תיאור חומר ארכיונימאשה זולוטרבסקי

19.12.11

סדר היוםמושגים בסיסיים והגדרותעקרונות סידור חומר ארכיוני ותיאורוכללי תיאור חומר ארכיונידוגמאות

סידור ותיאור חומר ארכיוני

תהליך של ניתוח, ארגון ורישום של פרטיהחומר ארכיוני הקשרו ותכונותיו, על מנת

לאפשר את הבקרה הפיזית והאינטלקטואלית וזאת תוך שמירהעל המידע הארכיוני

של החומרים הארכיוניםמוצאםעל של החומריםהסדר המקוריועל

עקרונות בסיסיים של סידור ותיאור ארכיוני

עקרון המוצא(principle of provenance, respect des fonds) רשומות שמוצאן זהה יישמרו ביחד לפיו

על מנת לשמור על הקשרן. כלומר מסמכים שנוצרו יחד הינם קשורים זה בזה, דרך הקשרים האלה ניתן להבין תהליכים ופעילויות עליהם הם מעידים ובכדי לשמור על

הקשרים האלה יש לשמרם ביחד.( עקרון שמירה על הסדר המקוריsanctity of the

original order שמירה על רצף רשומות (, כלומרכפי שנוצרו על ידי יוצר הרשומות, כאשר ואופן ארגונן

ההנחה הכללית היא שלסדר המקורי של המסמכים ישנה משמעות ויש לשמור אליו.

תהליך סידור ארכיוני ולא על יד על ידי יוצר הרשומותסידור הרשומות מתבצע

הארכיונאי של ארגון המידע הארכיוני לוגיסידור ארכיוני הוא תהליך

ולא סידור פיזי או אחסון מגדיר את התכונות הסידור הארכיוני תהליך בו הארכיונאי

של הרשומותהפיזיות ולוגיות של אופי הגוף היוצר, המבנה ניתוחסידור ארכיוני כולל

הארגוני, הקשרים בין היחידות השונות תהליכי זרימת המידע בתוכו, סוגי המידע והאופי של סידורם המקורי

מושגים בסיסיים( חטיבהFonds) מכלול הרשומות, ללא תלות -

בצורה או במדיה, שנוצרו באופן אורגני ו/או הצטברו ונעשה בהן שימוש על ידי אדם, משפחה או תאגיד,

במהלך פעילויותיו ותפקידיו של הגוף היוצר.

מושגים בסיסיים

(Fondsחטיבה ) ?מה

מכלול הרשומות ללא תלות בצורה או במדיה )מסמכים, תעודות, מאמרים, תצלומים, סרטים, פרסומים, חפצים

וכד'(?איך

שנוצרו ו/או הצטברו ונעשה בהן שימוש?על ידי מי

אדם, משפחה או תאגיד/ארגון/מחלקה?מתי

במהלך הפעילויות הטבעית ובמסגרת תפקידים

מושגים בסיסיים

( תת-חטיבהSub-fonds) תת-יחידה של החטיבה - המכילה גוף של רשומות קשורות המתייחסות

לתת-מחלקות מנהליות בגוף היוצר; או במידה ואין זה אפשרי, חלוקת החומר עצמו לקבוצות כגון חלוקות

גיאוגרפיות, כרונולוגיות, תפקודיות או דומות. ( תיקFile) יחידה מאורגנת של מסמכים המקובצים -

יחד או לשם שימוש שוטף על ידי היוצר או במהלך הסידור הארכיוני, מפני שהם קשורים לאותו נושא,

פעילות או עסקה. ( פריטItem ) היחידה הארכיונית האינטלקטואלית -

הקטנה ביותר שאיננה ניתנת לחלוקה, לדוגמה: מכתב, מזכר, דו"ח, תצלום, רשומת קול וכדומה.

תיאור וסידור מרובה רמות( המורכבים finding aidsבניית עזרי איתור )

מתיאורים נפרדים שנמצאים בקשר הדדי ומשקפים את ההיררכיה הארכיונית

מטרות התיאור

מטרות התיאור

)ISAD)Gכללי תיאור מרובה רמות לפי תיאור מן הכלל אל הפרט

: הצגת ההקשר והמבנה ההיררכי של החטיבה מטרהוחלקיה.

: ברמת תיאור החטיבה יש לתת מידע לחטיבה כמכלול. כללבתיאורי התת-רמות של החטיבה יש להציג מידע המתאים

לחלקים שיתוארו. יש להציג את התיאורים בקשר היררכי של כל חלק ומקומו במכלול תוך תיאור מהכלל )החטיבה( אל

הפרט.

)ISAD)Gכללי תיאור מרובה רמות לפי מידע הרלוונטי לרמת התיאור

: הצגה מדויקת של ההקשר והתוכן של יחידת התיאור. מטרה

: יש לספק אך ורק מידע המתאים לרמה המתוארת. כלללדוגמה, אין לספק מידע מפורט על תוכן התיק אם רמת

התיאור היא חטיבה; אין לתאר את היסטוריה מנהלית של כל המשרד במידה והגוף היוצר של יחידת התיאור הוא מחלקה

או סניף.

)ISAD)Gכללי תיאור מרובה רמות לפי קישורי תיאורים

: הדגשת מקומה של יחידת התיאור מטרהבהיררכיה.

ליחידת : יש לקשר במידה וניתן כל תיאור כללרמת התיאור. התיאור הגבוהה ממנו ולזהות את

(3.1.4)ראה עוד בסעיף

)ISAD)Gכללי תיאור מרובה רמות לפי אי-חזרה על מידע

: להימנע ממידע חוזר בתיאורים הארכיונים ברמות מטרהההיררכיה השונות.

: ברמה הגבוהה יש לתת את המידע המשותף לכל כללהחלקים המרכיבים. אין לחזור על מידע ברמה הנמוכה של

התיאור במידה וניתן כבר ברמה גבוהה יותר.

תיאור ארכיוני - סיכום

תהליך הסידור והתיאור של חומר ארכיוני

)ISAD)Gתיאור מרובה רמות לפי המרכיבים הנחשבים להכרחיים לחילופי מידע תיאורי

בינלאומי:קוד זיהוי / סימולשםיוצר החומרתאריך/יםהיקף יחידת התיאור.רמת התיאור

- תחום הזיהוי )ISAD)Gכללי תיאור לפישםהמטרה

לזהות בצורה ייחודית את יחידת התיאור וליצור קישור לתיאור המייצג

קוד/ים מזהה/ים)סימול(

שם הענקת שם ליחידת התיאור

תאריך/ים זיהוי ורישום התאריך/ים של יחידת התיאור

רמת התיאור זיהוי רמת הסידור של יחידת התיאור.

לזהות ולתאר:. את ההיקף הפיזי או הלוגי של יחידת התיאור;1. את סוג המדיה של יחידת התיאור.2

גודל יחידת התיאור והמדיה שלה )כמות, נפח או גודל(

סימול )קוד מזהה(

הסימול חייב להיות חד חד ערכי - חייב לקבלערך ייחודי

הסימול חייב לבטא את המבנה ההיררכי שלהרשומה:

1538A1-

תיק תת- חטיבה חטיבה

פריט

סימול )קוד מזהה( לשם יצירת סימול ייחודי המאפשר חילופי מידע מישור

הבינלאומי יש לרשום את המרכיבים הבאים: קוד המדינה בהתאם לגרסה האחרונה של תקןISO

3166 )IL(קוד הארכיון התואם את המזהה ייחודי לארכיון קוד מזהה מקומי ספציפי, מספר בקרה או כל מזהה

ייחודי אחר : דוגמאות

IL YTA 1/23/13-1 (File) Israel, Yad Tabenkin ArchivesIL ISA 1 (fonds)Israel, Israel State Archives

שמות ליחידות התיאור - כללי כללי מתן שמות :

אם קייםהשם המקורייש לרשום את יש לתת שמות מדויקים וקצרים ככל האפשר אין להכניס את התאריכים לשם בשימוש בראשי תיבות יש לציין קודם את ראשי התיבות

ולציין את השם המלא בסוגריים מרובעים "אין לתת שמות כגון "כללי", "שונות", "ללא שם).( אין לסיים את השמות בנקודה

שמות ליחידות התיאור - החטיבה ברמות הגבוהות )חטיבות, תת-חטיבות( – השמות בד"כ

ניתנים על ידי הארכיונאי)יש לכלול את שם היוצר בשם החטיבה )המנהלית)יש לכלול את שם האדם בשם החטיבה )ארכיונים אישיים יש לציין את שם הארגון, גוף, קבוצה, איש בשם החטיבה

)אוסף מלאכותי(ניתן להוסיף את המילים "אוסף" או "ארכיון" לשם החטיבה

שמות יחידות התיאור - התיק לשמות התיקים שני מקורות עיקריים:

שם התיק שניתן על ידי יוצר החומרשם התיק שניתן על ידי ארכיונאי

שמות יחידות התיאור - התיק שם התיק שניתן על ידי יוצר החומר

יש לציין את השם במקורי ניתן לקצר שמות ארוכים בתנאי שלא תהיה פגיעה

במשמעות השםיש לפתוח ראשי תיבות

שמות יחידות התיאור - התיק

שם התיק שניתן על ידי ארכיונאיהשם יינתן בהתאם להקשר היצירה של התיקניתן לציין את הפעילות של הארגון בה עוסק התיקניתן לציין את הנושא בו עוסק התיקניתן לציין את הצורה של הרשומות השם צריך להיות בעלי משמעות, אין לתת שמות

"כללי", "שונות" או "ללא שם"

שמות ברמות שונות - דוגמאות ברמת החטיבה:

)ארכיון מפלגת העבודה( "האיחוד העולמי", תנועת העבודה הציונית

)גנזך המדינה(ועדת ירושלים והמושל הצבאי

)מכון ז'בוטינסקי בישראל( אוסף אצ"ל

)ארכיון מפלגת העבודה( ארכיון ברל כצנלסון

ברמת התיק:)מתוך החטיבה "ועדת ירושלים והמושל חוזרים והוראות משרד האוצר

הצבאי", גנזך המדינה(

)מתוך החטיבה "הסתדרות עובדים לאומית", מכון חוקה ותקנות ז'בוטינסקי בישראל(

)מתוך הארכיון האישי של זאב ז'בוטינסקי, התכתבות עם בני משפחה מכון ז'בוטינסקי בישראל(

ציון תאריכים ניתן לציין תאריכים שלמים או שנים בלבד

כאשר טווח התאריכים רחב אך חלקו הגדול של החומרשייך לטווח צר אפשר לציין זאת

1971-1999 1972-1982, רוב המסמכים משנים

אם יש אפשרות לשער את התאריך יש לתת אתהתאריך המשוער ולציין זאת

דוגמאות לתאריכים משוערים:

משוער[01.01.1970] .??.?? 197?

שנה נכונה[01.01.1981].??.?? 1981

שנה וחודש נכונים[01.06.1972– ].?? 06.1972

רמת התיאור וגודל יחידת התיאור :רמת התיאור

חטיבה, תת-חטיבה, תיק, פריט

גודל יחידת התיאור וסוגי המדיה

ניתן לציין את גודל היחידה במיכלים, תיקים, מעטפות מטר 1 מיכלים קיבוציים = 6 מיכלים = 3או מטר מדף )

מדף(

,יש לציין את סוגי המדיה למשל תיקי ממסמכים, מפותתצלומים

דוגמאות:

)חטיבה - ארכיון הציונות הדתית( מ' מדף 3.57 מכלים, 21

13 containers of graphic material and textual records )Series - Canada, York University Archives(

- תחום ההקשר )ISAD)Gכללי תיאור לפי

שםהמטרה

לזהות את היוצר או היוצרים של יחידת התיאור

שם היוצר/ים

לספק היסטוריה מנהלית או פרטים ביוגרפיים על יוצר/י יחידת התיאור על מנת למקם את החומר בהקשרו ולעשותו מובן

יותר.

היסטוריה מנהלית/ביוגרפית

לספק מידע על הרקע ההיסטורי של יחידת התיאור החשוב להבנת מקוריותה, שלמותה

ופרשנותה.

היסטוריה ארכיונית

שם היוצר/ים

,יש לרשום את שם הארגון או הפרט/ים האחראים ליצירההצטברות ואחזקה של הרשומות ביחידת התיאור

השם צריך להינתן בצורה תקנית לפי ההסכמותהבינלאומיות או הלאומיות

שמות אנשים

)שמות ארגונים )קיצורים, שמות דו-לשוניות

היסטוריה מנהלית/ביוגרפיה

,סקירה כללית על מוצאו, התקדמותו, התפתחותוועבודתו של הארגון/ארגונים או על חייו ועבודתו של

הפרט )או הפרטים(

ניתן לציין את התאריכים החשובים בהתפתחות הארגוןאו בחייו של הפרט

במידה ומידע נוסף קיים בפרסומים ניתן לצטט אתהמקור או להפנות אליו.

היסטוריה ארכיונית

יש לרשום את השתלשלות העברות הבעלות, האחריותו/או המשמורת של יחידת התיאור.

יש לציין פעולות כמו ההיסטוריה של סידור החומר, הפקתעזרי איתור, שיקולים בקבלת החלטות לגבי הסידור

והתיאור

יש לציין את התאריכים בהם נעשו פעולות אלה, ככלשניתן לדעת.

אם ההיסטוריה הארכיונית של החומר אינו ידוע יש לציין זאת.

- תחום התוכן )ISAD)Gכללי תיאור לפי

שםהמטרה

לאפשר למשתמשים לשפוט את הרלוונטיות האפשרית של יחידת התיאור.

היקף ותוכן

לספק מידע על כל פעולות ההערכה, הביעור והקביעה של תקופת האחזקה

שנעשו.

מידע על הערכה, ביעור ותקופות אחזקה

לדווח למשתמש על תוספות צפויות ליחידת התיאור.

רכישות נוספות

לספק מידע על המבנה הפנימי, הסדר ו/או שיטת המיון של יחידת התיאור.

שיטת הסידור

היקף ותוכן יש לציין את היקף היחידה המתוארת בהתאם

לרמת התיאור

תקופות

אזורים גאוגרפיים

יש לציין את התוכן של היחידה המתוארתבהתאם לרמת התיאור

הצורה הדיפלומטית של התעודות

נושאים עיקריים

צורות דיפלומטיות, פורמטים חריגים )בתיקגם...(

היקף ותוכןדוגמה:

: הקשר בין נציבות בית"ר בא"י לבין הנהלת נושאים עיקרייםפלוגות העבודה ומחלוקת לגבי קביעת הסמכות העליונה.

הגיוס לפלוגות העבודה וחשיבותו. רצון הנציבות לייסד פלוגות קואופרטיביות. התשלום עבור תעודות בית"ר. בקשות

אישיות ובקשות שחרור מגיוס. הזמנות להתייעצויות.פסק דין במשפט נגד הבית"רים אברהם אקסלרוד בתיק גם:

ודניאל הלפרין. ופרוטוקול מישיבת בית המשפט בתביעת הבית"רי יחיאל בן זאב נגד הבית"רי חביב שיבר.

)תיק "נציבות בית"ר בארץ ישראל - התכתבות ", מכון ז'בוטינסקי בישראל(

- תחומים )ISAD)Gכללי תיאור לפיאחרים

- מתאר את תנאי תחום תנאי הגישה ותנאי השימוש הגישה, תנאי העתקה, מאפיינים פיזיים ודרישות טכניות

החשובים לנגישות לחומרים וכן מידע על עזרי איתור

– מציין קיום תחום חומרים קשורים ליחידות התיאור ומקומם של החומרים הקשורים ושל עותקים

– משמש למידע שאינו מתאים לאף אחד תחום הערות משאר אזורי התיאור.

- משמש להערות הארכיונאי לציון תחום בקרת התיאור של כללים או מוסכמות ולתאריך/ים של התיאורים

תהליך הסידור והתיאור של חומר ארכיוני

תיאור ברמת החטיבה

כיוניתיאור אר

תיאור חטיבה

תיאור תת

חטיבה

תיאור תיק

תיאור פריט

תיאור החטיבה - התיאור הכלליוהמקיף ביותר.

הרמות התחתונות השייכות לחטיבהיהיו מקושרות לתיאור החטיבה.

פרטי החטיבה ותיאור תכונותיה יהיונכונים לכל הרמות התחתונות.

דוגמאות:

ארכיון הציונות הדתית

תיאור ברמת החטיבה - דוגמה

תיאור ברמת התיק

כיוניתיאור אר

תיאור חטיבה

תיאור

תת-חטיבה

תיאור תיק

תיאור פריט

תיאור התיק – התיאור המפורט שלתכולת התיק

תיאור התיק חייב להיות מקושר לרמותהעליונות )חטיבה, תת-חטיבה(

דוגמאות:

ארכיון מפלגת העבודה

מכון ז'בוטינסקי בישראל

תיאור ברמת התיק - דוגמה

תיאור ברמת הפריט

כיוניתיאור אר

תיאור חטיבה

תיאור תת

חטיבה

תיאור תיק

תיאור פריט

תיאור הפריט – התיאור המפורט שלתכולת התיק

תיאור הפריט חייב להיות מקושרלרמות העליונות )חטיבה, תת-חטיבה,

תיק(

דוגמאות:

ארכיון מפלגת העבודה

מכון ז'בוטינסקי בישראל

תיאור ברמתהפריט - דוגמה

שאלות?