PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

TEMA:

• LA ESTRUCTURA REFLEJO DE OBJETIVOS Y PLANES• LA ESTRUCTURA REFLE JO DE LA AUTORIDAD CON QUE

CUENTA• LA ESTRUCTURA RESPONDE A LAS CONDICIONES PROPIAS

DE LA ORGANIZACIÓN

AUTOR: ING. MDE. JUAN CARRASCO P.

PROCESOS DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA

Incluye todas las acciones de todos los participantes, Lo identifican con el sistema total de relaciones sociales y culturales.

Para los administradores en ejercicio, organización implica una estructura de funcionesORGANIZACIÓN Y

ESTRUCTURA

CONCEPTO

Que entendemos por estructura?

La forma en que se ordenan y se disponen las partes de un todo. Es decir

una “estructura intencional de funciones”

- Las personas que trabajan en común deben cumplir con ciertas funciones y,

- Las funciones que se piden cumplir deben diseñarse intencionalmente para trabajar fluida, eficaz y eficientemente en grupos.

PROCESO DE ORGANIZACIÓNElementos fundamentales.

1. Debe ser reflejo de los objetivos y

planes

2. Debe ser reflejo de la

autoridad con que cuenta

3. Debe responder a

las condiciones en las que se encuentra la organización.

4. Está integrada por personas y las relaciones de autoridad.

1. DEBE SER REFLEJO DE LOS OBJETIVOS Y PLANES.

Dado que todas las actividades que se desarrollan dentro de la

organización se derivan de ellos.

2. DEBE SER REFLEJO DE LA AUTORIDAD CON QUE CUENTA LA

DIRECCIÓN DE UNA EMPRESA

La autoridad en una organización, es un derecho socialmente determinado para ejercer la discrecionalidad; en consecuencia está sujeta a cambios.

3. DEBE RESPONDER A LAS CONDICIONES EN LAS QUE SE

ENCUENTRA LA ORGANIZACIÓN

Ésta debe diseñarse a favor del trabajador a fin de que cumplan eficientemente los objetivos trazados.

Una estructura organizacional nunca podrá ser estática.

Una estructura organizacional efectiva, depende de la situación prevaleciente.

4. ESTÁ INTEGRADA POR PERSONAS Y LAS RELACIONES

DE AUTORIDAD.

Se deben tomar en cuenta las limitaciones y costumbres de los individuos.

La estructura debe diseñarse en torno a los individuos , es importante considerar el tipo de personas que la componen.

ENUNCIADOS LOS ELEMENTOS BÁSICOS PARA EL PROCESO DE ORGANIZACIÓN

EL SIGUIENTE PASO:

Partiendo de que supervisar directamente al número de subordinados es limitado, se demanda y hace necesario, el recurso de la DEPARTAMENTALIZACION.Que es la agrupación de actividades y personas en departamentos.

Se dan varios tipos y se eligendependiendo de la situación en la que se encuentre una empresa y de la percepción de los administradores para mejores resultados.

Departamentalización

Existen sistemas de departamentalización mixtos, es decir que se pueden combinar varios tipos en un área

funcional.

La elección de un patrón de departamentalización puede basarse en los siguientes:

DEPARTAMENTALIZACIONLa naturaleza de estos patrones, son

producto de la lógica y la práctica

Departamentalización por tiempo

Departamentalización por función empresarial

Departamentalización territorial o geográfica

Departamentalización por tipo de clientes

Departamentalización por procesos o equipo

Departamentalización por productos

Cabe indicar que la departamentalización no es un fin en si misma, sino sencillamente un método de organización de actividades para facilitar el cumplimiento de los objetivos.

1. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL

EJEMPLO:

Es la más común para la organización de actividades y se halla presente en algún nivel de la estructura organizacional de casi todas las empresas.

Las características de las funciones de ventas, producción y finanzas de las empresas constituyen las base no solo de la organización departamental si no también de los niveles superiores.

GRÁFICO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN POR FUNCIÓN EMPRESARIAL

VENTAJASEs reflejo lógico de

las funciones

Se mantiene el poder y prestigio de las funciones

principales.

Se sigue el principio de la especialización ocupacional.

Se simplifica la capacitación.

Se cuenta con medios para un riguroso control desde la cima

DESVENTAJASSe resta énfasis a los objetivos

generales de la compañía.

El punto de vista del personal clave se sobre especializa y estrecha.

Se reduce la coordinación entre funciones.

La responsabilidad de las utilidades se concentra exclusivamente en la

cima.

Lenta adaptación a nuevas condiciones.

Se limita el desarrollo de gerentes generales.

2. DEPARTAMENTALIZACIÓN TERRITORIAL O GEOGRÁFICA

Se basa en factores territoriales, es común en empresas que operan en distintas regiones geográficas.

PRESIDENTE

Comercialización Personal Compras Finanzas

Región

Occidente

Región

Sur-oeste

Región

Centro

Región

sureste

Región

este

Personal

Ingeniería Producción Contabilidad Ventas

GRAFICO DE DEPARTAMENTALIZACION TERRITORIAL O GEOGRAFICA

VENTAJASSe delega responsabilidad a

niveles inferiores..

Se hace énfasis en mercados y problemas locales.

Se mejora la coordinación en una región.

Se aprovechan las economías de las operaciones locales.

Mejor comunicación directa con los intereses locales.

Proporciona un campo de capacitación medible para los gerentes generales.

DESVENTAJAS

Se requiere de más personas con

capacidad de gerente general.

Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales

económicos y puede requerirse de servicios como personal y compras en el nivel regional..

Se complica el problema del control por parte de la alta

dirección.

2. DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPO

Se aplica fundamentalmente a los procesos de manufactura de un departamento.

En las empresas manufactureras es común que las actividades se agrupen en torno a un proceso.

Un ejemplo común es el de los departamentos de procesamiento electrónico de datos, dada su creciente capacidad, las instalaciones necesarias para el procesamiento de datos son cada vez más costosas y complejas.

PRESIDENTE

Comercialización Personal Compras Finanzas

División deInstrumentos

División de luces indicadoras

División de herramientas industriales

División de medición

electrónica

Ingeniería

Contabilidad

Producción

Ventas

Ingeniería

Contabilidad

Producción

Ventas

GRÁFICO DE DEPARTAMENTALIZACIÓN POR PROCESOS O EQUIPO

VENTAJAS

Se concentran atención y esfuerzos en líneas de productos.

Se facilita el uso de capital, instalaciones, habilidades y

conocimientos especializados

Permite el crecimiento y diversidad de productos y servicios.

Se mejora la coordinación de actividades funcionales.

La responsabilidad de utilidades recae en el nivel divisional.

Proporciona un campo de capacitación medible para gerentes generales.

DESVENTAJAS

Se requiere de más personas con habilidades de gerente general.

Se dificulta el mantenimiento de servicios centrales económicos.

Se acentúa el problema de control por parte de la alta dirección.

SINTETIZANDO

• Debemos enfocarnos siempre al cumplimiento de metas y objetivos, partiendo de la organización formal, aplicando sus principales elementos.

• La mejor organización es la que resulta de una selección adecuada de las personas indicadas y de la autorización concedida para su trabajo.

• Los administradores determinan cual es la mejor estructuración de departamentalización, partiendo de la situación a la que se enfrentan, cada uno con sus riesgos y ventajas.

Observemos otros aportes actuales del Proceso de Organización y su estructura

Al comparar la estructura formal de procesos organizativos surgen autores modernos como:

- Harold Koontz- Heinz Weihrich- Henry Mintzberg Y, - Otros

Conozcamos la estructura planteada por Mintzberg

Y así, la teoría reciente sobre administración se ha alejado del enfoque de “la mejor forma” para adoptar un enfoque de “todo depende”, conocido formalmente como la teoría de la contingencia.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE MINTZBERG

Henry Mintzberg nos dice: El enfoque de la “mejor forma” ha dominado el pensamiento sobre la estructura de las organizaciones desde el inicio del siglo XX. Y que Existe una forma adecuada de diseñar una organización, al igual que existe un forma inadecuada.

Pequeño ápice estratégico

conectado mediante una línea media

acampanada a un gran núcleo

operativo plano en la base

Se representan fuera, a los lados, para indicar

que están separados de la línea principal de

autoridad, e influyen sobre el núcleo

operativo solo de forma indirecta.

La ideología esta representada con una

especie de halo que rodea completamente el sistema

Presentan una secuencia ininterrumpida para indicar que

normalmente están conectadas a través de una cadena única de

autoridad establecida.

GRAFICO DE LA ESTRUCTURA QUE PLANTEA

MINTZBERG

MECANISMOS BÁSICOS DE COORDINACIÓN

1. Mediante la Adaptación mutua.

• Se consigue la coordinación a través del procesos de comunicación de información

2. Mediante la supervisión directa.

• Necesita de un líder que en virtud de sus instrucciones coordine el trabajo.

4. Normalización de los resultados

• Descripción detallada de los resultados, no de lo que debe hacerse.

5. Normalización de habilidades.

• Transmite conocimientos y habilidades que se aplicará en el trabajo.

ESTABLECE PARÁMETROS FUNDAMENTALES DE DISEÑO.

• Horizontalmente• Verticalmente

Especialización del puesto de trabajo

• Normalización de los procesos de trabajoFormalización del comportamiento

• Programas de instrucción sistemáticaLa formación

• Programas y técnicasAdoctrinamiento

• Fomenta la coordinaciónAgrupación en unidades

• Número de cargos contenidos en una sola unidad. Tamaño de la unidad

• Sistemas de planificación de acciones• Sistemas de control de resultados

Los sistemas de planificación y control

• Conjunto de mecanismosDispositivos de enlace

• La estructura de una organización refleja la edad del sector desde su constitución. Edad y Tamaño

FACTORES SITUACIONALES

• Instrumentos que se emplean en el núcleo operativo para producir

Sistema técnico

• Características del contexto externo de la organización

Entorno

• Mayor grado de control externo, más centralizada y formalizada estará su estructura.

Sistema de poder

CONFIGURACIONES

La organización de tipo empresarial

La organización de tipo mecanicista

La organización profesional

La organización diversificada

La organización innovadora

La organización misionera

La organización de tipo político

Como se combinan?. Mecanismos, parámetros de diseño, y factores situacionales.

Como la difusión del poder de toma de decisiones. Cuando todo el poder descansa sobre un único punto de organización, se trata de una estructura centralizada; en la medida en que el poder se dispersa entre muchos individuos, se habla de estructura relativamente descentralizada.

DESTACA TAMBIEN La descentralización

RETROALIMENTACIONPROCESO ORGANIZACIONAL Y SU ESTRUCTURA

• CONCEPTOS DE ORGANIZACIÓN Y ESTRUCTURA• ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

- Reflejo de Objetivos y planes- Reflejo de la autoridad con que cuentan- Responden a las condiciones en la que se encuentren- Integrada por personas y las relaciones de autoridad

• DEPARTAMENTALIZACION- Por tiempo - Por función empresarial- Territorial o geográfica - Por procesos o Equipo – Por Productos

• Aporte Actuales al Proceso OrganizativoKoontz, Weihrich, Robins, Mintzberg,

• Estructura Organizacional de Mintzberg- Ápice estratégico, línea media, núcleo operativo, tecno

estructura, personal de apoyo, ideología.

- Mecanismos básicos Adaptación mutua, supervisión directa, normalización de:

procesos, resultados., habilidades y normas mismas.- Otros pasos del proceso según mintzberg (diseños,

factores situacionales y configuraciones).

GRACIAS POR SU ATENCIÓN