การจัดการความรู้ (Knowledge Management)

เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิล้ไดรฟ์”

กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

ส านักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ

ค าน า

ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 ส านักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ เป็นหน่วยงานส่วนภูมิภาค โดยท าหน้าที่เป็นหน่วยงานกลางในการประสาน ส่งเสริม สนับสนุน อ านวยการ จัดอบรม (เช่น ว. 25 งานลูกเสือ) และพัฒนาการศึกษาแบบร่วมมือและบูรณาการกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในพ้ืนที่กลุ่มจังหวัด จังหวัด และ เขตตรวจราชการที่ 1 ซึ่งต้องมีการการท างานและประสานงานที่รวดเร็ว ทันเหตุการณ์ เพ่ือให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องในการด าเนินงานต่อไป

ในการนี้ กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 จึงมีแนวคิดที่จะน าเอาเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) เข้ามาช่วยและประยุกต์ใช้ในการติดต่อสื่อสารและประสานงานเพ่ือให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็ว ถูกต้อง ลดเวลาการท างาน และประหยัดค่าใช้จ่าย วิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลภายในส านักงาน หรือภายในพ้ืนที่ความรับผิดชอบในกลุ่มจังหวัดภาคกลางตอนบน 1 หรือเขตตรวจราชการที่ 1 ประกอบด้วย นนทบุรี ปทุมธานี พระนครศรีอยุธยา สระบุรี ด้วยการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ มาใช้เป็นเครื่องมือในการท างานเพ่ือความสะดวก รวดเร็ว ได้ข้อมูลจากผู้ใช้งานจริง ส าหรับแบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ เป็นโปรแกรมที่ให้บริการโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายของบริษัทกูเกิ้ล ดังนั้น กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 จึงได้จัดท าคู่มือเอกสารการใช้งานและประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ เพ่ือให้ข้าราชการ ลูกจ้างในสังกัดส านักงานศึกษาธิการภาค 4 และผู้ที่สนใจ ได้มีความรู้ ความเข้าใจ และสามารถน าไปประยุกตใ์ช้ในการปฏิบัติงาน ตลอดจนเผยแพร่ให้กับผู้ที่สนใจ

ส าหรับการจัดท าคู่มือเอกสารเรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์” ฉบับนี้ กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 หวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะเป็นประโยชน์ต่อข้าราชการ พนักงานราชการ ลูกจ้างในสังกัดส านักงานศึกษาธิการภาค 4 และผู้ที่สนใจ โดยสามารถเข้าไปดาวน์โหลดเอกสารได้ที่ เว็บไซต์ www.reo4.moe.go.th หรือสอบถามได้ที่ โทร. 0 2581 1391 โทรสาร. 0 2581 1395 เพ่ือใช้เป็นแนวทางและเป็นเครื่องมือช่วยอ านวยความสะดวกในการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพและเกิดประโยชน์สูงสุดในท างานต่อไป

กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

กรกฎาคม 2557

สารบัญ

หน้า 1. กูเก้ิลไดรฟ์ คือ อะไร ? 1 2. การใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ 1

2.1 การสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ 1 2.2 การใช้งานฟอร์มร่วมกัน 11 2.3 การน าออกข้อมูล 12

3. ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ 13 4. มุม KM ของส านักงานศึกษาธิการภาค 4 13 5. ประโยชน์ที่จะได้รับจากการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ 14 6. เอกสารอ้างอิง 14

สารบัญภาพ

ภาพที่ หน้า 1 : หน้าจอระบบ Gmail และโปรแกรมเสริมอื่น ๆ 1 2 : หน้าจอเมนู “สร้าง” ของระบบกูเกิ้ลไดรฟ์ 2 3 : หน้าจอเมนู “ธีม” เพ่ือเลือกชื่อและชุดรูปแบบของฟอร์มออนไลน์ 2 4 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “แหล่งที่เก็บข้อมูล” บนฟอร์มออนไลน์ 3 5 : หน้าจอการเมนู “แทรก” เพ่ือเลือกรูปแบบที่จะให้ปรากฏบนฟอร์มออนไลน์ 4 6 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ส่วนหัวของส่วน” บนฟอร์มออนไลน์ 4 7 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “หลายตัวเลือก” บนฟอร์มออนไลน์ 5 8 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ข้อความ” บนฟอร์มออนไลน์ 5 9 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “เลือกจากรายการ” บนฟอร์มออนไลน์ 6 10 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “เส้นตาราง” บนฟอร์มออนไลน์ 6 11 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ข้อความย่อหน้า” บนฟอร์มออนไลน์ 7 12 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ยืนยัน” บนฟอร์มออนไลน์ 7 13 : หน้าจอการส่งและแชร์แบบฟอร์มออนไลน์ที่สร้างเสร็จเรียบร้อยแล้ว 8 14 : หน้าจอการใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์ 8 15 : หน้าจอแจ้งรายงานเมื่อตอบแบบสอบถามออนไลน์เรียบร้อยแล้ว 9 16 : หน้าจอไฟล์ข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มแบบออนไลน์ 9 17 : หน้าจอข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มแบบออนไลน์ 10 18 : หน้าจอการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มแบบออนไลน์ 10 19 : หน้าจอการใช้งานร่วมกัน 11 20 : หน้าจอการก าหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ใช้งานร่วมกัน 11 21 : หน้าจอเมนูการน าออกข้อมูล 12 22 : หน้าจอเมนูการ “Save As” เพ่ือบันทึกไฟล์ 12 23 : ตวัอย่างการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ แบบลงทะเบียนออนไลน์ 13 24 : ตวัอย่างการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ แบบแสดงความคิดเห็น-อวยพร 13 25 : มุม KM ของส านักงานศึกษาธิการภาค 4 13

การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 ส านักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ

******************************************************************** 1. กูเกิ้ลไดรฟ์ คือ อะไร ?

กูเกิ้ลไดรฟ์ (Google Drive) เป็นบริการ (ฟรี) จากบริษัทกูเกิ้ล (Google) ที่ให้พ้ืนที่ส าหรับผู้ใช้งานที่เป็นสมาชิกได้น าไฟล์ต่าง ๆ ไปฝากไว้กับกูเกิ้ลไดรฟ์ได้ และสามารถเรียกใช้งานไฟล์เหล่านั้นจากไหนก็ได้ที่มีอินเทอร์เน็ต และยังสามารถแบ่งปันไฟล์กับบุคคลที่ต้องการและสามารถแก้ไขร่วมกันได้จากอุปกรณ์ทุกประเภท

ส าหรับการใช้งานและประยุกต์ใช้กูเกิ้ลไดรฟ์ สามารถท าได้ง่าย ๆ เพียงแค่สมัครใช้งานระบบ Gmail เนื่องจากการใช้งาน Gmail เพียง Account เดียวสามารถใช้บริการโปรแกรมต่าง ๆ ของกูเกิ้ลได้อย่างมากมาย 2. การใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์

2.1 การสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ มีรายละเอียดดังนี้ 2.1.1 เปิดบราวเซอร์แล้วพิมพ์ URL http:// mail.google.com เพ่ือเข้าสู่ระบบ Gmail (หาก

ท่านยังไม่มี Account ให้สมัครก่อนใช้งาน ซึ่งในที่นี้จะขอไม่อธิบายวิธีการการสมัครใช้งาน Gmail) 2.1.2. เมื่อเข้าสู่ระบบ Gmail ปรากฏดังภาพที่ 1

ภาพที่ 1 : หน้าจอระบบ Gmail และโปรแกรมเสริมอื่น ๆ

2.1.3 เมื่อเข้าสู่ระบบ Gmail ให้คลิกท่ีรูปตารางสี่เหลี่ยม ดา้นบนมุมขวา จะปรากฏเมนู

ขึ้นมาให้คลิกเลือก ไดรฟ์ เพ่ือเข้าสู่ระบบกูเกิ้ลไดรฟ์ ดังภาพที่ 2

หน้า 1

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

ภาพที่ 2 : หน้าจอเมนู “สร้าง” ของระบบกูเก้ิลไดรฟ์

2.1.4 คลิกท่ีเมนู “สร้าง” จะปรากฏเมนูขึ้นมาให้เลือกใช้งานจ านวน 6 รายการ คือ

ก) โฟลเดอร์ จะเป็นการสร้างโฟลเดอร์ส าหรับเก็บไฟล์ ข) เอกสาร จะเป็นการสร้างเอกสารคล้ายลักษณะ Microsoft Word ค) งานน าเสนอ จะเป็นการสร้างไฟล์น าเสนอคล้ายกับ MS Power Point ง) สเปรดชีต จะเป็นการสร้างเอกสารที่เป็นตารางค านวณคล้ายกับ MS Excel จ) แบบฟอร์ม จะเป็นการสร้างแบบฟอร์ม แบบสอบถามออนไลน์ แบบลงทะเบียน ซึ่งจะแสดงข้อมูลออกมาเป็นตารางค านวณ ฉ) ภาพประกอบ จะเป็นการสร้างวาดภาพ ลักษณะคล้าย Paint Brush

2.1.5 คลิกท่ีเมนู “แบบฟอร์ม” เพ่ือสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ 2.1.6 คลิกท่ีเมนู “ธีม” เพ่ือเลือกชื่อและรูปแบบของแบบฟอร์มออนไลน์ ซึ่งจะปรากฏรูปแบบ

ของฟอร์มออนไลน์ขึ้นมาให้เลือก ดังภาพที่ 3

ภาพที่ 3 : หน้าจอเมนู “ธีม” เพ่ือเลือกชื่อและชุดรูปแบบของฟอร์มออนไลน์

หน้า 2

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.7 คลิกท่ีเมนู “เลือกปลายทางการตอบกลับ” เพ่ือบันทึกชื่อไฟล์ในการจัดเก็บข้อมูลของแบบฟอร์มออนไลน์

2.1.8 ใส่ชื่อแบบฟอร์มออนไลน์ตามที่ต้องการ ดังภาพที่ 4 เมื่อเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม “สร้าง”

ภาพที่ 4 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “แหล่งที่เก็บข้อมูล” บนฟอร์มออนไลน์

2.1.9 เมื่อเลือกรูปแบบของฟอร์มออนไลน์เรียบร้อยแล้วจะเข้าสู่หน้าจอของการสร้าง

แบบฟอร์มออนไลน์ 2.1.10 เมนู “แทรก” ของโปรแกรมแบบฟอร์มจะเป็นการเลือกรูปแบบและชนิดของฟอร์มที่

ต้องการให้ปรากฏในฟอร์มหลัก ดังภาพที่ 5 ได้แก่ ก) ข้อความ เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเขียนตอบจ านวน 1 บรรทัด ข) ข้อความย่อหน้า เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเขียนตอบจ านวนหลายบรรทัด ค) หลายตัวเลือก เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบได้เพียง 1 ตัวเลือก ง) ช่องท าเครื่องหมาย เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบได้มากกว่า 1 ค าตอบ จ) เลือกจากรายการ เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบจากรายการที่ก าหนดไว้ ฉ) สเกล เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบจากน้อยไปมาก (เรียงค่าน้ าหนัก) ช) เส้นตาราง เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบจากน้อยไปมาก (แบบตาราง) ซ) วันที่ เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบแบบระบุวันที่ เดือน ปี ฌ) เวลา เป็นการสร้างฟอร์มให้ผู้ใช้งานเลือกตอบแบบระบุเวลา (ชั่วโมง นาที วินาที) ญ) ส่วนหัวของส่วน เป็นการก าหนดส่วนหัวของในแต่ละตอน/ส่วน ฎ) ตัวแบ่งหน้า เป็นการขึ้นหน้าใหม่หากแบบฟอร์มมีความยาวมาก ๆ ฏ) รูปภาพ เป็นการแทรกรูปภาพลงในแบบฟอร์มออนไลน์ ฐ) วิดีโอ เป็นการแทรกวิดีโอลงในแบบฟอร์มออนไลน์

หน้า 3

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

ภาพที่ 5 : หน้าจอการเมน ู“แทรก” เพ่ือเลือกรูปแบบที่จะให้ปรากฏบนฟอร์มออนไลน์

2.1.11 การสร้างฟอร์ม “ส่วนหัวของส่วน” โดยคลิกที่ปุ่ม “เพ่ิมรายการ” แล้วเลือกเมนูย่อย

“ส่วนหัวของส่วน” จะปรากฏหน้าจอขึ้นมาดังภาพที่ 6 ให้ใส่รายละเอียดของฟอร์มส่วนหัวที่ต้องการพร้อมค าอธิบาย (ถ้ามี)

2.1.12 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกท่ีปุ่ม “เสร็จสิ้น”

ภาพที่ 6 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ส่วนหัวของส่วน” บนฟอร์มออนไลน์

หน้า 4

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.13 การสร้างฟอร์ม “หลายตัวเลือก” โดยคลิกที่ปุ่ม “เพ่ิมรายการ” แล้วเลือกเมนูย่อย “หลายตัวเลือก” จะปรากฏหน้าจอขึ้นมาดังภาพที่ 7 ให้ใส่รายละเอียดของหัวข้อค าถามพร้อมตัวเลือกของค าตอบลงในแบบฟอร์มตามล าดับ

2.1.14 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกท่ีปุ่ม “เสร็จสิ้น”

ภาพที่ 7 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “หลายตัวเลือก” บนฟอร์มออนไลน์

2.1.15 การสร้างฟอร์ม “ข้อความ” โดยคลิกที่ปุ่ม “เพ่ิมรายการ” แล้วเลือกเมนูย่อย

“ข้อความ” จะปรากฏหน้าจอขึ้นมาดังภาพที่ 8 ให้ใส่รายละเอียดของหัวข้อค าถามลงในแบบฟอร์ม 2.1.16 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกท่ีปุ่ม “เสร็จสิ้น”

ภาพที่ 8 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ข้อความ” บนฟอร์มออนไลน์

หน้า 5

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.17 การสร้างฟอร์ม “เลือกจากรายการ” โดยคลิกที่ปุ่ม “เพ่ิมรายการ” แล้วเลือกเมนูย่อย “เลือกจากรายการ” จะปรากฏหน้าจอขึ้นมาดังภาพที่ 9 ให้ใส่รายละเอียดของหัวข้อค าถามพร้อมตัวเลือกของค าตอบลงในแบบฟอร์ม

2.1.18 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกท่ีปุ่ม “เสร็จสิ้น”

ภาพที่ 9 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “เลือกจากรายการ” บนฟอร์มออนไลน์

2.1.19 การสร้างฟอร์ม “เส้นตาราง” โดยคลิกที่ปุ่ม “เพ่ิมรายการ” แล้วเลือกเมนูย่อย “เส้น

ตาราง” จะปรากฏหน้าจอขึ้นมาดังภาพที่ 10 ให้ใส่รายละเอียดของหัวข้อค าถามพร้อมป้ายก ากับแถว (ค าถาม)และป้ายก ากับคอลัมน์ (ค าตอบ) ลงในแบบฟอร์ม

2.1.20 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “เสร็จสิ้น”

ภาพที่ 10 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “เส้นตาราง” บนฟอร์มออนไลน์

หน้า 6

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.21 การสร้างฟอร์ม “ข้อความย่อหน้า” โดยคลิกที่ปุ่ม “เพ่ิมรายการ” แล้วเลือกเมนูย่อย “ข้อความย่อหน้า” จะปรากฏหน้าจอขึ้นมาดังภาพที่ 11 ให้ใส่รายละเอียดของหัวข้อค าถามลงในแบบฟอร์ม

2.1.22 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “เสร็จสิ้น”

ภาพที่ 11 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ข้อความย่อหน้า” บนฟอร์มออนไลน์

2.1.23 การสร้างฟอร์ม “หน้าเว็บยืนยัน” เป็นการใส่รายละเอียดของหน่วยงานที่จัดท า

แบบฟอร์ม ดังภาพที่ 12 ซึ่งจะเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ 2.1.24 เมื่อใส่รายละเอียดเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ส่งแบบฟอร์ม”

ภาพที่ 12 : หน้าจอการเลือกรูปแบบ “ยืนยัน” บนฟอร์มออนไลน์

หน้า 7

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.25 จะปรากฏหน้าจอ ดังภาพที่ 13 ซึ่งจะเป็นการแชร์แบบฟอร์มออนไลน์ที่สร้างเสร็จเรียบร้อย เพื่อน าไปแชร์ผ่านทางเว็บไซต์ เฟสบุ๊ค อีเมล หรือสื่ออ่ืน ๆ โดยการ Copy URL ที่ปรากฏไปใช้งาน

2.1.26 เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ส่งแบบฟอร์ม”

ภาพที่ 13 : หน้าจอการส่งและแชร์แบบฟอร์มออนไลน์ที่สร้างเสร็จเรียบร้อยแล้ว

2.1.27 หน้าจอส าหรับให้ผู้ใช้งานได้เข้ามาใช้ฟอร์มออนไลน์ ในที่นี้คือ แบบประเมินความพึง

พอใจออนไลน์ หรือ แบบสอบถามออนไลน์ ดังภาพที่ 14 2.1.28 เมื่อเสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม “ส่ง”

ภาพที่ 14 : หน้าจอการใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์

หน้า 8

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.29 จะปรากฏหน้าจอรายงานเมื่อตอบแบบสอบถามออนไลน์เรียบร้อยแล้ว ดังภาพที่ 15

ภาพที่ 15 : หน้าจอแจ้งรายงานเมื่อตอบแบบสอบถามออนไลน์เรียบร้อยแล้ว

2.1.30 เมื่อเปิดหน้าจอกูเกิ้ลไดรฟ์ จะพบไฟล์ 2 ไฟล์ คือ ไฟล์แบบฟอร์ม และ ไฟล์ข้อมูลที่

ผู้ใช้งานผ่านระบบออนไลน์ ดังภาพที่ 16

ภาพที่ 16 : หน้าจอไฟล์ข้อมูลที่ใช้ในการเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มแบบออนไลน์

หน้า 9

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.1.31 เมื่อเปิด ไฟล์ข้อมูลที่ผู้ใช้งานผ่านระบบออนไลน์มาจะพบข้อมูลปรากฏ ดังภาพที่ 17

ภาพที่ 17 : หน้าจอข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มแบบออนไลน์

2.1.32 สามารถน าข้อมูลดังกล่าวมาวิเคราะห์ผลในรูปแบบต่าง ๆ เช่น กราฟ แผนภูมิ เป็นต้น

ดังภาพที่ 18

ภาพที่ 18 : หน้าจอการวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการเก็บข้อมูลผ่านฟอร์มแบบออนไลน์

หน้า 10

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.2 การใช้งานฟอร์มร่วมกัน มีรายละเอียดดังนี้ เนื่องจากกูเก้ิลไดรฟ์ เป็นโปรแกรมส าหรับใช้งานฟรี และสามารถใช้งานเอกสารร่วมกันได้ สามารถแชร์

หรือแบ่งปันฟอร์มไปยังผู้อ่ืนได้ดังนี้ 2.2.1 เปิดไฟล์ข้อมูลที่ได้จากการใส่ข้อมูลแบบออนไลน์ของผู้ใช้งาน 2.2.2 คลิกเมนู “แชร์” เพ่ือท าการแชร์หรือแบ่งปัน ดังภาพที่ 19 2.2.3 จะปรากฏหน้าจอ “การตั้งค่าการแชร์” ขึ้นมาให้ตั้งค่าที่ต้องการ

ภาพที่ 19 : หน้าจอการใช้งานร่วมกัน

2.2.3 การตั้งค่าการแบ่งปัน เป็นการก าหนดสิทธิ์การเผยแพร่แบบสอบถาม สามารถปรับปรุง

แก้ไขได้โดย คลิกท่ีค าว่า “เปลี่ยน” จะปรากฏหน้าจอดังภาพที่ 20 โดยสามารถเลือกแสดงผลได้ 3 รูปแบบ ดังนี้ ก) สาธารณะทางเว็บ ผู้ใช้อินเทอร์เน็ตทุกคนสามารถค้นพบและเข้าถึงไม่จ าเป็นต้อง ลงชื่อเข้าใช้ ข) ทุกคนที่มีลิงค์ ทุกคนที่มีลิงค์ สามารถเข้าถึง ไม่จ าเป็นต้องลงชื่อเข้าใช้ ค) ผู้ใช้ที่ระบุ เฉพาะคนที่ได้รับอนุญาตโดยการระบุอีเมลเท่านั้นและต้องลงชื่อเข้าใช้

2.2.4 จากนั้นกดปุ่ม “บันทึก”

ภาพที่ 20 : หน้าจอการก าหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงไฟล์ใช้งานร่วมกัน

หน้า 11

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

2.3 การน าออกข้อมูล เพื่อน าไปวิเคราะห์ผลหรือตามที่ผู้ใช้งานต้องการ หากต้องการน าออกข้อมูล (Export) ไปวิเคราะห์ผลหรือตามที่ผู้ใช้งานต้องการ โดยการส่งออก

ในรูปแบบอื่น ๆ สามารถท าได้โดย 2.3.1 เปิดไฟล์ข้อมูลที่ได้จากการใส่ข้อมูลแบบออนไลน์ของผู้ใช้งาน 2.3.2 คลิกเมนู “ไฟล์” เพ่ือท าการน าออกข้อมูล ดังภาพที่ 21 2.2.3 เลือกเมนูย่อย “ดาวน์โหลดเป็น” จะมีเมนูปรากฏขึ้นมาเลือก ดังนี้

ก) Microsoft Excel (.xlsx) ข) รูปแบบ OpenDocument (.ods) ค) เอกสาร PDF (.pdf) ง) ค าท่ีคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (.csv , แผ่นงานปัจจุบัน) จ) ค าที่ค่ันด้วยแท็บ (.tsv , แผ่นงานปัจจุบัน) ฉ) หน้าเว็บ (.zip)

ภาพที่ 21 : หน้าจอเมนูการน าออกข้อมูล

2.2.4 คลิกเลือกเมนูย่อยที่ต้องการดาวน์โหลด จะมีเมนูปรากฏขึ้นมาเลือก ดังนี้ 2.2.5 คลิกเพ่ือเปิดดูไฟล์ หรือคลิก “Save As” เพ่ือบันทึกไฟล์ ดังภาพที่ 22

ภาพที่ 22 : หน้าจอเมนูการ “Save As” เพ่ือบันทึกไฟล์

หน้า 12

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

3. ตัวอย่างการประยุกต์ใช้งานแบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์

ภาพที่ 23 : ตัวอย่างการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ แบบลงทะเบียนออนไลน์

ภาพที่ 24 : ตัวอย่างการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ แบบแสดงความคิดเห็น-อวยพร

4. มุม KM ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 (ดาวน์โหลดเอกสาร KM ได้ที่เว็บไซต์ : www.reo4.moe.go.th)

ภาพที่ 25 : มุม KM ของส านักงานศึกษาธิการภาค 4

หน้า 13

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4

5 ประโยชน์ที่จะได้รับจากการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 ส านักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ เป็นหน่วยงานส่วนภูมิภาค โดยท า

หน้าที่เป็นหน่วยงานกลางในการประสาน ส่งเสริม สนับสนุน อ านวยการ จัดอบรม (เช่น ว. 25 งานลูกเสือ) และพัฒนาการศึกษาแบบร่วมมือและบูรณาการกับหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องในพ้ืนที่กลุ่มจังหวัด จังหวัด และเขตตรวจราชการที่ 1 ซึ่งต้องมีการประสานงานที่รวดเร็ว เพ่ือให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องในการด าเนินงานต่อไป ในการนี้ กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4 จึงมีแนวคิดที่จะน าเอาเทคโนโลยีสารสนเทศ (ICT) เข้ามาช่วยในการติดต่อและประสานงานเพ่ือให้ได้ข้อมูลที่รวดเร็ว ถูกต้อง ลดเวลาการท างาน และประหยัดค่าใช้จ่าย ภายในพ้ืนที่กลุ่มจังหวัดภาคกลางตอนบน 1 หรือเขตตรวจราชการที่ 1 ประกอบด้วย นนทบุรี ปทุมธานี พระนครศรีอยุธยา สระบุรี ด้วยการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ มาเป็นเครื่องมือในการท างานเพ่ือความสะดวก รวดเร็ว ได้ข้อมูลจากผู้ใช้งานจริง

ส าหรับการประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ เป็นอีกวิธีหนึ่งที่ช่วยให้การเก็บข้อมูลเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สะดวก รวดเร็ว และประหยัด มีขั้นตอนการท าที่ง่าย ไม่ซับซ้อน พร้อมกับส่งแบบสอบถามที่สร้างไปยังอีเมล์ผู้ตอบ หรือจะโพสต์ขึ้นตามเว็บไซต์หน่วยงาน หรือ Social Network และ Google Documents ยังมีตัวช่วยในการประมวลผลข้อมูลเบื้องต้น สามารถเก็บผลการประเมินทั้งหมดน าไปประมวลผลในทันที โดยที่ไม่ต้องมานั่งคีย์ข้อมูลให้เสียเวลา และไม่เสี่ยงต่อการคีย์ข้อมูลผิดพลาดอีกด้วย จึงมีประโยชน์ต่อการเก็บข้อมูลในงานวิจัย ที่นับวันจะนิยมระบบออนไลน์มากยิ่งขึ้น หรือ น าไปประยุกต์ใช้ในการส ารวจผู้เข้าประชุม ลงทะเบียน เขียนค าอวยพร หรือ ตั้งค าถามทดสอบในการอบรมได้เป็นอย่างดี ที่ส าคัญแบบฟอร์มออนไลน์ของกูเกิ้ลไดรฟ์ เป็นโปรแกรมท่ีให้บริการโดยไม่เสียค่าใช้จ่ายของบริษัทกูเกิ้ล 6. เอกสารอ้างอิง เอกสาร [1] กิตติพิชญ์ คุปตะวาณิช. การใช้ Google Form เพ่ือสร้างแบบสอบถาม Online. ภาควิชาวิทยาการ

คอมพิวเตอร์ คณะวิทยาศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่. [2] งามเนตร ดิษฐประยูร. คู่มือการสร้างแบบสอบถามออนไลน์ด้วย Google ไดรฟ ์หรือ Google DOCS. [3] จิตาตินันท ์ สิงห์คศริริ. สร้างและใช้งานแบบสอบถามออนไลน์ ง่ายและฟรีด้วย Google Document. [4] ลักขณา ฉุ้นทิ้ง. การสร้างแบบสอบถามออนไลน์ ด้วย Google Drive. งานเทคโนโลยีสารสนเทศ

คณะมนุษยศาสตร์และสังคมศาสตร์ มหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ วิทยาเขตปัตตานี. [5] ศศิธร ชลรัตน์อมฤต. คู่มือการสร้างและวิเคราะห์ผลแบบสอบถามออนไลน์. ภาควิชาวิศวกรรมคอมพิวเตอร์

คณะวิศวกรรมศาสตร์ ก าแพงแสน มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์. เว็บไซต์ [6] http://www.google.com/intl/th/drive/using-drive/ (เม่ือ กรกฎาคม 2557) [7] http://googleapps.gict.co.th/email-hosting/google-apps/gmail/google-drive-form/

(เม่ือ กรกฎาคม 2557) [8] http://www.youtube.com/watch?v=bCSENw5J1Z4 (เม่ือ กรกฎาคม 2557) [9] http://www.youtube.com/watch?v=7SdgAA4GmOA (เม่ือ กรกฎาคม 2557) [10] http://www.liveindigi.com/2014/02/google-drive.html (เม่ือ กรกฎาคม 2557)

******************************

หน้า 14

KM เรื่อง “การประยุกต์ใช้แบบฟอร์มออนไลน์ของกูเก้ิลไดรฟ์” By กลุ่มข้อมูลและสารสนเทศ ส านักงานศึกษาธิการภาค 4