Triết Lý Kenzen Và Ứng Dụng 5S Trong Vietsoya !

TRIẾT LÝ KAIZEN

KAIthay đổi

ZENtốt hơn

KAIZENThay đổi để tốt hơn

Cải tiến liên tục

TRIẾT LÝ KAIZEN

KAIZEN không phải công cụ, không phải kỹ thuật. KAIZEN là một triết lý trong quản lý của người Nhật.

Xuất phát từ suy nghĩ rằng "trục trặc" có thể nảy sinh

liên tục ở bất kỳ thời điểm nào, bộ phận nào của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động, người Nhật đề ra triết lý quản lý Kaizen với nội dung 5S (năm nguyên tắc bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật) để khắc phục các "trục trặc" này.

Khác biệt của Kaizen?

T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T100

1

2

3

4

5

6

Kaizen (cải tiến)Improve (đổi mới)

Thời gian

Cấp

độ

Yêu cầu của KAIZEN?

KAIZEN không đòi hỏi vốn đầu tư lớn nhưng yêu cầu sự cam kết và nỗ lực ở mọi cấp của doanh nghiệp (đặc biệt là cấp lãnh đạo).

Các yếu tố quyết định sự thành công của Kaizen và 5S: cam kết của lãnh đạo cao nhất, vai trò của cán bộ quản lý các phòng ban, tổ, nhóm, sự nỗ lực tham gia của mọi người, việc triển khai cải tiến được thực hiện liên tục, hàng ngày.

10 nguyên tắc của KAIZEN?

1. Tập trung vào khách hàng:

Nguyên tắc bất biến: sản xuất và cung cấp dịch vụ theo định hướng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. 

Mục tiêu: tập trung cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, tối đa hoá sự hài lòng của khách hàng. 

Loại bỏ mọi hoạt động không tạo nên giá trị gia tăng cho sản phẩm và không nâng cao sự thoả mãn của khách hàng.

2. Luôn luôn cải tiến !

Nguyên tắc: hoàn thành không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là chuẩn bị chuyển sang giai đoạn kế tiếp.

Các tiêu chuẩn kỹ thuật, mẫu mã và chi phí hiện tại sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng trong tương lai. 

Tập trung cải tiến sản phẩm hiện tại sẽ hiệu quả hơn rất nhiều, ở cả góc độ chi phí lẫn thời gian so với việc sản xuất ra một sản phẩm mới.

3. Xây dựng văn hóa «không đổ lỗi !

Phương châm “lỗi do tôi, thành công do tập thể”, quy

trách nhiệm đúng đắn và phù hợp cho từng cá nhân, cá nhân phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao. 

Không báo cáo, xin lỗi vì những lý do không chính đáng như: trời nắng, trời mưa, điều kiện nghèo nàn ... 

Dám nhìn thẳng vào sai sót để phát huy năng lực của mỗi thành viên cùng nhau sửa lỗi, hoàn thiện sản phẩm tốt nhất có thể ...

4. Thúc đẩy môi trường văn hóa mở !

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp theo tiêu chí «doanh nghiệp duy nhất cho sản phẩm» trên thị trường.

Xây dựng tốt hệ thống thông tin nội bộ, trong đó các kênh thông tin cần hỗ trợ đắc lực để nhân viên chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm giữa các bộ phận, giữa đồng nghiệp, nhân viên với lãnh đạo và ngược lại trong toàn công ty.

5. Khuyến khích làm việc theo nhóm !

Tạo dựng các nhóm làm việc hiệu quả là một phần quan trọng trong cấu trúc của công ty.

Phân quyền, quy định nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể cho các thành viên trong nhóm.

Tôn trọng uy tín và cá tính của mỗi thành viên.

7. Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn !

Không tạo dựng quan hệ đối đầu hay kẻ thù. Tăng cường đầu tư các chương trình đào tạo kỹ năng

giao tiếp cho nhân viên, đặc biệt là các khoá đào tạo cho người quản lý và lãnh đạo, góp phần quan trong để tạo dựng niềm tin cho nhân viên luôn có lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài trong công ty

8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác !

Tự nguyện thích nghi với nghi lễ, luật lệ của xã hội.  Hy sinh quyền lợi bản thân để có sự đồng nhất với đồng

nghiệp và cương lĩnh của công ty.  Luôn tự soi xét để kiềm chế cá tính riêng, đặt lợi ích

công việc lên trên hết.

9. Thông tin đến mọi nhân viên !

Thông tin là một yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại.

Nhân viên không thể đạt kết quả xuất sắc ngoài mong đợi nếu không thấu hiểu nhiệm vụ, giá trị, sản phẩm, kết quả kinh doanh, nhân sự và các kế hoạch khác của công ty.  

Duy trì việc chia sẻ thông tin cho mọi nhân viên chính là một phương thức san sẻ khó khăn, thách thức của công ty cho mỗi thành viên.

10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả !

Thông qua tổng hợp các phương pháp: Đào tạo đa kỹ năng Khuyến khích và tạo động cơ làm việc Xây dựng tinh thần trách nhiệm trong công việc Phân quyền cụ thể Phát huy khả năng chủ động và tự quyết định Tạo điều kiện tiếp cận và sử dụng nguồn lực, khuyến

khích nhân viên đưa ra ý kiến phản hồi Luân chuyển công việc và khen thưởng kịp thời

5S ?

• Sàng lọc

SeiriSeiri SeitonSeiton

S2Title in hereTitle in here S3 S4 S5S1

Seiketsu 

• Sắp xếp • Sạch sẽ

Seiso

•  Săn sóc

Shitsuke

• Sẵn sàng

Tiêu chuẩn 5S thực tiễn !

Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì

Sàn Lọc

Sau:* Thu dọn rác thải* Loại bỏ các vật dụng thừa

Trước:* Rác thải bừa bãi* Nhiều vật dụng không cần thiết

Sàn Lọc

Loại bỏ Bán

Tái chế, tận dụng

Sàn Lọc

Gắn nhãn nhận biết cho từng loại

Sàn Lọc

Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại. Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.

Sắp xếp

Sau:* Sắp xếp gọn* Nhãn nhận biết dễ dàng

Trước:* Sắp xếp bừa bãi* Không nhãn nhận biết

Sắp xếp

Các vật dụng cần thiết, hay được sử dụng phải nằm trong vùng quan sát tốt nhất, trong tầm thao tác hiệu quả nhất (vùng vàng). Ví dụ: phôi liệu, bán thành phẩm ....

Các vật dụng cần thiết nhưng được sử dụng theo chu kỳ nằm trong vùng thứ cấp 1 (vùng bạc), dễ quan sát và có thể lấy khi cần. Ví dụ: calip, dưỡng mẫu, dụng cụ kiểm tra ...

Các vật dụng cần thiết nhưng thỉnh thoảng phải sử dụng nằm trong vùng thứ cấp 2 (vùng đồng), có thể quan sát và lấy khi cần. Ví dụ: dụng cụ gá lắp khuôn gá ...

Sắp xếp vị trí làm việc !

Các yếu tố ảnh hướng đến sắp xếp vị trí làm việc !

Vị trí làm việc và nội dung công việc tại vị trí đó.

Thể trạng và thói quen thao tác của công nhân.

Mặt bằng làm việc.

Trang thiết bị hỗ trợ công việc

Vùng quan sát của mắt Vùng dễ quan sát

Vùng quan sát tối ưu

Sắp xếp

Các vùng làm việc hiệu quả

Vùng vàng: sử dụng thường xuyên

Vùng bạc: sử dụng theo chu kỳ

Vùng đồng: ít sử dụng

Sắp xếp

TỐT KHÔNG TỐT

TỐT KHÔNG TỐT

Chiếu sáng tại vị trí làm việc

Sắp xếp

Sắp xếp mặt bằng sản xuất: Sử dụng các vạch, đường

đánh dấu: Dải phân cách Đường giới hạn ngoài Vạch định mức (chiều

cao, min / max) Mũi tên chỉ hướng

Sắp xếp

Sắp xếp

Sắp xếp mặt bằng sản xuất: Dùng nhãn nhận biết:

Mã màu cho nhãn nhận biết. Định vị vị trí của chi tiết / phôi / vật tư / nguyên

liệu ... Biển báo:

Thông tin về trang thiết bị, vật dụng Thông tin về vị trí, chủng loại, số lượng ....

Trước Sau

Sắp xếp

Giá đựng dán nhãn đầy đủ

Đánh dấu vị trí trên sàn Dụng cụ đúng vị trí quy định

Tủ hồ sơ nhận biết dễ dàng

Sắp xếp

Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.

• Sạch sẽ

Bao gồm các nội dung: Nơi làm việc không bụi bẩn: quét dọn, thu lượm rác ... Làm sạch bán thành phẩm và sản phẩm: nhẹ nhàng,

cẩn thận, không gây hư hại ... Kiểm tra máy móc thiết bị, vệ sinh sạch sẽ và sửa

chữa các hiện tượng bất thường.

• Sạch sẽ

Sau:* Vật dụng sạch sẽ, gọn gàng* Sàn nhà được quét dọn sạch

Trước:* Sàn nhà bẩn thỉu* Vật dụng bừa bãi, bụi bẩn

• Sạch sẽ

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí. S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.

•  Săn sóc

Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S. Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.

• Sẵng Sàng

Lợi ích áp dụng ?

1. 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí2. 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, …3. 5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh4. Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động

Lợi ích áp dụng ?

5. Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên6. Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S

7. Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng

Các bước triển khai ?

Trong một chu kì, 5S được triển khai thông qua các bước sau đây:

Bước 1?

 Sau khi đánh giá thực trạng 5S, Công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước. Kế hoạch trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm cả việc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn. Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trong Công ty cũng được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3. Ngoài ra, các cán bộ công nhân viên cần được đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S.

Chuẩn Bị

Bước 2?

Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước toàn thể cán bộ công nhân viên về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S

PHÁT ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH 5S:

Bước 3?

Toàn thể cán bộ công nhân viên sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình (theo sơ đồ phân công trách nhiệm đã có ở bước 1)

TIẾN HÀNH TỔNG VỆ SINH:

Bước 4?

Ngay trong ngày Tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết tại nơi làm việc của mình. Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ). Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc.

TIẾN HÀNH SÀNG LỌC BAN ĐẦU: 

Bước 5?

Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực. Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn. Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị. Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm thanh)

DUY TRÌ SÀNG LỌC, SẮP XẾP VÀ SẠCH SẼ: 

Bước 6?

Dựa trên tần suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S. Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực. Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện qua hình ảnh và điểm số đánh giá. Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt. Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các cán bộ công nhân viên tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn.

TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 5S:

Lợi ích sau khi thực hiện ?

5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là "thực hiện xong" nhưng qua quá trình thực hiện, doanh nghiệp sẽ thu được một số kết quả như sau:

Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.

Tâm lý công nhân thoải mái trong môi trường làm việc thuận lợi, sạch sẽ.

Những vật dụng thừa được loại bỏ.

Mặt bằng kho bãi được hợp lý hoá, giải quyết được nhu cầu xuất nhập.

Công nhân có ý thức khi thực hiện công việc.

www.vietsoya.vn

www.facebook.com/vietsoyabrand