تجزيه و تحليل سيستمها

تجزيه و تحليل سيستمها

http://www.Beiki.info

2http://www.Beiki.info

جلسه هفتم آماده شدن براي حرفه تجزيه و تحليلگري

سيستم مهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران

سيستمoمهارت در به كارگيري واژگانoمهارت در برگزاري جلسات

چگونگي برگزاري يك جلسهچگونگي تشكيل يك جلسه ارائه شفاهي و رسميجلسات بازبيني هاي گروهي

oمهارت در تدوين گزارشهاي كتبي


جلسه هفتم آماده شدن براي حرفه تجزيه و تحليلگري

سيستمo براي اينكه بتوانيم يك تجزيه و تحليگر سيستم موفق

باشيم به چه چيزهايي نياز داريم؟o نويسنده اي مي گويد:“به نظر من تحليلگر سيستمها

و كاربران در سطح مديريتفردي است كه با دارد، سابقه و تجربيات آنها ارتباط مديريت كاربردي

را مسائل و پيش از طرح راه حل ، مستندسازيرا مي كردن صحبت مي كند، پيش از دركبه خوبي

بلكه از سر نمي گيرد سيستمها را توسعه، انديشد مي كند، به هنگام سوال كردن از تسهيلآنها را

و مقاصد اهداف آن بوده و پشتيبانسازمان همواره ، در جهت حل مسائل سيستمها از در مي يابدآن را

و مناسب استفاده مي ابزارها و رويكردهاي خوب لذت مي برد.“كار با ديگر افرادكند و از


جلسه هفتممهارتهاي تجزيه و تحليلگران سيستم

o آشنايي با تكنولوژي و مهارت هاي سيستماطالعاتي

در سازمان استكارگزار تغييرتحليلگر سيستم در خصوص سيستمهاي مطالعهعادتي منظم براي

اطالعاتي الزم است. اتحاديه مديريت عضويت در سازمانهايي نظير

انجمن هاي مديريت اطالعات و پردازش داده ها

oتخصص و تجربه برنامه نويسي سطح زبان برنامه نويسيتحليلگران بايد حداقل يك

باال را بداند. توسعه مي سيستمهاي پايگاه دادهاين زبانها حول

يابند.



oدانش بازرگاني عمومي اگر دانشي در زمينه مورد تحليل وجود داشته باشد

به مراتب راحتتر برقرار مي شود.ارتباط

oمهارت هاي حل مساله و حل مسائل بزرگتحليلگر بايد توانايي مواجهه با

آنها را داشته باشد. به خالقانهتحليلگران بايد توانايي ارائه راه حل هاي

مسائل را داشته باشند.



oمهارت هاي ارتباط با اشخاص با ارتباط گفتاري و نوشتاريتحليلگر بايد قادر به برقراري

ديگران باشد. مصاحبه، نگارش فني، نگارش تجاريتحليلگر بايد توانايي ،

را برگزاري جلسات و پرسشنامهطراحي و به كارگيري داشته باشد.

oمهارت هاي برقراري روابط بين اشخاص است.افراد متكي به سيستمهاكار در سازمانها اهداف متفاوتبا توجه به اينكه افراد با

يا عهده داري مسئوليتحضور دارند مقوالتي چون تحليلگر مورد مجادله واقع مي شود صالحيت تصميم گيري

عمل كند.ميانجيبايد بتواند در اين موارد به عنوان چون تحليلگر كارگزار تغيير است بايد بتواند ديگران را

كه اين مقوله نياز به توانايي برقراري متقاعد به تغيير كندروابط با اشخاص دارد.



o مهارت تجزيه و تحليل و طراحي سيستمها وروشها

تحليلگران بايد از آموزشهاي مهارتهاي تجزيه وتحليل سيستمها بهره برداري كنند.

اصول و مفاهيم–تكنيكها و ابزارها–روش شناسي ها–

oسابقه سودمند گذشته در تحليل تجربههيچ جايگزيني براي

سيستمها وجود ندارد.


جلسه هفتممهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران سيستم

o ساخته مي شود.براي افراد افراد و توسطسيستم o:پرسش هاي اساسي در خصوص مهارتهاي ارتباطي

دارد؟ارتباط چه كسانيتحليل گر با مي سازد؟متاثرچه واژه هايي اين افراد را

o است.شناختن مخاطبراز ارتباط موثر oمخاطبان پروژه توسعه سيستمها چه كساني هستند؟

شامل همكاران شما)ساير تحليل گران، برنامه گروه پروژه :نويسان و متخصصين سيستمهاي اطالعاتي(

سيستم آنها به واسطه روزانه: افرادي كه كار كاربران نهايي تحت تاثير قرار مي غير مستقيم يا مستقيم به صورت جديد

گيرد. مثل اثر سيستم مكانيزه فروش در مكانيزمهاي حسابداري

هزينه: عالوه بر اينكه كاربر سيستم جديد مي باشد مديريت مي نمايد.تصويب سيستم جديد را مالكيتهاي سيستم و


جلسه هفتم مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگران

سيستمo پيش از ارتباط با آنها سواالت زير را از خود

بپرسيد:چگونه مي سيستم اين فرد چيست و مسئوليتهاي

بگذارد؟اثرتواند بر او اين شخص در ارتباط با سيستم موجود يا تلقيطرز

، مشكوكانه، مشتاقانهسيستم مورد نظر چيست؟ ؟بي تفاوت يا خصمانه

درباره پروژه مي خواهد يا نياز اطالعاتياين فرد چه دارد؟

است و چه ميزان مشغولاين شخص تا چه حدي دهد؟اختصاص مي تواند به من توجهي و وقت



oمهارت در به كارگيري واژگان در سياست به كارگيري واژگان نادرست سبب صدمات

جبران ناپذير مي گردد. اين موضوع فقط در سياست مطرح نيست.

تاثير مديرانلسلي ماتيس اصطالحاتي كه مي تواند بر داشته باشد را به دو دسته تقسيم مي كند:

: افزايش بهره وري، كاهش موجودي، بهبود اصطالحات مفيد–روابط با مشتري، افزايش فروش، افزايش ميزان سود، كاهش

ميزان ريسك و ...: هزينه هاي باال، موجودي غيرضروري، ضررهاي اصطالحات مضر–

بيش از اعتبار، افزايش ميزان خطا، مالياتهاي بيشتر، تاخيرات، ضايعات و ...

مي مضر را مي فروشند و از اصطالحات خود مفيداصطالحات – استفاده نمود.فروش تغييرات پيشنهاديتوان جهت



oمهارت در به كارگيري واژگاننكات قابل توجه در به كارگيري واژگان

توسعه سيستمها دخيل دوست دارند كه احساس كنند در افراد–“ استفاده نكنيد.منهستند پس هرگز از ضمير اول شخص مفرد ”

شود پس همواره در قدرداني افراد دوست دارند از زحماتشان – كنيد.مهم قلمداد آنها و واحد آنها را نامارائه هرگونه مطلبي

،RAM مربوط به توسعه سيستمها مانند واژه هاي تخصصياز –Motherbord و ... در ارتباط با كاربران و مديران سيستم استفاده نكنيد.

در ارتباط با كاربران و مديران سيستم واژه هاي مخففاز – از سيستم حمل و نقل DFDاستفاده نكنيد مثال به جاي ”اين يك

كاالي شماست“ بگوييد ”اين يك تصوير از نمودار جريان داده هاي سيستم حمل و نقل كاالي شماست“

حمله مي برد عملكرد افراداز به كاربردن اصطالحاتي كه به – نماييد.خودداري

از كار را مطرح نماييد به حذف قسمتهاييهنگامي كه مي خواهيد – افراد توجه نماييد.امنيت كاري احتمالي وارد بر تهديدات



سيستمoمهارت در برگزاري جلسات

چگونگي برگزاري يك جلسه بسيار گران قيمتزماني كه صرف جلسات مي گردد –

هزينه بيشتر باشد بر تعداد شركت كنندگاناست و هر چه آن افزوده مي شود.و بهاي

جلوه بي ارزش درستي اتفاق نيفتد جلسه سازماندهياگر –مي نمايد.



oمهارت در برگزاري جلساتچگونگي برگزاري يك جلسه

مواردي كه بايد به آنها در تشكيل جلسه رعايت نمود در زير آمده –است:

آن را مشخص نماييد. اين اهداف هدفدليل تشكيل جلسه و • دقيقه محقق شوند.90 تا 60بايد به گونه اي باشند كه در

مورد نياز آن تسهيالت جلسه و جدول زماني، شركت كنندگان•را مشخص كنيد

قبل از از بعد از ظهر بهتر است، جلسات صبحجلسات • مهم ديگر از كارايي قبل از جلسات، قبل از نهار، تعطيالت

الزم برخوردار نيست. دارد رهبر بايد در مقابل تقابل رهبر با گروهاگر جلسه نياز به •

ديگري الزم است تقابل گروه با گروهگروه بنشيند ولي اگر بايد در مقابل گروه ديگر بنشيند.كل گروه

مورد نياز برگزاري جلسه را فراموش ننماييد.ابزار و وسايل• از جلسه بين شركت كنندگان توزيع قبل را دستور جلسه•

نماييد.



oمهارت در برگزاري جلساتچگونگي برگزاري يك جلسه

اداره جلسات:– آغاز كنيد.به موقعجلسه را • 15اگر حضور هر يك از افراد تاثير گذار در جلسه بيش از •

نماييد.لغو طول كشيد جلسه را دقيقه به گونه اي دستور جلسهجلسه را با فهرست نمودن يا بازبيني •

آغاز نماييد كه موضوعات مورد بحث به خوبي دسته بندي شوند. كليه افراد در بحثها اطمينان حاصل نمايد.شركترهبر بايد از • و نظرات اتفاق بيفتد.شمارش آرااتخاذ تصميم بايد با • بايد بالفاصله پس از اتمام جلسه چاپ شده و در صورت جلسه•

خالصه اختيار كليه افراد مرتبط قرار گيرد. صورتجلسه شامل اتخاذ شده و مواردي است كه براي تصميمات، اي از ماوقع

دبير جلسه مشخص شده اند. صورتجلسه توسط بررسي آيندهتنظيم مي گردد كه اين فرد توسط رهبر گروه انتخاب مي شود.

جلسات طوفان فكري–


جلسه هفتممهارت در برگزاري جلسات

چگونگي تشكيل يك جلسه ارائه شفاهي و رسمي تشكيل مي شوند.فروش ايده هاي جديدجهت – است.كتبي ارائه هاي مفصل تكميلجهت – بر مخاطب است و همچنين القاء تاثير سريع و آني آن مزاياياز –

. نوشته ها قابل انتقال نيستمطالبي به مخاطب است كه توسط زودهنگام مباحث سمعي و بصري است فراموشي آن معايباز –

قابل رفع است.خالصه يا تفصيلي كتبيكه با ارائه يك گزارش آماده سازي جهت ارائه شفاهي:–

كل زمان ارائه)الف( صورت مساله ب( كار 6/1مقدمه •تكميل شده تا اين تاريخ(

كل زمان )الف( خالصه اي از 3/2 ارائه قسمت اصلي•محدوديتها و مسائل سيستم موجود ب( توصيفي مختصر در

مورد سيستم پيشنهادي ج( تحليل امكان سنجي د( جدول پيشنهادي جهت تكميل پروژه(

سواالت و نظرات مخاطبين• كل زمان ارائه)الف( خالصه اي از پيشنهاد ب( 6/1 جمع بندي•

از صحبت به عمل درآوردن(


جلسه هفتممهارت در برگزاري جلسات

چگونگي تشكيل يك جلسه ارائه شفاهي و رسمي و ديگر وسايل سمعي و بصري استفاده اساليدها و نمودارهااز –

نماييد. قرار دهيد تا مخاطبين در اختيار چاپ شدهاساليدها را به صورت –

نشوند.يادداشت برداريمجبور به نماييد.تمرينقبل از ارائه اصلي در مقابل چند نفر اين كار را –توصيه هاي اداره جلسات ارائه شفاهي:–

بپوشيد چرا كه نحوه لباس پوشيدن شما ديگران لباس رسمي•را تحت تاثير قرار مي دهد.

سيستم مالكيت استفاده نماييد تا شما و ما از منبه جاي •پيشنهادي را به مديريت نسبت دهيد.

محيطي با گروه را ادامه داده و سعي نماييد چشمي ارتباط• ايجاد كنيد. اگر شما به خود اطمينان قابل اطمينان و اعتماد

نداشته باشيد چگونه مي توان انتظار داشت ديگران به شما اعتماد نمايند؟

حركات زياد دست،مراقب رفتار خود باشيد. كارهايي چون • مي تواند باعث يك تكيه كالم خاص و استفاده از قدم زدن مخاطبين شود.آشفتگي




جلسات بازبيني هاي گروهي بازبيني اسناد طراحي و توسعهجلسه –

سيستمهاست. است كه يافتن و حذف خطاهاييجلسه به منظور –

موانع ذهنيدر اسناد به وجود آمده و به علت شناخته نشده اند.تحليلگر

چه كسي در جلسه بازبيني گروهي شركت مي –كند؟

است.هفت نفره يا كمترگروه بازبيني يك گروه –يك نفر تحليلگري است كه اسناد را تهيه كرده و –

در طول جلسه آن را ارائه مي نمايد.




جلسات بازبيني هاي گروهي وجود دارد كه وظيفه دارد:هماهنگ كنندهيك نفر –

از دريافت اسناد قبل از جلسه توسط كليه شركت •كنندگان اطمينان حاصل نمايد.

از برگزاري صحيح بازبيني اطمينان حاصل نمايد.•در زمان باالگرفتن بحث ها وساطت نمايد.•مسئول ثبت وقايع را مشخص نمايد.•

هستند ساير تحليلگراني و همچنين كاربر نهاييساير افراد –، كيفيت آنها، صحتكه به ارزيابي اسناد به منظور تعيين

و ... مي پردازند.رعايت استانداردها طول بكشد. دقيقه90بازبيني نبايد بيشتر از – از اين جلسات كابران نهاييتجربه نشان داده است كه –

دارند.احساس بهتري


جلسه هفتم

oمهارت در برگزاري جلساتجلسات بازبيني هاي گروهي

نحوه اداره كردن يك جلسه گروهي–قوانين و رويه هاي كليه افراد بايد بپذيرند كه از •

استفاده نمايند.يكساني قرار دهند و بازبيني بايد اسناد را مورد كليه افراد•

اين وظيفه تنها به دوش تحليلگر تهيه كننده مدارك نيست.

به اصالح نه اصالح آنها. يافتن خطاهاستهدف • اصلي است.تحليلگرعهده

پيشنهاد مي شود از اعضاء جلسه بخواهيم هر يك • را نكته منفي و يك نكته مثبتحداقل يك

مشخص نمايند.گزارش است كه هماهنگ كنندهدر پايان وظيفه •

ارائه نمايد. خالصه مديريتي را تحت عنوان نهايي


جلسه هفتم

مهارت هاي ارتباطي تجزيه و تحليلگرانسيستم

oمهارت در تدوين گزارشهاي كتبياطالع رساني گزارش كتبي مي تواند هدف ،

و يا هر دو باشد.متقاعد سازي:اندازه يك گزارش كتبي

يك يا دو صفحه سازمان سطح ارشدبراي مديران–سه تا پنج سازمان سطح ميانيبراي مديران–

صفحهكمتر ده سازمان سطح سرپرستيبراي مديران–

صفحهپنجاه صفحه كمتر از سازمانكاركنانبراي –



oمهارت در تدوين گزارشهاي كتبيساماندهي يك گزارش كتبي

مي پردازد.ارائه اطالعات كه به عناصر اوليه– كه گزارش را به گونه اي گردآوري مي نمايد تا عناصر ثانويه–

تشخيص را راحتي گزارش و عناصر اوليهخواننده بتواند به دهد.

اداري و واقعيعناصر اوليه را مي توان به دو صورت –ساماندهي كرد.

جزئيات و بوده و بيشتر براي بيان قديمي واقعيشكل – مي مفصل به صورت مشخصات طراحي و نيازمندي ها

پردازد. است و بيشتر مناسب سطوح نتيجه مبتني بر اداريشكل –

مي پيشنهادات و نتايج به بيان وهله اول است و در مديريتيپردازد.




شامل چهار جزء است:مقدمه–هدف گزارش•صورت مساله•حوزه پروژه •توصيف مضمون گزارش•

چگونگي توسعه اطالعات بايد به صورت مختصر روشهاقسمت – يا چگونگي انجام مطالعه در گزارش را تشريح نمايد. مثل موجود

.طراحي سيستم جديد است در اين قسمت نوع حقايققسمت عمده گزارش در بخش –

تحليل “ ”توصيف سيستم موجودداده ها معرفي مي شوند مانند ”“مشخصات طراحي“ ”گزينه هاي موجود

گزارش را خالصه مختصري بايد به صورت نتيجهدر قسمت – بپردازد.پيشنهادات و يافته ها، صورت مسالهنموده، به بررسي



سيستمoمهارت در تدوين گزارشهاي كتبي

ساماندهي يك گزارش كتبي



سيستمoمهارت در تدوين گزارشهاي كتبي

ساماندهي يك گزارش كتبيعناصر ثانوي–


جلسه هفتمoمهارت در تدوين گزارشهاي كتبي

ساماندهي يك گزارش كتبيعناصر ثانوي–

است كه برگه ارساليكي از عناصر ثانويه مهم •هيچ گزارشي بدون آن نبايد به گيرنده تحويل

با داده شود. اين برگه مشخص مي كند كه . در آن مي توان به برخي گزارش چه بايد كرد

كرد. تاكيد گزارش خصوصيات قابل تامل از زحمات افرادي كه قدردانيهمچنين مكان

شما را ياري داده اند در اين برگه است. از يك يا دو صفحه اي: يك گزارش گزارش خالصه–

كل گزارش است تا خواننده بتواند بفهمد كه آيا او در گزارش وجود دارد يا خير. مطالب مورد نظر

نيز هست.مديريت ارشد براي مناسباين گزارش


جلسه هفتم

مهارت هاي ارتباطي تجزيه وتحليلگران سيستم


اصول نگارش گزارش هاي فني و تجاري:– ايده اي مستقل بايد مشتمل بر پاراگرافهر •

باشد. باشند و متوسط پيچيدهجمالت نبايد زياد •

بيشتر باشد.بيست كلمهطول جمله نبايد از استفاده نكنيد.جمله هاي مجهولاز • استفاده بي فايده و بزرگ، پيچيدهاز لغات •

نكنيد.


جلسه هفتم

Documents

تجزيه و تحليل سيستمها