La Estructura y Organizacin de Archivos

Archivo

Estructura

Sustenta toda propuesta en materia de organizacin y consulta de fuentes

escritas

Colecciones Documentales Archivos

Administracin DocumentalClasificacin de Archivos

Proceso de identificar y organizar archivos en

categoras de acuerdo con esquemas

previamente establecidos, mtodos y reglas

determinados en un sistema o cuadro de

clasificacin

Cuadro de Clasificacin de Archivos

Instrumento tcnico que refleja la estructura de un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada dependencia o entidad

Algunas Consideraciones:

Un archivo es un sistema de relaciones reciprocas entre los documentos y grupos de documentos

El trabajo archivstico consistir en conformar una estructura explcita para la unidad documental, tanto en la disposicin fsica, como en las diversas instancias de acceso

Fondo Acceso Rendicin de Cuentas

Seccin.- Son las divisiones del fondo basada en las atribuciones de cada dependencia o entidad de conformidad con las disposiciones legales aplicables.

Serie.- Divisin de una seccin que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribucin general y que versan sobre una materia o asunto especfico.

Subserie.- Se trata de un conjunto de documentos agrupados dentro de una serie por cualquier razn derivada de su creacin, recepcin o utilizacin.

Funciones Presentes en el Cuadro de Clasificacin

Archivstica

COMUNES

Acciones administrativas

que sirven de apoyo para

el ejercicio de las

competencias para las

que ha sido creado el

organismo.

SUSTANTIVAS

Acciones

administrativas que

constituyen la razn de

ser del organismo.

Todos los documentos tienen un origen reconocible y una intencin definida, puesto que fueron emitidos por alguien

Un ente productor y la finalidad generadora constituirn una constante en el entorno de las actividades cotidianas, sustentando la existencia de un archivo

Un universo documental es un conjunto objetivamente estratificado, en donde sus componentes se vinculan de manera sistemtica de acuerdo con su origen

Puntos a considerar

El Principio de ProcedenciaBase terica que permite fijar criterios de sistematizacin archivstica, estableciendo como norma el orden primitivo, natural, que es inmanente a la documentacin

Organizacin Original

Descripcin y anlisis

Ordenacin Reconstruccin dela red de relaciones

Instrumentosde Consulta

Descripciones sistemticasde estructura

El Orden Original:Es un punto de suma importancia la organizacin de archivos, ya que brinda una

perspectiva de la estructura de los acervos

Dispersin ineficiencia arbitrariedad

Vigencias Documentales

Establecimiento de perodos de conservacin de los Archivos en las instituciones con base en sus valores documentales o conforme disposiciones especficas.

Establecer los tiempos mximos de conservacin de Archivos para lograr un manejo racional y ptimo de los mismos.

Facilitar el flujo de Archivos para evitar su acumulacin innecesaria en oficinas.

Facilitar el proceso de valoracin y disposicin de Archivos

Transferencia Documental

Primaria

Trmite ha terminado, consulta es muy espordica

Secundaria

Si no se detectan valores histricos se procede a su baja definitiva, de lo contrario se procede a su transferencia al Archivo Histrico

Vigencias Documentales Etapa Primaria

VIGENCIAS GENERALES

Contable.

Original 6 aos Copias 3 aos

Administrativo

Original 6 aos Copias 3 aos

Jurdico o Legal

Original Durante su vigencia + 12 aos despus de su vigencia. Copia

Durante su vigencia

VIGENCIAS ESPECFICAS

Expedientes de personal

Conservacin indefinida

Expediente Clnico

Mnimo 5 aos despus del ltimo contacto del paciente

Permisos de importaciones

Hasta un ao despus de la vigencia del permiso

Licencias sanitarias

Conservacin indefinida

Archivo de Trmite Responsable de los documentos de

uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una Unidad Administrativa:

1. Elabora inventario de la unidad administrativa y actualiza peridicamente;

2. Realiza y mantiene actualizada la gua simple;

3. Recibe y/o despacha la correspondencia de la unidad administrativa y registra la entrada y salida de la informacin;

4. Clasifica, describe e integra, archiva y resguarda, los expedientes de archivo;

5. Mantiene el control de prstamos de los expedientes de archivo;

6. Clasifica la informacin reservada y confidencial.

Archivo de Concentracin

1. Encargado del proceso y operaciones para el manejo de Archivos de uso espordico.

2. Recibe de las oficinas (Archivos de Trmite) documentacin, conservndola de manera precautoria hasta que cumpla su vigencia.

3. Organiza la informacin para que esta sea localizada eficientemente a la hora de ser solicitada o transferida al Archivo Histrico.

4. Organiza el prstamo de documentacin si esta es solicitada.

5. Se encuentra pendiente de las vigencias documentales.

6. Procura mantener en las mejores condiciones posibles la documentacin.

Archivo Histrico

1. Unidad archivstica responsable de la conservacin y divulgacin de Archivos con valor permanente.

2. Establecer un programa que permita respaldar los documentos Histricos a travs de sistemas pticos y electrnicos.

3. Reproducir los documentos del Archivo Histrico para fines de preservacin y conservacin.

FORMATOS:

Inventario de Archivos.

Catlogo de Disposicin Documental.

Gua Simple de Archivos.