سكرتارية الجامعة العربية

المنظمة العربية للتنمية اإلدارية

منظمة متخصصة منبثقة عن جامعة الدول العربية

ARAB ADMINISTRATIVE

DEVELOPMENT ORGANIZATION

1

القسم األول السكرتارية الفعالة ... ماذا ولماذا ؟

األول الوحدة التدريبية

المكاتب إدارةساسية والحديثة للسكرتارية والمفاهيم األ

صفات السكرتري الفعــال

الصفات الشخصية الواجب توافرها يف السكرتري الفعال:أوال :

الصفات الشخصية

الواجب توافرها يف

السكرتري

اإلخالص والتعاون

مع الرئيس

قوة الذاكرة

والذكاء

قوة الشخصية

واحرتام اجلميع

حسن املظهر املظهر واهلندام

األمانة على

األسرار

مساحة الوجه

ال تكن فضوليا



ARAB ADMINISTRATIVE


2

ثانيا : الصفات العملية الواجب توافرها يف السكرتري

إن الصفات العملية ميكن للكثري إكتسابها بقدر من التعليم والتدريب، وخاصة يف معاهد السكرتارية

ومراكز التدريب املتخصصة يف ذلك النوع من التعليم والتدريب اليت تعمل على تنمية قدرات ومهارات

ل السكرتارية.. بشرط أن تكون للسكرتري الرغبة واملثابرة على التعليم والتدريب السكرتري يف خمتلف أعما

على هذه الصفات.

أهم الصفات العملية الواجب على السكرتري أن يتعلمها ويتدرب عليها لتنمية اليويوضح الشكل الت

قدراته على أدائها.

العملية الصفات

الواجب توافرها يف

السكرتري

الحفظ والتصنيف

اللغات األجنبية

إدارة المكاتب

معلومات عن الجهاز

علم النفس اإلداريوالعالقات اإلنسانية

التعبير

أساليب كتابة

المراسالت

معالجة النصوص



ARAB ADMINISTRATIVE


3

القسم الثاني السكرتارية ألعمالة لكترونياإلدارةاإل

ونظم أتمتة المكاتب

الوحدة التدريبية الثانية وسبل تعامل المنظمات مع تلك المتطلبات اليالتعريف بمتطلبات وأدوات العصر الح

السكرتارية ألعمال ةلكرتونياإل دارةاإل

متتة املكاتبنظم أ

ةإلكرتونيالغري دارةأساسيات اإل

ة وحتديد اإلدارية يتحدد مفهومها ونوعية املعلومات وأهميتها يف اجناز املهام إلكرتونيالغري دارة:اإلاملقدمة

ة اليت تعترب اإلداريواختاذ القرارات مع املعلومات اليت هي نتاج نظم املعلومات دارةعالقة وظائف اإل

ة.لكرتونياإل دارةة )التقليدية( ويف اإلإلكرتونيالغري دارةجزءا هاما يف اإل

:رةدامفهوم اإل

األهداف املطلوبة. ومن إىل هي فن اجناز املهام من خالل القوي البشرية العاملة يف املنظمة للوصول -

اختاذ القرارات( ،السيطرة ،التنظيم ،التخطيط) وظائفها الرئيسية

وتعرف أيضا بأنها عملية تنظيم املهام ضمن حدود املوارد املتاحة ومتابعة وتوجيه العاملني فيها -

الجنازها وذلك لتحقيق األهداف احملددة.

ة:اإلدارياملعلومات

،التنظيم ،: التخطيطعملياتعلى ة اخلاصة باملنظمة تشتمل اإلداريوهي املعنية بالوظائف

املعنية. دارةاإل مستوىحسب ،اختاذ القرارات ،الرقابة

:دارةت اإليامستو

االسرتاتيجي ورسم السياسات املستقبلية للمنظمة.: ويهتم بالتخطيط العليا دارةاإل مستوىأوال:



ARAB ADMINISTRATIVE


4

.كتيكية بهدف حتقيق أهداف املنظمة: وفيه يتم وضع اخلطط التالوسطي دارةاإل مستوىثانيا:

.الوسطي دارةالتكتيكية من قبل اإل: ويهتم بعمليات التنفيذ للخطط الدنيا دارةاإل مستوى:ثالثا

ورئيس دارةوتوجد العالقة حبيث تكون مسئوليات جملس اإل: الثالثة ستوياتالعالقة بني املرابعا:

الوسطي ورؤساء األقسام دارةومسئوليات نواب الرئيس يف اإل ،العليا دارةاإل مستوىاملنظمة ضمن

األهداف اخلاصة الدنيا.والعالقة هنا لغرض حتقيق دارةاإل مستوىمسئولني عن سري العمليات يف

ترابط النظم الفرعية واالتصال بني احمليط اخلارجي واملنظمة. قباملنظمة عن طري

العوامل التنظيمية واهليكلية للمنظمة:

حيث ،معظم املعلوماتعلى املتبع يؤثران بشكل مباشر دارةإن اهليكل التنظيمي وأسلوب اإل

االجناز.ى علومدي تأثريها على اهليكل التنظيمي حيدد قنوات انسياب املعلومات واستخدامها الف

املنظمة ونوع املعلومات الالزمة حسب مستوياتواجلدول أدناه يوضح العالقة بني القرارات واخلطط و

ة:اإلداري ستوياتامل

نوع املعلومات طبيعة القرارات املستوى

االسرتاتيجي ستوىامل

بعيد املدى. .1

هناك خماطرة عالية. .2

خارجية :اجتاهات االقتصاد الشامل. .1

التكتيكي ستوىامل

متوسطة املدى. .1

هناك خماطرة. .2

متوسطة االستخدام األمثل .3

للمصادر واملستلزمات.

معلومات عن اجتاهات طويلة األمد .1

لإلنتاجية.

األداء. .2

امليزانية. .3

التنفيذي ستوىامل

قصرية املدى. .1

خماطرة قليلة أو غري .2

موجودة ممكن برجمتها.

املبيعات. .1

األجور.على احتساب الضرائب املستحقة .2

اإلنتاج. مستويات .3

حجم العمل. .4



ARAB ADMINISTRATIVE


5

الثالثة لنظم املعلومات ستوياتامل

مع املعلومات: دارةعالقة وظائف اإل

:ةاإلداريأوال: عالقة التخطيط باملعلومات

إىل:األرقام واإلحصائيات اليت تعكس هذه احلقائق وتقسم على إن التخطيط حيتاج ملعلومات تعتمد

: معلومات عن القوانني والتشريعات واللوائح اليت تتعلق بسياسة الدول مثل: معلومات خارجية .1

.معلومات نظام الضرائب

.معلومات سياسة التصدير واالسترياد

.معلومات قوانني العمالة

.معلومات قواعد االستثمار..... اخل

: ) تفيد يف التخطيط قصري وطويل األمد( .معلومات إحصائية عن السكان .2

إنتاجية الفرد(. ،األجور مستوياتهيكل ،: ) الدخل القوميغريات االقتصاديةاملت .3

.معلومات عن التطورات التقنية واخلاصة باملعلومات .4

: ويتم احلصول عليها من داخل املنظمة :املعلومات الداخلية .5

.التنبوء بأعمال املنظمة

.املعلومات املالية

شروع.معلومات عن مكونات امل

سرتاتيجية اخلاصة باملنظمة.السياسات اإل

وميكن اجناز هذه املعلومات كما يلي :

حتديد األهداف. إىل.معلومات تقود 1

حتديد وضع السياسات.إىل .معلومات تقود 2

حتديد الربامج التفصيلية.إىل . معلومات تقود 3

:ةاإلداري: عالقة الرقابة باملعلومات اثاني



ARAB ADMINISTRATIVE


6

تعترب الرقابة واملتابعة فحص نتائج األداء املتحقق ومقارنته أول بأول مع األهداف احملددة.وحتدد

املعلومات املطلوبة كما يلي:

معلومات عن حتديد أساليب الرقابة الصحيحة..1

معلومات عن حتديد أساليب مؤشرات تقييم العمل واالجناز واملبادرات..2

واالحنرافات وطرق معاجلتها. معلومات عن حتديد األخطاء.3

:ة بالتنظيماإلداريا: عالقة املعلومات ثالث

تنظيمني أساسيني متداخلني هما:على وتعتمد

للمنظمة. اإلدارياهليكل التنظيمي والذي ميثل حدود السلطة واملسئولية والتنظيم -1

املعلومات وقنوات االتصال.هيكل املعلومات وميثل مسار -2

وتتحقق استفادة من املعلومات عند تطابق كل من اهليكل التنظيمي وهيكل املعلومات وهي كما يلي:

.معلومات حتديد اهليكل التنظيمي. 1

.معلومات لتحديد الواجبات.2

. معلومات لتحديد الصالحيات.3

:ة بعملية اختاذ القراراإلداريالقة املعلومات رابعا: ع

اختاذ القرارات تعتمد يف مواجهة مواقف معينة لغرض اختيار البديل وهناك أنواع من القرارات أهمها:

الشراء(. ،قواعد عامة ومعروفة )نقل املوظفنيعلى قرارات تتكرر باستمرار وتعتمد .1

قامة مشروع جديد(.قرارات نادرة التكرار ) اختيار موقع مالئم إل .2

القرارات حتتاج ملعلومات إضافية باإلضافة للخربة والفراسة. .3

ملاذا نظم املعلومات ؟

،ةلكرتونياإل دارةحتى أوائل الثمانيات مل تكن هناك كتب متخصصة يف جمال نظم املعلومات واإل

نات ومعاجلتها وكيف يتم واملراد يف ذلك الوقت مل يكن عندهم االهتمام واملعرفة يف كيفية مجع البيا

وكيفية حوسبة املهام بسبب تقنيات املعلومات يف ذلك الوقت مل تلعب دورا ،توزيعها داخل املنظمة

أساسيا ملساندة نشاطات املؤسسة بسبب تكلفتها وعدم توفرها بشكل سهل للمدراء.



ARAB ADMINISTRATIVE


7

منها: ألعمالويف التسعينات ظهرت تغريات كبرية يف بيئة ا

أوال : العوملة:

وجلبت ألعماللقد أعطت قوة ودفعة كبرية ألهمية املعلومات وحوسبة املهام وقدمت طموحات جديدة ل

وأوجدت حالة ،ةاإلدارياملنظمات احمللية بسبب نظم االتصاالت العاملية والنظم مستوىعلى حتديدات

تنافس عاملية لتسويق السلع واخلدمات وتشمل العوملة مايلي:

يف السوق العاملي.والرقابة دارةاإل -1

املنافسة يف األسواق. -2

جمموعات العمل العاملية. -3

نظم التوصيل العاملية. -4

:ى: ويشمل علثانيا : التحول يف االقتصاد الصناعي

املعرفة واملعلومات.على االقتصاديات املستندة -1

اإلنتاجية. -2

اخلدمات والسلع اجلديدة. -3

القيادة. -4

الزمن.على املنافسة املستندة -5

دورة حلياة السلع.اقصر -6

قاعدة املعرفة اخلاصة بالعامل احملدود. -7

ماهو نظام املعلومات:

" بأنه جمموعة من اإلجراءات اليت يتم خالهلا اسرتجاع نظام املعلومات الدون الدونعرف

وتشغيل وختزين ونشر املعلومات بغرض دعم عمليات صنع القرار وحتقيق الرقابة يف املنظمة".

العناصر املرتابطة واليت تعمل بشكل متكامل مع بعضها البعض لغرض تهيئة وهي جمموعة من

ومن وظائف املعلومات داخل املنظمة كما يلي: .ألعماللغرض اجناز ا دارةاملعلومات لإل



ARAB ADMINISTRATIVE


8

: ومتثل جتميع البيانات األولية من داخل املنظمة أو البيئة احمليطة.املدخالت .1

األولية ملعلومات ذات معين وفائدة للعاملني باملنظمة.: وتعين حتويل البيانات العمليات .2

العاملني كل حسب حاجته أو على : وهي توزيع املعلومات الناجتة عن عملية املعاجلة املخرجات .3

تفعيل للمعلومات حيث يلزم.

تقييم على ذوي العالقة يف املنظمة ملساعدتهم وهي املعلومات الراجعة للعاملني :التغذية الراجعة .4

صويب العمليات واملدخالت يف النظام.وت

الفرق بني احلاسوب ونظم املعلومات:

دارةحيث ميثل احلاسوب الوحدة األساسية لنظم املعلومات واليت تعترب اجلزء املهم يف تطبيقات اإل

التقليدية. دارةة باإلضافة لكونها جزء مهم من اإللكرتونياإل



ARAB ADMINISTRATIVE


9

الوحدة التدريبية الثالثة السكرتارية والمكاتب ألعمالة لكترونياإل دارةاإل

املكتب والسكرتارية ألعمال ةلكرتونياإل دارةاملدخل لإل

عامل واالتصاالت ثورة حقيقية يفاآللي مقدمة: يعترب إدخال تكنولوجيا املعلومات واحلاسب

إدارةة، وظهور إلكرتونيأعمال وخدمات ة التقليدية إىلاإلداريواخلدمات ألعمال، مفادها حتويل ادارةاإل

واالرتقاء بأدائه، وحتقيق االستخدام األمثل للخدمات بسرعة اإلداري ة تعمل على محاية الكيانإلكرتوني

كأهمية دارةلتكنولوجيا املعلومات واالتصاالت يف اإل يف اجملال التطبيقيودقة متناهية، و عالية

ة وتسهيل وتسريع عملية صنع اإلدارياإلجراءات ألجل تبسيط إسرتاتيجية، مبا تسهم من دعم ومساندة

جودة اخلدمات اإلدارات من التخطيط بكفاءة وفاعلية لالستفادة من متطلبات العمل، وتقديم القرار، ومتكني

.ة وفق معايري فنية وتقنية عالية تواكب العصرلكرتونياإل

ة:لكرتونياإل دارةمفهوم اإل

اجناز أعماهلا وحتقيق على التقنية املتطورة اليت تساعدها على احلديثة حاليا دارةنظرا العتماد اإل

ة الذي أهم عناصره تقنيات لكرتونياإل دارةويطلق عليها اإل ،أهدافها بشكل سريع ودقيق وبأقل التكاليف

ملعامالت ة هي االستغناء عن الكرتونياإل دارةواملفهوم الشائع لإل ،املعلومات اليت تتطور بسرعة مذهلة

إجراءات إىل باستخدام تكنولوجيا املعلومات وحتويل اخلدمات العامة لكرتونيالورقية وإحالل املكتب اإل

مكتبية مت معاجلتها حسب خطوات متسلسلة منفذة سابقا.

م عند ابتكار شركة 1960ة )أمتتة املكاتب( بدأت منذ عام لكرتونيونستطيع أن نقول إن بدايات اإل

"IBM م عندما أنتجت جهاز أطلق عليه اسم "1964وزادت األهمية عام ،معاجل الكلمات " مصطلحMT/ST "

)الشريط املمغنط /وجهاز الطابعة املختار(.

ة و تقديم اخلدمات العامة واالستغناء عن اإلدارية " هي إجناز املعامالت لكرتونياإل دارةوعرفت اإل

عرب الشبكات الداخلية و شبكة االنرتنت .بدون أن يضطر لكرتونياملعامالت الورقية وإحالل املكتب اإل



ARAB ADMINISTRATIVE


11

يرتافق من إهدار للوقت و اجلهد ا إلجناز معامالتهم مع ما العمالء من االنتقال إىل اإلدارات شخصي

الطاقات"و

ة:لكرتونية واحلكومة اإللكرتونياإل دارةاإل

تعمل على حتقيق خدمات أفضل ،املعلومات" هي "إسرتاتيجية إدارية لعصر ةلكرتونياإل دارةاإل -

اخلاصة منهم مع استغالل أمثل ملصادر املعلومات املتاحة دارةللمواطنني و املؤسسات و لزبائنها )اإل

جل أحديث من إلكرتونيمن خالل توظيف املوارد املادية و البشرية و املعنوية املتاحة يف إطار

.ا للمطالب املستهدفة و باجلودة املطلوبة حتقيقاستغالل أمثل للوقت و املال و اجلهد و

أيضا بأنها املصلحة أو اجلهاز احلكومي الذي يستخدم التكنولوجيا املتطورة ة لكرتونياحلكومة اإل -

ة لكرتونيوخاصة احلاسبات اآللية وشبكات اإلنرتانت واإلكسرتانت واإلنرتنت اليت توفر املواقع اإل

املعلومات واخلدمات احلكومية وتوصيلها للمواطنني ومؤسسات على ل املختلفة لدعم وتعزيز احلصو

يف اجملتمع بشفافية وبكفاءة وبعدالة عالية. ألعمالا

ةلكرتونيأهداف احلكومة اإل

تقديم أفضل اخلدمات وأكثرها كفاءة يف التنفيذ مع حتقيق. .1

. توسيع مشاركة املواطنني .2

تثقيف اجملتمع .3

حتديد فرص التعاون املستمر والتنسيق بينهم وبني اهليئات احلكومية .4

تقديم املشورة للوزارات احلكومية .5

ة:لكرتونياإل دارةمنوذج لإل

ح وتقديم أفضل النجاإىل تكنولوجيا هذا القرن لتصل أحدث على ة تعتمد لكرتونياإل دارةاإل

:ىاخلدمات ويعتمد عل

. املعلومات واالتصاالت.1



ARAB ADMINISTRATIVE


11

ة من : لكرتونياإل دارة. يتكون نظام اإل2

ترالكمبيوعلى ة اليت ال تعتمد لكرتونياإل دارةتطبيقات اإل -أ

الكمبيوترعلى ة اليت تعتمد لكرتونياإل دارةتطبيقات اإل-ب

قاعدة بيانات. -ج

. مدخالت النظام هي:3

موارد مادية داخلية. -أ

املعاجلات. -ب

ارجية.املوارد الداخلية اخل -ج

معلومات من احمليط اخلارجي. -د

املختلفة. ألعمالة وكيف تقدم البيانات واملعلومات من اجل اجناز الكرتونياإل دارة. تصور لإل4

ة كنظام كما يلي:لكرتونياإل دارة. وتعمل اإل5

البيانات.قاعدة إىل أ( إدخال البيانات من خالل النظام الفيزيائي للشركة ويتم معاجلتها ثم تدخل

الكمبيوتر واليت تستخدم يف أمتتة املكاتب على ب(تستخدم املعلومات كمدخل للتطبيقات اليت تعتمد

عن طريق التطبيقات التالية:

. معاجلة الكلمات.1

والربيد الصوتي واالجتماعات عن بعد. لكرتوني. الربيد اإل2

كمبيوتر.. التحاور عن طريق ال3

. قواعد بيانات إدارية خمتلفة.4

. األخرى. التطبيقات 5

الكمبيوتر .على ج( يستخدم بعض التطبيقات اليت ال تعتمد

ا أو األمتتة اجلديدة ستساعد يف اجناز املهام عن طريق االتصال بني املستخدمني مع بعضهم بعض د(

لكمبيوتر واالتصاالت.مع البيئة احمليطة عن طريق ا



ARAB ADMINISTRATIVE


12

ة:لكرتونياإل دارةفوائد اإل

ملواطن و ا ،كمصدر للخدمات دارةة هي نظرتها إىل اإللكرتونياإل دارةإن الفلسفة الرئيسية لإل

ة أهداف لكرتونياإل دارةلذلك فان لإل ،الشركات كزبائن أو عمالء يرغبون يف االستفادة من هذه اخلدماتو

يف إطار تعاملها مع العميل نذكر منها : كثرية تسعى إىل حتقيقها

تبسيط اإلجراءات وتقليل كلفتها وإعطاء خدمة أكثر جودة. -1

ة.اإلدارياختصار وقت تنفيذ اجناز املعامالت -2

الدقة واملوضوعية يف العمليات املنجزة. -3

داخل وخارج بلد املؤسسة. األخرى. تسهيل إجراء االتصال بني دوائر املؤسسة املختلفة ومع املؤسسات 4

عمل املؤسسة.على ا . ستقلل استخدام الورق بشكل ملحوظ مما يؤثر اجيابي5

. تقليل استخدام الورق يعاجل مشكلة حفظ وتوثيق املعامالت .6

ة:لكرتونياإل دارةبعض أنظمة اإل

.لكرتونيأنظمة املتابعة الفورية وأنظمة الشراء اإل -1

املتكاملة.أنظمة اخلدمة -2

وتشمل: أخرى نظم غري تقليدية -3

( نظم التعامل مع البيانات كبرية احلجم.1

( النظم اخلبرية والذكية.2

نظم تطوير العملية اإلنتاجية وتشمل : -4

( نظم التصميم واإلنتاج1

( نظم تتبع العملية اإلنتاجية .2

( نظم اجلودة الشاملة.3

( نظم تطويع املنتجات.4

( نظم كفاءة شبكة املوردين.5



ARAB ADMINISTRATIVE


13

نظم تطوير عمليات التسويق والتوزيع وتشمل: -5

.لكرتوني( نقاط البيع اإل1

ة.لكرتوني( نقطة التجارة اإل2

عالقة العمالء. إدارة( نظم 3

نظم تطوير العالقة مع مؤسسات التمويل ومنها: -6

( نظم البنوك الدولية.1

( نظم البورصات العاملية.2

. لكرتوني( نظم مواصفات املدير اإل3

نظم االبتكارية.ل( ا4

( نظم املعلومات.5

ة:لكرتونياإل دارةأهداف اإل

من حفظها. امللفات بدال إدارة .1

استعراض احملتويات بدال من القراءة. .2

مراجعة حمتوي الوثيقة بدال من كتابتها. .3

من الصادر والوارد بدال لكرتونيالربيد اإل .4

من حماضر االجتماعات. اإلجراءات التنفيذية بدال .5

من املتابعة. االجنازات بدال .6

من املتابعة. اكتشاف املشاكل بدال .7

التجهيز الناجح لالجتماعات. .8

ة:لكرتونياإل دارةعناصر اإل

اإلليكرتونية واملفكرات‎-‎واألدلة تتكون من األرشيف اإلليكرتوني والربيد اإلليكرتوني حيث :بال ورق إدارة -أ

.‎ليةوالرسائل الصوتية ونظم تطبيقات املتابعة اآل



ARAB ADMINISTRATIVE


14

واملؤمترات ‎ (‎)التليديسك والتليفون الدولي اجلديد : وتتمثل يف التليفون احملمول بال مكان إدارة -ب

.‎التخيلية اإلليكرتونية والعمل عن بعد من خالل املؤسسات

هلا ‎أفكار مل يعد هي ساعة متواصلة ففكرة الليل والنهار والصيف والشتاء 24تستمر :بال زمان إدارة -ج

ساعة 42ملدة ‎العمل املتواصل لذلك البد من تصحو أخرى يف العامل اجلديد فنحن ننام وشعوب مكان

‎وقضاء مصاحلنا حتى نتمكن من االتصال بهم

اليت تعتمد فهي تعمل من خالل املؤسسات الشبكية واملؤسسات الذكية :بال تنظيمات جامدة إدارة -د

:إىل تنفيذ ذلك حيتاج ‎املعرفة‎ ‎صناعةعلى

األجهزة واملعدات .1

مبختلف أنواعها.الربجميات .2

االتصاالت. .3

نظم املعلومات. .4

الكوادر البشرية. .5

التوعية احلاسوبية. .6

ة:لكرتونياإل دارةة يف اإلاإلداريدور تقنيات املعلومات

ة من خالل الكمبيوتر.اإلداريتهيئة فرص ميسرة لتقديم اخلدمات -1

ربة.ختفيف حدة املشكالت النامجة عن تعامل طالب اخلدمة مع موظف حمدود اخل -2

عدد من العناصر وأهمها:على ة يعتمد لكرتونياإل دارةجناح اإل

زيادة الفعالية. .أ

توفري الوقت واجلهد املبذول. .ب

الدقة والسرعة يف عملية االجناز. .ج

تقليل التكلفة. .د



ARAB ADMINISTRATIVE


15

الوحدة التدريبية الرابعة

السكرتارية والمكاتب ألعمالة لكترونياإل دارةتطبيقات اإل

: السكرتارية ألعمال ةلكرتونياإل دارةإلدخال اإلحالة دراسية

تضمن الدراسة االحتياجات التالية :

ةلكرتونياملراسالت اإل .1

أعمال اإلدارات واألقسام. امتتة .2

.األخرىمتطلبات التنفيذ .3

:ةلكرتونياملراسالت اإل: أوال

إمكانيات الشبكة على معتمدين إلكرتونيبشكل املنظمةميكن تنفيذ مجيع املراسالت داخل أ(

.لكرتونيوالربجميات اخلاصة بالربيد اإل

:اآلتيإىل ميكن تقسيم املراسالت ب(

إىل:املراسالت الصادرة وتنقسم -1

داخلية. .1

خارجية. .2

:إىل املراسالت الواردة وتنقسم -2

داخلية. .1

خارجية .2

املراسالت الصادرة الداخلية: حسب اآللية التالية:1-1

ا للمدير.إلكرتونييتم طباعة املراسلة من املوظف وحتول .1

ا كما يلي :إلكرتونييقوم املدير بالقراءة والتأكد من صحة الكتاب ويوقع عليه .2

عن طريق التوقيع املخزن ومت إدخاله عن طريق املسح. - أ

.لكرتونيعن طريق القلم الضوئي أو الرسام أو بطاقة التوقيع اإل - ب



ARAB ADMINISTRATIVE


16

للتأشري الرقم والتاريخ.ترجع النسخة للموظف .3

يقوم املوظف بطبع نسخ من املراسلة للتوثيق. .4

متطلبات التنفيذ:

كيفية إرسال املراسالت وكيفية إعادتها وإجراء التعديالت والتوقيع .على تدريب املدراء -1

كيفية طباعة الرسائل وإرساهلا وإجراء التعديل عليه وحفظها.على تدريب املوظفني -2

املوظفني.على الكمبيوتر لكل املوظفني وتعميمها على فتح صندوق بريد -3

املوظفني.على ة جلميع العاملني وتعميمها إلكرتونيعمل عناوين بريدية -4

الدخول للربيد بالنسبة للمدير واملدراء . مستوياتحتديد -5

ة الصادرة.اإلداريإعداد آلية ملتابعة تنفيذ املراسالت -6

حسب اآللية للمراسالت الداخلية: املراسالت الصادرة اخلارجية1-2

متطلبات التنفيذ:

حتديد اجلهات اليت يتعامل معها املؤسسة. .1

زيارة اجلهات ومعرفة إمكانية إرسال املراسالت عن طريق شبكة االنرتنت. .2

على ة للجهات وختزين العناوين هلا واملعلومات اليت ختص الدوائر لكرتونيحتديد العناوين اإل .3

الكمبيوتر.

ة واملالية واألقسام.اإلدارييف إدارات الشؤون إدارةة لكل اسلصندوق خاص للمرفتح .4

إعداد آلية ملتابعة الربيد الصادر اخلارجي. .5

ة يف اإلدارات اليت حتتاج ذلك.اإلدارياملساهمة يف تدريب الكوادر .6

:املراسالت الواردة الداخلية 2-1

تصنيف املراسالت الواردة من اإلدارات . -1

وق بريد خاص لكل من املدير واملدراء الستالم الربيد الوارد.وضع صند -2

اخلاصة باملنظمة . ستوياتخلق محاية جلميع امل -3



ARAB ADMINISTRATIVE


17

:املراسالت الواردة اخلارجية 2-2

مجيع الدوائر احلكومية املتعامل معها.على يعمم عنوان املنظمة .1

ة.لكرتونيخلق ملف للجهات املهمة حتفظ فيها املراسالت اإل .2

متابعة الربيد الوارد . .3

إرسال املراسالت لإلدارات املختصة الختاذ الالزم. .4

:متطلبات التنفيذ

تتعامل املنظمة. إدارةخلق ملفات حاسوبية لكل -1

مجيع اإلدارات.إىل لكرتونيإرسال العنوان الربيد اإل -2

.لكرتونيكيفية إرسال الربيد اإلعلى تدريب الدوائر اليت تتعامل مع املنظمة -3

لق تعليمات واضحة وفهرست املراسالت الواردة.خ -4

توفري املعلومات التالية:إىل أعمال اإلدارات واألقسام:حيتاج

معلومات عن موظفي املؤسسة. .1

معلومات عن امليزانية. .2

معلومات عن الربامج واألهداف. .3

معلومات عن االستشارات السابقة واحلالية ومراحل اجنازها. .4

نجزة واليت قيد االجناز ومراحل اجنازها.معلومات عن البحوث امل .5

.أخرى أي معلومات .6

ةلكرتونياإل دارةة وعالقتها باإللكرتونياحلكومة اإل( 4)

E- Governmentة: لكرتونيمفهوم احلكومة اإل

نقلة نوعية يف تقديم إىل بل هي ثورة تقنية معلوماتية قادت ،هي يف الواقع أسلوب جديد ومتطور

احلكومية وأجهزة القطاع اخلاص وغريه من القطاعات للمعلومات واخلدمات وتسويق املنتجات األجهزة

للمستفيدين عن طريق شبكة االنرتنت والكمبيوتر بدال من األسلوب التقليدي الورقي البريوقراطي.



ARAB ADMINISTRATIVE


18

:ةلكرتونيتعريف احلكومة اإل

ألعمالنها وبني املواطن وقطاع اتبادل املعلومات وتقديم اخلدمات فيما بيعلى قدرة القطاعات

ة يف أي وقت ومكان.من املعلومات املتداولأمع ضمان السرية وة وبدقة عالية وبأقل تكلفة ممكن

وهي" نظام افرتاضي ميكن األجهزة احلكومية من تأدية التزاماتها جلميع املستفيدين باستخدام

من املعلومات أحتقيق اجلودة والتمييز والسرية وة املتطورة متجاهلة املكان والزمان مع لكرتونيالتقنيات اإل

ة:لكرتونيمميزات احلكومة اإل

..زيادة سرعة التعامالت1

تقليل عدد املوظفني.إىل .تقليص النفقات حيث أدى استخدام االنرتنت 2

عالقات املواطنني. إدارةكفاءة .3

.ة احلكوميةلكرتونيطنني يف التعامل مع املواقع اإلرتفاع درجة رضي املوا.4

أيام يف 7،ساعة يف اليوم 24ة تقلل اإلجراءات البريوقراطية ) لكرتونياحلكومة اإل.5

.يوم يف السنة( 365،األسبوع

جتميع كافة األنشطة واخلدمات املعلوماتية والتفاعلية والتبادلية يف موضع واحد هو موقع .6

.شبكة االنرتنتعلى احلكومة الرمسي

:اآلتية: ويتضمن لكرتونيونطاق احلكومة اإل ىحمتو

.حمتوي معلومات يغطي كافة االستعالمات جتاه اجلمهور أو فيما بني املؤسسات للدولة أو فيما 1

.ألعمالبينها وبني مؤسسات ا

اخلط.على ألعمال.حمتوي كمي يتيح تقديم كافة اخلدمات احلياتية وخدمات ا2

الدولة معا يف كل وقت وبيسر.يتيح ربط إنسان الدولة وأجهزة الي.حمتوي اتص3

والسكرتارية ةاإلداريأهمية املعلومات يف العملية – املكاتب ألعمال ةلكرتونياإل دارةاإل.4



ARAB ADMINISTRATIVE


19

أهمية نظم املعلومات

إن انتشار تكنولوجية املعلومات كان األساس الذي أدى إىل بناء وتصميم واستخدام نظم املعلومات

ة اليت نستطيع إن نعرفها بأنها جمموعة من العناصر البشرية املدربة والعناصر اآللية الالزمة جلمع اإلداري

وتشغيل البيانات لغرض حتويلها إىل معلومات تساعد يف اختاذ القرارات ويتكون هذا النظام من مدخالت

مات وجتميعها وحتليلها إىل الكشف عن املعلو اإلداريوعمليات حتويل وخمرجات ويهدف نظام املعلومات

وإعدادها طبقا الحتياجات مراكز العمل املختلفة باملؤسسة أو الشركة كما إن نظام املعلومات يعمل على

وهناك أمناط كثرية ومتعددة لنظم تداول املعلومات وجتديدها بشكل شبه يومي واسرتجاعها عند احلاجة

فوائد كثرية جدا أهمها :ؤدي إىلة واستخدام هذه األمناط ياإلدارياملعلومات

تقوية الوضع التنافسي للمؤسسة أو الشركة. .1

حتسني الكفاءة. .2

رفع مستوى اإلنتاجية. .3

متكني املدراء من ختصيص وقت اكرب للمهام اإلسرتاتيجية. .4

توفري إمكانية دراسة ومعاجلة املشكالت الكبرية واملعقدة. .5

املساعدة يف تنفيذ القرارات . .6

ة املختلفة.ارياإلداجناز املهام .7

يف التعرف على الفرص واالستجابة هلا بسرعة اكرب. دارةمساعدة اإل .8

تقديم خدمات جديدة أفضل. .9

زيادة العائدات. .11

ختفيض التكاليف. .11

فتح فرص جديدة وأسواق جديدة. .12

حتقق نتائج مذهلة بأقل وقت وجهد وتكلفة ممكنة. .13

هذه النظم وتطويرها.اشرتاك مجيع اإلدارات يف املؤسسة بشكل مباشر يف .14



ARAB ADMINISTRATIVE


21

:للسكرتارية ةلكرتونياإل دارةخصائص املعلومات املطلوبة من اإل

لذا برزت احلاجة ،نوعية القرارات اليت سيتم اختاذهاعلى إن نوعية املعلومات املطلوبة هي اليت تنعكس

إىل:وهي كالتعدة خصائص على لتوفري آلية مناسبة لتقييم مدي جودة املعلومات وهذه اآللية تعتمد

الشمولية: حبيث تغطي مجيع جوانب املوضوع قيد الدراسة. .1

الدقة : إن ختلو من األخطاء. .2

املناسبة زمنيا: إن تتوفر يف الوقت املناسب لالستفادة منها. .3

الواقعية: متثل واقع عمل املستفيد لتكون ذات فائدة للتعامل مع املوضوع. .4

دتها.التكلفة : إن تكون التكلفة اقل من فائ .5

:دارةاإل ستوياتأنواع التقارير املوجهة مل

العليا: دارةأوال: اإل

تقارير خارجية -1

تقارير داخلية ملرة واحدة. -2

تقارير خمتصرة عند الطلب. -3

التنبوءات. -4

احملاكاة. -5

لو". ---االستفسارات " ماذا -6

الوسطي: دارةثانيا : اإل

تقارير داخلية منتظمة. .1

تقارير استثنائية. .2

وبيانات داخلية. تنبوءات .3

استفسارات. .4

الدنيا: دارةثالثا : اإل

تقارير داخلية منتظمة. -1



ARAB ADMINISTRATIVE


21

تقارير عمليات مفصلة. -2

بيانات تارخيية وحالية. -3

اإلسرتاتيجية: دارةلإل للسكرتارية ةلكرتونياإل دارةاملعلومات اليت تقدمها اإل

العليا والتزامها جتاه تطوير نظم املعلومات يف املنظمة. ويف هذه دارةيتحدد يف هذه املرحلة دور اإل

العليا نظم املعلومات وتتعامل معها كمورد أساسي من موارد املنظمة مثلها دارةاملرحلة جيب أن تتبنى اإل

مثل املوارد املالية والبشرية . كذلك جيب أن يتفهم مجيع املوظفني والعاملني يف املؤسسة مدى التزام

ي يف مجيع مراحل تطوير هذه ، وان تعاونهم وجتاوبهم مطلب أساسالعليا حنو نظم املعلومات دارةاإل

تية . وجيب يف هذه املرحلة حتديد السياسات واخلطط والربامج اليت تضمن تنفيذ اخلطة املعلوماالنظم

، ويشمل ذلك : اإلسرتاتيجية

اليت خيتص كل منها بأداء وظائف وضع السياسات العامة على مستوى األنظمة اجلزئية و .1

معينة مثل :

السياسة العامة لتطوير نظم املعلومات . .أ

السياسة العامة لتدبري االحتياجات واملوارد . .ب

ياسة العامة للتدريب والتوظيف . الس .ج

السياسة العامة لبناء مركز معاجلة البيانات . .د

. إعداد خطط وبرامج تفصيلية على مستوى األنظمة اجلزئية مثل : 2

خطط وبرامج تطوير نظم املعلومات . -أ

خطط وبرامج تدبري االحتياجات واملوارد . -ب

خطط وبرامج التدريب والتوظيف . -ج

خطط وبرامج بناء مركز معاجلة البيانات . -د

فيها: للسكرتارية ةلكرتونياإل دارةاملعلومات داخل املنظمة املطلوب تطبيق اإل

املعلومات تتكون من شرائح خمتلفة وتتأثر باحمليط اخلارجي وهي :

: معلومات إسرتاتيجية تتميز بكونها معلومات استنتاجيه وحتليلية.االسرتاتيجي ستوىامل (1



ARAB ADMINISTRATIVE


22

مستوىالداني ) ستوىبعناية من امل: معلومات مت استخالصها التكتيكي ستوىامل (2

العمليات(.

: املعلومات اخلاصة بالعمليات داخل املنظمة.التنفيذي ستوىامل (3

تدعم اختاذ القرارات: للسكرتارية ةلكرتونياإل دارةاإل

حتتاج لنظام املعلومات لتدعم جماالت اختاذ القرارات يف احلاالت التالية:

غري مستقر نسبيا.عمل املنظمة يف نظام اقتصادي .1

أزياد املنافسة األجنبية واحمللية . .2

جماراة ما جيري حوهلا يف البيئة االقتصادية احمليطة.على املنظمة غري قادرة .3

وزيادة كفاءة العاملني يف املنظمة وزيادة األرباح رتطويعلى النظام األساسي للمنظمة ال يساعد .4

وفتح أسواق جديدة.

العليا وعدم وجود دارةتلبية احتياجات اإلعلى املسئولة عن معاجلة البيانات غري قادرة دارةاإل .5

حتليل للبيانات.

ة وتسلسل مراحل اختاذ القرارات:لكرتونياإل دارةاإل

: وتهدف للوصول لتعريف وفهم املشاكل يف املنظمة.املرحلة االستخباراتية (1

ع جمموعة من احللول املمكنة.: تقوم جمموعة من األفراد بوضتصميم احللول (2

: وهي اختيار احلل املناسب وأفضل نظام للقيام بهذه املهمة.مرحلة االختيار (3

: تطبيق احلل واستخدام التقارير لغرض االستفادة حلل املشاكل.التطبيق (4

ة:لكرتونياإل دارةة اليت تتضمنها اإلاإلداريعناصر دعم القرارات باألنظمة

االسرتاتيجي يتكون من عدد من النماذج الوظيفية اليت تتفاعل مع احمليط اخلارجي وهي: ستوىامل

نظام املالية. .1

نظام التسويق. .2

نظام القوي العاملة. .3

نظام التصنيع. .4



ARAB ADMINISTRATIVE


23

أخرى وهناك أنظمة إدارية .(DSSوتستخدم املعلومات املنقولة كمصدر للمعلومات يف نظام دعم القرارات )

وهي:

اليومية الروتينية. ألعمالتهيئة املعلومات للقيام باعلى (: ويعمل TPS) ملعامالتنظام معاجلة ا -1

بتقديم تقارير ملخصة ومركزة دارةتسهيل عمل اإلعلى ( : يعمل MIS ) ةاإلدارينظام املعلومات -2

ة داخل املنظمة.اإلداريويدعم العمليات



ARAB ADMINISTRATIVE


24

.ة ومعاجلة املعلوماتلكرتونياإل دارةاإل

ة فالنص يتكون يف إلكرتونيتعترب الغالبية العظمى من املعلومات يف الدول الصناعية اليوم معلومات

وينقل عن طريق الشبكات احمللية وخطوط اهلاتف اآللي معاجلات الكلمات و خيزن يف أجهزة احلاسب

يتم واآللي ب واألقمار الصناعية ويسجل على الطابعات و أجهزة الفاكسميلى ومراقبات أجهزة احلاس

التقاط الصور و األصوات بالكامريات واملاسحات وامليكروفونات وغريها من أجهزة االستشعار وختزن على

شريط أو قرص وتذاع على اهلواء أو من خالل كوابل حمورية أو ألياف ضوئية وتعرض على التليفزيون أو

لى البيانات واإلشارات الصوتية عن أو تسمع من اإلذاعة ويتم احلصول عاآللي شاشات أجهزة احلاسب

طريق األسالك النحاسية املزدوجة واأللياف الصناعية و األقمار الصناعية أو تبث عرب اهلواء، أما الوثائق

ا على حنو إلكرتونيفإنه يتم طبعها وتصويرها ضوئيا وإرسال صور منها بالفاكس ومسحها وختزينها

معلومات على " وهو إجراء سلسلة من اإلجراءات أو العمليات معاجلة إىل متزايد. وحتتاج املعلومات

حمددة خاصة مبوضوع ما بغرض حتقيق نتائج معينة حيددها ختطيط للوصول للحل".

يقوم البشر بثالث منه :،ومير التوصل للحل خبمس خطوات رئيسية

التعريف باملوضوع. -1

حتليل العناصر. -2

وضع برنامج احلل. -3

ويقوم الكمبيوتر خبطوتني:

تنفيذ برنامج احلل . -4

حفظ الوثائق. -5

ة للمعلومات:لكرتونياملعاجلة اإل

هناك ثالث أسباب رئيسية وهي:

منوا متزايدا يف احلجم وصعوبات كبرية يف جمال أنشطتها. ألعمالمنشات ا أوال: تواجه معظم

املتطلبات املتزايدة يف حجم املعلومات ونوعيتها.إىل ألعمالثانيا: جيب إن تستجيب منشات ا

ة باملنشاة لنوعيات خمتلفة من املعلومات اإلداري ستوياتثالثا: حيتاج املستفيدون يف خمتلف امل

ة واألنشطة اليت تنفذها املنشاة.اإلداريلدعم العملية



ARAB ADMINISTRATIVE


25

املزايا األساسية لنظم معاجلة املعلومات:

: وهي من مزايا استخدام الكمبيوتر وتتفاوت سرعة تداول العمليات من كمبيوتر ألخر. السرعة (1

وتكون األخطاء قليلة ،:ويعين أن الكمبيوتر يعطي معلومات دقيقة خالية من األخطاء الدقة( 2

أو املشغل ،جدا باملقارنة بالبيانات اهلائلة املعاجلة واألخطاء تكون نتيجة ) املربمج

املغذي للبيانات.(.

ة للمعلومات ذات عالقة مباشرة مع الثقة غري لكرتوني:تعترب الدقة يف املعاجلة اإلاالعتمادية( 3

ت باتساق ودقة لفرتة طويلة وتعترب دوائرها ذات وتعمل الكمبيوترا رالعادية بالكمبيوت

اعتمادية عالية وهلا خصائص املراجعة الذاتية.

ة لكرتوني: اظهر حتليل التكلفة ملعاجلة املعلومات يف أحجام خمتلفة إن املعاجلة اإل االقتصاد( 4

ات.للمعلومات أكثر قبوال للتربير االقتصادي عن املعاجلة اليدوية للمعلوم

ة للمعلومات:لكرتونينظم املعاجلة اإل

تكامل عملييت معاجلة البيانات ومعاجلة الكلمات إىل قد أدت نظم معاجلة املعلومات احلديثة ل

تكامل إرسال ومعاجلة البيانات والكلمات والصور واألصوات.إىل وأدت

إن نظم الكمبيوترات هلا عدة قدرات معاجلة أساسية منها:

:ميكن للكمبيوترات إعطاء قدرة العمل ألكثر من مهمة يف Concurrent Processing املتزامنةاملعاجلة -1

مصحوب بتشكيلة من مواد األجهزة والربجميات.،زمن واحد

زيادة استخدام وحدة على : تساعد نظام الكمبيوتر Overlapped Processing. املعاجلة املتداخلة -2

عمليات اإلدخال واإلخراج واملعاجلة.املعاجلة املركزية عن طريق تداخل

ن يقوم الكمبيوتر بأداء أ: تسمح بعض نظم التشغيل ب Processing Dynamic. املعاجلة الديناميكية -3

ل معاجلة البيانات باستمرار دون ااملرتاصة واليت يتم فيها تنفيذ سلسلة من اعم ألعمالمعاجلة ا

تدخل موظف التشغيل بني كل عمل.

معاجلة على : هي قدرة نظام الكمبيوتر ذو املعاجل الوحيد Multiprogramming. عددةالربجمة املت -4

برناجمني أو أكثر يف نفس الوقت.



ARAB ADMINISTRATIVE


26

تنفيذ عدة على : هي قدرة نظام الكمبيوتر ذي املعاجل املتعدد Multiprocessingاملعاجلة املتعددة. -5

إىل:عمليات يف وقت واحد وتنقسم

ثم ،فرتات زمنية حمددةعلى : يتم جتميع البيانات يف نظام املعاجلة بالدفعات املعاجلة بالدفعاتأ(

فرز املعامالت ،تسجيل بيانات املعامالت،معاجلتها بصفة دورية وتشمل) جتميع مستندات املصدر

املوجودة يف ملف املعامالت(.

ا بدون انتظار لتجميع : تعاجل البيانات عندما يتم إنشاؤها أو تسجيلهاملعاجلة بالوقت احلقيقيب(

وهي: مستوياتإىل جمموعات البيانات. وتقسم

Inquiry/ Response Systems :( نظم االستفسار/ االستجابة1

ووظيفته اسرتجاع املعلومات.

Data Entry System ( نظم تغذية البيانات:2

.تها يف تاريخ الحقوليس املؤقت للبيانات وتسجيلها حتى ميكن معاجل ،وظيفته التجميع الفوري

File Processing System :نظم معاجلة امللفات( 3

ويؤدي كافة وظائف النظم من معاجلة املعلومات ماعدا وظيفة االتصال.

Full Capability System ( النظم كاملة القدرة :4

معاجلة املعلومات.وتوفر أداء فوري ومتواصل لكافة الوظائف يف

Process Control System ( نظم مراقبة العمليات:5

وهو نظام مراقبة العمليات الذي يؤدي ليس فقط كافة وظائف معاجلة املعلومات ولكن أيضا

يستخدم خمرجات معلوماته لضبط عملية طبيعية مستمرة.

Interactive Processing ( املعاجلة املتفاعلة:6

على درة معاجلة متفاعلة متكنك من استخدام حاسب دقيق للتعامل مع الكمبيوتر وهي توفر مق

إىل:أساس الوقت احلقيقي وتقسم

تطبيقات االستجابة /االستفسار. (1

الكمبيوترات البارعة. (2

التغذية املباشرة للبيانات. (3

الربجمة املتفاعلة. (4



ARAB ADMINISTRATIVE


27

يق مستفيدين كثر يف مواقع خمتلفة يف وهي اشرتاك نظام الكمبيوتر عن طر ( نظام املشاركة الزمنية:7

نفس الوقت من خالل استخدام طريف اإلدخال/ اإلخراج املتصلة مباشرة بالكمبيوتر.

: هي شكل من إشكال معاجلة املعلومات املتاحة عن طريق شبكة الكمبيوترات املنتشرة ج(املعاجلة املوزعة

مركزية التقليدية وهي:باملنشاة ومعاجلة تطبيقات املستفيد .وهي املعاجلة الال

وأقسام املستفيد. على إدارة. نظام من الكمبيوترات املوزعة 1

. متصلة داخليا بواسطة شبكة اتصاالت بيانات.2

. متكاملة عن طريق قاعدة بيانات مشرتكة.3

موارد املعلومات. دارة. متناسقة بواسطة خطة شاملة إل4

استخدامات نظم املعاجلة املوزعة:

Distributed Information Processing: أوال:معاجلة املعلومات املوزعة

ويستفاد منها للمستفيدين احملليني وميتد من:

ثم إليمعاجلة تغذية البيانات. .1

ثم إليالبيانات احمللية. نظم االستفسار/ االستجابة لقواعد .2

.معاجلة املعاجلات املستقلة متاما واليت تتضمن حتديث قواعد البيانات احمللية وإنتاج تقارير 3

املخرجات .

Central Site Processing:ثانيا:معاجلة املوقع املركزي

وتتعامل مع الكمبيوترات املوقع املركزي بشكل أفضل مثل:

ائية واملتكررة الكبرية.تطبيقات الدفعات البن -1

مراقبة االتصاالت لشبكة واملعاجلة املوزعة الكاملة. -2

صيانة قواعد البيانات املشرتكة الضخمة. -3

ة.أباملنش دارةتوفري ختطيط متطور ودعم اختاذ القرار من اجل اإل -4

Distributed Data Entry :ثالثا:تغذية البيانات املوزعة

احمللية وإرساهلا للموقع املركزي .تساعد يف تولي بيانات املعاجلة

Distributed Database Processing :رابعا:معاجلة قاعدة البيانات املوزعة



ARAB ADMINISTRATIVE


28

مجيع بيانات املعامالت أو أي بيانات موجزة ميكن إرساهلا للحاسوب املركزي من اجل التخزين

يف قاعدة البيانات املشرتكة.

Distributed Word Processing :خامسا:معاجلة الكلمات املوزعة

حيث حتسن دارةميكن بسهولة جتهيزها آليا إلعداد املراسالت اخلارجية والداخلية وتقارير اإل

اإلنتاجية والتوقيت املناسب مع توفر املرونة للتغيري يف التقارير والوثائق الرمسية يف أي وقت.

Communication Networks Distributed :سا:شبكات االتصاالت املوزعةساد

عن طريق شبكات ربط حملية.،وفيها ميكن إجراء اتصاالت داخلية بني عدة كمبيوترات

مزايا املعاجلة املوزعة:

حتسن زمن االستجابة وزمن الدورة للمستفيدين. .1

قل حد ممكن.أإىل تقليل أخطاء اإلدخال .2

املستفيدين.تكون تطبيقات الكمبيوتر أكثر مرونة وتفصيال ملتطلبات .3

حيث تعمل الكمبيوترات كنظم احتياطية متعاونة.،حتسنت درجة االعتمادية واإلنتاجية .4

املكتبية بني مكاتب املستفيدين واملركز ألعمالتقديم معاجلة مبواقع املستفيدين يقلل من تدفق ا .5

الرئيسي.

للمعلوماتاآللي التشغيل

إىل تطوير نظم الكمبيوترات اآللية لتشغيل املعلومات من ميكانيكية إىل شهد مطلع القرن احل

مما حقق سرعات هائلة لتشغيل املعلومات بواسطة الكمبيوترات.وق مت ابتكار ،ةإلكرتونيكهربائية ثم

ثالث أنواع من الكمبيوترات ختتلف فيما بينها تبعا للمهام اليت توكل إليها وهي:

الكمبيوتر الرقمي. (1

وتر الوصفي.الكمبي (2

الكمبيوتر اهلجني. (3



ARAB ADMINISTRATIVE


29

ونظم املعلومات للسكرتارية ةلكرتونياإل دارةاإل

وتوفر البيانات واملعلومات ،ة يتطلب توفر نظم معلومات إداريةلكرتونياإل دارةمقدمة: إن جناح اإل

املطلوبة الجناز املهام سواء كانت داخل اإلدارات أو بينهما وبني املواطنني .

علومات:تطور نظم امل

إن الكمبيوتر هو العنصر األساسي يف نظم املعلومات وله الفضل الكبري يف انتشار املكننة داخل

اإلدارات واملؤسسات.

التطبيقات والربجميات الكمبيوترية الشائعة اليت تؤدي على : وتعتمد نظم معلومات املكاتب (1

:للسرعة والدقة يف االجناز ومن أهم تطبيقات املكاتب الشائعة

Electronic Mail System .لكرتونيالربيد اإل -‌أ

Voice Mail System الربيد الصوتي. -‌ب

Electronic Calendaring System .لكرتونيالتقويم اإل -ج

Conferencing System :نظم االجتماعات( 2

وتتم االجتماعات باستخدام أداة االتصاالت ( Audio Conferencing System)االجتماعات السمعية

وال حتتاج لكمبيوترات. ،السمعية

وتتكون من ثالثة إشكال من ( Video Conferencing System ):اتصاالت املؤمترات املرئية الالسلكية( 3

الفيديو(. ،املرئي ،ة لالجتماع وهي) السمعيلكرتونياملساعدة اإل

( Desktop Publishing System: ) الناشر املكتيب (4

الوثيقة الواحدة.على الربجميات اليت تدمج الصورة والنص أحدث وهو

(Document Management System) الوثائق إدارةنظام (5

لتكون سعتها فائقة ،( لنقل صور الوثائق ألشكال رقمية OCRاحلاسة املميزة ) دارةيتكون من وحدات اإل

وكبرية.

. XPنظم التشغيل ويندوز -: وهي برجميات تستخدم يوميا:*أخرى برجميات (6



ARAB ADMINISTRATIVE


31

ة:اإلدارينظم معاجلة املعلومات والتقارير

أوال: نظم معاجلة احلركات ) العمليات(

وهي نظم ،التشغيلي يف املنظمة ستوىاليت ختدم امل ألعمال: وهي نظم امفهوم نظم معاجلة احلركات -

نظام -نظام احلجز يف الفنادق.) الروتينية يف املنظمة ومن أمثلتها:سبة تقوم بالعمليات اليومية حمو

(نظام احملاسبة. - الشيكات.

نوعني هما:إىل : وتصنف أنواع معاجلة احلركات -

شكل حزم للكمبيوتر يف ملف يسمي ملف احلركات على : وتدخل . نظام املعاجلة بالدفعات1

(TRANSACTIONومن أمثلتها ) (نظام وضع -نظام فواتري سلطة الكهرباء. -طة املياه.نظام فواتري سل

( الرواتب

:ـويتميز ب On-Line System :.نظام املعاجلة الفورية2

االتصال الفوري بني املستخدم ونظم معاجلة احلركات. -1

تتيح الوصول للنتائج بشكل فوري. -2

تتيح فرصة املعاجلة املباشرة للحركة حلظة وقوعها . -3

ة اإلداريثانيا: نظم التقارير

وتفر ثالثة أنواع من التقارير ةاإلداريالوسطي لدعم نشاطات الرقابة دارةوتستخدم من قبل اإل

تقارير عند الطلب(. –التقارير االستثنائية -التقارير الدورية السنوية)

ةاإلداري** كيف يعمل نظام املعلومات التقارير

وال،(TPSمعاجلة احلركات) مبعاجلة املعلومات املستخلصة من (Misة )دارياإليقوم نظام املعلومات

تتم قراءة بيانات تفصيلية من هذا النظام وذلك لألسباب التالية:

.تتميز بيانات نظام املعاجلة احلركات باألمن والسرية.1

.نقل البيانات بني أجهزة الكمبيوتر املتنوعة .2

معلومات خمتصرة ولكن تكون ملبية على ة أكثر فاعلية باعتماده اإلداري.جلعل نظام املعلومات 3

الحتياجات املستفيد.



ARAB ADMINISTRATIVE


31

دارةنظم معلومات دعم اإل

: ةاإلداريأوال: نظم املعلومات والقرارات

ة ميكن إن يسهم يف حل املشكالت بطريقتني هما:اإلدارين نظم املعلومات أأوضح )ماكليود(

املنظمة ككل.توفر معلومات عن - أ

املشكالت وفهمها.على تسهم بشكل مبدئي يف التعرف - ب

ثانيا: نظم دعم القرارات:

البداية. -1

مفهوم دعم القرارات. -2

بناء نظم دعم القرارات. -3

عناصر نظم دعم القرارات. -4

(GDSS)(Group decision support system) : اجلماعيةثالثا: نظم دعم القرارات

. يف اغلب االحيان ويستفيد منها مدير واحد

احلاسوب ويسهل حل املشاكل على مبين على تعريف نظم دعم القرارات اجلماعية " انه نظام تفا

.غري املهيكلة ومن قبل جمموعة من متخذي القرار يعملون مع بعضهم البعض كمجموعة واحدة"

Executive Information System :رابعا: نظم املعلومات التنفيذية

يف املؤسسة واملصادر األخرىاملصادر اخلارجية الناجتة من النظم على وهي النظم اليت تعتمد

العليا لغرض اجناز أعماهلم بشكل حيقق أهداف دارةاخلارجية لتقديم املعلومات للمدراء التنفيذيني يف اإل

املنظمة.

ا ويوفر ا للمعلومات املناسبة زمنيسريع هو نظام معلومات حاسوبي يوفر وصوال نظام املعلومات التنفيذية:

ويتصف باخلصائص التالية: دارة،تقارير لإل

ا ليسهل استخدامها.ا زمنيتوفري معلومات شاملة وملخصة ومناسبعلى القدرة .1

سهولة االستخدام مع إمكانية التعلم بوقت قصري. .2

الوصول للبيانات الداخلية واخلارجية عن بيئة املنظمة ) بيانات الزبائن واملنافسني(.على القدرة .3

سهولة فهم املعلومات.على احتواء النظام إمكانيات الرسوم واألشكال البيانية يساعد .4



ARAB ADMINISTRATIVE


32

Knowledge Concept: خامسا : نظم قواعد املعرفة

وتعين اإلضافة العلمية والثقافية من مصدر أو أكثر حيث تؤدي املعرفة التساع إدراك : مفهوم املعرفة

معاجلة أي مشكلة تواجهه.على اإلنسان لتجعله قادر

Knowledge Engineering هندسة املعرفة :

على أسس وأدوات البحث للتغلب على ( " هي فن احلصول 1983 –عرفا ) فرينبوم وماكوردك

هذه املعرفة" وتتضمن هندسة املعرفة مخسة فعاليات:على القضايا الفنية للحصول إىل حتتاج املشاكل اليت

،الوثائق،الكتب،:وتتضمن اكتساب املعرفة من اخلرباءKnowledge Acquisition :اكتساب املعرفة -أ

هذا ،أو معرفة من اجل املعرفة،أو ميكن إن تكون معرفة عامة ،أو ملفات احلاسوب ،األجهزة

يعين معلومات عن استخدام اخلرباء ومعرفتهم حلل املشكلة.

إن تصبح ذات نوعية مقبولة.إىل املعرفة مستمرة ومؤكدة Knowledge Validation :استمرارية املعرفة -ب

وتتضمن جتهيز )خارطة املعرفة( ،وهي عرض املعرفة املكتسبةKnowledge Representation .عرض املعرفة -ج

املعرفة نقطة انطالق املعرفة. وتسجيل

على أساس قائم على وتتضمن تصميم الربامج اليت متكن الكمبيوتر من االستدالل Inference: االستنتاج -د

ارشاد املستخدم لقضايا حمددة.على ليكون النظام قادرا ،املعرفة

وفيها برجمة القدرة لإلجابة ،والربجمةوتتضمن التصميم Explanation and Justification: الشرح والتعليل -ه

أو كيف ميكن استخالص نتيجة معينة ،أسئلة من قبل ) ملاذا حيتاج احلاسوب ملعلومة معينة؟على

بواسطة الكمبيوتر؟(.

ة:لكرتونياإل دارةسادسا : األنظمة اخلبرية وعالقتها باإل

والفكرة األساسية هلذه ،ملشاكلوهي أنظمة صنع القرار أو أي أجهزة كمبيوترية وبرجميات حلل ا

النظم بسيطة وفيها اخلربة تنتقل من اخلرباء للكمبيوتر ويتم ختزينها وتستدعي كنصيحة معينة عند

احلاجة.



ARAB ADMINISTRATIVE


33

نظم املعلومات الوظيفية

،التصنيع ،التمويل ،وهي النظم اليت تقوم بتزويد املنظمة باملعلومات للقيام بوظائفها ) التسويق

لة(القوي العام

Evolution of the Marketing System Concept : نظام معلومات التسويق:أوال

( ثالثة أنواع من املعلومات التسويقية:1966-حدد ) فليب كوتلر

: وهي من احمليط اخلارجي.معلومات استخبارية تسويقية .1

: جتمع من داخل املنظمة. معلومات التسويق الداخلية .2

: معلومات خترج من املنظمة للمحيط اخلارجي. التسويقمعلومات خاصة بقنوات .3

حيث يتكون من أربع نظم فرعية:(The Kolter Mode ) موديل كوتلر: -أ

نظام احملاسبة الداخلي. (1

نظام استخبارات التسويق. (2

نظام حبوث التسويق. (3

التسويقية. دارةنظام علوم اإل (4

A Marketing Information System Model موديل نظام املعلومات التسويقية: -ب

حيث هناك تداخل بني أنظمة اإلدخال واإلخراج الفرعية املتصلة معا من خالل قاعدة بيانات واحدة هلذا

النظام. فمثال

: يوفر معلومات عن منتجات املنظمة. نظام اإلنتاج الفرعي-أ

ملنظمة .: يوفر معلومات عن شبكة التوزيع اخلاصة با نظام املكان الفرعي-ب

: يوفر معلومات حول نشاطات اإلعالن والبيع الشخصي . نظام الرتويج -ج

: يوفر معلومات تساعد املدراء يف اختاذ قراراتهم التسعريية. نظام األسعار الفرعي -د

: ميكن املدير من وضع إسرتاتيجية تأخذ باالعتبار تأثريات العناصر النظام الفرعي لتكامل العناصر -ـه

املكونة للنظام ككل.



ARAB ADMINISTRATIVE


34

: ثانيا : نظم معلومات املوارد البشرية

ثم ظهرت ،تطور نظم معلومات املوارد البشرية كانت ختزن املعلومات ضمن سجالت وملفات ورقية -

ثم ظهور الكمبيوتر مت التحول لألقراص واألشرطة املمغنطة واألقراص الليزرية. ،البطاقات املثقبة

وهي: هلذه القواعد : هناك مخس فئاتاملوارد البشرية من البيئة احمليطةقواعد بيانات -

قواعد بيانات خلدمة الباحثني. -1

قواعد بيانات اجلامعات. -2

قواعد بيانات وكاالت التوظيف. -3

قواعد بيانات الستخدام اجلمهور. -4

بنوك املساعدة يف التوظيف. -5

مات التمويل:ثالثا: نظام معلو

التمويل هو وظيفة أساسية يف املنظمة وهي املسئولة عن تدفق األموال لداخل وخارج املنظمة. ونظام

املعلومات اخلاص بالتمويل له ثلثه مهام أساسية وهي:

التنبوء باالحتياجات املالية املستقبلية. -أ

تقييم مصادر األموال الواردة. -ب

استخدام األموال املعرفة.ى علالرقابة -ج

مكونات نظام معلومات التمويل : ومن أهم مكوناته هي:

النظم الفرعية للمدخالت: (1

النظام الفرعي ملعاجلة البيانات. -أ

النظام الفرعي للمراجعة الداخلية. -ب

نظام خمابرات التمويل. -ج

التمويل:النظم الفرعية ملخرجات نظام معلومات (2

هناك ثالثة نظم فرعية ملخرجات نظام معلومات التمويل وهي:

النظام الفرعي للتنبوء املالي. -‌أ

التمويل. دارةالنظام الفرعي إل-ب

نظام الفرعي للرقابة املالية. -ج



ARAB ADMINISTRATIVE


35

رابعا : نظام معلومات اإلنتاج:

دمات ذات قيمة ومنفعة سلع وخإىل اإلنتاج وظيفة من الوظائف املسئولة عن حتويل املواد اخلام

ما يلي:إىل لتلبية رغبات العمالء واملستهلكني وتقسم

األنشطة اليت هلا عالقة بتصميم املنتج ووضع الرسومات وتوضيح شكله وأبعاده ومكوناته الداخلية. -

األنشطة اليت هلا عالقة بتصنيع املنتج مثل تنفيذ التصاميم اخلاصة ملنتج معني. -

والتسهيالت اإلنتاجية مثل توفري املواد املطلوبة لإلنتاج سلعة أو باإلمداداتاألنشطة اليت هلا عالقة -

منتج معني.

:النظم الفرعية ملدخالت نظام معلومات اإلنتاج -1

نظام معاجلة البيانات. -أ

نظام اهلندسة الصناعية.-ب

نظام خمابرات اإلنتاج. -ج

:معلومات اإلنتاجالنظم الفرعية ملخرجات نظام -2

النظام الفرعي لإلنتاج - أ

النظام الفرعي للمخزون. - ب

النظام الفرعي للجودة. -ج

النظام الفرعي للتكاليف. -د

نظام التصنيع املتكامل باستخدام احلاسوب. -ه



ARAB ADMINISTRATIVE


36

املتاتب إاداة كللسترتاةية ن ةكلتورني اإل اداة اإل

ةاإلاداةيتقن ات احلاسوب يف ادعم حل املشاكل

،ة هلا دور فاعل ومهم يف حل املشاكللكرتونياإل دارةنظم املعلومات اليت تتضمنها اإل مقدمة: إن

على من خالل اعتمادها دارةة اليت تواجه اإلاإلدارين تقنيات الكمبيوتر هلا أهمية يف دعم حل املشاكل أو

واألنظمة ،التنفيذيةونظم املعلومات ،ونظم دعم القرارات اجلماعية ،هذه النظم الداعمة الختاذ القرار

نظم املعلومات الذكية وأدت على ة لكرتونياإل دارةواعتماد اإل ،ةالشبكات العصبية االصطناعي ،اخلبرية

حديثة . دارةإلعادة بناءها وتعيري سلوكيات إدارتها وهذه النظم فذ ختلق فعالية وكفاءة إل

للسكرتارية ةلكرتونياإل دارةشبكات اإل

وهذا الكم من ،ةلكرتونياإل دارةا يف تطبيق اإلا وسببكات عنصرا مهما وأساسيمقدمة : تعترب الشب

فان تطور االتصاالت بني احلاسبات ساعدت كوسيلة ،والبيانات املراد نقلها من وحدة أو مؤسسة ألخرى

ا.جدا ا يسريأمر جصبحت املشاركة يف املعلومات والربامأو ،لنقل املعلومات املخزنة من كمبيوتر ألخر

شبكات العمل الداخلية

هي جمموعة من الكمبيوترات تنظم معا ( Computer Networkشبكة الكمبيوتر: ) : تعريف الشبكات -

وترتبط خبطوط اتصال حبيث ميكن ملستخدميها املشاركة يف املوارد املتاحة ونقل وتبادل املعلومات فيما

إن:على بيتها. ويدل هذا

. حاسب كبري )سريفر(جمموعة من احلاسبات الشخصية مرتبطة معا أو مع .أ

تنظم معا حيث تشكل نظاما واحدا هي عناصره األساسية. .ب

خطوط االتصال اليت تربط عناصر النظام يبعضها قد تكون سلكية أو السلكية. .ج

ملوارد املتاحة ويقصد بها املعدات والربامج واملعلومات.ا .د

ة.لكرتونياإل دارةإلأهمية الشبكات يف ا .ه



ARAB ADMINISTRATIVE


37

القرارات من ل ودعم صنعفهي تسهم يف رفع كفاءة التشغي ،اا بارزحتتل شبكات احلاسب مكان --

خالل:

. كفاءة وسرعة االتصال وسهولة نقل وتبادل املعلومات.1

. التشغيل االقتصادي لألجهزة وذلك باملشاركة يف استخدامها.2

. املشاركة يف الربجميات.3

املشاركة يف املعلومات وقواعد البيانات.. 4

عناصر الشبكة يؤدي لسرعة االجناز.على أي توزيع املهام ،. تطبيق املعاجلة املوزعة5

ة:وتتكون من:لكرتونياإل دارةمكونات شبكات العمل احمللية املستخدمة يف اإل

Main Server .الرئيسي ادمأوال : جهاز اخل

الرئيسي ويقوم جهاز اخلادم ،الذي خيتار عادة من الكمبيوتر الشخصيوهو عبارة عن الكمبيوتر

. ‘تسمي برامج تشغيل نظام الشبكة ’بالتحكم باستخراج برامج خاصة

Work Stations .ثانيا: حمطات العمل

هي نوع من الكمبيوترات الشخصية واليت تلحق بالشبكة لتستفيد من اخلدمات اليت تؤدي عليها.

Peripherals Equipment األجهزة امللحقة.ثالثا:

املوصولة وتعمل ضمن ،والرامسات ويستطيع املستخدم استخدام هذه األجهزة ،مثل الطابعات

الشبكة.

Cards & Cable .رابعا: الكابالت والبطاقات

وهي املكونات اليت تقوم بتوصيل أجزاء الشبكة بعضها ببعض وجتعلها تستخدم بكفاءة.

E-mail: لكرتونيد اإلالربي -

جمازي للنظام إلكرتونيأكثر من نظام بريدي وهو نظام ،يشبه الربيد التقليدي باستخدام الصناديق

التقليدي. ومن أهم مزاياه عدم تطلبه جلاهزية املرسل إليه لتلقي الرسالة حيث يتطلب فقط عنوان بريدي

وميكن استقبال الربيد يف أي مكان بالعامل حني تواجد جهاز الكمبيوتر. ويتألف العنوان إلكرتوني،

لكل منها داللة اصطالحية معروفة. ،من عدة مقاطع لكرتونياإل



ARAB ADMINISTRATIVE


38

كما يلي: املكاتب إدارةالسكرتارية و ألعمال ةلكرتونيإجراءات وطرق احلماية املتبعة يف اإلدارات اإل -

تدفق املدخالت والتأكد من االستمارات والوثائق قبل تسلمها وحفظها.اعتماد أساليب -1

اعتماد أساليب التدفق أثناء اإلدخال للحاسوب. -2

االسطوانات واألشرطة اخلاصة وعمل نسخ احتياطية هلا.على محاية املعلومات احملفوظة -3

أمنية البيانات

املخزونة ضمن الكمبيوتر وأنظمة " وهي العلم الذي يهتم بدراسة طرق محاية البيانات

وسبل التصدي للمحاوالت ملعرفة البيانات املخزنة ضمن احلاسوب بصورة غري شرعية" وتعتمد ،االتصاالت

كثري من األجهزة الشخصية كلمة السر .

شبكات االتصاالتعلى احلماية األمنية لتناقل البيانات

وتتلخص األساليب والوسائل مبا يلي:

البيانات املنقولة.على الوسائل الكفيلة بالسيطرة . اعتماد1

. اعتماد نقاط تدقيق يف الربامج لتسجيل املراحل املختلفة اليت متر بها كل عملية تراسل.2

. السيطرة عل خطوط تناقل البيانات ووضع التحضري الالزم حلماية التناقل .3

املعلومات.ة لتحسس حماوالت سرقة إلكرتوني. وضع أجهزة 4

. توثيق أساليب استخدام خطوط تناقل البيانات ضمن الوثائق القياسية كمركز احلاسبة املركزية.5

. حتديد كلمات مرور للدخول للربامج وتغيريها دوريا.6

الشاشات للمحطات الطرفية.على . عدم ظهور كلمات املرور 7

. مالئمة موقع احلاسوب وكفاءة مستلزمات التشغيل.8

تم وضع خطوط الزمة حلماية املوقع واختياره يؤمن محاية األجهزة من اخلطر وتوفري مستلزمات ي -

أساس:على دخول العاملني وخروجهم على املخرجات والسيطرة

اعتماد دليل قياسي لتشغيل األجهزة. -1

تهيئة بدائل لألجزاء الالزمة للمنظومة املتعطلة وتوفري منظمة كاملة كبديل جاهز. -2



ARAB ADMINISTRATIVE


39

وضع األسس الالزمة لتنظيم املستفيدين من احملطات الطرفية وتعريفهم بها. -3

مالحظة خمالفات اإلجراءات األمنية إن كانت حدثت عن قصد أم إهمال وتسجيلها ومعاجلتها. -4

تثبيت املقاييس بالتطبيقات وتوثيق الربامج يف دليل خاص . -5

األمنية يف قواعد البيانات

وفيها تتم اختاذ التدابري الوقائية الالزمة حلماية البيانات داخل القاعدة من حماوالت الوصول أو

سرية وخصوصية البيانات بشكل رئيسي وأساسي من على اإللغاء غري املشروع وتداخل إجراءات احلفاظ

حاالت الوصول للمعلومات يف:

وإجراء أي نوع من العمليات . تللبيانا( بعض األشخاص يعطون حق الوصول غري مشروط 1

مهما كان نوع الطلب.،( املستفيدين املمنوع وصوهلم للملف أو أي جزء منه2

امللف.على ولكن غري مسموح هلم التغيري أو الكتابة ،( املسموح هلم باالسرتجاع أو القراءة3

القيم.قيد واحد الذي خيصه فقط وال يعدل على ( املستفيدين املسموح هلم االطالع 4

( مستفيد يعطي احلرية وميكنه اسرتجاع قيده اخلاص وال ميكنه التغيري فيه.5

بيانات على بيانات معينة يف حدود معينة ولكن ال يعدل وال يطلع على ( مستفيد حيق له االطالع 6

منه درجة.على من هم ا

( املستفيدون املسموح هلم بالقراءة والتعديل .7

محاية قواعد البيانات

قاعدة البيانات من األخطار جيب مايلي:على للحفاظ

وتستخدم احلماية خللق وصيانة عمليات ،االعتبارات اخلاصة بالعمليات اليت تؤثر بسالمة االتصال -

إىل:ثالثة بنود كالتعلى ويتحكم أمر احلماية ،السالمة يف نظام قواعد البيانات

ام باسم املستخدم.فتح النظ Log-In. إشارة عبارة عن كلمة 1

والذي يسمح له بتعريف ماهية امللفات واحلقول . Field –Access. سالمة منفذ احلقول 2



ARAB ADMINISTRATIVE


41

. تشفري البيانات واليت مينع الوصول غري املخول لقراءة امللفات نظرا ألهميتها.3

طريقة ترشيح كلمة السر

عملية الرتشيح اختيارات من خالل وحتتوي ،وتستخدم يف حالة اكتشاف كلمات السر الضعيفة

وتغين تلك ،داالت وظيفة خاصة بالعمليات املطلوبة ويبجا النظام برتشيح كلمات السر املستخدمة سابقا

النظام ومحاية املعلومات بصفة دائمة.على الطريقة عن الوقوع بأخطاء كشف الدخالء

أمنية كلمة السر

.ع عمل النظام يف الكمبيوترهناك سياسة خاصة بكلمات السر حلماية مواق

مبادئ محاية املعلومات

وهو مبدأ احلد ،يذكر األستاذ)بول سجارت( مبدأ حلماية املعلومات اخلاصة يف احلاسبات اآللية

محاية الربامج اخلاصة اليت توضع يف إىل فهذه املبادئ تهدف ،الداني من تداول املعلومات

احلاسب.ومنها:

إن كل نظم احلاسب اليت تتعامل يف املعلومات وخاصة املعلومات الشخصية : وهو مبدأ أخطار عامة -1

ن تكون معلومة للجمهور.أينبغي

: جيب إن تكون املعلومات دقيقة وذات صلة باملوضوع .مبدأ صحة املعلومات -2

: وتكون املعلومات احملتفظ بها يف الكمبيوتر واضحة الضمانات وهي: مبدأ األمن -3

إن تكون املعلومات املدونة يف ذاكرة الكمبيوتر هي معلومات سليمة. -أ

إن تكون هذه املعلومات سوف تستخدم يف أغراضها الصحيحة. -ب

هناك آليات واضحة يف عمليات تصحيح األخطاء.إن يكون -ج

أما إذا كانت ،املشروعة فقط : إن تكون املعلومات املعدة بواسطة الكمبيوتر لألغراضمبدأ الشرعية -4

الربامج غري خاصة وكانت هناك ضرورة قوية للمصلحة العامة الستخدام هذه املعلومات فانه من

احلكمة إن تكون سلطة مستقلة تستطيع إن ترخص استخدام هذه املعلومات وتكفل هلذه اجلهة

الضمانات.



ARAB ADMINISTRATIVE


41

وهذه الضمانات هي:

نوا متمتعني باالستقالل واحلياد.ن احملكم البد أن يكوأ -

درجة كافية من املهارة واخلربة.على يكونوا أن -

ن يعملوا يف إطار جمموعة من القواعد الواضحة .أ -

ن تكون لقرارات اللجنة صفة االلتزام.أ -

مسات جمتمع االنرتنت الدميقراطيعلى التوازن بني احلماية واحلفاظ

مثة مخسة مبادئ أساسية حتكم ما يسمي باملمارسات العادلة واملقبولة أو النزيهة يف نطاق

خصوصية املعلومات أو محاية البيانات الشخصية وهذه املبادئ هي:

على : ويراد به إبالغ املستخدمني للموقع ما إذا كان املوقع أو مقتضيات اخلدمة ينطويان : اإلبالغأوال

الشخصية وملاذا جتمع وملا تستخدم.مجع البيانات

: وفيه تلتزم الشركات صاحبة املواقع أو مزودي اخلدمة بتوفري خيار للمستخدم بشان ا: االختيارثاني

استخدام بياناته.

: وفيه قدرة املستخدمني للوصول لبياناتهم والتثبت من صحتها وحتديثها.: الوصول للبياناتاثالث

سئوليات جهات مجع البيانات ) املواقع ومزودي اخلدمة( بشان معايري األمن : ويتعلق مب: األمنارابع

لضمان سرية البيانات وسالمة االستخدام وحظر الوصول غري املصرح به هلذه البيانات.

اجلهات غري على : ويتعلق باليات املناسبة املتعني اعتمادها لفرض اجلزاءات : تطبيق القانوناخامس

.ملبادئ املتقدمة املتوافقة مع ا

كلتورني اكلتوق ع اإل

وهو ليس توقيع باملعنى املعروف بل عملية مصادقة من قبل شخص أو هيئة ما ويتم من خالهلا

التأكد من شيئني:

ضمان أن الرسالة )وثيقة بيع أو شراء مثال( أرسلت من الشخص احلقيقي وليس شخص آخر غريه. -1

املتماثل.وهذا يتم عرب التشفري غري



ARAB ADMINISTRATIVE


42

ضمان أن الرسالة وصلت فعال بنفس الشكل الذي أرسله بها املرسل وصادق عليه. ويتم ذلك بواسطة -2

صغريةعملية رياضية )لوغارثم( تتم على الرسالة قبل اإلرسال لتحديد مجيع خواصها وتشمل كل

ذه النتيجة تسمى . هيف الرسالة تتغري نتيجة العملية وكبرية يف الرسالة حبيث لو تغري أي شيء

، ويرفق هذا التوقيع مع الرسالة عند إرساهلا. وعند وصول لكرتونيالرسالة املركزة أو التوقيع اإل

الرسالة إىل الطرف اآلخر يتم التحقق من سالمة حمتوى الرسالة وخلوه من التزوير بنفس العملية

رف أن الرسالة وصلت بنفس الشكل الرياضية وعند تطابق النتيجة مع البيانات املخزنة يف التوقيع يع

.الذي أرسلت به دون تغيري

اخلامتة:

تربر البقاء على الوضع التقليدي وعدم التغيري، فمن النادر ة اللكرتونياإل دارةإن معوقات تطبيق اإل

تواجهها عوائق بل وخماطر كبرية يف بعض األحيان، لذلك البد من األخذ بنظر أن جند حالة تغيري ال

وإذا مل يتم استيعاب وفهم وتطبيق مبادرات ،ةلكرتونياإل دارةار العوامل املساهمة يف جناح مشروع اإلاالعتب

تقديم اخلدمات املفيدة مما يفة جيدا ، فقد يكون ذلك سببا يف إهدار املوارد والفشل لكرتونياإل دارةاإل

املنظمة بعض الظروف االستثنائية يفة يلكرتوناإل دارةيؤدى إىل عدم رضاء العمالء كما ينبغي أن تراعى اإل

واألعراف السائدة ، وعدم توافر البنية التحية ، مثل العادات ،وأن تستوعب االحتياجات والعوائق

... اآللي ، واخللفية املتعلقة باحلاسب ةلكرتوني، واالجتاهات حنو املعامالت اإلاإلداريوإىل والنظام امل

ة بشكل أساسي يف تقديم خدماتها عرب شبكة املعلومات العاملية )اإلنرتنت( اإلداريتهتم الشبكة و اخل،

ة يف أفضل اإلداريكوسيلة رئيسية يف تبادل املعلومات واالتصال والتواصل، وتقدم حلوهلا واستشاراتها

ويتوافق ة مبا حيقق تطلعات العمالء وأهدافهم إلكرتونيالتقليدية إىل أعمال ألعمالاآلليات والطرق لتحويل ا

تى يكتب له النجاح، وجيب عدة مهارات ح إىل ةلكرتونياإلمع إمكانياتهم.حيتاج أي مشروع للحكومة

وهذه املهارات هي: الواقعيةنه ال ميكن فصل هذه املهارات عن بعضها البعض من الناحية أمالحظة

العمل وانسياب أداءاملتبع يف اإلجرائي األسلوبوتتعلق هذه املهارات بتحليل التحليلية :املهارات -

للتعامل مع أخرىمؤسسات أوآخرون أناساليت يستعملها األخرىاملعلومات واالطالع على الطرق

وكيفية جتميع البيانات وحتديد مواطن املالية دارةاإليف نظام املاليةذات املسائل مثل تتبع احلركة

.القوة والضعف



ARAB ADMINISTRATIVE


43

وجيب حتديد احملتوى ةألية مؤسس للغاية جيدملعلومات مصدر تعد ا:املعلومات إدارةمهارات -

.املعلوماتي وجودة وهيئة متثيل تلك املعلومات وختزينها وبثها واستخدامها واحملافظة عليها

للتفاعل مع ةإلكرتوني حكومةاملطلوب توفرها ألي الفنيةهناك العديد من املهارات الفنية:املهارات -

:املتعلقة بها مثل األمورالعديد من

.قواعد البيانات والربامج والبيانات اليت حتويها إدارة -

.باملؤسسات املتوفرة التحتيةمع البنية متوافقةتصميم وبناء انظمه -

لتمكني استخدامها بطرق أخرى إىلمن صيغة أوآخر إىلحتويل البيانات من نظام -

جديدة.

.شبكات احلواسيب إدارةتصميم و -

من الضروري وخالل مراحل املشروع املختلفة تعميم كل من :األخرىمهارات العرض والتواصل مع -

ملقابلة دائمة، وهناك حاجه العالقةاملشروع واإلجراءات والنتائج إىل األطراف األخرى ذات أهداف

للحصول على دعم مادي ومعنوي مستمر. والتشريعية التنفيذيةالقيادات

على التخطيط والتنظيم وحتديد املوارد القدرةاملشروع إدارةتتضمن مهارات :املشروع إدارةمهارات -

ومتابعة العمل وقياس النتائج وحل املشكالت، لذا فإن هذه املهارات تتطلب التعامل مع الضرورية

واجلودة والتكلفةمعطيات الزمن



ARAB ADMINISTRATIVE


44

القسم الثالث السكرتارية الفعالةعمال المهام األساسية للقيام بأ

الوحدة التدريبية الخامسة

دور مدير المكتب في االجتماعات واللجان

واللجان‌ ‌اإلجتماعات‌ ‌يفوالسكرتارية ‌ ‌املكتب‌ ‌مدير‌ ‌دور

:قبلأوال عامتجإلا‌ ‌ ‌:‌

‌: ‌لإلجتماع‌ ‌خاص‌ ‌ملف‌ ‌ختصيص‌ - ‌١

يضع فيه كل ما خيتص باالجتماعمن أهم واجبات مدير املكتب ختصيص وإعداد ملف خاص

ونوعه كما يضع مدير املكتب يف هذا االجتماعويضع يف هذا امللف تاريخ االجتماعقبل موعد عقد باالجتماع

‌امللف‌ ‌هذا‌ ‌يف االجتماعواجلهات املختصة وذلك لعرضها يف االجتماعاألوراق احملالة من رئيس امللف

‌لبعض‌ ‌النسخ‌ ‌من‌ ‌عدد‌ ‌طبع‌ ‌أو‌ ‌بكتابة‌ ‌املكتب‌ ‌مدير‌ ‌ويقوم‌ عامتجالاب ‌تتعلق‌ ‌اليت‌ ‌والوثائق‌ ‌املستندات‌ ‌جبميع‌

‌. عامتجالا ‌أعضاء‌ ‌على‌ ‌لتوزيعها‌ ‌وذلك‌ ‌والتقارير‌ ‌والوثائق‌ ‌املستندات‌

‌: ‌ألعمالا‌ ‌جدول‌ ‌إعداد‌ - ‌٢

ألعمالويتضمن جدول ا ألعماليف إعداد جدول ا االجتماعمع رئيس باالشرتاكيقوم مدير املكتب

قائمة باملوضوعات اليت سيتم عرضها ومناقشتها يف على ونوعه وتارخيه كما حيتوي االجتماعبيانا عن

‌األعضاء‌ ‌ىعل‌ ‌سريمدير املكتب أن يعد هذا اجلدول بطريقة بسيطة مما جيعل من اليعلى وجيب االجتماع

‌لكتابة‌ ‌تكفي‌ ‌خالية‌ ‌مسافة‌ ‌برتك‌ ‌يقوم‌ ‌كأن‌ ‌اجلدول‌ ‌يف‌ ‌ذكرها‌ ‌اليت‌ ‌باملوضوعات‌ ‌اخلاصة‌ ‌مذكراتهم‌ ‌تدوين‌

‌. ‌مالحظات‌ ‌أي‌

‌: ‌وإرساهلا‌ ‌لإلجتماع‌ ‌الدعوة‌ ‌إعداد‌ - ‌٣

االجتماعموعد على وذلك بعد أن يستقر الرأي لالجتماعكما يقوم مدير املكتب بإعداد الدعوة

أمساء األشخاص الذين سوف يتم على أيضا االتفاقويتم االجتماعمع رئيس باالشرتاكومكانه وذلك



ARAB ADMINISTRATIVE


45

مدير على مدير املكتب مراجعة الدعوة قبل إرساهلا. كما جيب على وأيضا جيب ،إرسال الدعوة إليهم

. وقد يقوم مدير املكتب بإرفاق الدعوة بصورة من حمضر اأن يقوم بنشره املكتب إذا لزم األمر بنشر الدعوة

مستندات أو املدعو له كما قد يرسل مع الدعوة أية االجتماعالسابق إن وجد وصورة من حمضر االجتماع

‌. االجتماعمذكرات أو تقارير جلان ليطلع عليها األعضاء قبل

‌: ‌اإلجتماعات‌ ‌مةقائ‌ ‌إعداد‌ - ٤ ‌

مشكلة إعداد وعادة ما تكون االجتماعمن املهام اليت يضطلع بها مدير املكتب يف إعداد مكان

باالجتماعاتأكثر يسرا من إعداد القاعات اخلاصة إدارةجمالس الجتماعاتبالنسبة االجتماعاتقاعة

االجتماعافة حجرة مدير املكتب أن يتأكد من نظعلى وهنا جيب اجلمعيات العمومية. كاجتماعاتالكبرية

ووجود العدد الكايف من املقاعد لألعضاء املفروض حضورهم والسكرتارية ثم يقوم مدير املكتب بوضع أي

.فرتة كافية االجتماعاألعضاء وذلك قبل وقت على ت مطلوب توزيعها اأوراق ومستند

‌ : ‌ءانثأ‌ ‌عامتجلإا‌:ثانيا

‌هام‌ ‌بدور‌ ‌يقوم‌ ‌أن‌ ‌عليه‌ ‌ذكرها‌ ‌سبق‌ ‌واليت‌ عامتجالل ‌السابقة‌ ‌بالتجهيزات‌ ‌املكتب‌ ‌مدير‌ ‌يقوم‌ ‌أن‌ ‌بعد

‌: ‌ةاآلتي‌ ‌اخلطوات‌ ‌يف‌ ‌ذكره‌ ‌ميكن‌ ‌الدور‌ ‌وهذا‌ عامتجالا ‌أثناء‌ ‌جدا‌

‌: ‌األعضاء‌ ‌حصر‌ - ‌١

على اجلمعيات العمومية وهنا جيب كاجتماعاتاليت حيضرها أعدادا كبرية االجتماعاتيف حالة

. أما هم احلضور ثم إرسال الدعوة إليهممدير املكتب القيام بإعداد قوائم حصر لألعضاء الذين جيب علي

‌احلاضرين‌ ‌حبصر‌ ‌يقوم‌ ‌أن‌ ‌مدير املكتبعلى دارةجمالس اإل اجتماعصغرية العدد مثل لالجتماعاتبالنسبة

‌يف‌ ‌سواء‌ ‌الثانوي‌ ‌العدد‌ ‌توافر‌ ‌من‌ ‌التأكد‌ ‌أيضا‌ ‌وعليه‌ . عامتجالا ‌حمضر‌ ‌يف‌ ‌ذلك‌ ‌يثبت‌ ‌وأن‌ ‌بنيوالغائ‌

‌.‌دارةاإل‌ ‌جمالس‌ أو اجتماعات‌ ‌العمومية‌ ‌اجلمعية‌ تاعامتجا

‌: ‌املناقشات‌ ‌تسجيل‌ - ‌٢

‌يصل‌ ‌اليت‌ ةجيتنلا ‌وتسجيل‌ عامتجالا ‌أثناء‌ ‌املناقشات‌ ‌بتسجيل‌ ‌القيام‌ ‌املكتب‌ ‌مدير‌ ‌واجبات‌ ‌من

وهنا ‌. ‌إخل‌ .. ‌اإلجرائية‌ ‌املشروعات‌ ‌أو‌ ‌تعديلها‌ ‌أو‌ ‌القرارات‌ ‌مشروعات‌ ‌علي‌ ‌باملوافقة‌ ‌سواء‌ ‌اجملتمعون‌ ‌إليها‌

وذج سابق اإلعداد ليسهل جيب عليه أن يقوم بهذه املهمة بدقة وعناية فائقة وقد يستخدم مدير املكتب من



ARAB ADMINISTRATIVE


46

وأمساء االجتماعويكون النموذج مكتوب عليه التاريخ واملكان ونوع االجتماععليه تدوين أي مالحظة أثناء

السكرتري .على احلاضرين ولك ما ميكن أن يسهل العمل

‌: ‌دعب‌ ‌عامتجلإا‌:ثالثا

حيث ال تزال املناقشات اليت دارت حاضرة يف االجتماع انتهاءفور االجتماعيبدأ بكتابة حمضر

الرئيس لتوقيعها ونسخها أو طبعها وإرسال صورة منها على اختذتالذهن مع مراعاة عرض القرارات اليت

لإلدارات واألقسام واجلهات املعنية للعمل مبا جاء فيها.

خمترب مهاراتك يف تنظيم الوقت واالجتماعات

عزيزي املشارك ...

ل الربنامج مبجموعة من االستفسارات اليت كممشاركتك يف برناجمنا وجيدر بنا أن نستيسعدنا

ستوضح لنا مقدار ما استفدته من حضورك هلذا الربنامج.

برجاء التزام الدقة واألمانة الشديدة يف اإلجابة على األسئلة التالية:

ةيمهأ ةرادإ تقولا ةيلاعفب تاسسؤملل ةثيدلحا ؟ للع كتباجإ ؟هل تعتقد يف -1

ركذا ةرشع ئدابم نم لجأ ةرادإ ةحجان تقولل ؟ -2

ام ىه ئدابم طيطختلا لإةراد تقولا ةيلاعفب ؟ -3

ىه ئدابم ميظنتلا لإةراد تقولا ؟ما -4

اهلاتفية؟ كيف حتافظ على وقتك ووقت الرئيس يف احملادثات -5

ال نعم هل لديك تصور ألنواع وأهداف املقابالت اليت تتم يف مكان العمل؟ -6

؟ ألعمالإذا كانت إجابتك على السؤال بـ " نعم " ، من املفضل ذكر هذه ا

ما هو الدور املتوقع منك من أجل التنظيم والسيطرة على نشاط املقابالت واملواعيد مع الرئيس؟ -7

د أولويات املواعيد اهلامة مع الرئيس ؟كيف حتد -8

ما هو الدور املطلوب منك ) طبقا لتصورك ( إلظهار كرم الضيافة أثناء مقابالت الرئيس خاصة يف حالة -9

ياب عامل املقصف ؟غ



ARAB ADMINISTRATIVE


47

ة املساندة يف تنظيم اإلداري) من وجهة نظرك ( ما هي املهام والواجبات األساسية لشاغلي الوظائف -11

ات؟ االجتماع

ما هي أنواع االجتماعات يف املؤسسة ؟ -11

ما الذي استفدته من إطالعك هلذا الربنامج؟ -12



ARAB ADMINISTRATIVE


48

الوحدة التدريبية السادسة صول الحفظ والفهرسةالتعامل مع المستندات المكتوبة وأاستراتيجيات

ىنفلا تاظوفحمللالتنظيم

قيثوت تاظوفلمحاأوال :

هب : » ةعوممج قرطلا ةيرورضلا ضرعل ميظنتو ليصوتو ةفرعلما ةصصختلما ةلجسلما ثيبح ققتحاملقصود

ةدافتسلاا ىوصقلا اهنم « .

ىتلا ريم اهب :املراحل

١ - فرعتلا ىلع قارولأا نم اهرداصم ةيلصلأا، عيمتجو راتيخام اهنم ظفحلل اقفو يرياعلم ةنيعم عضوت

ىف ءدب ءاشنإ وأ ريوطت ماظن ظفلحا ..

٢ - ميظنتلا ىنفلا قئاثولل .. نم ثيح :

ةسرهفلا .

فينصتلا .

بيتترلا .

زيمترلا .

٣ - نيزتخ قئاثولا ىف اهتافلم وأ لخاد قيدانص ظفلحا وأ اهريوصت ةطساوب مليفوركيلما وأ لوتح لىإ

تلاخدم بسالحا ىنوتركيللإا نزتخو ىلع ةطرشأ وأ تاناوطسا ةطنغمم .

٤ - عاجترسا تانايبلا نم قئاثولا ةظوفلمحا ةطساوب تافاشكلا وأ ىأ ةليسو عاجترسا ىرخأ ىتح نكيم

عوجرلا لىإ ةقيثولا ةدافتسلااو ابم اهيف نم تانايب .

امئاد :نأ ميمصت وأ رايتخا ةيأ ةقيرط وأ بولسأ ىف لامج قيثوتلا فوس دمتعي ىلع ينلماع ينماه امه :تذكر

قيقتح تاجايتحا ينلماعلا ىف ةسسؤلما ىف لوصلحا ىلع تامولعلما ىتلا اهنوديري .

ةقدلا ةعرسلاو ةردقلاو ىلع دادمإ تامولعلما ةبولطلما ىصقأب ةءافك لقأو ةفلكت .



ARAB ADMINISTRATIVE


49

: فرعتلا ىلع قئاثولاثانيا

هذه ةلحرلما متي فرعتلا ىلع قارولأا نم اهرداصم ةفلتخلما ديدتحو عاونأ قارولأا ىتلا ظفتح ىدمووفى

اهظفح ، داعبتساو قارولأا ىتلا ىشمتتلا عم ةسايس عيمتج قارولأا لثم :

خسنلا .

روصلا ةرركلما .

قارولأا ةدئازلا يرغ ةيرورضلا .اذهو ءارجلإا دعاسي ىلع مدع مخضت مجح تاظوفلمحا .

ديدتح قارولأا ىتلا فوس ظفتح -1

برتعي ديدتح ةقيثولا ةيلصلأا فيرعتو دوصقلما اهنم ءارجإ ايرورض لبق ءدبلا ىف ءاشنإ وأ ريوطت ىأ ماظن

ظفلح قئاثولا تادنتسلماو .

توثيق المحفوظات

استرجاع البيانات من

الوثائق

تخزين الوثائق

التنظيم الفني للوثائق

الفهرسة التصنيف الترتيب الترميز

التعرف على الوثائق



ARAB ADMINISTRATIVE


51

؟ ..ملاذا

كلذ عنيم أطلخا ىذلا عقي هيف نولماعلا ىف مظعم مظن ظفلحا، ىذلاو قلعتي راركتب ظفح خسنلاألن

روصلاو ةصالخا قئاثولاب ةيلصلأا، امو بتتري ىلع كلذ نم لكاشم ةديدع .

ةهجو كرظن :من

اذام دصقي ةقيثولاب ةيلصلأا ؟

امو ىه لكاشلما ىتلا بتترت ىلع مدع ديدحتلا قيقدلا اله ، لىاتلابو راركت ظفح خسنلا روصلاو ؟

ركذا ضعب ةلثملأا نم ةسسؤلما .

تاظوفلمحافهرسة

اهنم وه نايب نكامأ ظفح تلاجسلا تادنتسلماو تافللماو، ليهستل اهجارختسا عوجرلاو اهيلإالغرض

دنع ةجالحا .

ةفاضلإاب لىإ ضارغلأا ةيلاتلا :هذا

١ - عوجرلا لىإ عيجم تلاجسلا وأ تادنتسلما ىتلا كترشت ىف ةفص وأ تافص ةنيعم ةراتمخ .

٢ - ةركذت ينفظولما ينصتخلما هيجوتو مههابتنا لىإ تلاجسلا تادنتسلماو ىتلا بلطتت رظنلا اهيلإ ىف

خيرات ينعم ذاتخلا ءارجلإا بسانلما اهنأشب .

التعرف على االوراق

الوظيفة الفنية األولى ألي نظام

تحديد مدد حفظ الوثائق

والمستندات

تحديد العمر االفتراضي للوثائق

تحديد التعرف على االوراق التي سوف

تحفظ

تحديد الوثيقة االصلية



ARAB ADMINISTRATIVE


51

سنت نأ :ال

ةقيقدلا ىه .. حاتفم لوصولا لىإ قارولأا سكعلاو حيحص .الفهرسة

ظفح تافللما :إجراءات

١ - ظفح تافللما اقبط ةمئاقلل ىف ناكلما صصخلما دعب دكأتلا نم عوضوم وأ مسا فللما، مقر ،فللما خيرات فللما .

٢ - دادعإ ةقاطب تانايب ةيساسأ لكل فلم حضوي اهيلع : مسا ،فللما مقر فللما، خيرات فللما دحك ىندأ عم

نايب مسا لإاةراد عباتلا اله اذه فللما .

فيها موضحا ( أوخارجها دارةاإل داخل سواء ) والغري دارةاإل بني وتداوله امللف متابعة حركة بطاقة إعداد - ٣

. االطالع أو التداول أو اإلعارة ومدة امللف، خروج عند الزمنية الفرتة على عالوة امللف بيانات

٤- مادختسا تاملاع ةنيعم ةيئرم تيح نكيم - درجبم رظنلا - ةفرعم ام اذإ ناك فللما ادوجوم ىف ناكلما

صصخلما هل مأ لا .

: كللحفظ عامة قواعد

١ - مق ةيلمعب ظفلحا لكشب بترم قينأو . كلذو نم للاخ ميسقتلا فينصتلاوديلجا عيملج تلاسارلما ةدراولا

لبق ظفلحا .

٢ - دكأت نم نأ تلاسارلما ةعوضوم ىف فللما حيحصلا .

٣- عض تلاسارلما ىف تافللما بسح بقاعتلا حيحصلا خيراوتلل ثيبح نوكي دنتسلما برقلأا ادهع قوف قارولأا

اهلك .

٤ - بنتج تافللما ةمخضلا ةيربكلا ىتلاو حلصتلا ىف تقولا رضالحا ثيح نزتخ ىف فلم صاخ »لمهم« .

أنواع الفهارس

فهارس الصفحات فهارس البطاقات الفهارس المنظورة



ARAB ADMINISTRATIVE


52

٥ - لا تجرختس اقاروأ ةيصخش نم ىأ فلم . اذإو ناك كانه ةرورض هنإف بيج عضو ةقرو ىف فللما انودم اهب

تانايب قارولأا ىتلا تجرختسا .

٦ - اذإ لم نكت تلاسارلما ةدراولا نم ردصم ام ةيفاك ىكل ربرت حتف فلم ىصخش .. يفبج نأ اهعضن ىف فلم

تاعونتم « .«

٧ - مق ظفلحاب ايموي ىتح نوكي ماظن ظفلحا مئادا اثيدح .

عاجترساو تادنتسلماتداول

لإاةراد ةديشرلا ىلع تاظوفلمحا ىه ىتلا ىدعتت ةلحرم ظفلحا ميظنتلاو ىنفلا .ىدانتو قيبطتب ماظنإن

ةباقر مكمح ىتح نكيم رصح لك قئاثولا ءاوس تناك ىف تاظوفلمحا ةراعموأ ىف جرالخا .

ىباقرلا وه:ىذلا لمعي ىلع نايب قئاثولا ةراعلما ايجراخ نم تاظوفلمحا، ،اهتايعونو ارفلأاودوالنظام

نيذلا اهوراعتسأ، خيراتو اهعوجر ةرم ىرخأ لىإ ظفلحا.

ةديلجا ىلع لوادت قارولأا نمضتت ثلاث تاوطخ ةيسيئر يه :والرقابة

١ - دادعإ جذونم تابلط لوصلحا ىلع قئاثولا ةظوفلمحا .

٢ - ديق قئاثولا ةراعلما ايجراخ ىلع دارفلأا نيذلا اهوراعتسا .

٣ - ةعباتم قئاثولا ةراعلما ايجراخ ىتح عجرت لىإ اهنكامأ ىف ظفلحا ةرم ىرخأ .

كش نأ مجح ةسسؤلما فوس ررقي مجح الامعلأ تانايبلاو بجاولا اهنيمضت ىف لك ةوطخ نموال

تاوطلخا ثلاثلا ةقباسلا . لاإ نأ جذونم لوادت تادنتسلما بيج نأ لمتشي ىلع تانايبلا ةيلاتلا :

١ - خيرات عاجرإ ةقيثولا .

٢ - زيمترلا ىذلا هلمتح ةقيثولا وأ فللما .

٣ - ناونع وأ عوضوم فللما وأ عيمجتلا ددعو قارولأا .

٤ - ناونع وأ عوضوم ةقيثولا اهمقرو .

٥ - ةهج رادصإ ةقيثولا .

٦ - خيرات ريرتح ةقيثولا .

٧ - مسا يرعتسلما هعيقوتو .

٨ - لإاةراد ىتلا اهعبتي يرعتسلما .



ARAB ADMINISTRATIVE


53

٩ - خيرات ةراعتسلاا .

11-خيراوت بلط عاجرإ ةقيثولا .

أساليب احلفظ والتداول واالسرتجاع

تاــفللما:تنظيم

للوظائف وفقا تسلسل يف وتقسيمها ككل معينة جهة نشاط عن الناجتة للوثائق متماسك جتميع هو

التوسع يف املرونة حتقيق ومراعيا بالتنظيم معضدا للوثائق املنتجة اجلهة يف السائدة واملوضوعات والتنطيم

. تستحدث أن ميكن موضوعات أي إلستيعاب

موضوعات - سياسات - وظائف) منهجى ملنطق وفقا وفئات جمموعات يف الوثائق ترتيب هو آخر ومبعنى

املوضوعات تتابع يوضح الذي الرتقيم أو الرتميز من شكال التقسيم من املختلفة النوعيات يساند ما وعادة ( إعارة -

على داللة ذات - حمافظ ملفات، - وحدات يف الوثائق مفردات جتميع يعين هنا والرتتيب . ببعض وعالقتها

عن يكشف مبا بعضها بني العالقات فيها تنعكس أكرب وحدات يف الوحدات هذه جتميع ثم ، هلا التكويين البناء

.النظام معها يتعامل اليت الوثائق وأهـمية حمتوي

معا الصالت املرتابطة املوضوعات جيمع الذي الوثائق ترتيب أن األذهان يف واضحا يكون أن وجيب هذا

اليت الوثيقة أن مبعين زمنيا ترتيبا مرتبة تكون امللف مكونات أن جند حيث املنبع يف يتم مفهومة وجيعلها

للملف التارخيي بالنحو يعرف ما هو الرتتيب وهذا ، وهكذا 11 يوم يف صدرت اليت تلك يتبعها 6 يوم يف صدرت

11 رقم الوثيقة موضوع أو اإلجراءات يفهـم أن مستفيد ألي ميكن إذ به املساس عدم ينبغي جوهريا ترتيبا يعد وهو

بهذا السابقة، التواريخ حتمل اليت الوثائق يف واملمثلة اإلجراء هذا سبقت اليت اخلطوات إستعراض قبل امللف يف

يلصلأا يرورض مـهفل ةقيثولا امك هنأ ماه يرورضو ةرطيسلل اهيلع امدنع كرحتت للاخ تايلمعلاالرتتيب يكون

ةفلتخلما ةفاضلإاب يلا هنأ نكيم نم اهفصو ةءافكب امم ققيح ةعرس اهعاجترسا نم لجأ لامعتسلإا .

ميسقت تافللما:أهداف

يساسلأا نم ميسقت تافللما رصحني اميف يلي :اهلدف

١- مكحتلا في قئاثولا اهتامولعمو.



ARAB ADMINISTRATIVE


54

٢- للاغتسإ تافللما يلا يصقأ دح ابم ققيح تاجايتحإ لمعلا يرالجا ذاتخإو رارقلا .

بيتترلا:منهجية

لىولأا : لا نكيم ةماقإ ماظن تافلم ديج نودب راطإ لمع مظنت اهيف قئاثولا بيتترب لاعف ققيحاخلطوة

ةعرس عاجترسلإا هتقدو ..ةوطلخاو ةيجهنلما يلولأا بيتترب قاروأ لمعلا وأ قئاثو ةهلجا يه ديدتح تايوتسم

ترتيبها املراد التالية األخرى ستوياتامل مع يتناسق الذي الرتتيب من شكال يتطلب مستوى كل ألن نظرا الرتتيب

نم زربأ ططخ تايوتسم بيتترلا هذه ةطخو. وحمتوياتها الوثائق أهـمية عن يكشف أن الضروري من والذي

لمتشت يلع سخم تايوتسم امك يلي :

١- لماىوتس عمالجا ماعلا ) ةهلجا لكك - ةرازو ةيلخادلا - ةئيه ( .

٢- ىوتسم ةعوملمجا) رورم - تازاوج ( .

٣- ىوتسم ةلسلسلا ) قئاثو مسق نم ماسقأ ةعوملمجا،ملاكي -ةرجأ )

٤- ىوتسم ةدحو فللما ) يكلام - صخر - تافلامخ .......لخا ( .

٥- ىوتسم ةقيثولا ةدرفلما في فللما .

أساسعلى املبين التتابع فيها يظهر كما اخلاصإىل العام من تتدرج أنها ىنر اخلطة هذه حتليل من

من أساسى جزء السالسل أن إعتبار مع األصلي املنشأ إحرتام مبدأ أساسعلى األصلية اجلهة وتنظيم الوظيفة

. ىوتسم ةقيثولا لا قبطي لاإ فيمالئم عملي منطقي أساسعلى قائم فيها والرتتيب والتسلسل التصنيف نظام

تلااح ةردان . اميفو يلي زربآ لاكشأ ميسقتلا يعوضولما تافلملل :

ميسقتلا يعوضولما:: أوال

ةقيثو اله عوضوم نكيمو فيرعت عوضولما ةطاسبب هنأب ظفل وأ ةرابع قلطت لعى موهفم ينعم قفتأ هيلعكل

ايملع وأ ايعامتجإ كلذو لثم : ميلعتلا، ميظنتلا، طيطختلا ، تاقلاعلا ةماعلا .

فينصتلا يعوضولما ديدحتب عوضولما يذلا قلعتت هب ةقيثولا نم للاخ ليلتح وتلمحاى مث هميسقت لىإويتم

تاعوضوم ةيعرف ذئدنعو قلطي ىلع تافللما فلم عوضوم تاوقلا ةحلسلما :

تاوقلا ةيرحبلا

قراوز دـيبروط نـفس ةـيبرح .

دعاوق ةـيربح تاوــقلا ةيبرلا .



ARAB ADMINISTRATIVE


55

تاعوممج ةيراحتنا :

تاعردم ةيعفدم

هاــــشم تلاظم

تاوقلا ةيولجا :

خـــيراوص تارئاط علاطتسا

تارئاط بيردت تارئاط ةــيبرح

دـعاوق ةيوج تاراطم ةــيبرح

فيها تستخدم قد اليت احلاالت يف خاصة املوضوع عن املعربة األلفاظ إستخدام بدقة يراعي أن وينبغي هذا

اهليكل يف جديد موظف إقامة أنهاعلى احلكومية املنظمات يف تستخدم » تعيينات « مثال موضوع من ألكثر اللفظ

يرفوت ماعطلا هداومو دارفلأل ينيركسعلا .عملية مبعين العسكرية املنظمات يف يستخدم اللفظ نفس بينما الوظيفي

ميسقتلا يعوضولما:استخدامات

بيتترلا يعوضولما ةبسنلاب الم يلي :يستخدم

١- قئاثولا تيلا لا يرشت يلإ مسإ صخش وأ ناونع ةمظنم لاثم قئاثو تايترشلما - تاديروتلا - نزاخلما .

٢- قئاثولا تيلا عجترست نع قـيرط عوـضولما لـثم قـئاثو ثاـبحلأا - ثاـبحأ ةقاط ، ثابحأ .

٣- قئاثولا ةقلعتلما طاشنب وأ تاجتنم نايك ام نم لجأ فوقولا ةرشابم يلع لك قئاثولا لوح طاشن دحاو وأ جتنم

دحاو لاثم : تانلاعلإا - تاعيبلما - تلالآا ةبتاكلا - بسالحا يللآا.

٤- قئاثو تلاسارلما ةقلعتلما ماسقأب نوئش ينلماعلا ةعونتلما لثم : تانييعت - تاءازج. .

ميسقتلا يعوضولما ديدلجا :مسات

رايتخلاا قيقدلا لخدملل وأ ناونع فللما يذلا لدي ةللاد ةددمح يلع عوضولما لاو لمتيح يأ يرسفت رخآ .

نأ ننقت هذه لخادلما ثيبح لظت ةتباث يرغتتلا يرغتب صاخشلأا .

نأ نوكي لخدلما ازجوم ايرصق .

نأ نوكي لخدلما اقباطم ةغلل كئلوأ نيذلا نوبلطي تافللما يأ نأ نوكي في حلاطصلإا عئاشلا لامعتسلإا .

نأ نوكي في ناكملإا ديدتح سوؤر تاعوضولما ثيبح حمست يأب يريغت في يمسلما ) ينلكاج يدنك -

ينلكاج سيسانوأ ( .



ARAB ADMINISTRATIVE


56

: ميسقتلا يلع ساسأ عونلا :ثانيا

في فينصت قئاثو داولما ةددلمحا لثم :يستخدم

ليصالمحا ةيعارزلا :

لــيصامح بوبح.

لـيصامح ناــبلأ.

لـيصامح هـكاوف.

ميسقت عونلا يلا تايعون ةلصفنم ، فيو ضعب نايحلأا نوكي حلطصلما هتاذ اعوضوم امك نكيم نأويالحظ

نوكي اعون انهو دنج هنأ نم نكملما ميسقت عوضولما يلا عاونأ لثم :

ةـحصلا عوضوم.

ةحصلا ةيئاقولا عون.

ةحصلا ةـيندلما نوع.

: التقسيم ىلع ساسأ مسلإا :ثالثا

من العديد من يتكون الذي احلكومة موظف ملف مثل خاصة أهـمية له بإسم الوثيقة موضوع يتعلق أحيانا

هنا التصنيف يكون لذلك املوظف عن كاملة صورة لتعطي بعضها مع جتميعها احلكومة يهـم اليت املوضوعات

.عمليا باإلسم

ضعب نايحلأا بلطتي فينصتلا ميسقت مسلإا ( مسا ةيلمع - عورشم ) يلع ساسأ عوضولما املثم ثديحيف

في ةلاح عورشم ينعم رثكت هيف قارولأا نوكيو نم لضفلأا اهميسقت لثم :

عورشم ءاشنإ ةرامع اسم.

نوـئش ةــيرادإ موضوع.

نوـئش ةــيلام موضوع.

نوـئش ةيسدنه موضوع.

: يلع ساسأ ناكلما فيارغلجا :رابعا



ARAB ADMINISTRATIVE


57

فينصتلا يلع ساسأ ناكلما فيارغلجا لاكش نم لاكشأ فينصتلا يلع ساسأ مسلإا مدختسيو امدنعيعترب

نوكي عوضولما اقلعتم ناكبم فيارغج لكشيو اذه ناكلما رومح مامتهإ لمعلا لثم :

تاثعب ( عوضوم )

o تاثعب يلإ ايناطيرب (فيارغج.)

o تاثعب يلإ اــسنرف (فيارغج.)

o تاثعب يلإ تايلاولا ةدحتلما (فيارغج).

راــــثآ (عوضوم)

o ةيدوعسلا (فيارغج.)

o رــــصم (فيارغج).

o برــــغلما (فيارغج.)

ميسقت ناكلما فيارغلجا يعوضوم :وميكن

ايناطيرب (فيارغج)

o تايداصتقا (عوضوم )

o ةعانص ( عوضوم )

o تاقلاع ةيجراخ ( عوضوم )

يلع ساسأ لسلستلا ييخراتلا :التقسيم: خامسا

التقارير يف واضح بشكل ويستخدم السنوات، الشهور، األيام، هو معروف هو كما التاريخ وتسلسل

بالتاريخ علمعلى الباحث يكون أن ويتطلب الصادر، صور الدورية النشرات اإلجتماعات، حماضر الدورية،

. عنه معلومات إسرتجاع يريد الذي احملدد

: ميسقتلا مادختسإب تاترفلا ةينمزلا :اسادس

وعدت ةجالحا لىإ عيمتج قئاثولا تتح ةترف ةينمز ةنيعم ودبيو كلذ حوضوب في الامعلأ ةيلالما تيلاعندما

دمتعت في اهزانجإ يلع ةنسلا ةيلالما لثم :

ةنزاولما : ةنزاوم 1991/1991 .

درـــلجا : درج ماع 1991/1992 .



ARAB ADMINISTRATIVE


58

: ميسقتلا يلع ساسأ لكشلا يجرالخا ةداملل :سابعا

امدنع نوكي مامتهلاا قلعتي لكشب يلي كلذ عوضولما اقبط تايضتقلم لمعلا في روصلا،يستخدم

مليفوركيلما، اصاصقت، تاجولاتك ةيودلأا .

*مليفوركيم ( لكش ) .

نوئش دارفأ .*

نوئش ةيلام .*

: ميسقتلا يلع لكشأ عوضوم ةدالما :ثامنا

لضفت ضعب تاهلجا ةجيتن تاجايتحلإ لمعلا نأ مسقت اهقاروأ ىلع ساسأ لكشلا يذلا غيصأحيانا

هيف عوضولما لثم :

ريراقت - تاسارد - يرتاوف - تارارق ...لخا.

مث عبتت كلذ ميسقتب يعون نأك لوقت :

ريراقت ةيرادإ

ريراقت ةيلام

ريراقت ةيرادإ ةيعوبسأ . أو

ريراقت ةيرادإ ةيرهش .

ةيرادإ ةيونس .تقارير



ARAB ADMINISTRATIVE


59

ةوطلخا ةيناثلا:

فإن ، الفئات تقسيم نظام يف ثابتة تكون حبيث الفرعية التقسيمات من املتتابعة ستوياتامل إختيار يتم

التفريع ويكون ، بالوظائف كلها ستوىامل هذا يف املوجودة املداخل تكون الوظائفعلى مبين األول التقسيم كان

. باألنشطة ستوىامل ذلكعلى املداخل كل وتكون باألنشطةإىل الت

هذه وعند ، بها تتعلق اليت واألنشطة الوظائفعلى دقيقة داللة املداخل تدل أن ينبغي احلالتني ويف

ألنها » منوعات ملف « أو » عام ملف « مثل احملددة غري الواسعة املداخل إستخدام جتنب الضروري من النقطة

لا لدت يأب لكش يلع عون فللما ، لاوألنها وذلك السليم احلفظ الحتقق أنها كما الفهـم يف اخللط من الكثري تسبب

ةقيرطلا تيلا مدختست اهيف لاضف نع نأ بيترت اهتانوكم دعاسيلا ديفتسلما في عاجترسلإا ةعرسب ةقدو . وفي ةلاح

رارطضلإا يلا مادختسإ لثم هذه لخادلما يغبني نأ دعي ليلد وأ تاميلعت ددتح يأ قئاثولا يغبني نأ جردنت تتح

اذه لخدلما اهيأو لا يغبني نأ جردنت هتتح.

ةوطلخا ةثلاثلا :

- نم بوـغرلما هـيف ءاـشنإ لـخادم ةـمئاق اهـتاذب ةـطشنلأل ةدــعاسلما اهزيتم نع ةطشنلأا ةيساسلأاأ

تيلا سراتم .

- نم لمالضف ءاشنإ لخادم ةصاخ تاسايسلاب تاءارجلإاو جمابرلاو اهزيتم نع قئاثو ليغشتلاب

ةسراملما قيبطتلاو )، اذإو رذعت كلذ يغبنيف مادختسإ تلااحلإا ةمزلالا طبرلل اهنيب .)

تافلم تاسايسلا :

جتاه القسم سياسة حتدد وهي سلطته نطاق يف مايدخل كلعلى القسم سياسة تقرر اليت امللفات تلك هي

األنظمة ومعظم وتطبيق أداء ملفات عن عبارةهي اليت العمل أداء ملفات وبني بينها نفرق أن وينبغي أمر، أي

ةدعل بابسأ اهنم:وذلك بالسياسات املتصلة األمورعلى حتتوي منفصلة فئة بإعداد توصي

١- فرعتلا عيرسلا عاجترسلإاو لعيج نم لضفلما نأ درفنت هذه تافللما لكشب مئاق هتاذب .

٢- هذه تافللما ابلاغ ام نوكت ةبولطم تاترفل ةينمز ةليوط لوطأ نم كلت تيلا نوكت تافللم ءادأ لمعلا .

٣- هنإ ةعيضلم تقولل دهلجاو نأ ثحبت للاخ تافلم لمعلا عاجترسلإ ةرقف ةسايس ةدحاو .

٤- تافلم تاسايسلا دق بلطتت عون نم عاونأ ةياملحا ةصالخا اهنيمأتل.



ARAB ADMINISTRATIVE


61

٥- ةاعارم نأ لظت ةطخ فينصتلا ةنرم ، نيعبم نأ نوكت ةرداق يلع باعيتسإ فـئاظولا ةيرالجا في ةسسؤلما امو

نكيم نأ دجتسي اقفو ةجاحلل .

عقاولا دجوي ينئدبم بيتترلل :ويف

: فرعي أدبم أشنلما يلصلأا، وهو أدـبم موـقي يلع ظـفح قـئاثولا تـتح اهأشنم يلصلأا »ةهلجا ةجتنلمااألول

اله قئاثوك رورلما ، تازاولجا ....لخا«.

اليت األصلي الرتتيبعلى احملافظة ينبغي جهة أي وثائق أن وهو األصلي، الرتتيب مببدأ املعروف هو : الثاني

يف العاملون إستطاع حيث منطقة له أن إفرتاضعلى يستخدم املبدأ وهذا املنتجة، اجلهة هلا وضعته

في تاءارجلإا ةيمويلا ةيرثكلا وةرادإوإستعماهلا واملعلومات الوثائق إستخدام اليه إستنادا األصلية اجلهة

هجوأ طاشنلا ةيلخادلا .

نكيم لوقلا نأ بيترت قئاثو يأ ةهج ةدحاو ةرابع نع ،بجاو يضتقي رارقإ قيقتحو بيتترلابهذا

يلصلأا .

أغراض ختدم خطة وفق املنشأة دارةاإل من تبدأ املعلومات وتصنيف وتنظيم ترتيب خطة فإنإىل وبالت

بدقة املعلومات وإسرتجاع وصيانة حفظ يسهل مبا القرارات وإختاذ املشكالت وحل اجلارية واألنشطة ألعمالا

. ويسر وسرعة

ءاشنلإ ةطخ فينصت:التمهيد

معلومات نظام أي إليها يستند اليت واملبادئ امللفات فئات إعداد نظام منهجية عن ذكره ماسبق إن

اجلهاز عن واضحة خلفيةعلى الوقوف بعد إال حتقيقها ميكن ال واليت ذكرها السابق العمل أوراق يف تتلخص

إىل وبالت ينبغي كما ملفاتها يف املوجودة األوراق فيها تنتظم خطة تقييم ميكن حتى تفاصيله وبكافة ككل اإلداري

عن صدر ما كل وحتليل حبصر البدء يكون الصدد هذا ويف امللفات يف واملنطقي املناسب مكانها يف وضعها ميكن

ما عن بتفاصيل متد أن شأنها من مواد من لديها ما وكل بل مطبوعة غري أو مطبوعة تنظيمية ومواد أدلة من اجلهاز

يلي

عضوم ةيلوئسلما » تادايقلا «:بيان -1

ثدحأ طئارلخا ةيميظنتلا .

فينصتلا عبتلما مئاقلاو لاعف في ميسقت تافللما .



ARAB ADMINISTRATIVE


61

ريراقتلا جذامنلاو تاهيجوتلاو ، اهنيوانع ، اهفادهأ ، لكشبو قدأ كلت تيلا مستت راركتلاب .

تاحلطصلما ةعئاشلا مادختسلاا في لامعأ زاهلجا يذلا ننح ددصب عضو ماظن فينصت هل .

عقاولا كانه ددع نم تاوطلخا تيلا يغبني اهعابتإ نع ريدقت تائف تافللما ةبسانلما يهو :

صحفإ فئاظو مسقلا فرعتو يلع عاونأ تامولعلما تيلا اهجتني اهاقلتيو .

صحفإ بولسلأا مئاقلا لعفلاب في مسقلا مدختسلماو في ميسقت تافللما .

صحفإ ةقيرطلا تيلا متي اهب مادختسإ تافللما في ماسقأ ةكرلحا .

ررق ام اذإ تناك كانه ةجاح يلا تاءارجإ نمأ ةنيعم .

رصحأ تائفلا ةيقطنلما تيلا نكيم نأ بترت تافللما اقبط اله .

مظعم مظنلا امئاد ام متي ةيصوتلا دادعأب ثلاث تائف نم تافللما :ويف

١- تاسايسلا :يهو ةئفلا تيلا قبس اهفيرعت اهنأب لمتشت يلع تافللما تيلا ررقت ةسايس مسقلا يلعو لك عقيام

تتح هتطلس .

٢- يرادلإاةــ :هذه ةئفلا نمضتت تافلم ءادأ لمعلا قلعتلما روملأاب يرادلإاة ةيمويلا مسقلل .

٣- يفــيظو :

ةئفلا ضتم تافللما اقفو فئاظولل ةيسيئرلا ةطشنلأاو تيلا اهعضو مسقلا ءادلأ هلمع ةددلمحاو ةفرعلماوهذه

ةطساوب تاعيرشتلا تاميظنتلاو. في ماظن يرغص دق لا بلطتي رملأا يوس ديدتح ةئف ةيفيظو ةدحاو جردنت اهتتح

الذي والقرار فروع عدةإىل الوظيفية الفئة تلك تفتيت يقتضي األمر أن جند أكرب نظام يف بينما الوظائف ملفات كل

. القسم يف العمل خلذمة األفضل ماهوعلى كله يعتمد التفريع مدي حنو يتخذ

يتم ما كل وتسجيل النظام، وضع يف البدء قبل امللفات حمتوي حتليل أنعلى نؤكد أن املهـم من ولعل

تغيريه أوإىل احل القائم النظامعلى اإلبقاء أو اجلديد النظام إلقامة أساسيا أمرا يعد معلومات من عليه احلصول

: ةاآلتي للخطوات وفقا ذلك يتم أن وميكن جزئيا

: دادعإ مئاوق سوؤر تاعوضولما :أوال

ثيدلحا نع هذه ةيلمعلا يغبني نأ قرفن ينب عوضولما سأرو عوضولما سأرف عوضولما وه ظفللا يذلاقبل

يقتني ةيانعب يربعتلل نع (تامولعم - عوضوم ام ) .



ARAB ADMINISTRATIVE


62

التقسيمات وكذلك بالفعل املستخدمة املوضوعات رؤوس وتسجيل حبصر القائمة هذه إعداد يف العمل يبدأ

رأس نصادف مرة كل يف أننا هو بطاقات أو قوائم يف التسجيل عملية من والغرض قوائم يف الرؤوس لتلك الفرعية

ةمئاقلل .إضافته ثم وجوده عدم من للتأكد للقائمة الرجوعإىل نضطر فإننا جديد موضوع

اجلهاز أقسام يف بالفعل املوجوده املوضوعات قوائم هو تلك املوضوعات رؤوس لتجميع األساسي املصدر إن

سبيلعلى و الفرعي املوضوع هذا حتته يندرج الذي الواسع املوضوع رأس لكل بطاقة نعد أن وعلينا ، اإلداري

ةظحلام ديدتح لإاةراد وأ مسقلا وأ بتكلما عباتلا هل فللما.مع ( مهندسني تعينات ) : املثال

هذه ةلحرلما بيج نأ ملعن هنأ نم يرغ نكملما نأ ددتح وأ مكتح يلع ةيمـهأ عوضوم ةنيعب :ويف

جمموعات يف ترتب امللفات موضوعات عن كامال تعبريا تعرب اليت املوضوعات رؤوس كافة حصر إكتمال بعد

الرئيسي املوضوع لرأس وفقا جمموعة كل ترتيب ويتم . واملتداخلة املكررة املوضوعات بإستبعاد تصفيتها بعد

. الفرعية الرؤوس ترتب رئيسية بطاقة كل وخلف

دعب نأ متي رصح ةفاك تاعوضولما لقنت في ةمئاق ةيقرو مث ضرعت يلع ةفاك نيديفتسلما نم ماظنلا ( ماسقلأا -

تارادلإا لخا ) ، عمتجو مـهتاحترقم نأشب مـهتابلطتم نم تامولعلما كلذكو تاحلطصلما .

يغبني ديكأتلا يلع عضو طباوض مكحتلل في قئاثولا ثيح يغبني صلختلا نم لك ام وه يرغ وذ ةميق رركلماو .

درجبم نأ متي ريرقت تائف تافللما ، حبصي نم يرورضلا زييتم كلت تائفلا اهضعب نع ضعب ، نكيمو قيقتح

كلذ قرطلاب ةيلاتلا :

خاص حمدد واحد لون ذات ملفات يف تسكن فئة كل أن مبعين ، امللونة امللفات أغلفه بإستخدام التكويد .أ

: يلي كما امللفات ألوان إستخدام تفنني حنو توصيات هناك ، ألوان من لغريها يعطي عما وخيتلف بها

. ( أزرق - الوظائف /إىل برتق أصفر - ةاإلداري / قرنفلي - السياسات)

مادختسإ تايادب ةنوكم نم فورح ةيدبجأ قبست مقر فللما ةراشأ يلإ ةئفلا تيلا يمتني اهيلإ فللما يلع .ب

ليبس لاثلما :

٦٧ = فلم ةسايس مقر ٦٧س

٢١ = فــــلم ةرادإ مقر ٢١أ

مادختسإ جيزم نم دوكلا يذلا مدختسي ةفلغلأا ةنوللما فورلحاو ةيدبجلأا تيلا قبست مقرلا .ج

دوك لخادم سرهفلا ةنوللما . .د



ARAB ADMINISTRATIVE


63

ةماقإ تائف تافللما :أهـمية

١ - ميظنت تافللما في تاعوممج ةيقطنم طبترت فئاظولاب ميظنتو مسقلا.

٢ - ةلوهس فرعتلا يلع تافللما ةديقلما لوادتلا .

٣ - تافلم تاسايسلا لمتشت طقف يلع رومأ تاسايسلا نوكيو نم لهسلا فرعتلا اهيلع.

٤ - لوصولا يلإ تافللما اهعاجترسإو متي لكشب لهسأ نوكيو كلذ يلع صخلأا دنع مادختسإ ديوكت ناوللأا

ماجسنإب تائفل تافللما .

الوثائق موظف يصبح إذ فئات يف العمل أوراق تنظيم طريق عن اإلمكان بقدر الوثائق مع العمل تطوير ميكن -٥

يتم اليت وامللفات ، القسم وظائف من معينة وظيفة فهـم مقدورهـم يف يكون كما الفئات بتلك ألفةعلى

. املستفيدين خدمة ميكنهـمإىل وبالت ، إعدادها

٦ - اذإ ام تيرغت ضعب فئاظولا وأ اذإ ام تفيضأ فئاظو ىرخأ ةمـهلم مسقلا نإف ماظن قئاثولا نوكي نم

لهسلا هريوطت وأ ةداعإ هميظنت .

٧ - نكيم ءاشنإ تادحو تافلم يرغ ةيزكرم .

نإف تاءارجإ ميسقت تافللما يلإ تائف يرست امك يلي :وبإختصار

رايتخإ تائفلا ةبسانلما تيلا عمتجتس اهتتح قئاثولا ةقلعتلما اهعوضوبم .

ديدتح حلطصلما بسانلما اتافصاولم تيلا مدختستس .

دعب ديدتح ةئفلا ناونعو فللما عضوي مقر فلملل .

زيمرت تافللما :ثانيا

متييزه املمكن من يكون حيت امللفعلى منهـما مزيج أو ، حروف أو ، أرقام وضع عملية هو امللفات ترميز

يف شيوعا النظم أكثر من أن إال ، امللفات ترقيم نظم أنواع من له حصر ال عدد ويوجد ، امللفات كل من غريه عن

: يلي ما اإلستخدام

ماظن ميقرت فنصم .

ماظن ميقرت زمر (تاعوممج) .

ماظن ميقرت تادرفم .

ماظن ميقرت يلوح درفم .

ماظن ميقرت فنصم :



ARAB ADMINISTRATIVE


64

ةزيملما كلذل ماظنلا يه :املالمح

يلع لقلأا ثلاث تاعوممج نم ماقرلأا وأ طيلخ نم ماقرلأا فورلحاو ، نانثأ طبترت ديدحتب

عوضولما .

ليلد ماع مدختسي ةادأك ةدعاسم في ديدتح مقرلا حيحصلا يذلا يغبني همادختسإ دنع فينصت

قئاثولا . لاثم : ٨١٢١/١٥/٧

٨١٢١ = مقر يطعم قرطلل

١٥ = قلعتي تاءاشنلإاب

٧ = مقر فللما في ةعوملمجا

ضعب تلاالحا فاضت ةيادب ةنوكم نم فرح يدبجأ لبق مقرلا ةراشإ يلإ عوضوم فللما »ىعرف« . لاثم :يف

ف٤ /١١/٥٠٢

= قـيرط رحف

٤ = مقر قيرطلا رلحا ٤

٥٠٢ = ةـيدلب اذك

١ = تاءاشنإ

١ = مقر فللما

تازيمم اذه ماظنلا:

١- عيجم تافللما تاذ عوضولما هباشتلما عمجتت اعم نوكيو اله سفن مقر فللما.

٢- نوكي نم لهسلا يلع فظوم تافللما فرعتلا يلع عوضوم فللما نع قيرط هتفرعم مقرب فللما .

عيوبه:

١ - هنأ ماظن بلطتي نأ نوكي اططمخ دعيو كلذ لامع ابعص قرغتسي اتقو لايوط .

٢ - ليلدلا وأ ةمئاقلا تيلا مدختست في ديدتح ماقرأ فينصتلا يغبني اهثيدتح لكشب مظتنم ، لضفيو نأ متي كلذ

ةرم لك عوبسأ .

٣ - مقر فللما نكيم نأ حبصي ادقعم ةجردل ةغلاب ، نمو انه نكيم نأ عقت لأاءاطخ ةلوهسب دنع ليجست هذه

ماقرلأا .



ARAB ADMINISTRATIVE


65

٤ - لسلستلا يمرلها ماقرلأل دق لا نوكي اموهفم ةفصب ةرمتسم نم لبق كئلوأ نيذلا نوموقي عضوب تافللما في

نزامخ ظفلحا امم يدؤي يلإ مايق ءاطخأ في بيتترلا .

٥ - بلطتي ابيردت اعساو لاماشو ينلوئسملل نع ديدتح مقر فللما.

٦ - بعصي ركذت ماقرأ تاعوضولما ةرثكل ماقرلأا .

عونلا نم ميقترلا لا حصني همادختسإب في يأ ماظن قئاثولل .هذا

ماظن ميقرت زمرلا :

ناعون نم اذه ميقترلا :هناك

١ - ميقرت لتك هدرفنم .

٢ - ميقرت لتك يرود .

١ - ماظنلا لولأا ميقرت لتكلا درفنلما :

ةحضاولا ماظنل ميقترلا اذه يه :املالمح

تاعوممج ماقرأ ةعباتتم يطعت لكل ةئف نم تافللما .

ديدتح مجح ةلتكلا متي ريدقتب اقفو ومنلل يلكلا لمتلمحا لكل ةئف نم تافللما .

ماقرأ تافللما في لك ةلتك نم نكملما نأ لمتح هئدأب ةرابع نع فرح يدبجأ ةليسوك فيرعت قدأ .

تازيمم اذه ةقيرطلا :

نكيم فرعتلا يلع تائف تافللما ةلوهسب . -1

لك تافللما تيلا يمتنت يلإ ةئف ةدحاو لمتح ماقرأ ةعباتتم -2

:عيوبها

نوكي نم يرورضلا ريدقت مجلحا يلكلا يذلا نكيم نأ لصت هيلإ لك ةئف في اذه ماظنلا . -1

وضع بالضرورة يفرض املوقف هذا ، قبل من هلا قدر مما أكثر بسرعة امللفات من فئة تنمو األحيان بعض يف -2

نظام يشوش مما امللفات من أخرى لفئة تقريرها سبق أرقام بعض إستخدام أو ، األرقام من جديدة جمموعة

. الرتقيم

ءارجلإا يذلا عبتي دنع ريرقت مقر فلم في اذه ماظنلا وه :

ددح ةئفلا تيلا يمتني اهيلإ فللما . -1



ARAB ADMINISTRATIVE


66

ددح ةلتك ماقرلأا تيلا تم اهديدتح ةئفلل . -2

ةنواعبم سرهفلا مقرلا » وأ ةمئاق ماقرلأا « عض مقرلا يلاتلا حاتلما في هذه ةلتكلا . -3

مظنلا نكيم هقيبطت طقف امدنع نوكي نم نكملما ديدتح ردق ومنلا ىئاهنلا ةئفل تافللما ةقدب .هذا -4

٢ - ماظنلا يناثلا ماظن لتك ماقرلأا ةيرودلا :

ةزيملما اذله ماظنلا يه :املالمح

لتك ماقرأ ةعباتتم صصتخ لكل ةئف نم تائف تافللما .

مجح لك ةلتك متي هريرقت نع قيرط ريدقت ومنلا يونسلا لكل ةئف نم تائف تافللما .

ماقرأ تافللما في لك ةلتك نم نكملما يرفوت زييتم قدأ اله مادختسإب فورح ةيدبجأ لبق مقرلا .

مقر فللما »انمضتم فرلحا يدبجلأا « عبتي نايب ةنسلا .

لك ةلتك ماقرلأا رركت مادختسإ نايب ةنسلا .

دنع ةيادب لك ةنس ةييموقت ةديدج متي لهاتج ماقرلأا يرغ ةمدختسلما أدبمو ميقترلا نم مقرلا لولأا لخاد

ةلتكلا .

تازيمم ماظنلا :

نكيم زييتم تائفلا ةلوهسب . -1

راصتخإ تقولا يذلا يضقني في ثحبلا نع ناكم ةنسو عيزوتو فللما ارظن ةلوهسل فرعتلا يلع -2

تائف تافللما .

عيجم تافللما تيلا يمتنت يلإ ةئف ةدحاو ذخأت اماقرأ ةعباتتم . -3

بويع ماظنلا :

نم يرورضلا نأ ددتح يدلما ىئاهنلا يذلا لصيس هيلإ ونم تافللما في لك ةئف اقبسم كلذو ةبسنلاب -1

لكل ةنس .

بالضرورة يتطلب مما األرقام كتل وضع عند تقديره يتم مما أكرب مبعدل النمو يكون األحيان بعض يف -2

فالشك ثابتة األرقام ألن ونظرا أخرى لفئات بالفعل تقريره سبق مما أو جديدة أرقام بعض إستخدام

. النظام يف وتشويش خلط سيحدث أنه



ARAB ADMINISTRATIVE


67

ءارجلإا عبتلما عضول مقر فللم مادختسإب اذه ماظنلا :

ديدتح ةعوملمجا تيلا يمتني اهيلإ فللما . -1

ديدتح ةلتك ماقرلأا تيلا تصصخ ةئفلل . -2

ةدعاسبم ةمئاق ميقترلا ددح مقرلا حاتلما يلاتلا في هذه ةلتكلا فلملل . -3

مظنلا قبطي طقف في مظن قئاثولا تيلا نكيم اهيف نأ ددتح ةقدب مجح ومنلا يونسلا تائفل تافللما .هذا

ماظن ميقرت درفنم سنوي لكل تائف تافللما :

ةزيملما كلذل ماظنلا يه :املالمح

متي ءاطعإ ماقرلأا تافلملل فرصب رظنلا نع ةئفلا تيلا يمتني اهيلإ فللما . -1

عم ةيادب لك ماع ديدج متي ميقرت تافللما اءدب نم مقر (١) . -2

3- عضوت خيرات ةنسلا لبق مقر فللما » ايونس « .

تازيمم ماظنلا :

برتعي نم مظنلا ةطيسبلا ذإ نأ مقرلا أدبي نم (١) عم ةيادب لك ةنس ةييموقت . -1

ماقرأ تافللما لا حبصت ةليوط ذإ أدبن مقرب (١) عم ةيادب لك ةنس -2

ماظنلا دعاسي في داعبتسإ تافللما ثيح نوكي خيرات داعبتسلإا اسكعنم في ةنس جاتنلإا . -3


تائف تافللما يرغ ةزيمم . -1

نكملما نأ ثديح أطخ نم فظولما في يريغت ةئدابلا (ةنسلا)وأ ةدوعلا ميقترلاب يلإ مقر (١)عممن -2

ةيادب لك ةنس .

املك داز ددع تافللما املك لاط مقرلا تدازو تلاامتحإ أطلخا . -3

يذلا مدختسي دنع ميقرت فلم في اذه ماظنلا:اإلجراء

ةدعاسبم سرهفلا يمقرلا عض مقرلا حاتلما يلاتلا هذله ةنسلا يلع فللما .اذه ماظنلا في لك ةلثملأا يغبني نأ

للملفات منو بأقصي التنبؤ ميكن ال اليت النظمعلى تطبيقة املمكن ومن ، مناسب حجم يف األرقام تظل أن يراعي

لك نإف اذه ماظنلا لا حصنيوعلي. سنة كل يف ٩٩٩.٩ هو للرقم األقصي احلد يكون أن مراعاة مع ، فيها

همادختسإب هنلأ لا نكيم فرعتلا هيف يلع ةئف فللما .



ARAB ADMINISTRATIVE


68

ماظن ميقرت درفنم يونس لكل ةئف تافلم » ايونس « حملالما ةزيملما اذله ماظنلا :

لك ةئف نم تافللما اله اهماظن يميقترلا صالخا يذلا دوعي مقرلاب يلإ (١) دنع ةيادب لك ةنس

ةييموقت .

لك ةئف زيتم فربح يدبجأ عضوب مامأ مقرلا لظيو اتباث ةليسوك فيرعتلل هذهب ةئفلا .

ةنس جاتنإ فللما مدختست ةئدابك مقرل فللما .

تازيمم ماظن ميقترلا :

نم لهسلا زييتم باستنإ فللما يلإ ةئف . -1

لك تافلم ةئف اهنيعب نوكت في ماقرأ ةعباتتم . -2

ةيصاخ زييتم ةئف فللما لهست ةيلمع عاجترسلإا رفوتو تقو دهجو فظولما . -3

لك فلم نوكي صصمخ هل مقر حضوي ةنس هجاتنإ ةئفلاو تيلا يمتني اله -4

ماظنلا لهسب ةيلمع داعبتسلإا ذإ خيرات هجاتنإ نوكي حضاو يلع افللم. -5

ماقرلأا لا نوكت ةيربك ثيح أدبت لك ةنس مقرب (١) . -6

لا نوكي نم مـهلما ريدقت مجلحا يذلا لصتس هل تافللما . -7

بويع ماظن ميقترلا :

فظولما انايحأ في يريغت ةئدابلا (ةنسلا) اودوعيو ماقرلأاب يلإ مقر (١) عم ةيادب لك ةنس .يهـمل -1

وتعريف الرقم طولعلى الضوابط بعض يقدم الذي السنوي الرتقيم ، مظهري بني يربط النظام هذا -2

الرقم يكون أن مراعاة مع ، امللف حجم مشكلة اإلعتبار يف يأخذ لنظام مالئم بذلك وهو ، الفئة

. ٩٩٩.٩ نطاق يف النهائى

ميقرت دحاو »درفم« :نظام

ددع نم مظنلا ةمدختسلما في ميقترلا درفنلما نم اهرثكأ اعويش ام يلي:هناك

ماظن ميقرت دحاو لكل تائف تافللما .

ماظن ميقرت دحاو لكل ةئف نم تائف تافللما .

١ - ماظن ميقترلا درفنلما ةفاكل تائفلا :

ةزيملما اذله ماظنلا نم ميقترلا يه :السمات



ARAB ADMINISTRATIVE


69

تيلا يطعت تافلملل أدبت نم مقر (1) يلإ ام ةياهنلأ .األرقام

لك تائف تافللما لخدت اعم تتح ماظن ميقرت دحاو .

تازيمم ماظنلا:

طيسب ثيح ردصي مقر فللما نم للاخ ماظن ميقرت دحاو امم للقي ةبسن أطلخا.نظام

ماظنلا:عيوب

لا متي فيرعت تائف تافللما . -1

املك تداز دادعأ تافللما في ماظنلا املك داز لوط مقرلا امم ديزي في لامتحإ عوقو ءاطخلأا في -2

ليجست عاجترسإو مقرلا .

ءارجلإا عبتلما دنع ميقرت فلم مادختسإب اذه ماظنلا :

ةناعتسلااب سرهفب ماقرلأا عض مقرلا يلاتلا بسانلما فلملل .اذه ماظنلا هل ةزيم ةدحاو وه هنأ نم لهسلا

هءارجإ . نمو حضاولا هنأ لم عضوي نم لجأ حيضوت وأ فيرعتلا تائفلاب . ةيمـهأو همادختسإ ودبت ةحضاو في ةداعلا

في لسلاس تافللما ةماعلا ةمخضلا .يرغ هنأ نم مزلالا ةاعارم نأ ماقرلأا في تاعوملمجا ةمخضلا نوكتس ةليوط

ةياغلل ةجردل قوعت ةعرس عاجترسلإا (اذه ماظنلا نم ميقترلا لا حصني همادختسإب).

٢ - ماظن ميقرت دحاو لكل تائف تافللما :

حملالما ةزيملما اذهب ماظنلا :

ةئف نم تافللما اله ماظن اهميقرت صالخا يذلا أدبي نم (١) يلإ ةياهنلاام.كل -1

زييتم تائفلا ةـفاضإب ةـئداب نـم فرـح يدـبجأ ماــمأ مـقرلا عـم ةاعارم نأ لك هئداب ددتح -2

ةئفل اهنيعب .

تازيمم ماظن ميقترلا اذه:

نكيم زييتم تائفلا ةلوهسب . -1

لك تافللما تيلا يمتنت يلإ ةئف ةدحاو نوكي اله ماقرأ ةعباتتم . -2

مدقي ماظنلا طباوض ةددمح مجلح مقر فللما دوجوب تائفلا . -3


املك تداز ددع تافللما في ماظنلا املك داز مجح مقرلا ديزتو صرف أطلخا في ليجست مقرلا هعاجترسإو .



ARAB ADMINISTRATIVE


71

لااءارج عبتلما دنع عضو مقر فللما في اذه ماظنلا:

ددع ةئفلا تيلا يمتني اله فللما . -1

ةناعتسلإاب سرهفلاب يمقرلا عض مقرلا حاتلما يلاتلا في لخاد ةئفلا ةددلمحا فلملل . -2

وهي امللف رقم حجم حلدود ضبطا تقدم مضمونها يف اليت امللفات فئات بتعريف يتميز له النظام هذا

العظمي والنهاية . للملف طويلة أرقاما لنموها النهائى احلجم يتطلب أن يتوقع ال اليت النظم تناسبهإىل بالت

. فئة أي يف ٩٩٩.٩ هي للرقم املقرتحة

قاروأ فللماترقيم

ميقرت قاروأ فللما وه ةيلمع عضو مقر يلع لك ةدحو في فللما تيح نوكي نم لهسلا زيتم كلتإن

تادحولا نع اهضعب ، اذه ءارجلإا راشي هيلإ في ضعب نايحلأا يلع هنأ فينصت .

قارولأا بلطتي :ترقيم

نأ نوكت قارولأا ةعوضوم في فللما بيتترب ييخرات قيقد .

لك ةدحو في فللما متي اهميقرت نم ةيادب فللما يلإ ةياهن يلعو يلعأ نكرلا رسيلأا

دنع ةفاضإ ةقيثو ةديدج فلملل ذخأن مقرلا عباتتلما يلاتلا .

لك ةدحو يغبني نأ مقرت بيتترب حوضوبو بربح دوسأ .

تربر دارةاإل يف حاجة هناك تكون أن ينبغي الوثائق، نظم كل يف به التوصية يتم ال األوراق ترقيم إن

إثبات مستندات املنطقة، يف باألمن تتعلق مشاكل توجد حيث تقوم احلاجة هذه مثل والوقت، العمالة تكاليف

ةينوناقلا امئاد نوكت في ةجاح ةيلعفالوثائق ملفات فإن أيعلى و ،ةدق بدون امللف من نزعها من عليها خيشي

يلإ ميقترلا .



ARAB ADMINISTRATIVE


71

ماقرلأا يلع قارولأا في تاهلجا تيلا بلطتت اذه رملأا اله ةدع تازيمم اهنيبتن اميف يلي :وضع

متي فرعتلا يلع ام عزني نم قاروأ فللما حوضوب ، نمو مث نإف طباوض ةياحم قئاثولا نوكي نم

لهسلا اهيرفوت .

حبصي ارمأ اطيسب نأ هجوي . فظولما يلإ يأ ةقيثو وأ ةقرو في لخاد فللما كلذو ينعتب اهمقر

ددلمحا .

امدنع متي نيبت ماظن قئاثو ديدج نإف بسنأ تقو ةيلمعل ميقترلا نوكت ءانثأ ءانب فللما .

متي ةفاضإ تادحو ةديدج في فلم دوجوم لعفلاب نإف ميقرت قارولأا متي دنع ةفاضلإاعندما

ةقباسلااجمللدات

بدرجة ضخما أصبح امللف أن بسبب إما النشط امللف عن فصله مت الذي امللف من جزء هو السابق اجمللد

يستدعي مبا قدمية أصبحت املعلومات بعض وأن كما ، شديد ببطء ينمو امللف ألن أو ، التداول سهولة تعوق

ةيئزج وأ تافلم داعم اهليجست .ملفات بإعتبارها السابقة اجمللداتإىل يشار األحوال أغلب ويف إستبعادها

"ملفات ةيئزج " Part Files مدختست لكشب ماع هللادلل لعى نأ تافللما دق تم اهميسقت يكل حيتتواملصطلح

ءارجإ رثكأ نم ةكرح »ءارجإ « لوح رمأ دحاو في سفن تقولا .

اإلقسام« املناسبة احلركة مكاتبعلى توزيعها يتم اليت املؤقتة امللفات من عدد إنشاء يتضمن اإلجراء هذا

وأحيانا األصلي امللف يف أخرى مرة األوراق مجع يعاد الضرورية، اإلجراءات كل تكتمل أن يعد ثم »ةاإلداري

»الوجهية امللفات « املؤقتة امللفاتعلى يطلق

حصني دادعإب اذه عونلا نم تافللما »ةيئزلجا بابسلأل« يتلآاة :وال

لا ظحلاي لكشب ماع نأ فللما ىئزج ، امك نأو تامولعلما ةيقبتلما في فللما يلصلأا دق دقتعي أطخ اهنأ

ةلماك .

نكيم نأ دقفت تافللما ةيئزلجا ارظن مدعل دوجو طبض لثلم هذه تافللما

ذختت ضعب تارارقلا نود دوجو لك قئاقلحا في لوانتم ديلا امم رفسي نع ذاتخإ رارق ئطاخ .



ARAB ADMINISTRATIVE


72

ةمظنأ قئاثولا تيلا لا عبتت ماظن تادللمجا ةقباسلا موقت ةدع لكاشم لثم:

تافلم ةمخض ةبعص ةكرلحا .

تافلم يرغ ةبترم ةجيتن ةماخضل اهمجح .

كلاهتسإ تاحاسم نيزتخ .

ةدايز عاجترسإ تامولعلما يلع تافللما .

ةدايز تامولعلما ةيمدقلا تيلا تفقوت ةجالحا اهيلإ .

تنيوك تافللما:إعادة

نيوكت تافللما ، يه ةيلمع تينفت تافلم تاعوضولما ةماعلا في ماظن قئاثولا يلإ تافلم ةددمح ، وأإعادة

يه ةيلمع جمد ددع نم تافلم يطغت عوضوم دحاو في فلم دحاو .

مظن عاجترسلإا فقوتت يلع يدم ةجرد ةللاد سوؤر تاعوضولما يلع تايوتمح فللما . عبطلابوجناح

اذه رملأا قيثو ةلصلا فينصتلاب ميلسلا ةقدبو قلعت تايوتلمحا عوضولماب .

رفسأ صحف ديدعلا نم مظنلا امع يلي :ولقد

دوجو تافلم ةماع نمضتت تامولعم ةعونتم تاذ ةعيبط ةديدش ةيمومعلا .

ددعت تاعوضولما عاونأو قئاثولا في فلم دحاو .

ةداعإب نيوكت فللما في لاوحلأا يتلآاة :وينصح

امدنع لمتشت مظن قئاثولا ةمئاقلا يلع تافلم لا سكعت اهعوضوم امم قوعي عاجترسلإا .

ثودح تايرغت في فئاظو عرفلا ، ءاوس دايدزأب وأ صقن ةيمـهلأا وأ ةفاضإب فئاظو ةديدج .

لاخدأ ماظن تافلم ديدج موقتو ةجالحا يلإ ةداعإ نيوكت تافللما ثيبح سكعت لخادم صتلافين

تاعوضولما ةقدب .

اذه اممو يصوي هب اضيأ نأ رارقلا قلعتلما ةداعإب نيوكت تافللما يغبني نأ متي ةطساوب كئلوأ نيذلا رفوتت

مـهيدل ةبرلخا مـهفلاو ديلجا فئاظول تاميظنتو عرفلا.

ةداعإ نيوكت تافللما نمضتت ام يلي :إجراءات

تافللما يغبني نأ متي اهصحف ةطساوب لوئسلما رشابلما » فظولما « يذلا هل ةقلاع ةقيثو عوضوبم فللما .



ARAB ADMINISTRATIVE


73

نإ رارقلا يغبني نأ موقي يلع دوجو ددع نم تافللما ةعونتلما لوح عوضوم دحاو ددمح وأ اذإ ناك كانه

ددع نم تافللما يلع سفن عوضولما يغبني نأ عمتج اعم في فلم دحاو .

نإ رارقلا يغبني نأ لويح يلإ بتكم قئاثولا ثيح ذخأت ةطشنأ ةداعإ نيوكتلا اهناكم عم يقاب ةطشنأ

زيهتج تافللما .

ةداعإ نيوكت تافللما يلع ءوض تاملكلا (مداخل) ةيحاتفلما فينصتلل .

تافللما تيلا عجري اهيلإ ةبسنب ةليئض داعيلا اهنيوكت لب يغبني نأ لماعت يلع ءوض لوادج داعبتسلإا .

نإ ةداعإ نيوكت فللما لمع قرغتسي اتقو ادهجو ايربك يلعو كلذ يغبني دكأتلا نم نأ لك تافللما ةديدلجا

دق تم اهدادعإ نم ةيادبلا لكشب ديج تيح لا رطضن يلإ ةداعإ اهنيوكت .

دادعإ تادللمجا ةقباسلا :إجراءات

مق دادعإب دلمج قباس امدنع ديزي كسم فللما نع 25 ترميلم »يلاوح ةصوب ابيرقت« وأ امدنع نوكت

تامولعلما ةيمدقلا يغبني اهداعبتسإ .

مسق فللما دنع ةطقن ةيقطنم سيلو في طسو قئاثو ءارجإ لماكتم اذهو بلطتي هيجوت فظولما بسانلما .

دعبتسإ سفن ناونعلا مقرو فللما » فلمك يلصأ« .

ددح مقر دلمج فلملل لولأا يذلا تم هقلاغإ ، يعارو امئاد نأ نوكي لوأ دلمج قباس وه دللمجا يذلا

لميح مقر (١) VOI 1 .

عض حلطصم »فلم قلغم« يلع دللمجا لمكأو جذونم فللما قلغلما .

عجار لوادج داعبتسلإا حضوو ةكرح داعبتسلإا ةمئلالما لعى فلاغ فللما »يقبتسي ةدع ... ، يستبعد

اذإ ناك دللمجا قباسلا لم دعي اطشن لاثم يغبني ظافتحلإا هب في سفن ناكلما عم تافللما ةطشنلا . »......



ARAB ADMINISTRATIVE


74

تقسيم امللف العام اىل ملفات موضوعات متعددة

تافللما ةقباسلا هل ةدع تازيمم اهنم :إعداد

ظفتح تافللما في مجح نكمم ةرطيسلا هيلع .

ةلوهس ةلاحلإا يلإ ثدحأ تامولعلما لوح يأ فلم .

لظت تافللما ةبترم في ةلاح ةديج .

عاجترسإ داوم ةقلعتم يلع تافللما نوكت عرسأ .

لعتج نم لهسلا داعبتسإ قئاثولا .

أيضا ولكن احلركة، من عال مستوىإىل فقط ذلك يشري وال سريعا منوا امللف حجم ينمو اإلحيان بعض يف

: ةاآلتي لألسباب ذلك حيدث وقد مكوناته، تصنيف إعادةإىل يدعو بشكل تغري قد امللف حول األمر أنإىل يشري

فينصتلا يلصلأا لم نكي اميلس .

عوضولما هتاذ لم نكي نم عقوتلما نأ دادزت هتيمـهأ هتادقعتو .

دايدزأ ةيمـهأ فئاظولا ةيعرفلا .

ثدح دحاو نم هذه بابسلأا نإف فللما مئاقلا يغبني نأ داعي هنيوكت هنينقتو ةقدب اضيأو ةداعإ هميقرتإذا

هفيشكتو .

ملف أوراق عام

أوراق واردة أوراق خاصة أوراق سياسات إحصاءات

شئون إدارية

شئون أفراد شئون مالية شئون هندسية شئون



ARAB ADMINISTRATIVE


75

ضعب ةلثملأا نوكي فللما يذلا ومني اونم ائيطب نوكي انمضتم تامولعم ةيمدق يعدتست داعبتسلإا .يف

نوكيو نم بسانلما ذئدنع زيهتج دلمج قباس .

األرشيف و احلفظ إدارةمتطلبات التطوير اإلدارى فى

عبارة عن احداث تغيري إسرتاتيجيى ذو طابع علمى و عملى خيص العاملني والسياسيات و الربامج

نظمة داخل املنظمة بهدف حتسني االداء الكلى.و االليات واال

سباب التى تدعو إىل التطوير:األ

النظم التكنولوجية-1

العوامل االقتصادية-2

القوى االجتماعية-3

القوى السياسية-4

ة والتنظيمية اإلدارياملتغيريات -5

احلفظلنظم و اساليب و أجراءات املدخل إىل التطوير اإلدارى و التنظيمى -3

حماور التطوير :

دين ياحملور األول جمتمع املستف-1

املنظمة 3/1 اجملتمع 2/1 الفرد 1/1

احملور الثانى ممثل فى النظام اإلدارى-2

إحداث التغري الفكرى -1/2

إحداث التغري السلوكى-2/2

إحداث التغري اإلجرائى -3/2

إحداث التغري اهليكلى-4/2

لنظم احلفظ و األرشيف التطويرمناهج -4

املنهج التنظيمى -1



ARAB ADMINISTRATIVE


76

املنهج اجلماعى -2

املنهج الفردى-3

ويتم ذلك من خالل نظم و عمليات مثل إعادة هندسة النظم و اآلجراءات و تأهيل و تنمية املوارد

ستوياتالبشرية وبناء فرق العمل اجلماعية و غريها من أساليب التطوير على كافة امل

دور ومهام اعمال تقنية املعلومات فى املنظمات احلديثة -5

ويتوقف هذا وفقا للعناصر التالية :



ARAB ADMINISTRATIVE


77

:دور ومهام اعمال تقنية املعلومات فى املنظمات احلديثة

:نظم املعلومات فى املنظمات املعاصرة أعمالدور مهام و

ة التالية : اإلداريتتوقف على العمليات

التخطيط اجليد-1

التنظيم املقنن-2

التنسيق و الفعال-3

املتابعة املتواصلة-4

التقييم و التطوير-5

:املشكلة املعلوماتية

تتمثل يف الفجوة اليت تفصل بني

اهليكل املؤسسي -

تقنية املعلومات إدارةيف العاملني -

اإلداريالنظام -



ARAB ADMINISTRATIVE


78

سرتاتيجيات التعامل مع املستندات املكتوبة وأصول احلفظال ملخص

أنواع الربيد الصادر والوارد .1

أوراق ، حساباتبداخل الشركة فتتنوع ما بني: إدارةختتلف أنواع الربيد حبيب نشاط كل شركة أو

واردو مكاتبات صادر، عروض أسعار، عقود، رمسية وحكومية

.مطبوعات وصورو

توزيع الربيد الصادر والوارد وقواعده .2

احملفوظات واملعلومات إدارةأسس .3

ضرورى للحفاظ على أسلوب ناجح ودائم التحديث ملفاتك من آن آلخر ةجعرام

ختلص من ، واحتفظ فقط باملستندات التى حتتاج استخدامها أو مراجعتها مستقبالللمستندات.

. كل نظام للفهرسة جيب أن يكون منظما ويتخذ تسلسل منطقى باألرقام امللفات التى ال حتتاجها

.لسل يناسب نظام نشاطكحدد نظام مسأو األلوان ف

املعلومات

مكتبك

روتيين أو معلق

احفظها او

ختلص منها

انتظر ما يستجد

او يف وقت متاح

هام وعاجل

فوض لآلخرين تصرف بنفسك



ARAB ADMINISTRATIVE


79

أنواع احملفوظات .4

فظ للرجوع حيمستند ، هناك خيتلف نوع احملفوظات حسب اهلدف من استخدامها مثال

أما ألرشيفومستند آخر ال أحتاجه ولكن جيب حفظه المكانية الرجوع اليه فيحفظ فى ا اليه

املستندات الغري مهمة وال عالقة هلا بالعمل أو نشاط الشركة فيفضل التخلص منها.

احملفوظات دارةأهمية احملفوظات واألهداف الرئيسية إل .5

ميكن الوصول اليه فى سرعة ويسر

ميكن الرجوع اليه للمتابعة أو املعلومات

لتوثيق املستندات

دراسة تسلسل أحداث موضوع حمدد

لفهرسةقواعد ا .6

مواد وأجهزة احلفظ .7

ةالدار

اةالدار

ا

عوشر

م

C

عوشر

م

B

عوشر

م

A

عوض

وم

3

عوض

وم

2

عوض

وم

1

عوض

وم

3

عوض

وم

2

عوض

وم

1

عوض

وم

3

عوض

وم

2

عوض

وم

1

األرشيفاألرشيف أحياناأحيانا أحتاجهأحتاجه كثيراكثيرا أحتاجهأحتاجه



ARAB ADMINISTRATIVE


81

استخدام الكمبيوتر فى احلفظ والفهرسة .8

حفظ املستند الفورى وتوفري الوقت

توفري الطباعة والورق

عمل نسخ اضافية للتوزيعsoft

ن بسرعةيخرارساله لآل

املستند وتغيريهامكانية تعديل



ARAB ADMINISTRATIVE


81

الوحدة التدريبية السابعة

تصالأساسيات اال عداد وكتابة التقارير والمراسالتومهارات إ

االتصالأساسيات

لاوأ:موهفم لاصتلاا

يرثكلا نم تافيرعتلا ةقلعتلما تلااصتلااب ركذن اهنم اذه فيرعتلا :هناك

طريف على املؤثرة والعوامل الفردى السلوك مبكونات وتتأثر تؤثر حركية، اجتماعية، ظاهرة « هو االتصال

مفهومة لغة باستخدام وتفهـمها، املختلفة، واملعانى واألفكار املعلومات وتبادل نقل على واملشتملة االتصال عملية

.» معينة قنوات خالل من للطرفني،

: ةعيبط لاصتلااثانيا

إلشبـاع االتصال ممارسة يلزم حيث وإشباعها األفراد حباجات اجتماعية كظاهرة االتصال يرتبط

أو الزواج أو املشرب أو للمأكل كاحلاجة« اإلشباع يف األولوية ودرجة وتنوعها تعددها حـســب احلــاجات

. »إخل ....... الذات احرتام

عليها تعتمد اليت الرئيسية الدعائم أحد االتصال فيمثل . مؤسسة أي طبيعة مع االتصال طبيعة وتتفق

إال األخرى عن صورة كل ختتلف وقد مؤسسة بأي االتصال صور من العديد ويوجد . أهدافها حتقيق يف املؤسسة

. فيو مظعم لاوحلأا تيلا بلطتتالصور من صورة لكل املكونة والعناصر واحملددات األبعاد يف تشابه يوجد أنه

تلااصتا تاسسؤلماب ينعتي دوجو طرش نم طورشلا ةعبرلأا ةيلاتلا ىلع لقلأا :

١ - ةجاح درف ام تامولعملل: كانهف ةجاح لكل عاونأ تامولعلما نع ةسسؤلما ىتلا بغري درفلا في لمعلا اهب .

مثل إشباعها جيب معينة ونفسية اجتماعية حاجة املؤسسة أفراد فلدى : التعزيز أو للمساندة ما فرد حاجة - ٢

االتصال عملية األفراد يزاولإىل وبالت والنمو ،مواالحرتا الذات، حتقيقإىل واحلاجة لألمان احلاجة

. االتصال طريف من طرف كل لدي احلاجات هذه مثل إلشباع



ARAB ADMINISTRATIVE


82

داخل جيري مبا للتفاعل اخلارجي منطنا مايتأثر وكثريا : معني هدف إلجناز االتصال لعملية فرد مزاولة - ٣

عند معينة اعتبارات مراعاة يلزم هنا ومن ، نفسية ألسباب االتصال عملية الناس مايزاول وغالبا . أنفسنا

. حقيقية مشكالت حدثت وإال ما شخص مع االتصال يف االشرتاك

على بناء االتصال مزاولة باملؤسسات األفراد من يطلب فقد : ما شخص توجيهاتعلى بناء االتصال مزاولة - ٤

أو مذكرة كتابة املساندة ةاإلداري الوظيفة شاغل من طلب لو كما « معينة وأوامر وتوجيهات تعليمات

. إخل ....... االجتماعات ألحد التحضري أو ما بشخص االتصال

نم لك قبسام يلإ نأ ةعيبط لاصتلاا مستت بيتلآا :خنلص

- لاصتلاا ببـسم . ب - لاصتلاا عوـفدم .أ

- لاصتلاا هـــجوم . د - لاصتلاا يكرـح .ج

- لاصتلاا يعامتجا . و - لاصتلاا يلعاـــفت .هـ

- لاصتلاا يـــعوــن . ح - لاصتلاا يرورض .ز

: ةيمـهأ تلااصتلاا ةبسنلاب لامعلأ فئاظولا يرادلإاة ةدناسلما:ثالثا

انعمأ رظنلا في ةعيبط لمع فئاظولا يرادلإاة ةدناسلما اندجول نأ اهمظعم رودي لوح ماهلما ةيلاتلا :إذا

١ - لابقتسا نيرئازلا .

٢ - تلااصتلاا ةيفتالها .

٣ - ميظنت ديعاوم ريدلما .

٤ - ميظنت تاعامتجلاا ناجللاو .

٥ - دادعإ ةباتكو ريراقتلا .

٦ - غيلبت تاميلعت ريدلما يلإ تاهلجا ةينعلما .

٧ - يقلت تامولعم نم تاهلجا ةيلخادلا ةيجرالخاو اهليصوتو ريدملل .

٨ - ظفح قئاثولا تافللماو .

وهلذا ،تاالتصاال بدون حتقيقها إمكانية عدم سنجد » املهام أو « ألعمالا هذه من عمل كل وباستعراض

. املساندة ةاإلداري الوظائف أعمال من أساسيا جزءا متثل ةاإلداري االتصاالت بأن القول ميكن



ARAB ADMINISTRATIVE


83

: فادهأ ةيلمع لاصتلاارابعا

قافتا يلع نأ لاصتلاا برتعي ةباثبم ةينبلا ةيسيئرلا تيلا موقي اهيلع نايك يأ ةسسؤم ، يلاتلابوهناك

وهف يرورض يلأ ةسسؤم ءاوس ىلع اهاوتسم يلخادلا مأ ىلع اهاوتسم يجرالخا ىلع وحنلا يلاتلا

- فادهأ ةيلمع لاصتلاا ىلع ىوتسلما يلخادلا ةسسؤملل :أ

١ - غلابإ ينلماعلا ةسسؤلماب فادهلأاب ةماعلا ةيليصفتلاو بولطلما اهقيقتح .

٢ - فيرعت ينسوؤرلما ةيفيكلاب تيلا متيس ذيفنت لمعلا اهب .

٣ - ليصوت تامولعلما تاميلعتلاو رماولأاو ةقلعتلما ذيفنتب الامعلأ ةبولطلما .

٤ - فيرعتلا تاناكملإاب ةفلتخلما ةحاتلماو ةسسؤملل .

٥ - مييقت ءادأ ينلماعلا ةباثلإ دهتلمجا مـهنم باقعو لذاختلما وأ نواهتلما .

٦ - غلابإ لإاةراد دودرب لاعفأ ينلماعلا هاتج تارارقلا عمزلما اهذاتخا .

٧ - لقن لكاشم لمعلا ينلماعلاو لإلةراد .

- فادهأ ةيلمع لاصتلاا ىلع ىوتسلما يجرالخا ةسسؤملل :ب

١ - ليهست ةمـهم ةسسؤلما في لوصلحا ىلع اهتاجايتحا نم ىوقلا ةلماعلا ةمزلالا قيقحتل اهفادهأ نم

تاصصختلا ةفلتخلما .

٢ - يرفوت ةفاك تاجايتحا ةسسؤلما » تاماخ - آتلا ... لخإ. « تايمكلاب ةبسانلما ةدولجاو ةبسانلما

راعسلأاو ةبسانلما تقولاو بسانلما.

٣ - فيرعت ءلامعلا ايازبم علسلا تاجتنلماو ىوتسمو ةمدلخا تيلا موقت ةسسؤلما اهجاتنإب وأ اهيمدقت .

٤ - ءانب روسج نم ةقثلا عم روهجم ينلماعتلما مـهعانقإو ةدوبج تاجتنم وأ تامدخ ةسسؤلما نع قيرط

تاقلاع ةماع ةزيمتم .

٥ - ليهست ةمـهم ةسسؤلما في لوصلحا ىلع ليومتلا بسانلما لقأب ةفلكت.

ماع فدهت تلااصتلاا في يأ ةسسؤم لىإ ام يلي :وبشكل

ينلماعلا ةسسؤلماب مـهطبرو ةئيبلاب ةيجرالخا ينلماعتملل اهعم .ربط

رابخلإا ملاعلإاو .

دادعلإا لبقتل يريغتلا .



ARAB ADMINISTRATIVE


84

حيحصت حيضوتو تامولعلما ءارلآاو .

اذه حضتي نأ ميظنتلا نودب لاصتا برتعي ميدع ىودلجا لاصتلااف يرورض ليصوتل تامولعلما تيلاومن

ىنبتس اهيلع تارارقلا .

: تانوكم ةيلمع لاصتلااخامسا

جذونم ماع لاصتلال فدهي ةباجلإل ىلع ةدع ةلئسأ يه :هناك

موقي لاصتلااب ؟من -

اذامو ديري نأ لوقي ؟ -

يهامو قرطلا ةمئلالما لاصتلال ؟ -

نمو وه صخشلا يذلا متيس لاصتلاا هب ؟ -

يلي حيضوت تانوكلم جذومنلا :وفيما

الرئيس من أوامر أو تعليمات شكل يف ذلك يكون وقد . إليه املرسلإىل املعلومات بإرسال يقوم من هو : املرسل - أ

أن واملهـم آخر، إىل موقف من املرسل أهداف ختتلف وبالطبع املساندة ةاإلداري الوظيفة شاغلإىل املباشر

.االتصال ووسائل الرسالة طريق عن املرسل هدف يتحقق

الرسالة أهداف تتحقق وال مكتوب أو شفوي شكل يف سواء املستقبل إىل توصيلها املطلوب املعاني هي : الرسالة - ب

عدة وهناك . املرسل أرسلها كما ومعنى ومضمونا شكال حمتوياتها وصلت إذا إال

... لخإ . نمو مـهلمامعينة احتياجات تلبية أو حمددة تعليمات تنفيذ أو معلومات، إعطاء : منها للرسالة أهداف

ديدتح تايوتمح ةلاسرلا دعب ةسارد لسرلما هيلإ هتاردقو هتاناكمإو هعفاودو هتاهاتجاو .. كلذكو فدلها نم

ةلاسرلا .

- ةليسو لاصتلاا : يه ةانقلا تيلا نع اهقيرط متي لقن تامولعلما ةيوفشلا » امك وه لالحا في لاصتلاا يفتالها «ج

وأ يباتكلا » امك وه لالحا في ريراقتلا وأ تاركذلما « .

- لبقتسلما : وهو فرطلا بولطلما ليصوت ةلاسرلا هيلإ . وهو لثيم فرطلا رخلآا نم لاــصتلإا ضترفيو نأ نوكيد

هيدل دادعتسلاا لابقتسلا تامولعلما ةردقلاو يلع اهباعيتسإ .



ARAB ADMINISTRATIVE


85

للمستقبل حتريف دون توصيلها املطلوب املعاني وصلت إذا إال اتصاالت أي تنجح أن ميكن ال : األثر إرجاع .-ـه

املستقبل من مرتدة بيانات انسياب طريق عن ذلك من التأكد جيب لذا .بها واقتناعه هلا الكامل فهـمه مع

.بها واالقتناع املعاني وفهـم وصول من للتأكد املرسل إىل

ية الفعالة ردامهارات الكتابة اإل

ة وأسلوبهااإلداريخصائص الكتابة .1

ةاإلداريتنمية مهارات الكتابة .2

الفعال ة: املذكرة، اخلطاب، الربيد االلكرتونى، التقريراإلدارياستخدام أشكال املستندات .3

نقاط أساسية يف كتابة التقارير

وهناك جمموعة من النقاط اليت جيب أن يراعيها كاتب التقرير حتى خيرج يف شكل وثيقة ذات

فعالية، ميكن تلخيصها فيما يلي:

أوال: أسلوب وطريقة الكتابة

قد تعين نوعا من اجلزم أو احلكم املطلق، مثال:جتنب استخدام الصفات اليت -1

احلل املثالي. -

األسلوب األمثل. -

نظام ممتاز. -

خسائر فادحة. -

واستخدام بدال منها، ) املناسب، األنسب، ناجح...(

جتنب األحكام الشديدة والقاطعة، فقد تكون هناك بعض املعلومات اليت مل تصل إليك ـ 2

فتجنب مثال عبارات:واليت قد تغري الصورة،

فشل النظام متاما يف حتقيق أهدافه. -

مسئولة مسئولية كاملة عن هذه اخلسارة. دارةتعترب اإل -

يستحيل االنتهاء من املشروع يف الوقت احملدد. -

واستخدام بدال منها عبارات:

مل حيقق ...................... -



ARAB ADMINISTRATIVE


86

تشارك يف املسئولية ............ -

............يصعب .......... -

جتنب استخدام الكلمات املثرية للمشاعر مثل: ـ 3

كارثة. -

نابغة. -

استحالة. -

خيالي. -

جنوني. -

جتنب استخدام الضمري األول ) أنا (، فال تستخدم عبارات: ـ 4

أرى ............................. -

أنا أعتقد .................... -

بل استخدم بدال منها: -

.....................ويرى الباحث -

حنن نري ....................... -

حنن نعتقد ..................... -

ال تستخدم اجلمل والتعبريات املطولة واليت ميكن االستعاضة عنها بكلمة واحدة أو مجلة ـ 5

قصرية مثال ذلك:

) يف هذه اللحظة من الزمن ( بدال من ) اآلن (. -

من ) تقريبا (. على وجه التقريب ( بدال -

جتنب األلفاظ والتعبريات الفنية وخاصة إذا كانت بلغة أخرى إذا كان القارئ ال يعمل يف ـ 6

نفس اجملال ومعتاد على التعامل بها إال إذا كان هناك ضرورة لذلك، وجيب أن تقدم

شرح هلا.

قد سبق جتنب االختصارات دون ذكر الكلمة أو اجلملة كاملة معها، إال إذا كان ـ 7

استخدامها يف نفس التقرير وتشعر أن القارئ لن جيد صعوبة يف فهمها.



ARAB ADMINISTRATIVE


87

اإلداريال جتعل التقرير فين جدا، ولكن أجعله يف مستوى مناسب للقارئ ومستواه ـ 8

واملهين.

ابدأ دائما باملعلومات املعروفة وانتقل منها إىل املعلومة اجلديدة، وابدأ بالقاعدة العامة ـ 9

قل منها إىل احلاالت الشاذة.وانت

ال تدرج أكثر من فكرة يف فقرة واحدة، واستخدم اجلمل القصرية، واستخدم عالمات الفصل ـ 11

املناسبة.

جتنب استخدام الكلمات والعبارات السلبية قدر اإلمكان، مثل: ـ 11

ال ميكن قبول هذا الرأي أو االقرتاح. -

م.....ال ميكن االنتهاء من التقرير قبل يو -

واستخدم بدال منها:

حيتاج هذا الرأي أو االقرتاح إلعادة نظر على ضوء............ -

سيكون التقرير جاهزا يف يوم ......... -

استخدم صيغة املبين للمعلوم، اجلمل املبنية للمعلوم هلا وقع أكرب يف الكتابة من اجلمل ـ 12

املعلومات بصورة مباشرة وال تثري الشك واحلرية يف املبنية للمجهول، ألنها تقدم للقارئ

نفسه.

ثانيا: تنظيم وإخراج التقرير

جيب أن يبدأ كل جزء يف صفحة مستقلة. ـ 1

استخدم بنط كتابة أكرب لعناوين األجزاء أو استخدم اخلطوط إلبرازها، خطني مثال حتت ـ 2

العناوين الفرعية.

املستوى، مثال ذلك:استخدم نظام للرتقيم متعدد ـ 3

) أوال، ثانيا، ثالثا، رابعا .......( -

- (1 ،2 ،3 ،4) ............ ،

) أ ، ب ، ج ، د ، هـ ، ...........( -

وإذا كان التقرير باللغة اإلجنليزية تستخدم كما يلي:



ARAB ADMINISTRATIVE


88

( 1، 2، 3، 4، ……) / ( 1.1، 2.1، 3.1، 4.1، …………..)

باحلروف ) أ ، ب ، ج ، ......إخل ( أو إذا كان هناك أكثر من ترقيم صفحات املالحق ـ 4

ملحق يستخدم رقم دال على امللحق مع احلرف مثال ذلك:

.......... إخل ( 2، ج/ 2، ب/ 2، ............... أ/1، ج/ 1، ب/1) أ/

ابدأ السطر األول من كل فقرة بهامش أكرب قليال من باقي أسطر الفقرة. ـ 5

راعاة الدقة يف كتابة صفحة احملتويات، حبيث تكون عناوين األجزاء بنفس جيب م ـ 6

األلفاظ املستخدمة يف صلب التقرير، ومسجل أمامها رقم الصفحة الصحيح.

أكتب صفحة حمتويات للجداول وأخرى لألشكال. ـ 7

تكون جيب أن تكون هناك مقدمة للتقرير توضح هدفه وموضوعه واإلطار العام له، وأن ـ 8

هناك خامتة توضح نتائجه وتوصيات الكاتب واملالحق واملرفقات.

جيب التأكد من خلو التقرير من األخطاء املطبعية، فأحيانا ما يسبب اخلطأ حرج شديد ـ 9

لكاتب التقرير أو يضر متاما بالفكرة األساسية أو جيعل األرقام ال تناسب مع التعليق

عليها.

ظهر اخلارجي للتقرير وتغليفه يف شكل مناسب، واإلخراج اجليد لصفحة جيب االهتمام بامل ـ 11

الغالف، مع عدم املبالغة يف ذلك.

ميكن وضع فواصل بني األجزاء الرئيسية يف حالة التقارير الكبرية أو الدراسات. ـ 11

ثالثا: استخدام وسائل اإليضاح

جيدا، كما تساعد على إبراز األفكار الرئيسية أو تضيف وسائل اإليضاح على التقرير رونقا وشكال

نتائج الدراسة يف شكل خمتصر، إال أنه جيب عدم املبالغة فيها واختيار النوع املناسب منها حسب طبيعة

البيانات املطلوب عرضها، كما جيب اإلشارة إليها يف صلب التقرير وإعطاء كل منها عنوانا واضحا ومعربا

وأن تراعي الدقة يف بياناتها وأرقامها.عن حمتوياتها،



ARAB ADMINISTRATIVE


89

وأكثر وسائل اإليضاح استخداما هي:

Tables اجلداول ـ 1

Graphs الرسوم البيانية ـ 2

Gant Chart خريطة جانت ـ 3

Pie Chart الدائرة البيانية ـ 4

األساليب اللغوية الفعالة يف كتابة التقارير

أوال : لغة التقريــر :

كلتا يفصيغة أسطر، وقد حيتاج إىل دراسة مطولة، وهو يفالتقرير وصف حلالة معينة، قد يكتب

احلالتني البد أن يستوفى حظه من اللغة السليمة والكتابة الصحيحة حتى يتمكن كاتبه أن يؤدى به املعنى

كان التقرير واضحا ، فكلما كانت لغة التقرير سليمةشيءغامضة التعرب عن ألفاظاملطلوب؛ وإال أصبح

ا البد من توافر العناصر التالية:يكون واضح ولكيتكون لغة التقرير سليمة، ولكي ومؤديا ملعناه.

اخلـط احلســن. -1

بقواعد علم النحـو. االلتزام -2

حتاشـى األخطاء اإلمالئيــة. -3

الصعبة أو غري الشائعة عند كتابة التقرير، فكل كلمة صعبة أو غري شائعة عادة ما األلفاظعن االبتعاد -4

يوجد ما يعادهلا أو ما يساويها من الكلمات البسيطة الشائعة.

كأن يتضمنها التقرير. اليتأول الفقرات اجلديدة يفجتنب تكرار بعض الكلمات دون داع وخاصة -5

.القارئلل مل. هذا يؤدى أن.. حيث واحلقيقية.. أو الواقع. بكلمة:تبدأ كل فقرة

غري الدقيقة غري احملددة. االنفعاليةالبعد عن الصياغة -6

.. فادحة. مغاىل.رهيبة... ضخمة.كارثة. مثـال:

الفصاحة والبالغة .. وال يعنى هذا اللجوء إىل الكلمات األدبية املنمقة وإمنا تعنى الفصاحة الوضوح -7

مكانه املناسب.. كما يقال : يفلتبس معنى مبعنى، أما البالغة فهو وضع الكالم التام حبيث ال ي

"تناسب الكالم مع مقتضى احلال".



ARAB ADMINISTRATIVE


91

أو قصريا مثال، فيجب أن يكون لكل ممالالطول املناسب للتقرير، فال جيب أن يكون تقريرك طويال -8

تؤديها ولكل كلمة معناها. اليتمجلة وظيفتها

الشائعة .. ومن أمثلتها :جتنب األخطاء -9

عدم إرجاع الضمائر إىل أصحابها كأن تقول : أن املدير والسكرتري قد تقابال فقال له حدث كذا -أ

قال ملن؟ الذيوكذا.. هنا من

منها إال بعد كالم طويل يكون ينتهياجلمل، فقد يذكر الكاتب أول اجلملة وال يفالطول -ب

املقصود من هذا الكالم.قد نسى كالمه، ما هو القارئ

املعنى، مثال كلمة )ذكى( بالذال يفاملنطق ولكنه يبعد عنه يفحرف بآخر قريب منه استبدال -جـ

ختتلف عن كلمة )زكى( فاألوىل تعنى توقد الذهن، والثانية، تعنى الطهارة والعفة والنظافة...

للطري الشرعيوالثانية تعنى الذبح التزكية، التذكية، فاألوىل تعنى التأييد والشهادة، وأيضا،

واحليوان.

ضمري املفرد الذكر. هي اليتعلى تاء التأنيث املربوطة لتمييزها عن اهلاء نقطتنيعـدم وضع -د

أعطيت فالنا األمر كتابة، فإذا مل تضع النقطتني كان املعنى كأنك أعطيت فالنا كتابه. مثال:

سبق فهناك كثري من الكلمات واألخطاء الشائعة مثال: )يعتذر فالن عن حضور باإلضافة إىل ما -هـ

اجللسة( والصحيح أن يقال: )يعتذر فالن عن عدم حضوره اجللسة( ألن عدم احلضور هو

االعتذار وليس احلضور نفسه. يفالسبب

ثانيا : عالمات الرتقيم والوقف وأهميتها فى الكتابة :

ء الكالم املكتوب بعضه عن بعض أو لتنويع الصوت عند قراءته.. وأهم وهى تستخدم لتمييز أجزا

هي: استخدامهاهذه العالمات وكيفية

اإلســـتخدام العالمـــة

اجلمل املتصلة. يفلتمييز الكالم عن بعض الفصلة )،( -1

.. .أشرتى التاجر البضاعة، ثم محلها إىل خمزنه، بعد أن دفع الثمن مثال:

وهكذا.

يفوتوضع بني اجلمل الطويلة، خاصة بني مجلتني تكون أحدهما سببا الفصلة -2



ARAB ADMINISTRATIVE


91


.األخرىحدوث املنقوطة )؛(

مثال : واصر أحد الشركاء على أال يتصرف قبل توقيع عقد املؤسسة؛ ليثبت

كل معامالتها؛ حفاظا على أمواله. يفحقه

نهاية اجلمل التامة داللة على متام املعنى. يفوتعنى الوقف وتوضع ( ). النقطــة -3

): النقطتان -4

)

قبلهما . وتوضعان لتوضيح ما بعدهما ومتميز ما

مثال : قال الرئيس ملرؤوسيه : ....................................

املؤسسة يقـول : .................................... إدارةكتب إىل

عالمة -5

)؟( االستفهام

مثل : االستفهاميةنهاية اجلمل يفتوضع

كم عدد الركاب على خطوط املؤسسة هذا الشهر؟ -

عالمة -6

التعجب )!(

تعرب بها عن فرح أو خوف أو تعب أو دعاء. اليتنهاية اجلمل يفتوضع

مثال : عجبا ملا تقول !

هل صرفت املؤسسة كل هذا املبلغ!

بينهما اجلمل املعرتضة خارج السياق. توضع ) ( القوسـان -7

مثال : قال رسول اهلل )صلى اهلل عليه وسلم( : ...

مثال : وتستخدم أيضا للتحذير والتفسري..

درج مكتبك. يفتركت الرسالة )وإياك أال تردها( -

لقد طفح الكيل )أى زاد بصورة ال حتتمل(. -

عالمات -8

التنصيص" "

بنصه.ويوضع بينها كالم ينقل

اجلملة إذا طال اجلزء األول. ركينوتوضع بني

-وتقدم السادة رؤساء األقسام والسادة املوظفون وعدد كبري من العمال مثال:

االنتخابات العامة. يفليعطى كل منهم صوته

تنسيق احلوار بني أثنني مثل : يفكما توضع

) الشــرطة -9

- )



ARAB ADMINISTRATIVE


92


:التجاريقال رئيس املؤسسة للمندوب

.............................................ألـم ........... -

........................................... - فأجابه املندوب :

الشرطتان -11

(- - )

وتوضع بينهما اجلمل االعرتاضية.

....باعتماد -تنفيذا لبنود الالئحة - دارةمثال : قام السيد رئيس جملس اإل

عالمة -11

احلذف )....(

وتوضع مكان احملذوف من الكالم لالقتصار على املهم منه، مثل:

نظرا لسوء معاملته وعدم مواظبته على العمل ..... و..... إخل فقد تقرر -

حرمانه من األرباح.

اهلمـــزة : ثالثا

آخرها، وهى تكتب إما على )الف( أو )واو( أو )ياء( يفوسطها أو يفأول الكلمة أو يفتقع اهلمزة

أو )مفردة(.

اهلمزة فى أول الكملة : -1

مجيع األحوال( سواء كانت همزة قطع )أى يراعى يفأول الكلمة كتبت ألفا مطلقا )أى يفإذا وقعت

نطقها( مثل يفنطقها حتقيق اهلمزة( مثل أخذ، أمر، أمني أو همزة وصل )يراعى حتقيق اهلمزة يف

األفعال واألمساء واحلروف على السواء. يفالعلم، احتاد ، استسالم، استفهم ، ويراعى ذلك

اهلمزة فى وسط الكلمـة : -2

أو ياء، أو مفرده، وتعد الكسرة من أقوى احلركات تليها الضمه واو،تكتب إما على األلف، أو

تليها الفتحة.

قبلها، كانت الغلبة للكسرة فتكتب الذيأو على احلرف فإذا وجدت الكسرة على اهلمزة -أ

اهلمزة على ياء مثل : )أسئلة ، مئذنة(.

قبلها، كانت الغلبة للضمة فتكتب الذيوإذا وجدت الضمة على اهلمزة أو على احلرف -ب

اهلمزة على واو مثل : )مؤمن، التثاؤب، ... اخل(.



ARAB ADMINISTRATIVE


93

قبلها تكون الغلبة للفتحة فتكتب اهلمزة الذيرف إذا وجدت الفتحة على اهلمزة أو على احل -جـ

مأرب (. -يألف -يسأل -على ألف مثل : )سأل

تكتب مفـردة : ما –د

اهلمزة املضمومة أو املفتوحة بعد واو ساكنة أو مشددة مضمومة مثل: )إن وضوءك( -

عباءة(. -تضاءل -تفاءل -املفتوحة بعد ألف مد مثل : )تساءل -

اهلمزة فى آخر الكلمــة : -3

قبلها : تكتب اهلمزة املتطرفة على حرف مناسب حلركة ما

نبأ من سبأ(. -قبلها تكتب على الف )قرأ املفتوح ما -

قبلها تكتب على واو مثل )جيرؤ (. واملضمون ما -

(.جييء)مل مثل:قبلها تكتب على ياء ما واملكسور -

وضوء .. إخل(. -رداء - شيء -)جزء قبلها تكتب مفردة والساكن ما -

والواو املشددة املفتوحة تكتب اهلمزة على الف مثل : )بدأ .. إخل(. -

رابعا : العـدد وأحكامه :

هي:حتكم كتابة األرقام وهذه القواعد اليتهناك عدد من القواعد

رياالت وإمنا يقال اثنانال يذكر املعدود بعدهما: فال يقال واحد ريال وال : 2، 1العـدد -

يفمطابقة املعدود فيهما:، وجتب اثنتان، ودينار واحدة، ولريتان اثنانريال واحد ورياالن

عنه فنقول ريال فقط ورياالن فقط. نستغينالتذكري والتأنيث املعدود ويصح أن

مضافا املميز بعدها مجعا ويأتيالتذكــري والتأنيـــث يفختالف املعــدود : 11إىل 3من -

ثالثة جنيهات، تسعة جنيهات )فجنية مذكر والعدد مؤنث(، ثالث لريات، تسع العدد:إىل

لريات )فدينار مؤنث والعدد مذكر(.

التذكري والتأنيث ويكون املميز بعدها مفردا منصوبا : أحد يفيطابقان املعدود : 12، 11 -

دينار: فإحدى مؤنث عشر جنيها: فأحد مذكر وعشر مذكر وجنيها مذكر، أحدى عشر

وعشرة مؤنث ودينار مؤنث، أثنا عشر جنيها: أثنا مذكر وعشر مذكر وجنيها مذكر، أثنتا

عشر دينار: أثنتا مؤنث وعشرة مؤنث ودينار مؤنث.



ARAB ADMINISTRATIVE


94

يوافق ويذكر املميز بعد هذا العدد والثانياألول خيالف املعدود االسم : 19إىل 13من -

تسـع عشرة 19دقائق(، 11ختالف و 3عشر جنيها )ثالثة 13 منصوبا:املركب مفـردا

توافق(. 11ختالف و 9دينار )

21ال تتغري لتأنيث املعدود أو تذكريه ويكون املميز بعدها مفردا منصوبا : : 91إىل 21من -

تسعون دينار، وإذا ذكرت 91مخسون جنيها، 51ثالثون دينار، 31عشرون جنيها،

واحد 21هنا حكمها مفردة: اآلحاديها العقود وتعطى معها قدمت وعطفت عل اآلحاد

اثنتان 22وعشرون جنيها، اثنان 22إحدى وعشرون دينار، 21وعشرون جنيها،

مخس وعشرون دينار. 25مخسة وعشرون جنيها، 25وعشرون دينار،

ال يتغري لفظهما ويذكر املميز بعدهما مفردا مضافا إىل العدد، مائة : 1111إىل 111من -

جنيه، مائة دينار، ألف جنيه، ألف دينار.

مواصفات التقرير اجليــد

تقريرا جيدا، كما أنها اعتبارهالتقرير حتى ميكن يفجيب أن تتوافر اليتهناك بعض املواصفات

معد التقرير، وتتلخص هذه املواصفات تتستخدم أيضا كمعايري للحكم على جودة أى تقرير وكفاءة ومهارا

: يلي فيما

البعد الزمـنى : -1

يغطيها التقرير ووقت عرض التقرير، فكلما قرب وقت العرض اليتويقصد به العالقة بني الفرتة

فائدته وإمكانية االنتفاع به، الرتفاعمن نهاية فرتة التغطية كلما أعترب التقرير أكثر جودة نظرا

الشمولية واالرتباط باملوضـوع : -2

غطى التقريــر كافة جوانـــب املوضـوع وجييب على كل التساؤالت ي أنويقصد بالشــمولية

ووقت معد التقرير، فالتقرير غري الشامل يتبعه اتصاالت شفهية القارئوذلك توفريا لوقت للقارئاحملتملة

الصورة وتغطية كافة اجلوانب. الستكمالأو كتابية بني الطرفني

الدقة وصحة البيانات : -3



ARAB ADMINISTRATIVE


95

احلكم على مدى جودته، يف أساسيايتضمنها التقرير عامال اليتتعترب دقة وصحة البيانات

يعرضها، واإلشارة أحيانا إىل مصدرها، وذلك اليتويتطلب ذلك من كاتب التقرير التأكد من املعلومات

قرار معني. اختاذ يفويوفر له إمكانية االعتماد على التقرير القارئحتى يكسب ثقة

مناسبة احلجـم : -4

الفرتة ] حبيث ال يكون أصغر أو أكرب من الالزم، ويتوقف حجم التقرير على عدة عوامل منها:

- يتحدث عنه التقرير الذياملوضوع - يرفع له الذي اإلدارياملستوى - يغطيها التقرير اليتالزمنية

.[ أو االختصار اإلسهابشعور كاتب التقرير مبدى احلاجة إىل

القدرة على االقنــاع : -5

بوجه نظر أو توصيات كاتبة، كلما زادت درجة جودته، القارئكلما كان التقرير قادرا على أقناع

ويساعد على ذلك كفاءة الكاتب وقدرته على التحليل واالستنتاج وعرض األفكار، وال شك أن لغة األرقام

. اإلقناععلى األقدردائما هي

:أسـلوب العـرض -6

احلكم على جودة التقرير، حيث يساعد بشكل مباشــــر يفيعتــرب أســـلوب العرض عامال هاما

التقرير واالستفادة منه، قارئتسهيل مهمة يف

:اتاملذكرمهارة كتابة

والصناعة ، وحتى وقت قريب ألعمالاملذكرة هي أكثر وسائل االتصال الكتابية شيوعا يف جمال ا

كرة مقصور على املراسالت الداخلية يف الشركات واملصاحل واهليئات . أما اآلن فإنها كان استخدام املذ

تستخدم بدرجة أكرب بني الشركات املختلفة وبني املصاحل واهليئات.

والفارق الرئيسي بني املذكرة واخلطاب أن املذكرة تتسم بأسلوب حياول التجرد من العالقات

الشخصية . وتستخدم معظم الشركات واهليئات مناذج مطبوعة للمذكرات . وعلى وجه العموم ، جيب

ة : اآلتيأن تشتمل املذكرة على املعلومات

االسم ، الوظيفة : الراسل

االسم ، الوظيفة : املرسل إليه

تاريخ ارسال املذكرة : التاريخ



ARAB ADMINISTRATIVE


96

موضوع املذكرة : املوضوع

وقيع املذكرة ولو وميكن أيضا كتابة رقم امللف أو رقم الشروع على املذكرة ب، وال بد من ت

.باألحرف األوىل

وإذا كانت املذكرة طويلة ، ميكن تقسيمها إىل عدة أجزاء وأجزاء فرعية واهلدف من استخدام

ن، وتقديم تقارير عن األخرىاملذكرات هو نقل املعلومات وطلب اختاذ إجراءات معينة من جانب

أحداث أو االجتماعات والرحالت ، واإلبالغ بالسياسات اجلديدة للهيئات والشركات ، وكذلك اإلبالغ ب

موافق أو أنشطة خمتلفة ... إخل

واهلدف األساسي من املذكرة هو توفري الوقت حيث تتم كتابة معظم املذكرات يف ظل ضغط العمل

حيث يكون على الكاتب أن حيلل رسالة أو موقف بسرعة وأن يرد بدقة . ويقوم الكاتب بتقديم معلومات

وصيات )كلما كان ذلك مناسبا ( بهدف تقديم خلفية تكفي وحقائق مباشرة وحمددة مصحوبة بتعميمات وت

للوصول إىل قرار مناسب وإجراء ضروري

:إىل ويف عرض املذكرة ...يتبع األسلوب الت

تقديم الرسالة الرئيسية .1

تقديم خلفية املوضوع .2

تقديم التفاصيل .3

الوصول إىل النتائج .4

:إىل وذلك على عكس اخلطابات اليت تتبع األسلوب الت

ملقدمة وتشمل خلفية املوضوعا .1

التفاصيل .2

النتائج .3

اخلالصة )اهلدف من الرسالة( .4

اخلطابات: مهارة كتابة

إن الكاتب اجليد هو الذي يعين بالقارئ ، فالعوامل النفسية تلعب دور هام يف كتابة اخلطابات

تذكر أنك تكتب لقارئ بعينه وأن هذا القارئ بشر سوف يهتم فقط –ضع نفسك يف موضع القارئ –



ARAB ADMINISTRATIVE


97

نك تود مبا يراه ذو أهمية له ولن يقرأ خطابك ويهتم به جملرد أنك تود ذلك ولن يستخدمك جملرد أ

أن تعمل لديه ولن يقبل أعذارك يف التأخر يف إرسال منتجاتك جملرد أنك تود أن تعمل لديه ولن يقبل

كما أنه قد ال يدفع الثمن -أعذارك يف التأخر يف إرسال منتجاتك جملرد أن لديك مشاكل مالية

اليت ستعود –مثال –دية عليك أن تقنع القارئ بالفائدة املا –بالكامل مباشرة جملرد أنك تريد ذلك

عليه من استخدامك ، كما أن عليك أن تقنعه أن املواد اليت يريدها ويريد منك استخدامها يف املنتج

الذي طلبه تستحق منه االنتظار وعليك أن تقنعه أيضا أن دفع الثمن بالكامل مباشرة هو أفضل شيء

.بالنسبة له

من النظرة الضيقة ملصاحلك ختيل القارئ أمامك أثناء كتابتك للخطاب وخاطب اهتماماته هو بدال

و كنت أكتب كما ل – . أكتب بسالسة وكن طبيعيابدأ خطابك بشيء ذو أهمية خاصة له، أاخلاصة

أن يكون تأكد من أن الشكل العام للخطاب يعطي انطباعا إجيابيا. جيب تتحدث إىل القارئ مباشرة.

من األخطاء اللغوية، وبه عالمات ترقيم صحيحة، وخال من خال اخلطاب مطبوع بعناية،

األخطاء النحوية ...كل ذلك سوف يرتك انطباع حسن على القارئ .

أنواع اخلطابات

الم ، الرد عأشهر أنواع اخلطابات املستخدمة يف اهليئات والشركات واملنظمات هي خطابات االست

طابات االستعالم ، خطابات الشكوى ، خطابات التسوية ، خطابات التعليمات .على خ

خطابات االستعالم .1

والصناعة ، فهذا النوع ألعمالتعد خطابات االستعالم أشهر املراسالت وأكثرها شيوعا يف جمال ا

املؤهالت من اخلطابات يسعى للحصول على معلومات أو نصائح من شخص لديه القدرة واإلمكانيات و

اليت متكنه من تقدميها . وتقوم معظم اهليئات واملؤسسات والشركات بالرد على خطابات االستعالم

كنوع من العالقات العامة اجليدة . جيب كتابة خطابات االستعالم بطريقة جيدة ومنظمة حتى

حتصل على األهمية املناسبة ويتم الرد عليها .

:إىل للنمط الت يتم ترتيب خطاب االستعالم وفقا



ARAB ADMINISTRATIVE


98

جيب أن حتدد الفقرة االفتتاحية اهلدف من اخلطاب حيث جيب أن حتدد للقارئ املعلومات .1

من الذي يريد املعلومات أو املطلوبة أو املشكلة اليت يدور احلديث عنها: ما هو املطلوب ؟

؟ ملاذا ؟ النصح

وجيب أن تكون حمددة ومرتبة جيب أن تقود الفقرة الثانية إىل التفاصيل اخلاصة باالستعالم ، .2

بطريقة تسهل عملية الرد بقدر اإلمكان . وأحد األساليب الفنية اجليدة يف هذا اجملال هو توجيه

أسئلة مباشرة يف صورة جداول، وإن كانت كمية األمور املراد االستعالم عنها جيب أن تكون

معقولة.

رفان باجلميل وذلك حتفيزا للقارئ على الرد ، جيب أن حتمل الفقرة األخرية تقدير وتعبري عن الع .3

وميكن أن حتتوي الفقرة اخلتامية على عبارة تتضمن أن الكاتب سيكون على استعداد لرد هذه

اخلدمة خلدمة مماثلة يف املستقبل .

الرد على خطابات االستعالم .2

املوافقة على إعطاء جيب أن يبدأ الرد على خطابات االستعالم بعبارة ودية توضح أنه قد متت

املعلومات كاملة أو لدرجة حمددة ، وتبع ذلك تقديم املعلومات كاملة وحمددة كما طلبها الكاتب

متضمنة أي بيانات توضيحية قد تساعد على شرح املعلومات. وإذا كان هناك جزء من املعلومات ال

ري عن األسف وتوضيح ميكن تقدميه ، جيب توضيح هذه احلقيقة كخطوة ثانية مصحوبة بتعب

لألسباب اليت حتول دون تقديم املعلومات كاملة . وقد تكون أي مواد أو كتيبات إضافية ذات قيمة

ميكن إرساهلا إليه . وأخريا ميكن أن ينتهي اخلطاب بعرض مهذب لتقديم أي إىل للطالب وبالت

معلومات أخرى قد حيتاجها الطالب ويقدر الكاتب على توفريها.



ARAB ADMINISTRATIVE


99

ات الشكوىخطاب

فإن األخطاء ستحدث وسيتم تقديم شكاوى ألعمالطاملا أن املعادلة البشرية تعمل يف الصناعة وا

وسوف يكون من الضروري عمل التسويات الالزمة ، وأيا كان سبب املشكلة فإن الشكوى أو الدعوى

دق ، ومهما جيب أن تقدم بهدوء بأسلوب الئق ومبوضوعية . جيب ذكر احلقائق بإجيابية وبص

كانت الظروف ومهما كان اإلغراء ، جيب جتنب فقدان الصرب والسخرية أو عدم اللياقة . إن

الغضب أو اللغة اليت تتسم بالسخرية لن يؤديا سوى إىل وضع العقبات يف طريق اإلجراءات وإىل جعل

عملية التسوية أكثر صعوبة مما سيؤدي بالتأكيد إىل التأخري يف حل املشكلة.

وتقدم االقرتاحات التالية مرشدا عمليا لكتابة خطاب الشكوى :

برية الالزمة لتحديد املنتج املعطقدم التفاصيل الضرو ماهية املشكلة أو اخلطأ الذي حدث.اشرح .1

ويتضمن ذلك التواريخ اخلاصة بأوامر الشحن والوصول من عدمه .. حدد أو اخلدمة السيئة،

ى اخلسائر الناجتة عن سبب الشكوى طبيعة السكر أو نوعية أو مد

حفز القارئ على اختاذ اإلجراء املرغوب من خالل اللجوء إىل إحساسه بالعدل وإىل كربيائه. .2

.ضمن خطابك بيان بالتسوية اليت ترى أنها عادلة .3

خطابات التسوية .4

يتم منح التسويات بناء على السياسة اخلاصة بالشركة ، وتقوم معظم الشركات مبنح تسويات

كلما كان خطاب الشكوى له ما يربره ، وتتم دراسة خطابات الشكوى كل على حدة ، ولكن جيب

وجيب أن يكون الرد مهذب ومباشر ، ويف حالة منح الرد على كل خطاب شكوى مهما كان تافها ،

: اآلتي، يتبع خطاب التسوية الرتتيب ةتسوي

يتم شكر الكاتب على لفت النظر إىل الصعوبة أو املشكلة. .1

وكلما أمكن، يتم شهود النفي أسلوب سيئ يف العرض، ميكن مراجعة املشكلة وشرحها ، ويعترب .2

تناول سبب أو أسباب حدوث املشكلة بصراحة .

، يلته املخلصة يف احلفاظ على عالقات جيدة مع العما على رغبيقوم الكاتب مبنح التسوية مؤكد .3

، يتم التعبري عن تقدير الكاتب ألهمية العميل بالنسبة له .اوأخري



ARAB ADMINISTRATIVE


111

وعند رفض منح التسوية، يبدأ اخلطاب باملثل وبأسلوب إجيابي كما سبق حيث يتم شكر الراسل

اصة احلقائق اليت حتيط بالشكوى على لفت النظر إىل الصعوبة أو املشكلة وتتم مراجعة املوقف وخ

حيث يتم فحصها ومناقشتها من منظور القرار.

يتم رفض التسوية مع تقديم إيضاح ، وحيتاج الكاتب إىل إبراز أنه يتفهم مشكلة القارئ، كما أنه

جيب على الكاتب أن يتأكد بأسلوب يتسم بالود من أن القارئ سيتفهم موقف الكاتب .

خطاب التعليمات .5

تنفيذ التعليمات وتذكرها وتنفيذها بأسلوب أفضل إذا عرف الشخص الذي يتلقى التعليمات يتم

فان خطاب التعليمات يبدأ ببيان توضيحي إىل األسباب اليت أدت إىل اإلجراءات املذكورة ، وبالت

ود يعرض خلفية كتابه اخلطاب . وتتم صياغة لغة اخلطاب وفقا خللفية وخربه وذكاء الشخص املقص

بالتعليمات.

وصيغة الفعل املستخدم يف إعطاء األوامر أو تعليمات حمددة. تستخدم صيغة األمر يف إعطاء

. تأكد عند ل إال أنه يكون مفهوم من العبارةال يتم ذكر الفاعو، الطلبات اليت يتم التشديد عليها

استخدام صيغة األمر أال تتسم بالعجرفة خاصة عند التعامل مع العمالء أو األفراد خارج شركتك . يتم

استخدام صيغة األمر إلعطاء توجيهات حمددة مطلوبة .

تأكد عند استخدام صيغة األمر إال تتسم بالعجرفة خاصة عند التعامل مع العمالء أو األفراد خارج

يتم استخدام صيغة األمر إلعطاء توجيهات حمددة مطلوبة . تأكد من التعليمات تتسم شركتك .

بالتوازي يف األبنية النحوية ، وتأكد أيضا من أن تعليماتك كاملة ومن أن الكلمات والعبارات حمددة

وواضحة ، وكلما كان على القارئ أن يستخدم حكمه الشخصي ، جيب ذكر ذلك . تأكد من أن

ترتيب منطقي يف تقديم خطوات توجيهاتك وكلما أمكن ترتيب التعليمات تتابعيا أو زمنيا ، قم هناك

بتنظيم هذه التوجيهات وفقا ملتطلبات املوقف حتى تتدفق وفقا للخطة املوضوعة لألنشطة املختلفة .

كالكلمات اكتب التعليمات بدقة واختصار ، وجتنب التعبريات غري الدقيقة أو غري الواضحة وكذلك

والتعميمات غري الضرورية. استخدم األدوات الالزمة خلدمتك مثل الرتقيم ووضع اخلطوط حتت النقاط

اهلامة وإدخال رؤوس املوضوعات إىل داخل السطر ألن هذه األدوات تساعد على توضيح اإلجراءات

راءات .جيب كذلك تضمني الزمن والتاريخ الذي جيب فيها االنتهاء من اإلج –املرادة



ARAB ADMINISTRATIVE


111

لعمل السكرتارية التقارير أنواع وفوائد

التقارير القصرية

تعين التقارير القصرية باملوافق البسيطة نسبيا ، وتهدف إىل تقديم املعلومات مباشرة وبوضوح ودقة

بني التقارير القصرية والتقارير الرمسية الطويلة هو ةومتتد من صفحة إىل عدة صفحات وأحد الفروق الرئيسي

أن التقارير القصرية وتتضمن استخدام ضمري املتكلم مثل "قمت بعمل ، أجريت، شاركت، وهو أمر

مرفوض يف التقارير الرمسية الطويلة "

ية ، وتتم هي تقارير التوصية والتقارير الدور ألعمالوأهم التقارير القصرية املستخدمة يف جمال ا

صياغة هذه التقارير أما يف صورة مذكرة أو خطاب أو يف صورة تقرير مستقل مصحوب مبذكرة أو خطاب .

تقارير التوصية

اس فحص أو حتليل موقف يتسم تقارير التوصية هي عبارة عن تقارير حتليلية مبينة على أس

اءات اليت تعقب اختاذ هذا إلجرمشكلة ، وتتم كتابة هذه التقارير بهدف اختاذ القرار وا بوجود

: اآلتي. ويف احلصول على البيانات ، يعتمد الباحث على القرار

على دراسة املوقف الف .1

قراءة املراجع واملواقف السابقة املماثلة .2

املقابالت الشخصية واالستشارات .3

االختبار/ التجربة .4

خربته الشخصية .5

معاونة االدارة في اداء (التخطيط والرقابة: )وظيفتها

التوثيق والتسجيل

تبادل المعلومات

معلومات مرجعية



ARAB ADMINISTRATIVE


112

عمله حلل املشكلة، يتم ختصيص اجلزء الرئيسي وحيث أن العميل يهتم أساسا مبا جيب عليه

من التقرير لالعتبارات التحليلية اليت تؤدي إىل توصيات حمددة خبصوص اإلجراءات اليت جيب

اختاذها . ويتم ختصيص مساحة صغرية خللفية املشكلة أو ألسلوب فحص املشكلة . ويتم ختصيص

بهدف قيادة القارئ إىل النتائج اليت وصل إليها معظم احملتويات لشرح البيانات اخلاصة باملوقف

الكاتب وإىل قبول آراء الكاتب واإلجراءات اليت أوصى بها حلل املشكلة .

التقارير الدورية

تتم كتابة التقارير الدورية على فرتات زمنية ، فقد تكون يومية أو أسبوعية أو شهرية أو ربع

سنوية أو نصف سنوية ، وتوضح هذه التقارير ما مت إجنازه ، وما يتم إجنازه ، وما ينتظر أن يتم

االتصال اهلامة اليت إجنازه. وكطلب الوكاالت املمولة واملديرون واملشرفون هذه التقارير كأحد وسائل

ة الرشيدة . وتفيد التقارير الدورية كاتبها كذلك يف اإلداريتساعد على السيطرة وعلى اختاذ القرارات

الرتكيز على التقييم املرحلي للعمل الذي مت إجنازه والعمل املتبقي فيما يتعلق باملوارد املعنية وبالوقت

واجملهود .

نياإلداريير من قبل الوكاالت املمولة أو العمالء أو ويتم حتديد فرتات تقديم التقار

مواصفات التقرير اجليد .1

الوضوح

االجياز

االقناع

مراحل اعداد وكتابة التقارير .2

وختتلف حمتويات التقرير باختالف موضوع التقرير واملعلومات اليت حيتاج القارئ ملعرفتها . وعادة

ة :ما يتضمن التقرير الدوري العناصر التالي

مقدمة

وصف املشروع، الغرض من املنحة ، العقد ، أو أمر الشغل، حتديد املنحة ، العقد ، أمر الشغل

ملخص التقدم السابق

)تفاصيل التقدم خالل فرتة التقرير )مبا يف ذلك التواريخ



ARAB ADMINISTRATIVE


113

النتائج، املشاكل ، اإلجراءات

العمل املخطط لفرتة التقرير التالية مناقشة )تتضمن التعميمات والتوصيات كلما كان مالئما(



ARAB ADMINISTRATIVE


114

الوحدة التدريبية الثامنة المراسالت والصادرات والواردات إدارةمنظومة

املراسالت الصادرة و الواردة إدارةمنظومة

نظام رقمى-ب نظام تقليدى -أ

الفكرة احملورية:

ة من لكرتونيالورقية أو السمعية أوا ملرئية أو اإل وتشغيل جمموعة من أوعية مواد املعلومات إدارة

بالكم و النوع و اجلودة و فى الوقت املناسب نظم مقننة للوفاء مبتطلبات املستفيدين من املعلومات خالل

.. و لكن يكون السؤال

هو الفرق بني النظامني التقليدى و الرقمى ! ما

نظم و أليات التقنية املستخدمة -1

السرعة فى اآلسرتجاع -2

السعة التخزنية ألوعية املعلومات-3

الدقة و التأمني و السرية -4

النشر و التوزيع و النقل اللحظى -5

املشاركة و الرقابة الفعال-6

هذا على سبيل املثال و ليس احلصرو

املراسالت على ثالثة نظم حمورية هى على التواىل : إدارةيقوم أساس نظام

املراسالت الواردة إدارةنظام -1

املراسالت الصادرة إدارةنظام -2

نظام معاجلة بيانات املراسالت -3

س ورؤ وهذا يتطلب مبدئيآ إعادة تنظيم و ترتيب وتصنيف وفهرسة وحتليل و إعداد قائمة

ولةااملوضوعات لكافة امللفات املتد



ARAB ADMINISTRATIVE


115

املراسالت إدارةهيكلية نظام

:املراسالت الواردةقاعدة بيانات

بيانات، نص، صورة ، مرفقات

توزيع املراسالت

إعادة توزيع وتوجية املراسالت

ألعمالتنفيذ و تسجيل ا

ألعمالمتابعة و مراقبة ا

تقاريـر و أحصائيات و انشاء وحتديث القاعدة

:و البيانات أثناء التنفيذ للوثائق ة(لكرتوني)اإلاملعاجلة الرقمية



ARAB ADMINISTRATIVE


116

:املراسالت إدارةهيكلية نظام

: قاعدة بيانات املراسالت الصادرة

إعداد و جتهيز بيانات، نص، اخل

مراجعة وتصديق املراسالت

ألعمالتنفيذ و تسجيل ا

تصدير املراسالت

ألعمالمتابعة ومراقبة ا

تقارير واحصائيات و إنشاء وحتديث القاعدة

: للوثائق والبيانات بعد التنفيذ النهائى ة(لكرتوني)اإلاملعاجلة الرقمية

إنشاء وحتديث النظام



ARAB ADMINISTRATIVE


117

االسرتجاعية للشخصياتاألدلة بناء

: قاعدة بيانات الشخصيات

الدرجة الوظيفية : -2 : االسم -1

: دارةاإل-4 أسم اهليئة: -3

ون :فتلي -6 الربيد اإللكرتونى : -5

نشاط املنظمة : -8 صندوق الربيد : -7

رقم امللف : -11 الدولة : -9

:قاعدة بيانات املنظمات

املوضوع : -

املرافقات : -

التاريخ : -

بيانات أخرى : -

ستفسار أو االسرتجاع من خالل :االويتم

أسم الشخصية -1

املوضوع / التاريخ / رقم امللفأسم -2

ة /الشركة / النشاط / الدولةئأسم املنظمة / اهلي -3

خدمات النظام لتقديم تقارير عن:

ل و توزيع املراسالت:وملتابعة حركة تدا املراسالت / الشخصيات / املوضوعات /اجلهات*

تقرير عن كافة املراسالت جلميع املنظمات فى فرتة زمنية -1

تقرير عن املراسالت التى ختص بعض املنظمات و طبقا جملال و تاريخ معني . -2

وفى دولة ما. تقرير عن املراسالت لبعض املنظمات فى جمال معني و خالل فرتة زمنية-3

تقارير متابعة و أحصائية و بيانية وفقا للحاجة . -4



ARAB ADMINISTRATIVE


118

نظام متابعة املراسالت

:الوارد/ الصادر

املراسالت الصادرة للجهة الواحدة .ربط -1

ربط املراسالت الواردة للجهة الواحدة . -2

املتابعة الرقمية.........

:و تنفيذ املراسالت الواردة هتوجي

املطلوبة . ألعمالا -1

مضمون التأشرية . -2

القائم بالتأشرية. -3

فرتة التنفيذ الزمنية . -4

:املطلوبة ألعمالتنفيذ ا

املسئولة . دارةاإل-1

املطلوبة . ألعمالا -2

وصف العمل املطلوب .-3

ل . ئوالشخص املس -4

تاريخ االستالم . -5

تاريخ االنتهاء -6

نظام االسرتجاع واالستفسارات الفورية:

. رقم املراسلة

. تاريخ املراسلة

. اسم املنظمات

امساء الشخصيات

امساء املنظمات

الدولة / الفرتة الزمنية / اخل املوضوع /اجملال /



ARAB ADMINISTRATIVE


119

تقارير و احصاءات:

: تقارير حصر املراسالت الصادرة

طبقا جلهة معينة -

طبقا ملوضوع -

طبقا لوسيلة التصدير -

تقارير و احصاءات ملوضوع و ملنظمة و لفرتة زمنية حمددة

Coding system :البنية االساسية للنظام من االكواد

سـرية و تأمني النظام

سـرية النظام تتم من خالل :

كلمة السر -3 املستخدم -2 اجملموعة - 1

التالية : لذا ميكن طرح بعض اآلسئلة

؟ لكرتونياإلهى العالقات بني نظم احلفظ والفهرسة عند بناء األرشيف ما -1

الشبة و االختالف بني نظم األرشيف الورقى و الرقمى ؟ ههى أوج ما -2

هل تكون مسات املركزية أو الالمركزية فى جمال احلفظ و األرشفة للملفات؟ -3

فى املنظمات املعاصرة ؟ هو التنظيم اإلدارى اجليد لآلرشيف و احملفوظات ما -4

نظم األرشيف الرقمى إدارةهى متطلبات املوارد البشرية عند ما -5

Documents

سكرتارية الجامعة العربية