Внедряем СЭД – как найти золотую середину?

Роман ЖеребовДепартамент систем управления документами

ЛАНИТ

Наиболее распространенные варианты внедрения

Коробочное решение

Заказное решение

1 2

Плюсы коробочного внедрения

• Цена «коробки» в разы меньше заказного решения

• Купить и самостоятельно развернуть можно за несколько дней

Почему «коробка» разочаровывает?

• Чаще всего функционал не соответствует ожиданиям• Функции и интерфейс не могут быть

доработаны• Поддержка без индивидуального

подхода

Пример из личного опыта

1. Купили, потому что было очень дешево2. Внедрять планировали самостоятельно3. Руководство не принимало участия в выборе

После внедрения руководству не понравился интерфейс и сценарии работы.Пользователи стали просить о дополнительных настройках.

Если вы внедряете заказное решение

•Максимально отвечает вашим ожиданиям

• Сопровождается, обновляется, модернизируется подрядчиком

• Растет вместе с вашим бизнесом

Проблемы заказного решения

• Это долго

• Это дорого

• Вам нужно обладать компетенциями

Резюмируя

КОРОБОЧНОЕ РЕШЕНИЕ ЗАКАЗНОЕ РЕШЕНИЕ

Дешево – фиксированная цена Всегда дорого – стоимость заказного решения может «плавать»

Быстро внедряется своими силами Долго внедряется силами подрядчика

Вы получаете систему «как есть» Система проектируется под ваши требования

Техническая поддержка ПО – только обновления и ответы на вопросы

Индивидуальное сопровождение по договору

Так что же выбрать?

1. Ответственность за внедрение несет подрядчик2. Внедрение – не более чем 1 месяц3. Готовый функционал, который можно настраивать4. Индивидуальное сопровождение

Альтернатива выбору – 4 ключевых тезиса

Как это работает в ЛАНИТ

Базовое решение

Готовое техническое задание на СЭД

• Макеты карточек и отчетов

• Таблицы с атрибутами

• Описание настроек журналов и фильтров

• Описание состава работа

Готовая программа и методика испытаний

Подготовка, согласование, учет и хранение:• Входящие документы• Исходящие документы• ОРД• Внутренние• Договоры

Настроены ключевые процессы

9 настроенных журналов регистрации

Пример карточки «Входящие документы»

Пример карточки «Внутренние документы»

1. Сведения документооборота за период2. Поручения, выданные мной3. Поручения, выданные мне4. Исполнительская дисциплина по подчиненным5. Отчет о неисполненных поручениях6. Лист согласования

Настроены ключевые отчеты

Отчет «Сведения о документообороте»

Отчет «Поручения, выданные мне»

Отчет «Поручения, выданные мной»

Отчет «Исполнительская дисциплина по подчиненным»

Отчет «О неисполненных поручениях»

Отчет «Лист согласования»

Индивидуальное сопровождение

• Персональный менеджер

• Ответ на ваш запрос в сервис поддержки – не позднее чем через 2 часа

• Консультации пользователей и администраторов

• Мы просим вас оценивать нашу работу

Базовое решение по автоматизации документооборота на платформе LanDocs

• Готовое ТЗ

• 5 автоматизированных процессов по работе с документами

• 5 настроенных карточек документов

• 6 настроенных отчетов

• Готовая программа и методика испытаний

• Инструкция пользователя

• Год технической поддержки, с выделенным менеджером

• Лицензии необходимые для работы 50 пользователей

• Внедрение с обучением за 1 месяц

За 1 550 000 рублейпри условии подписания договора до 20 декабря 2015 года.

Только для первых 10 посетителей вебинара, оставивших заявку по ссылке http://landocs.ru/gold/reg/, мы предоставим бесплатно интерактивный обучающий курс стоимостью 90 000 рублей для последующего обучения пользователей.

Интерактивный курс обучения

Пример: знакомство с интерфейсом

1. Это первый шаг к переходу к безбумажному документообороту

2. Это быстрый эффект от внедрения, который вы сможете оценить уже через месяц

3. Это возможность поэтапного расширения СЭД на все ключевые процессы, связанные с документами

3 ключевых возможности базового решения

Возможности развития базового решения

Функциональные блоки Типы документов, участвующих в основных процессах

Юридический Договорооборот: договор, дополнительное соглашение, протокол разногласий, приложения к договору, акты выполненных работ/оказанных услуг, доверенность

Административный Управленческий документооборот: входящая и исходящая корреспонденция, организационно-распорядительные документы, служебная переписка, протоколы и повестки заседаний

Финансовый Реестры финансовых заявок, заявки на платеж, заявки на налоговый платеж, первичная бухгалтерская документация

Капитального строительства Проектно-сметная документация в соответствии с ГОСТ Р 21.1101 : спецификации, сметы, чертежи, проектные и рабочие документы

Охрана труда Акт обследования, акт фиксации нарушений, предписание

Архив Документы, подлежащие архивному хранению

Закупки Конкурсная документация: технические требования, конкурсные заявки, формы

IT Заявки на размещение информации на сайте, заявки на подключение к информационным системам, заявки на закупку IT оборудования

Безопасность Заявки на разовые и постоянные пропуска

Кадровый Приказы по личному составу, по основной деятельности, командировочные удостоверения

Готовый электронный архив

Готовое решение «Электронный архив» на базе LanDocs, обеспечит надежную среду хранения и удобную среду обработки документов для 10 пользователей всего за 400 000 рублей. При этом вы получаете:• Надежную, масштабируемую и современную систему обработки документов отечественной

разработки

• Готовое решение для удобного хранения реквизитов и сканобразов документов

• Быстрый поиск, включая полнотекстовый поиск по содержимому документов

Оцифровка и загрузка 5000 документов или 50 000 листов, обеспечит перевод в электронный вид приоритетных документов

компании за 150 000 рублей.ПРОЕКТ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА И ОЦИФРОВКИ

ДОКУМЕНТОВ ЗА 550 000 РУБЛЕЙ!

Готовый электронный архив

Новый договор за несколько кликов

Конструктор документов

Готовое решение «Конструктор» на базе LanDocs, обеспечит быстрое создание документов, а также снижение риска допустить ошибку в документах. За счет вариативных шаблонов документов и опросников, на основании которых создаются документы вы сможете достичь:• Экономии трудозатрат ваших сотрудников до 1500 рабочих

часов в месяц• Экономии денежных затрат на обеспечение процесса создания

документа до 500 000 рублей в месяцДОБАВЬТЕ ФУНКЦИЮ КОНСТРУКТОРА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВАШЕГО

ЮРИДИЧЕСКОГО ОТДЕЛА.СТАНДАРТНОЕ ВНЕДРЕНИЕ ДЛЯ 20 ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ЗА 600 000

РУБЛЕЙ.

Конструктор документов

Сравнение документов

Готовое решение «Сравнение документов» на базе LanDocs, обеспечит возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись, а это значит будет меньше судебных издержек, пеней и штрафов по договорам. А вашим сотрудникам:• Не нужно вычитывать документы• Не нужно открывать дополнительные программы

Увеличьте скорость заключения договоров.ДОБАВЬТЕ ФУНКЦИЮ СРАВНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВАШЕГО

ДОГОВОРНОГО ОТДЕЛА.РЕШЕНИЕ ДЛЯ 10 ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ ЗА 300 000 РУБЛЕЙ.

Сравнение документов

Внедрение LanDocsБазовое внедрение СЭД для работы 50 пользователей с обучением и технической поддержкой

За 1 550 000 рублей

Готовый электронный архив для 10 пользователей с оцифровкой 5000 документов

За 550 000 рублейКонструктор документов для 20 пользователей

За 600 000 рублейСравнение документов для 10 пользователей

За 300 000 рублей

Предложение ограниченоЭксклюзивная стоимость базового решения по

автоматизации документооборота на платформе LanDocs только для участников

данного вебинарапри условии подписания договора до 20

декабря 2015 года

+Первые 10 посетителей вебинара, оставивших заявку по ссылке http://landocs.ru/gold/reg/, получат бесплатно интерактивный обучающий курс стоимостью 90 000 рублей для последующего обучения пользователей