ORGANIZACIÓN Y ORGANIZACIÓN Y ADMINSTRACION DE ARCHIVOSADMINSTRACION DE ARCHIVOS

VARIOS

TUTELAS

CORRESPONDENCIACARPETA 1

¡ IDENTIFICACIÓN DE CAJAS Y CARPETAS SIN SIN CRITERIO DE

ORGANIZACIÓN ¡

DEFINICIÓN DE ARCHIVO

Conjunto de documentos sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución publica o privada en el transcurso de su gestión.

NORMATIVIDAD APLICABLE

TITULO I: Objeto, ámbito de aplicación, definiciones fundamentales y principios generalesTITULO II: Sistema Nacional de Archivos, Órganos Asesores, Coordinadores y EjecutoresTITULO III: Categorización de los Archivos PúblicosTITULO IV: Administración de ArchivosTITULO V: Gestión de DocumentosTITULO VI: Acceso y Consulta de los DocumentosTITULO VII: Salida de DocumentosTITULO VIII: Control y VigilanciaTITULO IX: Archivos PrivadosTITULO X: Conservación de documentosTITULO XI: Estímulos a la salvaguarda, difusión o incrementodel Patrimonio documental de la naciónDisposiciones Finales

El contenido Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos es:

CONCEPTOS BÁSICOS

¿Que es un Documento?

Se refiere a todo objeto material que porte, registre o fije en sí, información, es decir, Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio registrado ; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en un espacio del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probatorio, testimonio histórico, etc.

DocumentosPor su naturaleza

Por su naturaleza

Por su Origen

Por su Origen

Por el Contenido

Por el Contenido

Por su Función

Comercial

Por su Función

Comercial

• Textuales

• Cartográficos

y Gráficos

• De imagen

• Fonográficos

• La fuente:

• Públicos

• Privados

• Dispositivos

• Testimoniales

• Informativos

• Facilitativos

• Específicos o Sustantivos

• Contables

• No Contables

• Títulos Valores

Clases de Documentos

Clases de Documentos

Documentos

Por su vigenciaPor su

vigencia

Por su Frecuencia

de Uso

Por su Frecuencia

de Uso

Archivos de

Gestión

Archivos Centrales

Archivos Históricos

Administrativo Histórico

Según las características físicas

• Tipo de material (papel, medio magnético,, etc.)  • Tamaño (formato, extensión etc.)

•  Manuales•  Impresos• Fotográficos•  Magnéticos,  Electrónicos,  Digitales

Según la forma de Producción

Características de los Documentos

CLASES DE ARCHIVOS CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

ARCHIVO DE GESTION

ARCHIVOCENTRAL ARCHIVO

HISTORICO

VALORES PRIMARIOS

ADMINISTRATIVOSLEGALESFISCALES

CONTABLESTECNICOS

VALORES SECUNDARIOSHISTORICOS CIENTIFICOSCULTURALES

Archivo de Gestión

El Archivo de Gestión o de Oficina es aquel en donde se reúne la documentación en trámite, en busca de solución a los asuntos iniciados, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

Importancia de los Archivos de Gestión:

•Facilitan el control y seguimiento de la documentación.•Fuente de consulta para la toma de decisiones.•Iniciador del proceso de normalización archivística (Archivo Total).

Archivo Central

Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad, una vez finalizado su tramite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Importancia del Archivo Central:

•Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios que informan las actuaciones de la Administración: Los de Eficacia y Eficiencia.

•Contribuye a facilitar el cumplimiento de los principios de legalidad y transparencia de la Administración.

Archivo HistóricoArchivo Histórico

Es aquel al que se Es aquel al que se transfieren los documentos transfieren los documentos desde el archivo central por desde el archivo central por que poseen un valor que poseen un valor histórico, cultural o histórico, cultural o científico y que son de científico y que son de conservación permanente. conservación permanente.

PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOSDOCUMENTOS

220.13 ACTAS

220.13.03 Actas Comité

Directivo

Conjunto de acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los procesos archivísticos

AG AC AH

PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS

ORDEN ORIGINAL:

Ordenación interna de un fondo documental debe mantener la secuencia original que dieron los trámites durante el servicio activo.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:

Conservación de los documentos dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Estructura Orgánica

Tome la tabla de retención empiece a clasificar y agrupar la documentación que se refiere a un mismo asunto.(por ejemplo, Planes, Nóminas, Historias Laborales, Contratos, Procesos Disciplinarios) e identifique cada uno de los grupos encontrados sin olvidar el nombre al que corresponda.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Primer Paso : Clasificación Documental

Subserie (subtema) (Actas de Comité)

SERIE (Tema) ACTAS

Los documentos sobrantes que no fueron clasificados en cada serie documental (tema) y son generados por otras dependencias, son considerados documentos de apoyo y no se deben transferir al archivo central (por ejemplo, normas, informes de otras dependencias, solicitudes), identifíquelos déjelos en un sitio aparte, donde pueda consultarla, si aún los necesita.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Segundo Paso: Identificación de “Documentos de Apoyo”

DOCUMENTOS DE APOYO

La Ordenación de los expedientes debe realizarse por carpetas, en forma de libro; es decir, al abrir la carpeta debe encontrarse el primer documento que generó el trámite y al final de la carpeta la última actuación del expediente, de forma tal que se evidencie el desarrollo de los trámites.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Tercer paso: Ordenación Documental

•La foliación se realizara en el momento en que se prepare la documentación para ser transferida de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. •La foliación es el acto de enumerar los folios solo por su cara recta, cuya numeración se aplica solamente a esta.•Debe efectuarse en el extremo superior derecho de la hoja, con bolígrafo de tinta negra insoluble, en forma legible y sin enmendaduras.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Cuarto Paso : Foliación

43

211

250149 251

252

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

Quinto Paso: diligenciamiento de la hoja de control.

Se elabora la hoja de control de acuerdo a los tipos documentales que componen un expediente o carpeta, identificando la cantidad folios que componen el expediente.

ejemplo: acta 001, folios 1-5

acta 002, folios 6-15

Consiste en retirar de las carpetas, todos aquellos documentos que no son de archivo como por ejemplo: documentos en blanco, fotocopias, duplicados, papel químico, tarjetas de invitación o felicitación, recortes de prensa, entre otros. La documentación deberá estar libre de material metálico, como: ganchos de cosedora, clips, entre otros.

ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE GESTIÓN

sexto paso : Selección Documental y Retiro de material metálico

Transferencias Documentales

CLASIFICACIÓN Y

ORDENACIÓN POR

SERIES SEGÚN TRD

INVENTARIO

DOCUMENTALUBICACIÓN FISICA EN UBICACIÓN FISICA EN

EL A. CENTRALEL A. CENTRALTRANSFERENCIATRANSFERENCIA

La transferencia documental, consiste en el traslado ordenado y clasificado de los documentos que cumplen su tiempo de retención (estipulado en la TRD), previo diligenciamiento del formato de inventario de documentos, según calendario de transferencias previamente programado.

Transferencias Documentales

Las cajas y carpetas deben conservar un orden alfabético y

secuencial de izquierda a derecha, partiendo desde de la fecha mas antigua hasta la fecha mas reciente.

Proceso de Organización de Archivos

Antes

Proceso de Organización de Archivos Después

PASADOPASADO FUTUROFUTURO

FONDO DOCUMENTALFONDO DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen

ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

CONSERVACIÓN TOTAL

Decisión resultante de la valoración en cualquier etapa del ciclo vital del documento, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a la conservación total, eliminación, selección y /o reproducción (que garantice la legalidad y perdurabilidad de la información)

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

SELECCIÓN DOCUMENTAL

MICROFILMACIÓN Y/O

DIGITALIZACIÓN

Digitalizalización Eliminación

Microfilmación

¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN¡¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN¡

GESTIÓN DOCUMENTAL