การฝกอบรมพฒนาผใตบงคบบญชา ของขาราชการและพนกงานราชการ

รอบท 2 /25560

ส ำนกงำนปศสตวจงหวดนรำธวำส กลมยทธศำสตรและสำรสนเทศ

ตามระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526และแกไขเพมเตม(ฉบบท 2)

พ.ศ. 2548

เรองงานสารบรรณ

งานสารบรรณ คออะไร งานทเกยวกบการบรหารเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย

ชนดหนงสอม 6 ชนดหนงสอภายนอกหนงสอภายใน

หนงสอประทบตรา

1

2

3

4หนงสอประชาสมพนธ5หนงสอสงการ

6 หนงสอทเจาหนาทท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ

ตวอยางหนงสอราชการ

1.หนงสอภายนอก

2.หนงสอภายใน

3.หนงสอประทบตรา

4.หนงสอค าสง

5.แบบฟอรมระเบยบ

6.แบบขอบงคบ

7.แบบประกาศ

8.แบบแถลงการณ

9.แบบขาว

10.แบบหนงสอรบรอง

11.แบบรายงานการประชม

12.แบบตรารบหนงสอ

(ชอสวนราชการ)เลขรบ.............................................................................วนท.................................................................................เวลา................................................................................

การท าส าเนาหนงสอ 2 ฉบบ

1.เกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ2.ไวทหนวยงานสารบรรณกลาง 1 ฉบบ

การรบและสงหนงสอ

ก การรบหนงสอ จากระเบยบงานสารบรรณขอ 35 เลขหนงสอ ปปฏทนขนตอนการปฏบต ตามขอ 40 แหงระเบยบ

ข การสงหนงสอ ตามขอ 41 แหงระเบยบ สงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณ สงออก

การเกบ ยม และท าลายหนงสอ

เกบระหวางการปฏบต

การเกบหนงสอ อายครบ 20 ป

เกบเมอปฏบตเสรจสนแลว

เกบไวเพอใชในการตรวจสอบ

โดยปกตใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป

การเกบหนงสอ ขอ 57

ธรรมดาสามญไมมความส าคญ ไมนอยกวา 1 ป

ของระเบยบ

เอกสารการเงน จายเงน ไมนอยกวา 5 ป

หนงสอเกยวกบการเงน ซงมใชเอกสทธหากเหนวา ไมมความจ าเปนตองเกบไวถง 10 ป หรอ 5 ป แลวแตกรณ ท าความตกลงกบระทรวงการคลง

ปฏบตราชการแทน

รกษาราชการแทน

รกษาการในต าแหนง

ระเบยบวาดวยงานพสด

“การพสด” หมายความวา การจดท าเอง การซอ การจาง การจางทปรกษา การจางออกแบบและควบคมงาน การแลกเปลยน การเชา การควบคม การจ าหนาย และการด าเนนการอน ๆ ทก าหนดไวในระเบยบน

“พสด” หมายความวา วสด ครภณฑ ทดนและสงกอสราง ทก าหนดไวในหนงสอการจ าแนกประเภทรายจายตามงบประมาณของส านกงบประมาณ หรอการจ าแนกประเภทรายจายตามสญญาเงนกจากตางประเทศ

“การซอ” หมายความวา การซอพสดทกชนดทงทมการตดตง ทดลอง และบรการทเกยวเนองอน ๆ แตไมรวมถงการจดหาพสดในลกษณะการจาง

“การจาง” ใหหมายความรวมถง การจางท าของและการรบขนตามประมวลกฎหมายแพงและพาณชย และการจางเหมาบรการ แตไมรวมถงการจางลกจางของสวนราชการตามระเบยบของกระทรวงการคลง การรบขนในการเดนทางไปราชการตามกฎหมายวาดวยคาใชจายในการเดนทางไปราชการ การจางทปรกษา การจางออกแบบและควบคมงาน และการจางแรงงานตามประมวลกฎหมายแพงและพาณชย

“หวหนาเจาหนาทพสด” หมายความวา หวหนาหนวยงานระดบกองหรอทมฐานะเทยบกอง ซงปฏบตงานในสายงานทเกยวกบการพสดตามทองคกรกลางบรหารงานบคคลก าหนด หรอขาราชการอนซงไดรบแตงตงจากหวหนาสวนราชการใหเปนหวหนาเจาหนาทพสด แลวแตกรณ

“เจาหนาทพสด” หมายความวา เจาหนาทซงด ารงต าแหนงทมหนาทเกยวกบการพสด หรอผไดรบแตงตงจากหวหนาสวนราชการใหมหนาทหรอปฏบตงานเกยวกบการพสดตามระเบยบน

“ผอ านวยการโครงการ” หมายความวา ผซงไดรบแตงตงหรอมอบหมายใหมหนาทรบผดชอบในการด าเนนการเกยวกบการพสดตามโครงการเงนกหรอโครงการเงนชวยเหลอ

“โรงงานทไดรบการรบรองระบบคณภาพ” หมายความวา โรงงานทไดรบการรบรองระบบคณภาพตามมาตรฐานเลขท มอก. ๙๐๐๑ หรอ มอก. ๙๐๐๒ ในกจการและขอบขายทไดรบการรบรองจากส านกงานมาตรฐานผลตภณฑอตสาหกรรม หรอสถาบนรบรองมาตรฐาน ไอ เอส โอ หรอหนวยงานทกระทรวงอตสาหกรรมใหการรบรองระบบงาน (accreditation)

“ผเสนอราคาทมผลประโยชนรวมกน” หมายความวา บคคลธรรมดาหรอนตบคคลทเขาเสนอราคาขายในการซอพสดของทางราชการ หรอเขาเสนอราคาเพอรบจางท าพสด หรอเขาเสนองานเพอรบจางเปนทปรกษา หรอรบจางออกแบบและควบคมงาน ใหแกสวนราชการใด เปนผมสวนไดเสยไมวาโดยทางตรงหรอทางออมในกจการของบคคลธรรมดาหรอนตบคคลอนทเขาเสนอราคาหรอเขาเสนองานใหแกสวนราชการนนในคราวเดยวกน

การมสวนไดเสยไมวาโดยทางตรงหรอทางออมของบคคลธรรมดาหรอนตบคคลดงกลาวขางตน ไดแก การทบคคลธรรมดาหรอนตบคคลดงกลาวมความสมพนธกนในลกษณะดงตอไปน

(๑) มความสมพนธกนในเชงบรหาร โดยผจดการ หนสวนผจดการ กรรมการผจดการ ผบรหาร หรอผมอ านาจในการด าเนนงานในกจการของบคคลธรรมดาหรอของนตบคคลรายหนงมอ านาจหรอสามารถใชอ านาจในการบรหารจดการกจการของบคคลธรรมดา หรอของนตบคคลอกรายหนงหรอหลายราย ทเสนอราคาหรอเสนองานใหแกสวนราชการนนในคราวเดยวกน

(๒) มความสมพนธกนในเชงทน โดยผเปนหนสวนในหางหนสวนสามญ หรอผเปนหนสวนไมจ ากดความรบผดในหางหนสวนจ ากด หรอผถอหนรายใหญในบรษทจ ากดหรอบรษทมหาชนจ ากด เปนหนสวนในหางหนสวนสามญหรอหางหนสวนจ ากด หรอเปนผถอหนรายใหญในบรษทจ ากดหรอบรษทมหาชนจ ากดอกรายหนงหรอหลายราย ทเสนอราคาหรอเสนองานใหแกสวนราชการนนในคราวเดยวกน

วธซอและวธจางขอ ๑๘ การซอหรอการจางกระท าได ๖ วธ คอ

(๑) วธตกลงราคา(๒) วธสอบราคา(๓) วธประกวดราคา(๔) วธพเศษ(๕) วธกรณพเศษ(๖) วธประมลดวยระบบอเลกทรอนกสตามหลกเกณฑทกระทรวงการคลง

ก าหนดขอ ๑๙ การซอหรอการจางโดยวธตกลงราคา ไดแก การซอหรอการจางครงหนงซง

มราคาไมเกน๑๐๐,๐๐๐ บาทขอ ๒๐ การซอหรอการจางโดยวธสอบราคา ไดแก การซอหรอการจางครงหนงซง

มราคาเกน๑๐๐,๐๐๐ บาท แตไมเกน ๒,๐๐๐,๐๐๐ บาท ขอ ๒๑ การซอหรอการจางโดยวธประกวดราคา ไดแก การซอหรอการจางครง

หนงซงมราคาเกน ๒,๐๐๐,๐๐๐ บาท

ขอ ๒๒ การซอหรอการจางตามขอ ๑๙ และขอ ๒๐ ถาผสงซอหรอผสงจางเหนสมควรจะสงใหกระท าโดยวธทก าหนดไวส าหรบวงเงนทสงกวากได

การแบงซอหรอแบงจางโดยลดวงเงนทจะซอหรอจางในครงเดยวกนเพอใหวงเงนต ากวาทก าหนดโดยวธหนงวธใด หรอเพอใหอ านาจสงซอสงจางเปลยนไป จะกระท ามได

การซอหรอการจางซงด าเนนการดวยเงนกหรอเงนชวยเหลอ ผสงซอหรอผสงจางจะสงใหกระท าตามวงเงนทสญญาเงนกหรอสญญาเงนชวยเหลอก าหนดกได

ขอ ๒๓ การซอโดยวธพเศษ ไดแก การซอครงหนงซงมราคาเกน ๑๐๐,๐๐๐ บาท ใหกระท าไดเฉพาะกรณหนงกรณใด ดงตอไปน

(๑) เปนพสดทจะขายทอดตลาด โดยสวนราชการ หนวยงานตามกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการสวนทองถน หนวยงานอนซงมกฎหมายบญญตใหมฐานะเปนราชการบรหารสวนทองถน รฐวสาหกจ องคการระหวางประเทศ หรอหนวยงานของตางประเทศ

(๒) เปนพสดทตองซอเรงดวน หากลาชาอาจจะเสยหายแกราชการ(๓) เปนพสดเพอใชในราชการลบ(๔) เปนพสดทมความตองการใชเพมขนในสถานการณทจ าเปน หรอเรงดวน

หรอเพอประโยชนของสวนราชการ และจ าเปนตองซอเพม (Repeat Order)(๕) เปนพสดทจ าเปนตองซอโดยตรงจากตางประเทศหรอด าเนนการโดยผาน

องคการระหวางประเทศ(๖)เปนพสดทโดยลกษณะของการใชงาน หรอมขอจ ากดทางเทคนคท

จ าเปนตองระบยหอเปนการเฉพาะ ซงหมายความรวมถง อะไหล รถประจ าต าแหนง หรอยารกษาโรคทไมตองจดซอตามชอสามญในบญชยาหลกแหงชาต ตามขอ ๖๐

(๗) เปนพสดทเปนทดนและหรอสงกอสรางซงจ าเปนตองซอเฉพาะแหง(๘) เปนพสดทไดด าเนนการซอโดยวธอนแลวไมไดผลดขอ ๒๔ การจางโดยวธพเศษ ไดแก การจางครงหนงซงมราคาเกน ๑๐๐,๐๐๐

บาท ใหกระท าไดเฉพาะกรณหนงกรณใด

การยมขอ ๑๔๖ การใหยม หรอน าพสดไปใชในกจการ ซงมใชเพอประโยชนของ

ทางราชการจะกระท ามไดขอ ๑๔๗ การยมพสดประเภทใชคงรปไปใชราชการ ใหสวนราชการผยมท า

หลกฐานการยมเปนลายลกษณอกษร แสดงเหตผลและก าหนดวนสงคน โดยมหลกเกณฑดงตอไปน

(๑) การยมระหวางสวนราชการ จะตองไดรบอนมตจากหวหนาสวนราชการผใหยม

(๒) การใหบคคลยมใชภายในสถานทราชการเดยวกน จะตองไดรบอนมตจากหวหนาหนวยงานซงรบผดชอบพสดนน แตถายมไปใชนอกสถานทราชการ จะตองไดรบอนมตจากหวหนาสวนราชการ

ขอ ๑๔๘ ผยมพสดประเภทใชคงรปจะตองน าพสดนนมาสงคนใหในสภาพทใชการไดเรยบรอย หากเกดช ารดเสยหาย หรอใชการไมได หรอสญหายไป ใหผยมจดการแกไขซอมแซมใหคงสภาพเดมโดยเสยคาใชจายของตนเอง หรอชดใชเปนพสดประเภท ชนด ขนาด ลกษณะและคณภาพอยางเดยวกน หรอชดใชเปนเงนตามราคาทเปนอยในขณะยมตามหลกเกณฑทกระทรวงการคลงก าหนด

ขอ ๑๔๙ การยมพสดประเภทใชสนเปลองระหวางสวนราชการ ใหกระท าไดเฉพาะเมอสวนราชการผยมมความจ าเปนตองใชพสดนนเปนการรบดวน จะด าเนนการจดหาไดไมทนการ และสวนราชการผใหยมมพสดนน ๆ พอทจะใหยมได โดยไมเปนการเสยหายแกราชการของตน และใหมหลกฐานการยมเปนลายลกษณอกษร ทงน โดยปกตสวนราชการผยมจะตองจดหาพสดเปนประเภท ชนด และปรมาณเชนเดยวกนสงคนใหสวนราชการผใหยม

ขอ ๑๕๐ เมอครบก าหนดยม ใหผใหยมหรอผรบหนาทแทน มหนาทตดตามทวงพสดทใหยมไปคนภายใน ๗ วน นบแตวนครบก าหนด

การตรวจสอบพสดประจ าปขอ ๑๕๕ กอนสนเดอนกนยายนทกป ใหหวหนาสวนราชการหรอหวหนา

หนวยงานซงมพสดไวจายตามขอ ๑๕๓ แลวแตกรณ แตงตงเจาหนาทในสวนราชการหรอหนวยงานนน ซงมใชเจาหนาทพสดคนหนงหรอหลายคนตามความจ าเปน เพอตรวจสอบการรบจายพสดงวดตงแตวนท ๑ ตลาคมปกอน จนถงวนท ๓๐ กนยายนปปจจบน และตรวจนบพสดประเภททคงเหลออยเพยงวนสนงวดนน

ในการตรวจสอบตามวรรคหนง ใหเรมด าเนนการตรวจสอบพสดในวนเปดท าการวนแรกของเดอนตลาคมเปนตนไป วาการรบจายถกตองหรอไม พสดคงเหลอมตวอยตรงตามบญชหรอทะเบยนหรอไม มพสดใดช ารด เสอมคณภาพ หรอสญไป เพราะเหตใด หรอพสดใดไมจ าเปนตองใชในราชการตอไป แลวใหเสนอรายงานผลการตรวจสอบดงกลาวตอผแตงตงภายใน ๓๐ วนท าการ นบแตวนเรมด าเนนการตรวจสอบพสดนน

การจ าหนาย

ขอ ๑๕๗ หลงจากการตรวจสอบแลว พสดใดหมดความจ าเปนหรอหากใชราชการตอไปจะสนเปลองคาใชจายมาก ใหเจาหนาทพสดเสนอรายงานตอหวหนาสวนราชการ เพอพจารณาสงใหด าเนนการตามวธการอยางหนงอยางใดดงตอไปน

(๑) ขาย ใหด าเนนการขายโดยวธทอดตลาดกอน แตถาขายโดยวธทอดตลาดแลวไมไดผลด ใหน าวธทก าหนดเกยวกบการซอมาใชโดยอนโลม เวนแตการขายพสดครงหนงซงมราคาซอหรอไดมารวมกนไมเกน ๑๐๐,๐๐๐ บาท จะขายโดยวธตกลงราคาโดยไมตองทอดตลาดกอนกได

การขายใหแกสวนราชการ หนวยงานตามกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการสวนทองถน หนวยงานอนซงมกฎหมายบญญตใหมฐานะเปนราชการบรหารสวนทองถน รฐวสาหกจ หรอองคการสถานสาธารณกศลตามมาตรา ๔๗ (๗) แหงประมวลรษฎากร ใหขายโดยวธตกลงราคา

(๒) แลกเปลยน ใหด าเนนการตามวธการแลกเปลยนทก าหนดไวในระเบยบน(๓) โอน ใหโอนแกสวนราชการ หนวยงานตามกฎหมายวาดวยระเบยบบรหารราชการสวนทองถน หนวยงานอนซงมกฎหมายบญญตใหมฐานะเปนราชการบรหารสวนทองถน รฐวสาหกจ หรอองคการสถานสาธารณกศลตามมาตรา ๔๗ (๗) แหงประมวลรษฎากรทงนใหมหลกฐานการสงมอบไวตอกนดวย(๔) แปรสภาพหรอท าลาย ตามหลกเกณฑและวธการทสวนราชการก าหนด

การด าเนนการตามวรรคหนง โดยปกตใหแลวเสรจภายใน ๖๐ วน นบแตวนทหวหนาสวนราชการสงการ และส าหรบราชการบรหารสวนภมภาคจะตองไดรบความเหนชอบจากหวหนาสวนราชการเจาของงบประมาณกอนดวย

ขอ ๑๕๘ เงนทไดจากการจ าหนายพสด ใหถอปฏบตตามกฎหมายวาดวยวธการงบประมาณ หรอขอตกลงในสวนทใชเงนกหรอเงนชวยเหลอ แลวแตกรณ

การจ าหนายเปนสญขอ ๑๕๙ ในกรณทพสดสญไปโดยไมปรากฏตวผรบผดหรอมตวผรบผดแต

ไมสามารถชดใชได หรอมตวพสดอยแตไมสมควรด าเนนการตามขอ ๑๕๗ ใหจ าหนายพสดนนเปนสญ ตามหลกเกณฑดงตอไปน

(๑) ถาพสดนนมราคาซอ หรอไดมารวมกนไมเกน ๕๐๐,๐๐๐ บาท ใหหวหนาสวนราชการเปนผพจารณาอนมต

(๒) ถาพสดนนมราคาซอ หรอไดมารวมกนเกน ๕๐๐,๐๐๐ บาท ใหอยในอ านาจของกระทรวงการคลงหรอสวนราชการทกระทรวงการคลงมอบหมายทจะเปนผพจารณาอนมต

เสนอโดย...

คณยนยง สมานสขหวหนากลมยทธศาสตรและสารสนเทศการปศสตว

ส ำนกงำนปศสตวจงหวดนรำธวำส กลมยทธศำสตรและสำรสนเทศฯ