Лекция Лекция 1212 Внедрение и эксплуатация Внедрение и эксплуатация

автоматизированных систем автоматизированных систем в коммерческой в коммерческой деятельностидеятельности

Основные этапы и принципы внедрения Основные этапы и принципы внедрения автоматизированных системавтоматизированных систем

Этап 1 - стратегическое планированиеЭтап 1 - стратегическое планирование

Формулировка руководством компании своих бизнес-целей и Формулировка руководством компании своих бизнес-целей и стратегий на ближайшие 1-2 года.стратегий на ближайшие 1-2 года.

Этап 2 - формализация бизнес-процессов или предпроектное Этап 2 - формализация бизнес-процессов или предпроектное обследованиеобследование

Постановка задач автоматизации, т.е. кратко должно быть описано — Постановка задач автоматизации, т.е. кратко должно быть описано — какие задачи будут автоматизированы и как. какие задачи будут автоматизированы и как.

Составляется от 5 до 15 схем движения информации (на каждую Составляется от 5 до 15 схем движения информации (на каждую функциональную область — планирование продаж, закупка, хранение функциональную область — планирование продаж, закупка, хранение и т.д). и т.д).

После завершения этого этапа готово первое формализованное, После завершения этого этапа готово первое формализованное, системное представление бизнес-процессов. А значит, почти всегда системное представление бизнес-процессов. А значит, почти всегда неоптимальное. неоптимальное.

Основные этапы и принципы внедрения Основные этапы и принципы внедрения автоматизированных системавтоматизированных систем

Этап 3 - оптимизация бизнес-процессовЭтап 3 - оптимизация бизнес-процессов

В результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры В результате оптимизации происходит реорганизация либо структуры предприятия, либо бизнес-процессов — реструктуризация и предприятия, либо бизнес-процессов — реструктуризация и реинжиниринг соответственно. В результате принятых решений можно реинжиниринг соответственно. В результате принятых решений можно корректно определить перечень бизнес-процессов, подлежащих корректно определить перечень бизнес-процессов, подлежащих автоматизации, и план работ по автоматизации.автоматизации, и план работ по автоматизации.

Этап 4 - техническое задание (ТЗ)Этап 4 - техническое задание (ТЗ)

Постановка задачи отвечает на вопрос: «Что надо автоматизировать?», Постановка задачи отвечает на вопрос: «Что надо автоматизировать?»,

ТЗ — «Как конкретно надо автоматизировать? ТЗ — «Как конкретно надо автоматизировать?

В какие сроки необходимо это сделать? В какие сроки необходимо это сделать?

Каковы условия сдачи-приемки выполненных работ? и др.». Каковы условия сдачи-приемки выполненных работ? и др.».

Документировать данные и другие аспекты проводимой работы необходимо Документировать данные и другие аспекты проводимой работы необходимо как для самого Заказчика, так и для внедряющей компании.как для самого Заказчика, так и для внедряющей компании.

Основные этапы и принципы внедрения Основные этапы и принципы внедрения автоматизированных системавтоматизированных систем

Этап 5 - разработка концептуального дизайнаЭтап 5 - разработка концептуального дизайна

Это, в основном, внутреннее дело внедряющей организации. Это, в основном, внутреннее дело внедряющей организации. При этом в своих действиях она опирается на утвержденное При этом в своих действиях она опирается на утвержденное ТЗ.ТЗ.

Этап 6 - подготовка и проведение контрольного примераЭтап 6 - подготовка и проведение контрольного примера

IT-подразделение совместно с ключевыми пользователями IT-подразделение совместно с ключевыми пользователями подразделений составляют контрольный примерподразделений составляют контрольный пример..

ЦЦелью которого является проведение в системе основных елью которого является проведение в системе основных операций и получение необходимого набора документов. операций и получение необходимого набора документов.

По результатам проведения контрольного примера делается По результатам проведения контрольного примера делается вывод о готовности системы для опытной эксплуатации.вывод о готовности системы для опытной эксплуатации.

Основные этапы и принципы внедрения Основные этапы и принципы внедрения автоматизированных системавтоматизированных систем

Этап 7 Этап 7 - р- разработка инструкций пользователейазработка инструкций пользователей

Необходимо разработать инструкции для каждой должностной Необходимо разработать инструкции для каждой должностной категории пользователей в целях их обучения работе с системой. категории пользователей в целях их обучения работе с системой.

Обычно этим занимается внедряющая компания совместно с Обычно этим занимается внедряющая компания совместно с ключевыми пользователями предприятияключевыми пользователями предприятия -- ЗаказчикаЗаказчика

Этап 8 Этап 8 - о- обучение пользователейбучение пользователей

Сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому. Сотрудники предприятия будут вынуждены работать по-новому.

Их нужно не только известить о грядущих изменениях, но и Их нужно не только известить о грядущих изменениях, но и научить работать в новых условиях. научить работать в новых условиях.

ННеобходимость этого этапаеобходимость этого этапа,, заключается в преодолении заключается в преодолении психологического сопротивления персонала переменам.психологического сопротивления персонала переменам.

Основные этапы и принципы внедрения Основные этапы и принципы внедрения автоматизированных системавтоматизированных систем

Этап 9 Этап 9 - о- опытная эксплуатацияпытная эксплуатация

Этап, на котором можно объективно оценить все сделанное Этап, на котором можно объективно оценить все сделанное ранее. ранее.

Система начинает работать в реальных условиях, с Система начинает работать в реальных условиях, с реальными данными.реальными данными.

Этап 10 Этап 10 - п- послепроектное обследование / мониторингослепроектное обследование / мониторинг

На этом этапе ведетсяНа этом этапе ведется::

а) а) внимательное наблюдение за работой программы, внимательное наблюдение за работой программы,

б) б) отслеживаются возможные недочеты, отслеживаются возможные недочеты,

в) в) проводятся заключительные корректировкипроводятся заключительные корректировки,,

г) пг) подводятся итоги внедрения.одводятся итоги внедрения.

Основными принципами реализации Основными принципами реализации проекта внедрения являютсяпроекта внедрения являются

1. 1. ЭффективностьЭффективность внедрения необходимо оценивать, например, отдачей от внедрения необходимо оценивать, например, отдачей от инвестиций («возвратом стоимости вложений»). При этом в общем случае инвестиций («возвратом стоимости вложений»). При этом в общем случае учитываются следующие показатели:учитываются следующие показатели:

аа)) общая стоимость владенияобщая стоимость владения (total cost of ownership, TCO), (total cost of ownership, TCO), включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего включающая ПО, аппаратные средства, стоимость внешнего обслуживания и расходов на зарплату;обслуживания и расходов на зарплату;

бб) ) время внедрениявремя внедрения (time to implement, TTI), помимо которого надо (time to implement, TTI), помимо которого надо учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение учитывать и время, которое потребовалось, чтобы окупить внедрение (общее время называется time to benefit, TTB);(общее время называется time to benefit, TTB);

вв) ) возврат инвестицийвозврат инвестиций (return on investment, ROI); (return on investment, ROI);

гг) ) чистая текущая стоимость внедрения КИСчистая текущая стоимость внедрения КИС (net present value, NPV), (net present value, NPV), в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг, зарплаты, в которую входят стоимости ПО, аппаратных средств, услуг, зарплаты, расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.расходов после внедрения и отдачи от инвестиций.

Основными принципами реализации Основными принципами реализации проекта внедрения являютсяпроекта внедрения являются

2. 2. ННеобходимо строго придерживаться утвержденных плана и графикаеобходимо строго придерживаться утвержденных плана и графика,, вв ходе внедрения, ходе внедрения, игнорируяигнорируя по возможности по возможности добавление в системудобавление в систему новых новых необязательных требованийнеобязательных требований, иначе реализация проекта внедрения КИС , иначе реализация проекта внедрения КИС затянется до бесконечности (в этом случае уже вряд ли можно говорить затянется до бесконечности (в этом случае уже вряд ли можно говорить об адекватной оценке эффективности внедрения КИС).об адекватной оценке эффективности внедрения КИС).

3. 3. Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть скрупулезно Бизнес-процессы предприятия-заказчика должны быть скрупулезно описаны и проанализированы перед внедрениемописаны и проанализированы перед внедрением, а не в процессе , а не в процессе выполнения проекта.выполнения проекта.

4. 4. Внедрение должно выполняться по модульноВнедрение должно выполняться по модульно и начинаться с модулей, и начинаться с модулей, которые способны достаточно быстро принести реальную отдачу.которые способны достаточно быстро принести реальную отдачу.

Основными принципами реализации Основными принципами реализации проекта внедрения являютсяпроекта внедрения являются

5. 5. ВВнимательнонимательно п проанализировароанализироватьть существующ существующуюую программно-аппаратнпрограммно-аппаратнуюую платформ платформуу вв процессе процессе обследования предприятия (в том числе, уже имеющееся, обследования предприятия (в том числе, уже имеющееся, пусть и устаревшее, ПО материального и финансового пусть и устаревшее, ПО материального и финансового учета). Определены пути ее интеграции (если это учета). Определены пути ее интеграции (если это необходимо) с внедряемой КИС (не следует забывать и про необходимо) с внедряемой КИС (не следует забывать и про перенос и конвертацию во внедряемую КИС важных перенос и конвертацию во внедряемую КИС важных данных).данных).

6. 6. Успешное внедрение КИС возможно только при Успешное внедрение КИС возможно только при тесной тесной обратной связи с заказчиком и полной обратной связи с заказчиком и полной (реальной) поддержке(реальной) поддержке группы внедрения руководством группы внедрения руководством предприятия.предприятия.

Методологические подходы к оценке Методологические подходы к оценке эффективности внедрения и применения эффективности внедрения и применения

информационных систем информационных систем

Любой бизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с точки Любой бизнес-проект создается на базе понимания его эффективности с точки зрения востребованности и прибыльности.зрения востребованности и прибыльности.

Как правило, преимущества информационных технологий (ИТ) у Как правило, преимущества информационных технологий (ИТ) у руководящего состава предприятий не вызывают сомнений.руководящего состава предприятий не вызывают сомнений.

Окупаемость ИТ-решений признает большинство представителей топ-Окупаемость ИТ-решений признает большинство представителей топ-менеджмента компаний,менеджмента компаний,

Однако, единой формулы подсчета эффективности информационных систем на Однако, единой формулы подсчета эффективности информационных систем на настоящий момент не существует.настоящий момент не существует.

Для многих руководителей компаний возврат на инвестицию в Для многих руководителей компаний возврат на инвестицию в информационные технологии не является главнейшим критерием для информационные технологии не является главнейшим критерием для принятия решения о реализации проектов. принятия решения о реализации проектов.

Оценивают эффективность систем чаще с точки зрения повышения Оценивают эффективность систем чаще с точки зрения повышения производительности труда. производительности труда.

Методологические подходы к оценке Методологические подходы к оценке эффективности внедрения и применения эффективности внедрения и применения

информационных системинформационных систем

Инвестиции в ИТ формируют развитие следующих Инвестиции в ИТ формируют развитие следующих конкурентоспособных качеств компании: конкурентоспособных качеств компании:

1. Сокращение сроков поставок продуктов заказчикам. 1. Сокращение сроков поставок продуктов заказчикам.

2. Сокращение сроков ввода в производство новых 2. Сокращение сроков ввода в производство новых продуктовых линеек. продуктовых линеек.

3. Гибкость в планировании производства продукции за 3. Гибкость в планировании производства продукции за счет автоматизации управления материальными потоками.счет автоматизации управления материальными потоками.

4. Возможность управления себестоимостью продукции. 4. Возможность управления себестоимостью продукции.

5. Автоматизация отношений с клиентами (CRM). 5. Автоматизация отношений с клиентами (CRM).

Портфельный подход к оценке Портфельный подход к оценке эффективности информационныхэффективности информационных системсистем

Его форма представляет собой простую таблицу правильно Его форма представляет собой простую таблицу правильно составленного ИТ-портфеля для предприятия. составленного ИТ-портфеля для предприятия.

Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ руководством компании на основании оценки, проведенной руководством компании на основании оценки, проведенной специалистами ИТ-подразделения. специалистами ИТ-подразделения.

Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с точки зрения производительности труда.точки зрения производительности труда.

Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и поддержке ИТ-решений. поддержке ИТ-решений.

Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ на предприятии. на предприятии.

Бюджетный подход к оценке эффективности Бюджетный подход к оценке эффективности информационных системинформационных систем

Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за расходом средств. расходом средств.

Данный подход применяется компаниями с уже сформировавшимся Данный подход применяется компаниями с уже сформировавшимся ИТ-хозяйством. ИТ-хозяйством.

Инвестиции в ИТ распределяются по функциональным Инвестиции в ИТ распределяются по функциональным подразделениям, которые при должной мотивации формируют подразделениям, которые при должной мотивации формируют обоснование применения соответствующего ИТ - решения в привязке обоснование применения соответствующего ИТ - решения в привязке к росту производительности труда. к росту производительности труда.

Бюджетный подход к оценке эффективности Бюджетный подход к оценке эффективности информационных системинформационных систем

Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, «заказывает» разработку у ИТ-подразделения. «заказывает» разработку у ИТ-подразделения.

Основываясь на таком подходе, многие крупные консорциумы в Основываясь на таком подходе, многие крупные консорциумы в последние годы практикуют заключение сделок на аутсорсинг или последние годы практикуют заключение сделок на аутсорсинг или ауттаскинг (вынесение задач ИТ за пределы компании) ИТ-ауттаскинг (вынесение задач ИТ за пределы компании) ИТ-подразделения. подразделения.

Российской Федерации ауттаскинг имеет самое широкое применение Российской Федерации ауттаскинг имеет самое широкое применение среди небольших компаний. Причина проста – вынесение ИТ-среди небольших компаний. Причина проста – вынесение ИТ- бюджета бюджета за пределы компании позволяет даже самым небольшим компаниям за пределы компании позволяет даже самым небольшим компаниям конкурировать с гигантами отрасли, сосредоточившись на основных конкурировать с гигантами отрасли, сосредоточившись на основных функциях, не занимаясь поддержкой (развитием) информационных функциях, не занимаясь поддержкой (развитием) информационных систем. систем.

Проектный подход к оценке эффективности Проектный подход к оценке эффективности информационных системинформационных систем

Современная финансовая теория признает Современная финансовая теория признает четыре основных способа расчета четыре основных способа расчета

эффективности проекта и его ценности для эффективности проекта и его ценности для компании:компании:

срок окупаемости, срок окупаемости, возврат на инвестиции, возврат на инвестиции, внутренняя рентабельностьвнутренняя рентабельность,, чистая прибыль от проекта с учетом стоимости чистая прибыль от проекта с учетом стоимости

капитала, приведенная к сегодняшнему дню. капитала, приведенная к сегодняшнему дню.

Проектный подход к оценке эффективности Проектный подход к оценке эффективности информационных системинформационных систем

Недостаток данной методологииНедостаток данной методологии заключается в том, что в заключается в том, что в рамках горизонта функционального подразделения очень рамках горизонта функционального подразделения очень сложно сложно количественно оценить качественное изменениеколичественно оценить качественное изменение в сути бизнес- в сути бизнес-процессов (как вариант, важное качественное изменение может процессов (как вариант, важное качественное изменение может быть просто не замечено).быть просто не замечено).

В связи с этим такая В связи с этим такая оценка зачастую бывает проигнорированаоценка зачастую бывает проигнорирована, , если проводится самостоятельно функциональными службами если проводится самостоятельно функциональными службами без участия специалистов финансового подразделения. без участия специалистов финансового подразделения.

Оценка ROIОценка ROI, проведенная в совокупности с оценкой рисков , проведенная в совокупности с оценкой рисков внедрения информационной системы в компании, внедрения информационной системы в компании, выдает выдает показатели вероятности того или иного значения ROIпоказатели вероятности того или иного значения ROI (например, (например, 85% вероятности успеха на 50% ROI, или 30% вероятности 85% вероятности успеха на 50% ROI, или 30% вероятности успеха на 70% ROI). успеха на 70% ROI).

Эффект от внедрения Эффект от внедрения информационной системы (ROI) информационной системы (ROI)

Расчетный эффект Расчетный эффект Эффект времени и производительности Эффект времени и производительности «Тонкие» эффекты «Тонкие» эффекты

Как правило, Как правило, основной эффект от внедрения информационных систем основной эффект от внедрения информационных систем – это рост производительности труда– это рост производительности труда

1. 1. Экономия рабочего времени определенного рода менеджеров. Экономия рабочего времени определенного рода менеджеров.

2.2. Эффективное применение человеческих ресурсов на Эффективное применение человеческих ресурсов на предприятии. предприятии.

3. Сокращение стоимости осуществления той или иной 3. Сокращение стоимости осуществления той или иной трансакции на предприятии. трансакции на предприятии.

Эффект от внедрения Эффект от внедрения ИТ, ИТ, ппроизводительность труда и капиталароизводительность труда и капиталаРеализуемый эффект от ИТ представляет собой сложную Реализуемый эффект от ИТ представляет собой сложную

взаимосвязь экономии капитала, роста взаимосвязь экономии капитала, роста производительности труда и создания новой производительности труда и создания новой добавленной стоимости. добавленной стоимости.

Современная экономическая наука измеряет эффект от Современная экономическая наука измеряет эффект от ИТ на трех уровнях:ИТ на трех уровнях:

1.1. На мНа макроэкономическом уровне акроэкономическом уровне 2.2. На уНа уровне компании ровне компании

3.3. На уНа уровне исполнителяровне исполнителя

ВыводВыводы по внедрению и эксплуатации ы по внедрению и эксплуатации информационных системинформационных систем

Оценка эффективности внедрения информационных Оценка эффективности внедрения информационных систем может быть проведена с различной глубиной для систем может быть проведена с различной глубиной для различных задач. различных задач.

Как правило, для политически ангажированных Как правило, для политически ангажированных инвесторов готовят обоснование, исходя из оценки роста инвесторов готовят обоснование, исходя из оценки роста производительности труда. Такое обоснование в наших производительности труда. Такое обоснование в наших условиях подготовить сложно, исходя из естественного условиях подготовить сложно, исходя из естественного сопротивления персонала первичному внедрению сопротивления персонала первичному внедрению информационных систем уровня информационных систем уровня ERPERP. .

Однако, исходя из общей практики для подобных Однако, исходя из общей практики для подобных производств, такая оценка со значительной долей производств, такая оценка со значительной долей погрешности и условностей может быть подготовлена. погрешности и условностей может быть подготовлена.

ВыводВыводы по внедрению и эксплуатации ы по внедрению и эксплуатации информационных системинформационных систем

Расчет Расчет ROIROI в совокупности с оценкой рисков проекта является в совокупности с оценкой рисков проекта является наглядным обоснованием для собственников и инвесторов. наглядным обоснованием для собственников и инвесторов. Подготовка такого обоснования представляется возможным в Подготовка такого обоснования представляется возможным в допустимые сроки (от двух до четырех недель) с привлечением допустимые сроки (от двух до четырех недель) с привлечением внешних экспертов, имеющих опыт подготовки таких оценок. внешних экспертов, имеющих опыт подготовки таких оценок.

Подготовка портфельной оценки проекта, как правило, Подготовка портфельной оценки проекта, как правило, осуществляется руководителями ИТ-подразделений, как подготовка к осуществляется руководителями ИТ-подразделений, как подготовка к тендерным процедурам или процедуре выбора поставщика ИТ-тендерным процедурам или процедуре выбора поставщика ИТ-решения. Адресатом такой оценки является руководитель решения. Адресатом такой оценки является руководитель предприятия, принимающий решение о внедрении информационной предприятия, принимающий решение о внедрении информационной системы. Такая оценка дает представление руководителю о стоимости системы. Такая оценка дает представление руководителю о стоимости проекта в разрезе всех (основных) ИТ-решений представленных на проекта в разрезе всех (основных) ИТ-решений представленных на рынке. рынке.

Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!