Подпишитесь на комплект журналов и получите сертификат на индивидуальную консультацию от экспертов редакции*

Андреева Валентина Ивановна,

канд. ист. наук, проф.

каф. трудового права

и права социального

обеспечения

Российской

академии

правосудия

Янковая Валентина Федоровна,

канд. ист. наук, доц.,

зам. директора

ВНИИДАД

Французова Людмила Владимировна,

практикующий

юрист

Романченко Елена Валерьевна,

канд. ист. наук,

эксперт в сфере

делопроизводства

и электронного

документооборота

Вялова Лариса Михайловна,

канд. ист. наук,

доц. кафедры

документоведения

Российского

государственного

гуманитарного

университета (РГГУ)

Поможем разобраться в самой сложной ситуации!Подпишитесь в редакции по счету на с. 1Тел.: 8 (495) 937-9082; факс: 8 (495) 933-5262; е-mail: ap@mcfr.ru Ре

клам

а

Специальный проект журнала«Современные технологии делопроизводства и документооборота»

* При подписке на II полугодие 2014 г. на комплект журналов по счету на с. 1.

Внимание!В платежном поручении в реквизите «Назначение платежа» укажите:

� название издания и период подписки (по аналогии с предметом счета); � номер счета; � информацию по НДС; � адрес доставки, включая почтовый индекс; � Ф. И. О. контактного лица и телефон с указанием кода города.

Указание адреса и контактных данных позволит обеспечить своевременность доставки.Копию платежного поручения отправьте по факсу или е-mail в отдел по работе с клиентами.

Служба клиентской поддержкиТел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17. Факс: 8 (495) 933-52-62. E-mail: ap@mcfr.ruПодробнее о профессиональных изданиях на www.proflit.ru/officework

ЗАО «МЦФЭР»129090, г. Москва, ул. Щепкина, д. 25/20Для писем: 129164, г. Москва, а/я 9Тел.: 8 (495) 937-90-82, 8 (495) 933-63-17Факс: 8 (495) 933-52-62E-mail: ap@mcfr.ruwww.proflit.ru

Банковские реквизитыИНН 7702019904, КПП 770201001ОАО «Сбербанк России», г. МоскваМосковский банк Сбербанка России ОАО г. МоскваБИК 044525225к/с 30101810400000000225р/с 40702810638180134443

Счет № Ж1339 « » 2014 г.

Предмет счета Kоличествокомплектов

Цена,руб.

Сумма,руб.

Подписка на комплект журналов*на II полугодие 2014 года (июль – декабрь):«Современные технологии делопроизводства и документооборота»«Справочник секретариата и офис-менеджера»«Секретариат в вопросах и ответах» * Все журналы комплекта выходят ежемесячно, 6 номеров

1 8700-00 8700-00

НДС 10% 870-00

Всего к оплате 9570-00

Всего к оплате: Девять тысяч пятьсот семьдесят рублей рублей 00 копеек

Генеральный директор М.А. Межанский

Главный бухгалтер А.П. Игнатова

НДС 10%

Всего к оплате

ек

Подпискана II полугодие 2014 годаСертификат на индивидуальную консультациюэкспертов журнала в подарок

Подпишитесь на журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»так, как вам удобно

ПО СЧЕТУНА C. 1

• Подписывайтесь выгодно

• Участвуйте в акциях

ПО ТЕЛЕФОНУ8 (495) 937-9082

• Обсудите все детали с менеджером

ПО ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ ap@mcfr.ru

• Подписывайтесь в любое время

В АЛЬТЕРНАТИВНОМ АГЕНТСТВЕвашего города

• Выбирайте способ доставки

НА САЙТЕwww.proflit.ru/officework/

• Быстро и без лишних слов

В ПОЧТОВОМ ОТДЕЛЕНИИ

«Роспечать» – 81321 «Почта России» – 99744«Пресса России» – 44735

Реклама

№ 5, 2014

Редакционная кол ле гия

В.И. Андреева –научный редактор журнала, канд. ист. наук, проф. кафедры трудового права и права социального обеспечения Российской академии правосудия

Е.В. Богданова –главный редактор Издательского дома МЦФЭР

Л.М. Вялова –канд. ист. наук, доц. кафедры документоведенияРоссий ского государственного гуманитарного университета

В.П. Козлов –д-р ист. наук, проф. Российского государственного гуманитарного университета

М.В. Ларин –д-р ист. наук, проф., директор ВНИИДАД

Н.С. Медведева –руководитель аппарата генерального директора ЗАО «МЦФЭР»

Л.В. Санкина –канд. ист. наук, доц. кафедры документоведения Россий ского государст венного гуманитарного университета

4 Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru

PRO-СЕКРЕТАРИАТЗайцева Н.А.

8 ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: КАК РАССТАВИТЬ ПРИОРИТЕТЫ И ВСЕ УСПЕТЬКак сделать так, чтобы вами не управля-ли случайности? Основные принципы тайм-менеджмента. Каким должен быть результат работы, на выполнение которой вы трати-те время? Расставьте приоритеты при рас-пределении рабочего времени. Правила, ко-торых необходимо придерживаться при планировании. Что такое график индивиду-альной работоспособности? Умеете ли вы эффективно отдыхать и восстанавливаться? Помните, без четкого и осознанного плани-рования рабочего и личного времени невоз-можно стать успешным и эффективным спе-циалистом!

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОКожанова Е. Н.

20 УНИЧТОЖАЕМ ДОКУМЕНТЫ С ИСТЕКШИМИ СРОКАМИ ХРАНЕНИЯЧто делать с документами, срок хранения ко-торых истек? Шаги, которые нужно пред-принять для того, чтобы уничтожить дела с истекшими сроками хранения. Выбор дел с истекшими сроками хранения. Что такое экспертиза ценности и как функционирует экспертная комиссия? Как оформляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежа-щих хранению?

ШКОЛА ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

СЕКРЕТАРЯАндреева В.И.

30 ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОГО ДОГОВОРА ПО П. 11 Ч. 1 СТ. 83 ТК РФЕсли уволенный работник по решению су-да восстановлен на работе, то когда он может вновь выйти на работу? Обжалование решения суда работодателем. В течение какого срока можно обратиться в суд кассационной инстан-ции? Срок кассационного обжалования. Ког-да вступает в законную силу постановление или определение суда кассационной инстан-ции? Обязан ли работодатель предлагать ра-ботнику, увольняемому по п. 11 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, имеющиеся в организации вакант-ные должности?

Янковая В.Ф.

38 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ. АКТКакие существуют разновидности акта? Отдельные разновидности актов имеют особенности составления и оформления, для многих разновидностей есть унифи-цированные формы, утвержденные нор-мативными актами и обязательные для применения. Обязательные реквизиты ак-та. Включается ли в текст акта указание о количестве составленных экземпляров акта и их местонахождении? Кем подпи-сывается и с кем согласовывается этот до-кумент? Способы утверждения этого до-кумента

8 ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯПЕРСОНА

20 УНИЧТОЖАЕМ ДОКУМЕНС ИСТЕКШ

30 ПРЕКРАЩЕНИЕ ТРУДОВОДОГОВО

38 ИНФОРМАЦИОННО-СПРДОКУМЕ

Справочник секретаря и офис-менеджера • №5 2014

5Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru

ВОПРОС-ОТВЕТ

44

Вы устроились на работу, но в коллективе есть человек, который вас категорически не принимает, – что делать? Есть ли какие-то способы скорректировать его поведение, чтобы не слышать в свой адрес необоснованные придирки? Можно ли исправить манипулятора? Стратегии работы с манипуляциями. Какие виды флешек бывают и чем они отличаются друг от друга? Разнообразие имеющихся на рынке USB-флеш-накопителей поражает воображение. На что следует обратить внимание при выборе флешки? Три важных параметра: объем памяти, скорость передачи данных, внешний вид

СЕМИНАР НА РАБОЧЕМ МЕСТЕБадя Т.П.

54 7 ПРОСТЫХ СПОСОБОВ КОНЦЕНТРАЦИИ ВНИМАНИЯ(Эффективная работа с информацией)

Как научиться удерживать внимание на чем-то одном, когда вокруг так мно-го отвлекающих факторов? Тест для опре-деления уровня концентрации внимания. Правила улучшения концентрации внима-ния. Как настроиться на активную деятель-ность? Куда вы направляете свое внимание? Контролируем свои мысли. Техники и ме-тоды для повышения продуктивности ва-шей работы

Иголкина И.Н.

59 М НОГОЗАДАЧНОСТЬ ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ: 7 ШАГОВ К СПАСЕНИЮ(Школа практической психологии)

Что такое многозадачность? Пытаясь спра-виться с многозадачностью, вы тут же

сталкиваетесь с множеством новых про-блем. Что же это за проблемы? И как их ре-шать? Какие дела следует делать самому, а какие необходимо перепоручать другим сотрудникам? Можно ли делать больше од-ного дела одновременно? Как бороться с многозадачностью? Секреты правильно-го использования многозадачности в вашей работе

Блех И.А.

68 СПОРТ ПО-АНГЛИЙСКИ (Деловой английский язык для секретаря)

Знаете ли вы обычаи и традиции страны из-учаемого языка, без которых невозможна адекватная межкультурная коммуникация? Какое отношение имеет спорт к деловому ан-глийскому языку и переговорам? Правила ви-дов спорта, которые пользуются большой популярностью за рубежом, но у нас вызыва-ют легкое чувство недоумения: американский футбол, бейсбол и гольф. На какие еще виды спорта стоит обратить внимание для поддер-жания разговора на спортивную тему?

КРАСОТА И ЗДОРОВЬЕСосновская Е.В.

74 ЖЕНСКИЕ РОЛЕВЫЕ АРХЕТИПЫ И АКТУАЛЬНЫЕ СТИЛИ ОДЕЖДЫ ДЛЯ КАЖДОГО ИЗ НИХЧто такое ролевые архетипы и как они вли-яют на ваш персональный стиль и манеру одеваться? Восемь ролевых архетипов-бо-гинь: Афина, Артемида, Гера, Деметра, Ко-ра-Персефона, Афродита, Гестия, Геката. Какие черты присущи всем архетипам и ка-кие стили одежды характерны для каж-дого из них? Игра в переодевание увлечет вас, поможет глубже познать себя, выявить скрытые таланты. Не забывайте следить при этом за соответствием наряда обстановке и ситуации!

44 Вы устроились на работу, но в к

54 7 ПРОСТЫХ СПОСОБОВКОНЦЕНТ

59 М НОГОЗАДАЧНОСТЬПОМОЩ

68 СПОРТ ПО-АНГЛИЙСКИ (Д й

74 ЖЕНСКИЕ РОЛЕВЫЕ АРХЕИ АКТУАЛ

Содержание

6 Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru

УВАЖАЕМЫЕ ЧИТАТЕЛИ!

Для более удобной работы со статьями редакция журнала «Справочник секретаря и офис-менеджера» вводит следующие условные обо зна че ния:

обратите внимание

на заметку

запишите важную информацию

типичная ошибка

вопрос

пришлите ответ на задание

читайте на порталеPRO-Секретариат

ЭЛЕКТРОННЫЙ ОФИСКожанова Е. Н.

84 СОЗДАНИЕ КОНВЕРТОВ В ПРОГРАММЕ MS WORDКак решить задачи по оптимизации поч-товых отправлений? Создание конвертов по списку рассылки. Лист списка рассыл-ки. Редактирование настроек форматирова-ния текста. Работа по созданию конвертов в программе Word только кажется сложной. На самом деле это очень просто, а время, сэкономленное благодаря знанию этой функции, – бесценно!

89 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

91 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ ИЗ № 4

93 ОТВЕТЫ НА ЗАДАНИЯ ПРАКТИКУМА

484 СОЗДАНИЕ КОНВЕРТОВВ ПРОГРАМ

89 ДОМАШНЕЕ ЗАДАНИЕ

91 ОТВЕТ НА ДОМАШНЕЕ ЗАИЗ № 4

93 ОТВЕТЫ НА ЗАДАНИЯПРАКТИКУ

Н.А. ЗАЙЦЕВАТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ ПЕРСОНАЛЬНОГО ПОМОЩНИКА: КАК РАССТАВИТЬ ПРИОРИТЕТЫ И ВСЕ УСПЕТЬ

Время летит – это плохая новость. Хорошая новость – вы пилот своего времени.

Майкл Альтшулер, американский бизнес-тренер, спикер

PRO-Секретариат

8 Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru

© Н.А. Зайцева, 2014

Тайм-менеджментдля персонального помощника:как расставить

приоритеты и все успеть

З ачастую многими сотрудниками, в т. ч. персональными помощника-ми руководителей и секретарями, «управляют» случайности. После-довательность действий сотрудников обычно определяется внешними факторами – распоряжениями руководства, просьбами коллег и т. д. Вместе с тем без четкого и осознанного планирования рабочего

и личного времени невозможно стать успешным и эффективным специалистом.

Принципы тайм-менеджмента

Применяя тайм-менеджмент, рекомендуется учитывать несколь-ко принципов.

Первый ‒ необходимо иметь понимание того, каким дол-жен быть результат работы, на выполнение которой вы тратите время.

Что же нужно предпринять, чтобы рациональнее использовать свое время? Прежде всего следует понять, что означает для вас само это по-нятие – «рациональное использование времени». Рациональное с точ-ки зрения кого? Вас или вашего руководства?

Скорее всего, ваш ответ будет связан с тем, что при рациональ-ном использовании рабочего и личного времени вы успеваете выпол-нять больше дел в срок и на высоком профессиональном уровне.

Поэтому надо четко понимать, что является критерием «высоко-го профессионального уровня» и что означает «в срок». Многие ру-ководители недовольны качеством работы своих персональных по-мощников и секретарей из-за того, что их не устраивают результаты работы. Разрыв в качестве происходит потому, что руководитель не-достаточно четко ставит задачу перед сотрудником, думая, что со-трудник и так все должен знать, а сотрудник не всегда имеет возмож-ность уточнить критерии успешности реализации задачи и выполняет ее так, как сам понял.

Н.А. ЗАЙЦЕВА,

д-р экон. наук, профес-сор, бизнес-тренер компании «Ораторика»

Справочник секретаря и офис-менеджера • №5 2014

9Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru

В качестве примера можно привести ситуацию, с которой я столкнулась совсем недавно, когда в ответ на возражение подчиненного о том, что при постановке задачи отдельные ее аспекты, важные для руководителя, даже не обсуждались, сам руководитель сказал: «Ну я же вам отправил небольшое письмо-задание, в котором намекал, как надо делать эту работу». К сожалению, помощник руководителя такой расплывчатой постановки задачи не понял и выполнил задание не так, как «намекал» его начальник.

Причины, по которым руководители не хотят тратить свое время на более подробное описание задач подчиненным, связаны с так назы-ваемой «лестницей компетентности». Она состоит из четырех ступеней.

Первая ступень – «неосознанная некомпетентность». Человек еще сам не понимает, что он чего-то не знает или не умеет. По сути, все мы находимся на этом этапе в отношении видов деятельности, ко-торые никогда не выполняли и не пробовали выполнять.

Совершив ошибку и признав ее, человек переходит на следую-щую ступень ‒ «осознанная некомпетентность». Теперь он понима-ет, что чего-то не умеет, и начинает учиться или искать дополнитель-ную информацию. Однако дальнейшее развитие произойдет только при наличии определенной мотивации:

если человеку не интересно достигать успеха в этой деятельности, он просто ограничится осознанием своей некомпетентности.

На третьей ступени ‒ «осознанная компетентность» ‒ человек приобретает определенные знания и умения. Он сосредоточенно осу-ществляет каждое действие, постоянно контролируя его результаты.

Так, человек, только получивший права на вождение автомобиля, чаще оценивает свои действия на соответствие правилам дорожного движения и тому, чему его учил инструктор.

Если выполнять постоянно в течение длительного времени ка-кую-либо работу, умение доводится до автоматизма, т. е. формируется устойчивый навык, который на этой ступени становится неосознанным (результаты исследований показывают, что для формирования навыка необходимо отрабатывать те или иные действия как минимум в тече-ние 21 дня). Это означает, что сотрудник перешел на высший уровень – «неосознанная компетентность».

Так, водитель «со стажем» управляет автомобилем, что называется, «на автомате», т. е. не задумываясь о том, правильным ли является то или иное действие или нет. Свою модель поведения за рулем

PRO-Секретариат

10 Дополнительную информацию читайте на www.sekretariat.ru

он отработал еще на предыдущей ступени и теперь только использует ее, причем уже неосознанно.

Подобным образом руководитель, много раз решая сложные зада-чи и приобретая уже автоматический навык их выполнения, не видит для себя необходимости в том, чтобы «разжевывать» каждое новое за-дание подчиненному.

Руководитель дает поручение своему помощнику – сотруднице, которая работает в компании около месяца: решить вопрос с оплатой штрафов по автомобилям, состоящим на балансе организации. Руководителю все понятно – к кому обращаться за информацией и как конкретно решить этот вопрос, поэтому он не считает нужным объяснять это сотруднице. А вот она в замешательстве – на балансе компании более 20 машин, которые закреплены за разными структурными подразделениями, а единая транспортная служба отсутствует. В итоге она начинает обращаться за информацией в каждое из структурных подразделений, чтобы выяснить, по каким машинам есть штрафы, а по каким нет. Руководитель недоволен тем, что сотрудник так много времени тратит на эту работу, если можно все решить гораздо проще и получить практически полную информацию в бухгалтерии.

А вся проблема в этом примере заключается в том, что руково-дитель и его помощник находятся на разных уровнях лестницы ком-петенций и разрыв составляет более одного уровня. В этом случае получается «разговор глухого с немым». Чтобы руководитель и его под-чиненный понимали друг друга, разрыв в уровнях лестницы компе-тенций должен составлять не более двух, в идеале – одну ступень. Именно поэтому грамотные руководители либо уточняют у сотруд-ника, как он понял задачу (что конкретно тебе надо сделать, в какие сроки, к кому следует обратиться за дополнительной информацией в случае необходимости, что должно получиться в результате выпол-нения этой задачи и т.  д.), либо поручают решение задачи другому сотруднику, более компетентному, чем данный подчиненный, нахо-дящемуся, например, не на четвертой, а на третьей ступени «лестни-цы компетенций».

Так как виноватым в ситуациях, когда руководитель не желает тра-тить свое время на разъяснение задачи сотруднику, чаще всего все равно оказывается подчиненный, самому сотруднику следует научиться гра-мотно «снимать» задачу с руководителя. В результате такой «обратной связи наоборот» (по всем правилам менеджмента построение обрат-ной связи ‒ это компетенция руководителя) сотрудник должен суметь из краткой беседы с руководителем понять, что именно будет критери-ем успешности выполнения конкретной задачи, а также извлечь дру-