1С:Аренда и управление недвижимостью

1www.ultraunion.ru

Совместное решение фирмы 1С и компании ЭЛИАС ВЦ

1С:Аренда и управление недвижимостьюПрезентация Продукта

1С:Аренда и управление недвижимостьюПрезентация Продукта

2www.ultraunion.ru

Программа предназначена для повышения эффективности бизнеса компаний сферы коммерческой недвижимости за счет автоматизации процессов по управлению арендой и эксплуатацией недвижимости

Программа обеспечивает комплексное решение задач управленческого, бухгалтерского и налогового учета

«1С:Аренда и управление недвижимостью» – совместное отраслевое решение фирмы "1С" и компании "ЭЛИАС ВЦ"

При разработке продукта был обобщен опыт создания и успешной эксплуатации автоматизированных систем управления в организациях, работающих в сфере аренды и эксплуатации недвижимости

ПРЕДНАЗНАЧЕНИЕ ПРОГРАММЫ

3www.ultraunion.ru

Собственники коммерческой недвижимости

Управляющие компании

Строительные, девелоперские компании

ЦЕЛЕВАЯ АУДИТОРИЯ

4www.ultraunion.ru

Программа позволяет эффективно управлять недвижимостью разных типов, в том числе:

бизнес-центры

складские комплексы

торговые центры

рынки

ТИПЫ НЕДВИЖИМОСТИ

5www.ultraunion.ru

Большинство компаний, деятельность которых связана с арендой и эксплуатацией недвижимости, сталкиваются с такими сложностями как:

низкий уровень автоматизации процессов

разобщенность информации

дублирование данных сложность подготовки консолидированной отчетности

низкая скорость обмена информацией внутри компании

низкая скорость подготовки отчетности сложности с достоверностью отчетов

большой объем ручной работы высокая вероятность ошибок

ТИПОВЫЕ ПРОБЛЕМЫ

6www.ultraunion.ru

Зачастую каждое подразделение компании для решения своих задач зачастую использует свой набор программного обеспечения

Следствие – «зоопарк» программ

Типичная картина – отдел бухгалтерского учета работает с программой «1С:Бухгалтерия», отдел аренды со стандартными офисными приложениями.

ТИПИЧНАЯ КАРТИНА

7www.ultraunion.ru

Как показывает практика, самая распространенная в российских компаниях программа для управления недвижимостью – Microsoft ® Excel ®

Но использование электронных таблиц:

делает невозможным или крайне неудобным ведение истории изменения данных, например – договорных отношений с клиентами

влечет большие временные затраты на подготовку сложных отчетов

отсутствие единого стандарта хранения и регистрации данных приводит к тому, что содержимое файла с данными понятно только автору этого файла

вызывает большие сложности при объединении данных разных сотрудников или подразделений

EXCEL!?

8www.ultraunion.ru

Рост клиентской базы и количества объектов, находящихся в управлении неизбежно вызывают:

увеличение времени подготовки первичной документации

увеличение времени формирования отчетных данных

Руководство вынуждено расширять штат сотрудников

Сотрудники большую часть времени тратят на механическую работу – сбор и обработку информации, в ущерб анализу и управлению

КОГДА ДАННЫХ МНОГО

9www.ultraunion.ru

Несовершенство информационного обеспечения в конечном итоге влечет:

увеличение расходов

снижение качества обслуживания клиентов

снижение эффективности использования объектов недвижимости

снижение рентабельности компании в целом

ЧТО В ИТОГЕ?

10www.ultraunion.ru

Выход из ситуации – развитие информационного обеспечения компании, интеграция различных департаментов в рамках единой информационной системы

Система должна быть:

комплексной, обеспечивающей решение разных учетных и управленческих задач

должна иметь конкретную отраслевую направленность – управление арендой и эксплуатацией недвижимости

ЧТО ДЕЛАТЬ?

11www.ultraunion.ru

Внедрение комплексной отраслевой информационной системы позволит обеспечить:

единую методику регистрации и единое хранилище данных

оперативный доступ к данным других подразделений

высокую скорость формирования и достоверность отчетов, в том числе консолидированных по разным направлениям

снижение влияния «человеческого фактора»

высокую скорость обработки данных

сокращение объема ручной работы

ЧТО ЭТО ДАСТ?

12www.ultraunion.ru

В конечном итоге информационная система обеспечивает компании следующие преимущества:

сотрудники и руководство компании получают возможность уделять анализу данных и управлению существенно большее количество времени

увеличивается оперативность реагирования на изменение ситуации

повышается эффективность использования объектов недвижимости

повышается качество работы с клиентами

снижаются затраты на обработку данных

повышается прибыльность компании в целом

В КОНЕЧНОМ ИТОГЕ

13www.ultraunion.ru

1С:Аренда и управление недвижимостью – комплексная информационная система

поддерживает все виды учета: управленческий, оперативный, бухгалтерский, налоговый

объединяет все подразделения компании

обладает отраслевой направленностью – управление арендой и эксплуатацией недвижимости

1С:АРЕНДА И УПРАВЛЕНИЕ НЕДВИЖИМОСТЬЮ

14www.ultraunion.ru

ОСНОВА ПРОДУКТА

15www.ultraunion.ru

АРЕНДА И УПРАВЛЕНИЕ НЕДВИЖИМОСТЬЮ

УПРАВЛЕНИЕРЕЕСТРОМ ОБЪЕКТОВ

НЕДВИЖИМОСТИ

УПРАВЛЕНИЕДОГОВОРАМИ АРЕНДЫ

УПРАВЛЕНИЕВЗАИМОРАСЧЕТАМИ ПО

АРЕНДЕ

УПРАВЛЕНИЕЭКСПЛУАТАЦИЕЙ ОБЪЕКТОВ

НЕДВИЖИМОСТИ

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

16www.ultraunion.ru

Ведение иерархического справочника объектов недвижимости с возможностью добавления произвольных характеристик и привязки

любых электронных документов

Быстрая загрузка планов размещения объектов с помощью сканера (например, на основе плана БТИ)

Оперативный просмотр размещения объекта недвижимости на плане

Регистрация произвольных статусов объектов недвижимости на заданный период – свободен, в резерве, на ремонте, арендуется и т.п.

Формирование реестра объектов недвижимости

УПРАВЛЕНИЕ РЕЕСТРОМ ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ

17www.ultraunion.ru

ОБЪЕКТЫ НЕДВИЖИМОСТИ

18www.ultraunion.ru

После размещения картинки с планом на листе Excel выполняется ее разметка – выделение и присвоение имен объектам, которыми необходимо управлять

После окончания разметки объекты можно автоматически загрузить в базу 1С

План размещения объектов настраивается с помощью Microsoft ® Excel ®. За основу берется изображение со схемой расположения объектов (например, отсканированный план БТИ)

РАБОТА С ПЛАНОМ РАЗМЕЩЕНИЯ ОБЪЕКТОВ

19www.ultraunion.ru

Расположение объекта на плане можно оперативно просмотреть непосредственно из карточки объекта

ОПЕРАТИВНЫЙ ПРОСМОТР ОБЪЕКТА НА ПЛАНЕ

20www.ultraunion.ru

Система позволяет регистрировать произвольные статусы объектов. В дальнейшем эту информацию можно отслеживать как непосредственно в списке объектов, так и в табличных и графических отчетах.

РЕГИСТРАЦИЯ ПРОИЗВОЛЬНЫХ СТАТУСОВ ОБЪЕКТОВ

21www.ultraunion.ru

Реестр объектов недвижимости отображает развернутую информацию по объектам, их свойствам и характеристикам, статусам и связанным с объектами услугам

РЕЕСТР ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ

22www.ultraunion.ru

Возможность разделять арендную плату на постоянную (аренда помещений) и переменную (тарифицируемые услуги) части

Гибкое управление ставками и тарифами на услуги, хранение истории изменения ставок и тарифов

Формирование графической отчетности, содержащей планы размещения объектов, с цветовым выделением объектов в зависимости от их статуса и отображением необходимой

информации по арендаторам

Учет первичных документов по договорам аренды («Заключение договора аренды», «Дополнительное соглашение» и т.п.)

Использование произвольных шаблонов в формате Microsoft ® Word ® для печати первичных документов

Использование в договорах специальных курсов валют (валютный коридор, курс ЦБ плюс заданный процент, фиксированный курс)

Групповая пролонгация договоров аренды

Формирование реестра договоров и другой аналитической отчетности

УПРАВЛЕНИЕ ДОГОВОРАМИ АРЕНДЫ

23www.ultraunion.ru

В документе Заключение договора аренды указываются все условия договора с арендатором

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ДОГОВОРА АРЕНДЫ

24www.ultraunion.ru

Услуги, относящиеся к постоянной части, указываются на отдельной закладке

Программа позволяет для каждой услуги настроить свой способ расчета: например, по ставке за квадратный метр или за объект в целом, привязать ставку к месяцу, году или другому периоду

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

25www.ultraunion.ru

Для каждой услуги можно указать график изменения ставок или фиксированную ставку

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

26www.ultraunion.ru

Тарифицируемые (переменные) услуги указываются на соответствующей закладке

К услуге можно привязать счетчик, а также указать коэффициент отнесения показаний счетчика на данного арендатора

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ АРЕНДНОЙ ПЛАТЫ

27www.ultraunion.ru

В договоре могут быть указаны условия внесения обеспечительного платежа (депозита)

ОБЕСПЕЧИТЕЛЬНЫЙ ПЛАТЕЖ (ДЕПОЗИТ)

28www.ultraunion.ru

Отдельно в договоре указываются параметры начисления пени за просрочку платежаВ дальнейшем расчет пени может быть выполнен автоматически

ПЕНИ ЗА ПРОСРОЧКУ ПЛАТЕЖЕЙ

29www.ultraunion.ru

Для услуг, начисляемых в валюте или условных единицах, могут быть заданы специальные курсы валютМожно задать либо фиксированный курс...

...либо расчетный курс по отношению к курсу ЦБ с возможностью указания границ валютного коридора

СПЕЦИАЛЬНЫЕ КУРСЫ ВАЛЮТ

30www.ultraunion.ru

К документу заключения договора могут быть привязаны произвольные электронные документы – отсканированные копии подписанных договоров, файлы с текстами договоров и т.п.

ПРИВЯЗКА ПРОИЗВОЛЬНЫХ ФАЙЛОВ

31www.ultraunion.ru

Microsoft Word

Договоры аренды и другие первичные документы можно формировать по шаблонам на основе Microsoft ® Word ®

ПЕЧАТЬ ДОГОВОРОВ ПО ШАБЛОНАМ Microsoft ® Word ®

32www.ultraunion.ru

Для удобной настройки шаблонов Microsoft ® Word ® предусмотрена специальная форма

НАСТРОЙКА ШАБЛОНОВ Microsoft ® Word ®

33www.ultraunion.ru

Если с течением времени в договор требуется внести изменения (изменить ставки по услугам, срок действия услуг, добавить новые услуги и т.п.), то эти изменения отражаются документом Дополнительное соглашение

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ К ДОГОВОРУ АРЕНДЫ

34www.ultraunion.ru

Для отражения фактов передачи площадей арендатору и возврата от арендатора служат соответственно документы Акт приема-передачи и Акт приема-возврата помещений

АКТЫ ПРИЕМА-ПЕРЕДЧИ И ПРИЕМА-ВОЗВРАТА ПОМЕЩЕНИЙ

35www.ultraunion.ru

Система позволяет выполнить автоматическую пролонгацию договоров с учетом заданных критериев отбора

ГРУППОВАЯ ПРОЛОНГАЦИЯ ДОГОВОРОВ

36www.ultraunion.ru

Программа позволяет получить данные об использовании площадей в графическом виде, на основе планов размещения объектов

Соответствие цвета раскраски помещений статусам объектов недвижимости пользователь может установить по своему усмотрению

ГРАФИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ ОБ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ПЛОЩАДЕЙ

37www.ultraunion.ru

Диаграмма состояний объектов недвижимости позволяет проанализировать использование объектов с привязкой к шкале времени. В частности, отчет наглядно отображает периоды простоя объектов.

ДИАГРАММА СОСТОЯНИЙ ОБЪЕКТОВ

38www.ultraunion.ru

Развернутая информация об истории использовании объектов недвижимости отражается в специальном отчете

ИСТОРИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ

39www.ultraunion.ru

Возможность ведения взаиморасчетов с арендаторами в разрезе договоров аренды, периодов оплаты, услуг, объектов аренды и счетов

Расчет оплаты за тарифицируемые услуги с учетом показаний счетчиков

Пакетное формирование и печать документов по начислению арендной платы

Расчет суммы пеней по различным алгоритмам

Учет залоговых (депозитных) платежей

Анализ эффективности использования площадей

Планирование платежей, проведение план-фактного анализа

Учет расчетов с собственниками объектов недвижимости по агентской схеме

УПРАВЛЕНИЕ ВЗАИМОРАСЧЕТАМИ ПО АРЕНДЕ

40www.ultraunion.ru

Детализация и периодичность расчетов могут быть указаны индивидуально для каждого клиента в карточке договора

НАСТРОЙКА АНАЛИТИКИ ДЛЯ РАСЧЕТОВ

41www.ultraunion.ru

Основными документами подсистемы взаиморасчетов с арендаторами являются Счет на аренду...

ДОКУМЕНТЫ ДЛЯ РАСЧЕТОВ С АРЕНДАТОРАМИ

42www.ultraunion.ru

...и Начисление арендной платы, с помощью которого осуществляется отражение задолженности клиента в учете


43www.ultraunion.ru

Начисление может быть заполнено в соответствии с ранее сформированными счетами


44www.ultraunion.ru

Если счета ранее не выставлялись, то начисление арендной платы может быть заполнено автоматически по данным договоров аренды и зарегистрированным в программе объемам потребления тарифицируемых услуг


45www.ultraunion.ru

В программе предусмотрен ряд обработок для формирования документов в пакетном режиме

Обработка группового выставления счетов позволяет оперативно сформировать счета на арендную плату как по всем арендаторам и объектам, так и с произвольными критериями отбора

ПАКЕТНОЕ ФОРМИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ

46www.ultraunion.ru

Сформированные документы отображаются на специальной закладке формы, где их можно просмотреть и распечатать в групповом режиме


47www.ultraunion.ru

Обработка группового начисления арендной платы позволяет за минимальное время создать большой массив документов по отражению в учете оказанных арендаторам услуг


48www.ultraunion.ru

Счета-фактуры для документов начисления арендной платы также могут быть сформированы автоматически


49www.ultraunion.ru

Для учета объемов потребления тарифицируемых услуг используется документ Акт снятия показаний счетчика

ТАРИФИЦИРУЕМЫЕ УСЛУГИ

50www.ultraunion.ru

Документ поддерживает два режима заполнения: заполнение всех услуг выбранного арендатора и заполнение всех арендаторов, использующих выбранную услугу


51www.ultraunion.ru

Также документом предусмотрено автоматическое распределение общей суммы затрат или объемов потребления услуг. Такое распределение может быть выполнено разными способами.


52www.ultraunion.ru

Для выставления счета на оплату пени за просроченные платежи используется документ Счет на аренду, в котором необходимо выбрать вид операции Оплата пени

Документ может быть заполнен автоматически в соответствии с условиями, указанными при заключении договора

ПЕНИ

53www.ultraunion.ru

Для начисления пени в программе предусмотрен одноименный документ

Документ может быть введен на основании счета или заполнен автоматически

ПЕНИ

54www.ultraunion.ru

Для начисления пени по всем договорам или по договорам, отвечающим заданным критериям отбора, предусмотрена обработка Групповое начисление пени

ПЕНИ

55www.ultraunion.ru

Для отражения поступлений и возвратов денежных средств по услугам аренды используются типовые банковские и кассовые документы

В документе необходимо установить признак платежа за услуги аренды и заполнить необходимую аналитику по взаиморасчетам с клиентом

УЧЕТ ПЛАТЕЖЕЙ ЗА УСЛУГИ

56www.ultraunion.ru

Оплата депозита регистрируется типовыми банковскими и кассовыми документами, в которых устанавливается соответствующий признак. При этом депозит может быть отнесен на произвольный счет.

ДЕПОЗИТ (ОБЕСПЕЧИТЕЛЬНЫЙ ПЛАТЕЖ)

57www.ultraunion.ru

Депозит может быть зачтен при начислении арендной платы за очередной период. Для этого в документе начисления необходимо установить соответствующий признак

ДЕПОЗИТ (ОБЕСПЕЧИТЕЛЬНЫЙ ПЛАТЕЖ)

58www.ultraunion.ru

Для анализа взаиморасчетов с арендаторами предназначен Отчет по начислениям и выплатам арендной платы

ОТЧЕТНОСТЬ ПО ВЗАИМОРАСЧЕТАМ С АРЕНДАТОРАМИ

59www.ultraunion.ru

Программа позволяет вести расчеты с собственниками объектов недвижимости,

используя агентскую схему отношений, при которой собственник является принципалом, а организация – агентом, оказывающим услуги

клиентам по предоставлению в аренду объектов недвижимости собственника.

Аналогичная схема используется при заключении договоров субаренды.

РАСЧЕТЫ С СОБСТВЕННИКОМ ПО АГЕНТСКОЙ СХЕМЕ *

60www.ultraunion.ru

Для объектов недвижимости и услуг, учитываемых по агентской схеме, в документе начисления арендной платы автоматически заполняется собственник объекта (принципал) и договор


61www.ultraunion.ru

Для расчета агентского вознаграждения используется документ Отчет комитенту (принципалу)


62www.ultraunion.ru

Для анализа выручки по оказанным услугам используется отчет

Продажи по аренде

АНАЛИЗ ПРОДАЖ

63www.ultraunion.ru

В отчете Расходы на оплату коммунальных услуг отображаются

объемы потребления тарифицируемых услуг

РАСХОДЫ НА ОПЛАТУ КОММУНАЛЬНЫХ УСЛУГ

64www.ultraunion.ru

В отчете Анализ эффективности использования площадей отображается информация по объемам выручки, обороту используемых площадей, коэффициентам эффективности использования площадей.

Здесь же выполняется расчет финансовых потерь от простаивания объектов

АНАЛИЗ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПЛОЩАДЕЙ

65www.ultraunion.ru

Система позволяет выполнять планирование ожидаемых платежей по услугам аренды.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПЛАТЕЖЕЙ

66www.ultraunion.ru

Сводная информация по запланированным платежам может быть получена с помощью отчета Планируемые поступления денежных средств


67www.ultraunion.ru

План-фактный анализ поступления денежных средств проводится с помощью соответствующего отчета


68www.ultraunion.ru

Планирование мероприятий по обслуживанию объектов недвижимости

Оформление и контроль заявок на обслуживание

Расчет сметы по материалам и работам

Учет фактических затрат на эксплуатацию

Учет услуг подрядных организаций по выполнению техобслуживания

Ведение истории мероприятий по техобслуживанию

Планирование и проведение план-фактного анализа затрат на эксплуатацию

УПРАВЛЕНИЕ ЭКСПЛУАТАЦИЕЙ ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ

69www.ultraunion.ru

В карточке объекта недвижимости хранится перечень конструктивных

элементов и инженерных систем объекта

ЭЛЕМЕНТЫ ОБЪЕКТОВ НЕДВИЖИМОСТИ

70www.ultraunion.ru

Для календарного планирования технической эксплуатации предназначен документВвод параметров эксплуатации объектов

В документе для каждого элемента объекта недвижимости указываются все необходимые комплексы работ по его технической эксплуатации

К каждому комплексу работ привязывается смета по расходным материалам и смета по работам

Смета по расходным материалам хранится в поле Спецификация

ПЛАНИРОВАНИЕ ТЕХНИЧЕСКОЙ ЭКСПЛУАТАЦИИ

71www.ultraunion.ru

Смета по работам хранится в поле Технологическая карта


72www.ultraunion.ru

Каждому комплексу работ может быть назначено расписание выполнения


73www.ultraunion.ru

Задание на выполнение работ и контроль за ходом их выполнения осуществляется с помощью документа Заявка на обслуживание

Заявка имеет статус, который позволяет отслеживать ход ее исполнения

ОФОРМЛЕНИЕ ЗАЯВОК НА ОБСЛУЖИВАНИЕ

74www.ultraunion.ru

Для сводного анализа состояния исполнения заявок предназначен отчет Реестр заявок на эксплуатацию


75www.ultraunion.ru

Заявки могут вводиться как вручную, например, при обращении арендатора...

...так и автоматически, с помощью групповой обработки, которая генерирует пакет заявок в соответствии с заданными параметрами эксплуатации


76www.ultraunion.ru

Фактическое выполнение работ и списание материалов производится с помощью документа Выполнение работ по обслуживанию, который может быть введен на основании заявки

ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ ПО ОБСЛУЖИВАНИЮ

77www.ultraunion.ru

Ведомость по заявкам на эксплуатацию позволяет получить сведения о количестве запланированных и фактических потраченных/выполненных материалах/работах

АНАЛИЗ ЗАТРАТ НА ЭКСПЛУАТАЦИЮ

78www.ultraunion.ru

Сводная информация о финансовых затратах на эксплуатацию отображается в отчетеСведения о расходах на эксплуатацию объектов аренды

АНАЛИЗ ЗАТРАТ НА ЭКСПЛУАТАЦИЮ

79www.ultraunion.ru

Система позволяет выполнять сценарное планирование затрат на эксплуатацию

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАТРАТ НА ЭКСПЛУАТАЦИЮ

80www.ultraunion.ru

План-фактный анализ позволяет сравнить запланированные и фактические затраты

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАТРАТ НА ЭКСПЛУАТАЦИЮ

81www.ultraunion.ru

Преимущества поставки решения «Аренда и управление недвижимостью» для «1С:Управление производственным

предприятием 8»

ПОСТАВКА ДЛЯ УПП

82www.ultraunion.ru

Сбор и хранение информации о клиентах

Управление отношениями с клиентами (CRM)

Эффективность работы менеджеров Классификация клиентов

Взаимодействие с клиентами по электронной почте Анализ эффективности контактов

ПРЕИМУЩЕСТВА ПОСТАВКИ ДЛЯ УПП

83www.ultraunion.ru

Планирование движения денежных средств, доходов и расходов компании

Бюджетирование

Контроль исполнения бюджета

Бюджетная отчетность

Бюджеты


84www.ultraunion.ru

Оперативное планирование поступлений и расходов денежных средств

Казначейство

Согласование заявок на расходование денежных средств

Резервирование денежных средств


85www.ultraunion.ru

Ведение финансового учета и подготовка финансовой отчетности в соответствии с МСФО;

МСФО

Трансляция (перенос) проводок из подсистемы бухгалтерского учета по правилам, которые могут гибко настраиваться пользователем;

Параллельное ведение учета по российским и международным стандартам


86www.ultraunion.ru

Спасибо за внимание

По вопросам сотрудничества и технической поддержки можно обращаться по следующим координатам:

Правообладатель: Разработчик:

ЗАО «1С»тел. (495) 737-92-57,127018, Москва, ул.Селезневская, д[email protected]

Компания «ЭЛИАС»: тел. (495) 619-04-08, 619-41-08127276, Москва, Марфинский проезд, д[email protected]

Documents

1С:Аренда и управление недвижимостью