Организация процессазакупок

Материалы вебинара11 декабря 2012 г.

Ведущая: Наталья Уразова

Сколько денег тратим на закупки?структура расходов

закупки

др.расходы

Прибыль и закупки

66

29

5

65

29

6

0

10

20

30

40

50

60

70

1 закупка 2 закупка

стоимостьзакупкинакладныерасходыприбыль

Прибыльувеличенана 20% за счетснижения стоимостиЗакупки на 1 рубль

ПотребителиПоставщики «Мы»

Цепочка потребленияи движение материальных потоков

Информационные потокиЗакупщик отвечает за информационные потоки

Входящая информация. Чего хочет потребитель?

Обработка информации. Можем ли мы поставить

то, что хочетпотребитель?

Это то, чего мы хотим. Можете ли вы нам это

поставить?

ПОТРЕБИТЕЛИ

мы

ПОСТАВЩИКИ

Информация идетпротив ходаматериальных потоков

Качество

ВремяИздержки

Треугольник закупок

Пример 1Сеть британских супермаркетов Tesco

• Оптимизация процесса поставок и пополнениязапасов

• Результаты: 1. Процент точных поставок с 92% до 98,5%2. Средний уровень запасов упал с 21 дня до 12,8, по

популярным товарам до 3 дней3. Срок пополнения запаса составил 24 часа (вместо

недели и месяца)4. Время поставки устанавливается с точностью до 15

минут

Система пополнения запасовфирмы Tesco с 1989 г.

Магазин А

Магазин В

Магазин С

Магазин D

РегиональныйРаспределительный

центр

ЦентральныйПункт сбора

заказов

Поставщик D

Поставщик C

Поставщик B

Поставщик А

Определите этапразвития организации

Этап 4«Управлениекачеством»

Этап 1«Тусовка»

Этап 2«Механизация»

Этап 3«Внутреннеепредпринимательство»

Время на рынке

Уровеньразвитияорганизации

Этап 3.«Управление

качеством»

Этап 1«Тусовка»

Этап 2«Механизация»

Этап 3«Внутреннее предпринимательство»

Время на рынке

Уровеньразвитияорганизации

Выполнениезаказа.

Наличие ицена

Снабжение.Затраты икачество.

Управлениепоставками.

Издержки, сроки, гибкость

Управлениересурсами.Управление

поставщиками

Задачи закупок и эволюцияснабжения

на каждом этапе

Цели закупочной деятельности

1. Обеспечить непрерывностьпроизводственного потока - поставлять то, что нужно, тогда, когда нужно и в томколичестве, которое требуется длявыполнения компанией своих обязательствперед клиентами.

2. В процессе закупок увеличивать прибылькомпании за счет снижения затрат

3. Создавать конкурентные преимущества

Согласуйте цели

Сделайте карту целей

КоэффициентКредиторскойзадолженности

ПриведеннаяКредиторская

задолженность

Рентабельность

Издержки

себестоимость

Своевременностьпоставок

Закупочныецены

Условиязакупки

Цели процесса«закупки»

Рыночные цели

Финансовые цели

Пример 2.Производство и снабжение. Правило «5 почему»

Задачи отдела закупок

• Функциональные • Стратегические

Функциональная задача• Контекст избежания

проблем• Ежедневные

операции в закупках• Отсутствие

претензий поналичию, качеству иколичеству –основнойпоказатель качестваработы

Стратегическая задача• Весь процесс создания

конечного продукта• Связи и взаимодействие с

другими функциямикомпании

• От реактивного подхода кпроактивному

• План действий вдолговременной перспективе

• Учет ключевых факторовуспеха компании

Определите факторы компанииуспеха на вашем рынке

1. Способность удовлетворять спрос в максимальном объеме (ассортимент + услуги)

2. Качество товара3. Минимальная разница между сроком выполнения заказа и реальным

временем его исполнения4. Скорость реакции на изменение рыночных условий5. Квалификация персонала6. Рост за счет разработки и предложения новых товаров, нужных потребителю7. Сотрудничество с поставщиками, способными постоянно предоставлять

высококачественный продукт8. Показатели безопасности9. Близость к потребителю10. Операционная эффективность11. Превосходство по издержкам и способность обеспечивать минимальную

цену для потребителя, сохраняя качество и получая прибыль

Оцените роль (вес, в %) закупок в создании каждого фактора

Примите основные решения

Стратегия

СтруктураЦентрализованное/

децентрализованное

ПрограммаДелать или

покупать

ПоведениеЗадавать правила

игры при снабжении

Определите подходы к управлениюпроцессом закупок

1. Ориентация на потребителя2. Процессный подход3. Следующий процесс – твой потребитель4. Регулярное измерение показателей процесса5. Управление на основе фактов и данных6. Стандартизация и совершенствование7. Организация вытягивания и стремление к созданию

потока8. Снижение затрат и издержек за счет скрытых потерь9. Тесное сотрудничество с поставщиком и его развитие

Советдиректоров

Продажи Закупки Производство Финансы

Вертикальное(функциональное)управление

Горизонтальное(процессное)управление

Опишите процессзакупок

подразделения

Процесс закупок проходит сквозь все функциональные подразделения

Этапы процесса закупок• Определить потребности• Сделать спецификацию• Найти источники• Выбрать источник• Определить цены и условия• Подготовить и разместить «заказ»• Контролировать выполнение заказа• Экспедировать заказ• Получить и проверить товар• Распределить товар• Обработать счета и произвести оплату• Вести учет и анализ• Возврат несоответствующей продукции и рекламационная работа

Не за все этапы процесса закупок отвечает отдел закупок, но за итоговый результат несет ответственность именно он.Станьте хозяином процесса!

Сделайте матрицуответственности

…

НИОКРпроизводствоНИОКРСделатьспецификацию

Плановый отделОтдел закупокОтдел маркетингаОпределитьпотребности

ИсполнительУчастникОтветственныйЭтап процесса

ISO-9001 и закупкиПриведите процесс закупок в

соответствие с международнымистандартами качества

Требования к процессу закупок

• Организация должна гарантировать, что закупаемаяпродукция соответствует установленнымтребованиям по закупкам.

• Тип и глубина управления, применяемого кпоставщикам и к закупаемой продукции должнызависеть от воздействия закупленной продукции напоследующие процессы выпуска продукции или наокончательную продукцию.

Требования к поставщикам

• Организация должна оценивать и выбиратьпоставщиков на основе их способностипоставлять продукцию в соответствии сустановленными требованиями организации.

• Критерии выбора, оценки и переоценкипоставщиков должны быть установлены. Должны вестись записи о результатах оценкии любых необходимых действиях, соответствующих оценке

Требования к информации по закупкам

• Информация по закупкам должна описыватьзаказываемую продукцию, включая, где этонеобходимо:

1. Требования к одобрению продукции, процедур, процессов и оборудования

2. Требования к квалификации персонала3. Требования к системе менеджмента качества.• Организация должна гарантировать адекватность

установленных требований по закупке до ихсообщения поставщику.

Требования к проверкезакупаемой продукции

• Организация должна устанавливать и внедрятьдеятельность по проверке закупленной продукции, или другие действия, необходимые длягарантирования того, что закупленная продукциясоответствует установленным требованиям позакупкам.

• В тех случаях, когда организация или еепотребитель назначают выполнение проверки напредприятии поставщика, организация должназаявить о назначении проверочных мероприятий иметодах выпуска продукции в информации позакупке.

Применяйте Цикл PDCA в процессах

Применяется цикл «Plan-Do-Check-Act»:• Планирование (Plan) – разработайте цели и

процессы, необходимые для достижения результатов в соответствии стребованиями потребителей и политикой организации

• Осуществление (Do) – внедрите процессы

• Проверка (Check) – постоянно контролируйте иизмеряйте процессы и продукцию в сравнении с политикой, целями итребованиями к качеству и сообщайте о результатах

• Действие (Act) – предпринимайте действия попостоянному улучшению показателей процессов

P D

CA

Классифицируйте закупки1. По типу: потребность в сырье, энергии, компонентах,

комплектующих, расходных материалах, упаковке, услугах, основных товарах, для перепродажи и т.д.

2. По частоте закупок: однократные, регулярные, периодические3. По запасу и его замещению4. По физической или химической природе закупаемых товаров5. По виду транспортировки6. По пользованию: для внутренних или внешних клиентов7. По стоимости

Определите методы закупок

1. Регулярные2. Оптовые3. «Точно в срок»

Выберите виды закупок• Тендерные закупки• Обычные на конкурентной основе• Упрощенные (на сумму ниже N у.е.)• Местные (товары ежедневного спроса у

местного поставщика)• Вне конкурса (без конкуренции)• Монопольные• Совместные

Сформируйте уровниснабжения

РЦ

Точкапродаж 1

Региональныйсклад 3

Региональныйсклад 2

РегиональныйСклад 1

Точкапродаж 2

Уровень 1

Уровень 2

Уровень 3

Определите классыпоставщиков

Разработайте стратегии в отношениипоставщиков

• уменьшение среднего размера партии доставки• уменьшение общего количества поставщиков• уменьшение среднего количества источников

снабжения, используемых на закупленное изделие• увеличение среднего срока соглашения/контракта• увеличение средней частоты доставок товара на

предприятие• участие поставщиков в программах по сертификации

качества• развитие поставщика

Определите типы затрат

• Переменные (зависят от объемов работы)

• Постоянные

• Прямые (относятся на определенный видпродукции/услуг)

• Косвенные (относятся к компании в целом)

Посчитайте косвенную стоимость

• Омертвление капитала

• Расходы на хранение

• Время и энергия персонала

Посчитайте общуюстоимость закупки

• Закупочная цена• Объем закупки• Условия платежа• Надежность поставщика• Метод транспортировки• Сроки поставки• Норма упаковки• Качество продукции• Качество поставки• Расходы на оформление и

прохождение заказа

• Затраты на приемку ираскладку товара

• Затраты на перемещениевнутри предприятия

• Арендные и коммунальныеплатежи за склад

• Страховка и налоги на запас• Инвентаризация• Утеря, порча и устаревание• Альтернативный доход от

вложений в запасы

Спасибо за внимание!!!До новых встреч и удачных закупок!

Наталья Уразоваwww.urazova.com+7(495)649-8616

Все примеры и рисунки взяты из открытых источников. Если вы являетесь их автором, то сообщите мне об этом истанете соавтором презентации

Презентацию можно скачивать, передавать другим, ссылаясь на источник, но нельзя использовать в коммерческих целях.Спасибо!

Подробно отрабатываем тему на тренинге«Управление закупками: процесс, поставщики, ассортимент, запасы»