0

הפעלת מתנדביםבשעת חירום:

עקרונות ומדיניות

תחום התנדבות

משרד העבודה, הרווחה והשירותיםהחברתיים

2020ינואר

1

תוכן עניינים2.......................................................................................................מבוא

2.............................הנחות יסוד להפעלת התנדבות ברשויות המקומיותא.3................................................מערך ההתנדבות הרשותי: מבנה ותפקידים

3........................................................מבנה מערך ההתנדבות הרשותיא.

5...................................................תפקידי יחידת ההתנדבות הרשותיתב.7........................................................................תפקידי מנהל החמ"לג.7..........................................................תפקידי רכז המתנדבים בחמ"לד.8......................................................................תפקידי רכז המשימות ה.8......................................................................תפקידי רכז לוגיסטיקהו.9..........................................................................תפקידי רכז משימהז.

9.....................................................................תפקידי הגורם המפעילח.11............................................................................................תשתית פיזית

11.......................................................תשתית פיזית לחמ"ל מתנדביםא.

11................................................................................."תיק מתנדב"ב.12............................................................עקרונות ניהול המתנדבים בחירום

12............................................................גיוס מתנדבים בשעת חירוםא.

12............................................................................קליטת מתנדביםב.13..............................................................................שיבוץ מתנדביםג.13................................................................................ליווי מתנדביםד.13................................................................................הוקרה ותגמולה.13.............................................................................סיום ההתנדבותו.13.................................................ניהול מתנדבי החירום בשעת שגרהז.

14.....................................................שותפויות ועבודה עם גורמים מפעילים14......................................................................שולחן עגול בין מגזרי א.

**מסמך זה נכתב בסיוע ובהשראת חומרים שנכתבו על ידי עמותת "לב אחד" ועל ידימר רמי סטויצקי**

2

מבוא בשנים האחרונות התחזקה ההכרה בכך שמשאבי הקהילה בשעת חירום ומצוקה, הכולליםוקרנות( עמותות )כולל האזרחית החברה של וסיוע חומריים לצרכים מענה התנדבות, וחברות עסקיות, הינם צורך לאומי שיש להקפיד על טיפוחו. הכרה זו התחזקה לאור ההבנה לפיה המציאות המורכבת בשעת החירום מביאה לעלייה ישירה בצרכי הקהילה והמערכת,

ניתן למנות מספר סיבות ונדרשת תמיכה נוספת על מנת לתת מענה נאות לצרכים אלו.עיקריות לצורך המתגבר במשאבים בשעת משבר:

ייעדר מעבודתו לפחות שלישעל פי הערכות, בימים הראשונים של מצב חירום לאומי ובין אם מתוך צורך להיות עם בנימכוח האדם, בין אם בעקבות קריאה למילואים

משפחה. העומדות בפני הרשויות המקומיותעולה באופן טבעי היקף המשימותבשעת חירום

והמוסדות. שכן היא מגדילהבהכוונת הציבור להתנהגות נכונהישנו צורך במשאבים אשר יסייעו ,

את הסיכויים להצלת חיים.

אל מול צרכים אלו, מהווה ההתנדבות בשעת חירום כוח חילוץ וטיפול בנפגעים, כוח תומך אשר תורם לחוסנה של הקהילה במצב המשבר וכוח המסייע לרשות לתת מענה לתושביה, בדגש על לקוחות רווחה, ולשמור על רציפות תפקודית. בכך ממלאת ההתנדבות פונקציות

שונות המסייעות לרשות להתמודד עם הצרכים הגוברים.

מסמך זה נועד להציג את העקרונות הבסיסיים לניהול משאבי הקהילה בשעת חירום, כפישגובשו על ידי תחום התנדבות במשרד העבודה, הרווחה והשירותים החברתיים.

הנחות יסוד להפעלת התנדבות ברשויות המקומיותא.ישנן מספר הנחות יסוד בסיסיות עליהן בנוי מערך ההתנדבות הרשותי:

המתייחסת .1 אסטרטגיה על מושתת חרום לשעת ההתנדבות לתרחישיםמערך , כגון לוחמה ואסונות טבע וכן אירועי חירום מקומיים.אפשריים שונים

. בשעתיחידת ההתנדבות הרשותיתאת מערך ההתנדבות הרשותי בחירום מובילה .2 חירום כפופה יחידת ההתנדבות למנהל/ת מכלול אוכלוסייה, וסדר העדיפויות שלה

נקבע על-ידי המנהל/ת בשיתוף מנהל / רכז ההתנדבות הרשותי.

3

אלא .3 עצמה החירום בשעת רק פועל אינו ההתנדבות שלביםמערך בשלושה :שונים

, כולל הבניית פק"ל התנדבות בחירום, גיוסהכנה לשעת חירום בזמן שגרהא. והכשרת מתנדבים מובילים לתפעול המערך, ביסוס מערך התיאום בין השחקנים

השונים ועוד. , כולל קליטת מתנדבים, שיבוץניהול ההתנדבות בזמן מצב החירום עצמוב.

וליווי., כולל הסקת מסקנות והוקרת המתנדבים.סיוע בחזרה לשגרהג.

על .4 ובראשונה בראש יתבסס ההתנדבות ברשותמערך מקומיים )הןכוחות יפנה לכוחות ומתנדבים והן עובדי רשות רלוונטיים(, ורק לאחר מיצויים מתנדבים

. 1חיצוניים. הפנייה לסיוע חיצוני תיעשה על פי המתואר בנספח

4

מערך ההתנדבותהרשותי:

מבנהותפקידים

5

בחירוםמבנה מערך ההתנדבות הרשותיא. ברשות. המערך מבוססבתוך מכלול אוכלוסייהמערך ההתנדבות הרשותי יושב כאמור

וינהל את כלל פעולות ההתנדבות ברשות. למעשה,חמ"ל התנדבותעל , אשר ירכז הפעלת לא תפקידה אשר מורחבת", התנדבות כ"יחידת ישמש ההתנדבות חמ"ל

אלא בשטח תמידיתהמתנדבים מצב תמונת על המשימותשמירה לכלל בנוגע ומנהלים את עבודתם הגורמים המפעילים בשטח מבצעים את כי וידוא והמתנדבים, מתנדביהם כראוי, וזיהוי מקומות בהם זה לא כך לשם לקיחת אחריות וטיפול בנושא.והגופים הגורמים ובתיאום בניהול ויתמקד ירכז את המשימות זה אשר יהיה החמ"ל

המתנדבים בעיר.

מתוך כך, האחריות על הטיפול השוטף במתנדבים בשטח, לאחר הפניית החמ"ל, היא כפי שיפורט בהרחבה בהמשך. כך למשל,הגורם הרשותי אליו צוותו מתנדבים,של

וצוות מתנדבים מצוות אליו, עו"ס קשישים מפנה אל החמ"ל בקשה למתנדבים אם האחריות על תפקודם ודאגה לשלומם עומדת על עו"ס הקשישים. במהלך מיפוי הצרכים יזהה מנהל יחידת ההתנדבות גורמים רשותיים אשר נראה כי יזדקקו לסיוע במשימת ניהול

עבור כל גוף כזה,מתנדבים מוביליםהמתנדבים בשעת החירום, וימנה ויכשיר מראש אשר יסייעו לו במשימה זו.

ייקבעו ע"י ראשההנחיות וסדר העדיפויות להפעלת המתנדביםכפי שיפורט בהמשך, מכלול אוכלוסייה בתיאום עם מנהל/ת יחידת ההתנדבות. במידה ומשימות כלשהן יופנוואל ראש מכלול אוכלוסייה יחידת ההתנדבות יועברו אל מנהל/ת ישירות לחמ"ל, הן

לתעדוף.

בעלי התפקידים המפעילים את מערך ההתנדבות, מלבד מנהל מכלול אוכלוסייה ועובדי יחידת ההתנדבות הרשותית, הם כולם מתנדבים או עובדי רשות שתפקידם אינו הכרחיהרשות בגודל תלוי המערך גודל הרשות. מטעם לנושא הוקצו אשר חירום, בשעת

לפחות, אשרימונו שני בעלי תפקיד וצרכיה, אך השאיפה היא כי עבור כל תפקיד יוכשרו לתפקידם במהלך השנה ויוכלו להתחלף ביניהם במהלך שעת החירום. חשוב כי המערך כולו ייבנה בצורה כזו בה הוא יוכל להכיל מאות מתנדבים, וכן לפעול לאורך זמן

במידת הצורך.

אורך כאשר משמרות, של במתכונת חירום אירוע במהלך יפעל ההתנדבות חמ"ל ניתן והמגבלות. נתון להחלטת הגורם האחראי על החמ"ל, לאור הצרכים המשמרות

6

שעות למשמרת. מומלץ כי ביומיים-שלושה הראשונים12-8 משמרות של 3-2לקיים כ- שעות כל8 משמרות של 3 שעות כל אחת, ולאחר מכן יופעלו 12 משמרות של 2יופעלו אחת.

חשוב לציין כי ברשויות בהן יש מנגנונים נוספים המנהלים מתנדבים בעת חירום, כמו צוותי חירום יישוביים )צח"י( במועצות אזוריות, יש לשאוף כי מנגנונים אלו יפעלו בשיתוף פעולה הדוק ככל הניתן עם מערך ההתנדבות הרשותי, וישמשו למעשה גורם מפעיל אליו מפנה

החמ"ל מתנדבים להפעלה בשטח, כמפורט בהמשך.

7

חלופה טקסטואלית מונגשת לגרף

8

הדיאגרמה הבאה מציגה את המבנה הרצוי לחמ"ל ההתנדבות:

חלופה טקסטואלית מונגשת לגרף

9

תפקידי יחידת ההתנדבות הרשותיתב. . בהיערכות לחירום1ב.

ולהפעלתהתנדבות בחירום כתיבת פק"ל לניהול חמ"ל התנדבות תוכנית הכולל ומבנה שיתוף הפעולה בין הגורמים ידו, מיפוי המשימות לשעת חירום מתנדבים על והנחיות לבניית פק"ל חירום כזה ניתן הרלוונטיים השונים ברשות ומחוץ לה. תבנית תחום על בפרק החברתיים, והשירותים הרווחה העבודה, משרד באתר למצוא

התנדבות שוטף באמצעות פגישות עם מנהלי כלל המכלולים, והגדרת הגורמיםמיפוי צרכים

למילוי2המפעילים לכל צורך כזה בשעת חירום. מומלץ להשתמש בטבלה שבנספח 3הצרכים על ידי מנהלי המכלולים. ניתן להיעזר בדוגמאות לצרכים נפוצים שבנספח

יזדקק לעזרה בהפעלה בשעת החירום ומזוהים צרכים בהם הגורם המפעיל במידה לסיוע לגורמים המפעילים בכל איתור, מיון וגיוס קבוצת מתנדבים מוביליםעצמה,

משימה כזו, הן מתוך מאגר המתנדבים הקיים והן גיוס מיוחד לחירום. עבור כל משימהשהוגדר כי יפעלו בה מתנדבים מובילים, יגויסו מתנדב מוביל וממלא מקום

ייעודיים להפעלת חמ"ל וכןגיוס והכשרת מתנדבים על פי התפקידים בהמשך, מתנדבים לסיוע לחמ"ל במענה טלפוני על פי הצורך

בהם ניתן לשבץ מתנדבים בשעת חירום. משימותהגדרת משימות ותפקידים נוספים אלו יוגדרו

בשיתוף הגורמים הרלוונטיים לנושא, כגון צבא, משטרה, פיקוד העורף, מד"א, כיבוי אשוכד'

לכל משימה שזוהתה לניהול מתנדביםהדרכה והכשרה של הגורמים המפעילים בחירום

והכשרה של קבוצת המתנדבים המובילים זוהדרכה בחירום. הכשרה לתפקוד הגורם עם יחד ותתבצע תפקידם, לביצוע הנדרשות ומיומנויות בסיסי ידע תכלול המפעיל לכל משימה. כמו כן היא יכולה להתבצע בשיתוף גורמי צבא )פיקוד העורף(

וארגוני מגזר שלישי העוסקים בתחום שגרה ברשות בשעת והארגונים הפועלים התוכניות תפקידמיפוי איזה ותכנון

יכולים למלא המתנדבים של כל תוכנית /ארגון כזה בשעת חירום )למשל – מתנדבי תוכנית הפגת בדידות לקשישים יהיו אחראים בשעת חירום לביקורי בית וזיהוי צרכים של

קשישים(ברשות המתנדבים מפעילי הארגונים כלל של שנתי ועסקים(כינוס )עמותות

ל"שולחן עגול" בנושא חירום. מטרת ההתכנסות להציג צרכים ידועים מראש אשר אין10

להם מענה, ומציאת פתרונות אליהם יחד תוך סנכרון הפעולות של כולם. הישיבה שליותר כולם יחד עשויה להביא ללקיחת אחריות משותפת ובכך לקבלת מענים טובים מאשר הפנייה לכל ארגון בנפרד. לרשימת הגורמים אשר מומלץ כי ייקחו חלק ב"שולחן

. 4עגול" זה ראו נספח :מציאת מקום לחמ"ל ואבזורו, כולל טפסים למילוי, רשימות אנשי קשרהכנה פיזית

וכד', וכן הכנת תיקי ציוד למתנדבים ויחידת הקישור לאוכלוסייה )יקל"ר( לתיאוםקשר רציף עם מחוז פיקוד העורףקיום

ועדכון הדדי למתנדבים, ותכנון מוקדםמשימות אשר עשויות להיות קשות נפשיתזיהוי מראש של

של המענה הנפשי אשר יינתן להם בשעת החירום ואחריה מבין המתנדבים ברשות אשר הצהירו שיהיו מוכנים להתנדב בחירום,רישום מתנדבים

כולל כישוריהם הרלוונטיים

פסיכולוגים, אחיות, מהנדסים...( אשראנשי מקצוע רלוונטיים ריכוז רשימות של( מוכנים להתנדב

בחירום ופרטי הקשר שלהםושילובם במסגרת תרגילי החירום של הרשות המקומיתתרגול מתנדבים לאורך השנה, גם בשעת שגרהתגמול מתנדבים

. בחירום2ב. כלל פעילות היחידה בשעת חירום תתבצע על פי הנחיות פקוד העורף והוראת תע"ס

החירום. תפקידיה של יחידת ההתנדבות בשעת חירום הם:לצורך קבלת משימות והנחיותקיום קשר שוטף עם גורמים ברשות המשימות ותעדוף מכלולבדיקה מנהל/ת בהנחיית מתנדבים מצריכות אשר

אוכלוסייה, והעברתן לחמ"ל המתנדביםשל המתנדבים לשולחן המרכזי של מכלול אוכלוסייה וליקל"ר העברת תמונת מצב התנדבות תחום של המלווה עם המפקח שוטף הרווחהקיום קשר במשרד

להעלאת צרכים אשר לא מקבלים מענה אחר אלצרכים ופערים התנדבותיים ברשותהעברת

בבוקר בכל יום, להעברה ליחידת הקישור בפיקוד8:00מנהל מכלול אוכלוסייה עד העורף )יש לשים לב כי מענה שניתן על ידי גורמים חיצוניים לא ניתן בד"כ באופן מיידי

11

שעות קדימה(. במידה ומתגלים פערים דחופים במהלך היום24ויש לתכננו לפחות העברתם לטיפול המכלול באותו אופן

על תמונת המצב של הכוחות שנשלחו על ידו לסייעעדכון היקל"ר באופן שוטף לרשות )כגון מורות חיילות(, ובעת סיום המשימה לשמה הגיעו בחינה עם היקל"ר

האם לשבצם במשימה נוספת או להחזירםשל המתנדבים בחמ"ל ומתן מענה נפשיאחריות כוללת לרווחתם הפיזית והנפשית

המתנדבים כלל של והנפשית הפיזית רווחתם על ניהולית אחריות וכן ראשוני, המתבטאת בוידוא כי הגורמים המפעילים מבצעים את תפקידם בנושא זה והפניה לגורם טיפולי מתאים ברשות במידה ומתקבל מידע על מתנדב אשר סובל ממצוקה

נפשית. כמו כן דאגה להפוגות מרוכזות עבור מתנדבים אשר זקוקים לכךשל ארגוני המתנדבים ברשות בתמונת המצב, ובמידת הצורךעדכון השולחן העגול

כינוסם או קיום שיחת ועידה לצורך תיאום וסנכרון מחודש של צרכים ומעניםמהיקל"ר במרחב ותנועה התגוננות הנחיות האםקבלת בחינה בוקר, בכל

להנחיות יש השפעה על משימות התנדבות שונות והאם כלל המשימות עומדות בהן,ושינוי או עדכון המשימות בהתאם

. ביום שאחרי3ב. ובהפקת לקחיםהשתתפות בדיונים.באמצעות הפעלת חמ"ל מתנדבים סיוע בפעולות שיקום אשר השתתפו בשעת החירוםהוקרת המתנדבים עם קשר על מקשייםשמירה כסובלים החירום בשעת זוהו אשר מתנדבים

, על מנת לוודא כי הם מקבלים מענה מתאים גם לאחר סיום שעת החירוםנפשייםלמראות קשים נחשפו כלל המתנדבים בהן לסבולזיהוי משימות עשויים או

זוהו בזמן החירום ומתן מענה נפשי לכלל המתנדבים בהן, גם אם לא מטראומה כסובלים מקשיים נפשיים

לזיהוי מתנדבים אשרתהליכי רפלקציה לכלל המתנדבים,במידת האפשר, ביצוע עשויים לסבול מטראומה כתוצאה מהתנדבותם ומתן מענה מתאים

12

תפקידי מנהל החמ"לג. במקרים מסוימים, בעיקר בישובים קטנים או עם צרכי התנדבות מעטים, ייתכן ומנהל יחידת ההתנדבות ישמש גם כמנהל החמ"ל. במקרים אחרים ימונה לתפקיד זה מתנדב

מוביל.

. בהיערכות לחירום1ג.לזיהוי פערים וצרכים בהפעלת החמ"להשתתפות בתרגילי החירום הרשותיים

. בחירום2ג.לוידוא כי כל בעלי התפקידים פועלים כשורה ובשיתוףניהול שוטף של החמ"ל

פעולהעבור צרכים שוטפיםקישור בין בעלי התפקיד בחמ"ל והרכז הרשותי מלאה ועדכנית הכוללת את כללקבלת תמונת מצב שוטפתתפעול מערכת ,

פרטי הפעילות בשטח, מצב המתנדבים, המשימות המרכזיות וכד'.

והתערבות במקרים חריגיםפתרון בעיות במקרה של מפגע כלשהו בתחום האחריותוידוא שלומם של כלל המתנדבים

)נפילת טיל וכד'(

. ביום שאחרי3ג.לסיוע במשימות השיקוםהפעלת חמ"ל ההתנדבות א.

13

תפקיד ריכוז המתנדבים בחמ"לד.

. בהיערכות לחירום1ד.לזיהוי פערים וצרכים בהפעלת מתנדביםהשתתפות בתרגילי החירום הרשותיים לשעת החירום, כולל טפסים נדרשים, ידעכל מה שבתחום האחריות מוכןוידוא כי

רלוונטי להכשרות, רשימת מתנדבים מקצועיים וכד'

. בחירום2ד.קליטת מתנדבים בחמ"לאחריות ישירה או באמצעות מתנדבים נוספים על כולל

רישום, אוריינטציה לתפקידם ותדריך בטחוני. לבד או באמצעות מתנדבים נוספים( בכל שעות היממה, הן עבורמענה טלפוני(

רישום מתנדבים הפונים דרך הטלפון והן למענה על שאלות וסוגיות העולות מהשטחלמשימות, על פי הגדרת הצרכים של רכז המשימותחלוקת מתנדבים במידת הצורך למתנדבים ייעודיים לתפקידים ספציפיים )מוקדביצוע הכשרות קצרות

טלפוני, החייאה...( יחד עם הגורם המפעיל בשטח תמידית של כלללקבלת תמונת מצבשמירה על קשר ישיר עם הגורמים המפעילים

המתנדבים בשטח, כולל שיבוץ המתנדבים, מצבם הנפשי, שביעות הרצון וכד' ומזוהים בשטחבמידה המתנדבים בניהול להשלמתפערים פתרונות מציאת ,

הפערים באמצעות מתנדבים מובילים או גורמים אחרים להפוגהזיהוי זקוקות מתנדבים אשר והעברתקבוצות ההתנדבותי, מתפקידם

המידע למנהל יחידת ההתנדבות למתן מענה מתאים מתוך מאגר המתנדבים המוכן מראשלמתנדבים מקצועייםפנייה בעת הצורך ודאגה לעדכון הרשימותפרידה ממתנדבים עם סיום המשימה או עזיבת מתנדב,

בהתאם

תפקיד ריכוז המשימותה.

. בהיערכות לחירום1ה.לזיהוי פערים וצרכים השתתפות בתרגילי החירום הרשותיים

14

כי מיפוי המשימותכל מה שבתחום האחריות מוכןוידוא כולל לשעת החירום, והגורמים המפעילים בשטח, וכן כלל המשמעויות הנגזרות מכל משימה ידועה מראש

. בחירום2ה.מהרכז הרשותי )או ישירות מאיש הקשר הרלוונטי ברשותקבלת משימות ההתנדבות

במידה ונוצר צוואר בקבוק אצל הרכז(, והעברה חוזרת של צרכים העולים מהשטחלתעדוף הרכז

,האם הגורםזיהוי כלל המשמעויות הנגזרות ממנהעבור כל משימה שמתקבלת : איזה המתנדבים, יצטרכו הכשרה איזה למשימה, מוביל למתנדב יזדקק המפעיל להיות לה השלכה על יכולה זו משימה אשר עבורם, האם יש לארגן לוגיסטיקה לגורמים הפרטים העברת לכך, בהתאם וכד'. המתנדבים של הנפשית בריאותם כלל התנאים מתקיימים כי ווידוא לגורם המפעיל בשטח ו/או בחמ"ל הרלוונטיים

הדרושים לביצוע המשימה במידה ויש כזוהזנת הצרכים למערכת ניהול המשימותיומי בתחילת כל יום ועדכונו לאורך היוםבניית לו"ז משימות ורישום שוטף של סטטוס כל משימהביצוע המשימות בפועל מעקב אחריכול מערך המתנדבים לסייע,חשיבה אקטיבית על תחומי התנדבות נוספים בהם

והעברתם לרכז הרשותי לתעדוף

תפקיד ריכוז הלוגיסטיקהו.

. בהיערכות לחירום 1ו.לזיהוי פערים וצרכים השתתפות בתרגילי החירום הרשותיים לשעת החירום, כולל טפסים נדרשים, ציודכל מה שבתחום האחריות מוכןוידוא כי

בסיסי לחמ"ל, פתרונות לוגיסטיים לפערים אשר מזוהים מראש וכד'

. בחירום2ו.מקבלים מענה על ידי הגורמיםוידוא כי כלל צרכיהם הלוגיסטיים של המתנדבים

)כולל מקום שינה עם מקלחת ומזרונים, ארוחות, ניוד למשימות וכד'(,המפעילים וסיוע לגורמים המפעילים היכן שישנם פערים

אשר לא נמצא להם פתרון אל רכז ההתנדבות הרשותיהעלאת צרכים לוגיסטיים 15

כולל טיפול בהחזרי נסיעות וקבלות, קניות שוטפות וכד'ניהול כלכלי של החמ"ל עבור החמ"ל כגון ציוד משרדי, כלי אוכל וכד'לציוד בסיסי שוטףדאגה מסודר של מלאי, ציוד חסר, הוצאות וכד'.ניהול רישום ומתקבלות ישירות לחמ"ל, העברת המידעתרומות כספיות או חומריותבמידה

למנהל המכלול )דרך יחידת ההתנדבות(, אשר יקבל החלטה האם ולאן להעביר אתהלוגיסטיקה רכז אל חזרה או לוגיסטיקה למכלול התרומה את ויפנה התרומה,

בחמ"ל כולל תקינות ציוד הבטיחות )מטף, תיק מע"ר וכד'(בטיחות בחמ"לאחריות על סדר וניקיון, שלטי הכוונה, ייצוגיות וכד'.נראות החמ"לאחריות על –

16

תפקידי הגורם המפעילז. , למשל עו"ס קשישים הגורם הרשותי אשר יש לו צורך במתנדביםהגורם המפעיל הוא

שירכז את כל106אשר ירכז את משימת ביקורי הבית אצל קשישים, או מנהל מוקד מתנדבי המוקד. הגורם המפעיל אחראי על הפעלת המתנדב בשטח ודאגה לכל צרכיו,

והוא איש הקשר של המתנדב לכל שאלה או צורך.

אינו מסוגל לנהל את המתנדבים לבדו, בשל העומס בשעת והגורם המפעיל במידה אשר יעבוד תחתיו ויבצעמתנדב מובילהחירום או סיבות אחרות, ימונה עבור כל משימה

את משימותיו של הגורם המפעיל. שימו לב כי במקרים בהם משובצות קבוצות לביצועאותן מובילי גם יכולים מכינה...(, חניכי נוער, תנועת מדריכי )למשל כלשהי משימה קבוצות לשמש כ"מתנדב מוביל" אשר לוקח אחריות על הקבוצה. בנוסף, במועצותכגופים דומות( ועדות או )צח"י עצמם הישובים נציגי רבות פעמים יתפקדו אזוריות מפעילים, כלומר החמ"ל הרשותי יפנה את המתנדבים אל הגורם הישובי אשר יפעיל אותו

בפועל.

. בהיערכות לחירום1ז.להם יזדקק בשעת חירום ואשר יכולים לקבל מענה באמצעותמיפוי וזיהוי צרכים

מתנדביםאשר להם יזדקק, יחד עם יחידת ההתנדבות הרשותיתהגדרת תפקידי המתנדבים יחד עםהכנת והכשרת עובדים רלוונטיים לעבודה עם מתנדבים בשעת חירום,

יחידת ההתנדבות הרשותית,הצורך הכשרת מתנדבים מוביליםבמידת ניהול תפקידי בביצוע לו יסייעו אשר

המתנדבים בשעת החירום עצמה

. בחירום2ז.בשטח המתנדבים לתפקידהכשרת אוריינטציה כולל הספציפית, המשימה על

ולמצב והגדרת תפקידו של כל מתנדב של כל המתנדבים תחתיו, כולל ציוד מתאים, מזון, מקוםהפיזית דאגה לרווחתם

לינה ותנאי בטיחות של כל המתנדבים תחתיו, והעברת המידע על מתנדביםדאגה לרווחתם הנפשית

אשר סובלים ממצוקות נפשיות אל יחידת ההתנדבות להפניה לגורמים מתאימים

17

אחרי המתנדביםמעקב של הרצון תפקידיםשביעות ממלאים הם כי ווידוא משמעותיים

באופן שוטף על צרכים חדשים שעולים, מספר המתנדבים הקיימיםעדכון החמ"ל והחסרים וסטטוס המשימות הקיימות

למתנדבים עדכונים ושינוייםהעברת הרחבה התמונה כולל המשמרת, לאורך בתפקידם או משימתם

ולמידהביצוע תחקיר בסיום כל משמרת ונטילציה ולאפשר כדי להפיק לקחים משותפת

באופן שוטף במהלך ימי החירום, באמצעות מילה טובה ותודההוקרת המתנדבים בכל יום

בהחלפה בין משמרותהעברת מידע ועדכונים בין מתנדבים ישירות ומגיעים אליו : הפנייתם אל החמ"ל, פיזית אומתנדבים ספונטנייםבמידה

לרישום מסודר או הפנייה למשימה אחרת אם אין צורך במתנדבים נוספים טלפונית,במשימה הנוכחית

. ביום שאחרי3ז.עם המתנדבים ועם העובדים הרלוונטיים והעברת דו"חקיום מפגש תחקיר ולמידה

בנושא ליחידת ההתנדבות ברשותלמתנדבי החירוםהשתתפות במפגשי ההוקרה הרשותיים

18

תשתית פיזית

19

התנדבותתשתית פיזית לחמ"ל א.יש לשאוף כי חמ"ל ההתנדבות יעמוד בתנאים הבאים:

מבנה הכולל לפחות שני חדרים / חללים נפרדים: א.חלל מרכזי ושקט לניהול המשימות.1חלל לקליטה, רישום ושיבוץ מתנדבים .2

אידיאלית יכלול המבנה גם איזור כינוס / המתנה למתנדבים, וכן חדר ישיבות. מבנה הכולל שירותים ומטבחוןב.מקום נוח לגישה ונגיש לאנשים עם מוגבלויותג.בעל ריהוט ותאורה מתאימיםד.מבנה בעל מיגון מתאים, כולל בטיחות בזמן רעידת אדמהה.נייד, מדפסת,ו. ציוד הכרחי: שלושה קווי טלפון ומכשירים, ארבעה מחשבים, מחשב

סורק, מכשירי רדיו, עזרי מטה )לוח, כלי כתיבה...(WiFiקליטה לסלולר ו-ז.

המענים אשר כי לוודא יש לעיל, המוזכרים בכלל התנאים לעמוד ניתן ולא במידה מספקים הסעיפים לעיל מסופקים במידה סבירה, תוך שמירה על בטחון המתנדבים

והצוות, דאגה ליעילות ביצוע המשימות ושמירה על רצף תפקודי של חמ"ל ההתנדבות.

"תיק מתנדב"ב.על כל מתנדב המגיע לחמ"ל לקבל תיק ובו:

אפוד זוהרא.

פנקס אישי ובו הנחיות למצבים שוניםב.רשימת טלפונים חשוביםג. טופס הפנייה למשימה הכולל את שם המשימה, שם איש הקשר, כתובת ודרכי הגעה,ד.

זמן המשימה וכדומה.

20

עקרונות ניהול

המתנדביםבחירום

21

בשעת חירום, כמו בשעת שגרה, יש להקפיד על ניהול מתנדבים מקצועי על פי "מעגל חייהמתנדב", כמודגם באיור הבא:

חלופה טקסטואלית מונגשת לגרף

דגשים לגיוס מתנדבים בשעת חירוםא.

הקריאה תפורסם והיכן חירום, בשעת המתנדבים גיוס מערך את מראש לתכנן יש למתנדבים. כמו כן, מומלץ להכין מראש "הודעות נצורות" – נוסח ההודעה שתפורסם

לציבור בעת חירום לצורך גיוס מתנדבים. לדוגמה:

.עקב המצב, היחידה להתנדבות בעיר זקוק בדחיפות למהנדסים, פסיכולוגים ואחיות יש להתקשר ל___________ או להגיע ל___________.

עקב המצב, חמ"ל ההתנדבות העירוני זקוק בדחיפות למתנדבים עבור ______ ביום _____. יש להגיע ל_________.

ראש העיר וצוותו מחזקים את ידי המתנדבים הפועלים בשעות אלו ומודים להם על תרומתם.

ויגדירו באופן ספציפי אתההודעות יהיו מדויקות ככל הניתןחשוב מאוד להקפיד כי הצרכים הנדרשים, ובמידת האפשר גם את טווח הזמן הנדרש )כלומר מתי הצורך הזה אכן קיים ומתי הוא מסתיים(. כמו כן, לא מומלץ לפרסם בקשות למענים חומריים, ואם אכןהכמות ומה הנדרשים המדויקים הצרכים מה בה לכתוב יש כזו הודעה מתפרסמת הנדרשת. זכרו כי ההודעות נוטות להיות מופצות במעגלים רחבים, ועלולות ליצור מצב של

22

עודף מענים אשר יגרום להתעסקות מיותרת בטיפול בפניות עודפות, ועל כן יש לדייק אתהבקשות ככל הניתן.

23

דגשים לקליטת מתנדביםב. יש למלא באופן מדויק את פרטיו של כל מתנדב הפונה לחמ"ל, בטופס ריכוז מתנדבים

. ניתן ואף מומלץ ליצור שאלון דיגיטלי למענה דרך הטלפון הנייד ובו הפרטים5שבנספח הנדרשים, על מנת לחסוך זמן כתיבה של האדם הקולט בחמ"ל.

ישנה חשיבות רבה לקיום שיחת אוריינטציה וקליטה עם כל מתנדב המגיע לחמ"ל. עלשיחה זו לכלול:

פרטים כלליים על החמ"ל והצגת בעלי תפקידים רלוונטייםפרטים על מצב החירום, כולל הנחיות בטיחות מקיפותודגשים חשובים: שמירה על הנחיות, שמירה על סודיות, נהלים בנוגע נהלי עבודה

לעזיבה וכד'זכויות וחובות המתנדביםאנשי לביצוע, דגשים הספציפי, התפקיד הרלוונטית: המשימה על מלאים פרטים

הקשר לפעילות.

שימו לב כי בכל הנוגע לביטוח מתנדבים, בשעת חירום מבוטחים כל המתנדבים אוטומטית. למרות זאת, חשוב מאוד לרשום כל מתנדב הפונה לחמ"ל ברשימת המתנדבים ולמלא את כל פרטיו, בדגש על פרטים אישיים ומקום השיבוץ. רישום זה יסייע הן במידה ואכן תוגש

תביעה לביטוח, והן אם יהיה צורך לאתר מתנדבים אשר נמצאים פיזית במקום מסוים.

דגשים לשיבוץ מתנדביםג.ישנן מספר עקרונות יסוד לשיבוץ מתנדבים בשעת חירום:

.העדיפות הראשונה היא להסתמך על כוח מתנדב מקומי ולא מתנדבים מחוץ לרשות.העדיפות הראשונה היא לשבץ מתנדבים בקרבת מקום מגוריהם .העדיפות הראשונה היא לשבץ מתנדבים במקצוע שלהם.)המתנדבים יפעלו במסגרת קבוצות או צוותים על פי משימות מראש )ככל האפשר

דגשים לליווי מתנדביםד. ישנה חשיבות רבה בביצוע שיחות עם המתנדבים במהלך ההתנדבות, אידאלית בסיכום כל יום. שיחות כאלה מאפשרות ונטילציה וזיהוי קשיים של המתנדבים, וכן זיהוי צרכים

נוספים של האוכלוסייה ושל המתנדבים עצמם.

24

ניהול מתנדבים ספונטנייםה. מתנדבים ספונטניים הם מתנדבים אשר לא הוכשרו מראש לתפקיד מסוים, אלא מופיעים בשעת החירום עצמה ומבקשים להתנדב. מתנדבים אלו מאופיינים בד"כ ברצון לסייע באופן מיידי )כלומר לא לחכות לשיבוץ מאוחר יותר(. לעיתים יגיעו מתנדבים אלו אל

החמ"ל, ולעיתים ישירות לשטח.

. מתנדבים ספונטניים המגיעים לחמ"ל1ה. מתנדב ספונטני אשר מגיע )פיזית או טלפונית( לחמ"ל, יש להפנות לאחת המשימות הפנויות, רצוי קרוב לביתו. לשם כך צריך החמ"ל לשמור באופן קבוע על תמונת מצב בה

הוא יודע על המקומות בהם נדרשים מתנדבים נוספים.

חשוב להנחות את הגופים המפעילים כי מתנדבים ספונטניים זקוקים למענה מהיר, ולכןיש לשבץ אותם ולהתחיל את פעולתם בהקדם האפשרי.

. מתנדבים ספונטניים המגיעים ישירות לשטח2ה.ולא מקומות ההתנדבות אל ישירות מגיעים ספונטניים אשר ישנם מתנדבים כאמור, עוברים דרך החמ"ל. במצב כזה יש להנחות את כלל הגורמים המפעילים בשטח כי עלובין אם טלפונית, על מנת פיזית בין אם כל מתנדב המגיע עצמאית לפנות לחמ"ל, להירשם באופן מסודר. בתפקידים אשר דורשים הכשרה המתקיימת פיזית בחמ"ל, יש

כמובן להגיע אליו פיזית.

ניהול מתנדבי החירום בשעת שגרהו.

הכשרת מתנדבים1ו.שגרה. בשעת כבר בחירום התפקידים בעלי להכשרת רבה חשיבות ישנה כאמור, הגורמים אותם יש להכשיר הם בעלי התפקידים בחמ"ל, הגורמים המפעילים, המתנדבים המובילים במשימות בהן משובצים כאלו, וכל גורם נוסף אשר תהיה לו גישה להפעלת מתנדבים בשעת חירום. מומלץ לערב את פיקוד העורף בהכנת והעברת ההכשרות, על

מנת לוודא כי הידע הניתן הוא העדכני ביותר ולאגם משאבים. כולל דוגמאות לסילבוסים רלוונטיים להכשרות אלו. 6נספח

25

. תרגול מתנדבים2ו. יש חשיבות רבה לכך שהמתנדבים השונים יתורגלו במהלך השנה, הן במסגרת תרגיליםיש לבצע והן במסגרת תרגילים מקומיים כלל רשותיים או של מכלול מסוים. ארציים תיאום ציפיות עם הגורמים המפעילים בכל מכלול, על מנת לוודא כי המתנדבים אכן

מוזמנים לתרגולים רלוונטיים.

. שימור ותגמול3ו. ישנה חשיבות רבה לשימור ותגמול מתנדבי החירום לפני שעת החירום ואחריה. השימורואירועי ערבי ובאמצעות להלן, כמפורט שוטפות הכשרות באמצעות להיעשות יכול

הוקרה, שי למתנדבים וימי הפוגה למתנדבים אשר השתתפו וסייעו בשעת החירום.

26

נספחים

27

– פנייה לקבלת סיוע חיצוני: תרשים1נספח זרימה

במידה ובמהלך שעת החירום מזוהים צרכים אשר הרשות המקומית לא מצליחה לתתניתן לפנות. תרשים הזרימה הבא מתאר את גופים אליהם ישנם מספר להם מענה,

מהלך הפניה הרצוי.

חלופה טקסטואלית מונגשת לגרף

28

– טבלה למיפוי משימות וצרכים לשעת חירום2נספח טופס זה ימולא על ידי יחידת ההתנדבות הרשותית יחד עם מנהל כל מכלול בשעת שגרה, ויכלול משימות להן הוא זקוק למתנדבים בחירום.

לחץ כאן להזנת טקסט.שם המכלול:

מהות הצורך /המשימה הנדרשת

מספרמתנדבים דרוש

כישורי ם

נדרשים

הגורםהמפעיל

פרטי קשר של הגורםהמפעיל

הערותמתנד

ב מוביל

1

פרטיקשר

מתנד ב

מוביל2

פרטיקשר

מספרמתנדבי

םשהוכש

רו

הכשרות שניתנו

למתנדבימשימה זו

29

– דוגמאות למשימות התנדבותיות בחירום3נספח : חלוקת תרופות לקשישים ואנשים עם צרכים מיוחדים אשר מתקשים לצאתהמשימה.1

מביתם: עו"ס קשישים / מוגבלויות במחלקה לשירותים חברתייםגורם מפעיל

: פינוי והכוונת תושבים המשימה.2: קב"ט הרשותגורם מפעיל

106: תגבור מוקד המשימה.3: מנהל המוקדגורם מפעיל

: ליווי משפחות ובהן ילד עם צרכים מיוחדיםהמשימה.4: עו"ס מוגבלויותגורם מפעיל

: הפעלה במקלטים או הפעלה של ילדי עובדים מרותקים המשימה.5: המעסיק של אותם עובדים )קופת החולים, מפעל...(גורם מפעיל

30

- משתתפים מומלצים לשולחן העגול הבין4נספח מגזרי

"שולחן עגול חירום" נועד לכנס יחד ארגונים אשר מפעילים מתנדבים בעת שגרה, עלידועים על פערים משותפת אחריות ולקחת חירום לסנכרן את הפעילות בשעת מנת

מראש. במסגרת השולחן העגול מומלץ שייקחו חלק:

מנהל יחידת ההתנדבות הרשותיתקצינת נפה ורשויות פקע"רנציג היקל"רראשי ארגוני מגזר שלישינציגי עסקים מתנדבים ברשותנציג אגף הביטחון)נציג מינהל החינוך )רצוי רכז התנדבות בחינוך אם קייםנציג אגף הרווחהרכז מעורבות חברתית במרכז הצעיריםנציגי קהילות צעירים ברשות נציגי ועדי סטודנטים ברשות

31

- טופס רישום מתנדבים בשעת חירום5נספח לחץ כאן להזנת טקסט.תאריך:

שםפרטי

שםאימיילטלפון ניידת"זמשפחה

האם חלק

מקבוצה?

שיבוץלתפקיד

גורםמפעיל

איש קשר לשעתחירום

סטטוסמקצוע )פעיל/לא

פעיל( ותאריךעזיבה

32

– דוגמאות להכשרות6נספח

הכשרת צוות חמ"ל ההתנדבות

משךהנושא

היכרות + מבוא: מצבי חירום, תרחישי ייחוס והיכרותעם גורמים רלוונטיים

מפגש1

מבנה מערך ההתנדבות בחירום בדגש על חמ"ל ההתנדבות - תפקידים, סמכויות, ממשקים וקשרי

גומלין מפגש

2 ניהול מתנדבים בחירום - רישום, השמה, דיווח ושליטה,

זכויות וחובות המתנדב, הגדרת תפקידים, ניהולמתנדבים ספונטניים

מפגש3

מפגשהכשרת עזרה ראשונה4

"להציל את המציל" – טראומה, טיפול בחרדה וסיוענפשי למתנדבים

מפגש5

מפגשניתוח אירוע ומשחקי תפקידים + תרגול6

הכשרת הגורמים המפעילים ברשות

משךהנושא

מבוא: מצבי חירום, תרחישי ייחוס והיכרות עם גורמיםרלוונטיים

מפגש1

מבנה מערך ההתנדבות, תפקידים ונוהלי הפעלה הפעלת מתנדבים בחירום ותפקידם של הגורמים

המפעילים מפגש

2

33

הכשרת מתנדבים מובילים עבור המשימות השונות

משךהנושא מבוא: מצבי חירום, תרחישי ייחוס והיכרות עם גורמים

רלוונטיים מפגש

1 מבנה מערך ההתנדבות בחירום, בעלי תפקידים ונוהלי

הפעלהזכויות וחובות המתנדב

הכשרה לביצוע התפקיד הספציפי )למשל: הכשרה כיצד לטפל בנפגעי חרדה למתנדבים אשר יאיישו את

מרכז הסיוע הרשותי( מפגש

2

מפגשהכשרת עזרה ראשונה3

34

– חלופות נגישות לגרפים7נספח פעילות חמ"ל התנדבות באירוע חירום

מתנדביםoארגוני מתנדביםoמתנדבים ספונטנייםoמתנדבים מקצועיים

חמ"ל התנדבותoקליטה, רישום והפנייה למשימותoפנייה יזומה לגיוס מתנדבים נוספיםoוידוא מתמיד כי הגורמים המפעילים מנהלים את מתנדביהם כראוי

גורם מפעילoניהול בשטחoדאגה לצרכי המתנדבים

להמשך קריאה

המבנה הרצוי לחמ"ל ההתנדבות

מנהל מכלול אוכלוסייהoמנהל יחידת ההתנדבות הרשותית

מנהל חמ"ל ההתנדבותרכז לוגיסטיקהרכז משימותרכז מתנדבים

o גוף מפעילX 5 מתנדביםX 5

להמשך קריאה

מעגל חיי מתנדב

גיוסקליטהשיבוץליוויהוקרה ותגמוליםסיום

וחוזר חלילה

להמשך קריאה35

מהלך הפניה לקבלת מענה לצרכים מגורמים חיצונייםיחידת ההתנדבות הרשותית

oעל היחידה לנסות ולמצות קודם כל כוחות פנימיים, כולל מתנדבים ועובדים מרותקיםמפקח מחוזי, משרד הרווחה

oצרכים שלא מקבלים מענה מקומי יועברו אל המפקח המחוזי. במידת הצורך הוא יוכל להפנות את הבקשה לחמ"ל תחום התנדבות במשרד הרווחה ו/או לרשת להתנדבות

ישראליתיחידת הקישור לאוכלוסייה, פיקוד העורף

oצרכים שעדיין לא מקבלים מענה ניתן להפנות ליקל"ר. יש לבצע את הפנייה ליחידה דרך מנהל מכלול אוכלוסייה

o-שעות, ולכן יש להיערך ולהעביר24המענים הניתנים אינם מידיים אלא ניתנים תוך כ את הבקשה מראש

להמשך קריאה

36