Раскрывая потенциал

gjgjgjgj

gjgj

Наша практика показала, насколько важно, нужно и неизбежно внедрение информационно-коммуникационных технологий в повседневную деятельность хозяйствующих субъектов.

Наша задача – максимально облегчить Ваш путь к «электронному бизнесу» и автоматизации процессов.

Мы не разрабатываем программных продуктов, потому что и без нас достаточно достойных разработчиков.

Мы понимаем, что начало юридически значимого документооборота – это организационно-правовое оформление внедрения и функционирования систем.

И здесь мы готовы предложить Вам свои опыт и знания!

Раскрывая потенциал

109028 г. Москва, Покровский бульвар, д 3 стр.1 Телефоны: 748 - 06 - 07, 748 - 06 - 08, 748 - 06 – 09

www.gdeaudit.ru

Применение электронных документов

в деятельности организации



www.gdeaudit.ru


Каждый имеет право совершать юридически значимые действия и заключать сделки любым законным способом, в том числе и путем обмена электронными документами (далее - ЭД).

Это положение является фундаментом, на котором базируются понятия электронного документооборота и электронной торговли.

ЭД и электронная цифровая подпись (далее - ЭЦП) в качестве надежных и эффективных инструментов для ведения бизнеса уже давно завоевали признание мирового бизнес - сообщества.


www.gdeaudit.ru

gjgjgjgj

gjgj


О сферах применения ЭД и ЭЦП можно говорить бесконечно, поскольку все сферы жизнедеятельности человека, где так или иначе используются традиционные бумажные документы, рано или поздно становятся сферами применения ЭД.

С помощью ЭД могут заключаться сделки, может передаваться юридически значимая информация, в том числе и распорядительного характера, возможно даже удаленное управление бизнес-процессами в комплексе таких систем как CRM.


www.gdeaudit.ru


В настоящее время ЭД и ЭЦП применяются в следующих сферах:

1. Представление информации в электронном виде в министерства и ведомства Российской Федерации;

2. Применение ЭД и ЭЦП в банковских и финансово-кредитных правоотношениях;

3. Заключение договоров и совершение сделок с использованием ЭД в системах электронной торговли.


www.gdeaudit.ru


109028 г. Москва, Покровский бульвар, д 3 стр.1 Телефоны: 748- 06 - 07, 748 - 06 - 08, 748 - 06 – 09

www.gdeaudit.ru

1. Фактически началом перехода на безбумажные отношения между государственными органами и юридическими лицами можно считать 23 января 2002г. – момент вступления в силу Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» (далее - ФЗ «Об ЭЦП»). Согласно нему ЭД, заверенный ЭЦП, приобретает юридический статус, то есть имеет такую же юридическую силу, как и бумажный документ с собственноручной подписью и печатью. В развитие указанного закона принимается ряд нормативно-правовых актов, которые и составляют законодательную базу для перехода на безбумажную технологию сдачи отчетности. Например, ФЗ от 28.03.2002 г. № 32-ФЗ «О внесении изменений и дополнений в Федеральный закон «О бухгалтерском учете», на основе которых был утвержден Порядок представления налоговой декларации и бухгалтерской отчетности (приказ МНС России от 02.04.2002г. N БГ-3-32/169 и 705).


109028 г. Москва, Покровский бульвар, д 3 стр.1 Телефоны: 748-06-07, 748-06-08, 748-06-09

www.gdeaudit.ru

2. ЭД, заверенный ЭЦП, как правовой институт, получил свое значительное развитие именно в сфере банковских правоотношений. И это неслучайно. Процесс нормативного регулирования применения ЭД и ЭЦП, организации электронного документооборота (далее - ЭДО) в этой сфере получил свое развитие задолго до принятия ФЗ «Об ЭЦП» и части 2 Гражданского кодекса Российской Федерации. Значительная роль в этом принадлежит Центральному Банку России (далее - ЦБРФ). ЦБ РФ, как ни один другой государственный орган, принял значительное число нормативных актов, определяющих особенности применения ЭЦП в сфере финансово-кредитных правоотношений.



www.gdeaudit.ru

Условно все области электронного документооборота в банковской сфере можно подразделить на 4 группы:

1. Отношения между кредитными организациями и их клиентами;2. Отношения между ЦБ РФ и кредитными организациями (филиалами);3. Отношения по применению ЭЦП в международной деятельности хозяйствующих субъектов;4. Отношения по применению ЭЦП в деятельности кредитных бюро. Кредитные бюро - сравнительно новый институт, основная задача которого - составление и ведение отчетов заемщиков. Законом № 218-ФЗ от 30.12. 2004г. «О кредитных историях» от 13.01.2005г. кредитному бюро предоставлена возможность выдачи субъекту кредитной истории по его запросу сведений в форме ЭД, юридическая сила которых подтверждена ЭЦП.



www.gdeaudit.ru

Особенности применения ЭД и ЭЦП в сфере банковских правоотношений:

1.Общим началом является признание юридической силы ЭД, подписанных ЭЦП, при положительном результате проверки ЭЦП.

2.При этом почти все нормативно-правовые акты ЦБ РФ, вопреки ФЗ «Об ЭЦП», признают в качестве владельца ЭЦП юридическое лицо - кредитную организацию или ее клиента.

3.При обмене ЭД кредитные организации рассматривают любое лицо как представителя клиента, обладающего полномочиями на совершение любых действий, предусмотренных правилами работы и иными нормативными актами, если указанное лицо направит ЭД, подписанный ЭЦП.

gjgjgjgj

gjgj


4. Использование ЭДО исключает необходимость обмена бумажными оригиналами документов.

5. Риск компрометации ключа лежит на клиенте.

6. Кредитные организации не несут ответственности за убытки, возникшие в результате действия третьих лиц, получивших доступ к ключу ЭЦП, до момента приостановления действия ключа ЭЦП, а равно и при нарушении сотрудниками клиента правил пользования ключом ЭЦП.


www.gdeaudit.ru



www.gdeaudit.ru

Так, например, ФАС Московского округа в постановлении от 5.11.2003г. признал юридическую силу документа, подписанного ЭЦП. ОАО «Ростелеком» обратилось в суд с иском о взыскании убытков, утверждая, что не передавало в банк платежное поручение в виде электронного платежного документа системы «Клиент- Сбербанк», с помощью которой распоряжалось денежными средствами, находящимися на счете. Экспертиза, назначенная арбитражным судом и проведенная экспертами ЦБР, показала, что на спорном платежном поручении ЭЦП корректна и принадлежит заместителю генерального директора ОАО «Ростелеком». Было установлено, что ключевая система не позволяет инициировать сеанс связи без предъявления главного ключа клиентского места, а также отправлять документы с клиентского компьютера от имени другого клиента и принимать в обработку не подписанные зарегистрированной ЭЦП документы. Суд признал несостоятельным заявление истца, поскольку тот не представил доказательств несанкционированного вмешательства, либо утраты или иного выбытия дискеты, содержащей ЭЦП лица, имеющего право на ее применение.



www.gdeaudit.ru

3. Заключение договоров и совершение сделок с использованием ЭД в системах электронной торговли.Несмотря на отсутствие достаточно благоприятных и предсказуемых правовых условий для электронной торговли, отсутствие необходимых положений законодательства может быть компенсировано путем создания необходимых договорных конструкций в корпоративных информационных системах (под корпоративной информационной системой в российском законодательстве понимается информационная система, участниками которой могут быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы).



www.gdeaudit.ru

Вместе с тем, чем шире сфера применения ЭД и ЭЦП, тем больше возникает вопросов и сложностей, связанных с использованием этой технологии, еще больше с обеспечением сохранности и целостности ЭД, подтвержденных ЭЦП, с возможностью обеспечения судебной защиты прав участников гражданского оборота.

Вопрос нормативного регулирования ЭД, обмена этим документами, правового статуса ЭЦП стоит остро не только для российского законодателя. Мировая практика также идет по пути создания актов отраслевого назначения, которые определяют процедуру использования ЭД с ЭЦП в конкретной сфере применения.



www.gdeaudit.ru

Сложности:1. Электронная торговля не сопровождается необходимыми правовыми гарантиями, которые обеспечивали бы законность и действительность сделок, совершаемых в сети Интернет. Участникам электронной торговли нередко предъявляются невыполнимые в электронной среде требованиям о предоставлении в подтверждении сделки бумажных документов, заверенных собственноручными подписями сторон. 2. Не устанавливаются оптимальные юридические критерии, предъявляемые к ЭДО. 3. Законодательство не регламентирует порядок передачи, получения, хранения ЭД и иных электронных сообщений. 4. Должным образом не прописан порядок и процедура защиты интересов потребителей, заключающих электронные сделки.


Некоторые проблемы возникают и при приобщении ЭД к материалам дел, то есть еще до рассмотрения спора в суде.

Например, по мнению А.П. Вершинина, ЭД должны представляться в суд не на техническом, а на бумажном носителе (то есть в письменном текстовом виде, который позволяет визуально и устно исследовать и обсудить доказательство). В качестве доказательств по делу могут быть использованы и данные, содержащиеся на техническом носителе, но только в тех случаях, когда они преобразованы в форму, пригодную для обычного восприятия и хранения в деле. При необходимости приобщения к делу документы можно распечатать либо записать на лазерный диск (постановление ФАС Поволжского округа от 24 июня 2004 г. по делу № А55-11635/03-3).


www.gdeaudit.ru


Все же на законодательном уровне ЭЦП и ЭД легализованы. Одни законы направлены непосредственно на нормативно-правовое регулирование применения ЭЦП, другие положения нормативно-правовых актов – на регулирование электронной торговли и применение информационных технологий. Так, например, УПК РФ (ст. 74) прямо не предусматривает в качестве доказательств ЭД, но, тем не менее, признает в качестве доказательства «иные документы», то есть содержит открытый перечень доказательств и к ним можно отнести и ЭД, а ГПК РФ – «документы, выполненные в форме цифровой графической печати, в том числе посредством факсимильной и электронной связи». АПК РФ прямо предусматривает, что документы, полученные посредством факсимильной, электронной и иной связи, а также документы, подписанные ЭЦП или иным аналогом собственноручной подписи, допускаются в качестве письменных доказательств.


www.gdeaudit.ru


Хотя при электронной торговле и возникают описанные выше сложности, тем не менее, они решаются путем создания договорных конструкций в условиях корпоративной информационной системах.

Эти конструкции основываются на традиционных нормах гражданского законодательства.

Участники такой системы заключают особое соглашение «Об электронном обмене данными», «Об использовании электронных документов» и т.п.


www.gdeaudit.ru


Защита прав лиц, применяющих ЭД и ЭЦП.

Эта защита основана на признании равенства участников гражданско-правовых отношений.

К примеру, большинство операций с ЭЦП осуществляются в корпоративных информационных системах.

В соответствии с Постановлением Пленумов ВС РФ и ВАС РФ № 6/8 договоры об участии в таких системах и условия регламентов ЭДО, как и договоры присоединения, могут быть изменены по соглашению сторон.

Таким образом, действующее законодательство все же позволяет защитить свои права уже при вступлении в информационную систему и требовать изменения условий ЭДО, если они явно ущемляют правовое положение участника.


www.gdeaudit.ru


Учитывая вспомогательный характер отношений по использованию ЭЦП относительно конкретных имущественных и обязательственных отношений, подавляющее большинство действий самозащиты прав – предъявление требования по заключенным сделкам. Субъекты ЭДО могут прибегнуть к возможностям самозащиты при урегулировании споров и конфликтных ситуаций, возникающих, например, при компрометации закрытого ключа ЭЦП, нарушении нормального функционирования средств ЭЦП.Основная роль в защите гражданских прав и интересов участников ЭДО принадлежит суду.


www.gdeaudit.ru


Пока еще вряд ли возможно говорить о полноценной судебной практике, но, тем не менее, суды достаточно часто рассматривают ЭД в качестве доказательств, а ЭЦП признают надлежащим реквизитом ЭД, фиксирующим волю лица и идентифицирующим автора.

Например, письмом ВАС РФ от 19.08.1994 г. N С1-7/ОП-587 "Об отдельных рекомендациях, принятых на совещаниях по судебно-арбитражной практике" определено, что возможно принятие в качестве доказательств документов, изготовленных в электронном виде и подписанных ЭЦП, при наличии в договоре процедуры разногласий и порядка доказывания подлинности договора и достоверности подписей. При рассмотрении дела № КГ-А40/4465-00 ФАС Московского округа от 5 октября 2000 г. указал, что юридическая сила ЭД может подтверждаться ЭЦП при наличии программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.


www.gdeaudit.ru


Нередко возникают споры, при разрешении которых суд оценивает легитимность ЭД, предоставленных банками своим клиентам, участвующим в публичных правоотношениях.Так, ФАС Центрального округа в постановлении № 172/5 от 28 апреля 2000 года признал незаконным и ущемляющим интересы лиц требование налоговой инспекции при наличии выписок банка в электронной форме предоставить их также и на бумажном носителе, подтвердив подписями работников банка и заверив печатью. Составление выписок по счету в электронной форме правомерно и основано на законе «Об информации, информатизации и защите информации», который подтверждает что документ с ЭЦП, полученный из автоматизированной информационной системы, имеет юридическую силу. Такие электронные документы приняты в деловом обороте между банками и их клиентами (письмо Банка России от 10.02.1998г. № 17-П).


www.gdeaudit.ru


Аналогичный спор был разрешен ФАС Волго-Вятского округа постановлением от 6.10.2003 г. № А 17-842/5 и указанные документы признаны доказательствами, соответствующими требования закона. В корпоративных информационных системах электронными документами могут оформляться как поручения на совершение определенной операции, так и другие документы. ФАС Восточно-Сибирского округа от 12.08.2004г. рассматривал дело о легитимности принятого ООО решения, оформленного в виде ЭД. Собственник информационной системы ООО «Иркутская нефтяная компания» признал спорный ЭД в качестве надлежащего доказательства и поставил под ним свою помощь, которая признана судом равнозначной ЭЦП. Доводы стороны, оспаривающей правомерность признания в качестве доказательства документов, распечатанных из электронной базы данных, судом признаны несостоятельными, так как ЭД соответствовали требованиям законодательства.


www.gdeaudit.ru


Большое внимание уделяется вопросу применения ЭД при ведении бухгалтерского учета. ФЗ от 21.11.1996г. «О бухгалтерском учете» позволяет составлять первичные и сводные учетные документы на бумажных и машинных носителях информации. В письме от 19.05.2006г. Министерство Финансов РФ разъяснило, что при ведении бюджетного учета допускается использование ЭД с ЭЦП в порядке, аналогичном для документов на бумажных носителях информации при условии соблюдения действующего законодательства.

При рассмотрении споров о легитимности ведения документов бухгалтерского учета в электронной форме суд, как правило, встает на сторону налогоплательщиков.


www.gdeaudit.ru


Например, ФАС Северо-Западного округа постановлением от 6.06.2005г. признал недействительным решение ИМНС о привлечении налогоплательщика к ответственности на основании п. 2. ст. 120 НК РФ. Инспекция сделала ошибочный вывод об отсутствии у него книг покупок, продаж и учета счетов-фактур в связи с тем, что они составлялись сотрудниками бухгалтерии в электронном виде по формам, разработанным самим налогоплательщиком.

Не все документы закон разрешает оформлять в электронном виде. Установленный НК РФ порядок оформления и заполнения счетов-фактур не разрешает выставлять их в электронном виде при расчетах по налогу на добавленную стоимость. Это подчеркивает ФНС России в своем письме от 14.02.2005г. «О налоге на добавленную стоимость».


www.gdeaudit.ru


Резюмируя, хочется отметить следующее:

ЭД как письменное доказательство, как правовой институт, все больше развивается и занимает свое «законное» место. Конечно, в настоящее время законодательство об ЭЦП, ЭД в достаточной мере разрозненно, фрагментарно и не содержит системы, регламентирующей механизмы, процедуры и порядок применения ЭЦП, ЭД.

Вместе с тем, общий подход к регламентации ЭДО ясен и не вызывает возражений: это принцип аналогии права. То есть, чтобы ЭД имел статус письменного доказательства в суде, нужно создать такую правовую конструкцию ЭД, которая бы могла исполнить все основные функции привычного бумажного документа.


www.gdeaudit.ru


Сейчас создаются акты отраслевого назначения, которые определяют процедуру использования ЭД с ЭЦП в конкретных сферах применения.

Например, новое законодательство о государственных закупках, предусматривающее осуществление необходимых публикаций на официальных сайтах в сети Интернет, использование информационно - коммуникационных систем в целях размещения в электронном виде конкурсной документации, электронный способ подачи заявок, проведение электронных аукционов и т.п. Постепенно появляется судебная практика, позволяющая анализировать результативность методов защиты лиц, участвующих в ЭДО, способы обеспечения сохранности и целостности ЭД и делать выводы о необходимых поправках и доработке законодательства.


www.gdeaudit.ru


ООО «АУДИТ ГРУП»

Наталья Бичевина

Начальник отдела организации электронного документооборота

109028 г. Москва, Покровский бульвар, д 3 стр.1 www.gdeaudit.ru

E-mail: [email protected]

Телефон: 748-06-07, 748-06-08, 748-06-09

Documents

Раскрывая потенциал