RANGKUMAN BUKU

PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT PADA ORGANISASI

Karangan : Bambang Setiarso, Nazir Harjanto Triyono & Hendra Subagyo

Diajukan untuk Memenuhi Syarat Kelulusan Mata Kuliah Knowledge Management pada

Program S-1 Program Studi Manajemen Bisnis Telekomunikasi Dan Informatika

Oleh :

Nur Indah Findiani

1201110260

Fakultas Ekonomi dan Bisnis

Universitas Telkom

Bandung

2014

Knowledge Management di Organisasi

1. Knowledge dan Knowleedge Management Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh,

Ichiyo, serta Nonaka (2000) dan Chun (1998), disampaikan ringkasan gagasan yang

mendasarai pengertian knowledge adalah sebagai berikut :

1. Knowledge merupakan keprcayaan yang dapat dipertimbangkan (just true believe)

2. Knowledge merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terpikirkan (tacit)

3. Penciptaan inovasi secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan

terjadinya penciptaan tersebut.

4. Penciptaan inovasi yang melibatkan 5 langkah utama yaitu :

a. Berbagai knowledge terpikirkan (tacit)

b. Menciptakan konsep

c. Membenarkan konsep

d. Membangunn prototype, dan

e. Melakukan penyebaran knowledge tersebut

2. System Pakar (Expert System)

Merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama

melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi, yaitu :

1. Cased Besade Reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge

berdasarkan pengalaman, termasuk kasus dan solusinya.

2. Ruled-Based Reasoning (RBR) menggunakan serangkaian rules yang merupakam

representasi dari Knowledge dan pengalaman manusia dan memecahkan kasus yang

rumit.

3. Model-Based base Reasoning (MBR) melalui representasi knowledge dalam bentuk

prilaku , antar hubungan dan simulasi prosesterbentuknya knowledge

4. Constraint-Satisfaction Reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR

3. Penerapan Knowledge Manajemen di Organisasi

Birkinsaw menggarisbawahi tiga kenyataan yang sangat mempengaruhi berhasil tidaknya

Knowledge management , yaitu :

a. Penerapannya tidak hanya menghasilkan knowledge baru, tetapi juga mendaur-ulang

knowledge yang sudah ada.

b. Teknologi informasi belum sepenuhnya bisa menggantikan fungsi-fungsi jaringan

social antar anggota organisasi.

c. Sebagian besar organisasi tidak pernah tahu apa yang sesungguhnya mereka ketahui.

Banyak knowledge penting yang ditemukan lewat upaya-upaya khusus. Padahal

knowledge itu sudah dimiliki sebuah organisasi sejak lama.

4. Proses penciptaan Knowledge

Nonaka menyatakan bahwa proses penciptaan knowledge organisasi terjadi karena

adanya interaksi (konversi) antara tacit knowledge dan explicit knowledge , melalui

proses sosialisasi, eksternalisasi , kombinasi dan intrenalisasi.

Saat ini, organisasi biasanya menggunakan media-media berikut sebagai sarana

komunikasi antar sumber daya manusia yang ada diorganisasi dan pihak pihak yang

berkepentingan, yaitu :

a. Rapat secara berkala

b. Diskusi secera berkala

c. Pertemuan berkala

d. Intranet

e. Surat edaran/surat keputusan

f. Papan pengumuman

g. Internet/media masa.

5. Model Sistem Knowledge Management

Untuk merancang suatu system knowledge management yang dapat membantu oragnisasi

untuk meningkatkan kinerjanya diperlukan 4 komponen , yaitu :

1. Aspek Manusia, disarnkan untuk organisasi untuk menunjuk/mempekerjakan

seseorang document control dan knowledge manager yangbertanggung jawab

mengelola system knowledge management dengan cara mendorong para karyawan

untuk mendokumntasikan dan mempublikasikan knowledge mereka, mengatur file,

menghapus knowledge yang sudah tidak relevan, dan mengatur system

reward/punishment

2. Proses, telah dirancang serangkaian proses yang menghasilkan konsep model SECI

dalam pelaksanaannya

3. Teknologi, telah dibuat ususlan penambahan infrastruktur yang diperlakukan untuk

menunjang berjalannya knowledge management yang aktif

4. Content (isi) , telah dirancang content dari system knowledge management yaitu

berupa database knowledge dan dokumen yang dibutuhkan karyawan untuk

melaksanakan tugas dankewajiban.

Organizational Knowledge Management System

Pemicu dari pengembangan dan integrasi konsep organizational knowledge

management system (OKMS) sebagai penerapan KM yang efektif disuatu organisasi

merupakan inovasi yang mendukung kelesatrian organisasi tersebut, termasuk :

A. Inovasi (kebanyakn merupakan kerja tim yang mengahsruskan hubungan yang

kreatif)

B. Organizational Learning (SWOT Analysis menentukan pesaing, kecenderungan

(trend )pasar.

C. Adanya jaringan internet, regional dan global

D. Pola hubungan natar karyawan, petugas dengan pmakai (lebih memahami

kebutuhan pengguna)

E. Efisien dalam menyimpan dan mudah menelusuri kembali knowledge yang sudah

terakumulasi

F. Membnagun core competence

G. Mobilitas karyawan yang selalu ditingkatkan knowledge –nya meskipun bila ada

karyawan yang keluar

A. Identifikasi Organizational management system (OKMS)

1. Strategy knowledge management.

Dalam menentukan strategy know;edge management mana yang sesuai dengan

strategi organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran organisasi, digunakan

kuesioner KM Strategy.

2. Road Map Knowledge

Berdasarkan kenyataannya , didasrakan pentingnya klasifikasi dalam dunia

knowledge , apa lagi knowledge management , berbagai jenis klasifikasi selain

hierarki , klasifikasi pohon, paradigma dan facet.

3. Aspek strategi organisasi dama learning organization

Organisasi merupaka satuan social yang dikordinasikan secara sadar , terdiri ats dua

orang atau lebih , dengan secara terus menerud berusaha mencapai tujuan bersama.

Kumpulan individu ini dalam melakukan aktiitasnya sellau berinteraksi dengan baik

dengan sesame anggota organisasi atau dengan pihakluar organisasi (Robins, 1996).

Organisasi belajar adalah suatu proses dimana naggota organisasi mendeteksi

berbagai kesalahn, kemudian mengoreksinya melalui berbagai tindakan dan atau

restrukturisasi organisasi. (Argrys dan Schon, 1978)

4. Model Disiplin Organisasi

Terdapat lima disiplin organisasi tersebut adalah :

a. Disiplin Penguasaan Pribadi(Personal Mastery)

b. Disiplin Model Mental (Mental Models)

c. Disiplin Visi Bersama (Shared Vision)

d. Disiplin Berpikir Sistematik (System Thinking)

e. Disiplin Pembelajaran (Team Learning)

5. Model Organizational Knowledge Management System (OKMS)

1. Menciptakan Knowledge . Knowledge diciptakan begitu manusai menetukan cara

baru untuk melakukan sesuatu atau menciptakan Know how

2. MEnangkap Knowledge, Knowledge baru di identifikasikan sebagai bernilai dan

direpresentasikan dalam suatu cara yang masuk akal.

3. Menjaring knowledge, knowledge baru harus ditempatkan dalam konteks agar

dapat ditindak lanjuti.

4. Menyimpan knowledge , knowledge yang bermanfaat harus disimpan dalam

penyimpanan knowledge sehingga orang lain dalam organisasi dapat

mengaksesnya.

5. Mengelola knowledge, seperti perpustakaan, knowledge harus dibuat up to date.

6. Menyebarluaskan knowledge , knowledge harus tersedia dalam format yang

bermanfaat untuk semua orang dalam organisasi yang memerlukan, dimanapu dan

kapan pun.

B. Analisis Organisasi melalui model 7-S McKinsey

Model McKinsey dikembangkan oleh Petters dan Waterman (1982) dalam bukunya in

Search of Excelence. Petters dan Waterman mengajukan terdapat 6 variabel lain yang

menentukan keberhasilan organisasi. Ketujuh variable memiliki keterkaitan satu sama

lain.

Pada model 7-S McKinsey dikenal adanya dua jenis variable, yaitu hard variable dan

soft variable. Hard variabelm adalah variable variable yang mudah untuk

diidentifikasikan dari dokumen dokumen perusahaan, sedangkan soft variable adalah

relative lebih sukar dikenali (Waterman & Peters).

Menciptakan

Menangkap

Menyaring

MenyimpanMengelola

Mendisiminasi

Knowledge

Model system Knowledge Management

Metode Coding Berdasarkan Potensi Knowledge di Organisasi

Dalam satu dasawarsa terakhir, pengelolaan knowledge (Knowledge Management) menjadi salah

satu metode peningkatan produktivitas suatu organisasi , perusahaan atau instansi. Berbagi

Knowledge (Knowledge Sharing) merupakan salah satu metode dalam knowledge management

yang digunakan untuk memberikan kesempatan kepada anggota suatu organisasi, instansi atau

perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan , teknik, pengalaman, dan ide yang mereka miliki

kepada anggota lainnya.

Banyak organisasi yang belum atau tidak mengetahui potensi knowledge (Knowledge +

Pengalaman) tersembunyi yang dimiliki. Mengapa demikian ? karena hasil riset Delphi Grup

meyatakan bhawa Knowledge dalam organisasi tersimpan dengan struktur adalah sebagai

berikut :

- 42 % dipikiran (otak ) Karyawan

- 26% Dokumen kertas

- 20% dokumen elektronik

- 12% Knowledge Based- electronic

1. Potensi Knowledge di Organisasi

Hard Variabel : Strategy, Structure, System

Soft- Variabel : Style , Staff, Skills, & Shared Vision

model 7-S McKinsey

Agar potensi knowledge setiap karyawan dapat dimanfaatkan dan dikembangkan tentu

perusahaan memerlukan informasi secara lengkap mengenai aset berharga ini. Berbagi

knowledge hanya dapt dilakukan apabila setiap anggota memiliki kesempatan yang luas

dalam menyampaikan pendapat, ide kritikan, kometra kepada anggota lainnya. Berbagi

Knowledge dapat tumbuh dan berkembang apabila menemukan kondisi yang sesuia, ,

sedangkan kondisi tersebut ditentukan dengan tiga factor kunci yaitu orang, organisasi dan

teknologi (Brink , 2001).

2. Mungkinkah Mengelola Knowledge

Dalam buku learning to fly oleh British Oil Company menyatakan bahwa You Cant Manage

Knowledge –nobady can? Knowledge can be created, discovered,capture, shared.etc. jadi

hanya empat kegiatan utama yaitu : Persediaan know;edge, mempercepat aliran knowledge,

transfer knowledge, dan pemanfaatan knowledge.

Secara ringkas untuk mengelola knowledge ada beberapa hal yang perlu diperhatikan

misalnya :

a. Analisis dan identifikasi proses kerja/bisnis dalam organisasi

b. Pemahaman tentang proses knowledge didalam proses kerja

c. Pemahaman nilai, konteks , dan dinamika knowledge dan informasi

d. Identifkasi penciptaan, pemeliharaan, dan pemanfaatan asset knowledge

e. Pemetaan aliran knowledge

f. Manajemen perubahan

g. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung pemanfaatan knowledge

h. Pemahaman tentang komunitas kerja untuk memperoleh dukungan dan kerjasama

i. Manajemen kegiatan//proyek

j. Strukturisasi dan arsitektur informasi

k. Manajemen aliran dokumen dan informasi

l. Pemahaman tentang prinsip prinsip manajemen informasi , proses publikasi dan

perkembangan potensi teknologi informasi.

Sebagian besar dari tuntutan kompetensi diatas memerlukan kemampuan berpikir

abstrak dan melakukan analisis yang cukup rumit.