Notificacion de auditoria.docNotificacion de auditoria.doc

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6.3 Revisi6.3 Revisióón de la Documentacin de la Documentacióónn


• Solicitud de Información preliminar al auditado

• Revisión de los Documentos– ¿Qué tipo de información debemos pedir?

o Asegurar que la organización cumpla los requisitos de la documentación del SGC bajo la cláusula 4.2 de ISO 9001:2000 “Requisitos de documentación”(No olvidar el alcance)

• Otra documentación necesaria para que la organización asegure la efectiva planeación, operación y control de sus procesos (como lo establece la cláusula 4.1 Requisitos Generales)

• Cómo/Dónde las responsabilidades y autoridades son definidas y comunicadas dentro de la organización por la alta dirección. Por ejemplo: ¿En dónde está el representante de la dirección identificado?

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6.3 Revisi6.3 Revisióón de la Documentacin de la DocumentacióónnLo que no se debe revisarLo que no se debe revisar……


• Evitar el buscar errores ortográficos, sintaxis, gramática, etc. Solo que no afecte la comprensión del documento.

• Respetar el estilo particular de la organización;

• La redacción, las palabras utilizadas para la implementación y documentación del SGC de la organización debe ser respetada, siempre que cumpla con los “debes” de la norma.

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6.3 Revisi6.3 Revisióón de la Documentacin de la DocumentacióónnEjercicio 5 Ejercicio 5 –– Tiempo de 30 minutosTiempo de 30 minutos


• Revisar en equipo el procedimiento de: – Control de los documentos– Control de los registros– Producto No Conforme– Acciones Correctivas y preventivas

• Realizar conclusiones de esta revisión de manera profesional

• Revisar si son conformes con los requisitos de la Norma ISO 9001:2000

Lista de VerificaciLista de Verificacióón de Auditorn de Auditoríía1.1.doca1.1.doc

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6.4 Preparaci6.4 Preparacióón de las Actividades de Auditorn de las Actividades de Auditoríía In Situa In Situ

Beneficios de Herramientas de AuditorBeneficios de Herramientas de Auditorííaa


Una herramienta de la Guía de Auditoría nos proporciona una lista exhaustiva de preguntas y puntos para que el auditor pregunte durante la Auditoría.

• Actua como una Guía - balance, profundidad, alcance• Proveé Evidencia Objetiva• Ayuda de la Memoria• Herramienta de planeación futura• Recolección de anotaciones• Utilizado para los resultados de la Auditoría• Asistencia con reportes de Auditoría

Lista de VerificaciLista de Verificacióón de Auditorn de Auditoríía.doca.doc

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6.4 Preparaci6.4 Preparacióón de las Actividades de Auditorn de las Actividades de Auditoríía In Situa In Situ


UN AUDITOR NUNCA DEBE PERDER DE VISTA EL PRODUCTO O

SERVICIO: ESTA ES LA RAZÓN POR LA QUÉ EL SISTEMA DE GESTIÓN

FUE CREADO.

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6.3 Revisi6.3 Revisióón de la Documentacin de la DocumentacióónnEjercicio 6Ejercicio 6


• Del Plan de auditoría, vamos a efectuar las preguntas relacionadas al objeto, proceso a auditar en cuestión.

• Cada miembro del equipo va a desarrollar 5 preguntas que podrían permitirte auditar el procedimiento/ proceso para determinar si está implantado eficazmente.

• Vamos a presentar sus resultados y escogeremos las 5 mejores preguntas.

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Herramientas de AuditorHerramientas de Auditorííaa

• Preguntas sistemáticas: El buen auditor toma cuidado en preguntar solo una pregunta a la vez y espera por una respuesta antes de preguntar otra. Los auditores deben desarrollar sus preguntas en una secuencia lógica y no saltarse entre temas diferentes.

• Las preguntas de estilo abierto usan las siguientes 7 palabras amigas para el auditor:– ¿Qué?– ¿Por qué?– ¿Cuándo?– ¿Cómo?– ¿Dónde?– ¿Quién?– Por favor demuéstrame


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Se debe tener cuidado conSe debe tener cuidado con……

• “¿Por qué..........? Puede implicar crítica o desapruebo”

• ¿Quién............? Puede enfocarse sobre un individuo más que en el sistema”

• ¿Cómo............? – confia en la capacidad de los auditados para describir una actividad de la habilidad en palabras.


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Herramientas de AuditorHerramientas de Auditorííaa

• En algunos casos tal vez haya poca evidencia objetiva disponible, en estos casos las preguntas hipotéticas pueden ser muy útiles, como “que tal si........”, “supongamos que..........”, etc...

Ejemplo:• “ Supongamos que usted recibe una queja de un cliente, ¿que

procedimiento sigue usted?

• Contestación:• El auditado generalmente da una explicación del proceso y puede

ser particularmente útil si tales resultados nunca habían ocurrido antes.


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Video de AuditoriasVideo de Auditorias

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6.5 Realizaci6.5 Realizacióón de las Actividades de Auditorn de las Actividades de Auditoríías In Situas In Situ

• Inicio – Reunión de Apertura• Junta del equipo• Comunicación durante la auditoría• Papel y responsabilidades de los guías y observadores• Recopilación y verificación de la información• Generación de los hallazgos de auditoría• Métodos de auditoría• Registro de información• Generación de los hallazgos de la auditoría• Resolución de diferencias• Realización de la reunión de cierre


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Agenda para la ReuniAgenda para la Reunióón de Aperturan de Apertura

• Presentación del equipo auditor• Mencionar el objetivo y el alcance de la auditoría• Mencionar el criterio de la auditoría• Mencionar el mecanismo de la auditoría (Revisión de documentos, tipos de

documentos, facilidad de acceso…)• Revisar la Agenda de auditoría• Confidencialidad• Muestra• Canales de comunicación• Retroalimentación de hallazgos• Explicar tiempo de entrega del reporte• Agradecimientos• Invitar a cualquier pregunta al(os) auditado(s)


Lista de AsistenciaLista de Asistencia

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Ejercicio Ejercicio

Realice una Reunión de apertura.


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La realización de la Auditoría incluye:• Solicitar la información basada o indicada en la herramienta o lista

de verificación.

• Evidencia Objetiva de– detección, observación y recolección de información.

• Registro de detalles de evidencia objetiva.

Se esta revisando el sistema, No a la persona.El énfasis está en la conformidad y en la eficacia.


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La auditoria deberá concentrarse sobre el sistema de gestión y asociar los procedimientos, por ejemplo:

• ¿Estos han sido implantados efectivamente?• ¿Están trabajando?• ¿Qué deficiencias existen en el momento y • en los procedimientos?• ¿Cómo se pueden mejorar?• ¿Dónde están las oportunidades • para una mejora?Etc...


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RecolecciRecoleccióón de Informacin de Informacióónn

La Evidencia Objetiva es la información que puede ser verdad probada, basada en hechos obtenidos a través de la observación, la medición, prueba u otros medios.

Fuentes: entrevistas, observaciones, documentación, registros, datos, reportes

El auditor exitoso acepta que la prioridad más alta de la auditoria es la recolección y registros de la evidencia objetiva de la conformidad de la efectividad del sistema y la satisfacción de los criterios de la auditoria.


Los auditores deberán verificar la información reunida durante la auditoria

La evidencia La evidencia

Objetiva puede

Objetiva puede

ser mejorser mejor

Expresada como

Expresada como

““hechos hechos

verificablesverificables””

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Comunicaciones No VerbalesComunicaciones No Verbales

• Contacto de Mirada• Expresión Facial• Gesticulaciones• Postura• Pose• Características vocales• Espacio Informal• Consideraciones culturales


ComunicaciComunicacióón.pptn.ppt

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6.5 Realizaci6.5 Realizacióón de las Actividades de Auditorn de las Actividades de Auditoríías In Situas In SituPresentaciPresentacióón de los Resultados de Auditorn de los Resultados de Auditorííaa

• Después de realizar la Auditoría, el auditor (o el equipo) debe dedicar tiempo suficiente para analizar los resultados de la Auditoría y de realizar las conclusiones apropiadas y significativas.– Evaluación de los hallazgos de auditoría– Reporte de categorías de los hallazgos– Estados de las deficiencias– Estructura del reporte de auditoría– Junta de retroalimentación

• Se debe proporcionar el tiempo suficiente para permitir a los auditores a:– Relacionar los resultados – apoyados por la evidencia objetiva. – Evaluar y revisar los resultados– Categorizar los resultados– Decidir que acción será tomada– Preparar una retroalimentación


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6.6 Preparaci6.6 Preparacióón, Aprobacin, Aprobacióón y Distribucin y Distribucióón del Informe de Auditorn del Informe de Auditoríía a

ClasificaciClasificacióón de los Hallazgosn de los Hallazgos


• No Conformidad

• Debilidad del Sistema

• Oportunidades de Mejora

No ConformidadNo Conformidad

ÁÁrea de preocupacirea de preocupacióónn

Oportunidades de Mejora Oportunidades de Mejora

óó

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La DeterminaciLa Determinacióón de un Hallazgon de un Hallazgo

• Determine si hay una conformidad o no conformidad.

• Una observación es donde hay información escasa o una mejora potencial.


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Reportando la AuditorReportando la Auditorííaa

• Condición / Situación esperada (párrafo del documento o la actividad ó Norma ISO (criterio establecido))

• Condición / Situación encontrada (evidencia-hallazgo)

• Realice una clave para tópicos/encabezados para sus reportes de Auditoría y prepare un formato.

• Utilice el contenido de lo(s) reporte(s) de Auditoría, para completar el formato de su equipo. Haga mejoras para reportar un estilo apropiado.


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Ejemplos de Hallazgos en ReportesEjemplos de Hallazgos en Reportes

8-jun-09 74

• Requerimiento:ISO 9001:2008 Sec 7.3.6 requiere: “Se debe realizar la validación del diseño y

desarrollo del producto para asegurar que este es capaz de satisfacer los requisitos para su aplicación o uso previsto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación”

• No Conformidad:No se tiene registros

• Evidencia:Para la especialidad de la Licenciatura de Ingeniería Industrial, no se

encontraron registros que den evidencia de la validación

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La DeterminaciLa Determinacióón de un Hallazgon de un HallazgoEjercicio 8Ejercicio 8

LEA LOS ESCENARIOS DE AUDITORÍA; CLASIFIQUELOS COMO UNA NO CONFORMIDAD; DEBILIDAD DEL SISTEMA U OPORTUNIDAD DE MEJORA.

• Requerimiento:ISO 9001:2008 Sec 7.3.6 requiere: “Se debe realizar la validación del diseño y

desarrollo del producto para asegurar que este es capaza de satisfacer los requisitos para su aplicación o uso previsto. Deben mantenerse registros de los resultados de la validación”

• No Conformidad:No se tiene registros

• Evidencia:Para la especialidad de la Licenciatura de Ingeniería Industrial, no se

encontraron registros que den evidencia de su la validación


....\\Escenarios de Resultados de AuditorEscenarios de Resultados de Auditoríía.Doca.Doc

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Los ejemplos demostrados en el cuadro ilustran declaraciones terminadas de la Deficiencia.

• Fue observado que no existe una descripción de las funciones de los puestos para el personal administrativo. Esto no cumple con lo indicado en el procedimiento No. 30 sobre ‘descripciones de las funciones o puestos’, el cual indica que las responsabilidades y las autoridades de todo el personal serán definidas en las descripciones de puesto.

• Mientras se revisaban las actividades dentro del área de recepción, se encontró que los productos químicos urgentes fueron entregados por el repartidor P & T. Estos materiales fueron repartidos inmediatamente al área de servicio y no al área de descarga de materiales, como se específica en GMP 005.


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El reporte de auditoria provee a ambos un resumen y un

registro de los detalles por los auditores.

El líder del equipo normalmente prepara esto después de que la

auditoria se haya completado.


Los reportes de auditoria deberán documentar claramente los resultados de la auditoria.

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Un reporte tipo de auditoría podría incluir los siguientes

componentes:• Referencias del alcance de auditoria y planeación de auditoria.• Resumen de los aspectos positivos y negativos del sistema de

gestión.• Declaraciones de deficiencia – oportunidades de mejora, no-

conformidad, observación, etc.• Guía de acciones correctivas• Conclusiones relativas a la habilidad del sistema para lograr definir

los objetivos• Detalles de distribución• Confidencialidad


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EJERCICIO 9

• Cada equipo deberá realizar el reporte de un hallazgo o no conformidad encontrada

• Tiempo: 15 min.


EjerciciosEjercicios

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Preparando las conclusiones de la AuditorPreparando las conclusiones de la Auditorííaa

Las conclusiones de auditoría pueden tocar temas tales como:• La extensión de la conformidad del SGC con los criterios de auditoría• La efectiva implementación, mantenimiento y mejora del SGC • La capacidad del proceso de revisión de la dirección para asegurar la

continua adaptabilidad, adecuación, efectividad y mejora del SGC

Las conclusiones deben reflejar los objetivos de la auditoría. Si es que está especificado en los objetivos de auditoría, las conclusiones de auditoría pueden dirigir a recomendaciones de mejora o futuras actividades de auditoría


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El reporte de auditoría debe cubrir:• La extensión de la conformidad del sistema con el criterio de

auditoría• Evidencia de la efectiva implementación del Sistema de

Gestión• La habilidad del proceso de revisión gerencial para asegurar

la mejora continua del Sistema de Gestión


Ejem_Informe de AuditorEjem_Informe de Auditoríía.doca.doc

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6.7 Finalizaci6.7 Finalizacióón de la Auditorn de la Auditorííaa

ReuniReunióón de Cierren de Cierre

AGENDA PARA LA REUNIÓN DE CIERRE (EJEMPLO)El Líder del Equipo convoca a una reunión de cierre con los

representantes del cliente al término de cada auditoría para revisar los resultados y presentar las no conformidades y oportunidades de mejora.

A continuación se da una lista de puntos de la agenda que pueden incluirse:

• Circular la lista de asistencia.• Reconfirmar el Alcance de la Certificación.• Reconfirmar la norma ISO se utilizará para el sistema de calidad.• Reiterar que el proceso de evaluación examina solamente un

muestreo del sistema de calidad existente y por tanto podrían existir problemas que no se detecten.


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6.7 Finalizaci6.7 Finalizacióón de la Auditorn de la Auditorííaa

ReuniReunióón de Cierren de Cierre

AGENDA PARA LA REUNIÓN DE CIERRE (EJEMPLO)• Explicar las No Conformidades y las Oportunidades de Mejora.

• Comentar sobre el proceso para resolver las No Conformidades

• Recabar la firma del cliente en las No Conformidades y Oportunidades de Mejora.

• Agradecer al cliente por su franqueza, ayuda, hospitalidad y oportunidad de servirle.

• Felicitar en los casos en que ello proceda.


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6.8 Realizaci6.8 Realizacióón de las Actividades de Seguimiento de la Auditorn de las Actividades de Seguimiento de la Auditorííaa

Seguimiento de ActividadesSeguimiento de Actividades

• Seguimiento de Auditoría

• Revisión de Actividades


Cosas de la Vida.pptCosas de la Vida.ppt

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DinDináámica 3mica 3

8-jun-09 85

• Elaborar el informe de la auditoria, realizando la tabla con los

respectivos hallazgos.

Tiempo: 180 minutos

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Pasos para una AcciPasos para una Accióón Correctivan Correctiva

• Identificar la deficiencia Auditor

• Asignar la responsabilidad para la investigación Auditado

• Investigar e identificar la causa de la raíz del problema Auditado

• Identifique las soluciones a ‘corto plazo’, ejem: utilicese como es; reanudación;

desecho; resolverlo con el cliente Auditado

• Asigne la responsabilidad y la fecha para la implementación Auditado

• Verifique la implementación Auditado

• Identifique una solución a ‘largo plazo’ Auditado

• Asigne la responsabilidad y efectividad Auditado

• Verifque la implementación y efectividad Auditor

• Cierre Auditor


Formato de AcciFormato de Accióón Correctiva / Preventivan Correctiva / Preventiva

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Resumen Resumen –– punto 8.2.2 (ISO 9001:2008)punto 8.2.2 (ISO 9001:2008)

La organización debe llevar a cabo a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el sistema de gestión de la calidad:

• Es conforme con las disposiciones planificadas (véase 7.1), con los requisitos de esta norma y con los requisitos del sistema de gestión de la calidad establecidos por la organización; y

• Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.

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• Se debe planificar un programa de auditorías tomando en consideración el estado e importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorías previas.

• Se deben definir los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y metodología.

• La selección de los auditores y la realización de las auditorías deben asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoría.

• Los auditores no deben auditar su propio trabajo.

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• Deben definirse, en un procedimiento documentado, las Responsabilidades y requisitos para la planificación y realización de auditorias, para informar de los resultados y para mantener los Registros (véase 4.2.4).

• La dirección responsable del área que esté siendo auditada debe asegurarse de que se toman acciones sin demora injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Las actividades de seguimiento deben incluir la verificación de las acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (véase 8.5.2).

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Tips para elaborar el procedimiento de AuditorTips para elaborar el procedimiento de Auditorííasas

No olvide establecer:

1. Objetivos2. Alcance3. Responsabilidades de:4. Auditor Líder5. Auditores6. Auditor en Entrenamiento7. Expertos técnicos8. Guías9. Autoridades10. Mecanismo para establecer (planificar) el programa de auditorías11. Definir los criterios de auditoría; alcance de la auditoría, frecuencia y metodología12. Requisitos para la realización de las auditorías13. Información de los resultados14. Conclusiones de auditoría15. Actividades de seguimiento a los hallazgos detectados16. Cierre

Perfiles de auditoresPerfiles de auditores

yy

Base de datos o banco de auditoresBase de datos o banco de auditores

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Examen finalExamen final

8-jun-09 91

• Retroalimentación y presentación del examen final.

Tiempo: 60minutos.

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¡¡G R A C I A S!G R A C I A S!

8-jun-09 92

Documents

Auditores Internos ITFCH Jun 09