Upravljanje proračunom

Dalj, 29.06.2012.

Izrada proračuna – osnovne napomene Izrada proračuna – projektni obrazac

Plan rada

Opća pravila proračuna; Kako će se vaš projekt financirati; Opće preporuke o izradi proračuna; Pravilo razdvajanja; Prihvatljivi troškovi; Imajte na umu

Izrada proračuna – osnovne napomene

• Svi troškovi moraju biti prihvatljivi;• Svi troškovi moraju biti opravdani;• Svi se troškovi moraju odnositi na projekt –

nemojte koristiti pomoć iz program ni za što drugo;

• Poštujte najviši i najniži iznos bespovratnih sredstava (naveden u smjernicama za podnositelje prijava);

• Poštujte pravila o sufinanciranju (IPA obično najviše 85%; domoći izvori – 15%)

Opća pravila proračuna

Vaš se projekt može financirati iz različitih izvora:

• IPA, najviše do 85% prihvatljivih troškova;• Ostali izvori iz EU-a;• Financiranje iz izvora ostalih organizacija;• Sredstva vaše vlastite organizacije

Koristite standardne format(e) priložene uz obrazac prijave i nemojte miijenjati predložak proračuna.

Kako će se vaš projekt financirati

Prvi korak: Utvrdite količine svih ulaznih stavki (input)

potrebnih za provedbu svake od aktivnosti (4.2. Predložene aktivnosti i njihova djelotvornost, 4.3. Trajanje i plan provedbe aktivnosti tijekom trajanja projekta);

Utvrdite jedinične cijene na temelju istraživanja tržišta – imajte na umu vremenski period od pisanja do početka provedbe projekta

Najniži i najviši iznos bespovratnih sredstava – provjerite spominju li se u vodiču za podnositelje prijava i nemojte prekoračiti te iznose

Kako će se vaš projekt financirati

VAŽNO !!Ako se u fazi provedbe pokaže da s uvam

troškovi viši od troškova iz odobrenog proračuna, morat ćete ih pokriti vi ili partnerska organizacija. Nakon što se

potpiše ugovor, više nije moguće povisiti iznos bespovratnih sredstava odobrenih za

projekt.

Kako će se vaš projekt financirati

Proračun je podijeljen u tri dijela: izdatci, obrazloženje(specifikacija) izdataka i sredstva

Izdatci se dalje dijele na slijedeće kategorije: Ljudski potencijali/osoblje; Putovanja; Oprema i zalihe (roba); Lokalni ured; Ostali troškovi, usluge; Administrativni toškoviRasporedite troškove po ovim kategorijama –

nemojte uvoditi nove kategorije

Kako će se vaš projekt financirati

Proračunom se moraju obuhvatiti svi prihvatljivi troškovi a ne samo oni koji će se pokriti iz sredstava programa;

Troškovi se trebaju iskazati u valuti koja je dopuštena prema Smjernicama za podnositelje prijava;

Specifikacija troškova treba biti dovoljno detaljna kako bi ocjenjivač mogao točno ocijeniti troškove;

Opće preporuke o izradi proračuna

Za svaku je proračunsku stavku potrebno dati informaciju o količini i jediničnoj cijeni;

Nije dopušteno raspoređivanje sredstava u paušalnim iznosima;

Jedinične cijene ne bi smjele biti više od uobičajenih cijena na tržištu;

Predviđene količine trebaju biti realne i u skaldu s projektnim aktivnostima

Opće preporuke o izradi proračuna

U projektu se ne mogu uzeti u obzir svi troškovi organizacije – financirati se mogu samo troškovi nastali u vezi s projektom;

To znači slijedeće:– plaće angažiranih djelatnika mogu se upotrijebiti

samo za aktivnosti projekta;- u zakupu uredskog prostora kao i kod režijskih

troškova mora se iskazati dio koji se odnosi na projekt;

- uračunati se može samo potrošni materijal koji se odnosi na projekt;

- uračunati se mogu samo aktivnosti povezane s projektom

Pravilo razdvajanja

Zašto je potrebno razdvajanje?

Cilj programa nije podržati organizaciju, već projekt.

Nadoknađuju se samo oni izdatci koji su vezani uz projekt.

Pravilo razdvajanja

Prihvatljivim se smatraju slijedeći izravni troškovi (korisnika i njegovih partnera)

Trošak osoblja raspoređenog za rad na projektu;

Putni troškovi i troškovi smještaja i prehrane za osoblje i druge osobe koje sudjeluje na projektu;

Troškovi kupnje ili unajmljivanja opreme i pribora (robe), novih ili rabljenih;

Troškovi usluga; Troškovi potrošnog materijala; Izdatci za plaćanje podizvođača

Prihvatljivi troškovi

Izvanredni troškovi (contingency costs) – definirani Smjernicama, obično ne više od 5% izravnih prihvatljivih troškova;

Neizravni troškovi (administrative costs) – definirani Smjernicama, obično najviše 7% ukupnog iznosa prihvatljivih troškova projekta;

Doprinos u naravi ne predstavlja stvarno nastale izdatke i ne smatra se prihvatljivim troškom;

Trošak osoblja raspoređenog za rad na Projektu ne predstavlja doprinos u naravi – može se smatrati sufinanciranjem ako ga plaća korisnik ili partneri

Prihvatljivi troškovi

• Svi troškovi moraju biti odredivi, provjerljivi i opravdani – morate znati objasniti kako su obračunati;

• Trošak koji nije prihvatljiv biti će odbačen i neće biti nadoknađen – nisu svi troškovi prihvatljivi;

• Svaki izdatak koji nije u jasnoj vezi sa projektom i svaki izdatak koji nije pravdan u pisanom obliku smatrat će se neprihvatljivim;

• Svi troškovi koji se ne mogu pravdati izvornicima popratnih dokumenata (fakture, karte, popisi prisutnih osoba, itd.) smatrati će se neprihvatljivima.

Imajte na umu

Tablica u Excelu s tri “Worksheet-a”:◦1. Proračun◦2. Opravdanje proračuna◦3. Izvori financiranja

Iznimno važan dio projektnog prijedloga i osnova za potpisivanje ugovora o financiranju

Troškovi moraju biti jasni, opravdani, dovoljni za provođenje aktivnosti, razlomljeni po stavkama!

Izrada proračuna – projektni obrazac

Aktivnost

Sredstva

Troškovi

Proračunske stavke

Obuka turističkih djelatnika o mogućnostima razvoja turizma u VV (3 dana; 10 osoba; nerezidencijalno)

Predavači (1 strani stručnjak I 1 lokalni), projektni manager, koordinator projekta, materijali, hrana/kava

Honorari za vanjske stručnjake (za dane predavanja i za pripremu);

(Za članove tima zaposlene u instituciji koja ga provodi ovo je uračunato u plaće);

Trošak jednog seta materijala X 10;

Hrana/kava X broj osoba X broj dana

1. Ljudski resursi

5. Usluge. Konferencije i seminari

Prikazuje PROJEKCIJU troškova koji su predviđeni i dozvoljeni za projekt

Konačna PRIHVATLJIVOST troškova (ELIGIBILITY) potvrđuje se tek prilikom odobrenja financijskog izvještaja nakon implementacije projekta

Često puta proračun projekta je podložan korekcijama u fazi ugovaranja (“čišćenje proračuna”), kako bi se uklonile greške iz projektnog prijedloga

Zašto je proračun projekta važan?

Proračun projekta je uz plan aktivnosti i logičku matricu najvažniji implementacijski alat.

Izrađuje se na temelju 3 osnovna principa: ◦ Transparentnost troškova◦ Adekvatnost troškova◦ Točnost izračuna

Zašto je proračun projekta važan?

1. Transparentnost troškovaPrimjer Netransparentnog troška:

Iz ovog primjera nije jasno koji su troškovi publikacije, umjesto stvarnih troškova (stručnjaka, tiskanja, uveza, distribucije) naveden je naziv proizvoda

Expenses Unit Unit rate Costs in Euro

Publication 1 2.000 2.000

2. Adekvatnost troškovaPrimjer Neadekvatnog troška:

Expenses No.unit Unit rate Costs in Euro

Project manager

36 (months)

500 18.000

U ovom primjeru broj mjeseci (unit) ne poklapa se sa brojem mjeseci trajanja projekta (trajanje projekta je 24 mjeseca).

3. Točnost izračuna

Ne mijenjati formule u excel tablici! Potrebno je provjeriti da su sve stavke

uključene u formule Kod izračunavanja postotaka, posebno

provjeriti (kalkulatorom) preciznost izračuna – Excel zaokružuje brojeve zbog čega je izračun ponekad netočan

Proračunska tablicaTroškovi jedinica # jedinica Cijena

jedinicetrošak

1. Ljudski resursi

2. Putni troškovi

3. Oprema i materijali

4. Troškovi lokalnog ureda/projekta

5. Drugi troškovi i usluge

6. Drugo

7. Ukupni direktni troškovi projekta

8. Contingency rezerva 9. Ukupni iznos troškova10. Administrativni troškovi

11. Ukupno

Sve proračunske stavke moraju biti numerirane

Potrebno je napraviti pod-redove za svaku proračunsku stavku gdje ima više različitih troškova npr:

3. Oprema3.1. Kupovina ili najam vozila3.2 Namještaj, kompjutorska oprema

3.2.1 Laptop3.2.2 Printer3.2.3 Digitalna kamera

Proračunska tablica

Koristite odgovarajuće jedinice! Neki prijedlozi:

◦ Za opremu– po komadu◦ Za prijevod – po stranici ili kartici◦ Za simultani ili konsekutivni prijevod – po satu◦ Za printanje publikacija – po komadu◦ Za reviziju, studije, dizajn i slične outpute koji

imaju opipljive rezultate – ugovor

Kada niste sigurni što koristiti kao jedinicu pokušajte predvidjeti kako će pravna ili privatna osoba od koje uzimate uslugu, robu ili radove vršiti naplatu, na osnovu koje jedinice?

Proračunska tablica

Svaka proračunska stavka mora imati odgovarajuće obrazloženje

Stupac A mora biti istovjetan prvom stupcu 1.dijela proračuna Stupac B mora sadržavati kratke opise

posla/aktivnosti/potrebe za određenim troškom, dakle pojašnjenje vrste troška i opravdanost u odnosu na projekt

Stupac C mora sadržavati reference na cijene i pojasniti izračun

- Budite precizni, navodi kao što su: srednja cijena/istraživanje tržišta nisu dovoljni

- Navedite imena tvrtki od kojih ste dobili cijenu ili ponudu, osobito ukoliko se radi o radovima ili većim uslugama imajte na umu da ćete ponudu možda morati priložiti faxom ili e-mailom

Proračunska tablica, 2.dio Obrazloženje proračunskih stavki

Iznos sufinanciranja predlagatelja i partnera potrebno je navesti pod: Applicant’s financial contribution

Ukoliko postoji nekoliko partnera navedite ih zasebno i izrazite iznos sufinanciranja kao i postotak uz svakog

Pod “Contribution from other organizations” navesti financiranje iz nekih drugih izvora/donatora, ako ih ima

U koloni “Percentage of total” koristite znak za % te maksimalno 2 decimalna mjesta. Postotak treba naknadno provjeriti – zaokruživanje decimala u Xcell-u nije prihvatljivo

Proračunska tablica 3.dio Izvori financiranja

Potrebno je opravdati traženu opremu (mora biti nužna za ostvarenje projekta)

U proračun treba uključiti trošak revizije i financijske garancije za predujam, s obzirom na uvjete ugovora

Proučiti pravila PRAG-a o sekundarnoj nabavi iz Priloga IV Ugovoru (npr. oprema mora imati Potvrdu o zemlji porijekla)

Što preciznije je proračun pripremljen, tim efikasnije se odvija provedba ugovora

Proračun - preporuke