Blivande ledare februari 2008

Att arbeta målinriktat

Hur stödjer våra verktyg arbetet med att nå målen?

Agenda

Balanserad styrning i Göteborgs StadFörbättringshjulet – UtmärkelsenHur kan man använda BalansenSMARTA mål

Göteborgs Stads kvalitetsvisionVisionen beskriver inriktning och motiv för kvalitetssatsningarna

En offensiv kvalitetsutveckling bidrar till ett framgångsrikt Göteborgssamhälle där varje verksamhet är en lärande organisation som ständigt utvecklas för göteborgarnas bästa.

Verksamheterna vidareutvecklas genom ett systematiskt förbättringsarbete så att vi med tillgängliga resurser allt bättre tillgodoser göteborgarnas behov.

Som stöd för utvecklingen används gemensamma verktyg som beskriver verksamheterna, deras resultat och hur de uppfattas av dem vi är till för – göteborgarna.

Syftet med kvalitetsutveckling ur tre perspektiv

GöteborgarnaInnehåll och utförande motsvarar göteborgarnas behov. Göteborgarna har rätt till lättillgänglig information om verksamheterna så att de kan jämföra, påverka och välja bland det utbud som finns. Det är deras upplevelse och bedömning som är vägledande för verksamheternas förbättringsarbete.

VerksamheternaDe gemensamma verktygen ger verksamheten en bred kunskap om sig själva och vad göteborgarna tycker. De ger även möjlighet att jämföra sig med andra och stimulerar samtidigt förbättringsarbetet.

Den politiska ledningenKommunledningen har också verktyg för att bättre förstå hur ledning och samordning ska kunna ske på bästa sätt. De gemensamma verktygen är också en förutsättning för att kunna följa verksamheternas prestationer i förhållande till målen, så att resurserna fördelas på bästa sätt.

Kvalitetskultur

Verktyg som underlättar arbetet

Systematik och struktur med ordning och reda, veta vad, hur och vem som gör vad och varför

Gemensamma värderingar/förhållningssätt som genomsyrar hela verksamheten

En verksamhet med hög kvalitet (hög måluppfyllelse) kännetecknas av…

Arbetsprocessen i styrmodellen Balanserad styrning

Dialog Mätning/utvärdering

Mål och budget

Analys och rapportering Rappet

Utveckling/förbättring

Utgångspunkter i modellen för balanserad styrning i Göteborgs stad

Målstyrning: att verksamhetsövergripande mål bryts ned och anpassas så att enheters/gruppers/medarbetares arbete bidrar till måluppfyllelse. Målstyrning: att verksamhetsövergripande mål bryts ned och anpassas så att enheters/gruppers/medarbetares arbete bidrar till måluppfyllelse.

Beaktande av perspektiv: att ett ensidigt ekonomiskt perspektiv ersätts av ett mångsidigt synsätt som säkerställer att flera intressen tas tillvaraBeaktande av perspektiv: att ett ensidigt ekonomiskt perspektiv ersätts av ett mångsidigt synsätt som säkerställer att flera intressen tas tillvara

Systematisk verksamhetsutveckling: att det finns en röd tråd mellan planering, genomförande, utvärdering och utveckling av verksamheten Systematisk verksamhetsutveckling: att det finns en röd tråd mellan planering, genomförande, utvärdering och utveckling av verksamheten

Målstyrning

KF/KS

Enhetschef

Mål och budgetUppföljning och analys

Nämnd/styrelse

Förvaltnings-/bolagschef

Genomförande

Verksamhetschef

Uppföljning på olika nivåer i organisationen

Nämnd/Styrelse

Förvaltning/Bolag

Verksamhetsområde

Enhet

Kommunfullmäktige KF´s budget

Mål och inriktning

Budget/affärs- och flerårsplaner

Verksamhetsplan

Verksamhets/arbetsplaner

MålStyrning

UppföljningMätning

Systematisk verksamhetsutveckling

De vi är till för

Hur nöjda är de vi är till för när vi tillfredsställer dras behov?

Medarbetare

Vilka förutsättningar har medarbetarna och hur uppfattas dessa?

Ekonomi

Hur ser utfallet/resultatet ut?

Verksamhetens processer

Hur fungerar våra processer?

Beaktande av flera perspektiv

Verktyg i styrmodellen

Verktyg Syfte Användare

Budget(mål och inriktning)

Vision, förhållningssätt, inriktningar och prioriterade

KF och nämnd/styrelse

Verksamhetsplan Nedbrytning av budget till lokala mål och aktiviteter

Respektive chef

Balansen(styrkort och enkäter)

Mätning och jämförelser för förbättring och utveckling

Respektive chef

Utmärkelsen Genomlysning och utveckling Respektive chef

Rappet Rapportering av grunduppdrag och prioriterade mål och inriktningar

Från enhetschef till kommun-fullmäktige

Verktyget Utmärkelsen….…har flera syften

• att stimulera till långsiktigt kvalitetsarbete• att stödja systematisk verksamhetsutveckling• att lyfta fram det positiva och goda arbete

som utförs i staden• att utse en förebild i staden som får

Utmärkelsen Kvalitet Göteborgs Stad

Börja med att skriva en Översikt

  

Förbättringshjulet enl. DemingFörbättringshjulet enl. Deming

Planera

Förbättra

GenomföraUtvärdera

Hur är det?

StyrdokumentNuläge

Vad vill vi?

Mål - handlingsplan

Hur gör vi?

Arbetssätt

Hur blev det?

ResultatAnalys

Vad har vi lärt oss?Hur skall vi förbättra?

Förbättra

  

FörbättringshjuletMål – Genomförande - Uppföljning - Förbättring

Planera

Förbättra

Genomföra

Utvärdera

1.Hur tar ni reda på behov och önskemål?

2. Hur tar ni reda på förändringar i omvärlden?

3. Vilka SMARTA mål har ni ?

4. Hur arbetar ni för att nå uppsatta mål?

6. Hur analyserar ni resultaten?

5. Vilka resultat har ni uppnått?

7. Hur använder ni slutsatserna av analysen för att förbättra era arbetssätt?

De vi är till för

1. Hur tar ni reda på behov och önskemål hos de ni är till för?

2. Hur tar ni reda på förändringar i omvärlden?

3. Vilka SMARTA mål har ni?

4. Hur arbetar ni med att nå uppsatta mål?

5. Vilka resultat har ni uppnått?

6. Hur analyserar ni resultaten?7. Hur använder ni slutsatserna av analysen?

Medarbetare

1. Hur tar ni reda på medarbetarnas behov och önskemål?

2. Hur tar ni reda på förändringar i omvärlden?

3. Vilka SMARTA mål har ni?

4. Hur arbetar ni med att nå uppsatta mål?

5. Vilka resultat har ni uppnått?

6. Hur analyserar ni resultaten?7. Hur använder ni slutsatserna av analysen?

Ekonomi

1. Hur tar ni fram era ekonomiska mål utifrån nämndens/styrelsens budget?

2. Hur tar ni reda på förändringar i omvärlden?

3. Vilka SMARTA mål har ni?

4. Hur arbetar ni med att nå uppsatta mål?

5. Vilka resultat har ni uppnått?

6. Hur analyserar ni resultaten?7. Hur använder ni slutsatserna av analysen?

Verksamhetens processer

1. Hur tar ni fram mål för era processer?

2. Hur tar ni reda på förändringar i omvärlden?

3. Vilka SMARTA mål har ni?

4. Hur arbetar ni med att nå uppsatta mål?

5. Vilka resultat har ni uppnått?

6. Hur analyserar ni resultaten?7. Hur använder ni slutsatserna av analysen?

SMARTA MÅLSMARTA MÅL

Specifika

Mätbara

Accepterade

Realistiska

Tidsatta

Ansvar

BalansenEtt kommungemensamt system för

presentation av resultat

Nöjda göteborgare

Nöjda medarbetare

God ekonomi

Fungerande verksamhet

Balansen är ett IT-stöd som…innehåller…

Styrkort med tillhörande verksamhetsbeskrivningar, styrtal och resultat från mätningar Enkätformulär, rapporter och resultat från

undersökningarna

ger förutsättningar för att… mäta måluppfyllelsen följa upp, analysera och utveckla/förbättra verksamheten jämföra och lära sig av andra informera och vara ett underlag för kommunikation och

dialog mellan både de vi är till för”, verksamheter och olika ledningsnivåer

Styrkorten i Balansen

• Det balanserade styrkortet presenterar verksamhetens resultat ur fyra perspektiv som ger en kombination av översikt och detaljer på samma gång.

• Fokus på det gemensamma och det väsentliga, och eventuella samband, vilket ger ett utgångsläge för förbättringsarbete och utveckling.

• Det balanserade styrkortet presenterar verksamhetens resultat ur fyra perspektiv som ger en kombination av översikt och detaljer på samma gång.

• Fokus på det gemensamma och det väsentliga, och eventuella samband, vilket ger ett utgångsläge för förbättringsarbete och utveckling.

Vision

Uppdrag

Styrande dokument/mål

Behov hos de vi är till för

Processer

Framgångsfaktorer

Styrtal

UtvecklingsstegBalanserat styrkort

UtvecklingsstegBalanserat styrkort

• Vision Önskvärt framtida tillstånd?• Uppdrag Gbg Vad säger budgeten?• Styrande dokument Kommunalt – nationellt?• Mål Vilka mål har vi (L- K - N)?• Vad mäter vi idag Lokalt - kommunalt – nationellt?• Värderingar Vilka förhållningssätt är viktiga?• Strategier – Strategikarta Hur skall vi uppnå visionen?• Behov hos de vi är till för Vilka är verksamheten till för?• Processer Vad gör vi?

• Framgångsfaktorer Vad gör att vi lyckas?• Styrtal Vad mäter vi? Hur ser vi att vi lyckas?

Styrtalens egenskaper

• Fokusera det viktiga

• Vara påverkbara

• Driva beteenden mot målen ”Vilket beteende driver styrtalet?

• Visa på samband

• Ge helhetsbild

• Generella och jämförbara

Processkarta

Behov hos de vi är till för

Resultat – målEn tjänst eller varamed en bestämd kvalitet

De vi är till för är nöjda

Huvudprocess

Huvudprocess

Ledningsprocess

Stödprocesser

En process är… Något som regelbundet genomförs i verksamheten

Är till för någon, internt eller externt

Kan brytas ner till delprocesser och aktiviteter

Går ofta genom fler organisatoriska enheter

Har en väl definierad början och ett väl definierat slut

Att baka sockerkaka processen

Behov hos de vi är till för

Resultat – mål

En tjänst eller varamed en bestämd kvalitet

Nöjda gäster

Handla Diska

VisionVision

En mental bild av en önskad framtid

som skapar spänning och kraft

Tankar om framtiden påverkar nutiden

Ger mening och riktning åt vårt arbete

Examinatorsprocessen

Enskild bedömning

Examinators-utbildning

Planerings-möte

Återförings-besök

Konsensus-möte

Återförings-rapport

Platsbesök

2 dagar 3 dagar 3 dagar 1/2 dag1 dag3 dagar

Ind. för-

beredelse

1/2 dag

Ind. för-

beredelse

1/2 dag

Ca 14 arbetsdagar

Får Verksamhetsbeskrivning

Nöjd utvärderadorganisation

Tidplan 2008

3/3 Sista dag för anmälan till Utmärkelsen 2007

11/8 Sista dag för inlämning av verksamhetsbeskrivning

2/10 Ceremoni – Utdelning av Utmärkelsen i samband med Mötesplats Ledare 2007

En organisation kan när som helst under året begära att bli utvärderad och snabbt få en återföringsrapport.

Sök mer…Sök mer…

www.kvalitet.goteborg.se

Tack för mig

och lycka till!